كيفية دمج جهات الاتصال: دليل كامل [يوليو 2023]

هل ترى جهات اتصال مزدوجة حيث يجب أن يوجد واحد فقط؟ إن المشكلة لا تكمن في رؤيتك، بل في وجود جهات اتصال مكررة فقط. تجنب الرحلات غير الضرورية إلى أخصائي البصريات باستخدام دمج جهات الاتصال. سنوضح لك كيفية دمج جهات الاتصال ومحادثاتها للحصول على رؤية شاملة للعملاء في مساحة العمل الخاصة بك. سنشرح أيضًا كيفية حدوث جهات الاتصال المكررة وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند دمجها.

دمج جهات الاتصال: معالجة جهات الاتصال المكررة

أولاً، دعونا نتحدث عن ازدواجية جهات الاتصال. لفهم قيمة أداة دمج جهات الاتصال، تحتاج إلى معرفة كيفية إنشاء ملفات تعريف مكررة وملاحظتها على Response.io، بالإضافة إلى سبب ضرورة قيام الشركات بدمج جهات الاتصال.

سبب شائع لحدوث ازدواجية جهات الاتصال.

الميزة التنافسية الرئيسية لـ response.io هي أنها تربط الشركات بالعملاء على أي قناة. تؤدي كل رسالة واردة أولى من قناة — سواء كانت بريدًا إلكترونيًا أو دردشة ويب أو تطبيق مراسلة — إلى إنشاء جهة اتصال جديدة كطريقة عملية لبناء قائمة جهات اتصال.

هناك بعض الأسباب التي قد تدفع جهات الاتصال إلى التواصل عبر قنوات مختلفة. من جهة أخرى، سيقوم جهات الاتصال غير الصبورة بإرسال رسائل إلى الشركة عبر عدة قنوات في نفس الوقت، على أمل انتظار ردود أسرع.

كما يمكنهم أيضًا بدء محادثات على قنوات مختلفة بمرور الوقت وفقًا لما يناسبهم. ربما يفضلون استخدام WhatsApp عند استخدام الهاتف المحمول والدردشة على الويب عند استخدام سطح المكتب. سيؤدي هذا إلى إنشاء ملفات تعريف اتصال منفصلة.

تم اكتشاف جهات اتصال مكررة عن طريق استخدام عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف بشكل متكرر

إذن، كيف يتعرف response.io على تكرار جهات الاتصال؟ تتعامل المنصة مع أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني على أنها فريدة. يؤدي تكرار استخدام أي من التنبيهات إلى تنبيه المنصة إلى تداخل خصائص المفاتيح بين ملفين شخصيين.

لنفترض أن جهة اتصال تتواصل مع شركة عبر WhatsApp وTelegram. إذا تم تسجيل كلتا القناتين بنفس رقم الهاتف، فسوف يكتشف response.io خصائص جهة الاتصال المتطابقة.

مشكلة جهات الاتصال المكررة

وهذا يقودنا إلى السؤال التالي: لماذا يجب عليك دمج جهات الاتصال المكررة؟ هناك عدة أسباب قد تجعلك لا ترغب في ترك جهات الاتصال المكررة دون معالجة.

أولاً، يعد التفاعل مع جهات الاتصال المكررة استخدامًا غير فعال للموارد. لنفترض أن أحد العملاء يستفسر عن عرض ترويجي للمبيعات على كل من WhatsApp وTelegram. إن مخاطبة نفس العميل من جديد على كل قناة سوف يكلفك الوقت والجهد.

إذا تم دمج الملفات الشخصية، فسوف تلاحظ على الفور أنهم طرحوا نفس السؤال مرتين. إن إخبارهم بأنك استلمت الرسالتين والرد عليهما مرة واحدة فقط يشير إلى مستوى عالٍ من الاهتمام بالتعامل مع العملاء.

هناك جانب سلبي محتمل آخر لجهات الاتصال المكررة وهو زيادة خطر إرسال رسائل غير مرغوب فيها إليها عن غير قصد. على سبيل المثال، قد يؤدي إرسال نفس البث إلى جهة اتصال عدة مرات إلى الإبلاغ عنك بتهمة البريد العشوائي، مما يؤدي إلى خفض تقييم الجودة الخاص بك إلى على قنوات مثل WhatsApp.

حلول دمج جهات الاتصال الأنيقة مع Respond.io

تشكل إدارة جهات الاتصال جزءًا قيمًا من عملية العمليات بالنسبة لمعظم الشركات. في حين تسمح العديد من المنصات للمستخدمين بدمج جهات الاتصال، فإن الطريقة الفريدة التي يتبعها موقع response.io في دمج جهات الاتصال لها العديد من المزايا.

دعونا نستكشف بعض هذه المزايا بشكل مختصر.

دمج جهات الاتصال: مطالبات باقتراحات لدمج جهات الاتصال

تتطلب معظم المنصات من المستخدمين البحث يدويًا عن جهات الاتصال المكررة أو اكتشافها بأنفسهم. على النقيض من ذلك، يقوم موقع response.io بالعمل الشاق من خلال تنبيه مستخدمي المنصة حول جهات الاتصال المكررة والمطالبة بالدمج.

دمج جهات الاتصال: دمج المحادثات عبر القنوات

لا يقوم دمج جهات الاتصال بدمج جهات الاتصال المكررة وخصائصها فحسب، بل يقوم أيضًا بتوحيد جميع القنوات والرسائل والأحداث والتعليقات المرتبطة بكل منهما في ملف تعريف واحد.

يتم بعد ذلك عرض المحادثات عبر القنوات بالترتيب الزمني على واجهة سلسة وقابلة للتمرير في وحدة التحكم في الرسائل. يؤدي هذا إلى إنشاء نظرة عامة شاملة على جهة الاتصال وجميع تفاعلاتها مع الشركة.

دمج جهات الاتصال: يحتفظ ببيانات جهات الاتصال بعد الدمج

بدلاً من حفظ خاصية واحدة فقط لكل حقل وحذف البيانات الأخرى تلقائيًا، يحتفظ Respond.io بالخصائص واتصالات القناة لكلا ملفي تعريف جهات الاتصال عند الدمج.

بإمكانك اختيار القناة التي تريد إرسال الرسائل من خلالها إلى جهات الاتصال من "محدد القناة" في مؤلف الرسائل.

الآن بعد أن أصبحت على دراية بالسبب الذي يجعلك ترغب في دمج جهات الاتصال المكررة، إليك ملخص للطرق المختلفة لدمج جهات الاتصال على المنصة.

كيفية دمج جهات الاتصال على Respond.io

يمكن دمج جهات الاتصال في وحدات معينة بواسطة المستخدمين الذين لديهم مستويات الوصول ذات الصلة. يمكنك دمج جهات اتصال متعددة معًا، ولكن فقط ملفين شخصيين في المرة الواحدة.

واصل القراءة لمعرفة كيفية دمج جهات الاتصال في الوحدات النمطية المختلفة.

الوكلاء: دمج جهات الاتصال في وحدة الرسائل

عادةً ما يكون الوكلاء هم أول من يتولى الرد على جهات الاتصال التي تتواصل معهم. إذا تم اكتشاف خصائص اتصال مكررة أثناء محادثة واردة ، فسوف تطلب المنصة من الوكلاء فرصة الدمج.

سيتم الإشارة إلى اقتراح الدمج في علامة التبويب القنوات في ملف تعريف جهة الاتصال في وحدة الرسائل. يمكن للوكلاء فحص صحة اقتراح الدمج والمضي قدمًا في الدمج إذا كانت جهات الاتصال مكررة بالفعل.

1. انتقل إلى اقتراحات الدمج

في علامة التبويب "القنوات"، قم بالتمرير إلى أسفل قائمة القنوات المتصلة حتى تصل إلى قسم اقتراحات الدمج.

2. التحقق من الملفات الشخصية المكررة

انقر فوق الملف الشخصي المقترح وتأكد من أن هذا جهة اتصال مكررة. إذا كان كلا الملفين الشخصيين ينتميان إلى نفس جهة الاتصال، فابدأ عملية الدمج بالنقر فوق أيقونة الدمج بجوار الملف الشخصي المكرر.

3. حدد خصائص جهة الاتصال الرئيسية.

انقر فوق الأزرار ذات الصلة لتأكيد خصائص المفاتيح التي ترغب في حفظها كإعداد افتراضي إذا كانت تختلف في كلا الملفين الشخصيين. على سبيل المثال، إذا كان كل ملف تعريف لديه عنوان بريد إلكتروني مختلف، فاختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.

4. انقر فوق دمج جهة الاتصال

قم بتأكيد الدمج بالضغط على زر دمج جهة الاتصال.

المالكين أو المديرين: دمج جهات الاتصال في لوحة المعلومات

لا ترغب جميع الشركات في أن يتولى الوكلاء مسؤولية دمج جهات الاتصال. يمكن لأصحاب أو مديري مساحات العمل الذين يفضلون التعامل مع عمليات الدمج بأنفسهم القيام بذلك في أي وقت على لوحة المعلومات.

1. انتقل إلى اقتراحات الدمج

قم بالتمرير لأسفل لوحة المعلومات إلى قسم اقتراحات الدمج لمعرفة ما إذا كان هناك أي عمليات دمج مطلوبة.

2. التحقق من الملفات الشخصية المكررة

انقر فوق الملفات الشخصية المقترحة وتأكد من أن هذه جهات اتصال مكررة. إذا كان كلا الملفين الشخصيين ينتميان إلى نفس جهة الاتصال، فابدأ عملية الدمج بالنقر فوق أيقونة الدمج بجوار الملفات الشخصية المكررة.

3. حدد خصائص جهة الاتصال الرئيسية .

انقر فوق الأزرار ذات الصلة لتأكيد خصائص المفاتيح التي ترغب في حفظها كإعداد افتراضي إذا كانت تختلف في كلا الملفين الشخصيين. على سبيل المثال، إذا كان كل ملف تعريف لديه عنوان بريد إلكتروني مختلف، فاختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.

4. انقر فوق دمج جهة الاتصال

قم بتأكيد الدمج بالضغط على زر دمج جهة الاتصال.

المالكين أو المديرين: دمج جهات الاتصال عبر وحدة جهات الاتصال

في بعض المواقف، قد يكون المالكون أو المديرون على علم بملفات تعريف مكررة لا تشترك في أي معرفات رئيسية. قد يحدث هذا إذا قام أحد جهات الاتصال بالتبديل بين أرقام هواتف العمل والأرقام الشخصية أو عناوين البريد الإلكتروني أثناء الدردشة مع شركة بمرور الوقت، على سبيل المثال.

نظرًا لأنه لن تكون هناك أي مطالبات لدمج جهات الاتصال في هذه الحالة، فسيتعين عليك البحث عن جهات الاتصال المكررة بنفسك. تأكد بما لا يدع مجالا للشك من أنهم في الواقع نفس الشخص. فقط بعد ذلك يجب عليك المضي قدمًا في عملية الدمج.

1. حدد الملفات الشخصية التي ترغب في دمجها

انقر فوق مربعات الاختيار بجوار الملفين الشخصيين في صف جهات الاتصال. إذا كان لدى جهة الاتصال ملف تعريف مكرر ثالث، فيمكن الاهتمام به بعد إجراء الدمج الأول.

2. انقر فوق دمج

سيظهر زر الدمج في أعلى رأس العمود. انقر عليها لبدء الدمج.

3. حدد مفتاح الاتصال خصائص

انقر فوق الأزرار ذات الصلة لتأكيد خصائص المفاتيح التي ترغب في حفظها كإعداد افتراضي إذا كانت تختلف في كلا الملفين الشخصيين. على سبيل المثال، إذا كان كل ملف تعريف لديه عنوان بريد إلكتروني مختلف، فاختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.

4. انقر فوق دمج جهة الاتصال

قم بتأكيد الدمج بالضغط على زر دمج جهة الاتصال.

كما ترى، هذه هي العمليات المباشرة لدمج جهات الاتصال. ومع ذلك، هناك بعض العادات الجيدة التي يمكن للمستخدمين ممارستها.

أفضل الممارسات لدمج جهات الاتصال بكفاءة

تتضمن مجموعة أفضل الممارسات هذه عنصرين رئيسيين. يتناول القسم الأول كيفية إنشاء ملفات تعريف جهات اتصال شاملة لتحفيز اقتراحات الدمج في حالة اكتشاف جهة اتصال مكررة، ويضمن القسم الثاني الدقة عند دمج جهات الاتصال.

دعونا نلقي نظرة على عملية جمع بيانات الاتصال بشكل استباقي وكيف تساهم في إدارة بيانات الاتصال بشكل فعال.

جمع خصائص الاتصال مقدمًا

ليس كل قنوات المراسلة مرتبطة برقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني، حيث أن قنوات مختلفة تتطلب أشكالًا مختلفة من التعريف . بدون هذه المعرفات الرئيسية، لا يمكن لمنصة اكتشاف جهات الاتصال المكررة.

يتيح الحصول على هذه التفاصيل مقدمًا للشركات إنشاء ملفات تعريف جهات اتصال كاملة والدردشة مع جهات الاتصال بعد إغلاق نوافذ المراسلة. على سبيل المثال، يمكن فقط جهات الاتصال إعادة فتح المحادثات على WeChat بينما يتقاضى WhatsApp رسوم المحادثة الجديدة للرسائل المرسلة خارج نافذة الـ 24 ساعة .

لمواصلة المحادثات دون هذه القيود، تحتاج إلى قناة بديلة مثل البريد الإلكتروني.

الطريقة الأولى لجمع هذه الخصائص هي من خلال نموذج الدردشة المسبقة على أداة الدردشة على الويب الخاصة بك. قبل أن يبدأ جهات الاتصال بالدردشة معك عبر الدردشة على الويب، اطلب منهم ملء نموذج ما قبل الدردشة بحقول الاتصال الإلزامية.

حدد الحقول، مثل أرقام الهواتف أو رسائل البريد الإلكتروني، الأكثر ملاءمة لالتقاط البيانات. يعتمد هذا على حالات الاستخدام الخاصة بك أو تطبيقات المراسلة المفضلة في بلدك.

هناك طريقة أخرى للحصول على خصائص جهة الاتصال الرئيسية من خلال خطوة "اسأل سؤالاً" في سير العمل. قم بإعداد خطوة "أسئلة" تتطلب إدخال رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني كجزء من تحسين البيانات أثناء المحادثات الواردة.

التحقق من هويات جهات الاتصال

قبل دمج جهات الاتصال المكررة، قم بفحص تفاصيلها جيدًا للتأكد من أنها في الواقع ملفان شخصيان لنفس الشخص. لتقرر ما إذا كنت بحاجة إلى دمج جهات الاتصال، قم بما يلي:

• تأكد من اسم جهة الاتصال

• التحقق من معرفات أخرى، مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والهويات في القنوات المتصلة

• تحقق من سجل المحادثة في وحدة الرسائل، بما في ذلك التفاعلات على القنوات الأخرى المتصلة لتحديد ما إذا كانوا نفس الشخص من خلال مشكلاتهم أو نبرتهم

في حالة وجود أي تناقضات في ملف تعريف جهة اتصال مكررة، أضف تعليقًا للتحقق من هويتها في المرة التالية التي تتواصل فيها معها. ثم قم بالتحقق من تفاصيلهم واحصل على بريد إلكتروني أو رقم هاتف مفضل لاستخدامه كرقم افتراضي للمنصة.

إذا كان هناك دليل كافٍ على أن كلا الملفين الشخصيين ينتميان إلى نفس جهة الاتصال، فتابع عملية الدمج. لا تقم بدمج جهات الاتصال إذا كانت لديك أي شكوك حول هوياتهم.

في حالة دمج جهتي اتصال مختلفتين عن طريق الخطأ، فسنقوم بمساعدتك.

دمج جهات الاتصال: إلغاء دمج جهة اتصال

تحدث الأخطاء لأفضلنا، ونحن مستعدون لمثل هذا السيناريو. لا تقلق إذا قمت عن طريق الخطأ بدمج ملفين شخصيين مختلفين.

كيفية إلغاء دمج جهات الاتصال

أولاً، تأكد من وجود سبب لا مفر منه لإلغاء الدمج، مثل أن الملف الشخصي المدمج يتضمن جهتي اتصال مختلفتين.

1. تحديد جهة الاتصال

ابحث عن الملف الشخصي الذي ترغب في إلغاء دمجه في وحدة جهات الاتصال.

2. بدء إلغاء دمج جهات الاتصال

في أقصى نهاية صف جهة الاتصال، انقر فوق النقاط الثلاث لفتح قائمة الإجراءات وحدد إلغاء دمج جهة الاتصال.

3. إلغاء دمج جهة الاتصال

سيتم فتح مربع حوار لعرض ملفي الاتصال المدمجين مع أسمائهما ومعرفاتهما والقنوات المتصلة بهما. حدد الملف الشخصي الذي تريد إلغاء دمجه وانقر على زر إلغاء الدمج في الأسفل. سيتم إلغاء دمج الملفات الشخصية على الفور.

يتعين على المالكين أو المديرين إجراء عملية إلغاء الدمج، حيث أنهم فقط لديهم حق الوصول إلى وحدة جهات الاتصال. بالإضافة إلى ذلك، يرجى ملاحظة أن أي محادثات تمت أثناء دمج الملفات الشخصية سيتم الاحتفاظ بها في سجل المحادثة لملف شخصي واحد فقط.

تعد إدارة جهات الاتصال الفعالة نقطة فخر في response.io، وهو ما ينعكس في الطريقة التي تنبه بها المستخدمين بشأن جهات الاتصال المكررة، وتطالبهم بالدمج وتوفر المرونة في تحديد من يمكنه دمج جهات الاتصال. ترقب المزيد من التحسينات على أداة دمج جهات الاتصال.

قراءات إضافية

هل أنت مهتم بمعرفة كيف يمكن لـ Response.io حل مشاكل عملك؟ إطلع على هذه المقالات:

• تطبيقات المراسلة الأكثر شيوعًا: أفضل تطبيقات المراسلة لعام 2021

• إشعار Slack: إنشاء خطاف ويب وارد في Slack

• اطرح سؤالاً: دليل إرشادي