Bagaimana Cara Artikel

Cara Menggabungkan Kontak: Panduan Lengkap [Juli 2023]

Petrina Jo
20 Juli 2023
Cara Menggabungkan Kontak Duplikat pada respond.io

Melihat Kontak ganda yang seharusnya hanya ada satu? Bukan penglihatan Anda yang menjadi masalah - Anda hanya mengalami kasus Kontak ganda. Hindari perjalanan yang tidak perlu ke dokter mata dengan Penggabungan Kontak. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggabungkan Kontak dan Percakapan mereka untuk mendapatkan tampilan holistik pelanggan di Ruang Kerja Anda. Kami juga akan menjelaskan bagaimana Kontak duplikat terjadi dan praktik terbaik yang harus dilakukan saat menggabungkannya.

Penggabungan Kontak: Mengatasi Kontak Duplikat

Pertama, mari kita bahas tentang duplikasi Kontak. Untuk memahami nilai dari alat bantu Penggabungan Kontak, Anda perlu mengetahui bagaimana profil duplikat dibuat dan diperhatikan di respond.io, serta mengapa perusahaan harus menggabungkan Kontak.

Penyebab Umum Duplikasi Kontak

Keunggulan kompetitif utama dari respond.io adalah menghubungkan bisnis dengan pelanggan di Channel mana pun. Setiap pesan pertama yang masuk dari Saluran - baik itu email, obrolan web, atau aplikasi perpesanan - membuat Kontak baru sebagai cara praktis untuk membangun daftar Kontak.

Gambar ini menunjukkan bagaimana setiap pesan masuk pertama dari Saluran - baik itu email, obrolan web, atau aplikasi perpesanan - membuat Kontak baru. Ini adalah cara yang mudah dan praktis untuk membuat daftar Kontak untuk penggunaan bisnis...
Setiap pesan pertama dari Saluran baru akan membuat Kontak baru

Ada beberapa alasan mengapa Kontak akan menjangkau Saluran yang berbeda. Pertama, Kontak yang tidak sabar akan mengirim pesan kepada bisnis di beberapa Saluran pada saat yang sama, dengan harapan salah satu Saluran akan mendapatkan tanggapan yang lebih cepat.

Mereka juga dapat memulai percakapan di Saluran yang berbeda dari waktu ke waktu sesuai dengan kenyamanan. Mungkin mereka lebih suka menggunakan WhatsApp saat di ponsel dan obrolan web saat di desktop. Ini akan menghasilkan profil Kontak yang terpisah.

Kontak Duplikat Terdeteksi dengan Penggunaan Alamat Email atau Nomor Telepon Berulang

Jadi, bagaimana respond.io mengenali duplikasi Kontak? Platform ini memperlakukan nomor telepon dan alamat email sebagai sesuatu yang unik. Penggunaan berulang kali dari keduanya akan memberi tahu platform tentang properti kunci yang tumpang tindih di antara dua profil.

Ini adalah gambar bagaimana duplikasi Kontak terdeteksi oleh respond.io. Platform ini memperlakukan nomor telepon dan alamat email sebagai sesuatu yang unik. Penggunaan berulang kali dari keduanya akan memperingatkan platform tentang properti kunci yang tumpang tindih di antara dua profil.
Pesan baru dari Kontak yang sama di Saluran yang berbeda akan membuat duplikat Kontak

Katakanlah sebuah Kontak menghubungi bisnis di WhatsApp dan Telegram. Jika kedua Saluran terdaftar pada nomor telepon yang sama, respond.io akan mendeteksi properti Kontak yang sama.

Masalah dengan Kontak Duplikat

Hal ini membawa kita ke pertanyaan berikutnya: Mengapa Anda harus menggabungkan duplikasi Kontak? Ada beberapa alasan mengapa Anda mungkin tidak ingin duplikasi Kontak tidak dicentang.

Ini adalah gambar yang menggambarkan masalah yang muncul ketika Kontak duplikat tidak ditangani. Masalah tersebut termasuk penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan peningkatan risiko pengiriman spam dengan mengirimkan pesan atau siaran yang sama kepada Kontak beberapa kali. Bisnis harus menggabungkan profil-profil ini jika mereka adalah orang yang sama untuk memfasilitasi pengalaman pengguna dan pelanggan yang lebih baik.
Membiarkan Kontak duplikat tidak dicentang akan menimbulkan beberapa masalah

Pertama, berinteraksi dengan Kontak duplikat adalah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. Katakanlah seorang pelanggan bertanya tentang promosi penjualan di WhatsApp dan Telegram. Menanggapi pelanggan yang sama secara berulang-ulang di setiap Saluran akan menghabiskan waktu dan tenaga.

Jika profil-profil tersebut digabungkan, Anda akan segera menyadari bahwa mereka telah mengajukan pertanyaan yang sama dua kali. Memberitahukan bahwa Anda menerima kedua pesan tersebut dan membalasnya sekali saja menunjukkan tingkat perhatian yang tinggi terhadap penanganan pelanggan.

Potensi kerugian lain dari duplikasi Kontak adalah meningkatnya risiko pengiriman spam secara tidak sengaja. Misalnya, mengirim siaran yang sama ke Kontak beberapa kali dapat membuat Anda dilaporkan sebagai spam, yang menurunkan peringkat kualitas Anda di Saluran seperti WhatsApp.

Solusi Penggabungan Kontak yang Elegan dengan respond.io

Manajemen kontak adalah bagian yang berharga dari jigsaw operasi untuk sebagian besar bisnis. Meskipun banyak platform yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan kontak, cara unik respond.io dalam melakukan penggabungan kontak memiliki beberapa keunggulan.

Ini adalah gambar yang menunjukkan tiga manfaat dari cara unik respond.io yang memungkinkan pengguna menangani penggabungan Kontak. Hal ini termasuk memberikan saran penggabungan, mengkonsolidasikan percakapan di seluruh Saluran untuk kedua profil, dan mempertahankan data Kontak seperti properti dan semua koneksi Saluran untuk kedua Kontak setelah penggabungan.
Keuntungan menggabungkan Kontak pada respond.io

Mari kita telusuri secara singkat beberapa manfaat ini.

Penggabungan Kontak: Meminta Saran untuk Menggabungkan Kontak

Sebagian besar platform mengharuskan pengguna untuk mencari atau menemukan kontak duplikat secara manual. Sebaliknya, respond.io melakukan pekerjaan berat dengan memperingatkan pengguna platform tentang Kontak duplikat dan meminta penggabungan.

Penggabungan Kontak: Menggabungkan Percakapan Lintas Saluran

Penggabungan Kontak tidak hanya menggabungkan Kontak duplikat dan propertinya, namun juga mengkonsolidasikan semua Saluran, Pesan, Acara, dan Komentar yang terkait dengan keduanya dalam satu profil.

Ini adalah gambar bagaimana semua percakapan di Saluran mana pun yang ditautkan ke Kontak juga dikonsolidasikan selama penggabungan Kontak. Percakapan ini kemudian akan ditampilkan dalam urutan kronologis pada antarmuka yang dapat digulir di konsol pesan.
Pesan yang dipertukarkan di semua Saluran yang terkait dengan Kontak duplikat juga akan digabungkan

Percakapan di seluruh Saluran kemudian ditampilkan dalam urutan kronologis pada antarmuka yang mulus dan dapat digulir di konsol pesan. Hal ini menciptakan gambaran umum yang komprehensif tentang Kontak dan semua interaksinya dengan bisnis.

Penggabungan Kontak: Menyimpan Data Kontak Setelah Penggabungan

Alih-alih hanya menyimpan satu properti per bidang dan secara otomatis menghapus data lainnya, respond.io mempertahankan properti dan koneksi Saluran untuk kedua profil Kontak saat penggabungan.

Ini adalah gambar yang menunjukkan bagaimana respond.io mempertahankan semua Saluran yang ditautkan ke kedua profil Kontak setelah dikonsolidasikan. Saluran dapat diakses di Pemilih Saluran pada konsol pesan di Modul Pesan.
Semua Saluran yang ditautkan ke Kontak duplikat dapat diakses di Pemilih Saluran setelah penggabungan

Anda dapat memilih Saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan ke Kontak dari Pemilih Saluran di penyusun pesan.

Setelah Anda mengetahui alasan mengapa Anda harus menggabungkan Kontak yang duplikat, berikut ini adalah ikhtisar berbagai metode untuk menggabungkan Kontak di platform.

Cara Menggabungkan Kontak pada respond.io

Penggabungan kontak dapat dilakukan di modul tertentu oleh Pengguna dengan tingkat akses yang relevan. Anda dapat menggabungkan beberapa Kontak secara bersamaan, namun hanya dua profil sekaligus.

Ini adalah gambar modul platform dan pengguna yang dapat menggabungkan Kontak duplikat. Berdasarkan tingkat akses mereka, Pengguna dapat memverifikasi identitas profil duplikat dan menggabungkan Kontak duplikat setelah mereka yakin bahwa kedua profil adalah milik orang yang sama. Meskipun beberapa Kontak pada akhirnya dapat digabungkan menjadi satu profil, yang menggabungkan semua Saluran dan percakapan mereka, hanya dua profil yang dapat digabungkan dalam satu waktu.
Modul platform yang mendukung Penggabungan Kontak dan Pengguna yang memiliki akses ke modul tersebut

Baca terus untuk mengetahui cara menggabungkan Kontak di berbagai modul.

Agen: Menggabungkan Kontak di Modul Pesan

Agen biasanya menjadi orang pertama yang akan menangani Kontak yang menghubungi. Jika properti Kontak yang diduplikasi terdeteksi selama percakapan masuk, platform akan memberi tahu Agen tentang peluang penggabungan.

Ini adalah gambar yang menunjukkan bagaimana saran penggabungan diminta ketika properti duplikat seperti nomor telepon atau alamat email terdeteksi selama percakapan masuk. Sebuah indikator akan muncul di tab Saluran pada profil Kontak, yang memperingatkan Agen tentang saran penggabungan. Agen dapat memverifikasi apakah profil duplikat tersebut milik orang yang sama dan kemudian menggabungkannya...
Indikator di tab Saluran pada Modul Pesan akan meminta Agen tentang potensi penggabungan

Saran penggabungan akan ditunjukkan di tab Saluran pada profil Kontak di Modul Pesan. Agen dapat memeriksa validitas saran penggabungan dan melanjutkan penggabungan jika Kontak memang duplikat.

GIF ini menunjukkan bagaimana Agen dapat menggabungkan duplikat Kontak di Modul Pesan selama percakapan masuk. Saran penggabungan akan ditunjukkan di tab Saluran pada profil Kontak di Modul Pesan. Agen dapat memeriksa validitas saran penggabungan dan melanjutkan penggabungan jika Kontak tersebut memang duplikat.
Bagaimana Agen dapat menggabungkan Kontak dalam Modul Pesan

1. Arahkan ke Gabungkan Saran

Pada tab Saluran, gulir ke bawah ke bagian bawah daftar Saluran yang terhubung sampai Anda tiba di bagian Gabungkan Saran.

2. Verifikasi profil duplikat

Klik pada profil yang disarankan dan pastikan ini adalah Kontak yang diduplikasi. Jika kedua profil merupakan bagian dari Kontak yang sama, lakukan penggabungan dengan mengeklik ikon Gabungkan di samping profil duplikat.

3. Memilih kunci Properti kontak

Klik pada tombol yang relevan untuk menegaskan properti utama mana yang ingin Anda simpan sebagai default jika berbeda di kedua profil. Misalnya, jika setiap profil memiliki alamat email yang berbeda, pilih email yang akan menjadi email utama untuk Kontak.

4. Klik pada Gabungkan Kontak

Konfirmasikan penggabungan dengan mengeklik tombol Gabungkan Kontak.

Pemilik atau Manajer: Menggabungkan Kontak di Dasbor

Tidak semua bisnis menginginkan Agen mengambil tanggung jawab untuk menggabungkan Kontak. Pemilik Ruang Kerja atau Manajer yang lebih suka menangani penggabungan sendiri dapat melakukannya kapan saja di Dasbor.

Ini adalah GIF yang menunjukkan bagaimana Pemilik dan Manajer dapat menggabungkan duplikat Kontak di Dasbor. Beberapa bisnis mungkin tidak ingin Agen mengambil tanggung jawab untuk menggabungkan Kontak. Pemilik Ruang Kerja atau Manajer yang ingin menangani penggabungan sendiri dapat melakukannya kapan saja di Dasbor.
Bagaimana Pemilik dan Manajer dapat menggabungkan Kontak di Dasbor

1. Arahkan ke Gabungkan Saran

Gulir ke bawah Dasbor ke bagian Saran Penggabungan untuk melihat apakah ada penggabungan yang diminta.

2. Verifikasi profil duplikat

Klik pada profil yang disarankan dan pastikan ini adalah Kontak duplikat. Jika kedua profil merupakan bagian dari Kontak yang sama, mulai penggabungan dengan mengeklik ikon Gabungkan di samping profil duplikat.

3. Memilih kunci Properti kontak

Klik pada tombol yang relevan untuk menegaskan properti utama mana yang ingin Anda simpan sebagai default jika berbeda di kedua profil. Misalnya, jika setiap profil memiliki alamat email yang berbeda, pilih email utama untuk Kontak.

4. Klik pada Gabungkan Kontak

Konfirmasikan penggabungan dengan mengeklik tombol Gabungkan Kontak.

Pemilik atau Manajer: Menggabungkan Kontak melalui Modul Kontak

Dalam situasi tertentu, Pemilik atau Manajer mungkin mengetahui adanya profil duplikat yang tidak memiliki pengenal utama. Hal ini dapat terjadi jika Kontak berganti-ganti antara nomor telepon atau alamat email kantor dan pribadi saat mengobrol dengan bisnis dari waktu ke waktu, misalnya.

Ini adalah gambar bagaimana profil Kontak duplikat yang tidak berbagi nomor telepon atau alamat email mungkin ada di daftar Kontak bisnis. Pemilik dan Manajer Ruang Kerja hanya boleh menggabungkan profil-profil ini jika mereka benar-benar yakin bahwa profil-profil tersebut adalah milik Kontak yang sama. Jika ada keraguan mengenai identitas mereka, profil tersebut harus disimpan sebagai profil terpisah.
Penggabungan tidak akan diminta untuk Kontak duplikat yang tidak berbagi nomor telepon atau alamat email

Karena tidak akan ada permintaan untuk penggabungan Kontak dalam kasus ini, Anda harus mencari sendiri Kontak duplikat ini. Pastikan bahwa mereka memang orang yang sama. Setelah itu, barulah Anda dapat melanjutkan penggabungan.

Ini adalah gambar bagaimana Pemilik dan Manajer dapat menggabungkan Kontak duplikat tanpa meminta saran penggabungan di Modul Kontak. Dalam situasi tertentu, Pemilik atau Manajer mungkin mengetahui adanya profil duplikat yang tidak memiliki pengenal utama yang sama. Hal ini dapat terjadi jika Kontak berganti-ganti antara nomor telepon atau alamat email kantor dan pribadi saat mengobrol dengan bisnis dari waktu ke waktu, misalnya. Penggabungan kontak hanya boleh dilakukan setelah memverifikasi identitas mereka.
Bagaimana Pemilik dan Manajer dapat menggabungkan Kontak di Modul Kontak

1. Pilih profil yang ingin Anda gabungkan

Klik kotak centang di samping dua profil di baris Kontak. Jika Kontak memiliki profil duplikat ketiga, profil ini dapat diperhatikan setelah melakukan penggabungan pertama.

2. Klik pada Gabungkan

Tombol Gabungkan akan muncul di bagian atas tajuk kolom. Klik tombol tersebut untuk memulai penggabungan.

3. Memilih kunci Properti kontak

Klik pada tombol yang relevan untuk menegaskan properti utama mana yang ingin Anda simpan sebagai default jika berbeda di kedua profil. Misalnya, jika setiap profil memiliki alamat email yang berbeda, pilih email utama untuk Kontak.

4. Klik pada Gabungkan Kontak

Konfirmasikan penggabungan dengan mengeklik tombol Gabungkan Kontak.

Seperti yang Anda lihat, ini adalah proses yang mudah untuk menggabungkan Kontak. Meskipun demikian, ada beberapa kebiasaan baik yang bisa dipraktikkan oleh pengguna.

Praktik Terbaik untuk Menggabungkan Kontak Secara Efisien

Rangkaian praktik terbaik ini terdiri dari dua komponen utama. Yang pertama menangani cara membuat profil Kontak yang komprehensif untuk memberikan saran penggabungan yang cepat jika terdeteksi adanya Kontak duplikat dan yang kedua memastikan akurasi saat menggabungkan Kontak.

Gambar ini menunjukkan dua praktik terbaik yang perlu diperhatikan saat menggabungkan Kontak. Hal ini termasuk menjadikan pengumpulan properti Kontak sebagai bagian penting dari proses pengayaan data Anda dengan Kontak baru dan memverifikasi identitas Kontak duplikat secara menyeluruh sebelum melanjutkan penggabungan.
Praktik terbaik untuk diterapkan saat menggabungkan Kontak

Mari kita lihat pengumpulan detail Kontak secara proaktif dan bagaimana hal ini berkontribusi pada manajemen Kontak yang efektif.

Kumpulkan Properti Kontak di Muka

Tidak semua saluran perpesanan terkait dengan nomor telepon atau alamat email karena saluran yang berbeda memerlukan bentuk identifikasi yang berbeda. Tanpa pengidentifikasi utama ini, platform tidak dapat mendeteksi Kontak duplikat.

Dengan mendapatkan detail ini di awal, bisnis dapat membangun profil Kontak yang lengkap dan mengobrol dengan Kontak setelah jendela pesan ditutup. Misalnya, hanya Kontak yang dapat membuka kembali percakapan di WeChat sementara WhatsApp membebankan biaya percakapan baru untuk pesan yang dikirim di luar jendela 24 jam.

Untuk melanjutkan percakapan tanpa pembatasan ini, Anda memerlukan Saluran alternatif seperti email.

Ini adalah gambar yang menunjukkan bagaimana bisnis dapat mengumpulkan rincian Kontak seperti nomor telepon dan alamat email di awal melalui formulir pra-obrolan dengan bidang kontak wajib pada widget obrolan web mereka. Hal ini akan membantu mereka membangun profil Kontak yang lengkap dan menghindari profil duplikat yang tidak diketahui, serta mengobrol dengan Kontak setelah jendela pesan ditutup.
Kumpulkan detail Kontak di awal dengan membuat formulir pra-obrolan untuk widget obrolan web

Cara pertama untuk mengumpulkan properti ini adalah dengan formulir pra-obrolan di widget obrolan web Anda. Sebelum Kontak mulai mengobrol dengan Anda di obrolan web, minta mereka mengisi formulir pra-obrolan dengan bidang kontak wajib.

Tentukan bidang mana, seperti nomor telepon atau email, yang paling cocok untuk pengambilan data. Hal ini tergantung pada kasus penggunaan Anda atau aplikasi perpesanan yang lebih disukai di negara Anda.

Ini adalah gambar bagaimana langkah Mengajukan Pertanyaan di Alur Kerja dapat digunakan untuk mengumpulkan pengidentifikasi utama Kontak seperti alamat email atau nomor telepon. Langkah ini dapat diimplementasikan sebagai praktik terbaik dan bagian dari latihan pengayaan data bisnis selama percakapan masuk.
Metode alternatif untuk mengumpulkan properti Kontak adalah langkah Ajukan Pertanyaan di Alur Kerja

Cara lain untuk mendapatkan properti Kontak utama adalah melalui langkah Ajukan Pertanyaan di Alur Kerja. Siapkan langkah Ajukan Pertanyaan yang memerlukan input nomor telepon atau alamat email sebagai bagian dari latihan pengayaan data Anda selama percakapan masuk.

Verifikasi Identitas Kontak

Sebelum menggabungkan Kontak duplikat, periksa detailnya secara menyeluruh untuk memastikan bahwa keduanya merupakan dua profil dari orang yang sama. Untuk memutuskan apakah Anda perlu menggabungkan Kontak, lakukan langkah di bawah ini:

  • Periksa kembali nama Kontak
  • Periksa pengenal lain, seperti alamat email, nomor telepon, dan identitas di Saluran yang terhubung
  • Periksa riwayat percakapan di Modul Pesan, termasuk interaksi di Saluran lain yang terhubung untuk menentukan dari masalah atau nada mereka apakah mereka adalah orang yang sama
Ini adalah gambar yang menggambarkan bagaimana Anda dapat memiliki pandangan holistik tentang interaksi pelanggan di seluruh Saluran jika profil duplikat dikonsolidasikan. Dalam contoh yang ditunjukkan pada gambar ini, bisnis memiliki akses ke konteks Percakapan sebelumnya dan mengenal pelanggan mereka berkat riwayat percakapan yang dikonsolidasikan.
Menggabungkan Kontak duplikat dapat memberi Anda pandangan menyeluruh tentang interaksi mereka di seluruh Saluran

Jika ada ketidakkonsistenan dalam profil Kontak duplikat, tambahkan komentar untuk memeriksa identitas mereka pada saat mereka menghubungi Anda lagi. Kemudian verifikasi detail mereka dan dapatkan email atau nomor telepon yang diinginkan untuk digunakan sebagai default platform.

Jika terdapat bukti yang cukup bahwa kedua profil adalah milik Kontak yang sama, lanjutkan dengan penggabungan. Jangan gabungkan Kontak jika Anda ragu dengan identitasnya.

Jika ada dua Kontak yang berbeda yang salah digabungkan, kami siap membantu Anda.

Penggabungan Kontak: Membatalkan Penggabungan Kontak

Kesalahan bisa saja terjadi pada yang terbaik dari kita, dan kami siap menghadapi skenario seperti itu. Jangan khawatir jika Anda tidak sengaja menggabungkan dua profil Kontak yang berbeda.

Cara Membatalkan Penggabungan Kontak

Pertama, pastikan Anda memiliki alasan yang tidak dapat dihindari untuk membatalkan penggabungan, seperti profil yang digabungkan terdiri dari dua Kontak yang berbeda.

Ini adalah GIF yang menunjukkan cara untuk membatalkan penggabungan Kontak di respond.io menggunakan Modul Kontak. Pembatalan penggabungan harus dilakukan oleh Pemilik atau Manajer karena hanya mereka yang memiliki akses ke Modul Kontak. Selain itu, perlu diketahui bahwa setiap Percakapan yang terjadi saat profil digabungkan akan disimpan dalam riwayat percakapan hanya untuk satu profil.
Cara membatalkan penggabungan Kontak di Modul Kontak

1. Mengidentifikasi Kontak

Temukan profil yang ingin Anda batalkan penggabungannya di Modul Kontak.

2. Memulai Pemisahan Kontak

Di ujung baris Kontak, klik tiga titik untuk membuka Menu Tindakan dan pilih Batalkan Penggabungan Kontak.

3. Membatalkan Penggabungan Kontak

Kotak dialog akan terbuka untuk menampilkan dua profil Kontak yang digabungkan dengan nama, ID, dan saluran yang terhubung. Pilih profil yang akan dibatalkan penggabungannya dan klik tombol Batalkan Penggabungan di bagian bawah. Profil akan segera dibatalkan penggabungannya.

Pembatalan penggabungan harus dilakukan oleh Pemilik atau Manajer karena hanya mereka yang memiliki akses ke Modul Kontak. Selain itu, perlu diketahui bahwa setiap Percakapan yang terjadi ketika profil digabungkan akan disimpan dalam riwayat percakapan dari satu profil saja.

Manajemen Kontak yang efisien merupakan suatu kebanggaan di respond.io, yang tercermin dalam cara memperingatkan Pengguna tentang duplikat Kontak, meminta penggabungan dan menawarkan fleksibilitas dalam memutuskan siapa yang dapat menggabungkan Kontak. Nantikan lebih banyak lagi peningkatan pada alat Penggabungan Kontak.

Bacaan Lebih Lanjut

Tertarik untuk mempelajari bagaimana respond.io dapat menyelesaikan masalah bisnis Anda? Lihat artikel-artikel ini:

Petrina Jo
Pemimpin Tim Konten
Petrina Jo adalah Pemimpin Tim Konten di respond.io. Ia memiliki gelar MA di bidang Kewirausahaan Kreatif dan BA di bidang Jurnalisme. Peran Petrina sebelumnya sebagai penulis senior di sebuah publikasi mewah memberinya wawasan unik tentang dinamika komunikasi pelanggan yang terus berkembang.
Tags
bofu
Disalin ke Clipboard!