Как объединить контакты: полное руководство

Видите двойные контакты там, где должен быть только один? Проблема не в вашем зрении — у вас просто дублирующиеся контакты. Избегайте ненужных походов к окулисту с помощью слияния контактов. Мы покажем вам, как объединить контакты и их разговоры для получения целостного представления о клиентах в вашем рабочем пространстве. Мы также объясним, как возникают дублирующиеся контакты, и какие передовые методы следует применять при их объединении.

Слияние контактов: устранение дублирующихся контактов

Сначала поговорим о дублировании контактов. Чтобы понять ценность инструмента "Слияние контактов", необходимо знать, как создаются и распознаются дублирующие профили на respond.io, а также почему компаниям следует объединять контакты.

Распространенная причина дублирования контактов

Главным конкурентным преимуществом response.io является то, что он связывает компании с клиентами по любому каналу. Каждое первое входящее сообщение из канала — будь то электронная почта, веб-чат или приложение для обмена сообщениями — создает новый контакт, что является практичным способом создания списка контактов.

Есть несколько причин, по которым Контакты могут обращаться по разным Каналам. Во-первых, нетерпеливые контакты будут отправлять сообщения компании по нескольким каналам одновременно, надеясь, что кто-то ответит быстрее.

Они также могут инициировать беседы на разных каналах в зависимости от своего удобства. Возможно, они предпочитают использовать WhatsApp на мобильном устройстве и веб-чат на компьютере. Это приведет к созданию отдельных профилей контактов.

Дублирующиеся контакты, обнаруженные при повторном использовании адреса электронной почты или номера телефона

Итак, как response.io распознает дублирование контактов? Платформа рассматривает номера телефонов и адреса электронной почты как уникальные. Повторное использование любого из них оповещает платформу о перекрывающихся ключевых свойствах двух профилей.

Предположим, контакт обращается к компании через WhatsApp и Telegram. Если оба канала зарегистрированы на один и тот же номер телефона, response.io обнаружит совпадающие свойства контакта.

Проблема с дубликатами контактов

Это подводит нас к следующему вопросу: зачем объединять дублирующиеся контакты? Есть несколько причин, по которым вы, возможно, не захотите, чтобы дублирование контактов оставалось неотмеченным.

Во-первых, взаимодействие с дублирующимися контактами является неэффективным использованием ресурсов. Предположим, клиент интересуется рекламной акцией в WhatsApp и Telegram. Обращение к одному и тому же клиенту заново по каждому каналу потребует от вас времени и рабочей силы.

Если бы профили были объединены, вы бы сразу заметили, что они задали один и тот же вопрос дважды. Сообщив им, что вы получили оба сообщения, и ответив на них только один раз, вы продемонстрируете высокий уровень внимания к работе с клиентами.

Еще одним потенциальным недостатком дублирования контактов является повышенный риск непреднамеренной рассылки спама. Например, отправка одной и той же рассылки контакту несколько раз может привести к тому, что вас сообщат о спаме, что снизит ваш рейтинг качества на таких каналах, как WhatsApp.

Элегантные решения для слияния контактов с Respond.io

Управление контактами является ценной частью операционной мозаики для большинства предприятий. Хотя многие платформы позволяют пользователям объединять контакты, уникальный подход response.io к объединению контактов имеет ряд преимуществ.

Давайте кратко рассмотрим некоторые из этих достоинств.

Слияние контактов: предлагает варианты объединения контактов

Большинство платформ требуют от пользователей самостоятельного поиска или обнаружения дубликатов контактов. В отличие от этого, response.io берет на себя тяжелую работу, оповещая пользователей платформы о дублирующихся контактах и предлагая объединить их.

Contact Merge: объединяет разговоры по разным каналам

Функция объединения контактов не только объединяет дублирующиеся контакты и их свойства, но и объединяет все каналы, сообщения, события и комментарии, связанные с ними, в одном профиле.

Затем разговоры по каналам отображаются в хронологическом порядке в удобном прокручиваемом интерфейсе консоли обмена сообщениями. Это создает комплексный обзор контакта и всех его взаимодействий с бизнесом.

Слияние контактов: сохраняет контактные данные после слияния

Вместо того чтобы сохранять только одно свойство для каждого поля и автоматически удалять остальные данные, response.io сохраняет свойства и соединения каналов для обоих профилей контактов при объединении.

Вы можете выбрать канал, по которому хотите отправлять сообщения контактам, с помощью селектора каналов в редакторе сообщений.

Теперь, когда вы знаете, почему следует объединять дублирующиеся контакты, вот краткий обзор различных методов объединения контактов на платформе.

Как объединить контакты на Respond.io

Объединение контактов может быть выполнено в определённых модулях пользователями с соответствующими уровнями доступа. Вы можете объединить несколько контактов, но только два профиля одновременно.

Продолжайте читать, чтобы узнать, как объединить контакты в разных модулях.

Агенты: объединение контактов в модуле сообщений

Агенты обычно первыми в очереди на обслуживание контактов, которые к ним обращаются. Если во время входящего разговора будут обнаружены дублирующиеся свойства контакта, платформа сообщит агентам о возможности объединения.

Предложение по объединению будет указано на вкладке «Каналы» профиля контакта в модуле «Сообщения». Агенты могут проверить обоснованность предложения по объединению и продолжить объединение, если контакты действительно являются дубликатами.

1. Перейдите к объединению предложений

На вкладке «Каналы» прокрутите список подключенных каналов вниз, пока не дойдете до раздела «Предложения по объединению».

2. Проверьте дубликаты профилей

Нажмите на предложенный профиль и убедитесь, что это дубликат контакта. Если оба профиля принадлежат одному и тому же контакту, инициируйте объединение, нажав на значок «Объединить» рядом с дублирующимся профилем.

3. Выберите ключевые свойства контакта

Нажмите на соответствующие кнопки, чтобы подтвердить, какие ключевые свойства вы хотели бы сохранить в качестве свойств по умолчанию, если они различаются в обоих профилях. Например, если у каждого профиля свой адрес электронной почты, выберите, какой адрес будет основным для контакта.

4. Нажмите «Объединить контакт»

Подтвердите объединение, нажав кнопку «Объединить контакты».

Владельцы или менеджеры: Объедините контакты на информационной панели.

Не все компании хотят, чтобы операторы брали на себя ответственность за объединение контактов. Владельцы или менеджеры проектов, которые предпочитают выполнять объединения самостоятельно, могут сделать это в любое время на информационной панели.

1. Перейдите к объединению предложений

Прокрутите панель управления до раздела «Предложения по слиянию», чтобы увидеть, есть ли какие-либо предложения по слиянию.

2. Проверьте дубликаты профилей

Нажмите на предложенные профили и убедитесь, что это дубликаты контактов. Если оба профиля принадлежат одному и тому же контакту, инициируйте объединение, нажав на значок «Объединить» рядом с дубликатами профилей.

3. Выберите ключевые свойства контакта

Нажмите на соответствующие кнопки, чтобы подтвердить, какие ключевые свойства вы хотели бы сохранить в качестве свойств по умолчанию, если они различаются в обоих профилях. Например, если у каждого профиля свой адрес электронной почты, выберите основной адрес электронной почты для контакта.

4. Нажмите «Объединить контакт»

Подтвердите объединение, нажав кнопку «Объединить контакты».

Владельцы или менеджеры: объединяйте контакты через модуль контактов

В определенных ситуациях владельцы или менеджеры могут знать о дублирующихся профилях, которые не имеют общих ключевых идентификаторов. Это может произойти, например, если контакт в течение долгого времени чередует свои рабочие и личные номера телефонов или адреса электронной почты во время общения с представителями компании.

Поскольку в этом случае не будет никаких запросов на объединение контактов, вам придется искать дубликаты контактов самостоятельно. Убедитесь, что это действительно один и тот же человек. Только после этого можно приступать к слиянию.

1. Выберите профили, которые вы хотите объединить

Установите флажки рядом с двумя профилями в строке «Контакты». Если у контакта есть третий дубликат профиля, его можно обработать после выполнения первого объединения.

2. Нажмите «Объединить»

Кнопка «Объединить» появится в верхней части заголовка столбца. Нажмите на нее, чтобы начать объединение.

3. Выберите ключевые свойства контакта

Нажмите на соответствующие кнопки, чтобы подтвердить, какие ключевые свойства вы хотели бы сохранить в качестве свойств по умолчанию, если они различаются в обоих профилях. Например, если у каждого профиля свой адрес электронной почты, выберите основной адрес электронной почты для контакта.

4. Нажмите «Объединить контакт»

Подтвердите объединение, нажав кнопку «Объединить контакты».

Как видите, это простые процессы объединения контактов. Тем не менее, есть несколько полезных привычек, которые пользователи могут практиковать.

Лучшие практики для эффективного объединения контактов

Этот набор передовых практик состоит из двух основных компонентов. В первом рассматривается создание комплексных профилей контактов для выдачи предложений по объединению в случае обнаружения дублирующегося контакта, а во втором — обеспечение точности при объединении контактов.

Давайте рассмотрим проактивный сбор контактных данных и то, как он способствует эффективному управлению контактами.

Собирайте контактные данные заранее

Не все каналы обмена сообщениями привязаны к номеру телефона или адресу электронной почты, поскольку разные каналы требуют разных форм идентификации. Без этих ключевых идентификаторов платформа не сможет обнаружить дубликаты контактов.

Получение этих данных заранее позволяет компаниям создавать полные профили контактов и общаться с контактами после закрытия окон обмена сообщениями. Например, только Контакты могут возобновлять разговоры в WeChat, в то время как WhatsApp взимает плату за новый разговор за сообщения, отправленные за пределами 24-часового окна.

Чтобы продолжить общение без этих ограничений, вам понадобится альтернативный канал, например электронная почта.

Первый способ сбора этих свойств — это использование предварительной формы в виджете веб-чата. Прежде чем контакты начнут общаться с вами в веб-чате, попросите их заполнить предварительную форму чата с обязательными полями для связи.

Решите, какие поля, например номера телефонов или адреса электронной почты, лучше всего подходят для сбора данных. Это зависит от ваших вариантов использования или предпочитаемых приложений для обмена сообщениями в вашей стране.

Другой способ получить ключевые свойства контакта — воспользоваться шагом «Задать вопрос» в рабочих процессах. Настройте шаг «Задать вопрос», требующий ввода номера телефона или адреса электронной почты, как часть вашего упражнения по обогащению данных во время входящих разговоров.

Проверьте идентичности контактов.

Прежде чем объединять дублирующиеся контакты, тщательно проверьте их данные, чтобы убедиться, что это действительно два профиля одного и того же человека. Чтобы решить, нужно ли вам объединять контакты, выполните следующие действия:

• Дважды проверьте имя контакта.

• Проверьте другие идентификаторы, такие как адреса электронной почты, номера телефонов и идентификационные данные в подключенных каналах.

• Проверьте историю разговоров в модуле «Сообщения», включая взаимодействия на других подключенных каналах, чтобы по их проблемам или тону определить, является ли это одним и тем же человеком.

Если в профиле дубликата контакта обнаружатся какие-либо несоответствия, добавьте комментарий, чтобы проверить его личность при следующем обращении. Затем проверьте их данные и получите предпочтительный адрес электронной почты или номер телефона, которые будут использоваться по умолчанию на платформе.

Если имеются достаточные доказательства того, что оба профиля принадлежат одному и тому же контакту, приступайте к объединению. Не объединяйте контакты, если у вас есть сомнения относительно их личности.

Если два разных контакта были ошибочно объединены, мы вам поможем.

Слияние контактов: отмена объединения контакта.

Ошибки случаются даже с лучшими из нас, и мы готовы к такому сценарию. Не волнуйтесь, если вы случайно объединили два разных профиля контактов.

Как разделить контакты

Во-первых, убедитесь, что у вас есть неизбежная причина для разделения, например, объединенный профиль содержит два разных контакта.

1. Определить контакт

Найдите профиль, который вы хотите разделить, в модуле «Контакты».

2. Инициировать контакт unmerge

В дальнем конце строки контакта нажмите на три точки, чтобы открыть меню действий, и выберите «Разъединить контакт».

3. Разъединить контакт

Откроется диалоговое окно, в котором будут отображены два объединенных профиля контактов с их именами, идентификаторами и подключенными каналами. Выберите профиль, который необходимо разделить, и нажмите кнопку «Разделить» внизу. Профили будут немедленно разделены.

Разделение должно осуществляться владельцами или менеджерами, поскольку только они имеют доступ к модулю контактов. Также обратите внимание, что любые разговоры, которые происходили во время объединения профилей, будут сохранены в истории разговоров только одного профиля.

Эффективное управление контактами — предмет гордости response.io, которое отражается в том, как система оповещает пользователей о дублирующихся контактах, предлагает объединить контакты и обеспечивает гибкость в принятии решения о том, кто может объединять контакты. Следите за дальнейшими улучшениями инструмента объединения контактов.

Дополнительные материалы

Хотите узнать, как еще respond.io может помочь вашему бизнесу? Ознакомьтесь со следующими статьями:

• Самые популярные приложения для обмена сообщениями: лучшие мессенджеры 2021 года

• Уведомление Slack: создание входящего веб-перехватчика Slack

• Задайте вопрос: практическое руководство