Cách hợp nhất danh bạ: Hướng dẫn đầy đủ [Tháng 7 năm 2023]

Bạn có nhìn thấy hai Contacts trong khi đáng lẽ chỉ nên có một Contacts không? Vấn đề không nằm ở tầm nhìn của bạn — bạn chỉ gặp trường hợp trùng lặp Danh bạ mà thôi. Tránh những chuyến đi không cần thiết đến bác sĩ nhãn khoa với Contact Merge. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hợp nhất Danh bạ và Cuộc trò chuyện để có cái nhìn toàn diện về khách hàng trong Không gian làm việc của bạn. Chúng tôi cũng sẽ giải thích cách xảy ra tình trạng trùng lặp Danh bạ và các biện pháp tốt nhất cần áp dụng khi hợp nhất chúng.

Hợp nhất liên hệ: Xử lý các liên hệ trùng lặp

Đầu tiên, chúng ta hãy nói về sự trùng lặp liên lạc. Để hiểu được giá trị của công cụ Contact Merge, bạn cần biết cách tạo và nhận thấy các hồ sơ trùng lặp trên respond.io, cũng như lý do tại sao các công ty nên hợp nhất Contacts.

Một nguyên nhân phổ biến của sự trùng lặp tiếp xúc

Một lợi thế cạnh tranh lớn của respond.io là nó kết nối doanh nghiệp với khách hàng trên mọi Kênh. Mỗi tin nhắn đầu tiên đến từ Kênh — có thể là email, trò chuyện trên web hoặc ứng dụng nhắn tin — sẽ tạo một Liên hệ mới như một cách thiết thực để xây dựng Danh sách liên hệ.

Có một số lý do khiến Danh bạ liên hệ trên các Kênh khác nhau. Đầu tiên, những Người liên hệ thiếu kiên nhẫn sẽ nhắn tin cho một doanh nghiệp trên một vài Kênh cùng một lúc, với hy vọng rằng sẽ nhận được phản hồi nhanh hơn.

Họ cũng có thể bắt đầu các cuộc trò chuyện trên các Kênh khác nhau theo thời gian tùy theo sự thuận tiện. Có lẽ họ thích sử dụng WhatsApp khi dùng điện thoại di động và trò chuyện trên web khi dùng máy tính để bàn. Điều này sẽ tạo ra các hồ sơ Liên hệ riêng biệt.

Phát hiện danh bạ trùng lặp bằng cách sử dụng địa chỉ email hoặc số điện thoại lặp lại

Vậy, respond.io nhận diện danh bạ trùng lặp như thế nào? Nền tảng này coi số điện thoại và địa chỉ email là duy nhất. Việc sử dụng lặp lại một trong hai cảnh báo cho nền tảng về các thuộc tính chính chồng lấn giữa hai cấu hình.

Giả sử một Liên hệ liên hệ với một doanh nghiệp trên WhatsApp và Telegram. Nếu cả hai Kênh được đăng ký với cùng một số điện thoại, respond.io sẽ phát hiện các thuộc tính Liên hệ trùng khớp.

Rắc rối với danh bạ trùng lặp

Điều này đưa chúng ta đến câu hỏi tiếp theo: Tại sao bạn nên hợp nhất các Danh bạ trùng lặp? Có một số lý do khiến bạn không muốn bỏ chọn mục Trùng lặp danh bạ.

Đầu tiên, việc tương tác với các Danh bạ trùng lặp là cách sử dụng tài nguyên không hiệu quả. Giả sử một khách hàng hỏi về chương trình khuyến mãi trên cả WhatsApp và Telegram. Việc liên hệ lại với cùng một khách hàng trên mỗi Kênh sẽ tốn thời gian và nhân lực.

Nếu các hồ sơ được hợp nhất, bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy họ đã hỏi cùng một câu hỏi hai lần. Việc cho họ biết bạn đã nhận được cả hai tin nhắn và chỉ trả lời một lần cho thấy bạn rất chú ý đến việc chăm sóc khách hàng.

Một nhược điểm tiềm ẩn khác của việc sao chép Danh bạ là nguy cơ vô tình gửi thư rác cao hơn. Ví dụ, việc gửi cùng một chương trình phát sóng đến một Liên hệ nhiều lần có thể khiến bạn bị báo cáo là thư rác, làm giảm xếp hạng chất lượng của bạn trên các Kênh như WhatsApp.

Giải pháp hợp nhất Elegant Contact với Respond.io

Quản lý liên hệ là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Trong khi nhiều nền tảng cho phép người dùng hợp nhất danh bạ, cách tiếp cận độc đáo của respond.io đối với việc hợp nhất danh bạ có một số lợi thế.

Chúng ta hãy cùng khám phá sơ qua một số ưu điểm này.

Liên hệ hợp nhất: Gợi ý để hợp nhất danh bạ

Hầu hết các nền tảng đều yêu cầu người dùng phải tự tìm kiếm hoặc phát hiện các liên hệ trùng lặp. Ngược lại, respond.io thực hiện nhiệm vụ nặng nề bằng cách cảnh báo người dùng nền tảng về các Danh bạ trùng lặp và nhắc nhở hợp nhất.

Liên hệ Merge: Hợp nhất các cuộc hội thoại trên nhiều kênh

Tính năng Contact Merge không chỉ hợp nhất các Contact trùng lặp và thuộc tính của chúng mà còn hợp nhất tất cả các Kênh, Tin nhắn, Sự kiện và Bình luận liên quan đến cả hai thành một hồ sơ duy nhất.

Các cuộc trò chuyện trên nhiều Kênh sau đó được hiển thị theo thứ tự thời gian trên giao diện liền mạch, có thể cuộn trong bảng điều khiển nhắn tin. Điều này tạo ra cái nhìn tổng quan toàn diện về Liên hệ và mọi tương tác của họ với doanh nghiệp.

Liên hệ hợp nhất: Giữ lại dữ liệu liên hệ sau khi hợp nhất

Thay vì chỉ lưu một thuộc tính duy nhất cho mỗi trường và tự động xóa dữ liệu khác, respond.io sẽ giữ lại các thuộc tính và kết nối Kênh cho cả hai hồ sơ Liên hệ khi hợp nhất.

Bạn có thể chọn Kênh để nhắn tin cho Danh bạ từ Trình chọn Kênh trong trình soạn tin nhắn.

Bây giờ bạn đã hiểu lý do tại sao nên hợp nhất các Danh bạ trùng lặp, sau đây là bản tóm tắt về các phương pháp khác nhau để hợp nhất Danh bạ trên nền tảng.

Cách hợp nhất danh bạ trên Respond.io

Việc hợp nhất liên hệ có thể được thực hiện trong một số mô-đun nhất định bởi Người dùng có cấp độ truy cập phù hợp. Bạn có thể hợp nhất nhiều Danh bạ với nhau, nhưng chỉ có thể hợp nhất hai hồ sơ tại một thời điểm.

Đọc tiếp để tìm hiểu cách hợp nhất Danh bạ trong các mô-đun khác nhau.

Các tác nhân: Hợp nhất danh bạ trong Mô-đun tin nhắn

Các đại lý thường là những người đầu tiên tiếp nhận các Liên hệ liên hệ. Nếu phát hiện các thuộc tính Liên hệ trùng lặp trong cuộc trò chuyện đến , nền tảng sẽ nhắc nhở các Đại lý về cơ hội hợp nhất.

Gợi ý hợp nhất sẽ được chỉ ra trong tab Kênh của hồ sơ Liên hệ trong Mô-đun Tin nhắn. Các tác nhân có thể kiểm tra tính hợp lệ của đề xuất hợp nhất và tiến hành hợp nhất nếu các Danh bạ thực sự trùng lặp.

1. Điều hướng đến Gợi ý hợp nhất

Trong tab Kênh, cuộn xuống cuối danh sách Kênh được kết nối cho đến khi bạn thấy phần Gợi ý hợp nhất.

2. Xác minh các hồ sơ trùng lặp

Nhấp vào hồ sơ được đề xuất và đảm bảo đây là Liên hệ trùng lặp. Nếu cả hai hồ sơ đều thuộc cùng một Liên hệ, hãy bắt đầu hợp nhất bằng cách nhấp vào biểu tượng Hợp nhất bên cạnh hồ sơ trùng lặp.

3. Chọn khóa Thuộc tính liên hệ

Nhấp vào các nút có liên quan để xác nhận thuộc tính khóa nào bạn muốn lưu làm mặc định nếu chúng khác nhau ở cả hai cấu hình. Ví dụ, nếu mỗi hồ sơ có địa chỉ email khác nhau, hãy chọn email nào sẽ là email chính cho Liên hệ.

4. Nhấp vào Hợp nhất liên hệ

Xác nhận việc hợp nhất bằng cách nhấp vào nút Hợp nhất liên hệ.

Chủ sở hữu hoặc Người quản lý: Hợp nhất Danh bạ tại Bảng điều khiển

Không phải tất cả doanh nghiệp đều muốn Đại lý đảm nhận trách nhiệm hợp nhất Danh bạ. Chủ sở hữu hoặc Người quản lý không gian làm việc muốn tự mình xử lý việc hợp nhất có thể thực hiện bất kỳ lúc nào tại Bảng điều khiển.

1. Điều hướng đến Gợi ý hợp nhất

Cuộn xuống Bảng điều khiển đến phần Gợi ý hợp nhất để xem có lời nhắc hợp nhất nào không.

2. Xác minh các hồ sơ trùng lặp

Nhấp vào các hồ sơ được đề xuất và đảm bảo đây là những Liên hệ trùng lặp. Nếu cả hai hồ sơ đều thuộc cùng một Liên hệ, hãy bắt đầu hợp nhất bằng cách nhấp vào biểu tượng Hợp nhất bên cạnh các hồ sơ trùng lặp.

3. Chọn khóa Thuộc tính liên hệ

Nhấp vào các nút có liên quan để xác nhận thuộc tính khóa nào bạn muốn lưu làm mặc định nếu chúng khác nhau ở cả hai cấu hình. Ví dụ, nếu mỗi hồ sơ có địa chỉ email khác nhau, hãy chọn email chính cho Liên hệ.

4. Nhấp vào Hợp nhất liên hệ

Xác nhận việc hợp nhất bằng cách nhấp vào nút Hợp nhất liên hệ.

Chủ sở hữu hoặc Người quản lý: Hợp nhất Danh bạ thông qua Mô-đun Danh bạ

Trong một số trường hợp, Chủ sở hữu hoặc Người quản lý có thể biết các hồ sơ trùng lặp không chia sẻ bất kỳ mã định danh quan trọng nào. Điều này có thể xảy ra nếu một Liên hệ thay đổi liên tục giữa số điện thoại công việc và số điện thoại cá nhân hoặc địa chỉ email trong khi trò chuyện với một doanh nghiệp trong một thời gian.

Vì sẽ không có lời nhắc nào về việc hợp nhất Danh bạ trong trường hợp này nên bạn sẽ phải tự tìm kiếm những Danh bạ trùng lặp này. Xác minh chắc chắn rằng họ thực sự là cùng một người. Chỉ khi đó bạn mới nên tiến hành hợp nhất.

1. Chọn các cấu hình bạn muốn hợp nhất

Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh hai hồ sơ trong hàng Danh bạ. Nếu Liên hệ có hồ sơ trùng lặp thứ ba, hồ sơ đó có thể được xử lý sau khi thực hiện lần hợp nhất đầu tiên.

2. Nhấp vào Hợp nhất

Nút Gộp sẽ xuất hiện ở đầu tiêu đề cột. Nhấp vào đó để bắt đầu hợp nhất.

3. Chọn khóa Thuộc tính liên hệ

Nhấp vào các nút có liên quan để xác nhận thuộc tính khóa nào bạn muốn lưu làm mặc định nếu chúng khác nhau ở cả hai cấu hình. Ví dụ, nếu mỗi hồ sơ có địa chỉ email khác nhau, hãy chọn email chính cho Liên hệ.

4. Nhấp vào Hợp nhất liên hệ

Xác nhận việc hợp nhất bằng cách nhấp vào nút Hợp nhất liên hệ.

Như bạn thấy, đây là những quy trình đơn giản để hợp nhất Danh bạ. Tuy nhiên, vẫn có một số thói quen tốt mà người dùng có thể thực hành.

Thực hành tốt nhất để hợp nhất danh bạ hiệu quả

Bộ thực hành tốt nhất này bao gồm hai thành phần chính. Phần đầu tiên đề cập đến cách xây dựng hồ sơ Liên hệ toàn diện để đưa ra gợi ý hợp nhất nếu phát hiện có Liên hệ trùng lặp và phần thứ hai đảm bảo tính chính xác khi hợp nhất Liên hệ.

Hãy cùng xem xét việc thu thập thông tin liên hệ chủ động và cách nó góp phần vào việc quản lý liên hệ hiệu quả.

Thu thập Thuộc tính Liên hệ Trước

Không phải tất cả các kênh nhắn tin đều được liên kết với số điện thoại hoặc địa chỉ email vì các kênh khác nhau yêu cầu các hình thức nhận dạng khác nhau. Nếu không có các mã định danh chính này, nền tảng không thể phát hiện Danh bạ trùng lặp.

Việc thu thập những thông tin chi tiết này ngay từ đầu cho phép doanh nghiệp xây dựng hồ sơ Liên hệ hoàn chỉnh và trò chuyện với Liên hệ sau khi cửa sổ nhắn tin đã đóng. Ví dụ, chỉ Danh bạ mới có thể mở lại cuộc trò chuyện trên WeChat trong khi WhatsApp tính phí phí trò chuyện mới cho các tin nhắn được gửi ngoài khung thời gian 24 giờ.

Để tiếp tục trò chuyện mà không có những hạn chế này, bạn cần một Kênh thay thế như email.

Cách đầu tiên để thu thập các thuộc tính này là sử dụng biểu mẫu trò chuyện trước trên tiện ích trò chuyện trên web của bạn. Trước khi người liên hệ bắt đầu trò chuyện với bạn trên web chat, hãy yêu cầu họ điền vào biểu mẫu trước khi trò chuyện với các trường liên hệ bắt buộc.

Quyết định trường nào, chẳng hạn như số điện thoại hoặc email, phù hợp nhất để thu thập dữ liệu. Điều này phụ thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn hoặc ứng dụng nhắn tin được ưa chuộng tại quốc gia của bạn.

Một cách khác để có được các thuộc tính chính của Liên hệ là thông qua bước Đặt câu hỏi trong Quy trình công việc. Thiết lập bước Đặt câu hỏi yêu cầu nhập số điện thoại hoặc địa chỉ email như một phần trong bài tập làm giàu dữ liệu của bạn trong các cuộc trò chuyện đến.

Xác minh danh tính liên hệ

Trước khi hợp nhất các Danh bạ trùng lặp, hãy kiểm tra kỹ thông tin chi tiết của chúng để đảm bảo rằng chúng thực sự là hai hồ sơ của cùng một người. Để quyết định xem bạn có cần hợp nhất Danh bạ hay không, hãy thực hiện như sau:

• Kiểm tra lại Tên liên lạc

• Kiểm tra các mã định danh khác, chẳng hạn như địa chỉ email, số điện thoại và danh tính trong các Kênh được kết nối

• Kiểm tra lịch sử trò chuyện trong Mô-đun Tin nhắn, bao gồm các tương tác trên các Kênh được kết nối khác để xác định xem họ có phải là cùng một người hay không thông qua các vấn đề hoặc giọng điệu của họ

Nếu có bất kỳ sự không nhất quán nào trong hồ sơ của Liên hệ trùng lặp, hãy thêm bình luận để kiểm tra danh tính của họ vào lần tiếp theo họ liên lạc. Sau đó xác minh thông tin chi tiết của họ và lấy email hoặc số điện thoại ưa thích để sử dụng làm mặc định của nền tảng.

Nếu có đủ bằng chứng cho thấy cả hai hồ sơ đều thuộc cùng một Liên hệ, hãy tiến hành hợp nhất. Không nên hợp nhất Danh bạ nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về danh tính của họ.

Trong trường hợp hai Danh bạ khác nhau bị sáp nhập sai, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.

Liên hệ hợp nhất: Hủy hợp nhất một liên hệ

Ngay cả những người giỏi nhất cũng có thể mắc lỗi, và chúng tôi đã chuẩn bị cho tình huống như vậy. Đừng lo lắng nếu bạn vô tình sáp nhập hai hồ sơ Liên hệ khác nhau.

Cách hủy hợp nhất danh bạ

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có lý do bất khả kháng để hủy hợp nhất, chẳng hạn như hồ sơ được hợp nhất bao gồm hai Liên hệ khác nhau.

1. Xác định liên lạc

Tìm hồ sơ bạn muốn hủy hợp nhất trong Mô-đun Danh bạ.

2. Khởi tạo Liên hệ hủy hợp nhất

Ở cuối hàng Liên hệ, hãy nhấp vào ba dấu chấm để mở Menu Hành động và chọn Hủy hợp nhất Liên hệ.

3. Hủy hợp nhất liên hệ

Một hộp thoại sẽ mở ra để hiển thị hai hồ sơ Liên hệ đã hợp nhất cùng với tên, ID và kênh được kết nối của họ. Chọn hồ sơ cần hủy hợp nhất và nhấp vào nút Hủy hợp nhất ở phía dưới. Các hồ sơ sẽ ngay lập tức được hủy hợp nhất.

Việc hủy hợp nhất phải được thực hiện bởi Chủ sở hữu hoặc Người quản lý vì chỉ họ mới có quyền truy cập vào Mô-đun Danh bạ. Ngoài ra, xin lưu ý rằng bất kỳ cuộc trò chuyện nào diễn ra trong khi các hồ sơ được hợp nhất sẽ được lưu lại trong lịch sử trò chuyện của chỉ một hồ sơ.

Quản lý danh bạ hiệu quả là một điểm đáng tự hào của respond.io, thể hiện ở cách công cụ này cảnh báo Người dùng về các Danh bạ trùng lặp, nhắc nhở hợp nhất và cung cấp sự linh hoạt trong việc quyết định ai có thể hợp nhất Danh bạ. Hãy chú ý theo dõi những cải tiến mới nhất của công cụ Hợp nhất danh bạ.

Đọc thêm

Bạn có muốn tìm hiểu thêm cách respond.io có thể giải quyết các vấn đề kinh doanh của bạn không? Hãy xem những bài viết này:

• Ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất: Ứng dụng nhắn tin hàng đầu năm 2021

• Thông báo Slack: Tạo Webhook đến của Slack

• Đặt câu hỏi: Hướng dẫn thực hiện