Comment fusionner les contacts : un guide complet [Juillet 2023]

Voir les contacts doubles où un seul devrait exister? Ce n’est pas votre vision qui est le problème — vous avez juste un cas de contacts en double. Évitez les déplacements inutiles à l’optométriste avec la fusion de contact. Nous vous montrerons comment fusionner les Contacts et leurs Conversations pour une vue globale des clients dans votre espace de travail. Nous vous expliquerons également comment les contacts en double se produisent et comment les meilleures pratiques à adopter lors de leur fusion.

Fusion de contact: Adresser les contacts en double

Commençons par parler de la duplication des contacts. Pour comprendre la valeur de l'outil de fusion de contacts, vous devez savoir comment les profils en double sont créés et remarqués lors de la réponse. o, ainsi que pourquoi les entreprises devraient fusionner Contacts.

Une cause commune de duplication des contacts

Un avantage concurrentiel majeur de respond.io est qu'il relie les entreprises avec les clients sur n'importe quel canal. Chaque premier message entrant d'un canal — que ce soit par e-mail, application de chat en ligne ou de messagerie — crée un nouveau Contact comme moyen pratique de créer une liste de contacts.

Il y a quelques raisons pour lesquelles les Contacts pourraient atteindre sur différentes chaînes. Pour commencer, les Contacts impatients enverront un message à une entreprise sur quelques canaux en même temps, en espérant que les réponses soient plus rapides.

Ils pourraient également initier des conversations sur différents canaux au fil du temps en fonction de la commodité. Peut-être préfèrent-ils utiliser WhatsApp lorsque vous êtes sur un ordinateur de bureau ou sur un téléphone portable. Cela se traduirait par des profils de contact distincts.

Dupliquer les contacts détectés par Répéter l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone à utiliser

Alors, comment respond.io reconnaît la duplication du contact ? La plateforme traite les numéros de téléphone et les adresses e-mail comme étant uniques. Répéter l'utilisation des deux alertes sur la plateforme de chevauchement des propriétés clés entre deux profils.

Disons qu'un Contact touche une entreprise sur WhatsApp et Telegram. Si les deux canaux sont enregistrés sur le même numéro de téléphone, respond.io détectera les propriétés correspondantes du contact.

Le problème avec les contacts en double

Cela nous amène à la question suivante: pourquoi devriez-vous fusionner des contacts en double? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez ne pas vouloir que la duplication des contacts soit décochée.

Premièrement, interagir avec des contacts en double est une utilisation inefficace des ressources. Disons qu'un client s'interroge sur une promotion de vente sur WhatsApp et Telegram. S'adresser à nouveau au même client sur chaque voie vous coûterait du temps et de la main-d'œuvre.

Si les profils étaient fusionnés, vous constateriez immédiatement qu'ils avaient posé la même question deux fois. En leur faisant savoir que vous avez reçu les deux messages et que vous y répondez une seule fois, cela indique un niveau élevé d'attention à la gestion des clients.

Un autre inconvénient potentiel des contacts en double est le risque accru de les spammer par inadvertance. Par exemple, envoyer la même diffusion à un Contact plusieurs fois pourrait vous faire rapporter du spam, qui réduit votre évaluation qualité sur les canaux comme WhatsApp.

Elegant Contact Fusion Solutions avec Respond.io

La gestion des contacts est un élément précieux des opérations de la plupart des entreprises. Alors que de nombreuses plates-formes permettent aux utilisateurs de fusionner les contacts, la façon unique respond.io approche la fusion de contact a plusieurs avantages.

Examinons brièvement certains de ces mérites.

Fusion de contact: Suggestions de fusion de contacts

La plupart des plateformes nécessitent que les utilisateurs recherchent manuellement ou découvrent eux-mêmes des contacts en double. En revanche, respond.io fait la lourde charge en alertant les utilisateurs de la plateforme sur les contacts en double et en incitant à des fusions.

Fusion de contact: Fusionner des conversations à travers les canaux

La fusion des contacts fusionne non seulement les contacts en double et leurs propriétés, mais consolide également toutes les chaînes, Messages, événements et commentaires associés aux deux dans un seul profil.

Les conversations à travers les canaux sont ensuite affichées en ordre chronologique sur une interface transparente et flottante dans la console de messagerie. Cela crée une vue d'ensemble complète du Contact et de toutes leurs interactions avec une entreprise.

Fusion de contact: conserve les données de contact après fusion

Au lieu d'enregistrer une seule propriété par champ et de supprimer automatiquement les autres données, répondez. o conserve les propriétés et les connexions de canal pour les deux profils de contact lors de la fusion.

Vous pouvez choisir le canal sur lequel envoyer des messages aux contacts depuis le sélecteur de chaîne du compositeur de messages.

Maintenant que vous êtes à la hauteur de la raison pour laquelle vous devriez fusionner des contacts en double, Voici un aperçu des différentes méthodes pour fusionner les Contacts sur la plateforme.

Comment fusionner les contacts sur Respond.io

La fusion de contacts peut être effectuée dans certains modules par les utilisateurs avec les niveaux d'accès pertinents. Vous pouvez fusionner plusieurs Contacts ensemble, mais seulement deux profils à la fois.

Lisez ci-dessous pour apprendre comment fusionner les Contacts dans les différents modules.

Agents: Fusionner les contacts dans le module Messages

Les agents sont généralement les premiers à s'occuper des Contacts qui s'adressent à vous. Si des propriétés de Contact dupliquées sont détectées dans une conversation entrante, la plateforme demandera aux Agents une opportunité de fusion.

Une suggestion de fusion sera indiquée dans l’onglet Canaux du profil du Contact dans le Module Messages. Les agents peuvent examiner la validité de la suggestion de fusion et procéder à la fusion si les Contacts sont effectivement des doublons.

1. Accéder aux suggestions de fusion

Dans l'onglet Canaux, faites défiler vers le bas de la liste des canaux connectés jusqu'à ce que vous arriviez à la section Suggestions de fusion.

2. Vérifiez les profils en double

Cliquez sur le profil suggéré et assurez-vous qu'il s'agit d'un contact dupliqué. Si les deux profils appartiennent au même contact, lancez la fusion en cliquant sur l’icône Fusionner à côté du profil dupliqué.

3. Sélectionner les propriétés clés de contact

Cliquez sur les boutons pertinents pour confirmer les propriétés clés que vous souhaitez enregistrer par défaut si elles diffèrent dans les deux profils. Par exemple, si chaque profil a une adresse e-mail différente, choisissez quel sera le courriel principal pour le contact.

4. Cliquez sur Fusionner le contact

Confirmez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner Contact.

Propriétaires ou gestionnaires : Fusionner les contacts dans le tableau de bord

Toutes les entreprises ne veulent pas que les agents assument la responsabilité de la fusion des contacts. Les propriétaires ou gestionnaires de l'espace de travail qui préfèrent gérer les fusions peuvent le faire à tout moment sur le tableau de bord.

1. Accéder aux suggestions de fusion

Faites défiler le tableau de bord vers le bas jusqu'à la section Suggestions de fusion pour voir s'il y a des fusions invitées.

2. Vérifiez les profils en double

Cliquez sur les profils proposés et assurez-vous qu'il s'agit de contacts en double. Si les deux profils appartiennent au même contact, lancez la fusion en cliquant sur l’icône Fusionner à côté des profils dupliqués.

3. Sélectionner les propriétés clés de contact

Cliquez sur les boutons pertinents pour confirmer les propriétés clés que vous souhaitez enregistrer par défaut si elles diffèrent dans les deux profils. Par exemple, si chaque profil a une adresse e-mail différente, choisissez le courriel principal pour le Contact.

4. Cliquez sur Fusionner le contact

Confirmez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner Contact.

Propriétaires ou gestionnaires : Fusionner les contacts via le module Contacts

Dans certaines situations, les propriétaires ou les gestionnaires peuvent connaître des profils en double qui ne partagent aucun identificateur clé. Cela peut se produire si un contact alterne entre son travail et son numéro de téléphone personnel ou son adresse e-mail lors de discussions avec une entreprise au fil du temps. par exemple.

Comme il n'y aura pas d'invite pour une fusion de contact dans cette instance, vous devrez chercher vous-même ces contacts en double. Vérifiez sans aucun doute qu'ils sont effectivement la même personne. Ce n'est qu'alors que vous devriez poursuivre la fusion.

1. Sélectionnez les profils que vous souhaitez fusionner

Cliquez sur les cases à cocher à côté des deux profils dans la rangée Contacts. Si le contact a un troisième profil en double, il peut être surveillé après avoir effectué la première fusion.

2. Cliquez sur Fusionner

Le bouton Fusionner apparaîtra en haut de l'en-tête de la colonne. Cliquez dessus pour lancer la fusion.

3. Sélectionner les propriétés clés de contact

Cliquez sur les boutons pertinents pour confirmer les propriétés clés que vous souhaitez enregistrer par défaut si elles diffèrent dans les deux profils. Par exemple, si chaque profil a une adresse e-mail différente, choisissez le courriel principal pour le Contact.

4. Cliquez sur Fusionner le contact

Confirmez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner Contact.

Comme vous pouvez le voir, ce sont des processus simples pour fusionner des contacts. Ceci dit, il existe de bonnes habitudes que les utilisateurs peuvent pratiquer.

Meilleures pratiques pour fusionner efficacement les contacts

Cet ensemble de pratiques exemplaires comprend deux composantes principales. La première consiste à construire des profils de contact complets pour accélérer la fusion des suggestions si un contact en double est détecté et la seconde assure l'exactitude lors de la fusion des contacts.

Examinons la collection proactive de coordonnées et la façon dont elles contribuent à une gestion efficace des contacts.

Collecter les propriétés du contact à l'avance

Tous les canaux de messagerie ne sont pas liés à un numéro de téléphone ou une adresse e-mail car différents canaux nécessitent différentes formes d'identification. Sans ces identifiants clés, la plateforme ne peut pas détecter les contacts en double.

L'obtention de ces informations à l'avance permet aux entreprises de créer des profils de contact complets et de discuter avec des Contacts après la fermeture des fenêtres. Par exemple, seuls les contacts peuvent rouvrir les conversations sur WeChat tandis que WhatsApp facture de nouveaux frais de conversation pour les messages envoyés en dehors de la fenêtre de 24 heures.

Pour continuer les conversations sans ces restrictions, vous avez besoin d'un canal alternatif comme l'email.

La première façon de collecter ces propriétés est d'utiliser un formulaire de prédiscussion sur votre widget de chat en ligne. Avant que vos contacts ne commencent à discuter avec vous sur le Web, demandez-leur de remplir un formulaire de préconversation avec des champs de contact obligatoires.

Décidez quels champs, tels que les numéros de téléphone ou les e-mails, sont les mieux adaptés à la saisie des données. Cela dépend de vos cas d'utilisation ou des applications de messagerie préférées dans votre pays.

Une autre façon d'obtenir les propriétés clés du contact est par le biais de la Poser une étape de questions dans les workflows. Configurez une étape Poser une question qui nécessite la saisie d'un numéro de téléphone ou d'une adresse e-mail dans le cadre de votre exercice d'enrichissement des données lors des conversations entrantes.

Vérifier les identités des contacts

Avant de fusionner des contacts en double, examinez attentivement leurs détails pour vous assurer qu'ils sont effectivement deux profils de la même personne. Pour décider si vous avez besoin de fusionner les contacts, faites ce qui suit:

• Vérifiez le nom du contact

• Vérifiez les autres identifiants, tels que les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les identités dans les canaux connectés

• Vérifiez l'historique des conversations dans le module messages, y compris les interactions sur d'autres canaux connectés pour déterminer à partir de leurs problèmes ou de leur tonalité s'ils sont la même personne

S'il y a des incohérences dans le profil d'un contact en double, ajoutez un commentaire pour vérifier son identité la prochaine fois qu'il sera en contact. Vérifiez ensuite leurs détails et obtenez un e-mail ou un numéro de téléphone préféré à utiliser comme défaut de la plate-forme.

S'il y a suffisamment de preuves que les deux profils appartiennent au même contact, procédez à la fusion. Ne fusionnez pas les Contacts si vous avez des doutes sur leur identité.

Dans le cas où deux contacts différents sont mal fusionnés, nous vous avons couverts.

Fusion de contact: Désinstallation d'un contact

Des erreurs nous arrivent au meilleur de nous et nous sommes préparés à un tel scénario. Fret pas si vous avez accidentellement fusionné deux profils de contact différents.

Comment désinstaller les contacts

Tout d'abord, assurez-vous que vous avez une raison inévitable de désintégrer, comme le profil fusionné comprend deux contacts différents.

1. Identifier le contact

Trouvez le profil que vous souhaitez désinstaller dans le module Contacts.

2. Lancer la désintégration du contact

À la fin de la ligne du contact, cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu Actions et sélectionnez Dé-fusionner le contact.

3. Désinstaller le contact

Une boîte de dialogue s'ouvre pour afficher les deux profils de contact fusionnés avec leurs noms, IDs et canaux connectés. Sélectionnez le profil à désinstaller et cliquez sur le bouton Dé-fusionner en bas. Les profils seront immédiatement désfusionnés.

La désintégration doit être faite par les Propriétaires ou les Responsables car ils ont seulement accès au Module Contacts. Notez également que toutes les conversations qui ont eu lieu pendant que les profils ont été fusionnés seront conservées dans l'historique des conversations d'un seul profil.

La gestion efficace des contacts est un point de fierté pour y répondre. o, reflété dans la façon dont il avertit les utilisateurs des contacts en double, invite à fusionner les contacts et offre de la flexibilité dans la décision de qui peut fusionner les contacts. Gardez un œil sur les améliorations apportées à l'outil de fusion de contact.

Lectures complémentaires

Intéressé à apprendre comment autre respond.io peut résoudre vos problèmes professionnels? Consultez ces articles :

• Applications de messagerie les plus populaires : Top Messaging Apps 2021

• Notification Slack : Créer un Webhook entrant Slack

• Poser une question : Un guide pratique