LINE Trả lời tự động: Cách thiết lập Trả lời tự động LINE

Bạn có muốn tìm hiểu cách thiết lập tính năng trả lời tự động LINE cho doanh nghiệp của mình không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tính năng trả lời tự động trên LINE là gì, lợi ích của việc sử dụng tính năng trả lời tự động trên LINE và cuối cùng là cách thiết lập tính năng này cho doanh nghiệp của bạn.

LINE Auto Reply là gì?

Trả lời tự động của LINE là tính năng cho phép bạn gửi phản hồi tự động khi khách hàng nhắn tin cho bạn trên LINE. Tính năng này cho phép bạn trả lời khách hàng 24/7 ngay cả khi bạn không có mặt tại thời điểm đó.

Tính năng trả lời tự động không khả dụng với tài khoản LINE thông thường. Thay vào đó, bạn cần một ứng dụng LINE Official Account để gửi tin nhắn trả lời tự động.

Có hai loại tin nhắn trả lời tự động phổ biến:

• Tin nhắn chào mừng: Tin nhắn tự động được gửi đến khách hàng của bạn khi họ nhắn tin cho bạn lần đầu tiên

• Tin nhắn vắng mặt: Phản hồi tự động được gửi đến khách hàng khi bạn không thể'trả lời họ ngay lập tức

Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ những lợi ích khi sử dụng tính năng trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn.

Tại sao sử dụng Trả lời tự động trên LINE

Khi bạn sử dụng ứng dụng nhắn tin tức thời như LINE để giao tiếp với khách hàng, họ mong đợi nhận được phản hồi ngay lập tức. Thật không may, hầu hết các doanh nghiệp không hoạt động 24/7 do thiếu nhân lực và thời gian hoạt động bị hạn chế.

Để giải quyết vấn đề này, LINE đã triển khai tính năng trả lời tự động để giúp các doanh nghiệp quản lý kỳ vọng của khách hàng. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể thông báo cho khách hàng về thời gian rảnh của mình bằng cách đưa vào giờ hoạt động và thời gian phản hồi dự kiến trong tin nhắn.

Việc giảm thời gian phản hồi có thể có tác động tích cực đến sự hài lòng của khách hàng vì khách hàng đánh giá cao những doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng. Nó đảm bảo với họ rằng tin nhắn của họ đã được nhận.

Bạn có thể tạo ấn tượng ban đầu tốt bằng cách tự động gửi tin nhắn chào mừng. Nếu khách hàng liên hệ với bạn lần đầu tiên, họ sẽ nhận được phản hồi kịp thời và thân thiện.

Thêm khảo sát trước khi trò chuyện ngay sau tin nhắn chào mừng hoặc tin nhắn vắng mặt để thu thập thông tin của khách hàng nhằm cung cấp cho nhân viên bối cảnh về các câu hỏi trước khi trả lời.  

Bây giờ bạn đã hiểu trả lời tự động là gì, hãy cùng xem cách thiết lập trả lời tự động trên LINE.

Cách thiết lập trả lời tự động LINE Chat

Có ba phương pháp doanh nghiệp có thể sử dụng để thiết lập phản hồi tự động cho khách hàng gửi tin nhắn cho họ trên LINE.

• Ứng dụng tài khoản chính thức của LINE

• Quản lý tài khoản chính thức của LINE

• Hộp thư nhắn tin đa kênh của Respond.io

Chúng ta hãy cùng xem xét tất cả các phương pháp khác nhau dưới đây.

Cách thiết lập trả lời tự động trên ứng dụng LINE Official Account

Không giống như WhatsApp nơi bạn chỉ có thể gửi tin nhắn trả lời tự động dưới dạng văn bản, LINE cho phép bạn chọn các loại phương tiện nhắn tin khác: Văn bản, nhãn dán, ảnh, phiếu giảm giá, tin nhắn dạng văn bản, tin nhắn video dạng văn bản, video, tin nhắn thoại, khảo sát và tin nhắn dạng thẻ.

Bạn có thể tự do lựa chọn phương tiện truyền thông khác như video để chào đón khách hàng. Một lợi ích khác khi sử dụng tính năng trả lời tự động trên ứng dụng LINE Official Account là bạn có thể thêm tối đa năm tin nhắn trong một lần trả lời tự động.

Điều này có nghĩa là, ngoài video, bạn có thể bổ sung thêm nhãn dán, phiếu giảm giá, văn bản chào mừng và khảo sát vào phần trả lời tự động. Sau đây là hướng dẫn từng bước để thiết lập:

Trên trang chủ ứng dụng LINE Official Account, chạm vào Tin nhắn trả lời tự động. Sau đó, chạm vào nút + Thêm và chọn loại tin nhắn bạn muốn tạo trên trang Tin nhắn trả lời tự động.

Tại đây, bạn có thể soạn tin nhắn, tải ảnh hoặc video, gửi tin nhắn thoại, soạn khảo sát hoặc tạo phiếu giảm giá. Có vô số khả năng! Để thêm tin nhắn khác, chỉ cần chạm vào nút + Thêm một lần nữa. Khi hoàn tất, hãy nhấn Tiếp theo.

Tiếp theo, hãy đặt tiêu đề cho tin nhắn trả lời tự động. Tiêu đề chỉ để bạn tham khảo, vì vậy hãy đặt tên theo ý muốn của bạn. Ví dụ, nếu đó là tin nhắn chào mừng, bạn có thể đặt tên đơn giản là Tin nhắn chào mừng.

Bật nút chuyển đổi cho Lên lịch. Chọn múi giờ hiện tại của bạn. Sau đó, chọn Ngày hoặc Thời gian để lên lịch cho tin nhắn của bạn. Xin lưu ý rằng nếu bạn chọn Ngày, bạn sẽ không thể lên lịch thời gian cho tin nhắn trả lời tự động và ngược lại.

Tính năng trả lời tự động của Tài khoản chính thức LINE cũng cho phép bạn thêm từ khóa vào tin nhắn trả lời tự động. Bật từ khóa cho phép tin nhắn của bạn được gửi tự động khi khách hàng gửi tin nhắn có nội dung trùng khớp 100%.

Ví dụ, nếu bạn'đã đặt menu làm từ khóa cho trả lời tự động của mình và tin nhắn của khách hàng có chứa từ menu, thì tin nhắn trả lời tự động sẽ được gửi đến khách hàng.

Xin lưu ý rằng mỗi từ khóa chỉ được dài 30 ký tự hoặc ít hơn và bạn có thể thêm bao nhiêu từ khóa tùy thích, miễn là chúng liên quan đến trả lời tự động. Khi hoàn tất, hãy nhấn Lưu để đăng trả lời tự động của bạn.  

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem cách thiết lập tính năng trả lời tự động trên LINE Official Account Manager.

Cách thiết lập LINE Auto Reply trên LINE Official Account Manager

Tương tự như ứng dụng LINE Official Account, bạn có thể kết hợp nhiều loại phương tiện khác nhau khi tạo tin nhắn trả lời tự động trên LINE Official Account Manager và bạn cũng có thể tạo tối đa 5 tin nhắn. Thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

1. Nhấp vào Tin nhắn trả lời tự động trên bảng bên trái của trang chủ LINE Official Account Manager.

2. Nhấp vào Tin nhắn mới để tạo tin nhắn trả lời tự động trên LINE.

3. Đặt tiêu đề cho tin nhắn trả lời tự động của bạn.

4. Kiểm tra Slập lịch để thiết lập ngày hoặc giờ lập lịch của bạn. Đừng quên chọn đúng múi giờ.

5. Kiểm tra Sử dụng từ khóa và nhập từ khóa của bạn vào ô bên dưới.

6. Chọn loại định dạng tin nhắn và bắt đầu soạn tin nhắn của bạn.

Cuối cùng, nhấp vào Lưu thay đổi và hoàn tất.

Trên LINE Official Account Manager, bạn có tùy chọn bật hoặc tắt tin nhắn trả lời tự động. Nếu bạn muốn tắt tính năng trả lời tự động, hãy đến trang Tin nhắn trả lời tự động , tìm cột trạng thái và tắt nút chuyển.

Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bước để thiết lập tin nhắn trả lời tự động LINE trên respond.io.

Cách thiết lập LINE Auto Reply trên Respond.io

Mặc dù cả Trình quản lý tài khoản chính thức LINE và ứng dụng đều cho phép bạn tự do lựa chọn loại định dạng mong muốn, nhưng chúng chỉ giới hạn ở việc tự động hóa lời chào và tin nhắn vắng mặt.

Nếu bạn đang tìm kiếm khả năng tự động hóa tiên tiến hơn, thì bạn cần một nền tảng nhắn tin như respond.io. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh và tự động hóa các phản hồi dựa trên yêu cầu của khách hàng, định tuyến và chỉ định khách hàng cho đúng nhóm hoặc đại lý và sử dụng yêu cầu HTTP để trao đổi thông tin liên hệ với CRM của bạn.

Sau khi bạn đã kết nối Tài khoản LINE chính thức của mình với respond.io, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để thiết lập cả tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp của bạn bằng cách sử dụng Quy trình công việc.

1. Nhấp vào Quy trình công việc trên menu điều hướng bên và nhấp vào Thêm quy trình công việc.

2. Đặt Kích hoạt quy trình làm việc thành Cuộc trò chuyện đã mở.

3. Thêm vào Ngày & Giờ Bước để thiết lập giờ làm việc của bạn.

Tin nhắn được gửi trong giờ làm việc sẽ được chuyển vào Nhánh thành công, trong khi tin nhắn được gửi sau giờ làm việc sẽ được chuyển vào Nhánh thất bại.

4. Nhấp vào nút + bên dưới Nhánh Thành công và Thất bại để thêm Bước Gửi Tin nhắn . Hãy đảm bảo bạn chọn LINE làm kênh của mình.

5. Soạn thảo tin nhắn chào mừng của bạn vào trường văn bản cho Nhánh thành công và tin nhắn vắng mặt vào Nhánh thất bại.

6. Thêm vào Đặt câu hỏi Bước để lấy thông tin của khách hàng để bạn có thể liên hệ với họ khi trực tuyến trở lại.

Phản hồi có thể được lưu dưới dạng Biến , Trường liên hệ hoặc Thẻ để sử dụng trong các phần khác của Quy trình làm việc. Khi hoàn tất, hãy lưu và xuất bản.

Và đó là các bước để thiết lập tính năng trả lời tự động LINE cho doanh nghiệp của bạn. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ về tin nhắn trả lời tự động mà doanh nghiệp có thể sử dụng cho các tình huống khác nhau.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động của LINE Chat

Các doanh nghiệp có thể sử dụng trả lời tự động của LINE cho nhiều tình huống khác nhau – tin nhắn chào mừng chung, tin nhắn vắng mặt, tin nhắn chúc mừng ngày lễ, tin nhắn cập nhật doanh nghiệp và tin nhắn thu thập thông tin khách hàng tiềm năng. Mỗi cách đều có cách riêng để thu hút khách hàng và thúc đẩy hành động mong muốn của họ.

Hãy xem một số mẫu tin nhắn trả lời tự động của LINE mà bạn có thể sử dụng để trả lời khách hàng của mình.

Chào mừng chung

Bạn muốn tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với khách hàng? Tin nhắn chào mừng giúp bạn xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, giúp họ làm quen với thương hiệu của bạn và giành được lòng tin. Sau đây là một số mẫu tin nhắn chào mừng giúp bạn soạn tin nhắn hiệu quả.

1. “Lời chào từ [tên doanh nghiệp]. Hôm nay tôi có thể giúp gì cho bạn?

2. "CHÀO! Cảm ơn tin nhắn của bạn. Hãy ngồi yên và để chúng tôi xử lý yêu cầu của bạn. Chúng tôi sẽ sớm liên lạc với bạn.”

3. “Xin chào! Cảm ơn bạn đã trở thành một phần của [tên doanh nghiệp]! Chúng tôi rất vui khi có bạn ở đây.”

Tin nhắn vắng mặt

Tin nhắn vắng mặt là cách thuận tiện để trả lời tin nhắn của khách hàng sau giờ làm việc. Sau đây là danh sách các tin nhắn vắng mặt mà bạn có thể sử dụng để thông báo với khách hàng rằng bạn không rảnh:

1. “Xin chào 👋 cảm ơn bạn đã nhắn tin. Hiện tại chúng tôi không thể trả lời bạn nhưng chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ.”

2. “Kính gửi quý khách hàng, giờ làm việc của chúng tôi là [giờ] đến [giờ]. Xin hãy chờ phản hồi trong khoảng thời gian đó.”

3. “Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp], chúng tôi sẽ đi công tác xa từ [ngày] đến [ngày]. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn khi quay lại vào ngày [ngày].”

Lời chúc mừng ngày lễ

Đóng cửa vào ngày lễ? Đặt tin nhắn trả lời tự động để thông báo cho khách hàng về thời gian rảnh của bạn và đừng quên đảm bảo với họ rằng bạn sẽ trả lời tin nhắn của họ khi bạn quay lại. Dưới đây là một số tin nhắn chúc mừng ngày lễ của LINE để bạn tham khảo:

1. “Chúc bạn một mùa Giáng sinh vui vẻ, ấm áp🎄 Cảm ơn tin nhắn của bạn, nhưng chúng tôi sẽ đi nghỉ từ [ngày] đến [ngày]. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn khi trở lại vào ngày [ngày]. Chúc mừng!”

2. “Chúc mừng năm mới từ [tên doanh nghiệp] 🎊 Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?”

3. “Chúc mừng ngày lễ tình nhân! Hiện tại chúng tôi đang bận gói hoa, nhưng chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng xx giờ. Trân trọng, [tên doanh nghiệp].”

Cập nhật kinh doanh

Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng tin nhắn trả lời tự động của LINE để cập nhật cho khách hàng về các sự kiện hoặc diễn biến bất thường, chẳng hạn như gián đoạn dịch vụ hoặc phản hồi chậm trễ trong các giai đoạn cao điểm. Dưới đây là một số mẫu tin nhắn:

1. “Cảm ơn tin nhắn của bạn. Chúng tôi xin lỗi vì sự cố mất dịch vụ và mọi bất tiện gây ra cho bạn. Nhóm của chúng tôi đang nỗ lực để khắc phục sự cố sớm nhất có thể. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn 🙏”

2. "Chào bạn. Chúng tôi đang nhận được lượng tin nhắn lớn và đang cố gắng hết sức để trả lời sớm nhất có thể. Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn trong vòng 24 giờ.”

3. “Xin chào! Cảm ơn bạn đã viết thư. Dịch vụ của chúng tôi hiện đang ngừng hoạt động. Chúng tôi đang làm việc để giải quyết vấn đề này nhanh chóng. Trong khi đó, hãy kiểm tra trang trạng thái của chúng tôi để biết thông tin cập nhật mới nhất: [liên kết].”

Thu thập khách hàng tiềm năng

Nâng cao hiệu quả trả lời tin nhắn tự động bằng cách yêu cầu thông tin liên lạc của khách hàng. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn biến khách hàng tiềm năng thành liên hệ LINE. Sau đây là một số ví dụ bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình:

1. “Xin chào! Cảm ơn bạn đã nhắn tin, nhưng hiện tại chúng tôi không thể nghe máy. Vui lòng để lại tên và địa chỉ email của bạn, chúng tôi sẽ phản hồi bạn sớm nhất có thể.”

2. "CHÀO! Hiện tại chúng tôi không có ở văn phòng. Vui lòng chia sẻ họ tên đầy đủ và địa chỉ email của bạn bên dưới. Chúng tôi sẽ sớm liên lạc lại với bạn.”

3. “Cảm ơn bạn đã liên hệ! Chúng tôi có thể xin tên và địa chỉ email của bạn trước khi tiếp tục không?”

Bây giờ bạn đã biết những lợi ích của việc sử dụng trả lời tự động LINE để nâng cao hoạt động giao tiếp kinh doanh và các bước thiết lập, đã đến lúc kết nối tài khoản LINE của bạn với respond.io để bắt đầu.

Tài Liệu Đọc Thêm

Bạn muốn biết thêm về cách LINE có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn không? Chúng tôi đã biên soạn danh sách các bài viết để bạn đọc tại đây:

• Cách Gtạo Mã QR LINE

• Cách Skết thúc Thông báo đẩy LINE

• Hướng dẫn gửi tin nhắn LINE phát sóng của bạn