Vous voyez des contacts doubles là où il ne devrait y en avoir qu'un seul ? Ce n'est pas votre vision qui est en cause - vous avez simplement des contacts en double. Évitez les visites inutiles chez l'optométriste avec Contact Merge. Nous vous montrerons comment fusionner les contacts et leurs conversations pour obtenir une vue globale des clients dans votre espace de travail. Nous expliquerons également comment les contacts en double se produisent et quelles sont les meilleures pratiques à adopter pour les fusionner.
Fusion de contacts : Traitement des contacts en double
Tout d'abord, parlons de la duplication des contacts. Pour comprendre la valeur de l'outil de fusion de contacts, vous devez savoir comment les profils dupliqués sont créés et remarqués sur respond.io, ainsi que les raisons pour lesquelles les entreprises devraient fusionner leurs contacts.
Une cause fréquente de duplication des contacts
L'un des principaux avantages concurrentiels de respond.io est qu'il met en relation les entreprises et les clients sur n'importe quel canal. Chaque premier message entrant provenant d'un canal - qu'il s'agisse d'un courriel, d'un chat en ligne ou d'une application de messagerie - crée un nouveau contact, ce qui constitue un moyen pratique d'établir une liste de contacts.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les contacts s'adressent à plusieurs canaux. Tout d'abord, les contacts impatients enverront un message à une entreprise sur plusieurs canaux en même temps, en espérant que l'un d'entre eux répondra plus rapidement.
Ils peuvent également engager des conversations sur différents canaux au fil du temps, en fonction de leur convenance. Peut-être préfèrent-ils utiliser WhatsApp lorsqu'ils sont sur leur téléphone portable et le chat en ligne lorsqu'ils sont sur leur ordinateur de bureau. Il en résulterait des profils de contact distincts.
Contacts en double détectés par l'utilisation répétée d'une adresse électronique ou d'un numéro de téléphone
Comment respond.io reconnaît-il la duplication des contacts ? La plate-forme traite les numéros de téléphone et les adresses électroniques comme uniques. L'utilisation répétée de l'un ou l'autre signale à la plate-forme le chevauchement de propriétés clés entre deux profils.
Supposons qu'un contact contacte une entreprise sur WhatsApp et sur Telegram. Si les deux canaux sont enregistrés sous le même numéro de téléphone, respond.io détectera les propriétés coïncidentes du contact.
Le problème des contacts en double
Cela nous amène à la question suivante : Pourquoi devriez-vous fusionner les contacts dupliqués ? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous ne voulez pas que la duplication des contacts ne soit pas cochée.
Tout d'abord, interagir avec des contacts en double constitue une utilisation inefficace des ressources. Supposons qu'un client se renseigne sur une promotion commerciale à la fois sur WhatsApp et sur Telegram. S'adresser de nouveau au même client sur chaque canal vous ferait perdre du temps et de la main-d'œuvre.
Si les profils étaient fusionnés, vous remarqueriez immédiatement qu'ils ont posé deux fois la même question. Le fait de lui faire savoir que vous avez reçu les deux messages et de lui répondre une seule fois témoigne d'un niveau d'attention élevé à l'égard des clients.
Un autre inconvénient potentiel des contacts dupliqués est le risque accru de les spammer par inadvertance. Par exemple, si vous envoyez plusieurs fois la même diffusion à un contact, vous risquez d'être signalé comme spammeur, ce qui réduit votre note de qualité sur des canaux tels que WhatsApp.
Elegant Contact Merge Solutions avec respond.io
La gestion des contacts est une pièce précieuse du puzzle des opérations pour la plupart des entreprises. Alors que de nombreuses plateformes permettent aux utilisateurs de fusionner des contacts, la façon unique dont respond.io aborde la fusion de contacts présente plusieurs avantages.
Examinons brièvement certains de ces mérites.
Fusion de contacts : Invite à suggérer de fusionner des contacts
La plupart des plateformes demandent aux utilisateurs de rechercher ou de découvrir manuellement les contacts en double. En revanche, respond.io se charge des tâches les plus lourdes en alertant les utilisateurs de la plateforme sur les contacts en double et en les invitant à les fusionner.
Contact Merge : Fusionne les conversations à travers les canaux
La fusion des contacts permet non seulement de fusionner les contacts en double et leurs propriétés, mais aussi de consolider tous les canaux, messages, événements et commentaires associés aux deux dans un seul profil.
Les conversations entre les canaux sont ensuite affichées par ordre chronologique dans la console de messagerie, sous la forme d'une interface transparente et déroulante. Cela permet d'obtenir une vue d'ensemble du contact et de toutes ses interactions avec une entreprise.
Fusion de contacts : Conserve les données de contact après la fusion
Au lieu d'enregistrer une seule propriété par champ et de supprimer automatiquement les autres données, respond.io conserve les propriétés et les connexions aux canaux pour les deux profils de contact lors de la fusion.
Vous pouvez choisir le canal sur lequel vous souhaitez envoyer un message à vos contacts à l'aide du sélecteur de canal du compositeur de messages.
Maintenant que vous savez pourquoi vous devez fusionner des contacts en double, voici un récapitulatif des différentes méthodes de fusion de contacts sur la plateforme.
Comment fusionner des contacts sur respond.io
La fusion de contacts peut être effectuée dans certains modules par des utilisateurs disposant des niveaux d'accès appropriés. Vous pouvez fusionner plusieurs contacts, mais seulement deux profils à la fois.
Lisez la suite pour savoir comment fusionner les contacts dans les différents modules.
Agents : Fusionner des contacts dans le module Messages
Les agents sont généralement les premiers à s'occuper des contacts qui les contactent. Si des propriétés de contact dupliquées sont détectées au cours d'une conversation entrante, la plateforme invitera les agents à saisir une opportunité de fusion.
Une suggestion de fusion sera indiquée dans l'onglet Canaux du profil du contact dans le module Messages. Les agents peuvent examiner la validité de la suggestion de fusion et procéder à la fusion si les contacts sont effectivement des doublons.
1. Naviguer vers Fusionner les suggestions
Dans l'onglet Canaux, faites défiler la liste des canaux connectés jusqu'à la section Fusionner les suggestions.
2. Vérifier les profils en double
Cliquez sur le profil suggéré et assurez-vous qu'il s'agit bien d'un contact dupliqué. Si les deux profils appartiennent au même contact, lancez la fusion en cliquant sur l'icône Fusionner à côté du profil dupliqué.
3. Sélectionner les principales propriétés du contact
Cliquez sur les boutons appropriés pour affirmer les propriétés clés que vous souhaitez enregistrer par défaut si elles diffèrent dans les deux profils. Par exemple, si chaque profil a une adresse électronique différente, choisissez celle qui sera l'adresse électronique principale du contact.
4. Cliquez sur Fusionner les contacts
Confirmez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner le contact.
Propriétaires ou gestionnaires : Fusionner les contacts sur le tableau de bord
Toutes les entreprises ne souhaitent pas que les agents se chargent de la fusion des contacts. Les propriétaires ou gestionnaires d'espaces de travail qui préfèrent s'occuper eux-mêmes des fusions peuvent le faire à tout moment sur le tableau de bord.
1. Naviguer vers Fusionner les suggestions
Faites défiler le tableau de bord jusqu'à la section Suggestions de fusion pour voir si des fusions ont été proposées.
2. Vérifier les profils en double
Cliquez sur les profils proposés et assurez-vous qu'il s'agit bien de contacts en double. Si les deux profils appartiennent au même contact, lancez la fusion en cliquant sur l'icône Fusionner à côté des profils en double.
3. Sélectionner les principales propriétés du contact
Cliquez sur les boutons appropriés pour affirmer les propriétés clés que vous souhaitez enregistrer par défaut si elles diffèrent dans les deux profils. Par exemple, si chaque profil a une adresse électronique différente, choisissez l'adresse électronique principale du contact.
4. Cliquez sur Fusionner les contacts
Confirmez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner le contact.
Propriétaires ou gestionnaires : Fusionner les contacts via le module Contacts
Dans certaines situations, les propriétaires ou les gestionnaires peuvent avoir connaissance de profils dupliqués qui ne partagent aucun identifiant clé. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un contact alterne son numéro de téléphone ou son adresse électronique professionnels et personnels lorsqu'il discute avec une entreprise au fil du temps.
Comme il n'y aura pas d'invitation à fusionner les contacts dans ce cas, vous devrez rechercher vous-même ces contacts en double. Vérifiez qu'il s'agit bien de la même personne. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez procéder à la fusion.
1. Sélectionnez les profils que vous souhaitez fusionner
Cliquez sur les cases à cocher situées à côté des deux profils dans la ligne Contacts. Si le contact possède un troisième profil en double, il est possible de s'en occuper après avoir effectué la première fusion.
2. Cliquez sur Fusionner
Le bouton Fusionner apparaît en haut de l'en-tête de la colonne. Cliquez dessus pour lancer la fusion.
3. Sélectionner les principales propriétés du contact
Cliquez sur les boutons appropriés pour affirmer les propriétés clés que vous souhaitez enregistrer par défaut si elles diffèrent dans les deux profils. Par exemple, si chaque profil a une adresse électronique différente, choisissez l'adresse électronique principale du contact.
4. Cliquez sur Fusionner les contacts
Confirmez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner le contact.
Comme vous pouvez le constater, il s'agit de processus simples pour fusionner des contacts. Cela dit, les utilisateurs peuvent prendre quelques bonnes habitudes.
Meilleures pratiques pour fusionner efficacement les contacts
Cet ensemble de bonnes pratiques se compose de deux éléments principaux. Le premier aborde la manière d'élaborer des profils de contact complets afin de susciter des suggestions de fusion en cas de détection d'un contact en double, et le second garantit la précision lors de la fusion des contacts.
Examinons la collecte proactive des coordonnées et la manière dont elle contribue à une gestion efficace des contacts.
Collecter d'emblée les coordonnées des personnes à contacter
Tous les canaux de messagerie ne sont pas liés à un numéro de téléphone ou à une adresse électronique, car les différents canaux requièrent des formes d'identification différentes. Sans ces identifiants clés, la plateforme ne peut pas détecter les contacts dupliqués.
L'obtention de ces détails dès le départ permet aux entreprises d'établir des profils de contact complets et de discuter avec les contacts après la fermeture des fenêtres de messagerie. Par exemple, seuls les contacts peuvent rouvrir des conversations sur WeChat , tandis que WhatsApp facture de nouveaux frais de conversation pour les messages envoyés en dehors de la fenêtre de 24 heures.
Pour poursuivre les conversations sans ces restrictions, vous avez besoin d'un canal alternatif tel que le courrier électronique.
La première façon de collecter ces propriétés est d'utiliser un formulaire de pré-chat sur votre widget de chat en ligne. Avant que les contacts ne commencent à discuter avec vous sur le chat en ligne, demandez-leur de remplir un formulaire de pré-chat avec des champs de contact obligatoires.
Déterminez les champs, tels que les numéros de téléphone ou les courriels, qui se prêtent le mieux à la capture de données. Cela dépend de vos cas d'utilisation ou des applications de messagerie préférées dans votre pays.
Une autre façon d'obtenir les propriétés clés d'un contact est d'utiliser l'étape Poser une question dans les flux de travail. Configurez une étape Poser une question qui nécessite la saisie d'un numéro de téléphone ou d'une adresse électronique dans le cadre de votre exercice d'enrichissement des données au cours des conversations entrantes.
Vérifier l'identité des contacts
Avant de fusionner des contacts en double, vérifiez soigneusement leurs détails pour vous assurer qu'il s'agit bien de deux profils de la même personne. Pour savoir si vous devez fusionner les contacts, procédez comme suit :
- Vérifier le nom du contact
- Vérifier d'autres identifiants, tels que les adresses électroniques, les numéros de téléphone et les identités dans les canaux connectés.
- Vérifier l'historique des conversations dans le module Messages, y compris les interactions sur d'autres canaux connectés, afin de déterminer, d'après leurs questions ou leur ton, s'il s'agit de la même personne.
En cas d'incohérence dans le profil d'un double contact, ajoutez un commentaire pour vérifier son identité la prochaine fois qu'il vous contactera. Vérifiez ensuite ses coordonnées et obtenez un courriel ou un numéro de téléphone préféré qui sera utilisé par défaut sur la plateforme.
S'il existe des preuves suffisantes que les deux profils appartiennent au même contact, procédez à la fusion. Ne fusionnez pas les contacts si vous avez des doutes sur leur identité.
Si deux contacts différents sont fusionnés par erreur, nous sommes là pour vous aider.
Fusion de contacts : Fusionner un contact
Les erreurs arrivent aux meilleurs d'entre nous, et nous sommes préparés à ce genre de scénario. Ne vous inquiétez pas si vous avez accidentellement fusionné deux profils de contact différents.
Comment défaire des contacts
Tout d'abord, assurez-vous que vous avez une raison inévitable d'annuler la fusion, par exemple si le profil fusionné comprend deux contacts différents.
1. Identifier le contact
Recherchez le profil que vous souhaitez annuler dans le module Contacts.
2. Initiation Contact Unmerge
À l'extrémité de la ligne du contact, cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu Actions et sélectionnez Fusionner le contact.
3. Dissocier le contact
Une boîte de dialogue s'ouvre pour afficher les deux profils de contact fusionnés avec leurs noms, leurs identifiants et les canaux connectés. Sélectionnez le profil à défusionner et cliquez sur le bouton Défusionner en bas. Les profils sont immédiatement dissociés.
La défusion doit être effectuée par les propriétaires ou les gestionnaires, qui sont les seuls à avoir accès au module Contacts. Notez également que toutes les conversations qui ont eu lieu pendant la fusion des profils seront conservées dans l'historique des conversations d'un seul profil.
La gestion efficace des contacts est un point de fierté sur respond.io, ce qui se reflète dans la façon dont il alerte les utilisateurs sur les contacts en double, les invite à fusionner et offre une flexibilité dans le choix des personnes autorisées à fusionner les contacts. Gardez l'œil ouvert pour d'autres améliorations de l'outil de fusion de contacts.
Pour en savoir plus
Vous souhaitez savoir comment respond.io peut résoudre vos problèmes commerciaux ? Consultez ces articles :
- Les applications de messagerie les plus populaires : Les meilleures applications de messagerie 2021
- Slack Notification : Création d'un site Slack Entrant Webhook
- Poser une question : Guide pratique
