هل ترى جهات اتصال مزدوجة حيث يجب أن يوجد واحد فقط؟ ليست رؤيتك هي المشكلة — لديك فقط حالة من جهات الاتصال المكررة. تجنب الرحلات غير الضرورية إلى طبيب العيون مع دمج الاتصال. سنعرض لك كيفية دمج جهات الاتصال والمحادثات الخاصة بها للحصول على عرض شامل للعملاء في مساحة العمل الخاصة بك. كما سنشرح كيفية تكرار الاتصالات وأفضل الممارسات التي يجب اعتمادها عند دمجها.
دمج جهات الاتصال: معالجة جهات الاتصال المكررة
أولا ، دعنا نتحدث عن تكرار جهات الاتصال. لفهم قيمة أداة دمج جهات الاتصال ، تحتاج إلى معرفة كيفية إنشاء ملفات التعريف المكررة وملاحظتها على respond.io، وكذلك لماذا يجب على الشركات دمج جهات الاتصال.
سبب شائع لازدواجية الاتصال
ميزة تنافسية كبيرة ل respond.io هو أنه يربط الشركات بالعملاء على أي قناة. كل رسالة واردة أولى من قناة - سواء كانت بريدا إلكترونيا أو دردشة ويب أو تطبيق مراسلة - تنشئ جهة اتصال جديدة كطريقة عملية لإنشاء قائمة جهات اتصال.
هناك بعض الأسباب التي تجعل جهات الاتصال تتواصل على قنوات مختلفة. لأحد ، سوف الاتصالات الصبر رسالة الأعمال التجارية على عدد قليل من القنوات في نفس الوقت ، على أمل أن يكون واحد أسرع الاستجابات.
يمكنهم أيضا بدء محادثات على قنوات مختلفة بمرور الوقت وفقا للراحة. ربما يفضلون استخدام WhatsApp عندما تكون على الهاتف المحمول والدردشة عبر الويب عندما تكون على سطح المكتب. سيؤدي ذلك إلى ملفات تعريف جهات اتصال منفصلة.
جهات الاتصال المكررة التي تم اكتشافها بواسطة تكرار عنوان البريد الإلكتروني أو استخدام رقم الهاتف
لذا ، كيف respond.io التعرف على تكرار الاتصال؟ تتوكيل المنصة مع أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني على أنها فريدة من نوعها. يؤدي تكرار استخدام أي منهما إلى تنبيه النظام الأساسي لخصائص المفاتيح المتداخلة بين ملفين شخصيين.
لنفترض أن جهة اتصال تتواصل مع نشاط تجاري على WhatsApp و Telegram. إذا كانت كلتا القناتين مسجلتين على نفس رقم الهاتف ، respond.io سيكتشف خصائص جهة الاتصال المتزامنة.
المشكلة مع جهات الاتصال المكررة
هذا يقودنا إلى السؤال التالي: لماذا يجب دمج جهات الاتصال المكررة؟ هناك سببان لعدم رغبتك في عدم إلغاء تحديد تكرار الاتصال.
أولا ، يعد التفاعل مع جهات الاتصال المكررة استخداما غير فعال للموارد. لنفترض أن أحد العملاء استفسر عن عرض ترويجي للمبيعات على كل من WhatsApp و Telegram. إن مخاطبة نفس العميل من جديد على كل قناة سيكلفك الوقت والقوى الوكيلة.
إذا تم دمج الملفات الشخصية، ستلاحظ على الفور أنها قد طرحت نفس السؤال مرتين. إن إعلامهم بأنك تلقيت كلا الرسالتين والرد عليهما مرة واحدة فقط يشير إلى مستوى عال من الاهتمام بالتوكيل مع العملاء.
الجانب السلبي المحتمل الآخر لجهات الاتصال المكررة هو زيادة خطر إرسال بريد عشوائي إليها عن غير قصد. على سبيل المثال ، قد يؤدي إرسال نفس البث إلى جهة اتصال عدة مرات إلى الإبلاغ عنك بسبب الرسائل غير المرغوب فيها ، مما يقلل من تقييم الجودة على قنوات مثل WhatsApp.
حلول دمج جهات الاتصال الأنيقة مع respond.io
تعد إدارة جهات الاتصال جزءا قيما من بانوراما العمليات لمعظم الشركات. في حين أن العديد من المنصات تسمح للمستخدمين بدمج جهات الاتصال ، فإن الطريقة الفريدة respond.io نهج دمج الاتصال له العديد من المزايا.
دعونا نستكشف بإيجاز بعض هذه المزايا.
دمج جهات الاتصال: يطالب اقتراحات لدمج جهات الاتصال
تتطلب معظم الأنظمة الأساسية من المستخدمين البحث يدويا عن جهات الاتصال المكررة أو اكتشافها بأنفسهم. في المقابل، respond.io يقوم بالرفع الثقيل عن طريق تنبيه مستخدمي النظام الأساسي حول جهات الاتصال المكررة والمطالبة بالدمج.
دمج جهات الاتصال: دمج المحادثات عبر القنوات
لا يدمج دمج جهات الاتصال جهات الاتصال المكررة وخصائصها فحسب ، بل يدمج أيضا جميع القنوات والرسائل والأحداث والتعليقات المرتبطة بكليهما في ملف تعريف واحد.
ثم يتم عرض المحادثات عبر القنوات بترتيب زمني على واجهة سلسة وقابلة للتمرير في وحدة تحكم المراسلة. يؤدي ذلك إلى تقديم نظرة عامة شاملة على جهة الاتصال وجميع تفاعلاتها مع نشاط تجاري.
دمج جهات الاتصال: يحتفظ ببيانات جهة الاتصال بعد الدمج
بدلا من حفظ خاصية واحدة فقط لكل حقل وحذف البيانات الأخرى تلقائيا ، respond.io يحتفظ بالخصائص واتصالات القناة لكل من ملفات تعريف جهات الاتصال عند الدمج.
يمكنك اختيار القناة التي تريد إرسال رسائل إلى جهات الاتصال من محدد القناة في مؤلف الرسالة.
الآن بعد أن كنت تصل إلى سرعة لماذا يجب دمج جهات الاتصال المكررة، وهنا المتهدمة على أساليب مختلفة لدمج جهات الاتصال على النظام الأساسي.
كيفية دمج جهات الاتصال على respond.io
يمكن أن يتم دمج جهات الاتصال في وحدات معينة من قبل المستخدمين الذين لديهم مستويات وصول ذات صلة. يمكنك دمج جهات اتصال متعددة معا، ولكن ملفين شخصيين فقط في كل مرة.
تابع القراءة لمعرفة كيفية دمج جهات الاتصال في الوحدات النمطية المختلفة.
عوامل: دمج جهات الاتصال في وحدة الرسائل النمطية
الوكلاء هم عادة أول من يحضر إلى جهات الاتصال التي تتواصل. إذا تم الكشف عن خصائص جهات الاتصال المكررة أثناء محادثة واردة، فإن النظام الأساسي سيطالب الوكلاء حول فرصة دمج.
سيتم الإشارة إلى اقتراح دمج في علامة التبويب القنوات في التشكيل الجانبي لجهة الاتصال في وحدة الرسائل. يمكن للوكلاء فحص صلاحية اقتراح الدمج والمضي قدما في الدمج إذا كانت جهات الاتصال مكررة بالفعل.
1. انتقل إلى دمج الاقتراحات
في علامة التبويب القنوات، مرر لأسفل إلى أسفل قائمة القنوات المتصلة حتى تصل إلى القسم دمج الاقتراحات.
2. تحقق من ملفات التعريف المكررة
انقر على الملف الشخصي المقترح وتأكد من أن هذا هو جهة اتصال مكررة. إذا كان كلا التشكيلين الشخصيين ينتميان إلى جهة الاتصال نفسها، قم ببدء الدمج بالنقر فوق رمز دمج بجوار ملف التعريف المكرر.
3. حدد خصائص الاتصال الرئيسية
انقر على الأزرار ذات الصلة لتأكيد الخصائص الرئيسية التي ترغب في حفظها كافتراضي إذا كانت تختلف في كلا الملفين الشخصيين. على سبيل المثال، إذا كان لكل ملف شخصي عنوان بريد إلكتروني مختلف، فاختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.
4. انقر على دمج الاتصال
تأكد من الدمج بالنقر فوق الزر دمج جهة الاتصال.
المالكون أو المديرون: دمج جهات الاتصال في لوحة المعلومات
لا تريد جميع الشركات أن يتحمل الوكلاء مسؤولية دمج جهات الاتصال. يمكن لمالكي مساحات العمل أو المديرين الذين يفضلون التوكيل مع عمليات الدمج بأنفسهم القيام بذلك في أي وقت في لوحة المعلومات.
1. انتقل إلى دمج الاقتراحات
مرر لأسفل لوحة المعلومات إلى المقطع دمج الاقتراحات لمعرفة ما إذا كانت هناك أية عمليات دمج تمت المطالبة بها.
2. تحقق من ملفات التعريف المكررة
انقر على الملفات الشخصية المقترحة وتأكد من أن هذه جهات اتصال مكررة. إذا كان كلا التشكيلين الشخصيين ينتميان إلى جهة الاتصال نفسها، قم ببدء الدمج بالنقر فوق رمز دمج بجوار التشكيلات الجانبية المكررة.
3. حدد خصائص الاتصال الرئيسية
انقر على الأزرار ذات الصلة لتأكيد الخصائص الرئيسية التي ترغب في حفظها كافتراضي إذا كانت تختلف في كلا الملفين الشخصيين. على سبيل المثال، إذا كان لكل ملف شخصي عنوان بريد إلكتروني مختلف، فاختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.
4. انقر على دمج الاتصال
تأكد من الدمج بالنقر فوق الزر دمج جهة الاتصال.
المالكون أو المديرون: دمج جهات الاتصال عبر وحدة جهات الاتصال
في بعض الحالات، قد يعرف المالكون أو المديرون التشكيلات الجانبية المكررة التي لا تشارك أي معرفات رئيسية. قد يحدث هذا إذا تناوب جهة اتصال بين العمل وأرقام الهواتف الشخصية أو عناوين البريد الإلكتروني أثناء الدردشة مع نشاط تجاري بمرور الوقت، على سبيل المثال.
كما لن يكون هناك أي مطالبات لدمج جهة اتصال في هذه الحالة، سيكون لديك للبحث عن جهات الاتصال المكررة هذه بنفسك. تحقق بما لا يدع مجالا للشك من أنهم في الواقع نفس الشخص. وعندئذ فقط يجب عليك المضي قدما في الدمج.
1. حدد الملفات الشخصية التي ترغب في دمجها
انقر على مربعات الاختيار بجوار الملفين الشخصيين في صف جهات الاتصال. إذا كان لدى Contact ملف تعريف مكرر ثالث، يمكن الحضور إليه بعد إجراء الدمج الأول.
2. انقر على دمج
سيظهر الزر دمج في أعلى رأس العمود. انقر عليه لبدء الدمج.
3. حدد خصائص الاتصال الرئيسية
انقر على الأزرار ذات الصلة لتأكيد الخصائص الرئيسية التي ترغب في حفظها كافتراضي إذا كانت تختلف في كلا الملفين الشخصيين. على سبيل المثال، إذا كان لكل ملف شخصي عنوان بريد إلكتروني مختلف، فاختر البريد الإلكتروني الرئيسي لجهة الاتصال.
4. انقر على دمج الاتصال
تأكد من الدمج بالنقر فوق الزر دمج جهة الاتصال.
كما ترون، هذه هي عمليات مباشرة لدمج جهات الاتصال. ومع ذلك ، هناك بعض العادات الجيدة التي يمكن للمستخدمين ممارستها.
أفضل الممارسات لدمج جهات الاتصال بكفاءة
وتتألف هذه المجموعة من أفضل الممارسات من عنصرين رئيسيين. يعالج الأول كيفية إنشاء ملفات تعريف جهات اتصال شاملة للمطالبة باقتراحات دمج إذا تم الكشف عن جهة اتصال مكررة والثاني يضمن الدقة عند دمج جهات الاتصال.
دعونا ننظر في مجموعة استباقية من تفاصيل الاتصال وكيف يساهم في إدارة فعالة للاتصال.
جمع خصائص جهة الاتصال مقدما
لا ترتبط جميع قنوات المراسلة برقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني حيث تتطلب القنوات المختلفة أشكالا مختلفة من التعريف. بدون هذه المعرفات الرئيسية، النظام الأساسي لا يمكن الكشف عن جهات الاتصال المكررة.
يتيح الحصول على هذه التفاصيل مقدما للشركات إنشاء ملفات تعريف جهات اتصال كاملة والدردشة مع جهات الاتصال بعد إغلاق نوافذ المراسلة. على سبيل المثال ، يمكن لجهات الاتصال فقط إعادة فتح المحادثات على WeChat بينما WhatsApp يفرض رسوم محادثة جديدة على الرسائل المرسلة خارج نافذة ال 24 ساعة.
لمتابعة المحادثات دون هذه القيود، تحتاج إلى قناة بديلة مثل البريد الإلكتروني.
الطريقة الأولى لجمع هذه الخصائص مع نموذج ما قبل الدردشة على القطعة دردشة الويب الخاص بك. قبل أن تبدأ جهات الاتصال في الدردشة معك على شبكة الإنترنت، قم بملء نموذج ما قبل الدردشة بحقول اتصال إلزامية.
حدد الحقول، مثل أرقام الهواتف أو رسائل البريد الإلكتروني، الأنسب لالتقاط البيانات. يعتمد ذلك على حالات الاستخدام أو تطبيقات المراسلة المفضلة في بلدك.
طريقة أخرى للحصول على خصائص جهة الاتصال الرئيسية هي من خلال الخطوة "طرح سؤال" في "مهام سير العمل". قم بإعداد خطوة طرح سؤال تتطلب إدخال رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني كجزء من تمرين إثراء البيانات أثناء المحادثات الواردة.
التحقق من هويات جهات الاتصال
قبل دمج جهات الاتصال المكررة، قم بفحص تفاصيلها بدقة للتأكد من أنها في الواقع ملفين شخصيين لنفس الشخص. لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى دمج جهات الاتصال، قم بما يلي:
- تحقق مرة أخرى من اسم جهة الاتصال
- تحقق من المعرفات الأخرى، مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والهويات في القنوات المتصلة
- تحقق من سجل المحادثات في وحدة الرسائل، بما في ذلك التفاعلات على القنوات الأخرى المتصلة لتحديد ما إذا كانت هي نفس الشخص من خلال مشكلاتها أو نبرتها
إذا كانت هناك أية تناقضات في ملف تعريف جهة اتصال مكررة، أضف تعليقا للتحقق من هويته في المرة التالية التي يتصلون فيها. ثم تحقق من تفاصيلها والحصول على البريد الإلكتروني المفضل أو رقم الهاتف لاستخدامها كإعداد افتراضي للنظام الأساسي.
إذا كان هناك دليل كاف على أن كلا التشكيلين الجانبيين ينتميان إلى جهة الاتصال نفسها، تابع عملية الدمج. لا تقم بدمج جهات الاتصال إذا كان لديك أي شكوك حول هوياتهم.
في حالة دمج اثنين من جهات الاتصال المختلفة بشكل خاطئ، لدينا تغطية لك.
دمج جهات الاتصال: إلغاء دمج جهة اتصال
الأخطاء تحدث لأفضلنا، ونحن مستعدون لمثل هذا السيناريو. Fret ليس إذا قمت بطريق الخطأ دمج اثنين من التشكيلات الجانبية جهة اتصال مختلفة.
كيفية إلغاء دمج جهات الاتصال
أولا، تأكد من وجود سبب لا مفر منه لفك الدمج، مثل التشكيل الجانبي المدمجة يتكون من اثنين من جهات الاتصال المختلفة.
1. تحديد جهة الاتصال
ابحث عن التشكيل الجانبي الذي ترغب في إلغاء دمجه في الوحدة النمطية لجهات الاتصال.
2. بدء الاتصال unmerge
في الطرف البعيد من صف جهة الاتصال، انقر على النقاط الثلاث لفتح قائمة الإجراءات وحدد إلغاء دمج جهة الاتصال.
3. إلغاء دمج جهة الاتصال
سيتم فتح مربع حوار لعرض التشكيلات الجانبية لجهة الاتصال المدمجة مع الاسماء الخاصة بهم، معرفات والقنوات المتصلة. حدد ملف التعريف الذي سيتم إلغاء دمجه وانقر فوق الزر إلغاء الدمج في الأسفل. سيتم إلغاء دمج التشكيلات الجانبية على الفور.
يجب أن يتم إلغاء دمج من قبل المالكين أو المديرين كما لديهم فقط الوصول إلى الوحدة النمطية جهات الاتصال. أيضا، لاحظ أن أي محادثات جرت أثناء دمج الملفات الشخصية سيتم الاحتفاظ بها في سجل المحادثة لملف شخصي واحد فقط.
إدارة جهات الاتصال الفعالة هي نقطة فخر respond.io، ينعكس ذلك في الطريقة التي ينبه بها المستخدمين بشأن جهات الاتصال المكررة، ويطالب بالدمج ويوفر المرونة في تحديد من يمكنه دمج جهات الاتصال. ترقب المزيد من التحسينات على أداة دمج جهات الاتصال.
مواصلة القراءة
مهتم بمعرفة كيفية أخرى respond.io يمكن أن تحل مشاكل عملك؟ تحقق من هذه المقالات:
- تطبيقات المراسلة الأكثر شعبية: أفضل تطبيقات المراسلة 2021
- Slack إشعار: إنشاء ملف Slack الوارده Webhook
- طرح سؤال: دليل إرشادي
