كيفية دمج جهات الاتصال: دليل كامل [يوليو 2023]

رؤية اتصالات مزدوجة حيث يجب أن يكون واحد فقط؟ ليست رؤيتكم هي المسألة - لديك فقط حالة ازدواجية في الاتصالات. تجنب الرحلات غير الضرورية لخبير البصرية مع دمج جهات الاتصال. سوف نريك كيفية دمج جهات الاتصال ومحادثاتها من أجل رؤية كلية للعملاء في مساحة العمل الخاصة بك. كما أننا سنشرح كيف تحدث ازدواجية في الاتصالات وأفضل الممارسات التي يتعين اعتمادها عند دمجها.

دمج جهة الاتصال: معالجة اتصالات مكررة

أولا، دعونا نتحدث عن ازدواجية الاتصال. لفهم قيمة أداة دمج جهات الاتصال، تحتاج إلى معرفة كيف يتم إنشاء الملفات الشخصية المكررة وكيفية ملاحظتها على respond.io، بالإضافة إلى سبب وجوب دمج الشركات جهات الاتصال.

سبب مشترك لازدواجية الاتصال

تتمثل إحدى المزايا التنافسية الرئيسية لـ respond.io في أنه يربط الشركات بالعملاء عبر جميع القنوات. تُنشئ كل رسالة واردة الأولى من قناة - سواء كانت بريدًا إلكترونيًا أو دردشة على الويب أو تطبيق مراسلة - جهة اتصال جديدة كطريقة عملية لبناء قائمة جهات الاتصال.

هناك بعض الأسباب التي تجعل جهات الاتصال تصل إلى قنوات مختلفة. على سبيل المثال، سترسل جهات الاتصال غير الصبورة رسالة إلى الأعمال التجارية عبر عدة قنوات في نفس الوقت، على أمل أن تستجيب إحدى القنوات بشكل أسرع.

ويمكنها أيضا أن تشرع في إجراء محادثات على مختلف القنوات بمرور الوقت وفقا للملاءمة. ربما يفضلون استخدام WhatsApp عند المحمول والدردشة على الويب عند تشغيل سطح المكتب. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى وجود ملامح منفصلة للاتصال.

تكرار جهات الاتصال التي تم اكتشافها عن طريق تكرار عنوان البريد الإلكتروني أو استخدام رقم الهاتف

إذاً، كيف يعترف المجيب.يو بازدواجية الاتصال؟ تتعامل المنصة مع أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني باعتبارها فريدة من نوعها. يؤدي تكرار استخدام أي من هذين إلى تنبيه المنصة حول الخصائص الأساسية المشتركة بين ملفين شخصيين.

دعونا نقول أن جهة اتصال تمد يد العون إلى شركة على WhatsApp و Telegram. إذا كانت كلتا القناتين مسجلتين على نفس رقم الهاتف، فإن الرد عليه سوف يكتشف خصائص جهة الاتصال المتقاربة.

مشكلة مع تكرار جهات الاتصال

هذا يقودنا إلى السؤال التالي: لماذا يجب أن تدمج جهات الاتصال المكررة؟ هناك عدة أسباب تجعل من الأفضل معالجة ازدواجية جهات الاتصال.

أولاً، إن التفاعل مع جهات الاتصال المزدوجة يعد استخدامًا غير كفء للموارد. دعونا نقول أن العميل يتساءل عن ترويج المبيعات على كل من WhatsApp و Telegram. إن معالجة نفس العميل من جديد عبر كل قناة سيكلفك الوقت والجهد.

إذا أدمجت الملفات الشخصية، ستلاحظ فوراً أنهم سألوا نفس السؤال مرتين. السماح لهم بمعرفة أنك تلقيت الرسائل والرد عليها مرة واحدة فقط يشير إلى مستوى عالٍ من الاهتمام للتعامل مع العملاء.

وهناك جانب آخر محتمل من جوانب الاتصالات المزدوجة يتمثل في زيادة خطر إرسال الرسائل غير المرغوب فيها عن غير قصد. على سبيل المثال، قد يؤدي إرسال نفس البث إلى جهة اتصال عدة مرات إلى الإبلاغ عنك كبريد مزعج، مما يقلل من تقييم جودة الخاصة بك على قنوات مثل WhatsApp.

دمج جهات الاتصال بشكل أنيق مع Respond.io

تُعتبر إدارة جهات الاتصال جزءًا قيمًا من العمليات بالنسبة لمعظم الشركات. وفي حين أن العديد من المنصات تسمح للمستخدمين بدمج الاتصالات، فإن الطريقة الفريدة التي يستجيبون بها لدمج جهات الاتصال لها عدة مزايا.

دعونا نستكشف بعض هذه المزايا باختصار.

دمج جهة الاتصال: اقتراحات لدمج جهات الاتصال

تتطلب معظم المنصات من المستخدمين البحث يدوياً عن جهات الاتصال المكررة أو اكتشافها بأنفسهم. وعلى العكس من ذلك، تقوم respond.io بالعمل الشاق من خلال تنبيه مستخدمي المنصة حول جهات الاتصال المكررة وتحفيز الدمج.

دمج جهة الاتصال: دمج المحادثات عبر القنوات

يدمج جهة الاتصال ليس فقط دمج جهات الاتصال المكررة وخصائصها ولكن أيضا يوحد جميع القنوات، الرسائل والأحداث والتعليقات المرتبطة بكلا الأمرين في ملفّ شخصي واحد.

ثم يتم عرض المحادثات عبر القنوات بالترتيب الزمني على واجهة سهلة التمرير في وحدة تحكم المراسلة. وهذا يخلق نظرة عامة شاملة على جهة الاتصال وجميع تفاعلاتها مع أي مشروع تجاري.

دمج جهة الاتصال: الاحتفاظ ببيانات الاتصال بعد الدمج

بدلاً من حفظ خاصية واحدة فقط في كل حقل وحذف البيانات الأخرى تلقائياً، يحتفظ respond.io بالخصائص واتصالات القناة لكلا ملامح جهة الاتصال عند الدمج.

يمكنك اختيار أي قناة لرسالة جهات الاتصال على منتقي القناة في مؤلف الرسالة.

الآن بعد أن فهمت لماذا يجب دمج جهات الاتصال المكررة، إليك ملخص حول الطرق المختلفة لدمج جهات الاتصال على المنصة.

كيفية دمج جهات الاتصال على الاستجابة

يمكن دمج جهات الاتصال في وحدات معينة من قبل المستخدمين مع مستويات الوصول ذات الصلة. يمكنك دمج جهات اتصال متعددة معا، ولكن فقط اثنين من الملفات الشخصية في كل مرة.

اقرأ لمعرفة كيفية دمج جهات الاتصال في وحدات مختلفة.

الوكلاء: دمج جهات الاتصال في وحدة الرسائل

وعادة ما يكون الوكلاء هم أول من يتصلون بجهات الاتصال التي تصل إليها. إذا تم الكشف عن خصائص الاتصال المكررة خلال محادثة واردة ، فإن المنصة ستوجه وكلاء حول فرصة الدمج.

سيتم الإشارة إلى اقتراح الدمج في علامة تبويب القنوات من ملف الاتصال الشخصي في وحدة الرسائل. ويمكن للوكلاء أن يدرسوا صحة اقتراح الدمج ويمضي قدما في الدمج إذا كانت الاتصالات مكررة بالفعل.

1. انتقل إلى اقتراحات الدمج

في علامة التبويب القنوات ، انتقل للأسفل إلى أسفل قائمة القنوات المتصلة حتى تأتي إلى قسم اقتراحات الدمج.

2. التحقق من الملفات الشخصية المكررة

انقر على الملف الشخصي المقترح وتأكد من أن هذه جهة اتصال مكررة. إذا كان كلا الملف الشخصي ينتمي إلى نفس جهة الاتصال، قم بتفعيل الدمج بالنقر على رمز الدمج بجوار ملف التعريف المكرر.

3. حدد خصائص الاتصال الرئيسية

انقر على الأزرار ذات الصلة لتأكيد الخصائص الرئيسية التي ترغب في حفظها كالخصائص الافتراضية إذا كانت تختلف في كلا الشخصين. على سبيل المثال، إذا كان لكل ملف شخصي عنوان بريد إلكتروني مختلف، اختر البريد الإلكتروني الرئيسي للاتصال.

4. انقر فوق دمج جهة الاتصال

تأكيد الدمج بالنقر على زر دمج جهة الاتصال.

المالكون أو المديرون: دمج جهات الاتصال في لوحة التحكم

ولا تريد جميع الأعمال التجارية أن يتحمل الوكلاء مسؤولية دمج الاتصالات. يمكن لمالكي مساحة العمل أو المدراء الذين يفضلون التعامل مع الدمج أنفسهم القيام بذلك في أي وقت في لوحة التحكم.

1. انتقل إلى اقتراحات الدمج

مرر لأسفل لوحة التحكم إلى قسم اقتراحات الدمج لمعرفة ما إذا كان هناك أي دمجات مطلوبة.

2. التحقق من الملفات الشخصية المكررة

انقر على الملفات الشخصية المقترحة وتأكد من أن هذه جهات اتصال مكررة. إذا كان كلا الملف الشخصي ينتمي إلى نفس جهة الاتصال، قم بتفعيل الدمج بالنقر على أيقونة الدمج بجانب الملفات الشخصية المكررة.

3. حدد خصائص الاتصال الرئيسية

انقر على الأزرار ذات الصلة لتأكيد الخصائص الرئيسية التي ترغب في حفظها كالخصائص الافتراضية إذا كانت تختلف في كلا الشخصين. على سبيل المثال، إذا كان لكل ملف شخصي عنوان بريد إلكتروني مختلف، اختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.

4. انقر فوق دمج جهة الاتصال

تأكيد الدمج بالنقر على زر دمج جهة الاتصال.

المالكون أو المديرون: دمج جهات الاتصال عبر وحدة جهات الاتصال

في بعض الحالات، قد يعرف المالكون أو المديرون عن تكرار الملفات الشخصية التي لا تشارك أي معرفات رئيسية. يمكن أن يحدث هذا إذا كان جهة الاتصال تتناوب بين عملهم وأرقام هواتفهم الشخصية أو عناوين البريد الإلكتروني أثناء الدردشة مع شركة تجارية على مر الزمن، على سبيل المثال.

بما أنه لن تكون هناك أي طلبات لدمج جهة الاتصال في هذه الحالة، يجب عليك البحث عن جهات الاتصال هذه المكررة بنفسك. 2 - التحقق بما لا يدع مجالا للشك من أنهم فعلا نفس الشخص. عندئذ فقط يجب عليك المضي قدما في الدمج.

1. حدد الملفات الشخصية التي ترغب في دمجها

انقر على مربعات الاختيار بجانب الملفّين الشخصيين في صف جهات الاتصال. إذا كان لدى جهة الاتصال ملف تعريف مكرر ثالث، فيمكن حضوره بعد إجراء الدمج الأول.

2. انقر فوق دمج

زر الدمج سيظهر في الجزء العلوي من رأس العمود. انقر عليه لبدء الدمج.

3. حدد خصائص الاتصال الرئيسية

انقر على الأزرار ذات الصلة لتأكيد الخصائص الرئيسية التي ترغب في حفظها كالخصائص الافتراضية إذا كانت تختلف في كلا الشخصين. على سبيل المثال، إذا كان لكل ملف شخصي عنوان بريد إلكتروني مختلف، اختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.

4. انقر فوق دمج جهة الاتصال

تأكيد الدمج بالنقر على زر دمج جهة الاتصال.

كما ترون، هذه عمليات مباشرة لدمج جهات الاتصال. ومع ذلك، هناك بعض العادات الجيدة التي يمكن للمستخدمين ممارستها.

أفضل الممارسات لدمج الاتصالات بكفاءة

وتتألف هذه المجموعة من أفضل الممارسات من عنصرين رئيسيين. الأول يتناول كيفية بناء ملفات تعريف اتصال شاملة لتوجيه الاقتراحات في حالة اكتشاف جهة اتصال مكررة، والثاني يضمن الدقة عند دمج جهات الاتصال.

دعونا ننظر إلى المجموعة الاستباقية لتفاصيل الاتصال وكيف تساهم في فعالية إدارة الاتصال.

جمع خصائص جهة الاتصال الأمامية

ليس كل قنوات المراسلة مرتبطة برقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني حيث أن قنوات مختلفة تتطلب أشكالاً مختلفة من الهوية. وبدون هذه المعرّفات الرئيسية، لا يمكن للمنصة أن تكتشف الاتصالات المكررة.

الحصول على هذه التفاصيل مسبقاً يسمح للشركات التجارية ببناء ملفات تعريف اتصال كاملة والدردشة مع جهات الاتصال بعد إغلاق نوافذ الرسائل. على سبيل المثال، يمكن فقط للاتصالات إعادة فتح المحادثات على WeChat بينما تفرض WhatsApp رسوم محادثة جديدة للمسجات المرسلة خارج نافذة 24 ساعة.

لمواصلة المحادثات بدون هذه القيود، تحتاج إلى قناة بديلة مثل البريد الإلكتروني.

الطريقة الأولى لجمع هذه الخصائص هي مع نموذج الدردشة المسبق على أداة دردشة الويب الخاصة بك. قبل أن تبدأ جهات الاتصال في الدردشة معك في محادثة الويب، يجب عليهم ملء نموذج الدردشة السابقة مع حقول الاتصال الإلزامية.

تحديد أي حقول، مثل أرقام الهواتف أو رسائل البريد الإلكتروني، هي الأنسب لالتقاط البيانات. هذا يعتمد على حالات الاستخدام الخاصة بك أو تطبيقات الرسائل المفضلة في بلدك.

طريقة أخرى للحصول على خصائص الاتصال الرئيسية هي من خلال اسأل خطوة سؤال في سير العمل. إعداد خطوة سؤال تتطلب رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني كجزء من تمرين لإثراء البيانات أثناء المحادثات الواردة.

التحقق من هوية جهة الاتصال

قبل دمج جهات الاتصال المكررة، قم بمراجعة تفاصيلها بدقة للتأكد من أنها تمثل بالفعل ملفين شخصيين لنفس الشخص. لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى دمج جهات الاتصال، قم بما يلي:

• تحقق من اسم جهة الاتصال مرتين.

• التحقق من المعرفات الأخرى، مثل عناوين البريد الإلكتروني، أرقام الهواتف والهويات في القنوات المتصلة

• تحقق من سجل المحادثة في وحدة الرسائل، بما في ذلك التفاعلات على قنوات أخرى متصلة لتحديد من خلال مشاكلهم أو النغمة ما إذا كانوا نفس الشخص

إذا كانت هناك أي تناقضات في ملف تعريف جهة الاتصال المكررة، قم بإضافة تعليق للتحقق من هويتهم في المرة القادمة التي يتصلون بها. ثم تحقق من تفاصيلهم واحصل على بريد إلكتروني مفضل أو رقم هاتف لاستخدامه كمنصة افتراضية.

إذا كان هناك ما يكفي من الأدلة على أن كلا الملفّين الشخصيين ينتميان إلى نفس جهة الاتصال، فتواصل مع عملية الدمج. لا تقم بدمج جهات الاتصال إذا كان لديك أي شكوك حول هويتهم.

في حالة دمج اتصالين مختلفين بشكل خاطئ، حصلنا على تغطيته.

دمج جهة الاتصال: إلغاء دمج جهة اتصال

الأخطاء تحدث للجميع، ونحن مستعدون لمثل هذا السيناريو. لا تقلق إذا قمت بدمج الملفين الشخصيين المختلفين عن طريق الخطأ.

كيفية إلغاء دمج جهات الاتصال

أولاً، تأكد من أن لديك سبباً لا يمكن تجنبه لعدم الدمج، مثل الملف الشخصي المدمج يحتوي على اتصالين مختلفين.

1. تحديد جهة الاتصال

ابحث عن الملف الشخصي الذي ترغب في فك دمجه في وحدة جهات الاتصال.

2. بدء عدم دمج جهة الاتصال

في الطرف البعيد من صف جهة الاتصال، انقر على النقاط الثلاث لفتح قائمة الإجراءات واختيار جهات الاتصال الغير مدمجة.

3. إلغاء دمج جهة الاتصال

سيتم فتح مربع حوار لعرض ملفّي الاتصال المدمجين مع أسمائهم وهوياتهم وقنوات الاتصال الخاصة بهم. حدد الملف الشخصي المراد عدم دمجه وانقر على زر إلغاء الدمج في الأسفل. سيتم على الفور عدم دمج الملفات الشخصية.

يجب أن يقوم المالكون أو المديرون بعدم الدمج لأن لهم فقط حق الوصول إلى وحدة الاتصال. ويلاحظ أيضاً أن أي محادثات جرت أثناء دمج الملامح سيتم الاحتفاظ بها في تاريخ المحادثة في ملف شخصي واحد فقط.

إدارة جهات الاتصال الفعالة هي مصدر فخر في respond.io، وتظهر في الطريقة التي تنبه بها المستخدمين حول جهات الاتصال المكررة، وتحفز الدمج، وتقدم مرونة في تحديد من يمكنه دمج جهات الاتصال. ابق بعيدا للحصول على المزيد من التحسينات لأداة دمج جهات الاتصال.

قراءات إضافية.

هل ترغب في معرفة كيف يمكن لـ respond.io حل مشاكلك التجارية؟ تحقق من هذه المقالات:

• تطبيقات الرسائل الأكثر شعبية: أفضل تطبيقات المراسلة 2021

• إشعار Slack: إنشاء Webhook داخلي لـ Slack.

• اسأل سؤالاً: دليل كيفية القيام بذلك.