Siete alla ricerca di una soluzione di messaggistica collaborativa che permetta al vostro team di rispondere ai messaggi su WhatsApp? In questo articolo vi spiegheremo cos'è una casella di posta elettronica di squadra di WhatsApp, i vantaggi di averne una e come usare una casella di posta elettronica di squadra su respond.io.
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Cos'è la casella di posta elettronica del team WhatsApp ?
Poiché WhatsApp è il canale di messaggistica istantanea più popolare al mondo, l'appWhatsApp Business è diventata uno strumento utile alle aziende per comunicare con i clienti in tempo reale.
Tuttavia, con la crescita della vostra azienda, cresce anche il vostro team. Sebbene l'utilizzo dell'app WhatsApp Business sia sufficiente per le piccole imprese con pochi membri del team, presenta diverse limitazioni, tra cui:
- Non può essere collegato a più di 5 dispositivi
- Nessuna funzione di collaborazione
- Impossibilità di monitorare il carico di lavoro individuale o di gruppo
- Impossibilità di tenere traccia di quale membro del team ha inviato o risposto a un messaggio
- Non c'è modo di assicurarsi che tutte le richieste abbiano ricevuto risposta
Se gestite un'azienda di grandi dimensioni, avrete bisogno di funzioni più sofisticate per risolvere i problemi di cui sopra. È qui che entra in gioco la casella di posta elettronica del team WhatsApp .
Una casella di posta elettronica di squadra di WhatsApp è una casella di messaggistica collaborativa che organizza tutte le conversazioni di WhatsApp in un unico posto per la gestione del vostro team. Scopriamo come la vostra azienda può trarre vantaggio dall'uso di una casella di posta elettronica di gruppo.
Vantaggi dell'utilizzo di una casella di posta condivisa
È possibile creare una casella di posta del team WhatsApp attraverso una piattaforma di messaggistica come respond.io. Ciò consente a tutti i membri del team di rispondere ai clienti attraverso una dashboard condivisa e garantisce ai manager la visibilità di tutte le conversazioni con i clienti.
Una casella di posta condivisa fornisce anche un unico punto di contatto con ogni cliente per registrare tutte le interazioni. Poiché tutti i messaggi vengono consolidati in un'unica casella di posta, si riduce il rischio di trascurare le richieste, offrendo così ai clienti un'esperienza migliore.
Per gestire l'elevato volume di conversazioni, le aziende possono impostare l'automazione delle chat per indirizzare i messaggi al team giusto e assegnarli all'agente giusto. È anche più facile per i membri del team collaborare in una casella di posta condivisa. Gli agenti possono lasciare commenti interni per i follow-up, taggare i loro colleghi o dare la priorità a casi complessi.
Un altro vantaggio è l'accesso a dati dettagliati sulle prestazioni dei singoli agenti e dei team, come i tempi di risposta e di risoluzione. Queste informazioni possono aiutare a identificare i colli di bottiglia o i punti deboli nella gestione delle conversazioni per migliorare il servizio clienti.
Piattaforme omnichannel come respond.io collegano più canali di messaggistica come WhatsApp, Facebook, Google Business Messages e Instagram a un'unica casella di posta. Il consolidamento delle informazioni di un contatto e della cronologia delle chat tra i vari canali in un unico profilo offre agli agenti una panoramica completa del cliente.
Ora che avete capito perché dovreste dotarvi di una casella di posta elettronica del team WhatsApp , scopriamo come configurarla.
Come impostare WhatsApp Team Inbox
Poiché la casella di posta elettronica di gruppo di WhatsApp è pensata per facilitare il lavoro di gruppo, è necessario un account WhatsApp API per la sua funzionalità multiutente. Poiché API non ha un'interfaccia front-end per inviare e ricevere messaggi, deve essere collegato a un software di gestione delle conversazioni con i clienti come respond.io.
Il modo più efficiente per impostare una casella di posta elettronica del team WhatsApp è creare un account WhatsApp API direttamente tramite respond.io , in quanto è un fornitore ufficiale di soluzioni aziendali WhatsApp.
È quindi possibile aggiungere membri del team alla casella di posta condivisa e utilizzare funzioni come l'automazione avanzata e le integrazioni flessibili per rendere il lavoro di squadra più facile che mai. Vediamo come respond.io permette ai team di fare di più con WhatsApp.
Come utilizzare una casella di posta condivisa WhatsApp per le aziende su respond.io
Qui vi mostreremo come utilizzare WhatsApp team inbox su respond.io per diversi casi d'uso, in particolare per le vendite e l'assistenza clienti.
WhatsApp Team Inbox per le vendite
In primo luogo, vedremo come il team di vendita può utilizzare la casella di posta elettronica del team. È possibile guidare facilmente le conversazioni di vendita e aumentare il volume dei contatti posizionando i link click-to-chat diWhatsApp in punti ben visibili ai clienti.
La casella di posta elettronica del team di WhatsApp consente alle aziende di gestire in modo efficiente un elevato volume di conversazioni, aumentando le possibilità di vendita. Una connessione rapida con i clienti evita che si sentano ignorati e che vadano a cercare i vostri concorrenti.
Un modo semplice per mantenere i clienti impegnati è quello delle risposte automatiche. Impostando una risposta automatica su WhatsApp, potete salutare i clienti quando vi inviano il primo messaggio o informarli che non siete disponibili con un messaggio di allontanamento.
Con l' automazione dei flussi di lavoro personalizzabili di respond.io, è possibile applicare la logica di instradamento delle chat per indirizzare le conversazioni al team giusto in base alla lingua, alla fase del ciclo di vita del cliente, alle richieste di prodotti o servizi o a qualsiasi altro criterio rilevante per la vostra azienda.
Quindi, utilizzate la logica di assegnazione automatica che preferite per assegnare i clienti all'agente di vendita più adatto al compito o all'agente con il minor numero di conversazioni aperte per un servizio più rapido.
I venditori possono utilizzare una casella di posta personalizzata per dare priorità ai clienti VIP. Il sistema consente ai manager di filtrare e visualizzare le conversazioni di alto valore, garantendo la migliore esperienza possibile per i clienti. Ciò contribuisce a costruire relazioni solide e ad aumentare la fedeltà dei clienti.
Collegando il vostro CRM vendite con respond.io, potete trasferire facilmente i dati tra le due piattaforme per creare rapidamente le offerte. In questo modo gli agenti possono svolgere attività di vendita mentre chattano con i clienti senza dover passare da una piattaforma all'altra.
Come mostrato sopra, è possibile abbreviare il ciclo di vendita quando si utilizza WhatsApp per le vendite. Nella prossima sezione vi mostreremo come migliorare il servizio clienti con una casella di posta WhatsApp.
WhatsApp Team Inbox per il servizio clienti
Vediamo ora come le aziende possono utilizzare una casella di posta condivisa per migliorare il servizio clienti su WhatsApp.
La giusta automazione della chat in una casella di posta del team WhatsApp aiuta le aziende a migliorare il servizio clienti utilizzando risposte automatiche per gestire le domande frequenti, liberando gli agenti per concentrarsi su problemi complessi.
Le richieste che non possono essere gestite automaticamente possono essere indirizzate al team giusto utilizzando un menu di chat. Quindi, possono essere assegnate in round robin per una distribuzione equa del carico di lavoro o agli agenti con la conversazione meno aperta per un servizio clienti efficiente.
È anche possibile integrare il CRM esistente a respond.io per consentire agli agenti di assistenza di creare ticket mentre chattano con i clienti, senza abbandonare la conversazione.
La funzione Commenti di respond.io consente agli agenti di collaborare e risolvere le richieste in modo più efficiente. In alternativa, è possibile implementare un flusso di lavoro di escalation per assegnare automaticamente le richieste complesse o ad alta priorità al team o all'agente giusto.
Volete un rapporto dettagliato sulle prestazioni dei vostri agenti? Ottenete i dati sulle prestazioni dal nostro modulo Rapporti. Ora sapete esattamente quanti contatti gestisce un agente e quanto è efficiente nel rispondere ai clienti e nel risolvere le richieste.
Ci auguriamo che questo articolo fornisca tutto ciò che c'è da sapere su una casella di posta elettronica di squadra WhatsApp e su come utilizzarla con il vostro team. Siete interessati a ottenere una casella di posta WhatsApp per la vostra azienda? Iscriviti a respond.io e collega il tuo account WhatsApp Business API per iniziare.
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Ulteriori letture
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- WhatsApp Marketing: Una guida per una campagna di successo
- Come utilizzare WhatsApp per le vendite
- WhatsApp Servizio clienti: Utilizzo di WhatsApp per l'assistenza
