Melihat Kontak ganda yang seharusnya hanya ada satu? Bukan penglihatan Anda yang menjadi masalah - Anda hanya mengalami kasus Kontak ganda. Hindari perjalanan yang tidak perlu ke dokter mata dengan Penggabungan Kontak. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggabungkan Kontak dan Percakapan mereka untuk mendapatkan tampilan holistik pelanggan di Ruang Kerja Anda. Kami juga akan menjelaskan bagaimana Kontak duplikat terjadi dan praktik terbaik yang harus dilakukan saat menggabungkannya.

Penggabungan Kontak: Mengatasi Kontak Duplikat

Pertama, mari kita bahas tentang duplikasi Kontak. Untuk memahami nilai dari alat bantu Penggabungan Kontak, Anda perlu mengetahui bagaimana profil duplikat dibuat dan diperhatikan di respond.io, serta mengapa perusahaan harus menggabungkan Kontak.

Penyebab Umum Duplikasi Kontak

Keunggulan kompetitif utama dari respond.io adalah menghubungkan bisnis dengan pelanggan di Channel mana pun. Setiap pesan pertama yang masuk dari Saluran - baik itu email, obrolan web, atau aplikasi perpesanan - membuat Kontak baru sebagai cara praktis untuk membangun daftar Kontak.

Ada beberapa alasan mengapa Kontak akan menjangkau Saluran yang berbeda. Pertama, Kontak yang tidak sabar akan mengirim pesan kepada bisnis di beberapa Saluran pada saat yang sama, dengan harapan salah satu Saluran akan mendapatkan tanggapan yang lebih cepat.

Mereka juga dapat memulai percakapan di Saluran yang berbeda dari waktu ke waktu sesuai dengan kenyamanan. Mungkin mereka lebih suka menggunakan WhatsApp saat di ponsel dan obrolan web saat di desktop. Ini akan menghasilkan profil Kontak yang terpisah.

Kontak Duplikat Terdeteksi dengan Penggunaan Alamat Email atau Nomor Telepon Berulang

Jadi, bagaimana respond.io mengenali duplikasi Kontak? Platform ini memperlakukan nomor telepon dan alamat email sebagai sesuatu yang unik. Penggunaan berulang kali dari keduanya akan memberi tahu platform tentang properti kunci yang tumpang tindih di antara dua profil.

Katakanlah sebuah Kontak menghubungi bisnis di WhatsApp dan Telegram. Jika kedua Saluran terdaftar pada nomor telepon yang sama, respond.io akan mendeteksi properti Kontak yang sama.

Masalah dengan Kontak Duplikat

Hal ini membawa kita ke pertanyaan berikutnya: Mengapa Anda harus menggabungkan duplikasi Kontak? Ada beberapa alasan mengapa Anda mungkin tidak ingin duplikasi Kontak tidak dicentang.

Pertama, berinteraksi dengan Kontak duplikat adalah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. Katakanlah seorang pelanggan bertanya tentang promosi penjualan di WhatsApp dan Telegram. Menanggapi pelanggan yang sama secara berulang-ulang di setiap Saluran akan menghabiskan waktu dan tenaga.

Jika profil-profil tersebut digabungkan, Anda akan segera menyadari bahwa mereka telah mengajukan pertanyaan yang sama dua kali. Memberitahukan bahwa Anda menerima kedua pesan tersebut dan membalasnya sekali saja menunjukkan tingkat perhatian yang tinggi terhadap penanganan pelanggan.

Potensi kerugian lain dari duplikasi Kontak adalah meningkatnya risiko pengiriman spam secara tidak sengaja. Misalnya, mengirim siaran yang sama ke Kontak beberapa kali dapat membuat Anda dilaporkan sebagai spam, yang menurunkan peringkat kualitas Anda di Saluran seperti WhatsApp.

Solusi Penggabungan Kontak yang Elegan dengan respond.io

Manajemen kontak adalah bagian yang berharga dari jigsaw operasi untuk sebagian besar bisnis. Meskipun banyak platform yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan kontak, cara unik respond.io dalam melakukan penggabungan kontak memiliki beberapa keunggulan.

Mari kita telusuri secara singkat beberapa manfaat ini.

Penggabungan Kontak: Meminta Saran untuk Menggabungkan Kontak

Sebagian besar platform mengharuskan pengguna untuk mencari atau menemukan kontak duplikat secara manual. Sebaliknya, respond.io melakukan pekerjaan berat dengan memperingatkan pengguna platform tentang Kontak duplikat dan meminta penggabungan.

Penggabungan Kontak: Menggabungkan Percakapan Lintas Saluran

Penggabungan Kontak tidak hanya menggabungkan Kontak duplikat dan propertinya, namun juga mengkonsolidasikan semua Saluran, Pesan, Acara, dan Komentar yang terkait dengan keduanya dalam satu profil.

Percakapan di seluruh Saluran kemudian ditampilkan dalam urutan kronologis pada antarmuka yang mulus dan dapat digulir di konsol pesan. Hal ini menciptakan gambaran umum yang komprehensif tentang Kontak dan semua interaksinya dengan bisnis.

Penggabungan Kontak: Menyimpan Data Kontak Setelah Penggabungan

Alih-alih hanya menyimpan satu properti per bidang dan secara otomatis menghapus data lainnya, respond.io mempertahankan properti dan koneksi Saluran untuk kedua profil Kontak saat penggabungan.

Anda dapat memilih Saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan ke Kontak dari Pemilih Saluran di penyusun pesan.

Setelah Anda mengetahui alasan mengapa Anda harus menggabungkan Kontak yang duplikat, berikut ini adalah ikhtisar berbagai metode untuk menggabungkan Kontak di platform.

Cara Menggabungkan Kontak pada respond.io

Penggabungan kontak dapat dilakukan di modul tertentu oleh Pengguna dengan tingkat akses yang relevan. Anda dapat menggabungkan beberapa Kontak secara bersamaan, namun hanya dua profil sekaligus.

Baca terus untuk mengetahui cara menggabungkan Kontak di berbagai modul.

Agen: Menggabungkan Kontak di Modul Pesan

Agen biasanya menjadi orang pertama yang akan menangani Kontak yang menghubungi. Jika properti Kontak yang diduplikasi terdeteksi selama percakapan masuk, platform akan memberi tahu Agen tentang peluang penggabungan.

Saran penggabungan akan ditunjukkan di tab Saluran pada profil Kontak di Modul Pesan. Agen dapat memeriksa validitas saran penggabungan dan melanjutkan penggabungan jika Kontak memang duplikat.

1. Arahkan ke Gabungkan Saran

Pada tab Saluran, gulir ke bawah ke bagian bawah daftar Saluran yang terhubung sampai Anda tiba di bagian Gabungkan Saran.

2. Verifikasi profil duplikat

Klik pada profil yang disarankan dan pastikan ini adalah Kontak yang diduplikasi. Jika kedua profil merupakan bagian dari Kontak yang sama, lakukan penggabungan dengan mengeklik ikon Gabungkan di samping profil duplikat.

3. Memilih kunci Properti kontak

Klik pada tombol yang relevan untuk menegaskan properti utama mana yang ingin Anda simpan sebagai default jika berbeda di kedua profil. Misalnya, jika setiap profil memiliki alamat email yang berbeda, pilih email yang akan menjadi email utama untuk Kontak.

4. Klik pada Gabungkan Kontak

Konfirmasikan penggabungan dengan mengeklik tombol Gabungkan Kontak.

Pemilik atau Manajer: Menggabungkan Kontak di Dasbor

Tidak semua bisnis menginginkan Agen mengambil tanggung jawab untuk menggabungkan Kontak. Pemilik Ruang Kerja atau Manajer yang lebih suka menangani penggabungan sendiri dapat melakukannya kapan saja di Dasbor.

1. Arahkan ke Gabungkan Saran

Gulir ke bawah Dasbor ke bagian Saran Penggabungan untuk melihat apakah ada penggabungan yang diminta.

2. Verifikasi profil duplikat

Klik pada profil yang disarankan dan pastikan ini adalah Kontak duplikat. Jika kedua profil merupakan bagian dari Kontak yang sama, mulai penggabungan dengan mengeklik ikon Gabungkan di samping profil duplikat.

3. Memilih kunci Properti kontak

Klik pada tombol yang relevan untuk menegaskan properti utama mana yang ingin Anda simpan sebagai default jika berbeda di kedua profil. Misalnya, jika setiap profil memiliki alamat email yang berbeda, pilih email utama untuk Kontak.

4. Klik pada Gabungkan Kontak

Konfirmasikan penggabungan dengan mengeklik tombol Gabungkan Kontak.

Pemilik atau Manajer: Menggabungkan Kontak melalui Modul Kontak

Dalam situasi tertentu, Pemilik atau Manajer mungkin mengetahui adanya profil duplikat yang tidak memiliki pengenal utama. Hal ini dapat terjadi jika Kontak berganti-ganti antara nomor telepon atau alamat email kantor dan pribadi saat mengobrol dengan bisnis dari waktu ke waktu, misalnya.

Karena tidak akan ada permintaan untuk penggabungan Kontak dalam kasus ini, Anda harus mencari sendiri Kontak duplikat ini. Pastikan bahwa mereka memang orang yang sama. Setelah itu, barulah Anda dapat melanjutkan penggabungan.

1. Pilih profil yang ingin Anda gabungkan

Klik kotak centang di samping dua profil di baris Kontak. Jika Kontak memiliki profil duplikat ketiga, profil ini dapat diperhatikan setelah melakukan penggabungan pertama.

2. Klik pada Gabungkan

Tombol Gabungkan akan muncul di bagian atas tajuk kolom. Klik tombol tersebut untuk memulai penggabungan.

3. Memilih kunci Properti kontak

Klik pada tombol yang relevan untuk menegaskan properti utama mana yang ingin Anda simpan sebagai default jika berbeda di kedua profil. Misalnya, jika setiap profil memiliki alamat email yang berbeda, pilih email utama untuk Kontak.

4. Klik pada Gabungkan Kontak

Konfirmasikan penggabungan dengan mengeklik tombol Gabungkan Kontak.

Seperti yang Anda lihat, ini adalah proses yang mudah untuk menggabungkan Kontak. Meskipun demikian, ada beberapa kebiasaan baik yang bisa dipraktikkan oleh pengguna.

Praktik Terbaik untuk Menggabungkan Kontak Secara Efisien

Rangkaian praktik terbaik ini terdiri dari dua komponen utama. Yang pertama menangani cara membuat profil Kontak yang komprehensif untuk memberikan saran penggabungan yang cepat jika terdeteksi adanya Kontak duplikat dan yang kedua memastikan akurasi saat menggabungkan Kontak.

Mari kita lihat pengumpulan detail Kontak secara proaktif dan bagaimana hal ini berkontribusi pada manajemen Kontak yang efektif.

Kumpulkan Properti Kontak di Muka

Tidak semua saluran perpesanan terkait dengan nomor telepon atau alamat email karena saluran yang berbeda memerlukan bentuk identifikasi yang berbeda. Tanpa pengidentifikasi utama ini, platform tidak dapat mendeteksi Kontak duplikat.

Dengan mendapatkan detail ini di awal, bisnis dapat membangun profil Kontak yang lengkap dan mengobrol dengan Kontak setelah jendela pesan ditutup. Misalnya, hanya Kontak yang dapat membuka kembali percakapan di WeChat sementara WhatsApp membebankan biaya percakapan baru untuk pesan yang dikirim di luar jendela 24 jam.

Untuk melanjutkan percakapan tanpa pembatasan ini, Anda memerlukan Saluran alternatif seperti email.

Cara pertama untuk mengumpulkan properti ini adalah dengan formulir pra-obrolan di widget obrolan web Anda. Sebelum Kontak mulai mengobrol dengan Anda di obrolan web, minta mereka mengisi formulir pra-obrolan dengan bidang kontak wajib.

Tentukan bidang mana, seperti nomor telepon atau email, yang paling cocok untuk pengambilan data. Hal ini tergantung pada kasus penggunaan Anda atau aplikasi perpesanan yang lebih disukai di negara Anda.

Cara lain untuk mendapatkan properti Kontak utama adalah melalui langkah Ajukan Pertanyaan di Alur Kerja. Siapkan langkah Ajukan Pertanyaan yang memerlukan input nomor telepon atau alamat email sebagai bagian dari latihan pengayaan data Anda selama percakapan masuk.

Verifikasi Identitas Kontak

Sebelum menggabungkan Kontak duplikat, periksa detailnya secara menyeluruh untuk memastikan bahwa keduanya merupakan dua profil dari orang yang sama. Untuk memutuskan apakah Anda perlu menggabungkan Kontak, lakukan langkah di bawah ini:

• Periksa kembali nama Kontak
• Periksa pengenal lain, seperti alamat email, nomor telepon, dan identitas di Saluran yang terhubung
• Periksa riwayat percakapan di Modul Pesan, termasuk interaksi di Saluran lain yang terhubung untuk menentukan dari masalah atau nada mereka apakah mereka adalah orang yang sama

Jika ada ketidakkonsistenan dalam profil Kontak duplikat, tambahkan komentar untuk memeriksa identitas mereka pada saat mereka menghubungi Anda lagi. Kemudian verifikasi detail mereka dan dapatkan email atau nomor telepon yang diinginkan untuk digunakan sebagai default platform.

Jika terdapat bukti yang cukup bahwa kedua profil adalah milik Kontak yang sama, lanjutkan dengan penggabungan. Jangan gabungkan Kontak jika Anda ragu dengan identitasnya.

Jika ada dua Kontak yang berbeda yang salah digabungkan, kami siap membantu Anda.

Penggabungan Kontak: Membatalkan Penggabungan Kontak

Kesalahan bisa saja terjadi pada yang terbaik dari kita, dan kami siap menghadapi skenario seperti itu. Jangan khawatir jika Anda tidak sengaja menggabungkan dua profil Kontak yang berbeda.

Cara Membatalkan Penggabungan Kontak

Pertama, pastikan Anda memiliki alasan yang tidak dapat dihindari untuk membatalkan penggabungan, seperti profil yang digabungkan terdiri dari dua Kontak yang berbeda.

1. Mengidentifikasi Kontak

Temukan profil yang ingin Anda batalkan penggabungannya di Modul Kontak.

2. Memulai Pemisahan Kontak

Di ujung baris Kontak, klik tiga titik untuk membuka Menu Tindakan dan pilih Batalkan Penggabungan Kontak.

3. Membatalkan Penggabungan Kontak

Kotak dialog akan terbuka untuk menampilkan dua profil Kontak yang digabungkan dengan nama, ID, dan saluran yang terhubung. Pilih profil yang akan dibatalkan penggabungannya dan klik tombol Batalkan Penggabungan di bagian bawah. Profil akan segera dibatalkan penggabungannya.

Pembatalan penggabungan harus dilakukan oleh Pemilik atau Manajer karena hanya mereka yang memiliki akses ke Modul Kontak. Selain itu, perlu diketahui bahwa setiap Percakapan yang terjadi ketika profil digabungkan akan disimpan dalam riwayat percakapan dari satu profil saja.

Manajemen Kontak yang efisien merupakan suatu kebanggaan di respond.io, yang tercermin dalam cara memperingatkan Pengguna tentang duplikat Kontak, meminta penggabungan dan menawarkan fleksibilitas dalam memutuskan siapa yang dapat menggabungkan Kontak. Nantikan lebih banyak lagi peningkatan pada alat Penggabungan Kontak.

Bacaan Lebih Lanjut

Tertarik untuk mempelajari bagaimana respond.io dapat menyelesaikan masalah bisnis Anda? Lihat artikel-artikel ini:

• Aplikasi Perpesanan Paling Populer: Aplikasi Perpesanan Teratas 2021
• Slack Pemberitahuan: Membuat Slack Masuk Webhook
• Ajukan Pertanyaan: Panduan Bagaimana-Cara