Cách kết nối WhatsApp với HubSpot trong 5 bước

Việc giữ các cuộc trò chuyện trên WhatsApp bên ngoài CRM sẽ làm chậm thời gian phản hồi, phân tán dữ liệu khách hàng có giá trị và khiến việc cá nhân hóa các tương tác trở nên khó khăn hơn. Nếu không tích hợp HubSpot WhatsApp, nhóm của bạn sẽ phải chuyển đổi giữa các nền tảng, mất thông tin và bỏ lỡ cơ hội tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

Việc kết nối WhatsApp với HubSpot sẽ khắc phục được vấn đề này bằng cách lưu trữ mọi thứ ở cùng một nơi với tích hợp CRM cho WhatsApp. Nhưng không phải mọi tích hợp đều như nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích việc tích hợp WhatsApp với HubSpot thực sự có nghĩa là gì, các tùy chọn có sẵn và lý do vì sao respond.io là cách tốt nhất để làm điều đó.

Tích hợp WhatsApp của HubSpot là gì?

Tích hợp WhatsApp của HubSpot kết nối một số WhatsApp Business API với HubSpot, để các cuộc hội thoại, lịch sử tin nhắn và chi tiết liên hệ được ghi lại trên hồ sơ CRM. Bạn có thể thiết lập trực tiếp trong inbox của HubSpot hoặc qua một nền tảng hội thoại khách hàng như respond.io, nền tảng này đồng bộ với HubSpot.

Thay vì các cuộc trò chuyện rải rác, tin nhắn, lịch sử trò chuyện và hồ sơ khách hàng đều được ghi lại ở một nơi. Điều này giúp các nhóm phản hồi nhanh hơn, theo dõi mức độ tương tác và cá nhân hóa các tương tác.

Với WhatsApp trong HubSpot, các nhóm có thể làm nhiều việc hơn là chỉ trò chuyện. Họ có thể nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, quản lý mối quan hệ với khách hàng và tạo ra trải nghiệm được cá nhân hóa ở quy mô lớn mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng.

Có hai cách nào để kết nối WhatsApp với HubSpot?

Các doanh nghiệp muốn tích hợp WhatsApp với HubSpot thường áp dụng một trong hai cách: tích hợp gốc của HubSpot hoặc một nền tảng hội thoại khách hàng như respond.io.

Tích hợp gốc của HubSpot: tiện lợi, nhưng bạn vẫn cần một BSP

HubSpot cung cấp tích hợp WhatsApp cho các gói Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp. Tính năng này cho phép các doanh nghiệp liên kết tài khoản WhatsApp Business của họ trực tiếp với hộp thư đến HubSpot, giúp quản lý các cuộc trò chuyện bên trong CRM dễ dàng hơn.

Ưu điểm lớn nhất của tích hợp WhatsApp với HubSpot này là sự tiện lợi. Tin nhắn sẽ xuất hiện bên trong HubSpot nên các nhóm không phải chuyển đổi giữa các nền tảng.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng HubSpot không phải là Nhà cung cấp giải pháp WhatsApp Business (BSP), nghĩa là các doanh nghiệp vẫn cần có quyền truy cập WhatsApp Business API thông qua nhà cung cấp chính thức và hoàn tất xác minh Meta Business trước khi kết nối WhatsApp với HubSpot.

Nền tảng hội thoại khách hàng: WhatsApp cộng với tự động hóa, định tuyến và các kênh khác

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm nhắn tin của bên thứ ba như respond.io thay vì dựa vào tích hợp sẵn của HubSpot.

Thay vì chỉ đưa các cuộc trò chuyện WhatsApp vào HubSpot, respond.io giúp đội ngũ nắm quyền kiểm soát hoàn toàn các cuộc hội thoại với tự động hóa nâng cao, phân tích chuyên sâu và cộng tác nhiều nhân viên. Nền tảng này cũng hỗ trợ các kênh nhắn tin khác như Telegram, Instagram, TikTok và thậm chí cả gọi thoại WhatsApp. Ngay cả khi cuộc trò chuyện leo thang, đội ngũ vẫn có thể chuyển cuộc gọi trực tiếp giữa các nhân viên mà không mất ngữ cảnh hay làm gián đoạn trải nghiệm khách hàng.

Thay vì bị giới hạn trong hộp thư đến của HubSpot, các doanh nghiệp có thể quản lý WhatsApp cùng với các kênh nhắn tin khác, tự động hóa các cuộc trò chuyện, định tuyến tin nhắn một cách thông minh và mở rộng quy mô tương tác với khách hàng - tất cả từ một nơi.

Kết nối WhatsApp với HubSpot cải thiện điều gì?

Kết nối WhatsApp với HubSpot mang đến cho đội ngũ của bạn bối cảnh chung cho mỗi cuộc trò chuyện, tự động hóa trả lời tức thì và phân loại khách hàng tiềm năng, đồng thời hiển thị thời gian phản hồi, hiệu suất nhân viên và xu hướng cuộc hội thoại trong báo cáo.

Bối cảnh hội thoại chung giúp quy trình chuyển tiếp giữa các nhân viên nhanh hơn

Khi nhiều thành viên trong nhóm cùng xử lý các cuộc trò chuyện trên WhatsApp, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn. Trong khi tích hợp gốc của HubSpot tập trung các tin nhắn, việc quản lý khối lượng lớn cuộc trò chuyện một cách hiệu quả lại đòi hỏi các công cụ cộng tác tiên tiến hơn.

Một số tích hợp nhất định cho phép doanh nghiệp tổ chức các tương tác trên WhatsApp hiệu quả hơn—thông qua hộp thư đến dùng chung, nhiệm vụ trò chuyện tự động hay theo dõi hiệu suất—giúp các nhóm làm việc cùng nhau tốt hơn.

Tự động hóa xử lý trả lời ngay lập tức và đánh giá khách hàng tiềm năng

Bạn có biết điều gì không hiệu quả không? Trả lời thủ công từng tin nhắn WhatsApp. Tự động hóa là trợ thủ đắc lực của bạn ở đây và với cấu hình phù hợp bạn có thể:

• Gửi phản hồi tức thời dựa trên các yếu tố kích hoạt (như khách hàng điền vào biểu mẫu).

• Tự động đánh giá khách hàng tiềm năng mà không cần sự can thiệp của con người.

• Cứu nhóm của bạn khỏi tình trạng ngập trong tin nhắn.

Báo cáo hiển thị thời gian phản hồi, hiệu suất nhân viên và xu hướng cuộc hội thoại

Tích hợp WhatsApp tốt không chỉ đưa tin nhắn vào HubSpot. Công cụ này giúp bạn theo dõi thời gian phản hồi, đo lường hiệu suất của nhân viên và phân tích xu hướng hội thoại để cải thiện sự tương tác của khách hàng.

Tính năng tích hợp sẵn của HubSpot ghi lại tin nhắn WhatsApp, nhưng một số tích hợp còn tiến xa hơn với khả năng phân tích sâu hơn, báo cáo nâng cao và thông tin chi tiết thực sự giúp bạn tinh chỉnh chiến lược nhắn tin của mình. Thiết lập phù hợp sẽ mang lại cho bạn nhiều thứ hơn là chỉ lịch sử tin nhắn. Nó giúp bạn thấy được điều gì đang hiệu quả, điều gì không và bạn có thể cải thiện ở đâu.

Tích hợp WhatsApp gốc của HubSpot thiếu sót ở điểm nào?

Tích hợp WhatsApp gốc của HubSpot chỉ hỗ trợ tự động hóa được kích hoạt bởi workflow đơn giản, khóa đội ngũ của bạn khỏi các ứng dụng WhatsApp trên di động và web sau khi số được kết nối, và chỉ bao phủ WhatsApp, không bao gồm các kênh nhắn tin khác của bạn.

Tự động hóa dừng lại ở các kích hoạt workflow đơn giản

Tích hợp chính thức của HubSpot hỗ trợ nhắn tin cơ bản nhưng thiếu tính năng tự động hóa chuyên sâu. Bạn có thể kích hoạt các tin nhắn tự động đơn giản qua WhatsApp thông qua các workflow của HubSpot, nhưng tự động hóa không đủ linh hoạt cho các luồng hội thoại phức tạp hơn.

Các tương tác nhiều bước giống Chatbot, chẳng hạn như xử lý các câu hỏi thường gặp với một AI Agent, không được hỗ trợ theo mặc định. Điều này có nghĩa là bạn không thể dễ dàng thiết lập các cuộc hội thoại tự động phong phú chỉ với HubSpot.

Đội ngũ của bạn mất ứng dụng WhatsApp và chỉ làm việc trong inbox của HubSpot

Sử dụng WhatsApp với một nhóm sẽ trở nên khó khăn do tích hợp sẵn. Khi một số WhatsApp kết nối với HubSpot, bạn sẽ mất quyền truy cập vào ứng dụng di động và web gốc của WhatsApp, vì tất cả tin nhắn chỉ xuất hiện trong HubSpot.

Điều này có nghĩa là toàn bộ đội ngũ của bạn phải làm việc hoàn toàn từ giao diện hộp thư của HubSpot, điều này không được tối ưu cho việc nhắn tin số lượng lớn. Không có định tuyến nhân viên tinh vi tích hợp sẵn hoặc cơ chế theo dõi hiệu suất chuyên sâu, gây cản trở khi đội ngũ của bạn cố gắng mở rộng.

Đội ngũ của bạn mất ứng dụng WhatsApp và chỉ làm việc trong inbox của HubSpot

Trước hết, HubSpot là một CRM chứ không phải là một phần mềm nhắn tin chuyên dụng. Tính năng tích hợp WhatsApp chỉ giới hạn ở WhatsApp. Nếu khách hàng của bạn nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn qua các kênh khác, những cuộc hội thoại này sẽ không xuất hiện trong HubSpot.

Phương pháp tiếp cận riêng biệt này có thể phù hợp nếu WhatsApp là kênh nhắn tin duy nhất của bạn. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp đang phải xoay sở giữa nhiều nền tảng nhắn tin, giải pháp bản địa của HubSpot sẽ không thống nhất giao tiếp của bạn một cách hiệu quả.

Cách kết nối WhatsApp với HubSpot bằng respond.io

Để kết nối WhatsApp với HubSpot bằng respond.io, hãy tạo tài khoản respond.io, lấy quyền truy cập WhatsApp Business API, kết nối số WhatsApp của bạn, liên kết respond.io với HubSpot và xác minh rằng các liên hệ đã đồng bộ chính xác.

Bước 1: Thiết lập tài khoản respond.io của bạn

Tạo tài khoản trên respond.io. Nền tảng này sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa WhatsApp và HubSpot.

Sau khi đăng ký, bạn sẽ truy cập vào bảng điều khiển nơi bạn có thể quản lý các kênh tích hợp và nhắn tin.

Bước 2: Lấy quyền truy cập WhatsApp Business API

Để bắt đầu, bạn sẽ cần quyền truy cập vào WhatsApp Business API. Không giống ứng dụng WhatsApp Business tiêu chuẩn, API cung cấp các tính năng nâng cao phù hợp cho các doanh nghiệp B2C quy mô trung bình.

Bạn có thể nhận quyền truy cập thông qua một Nhà cung cấp giải pháp WhatsApp Business (BSP) như respond.io. Nếu bạn đã có quyền truy cập API thông qua nhà cung cấp khác, hãy chuẩn bị sẵn thông tin đăng nhập cho bước tiếp theo.

Bước 3: Kết nối WhatsApp Business API với Respond.io

Sau khi hoàn tất, hãy mở Cài đặt, đi tới Kênh và nhấp vào "Thêm kênh."

Chọn WhatsApp Business API và nhập thông tin đăng nhập của bạn.

Sau khi hoàn tất, tin nhắn WhatsApp sẽ xuất hiện bên trong respond.io.

Bước 4: Tích hợp Respond.io với HubSpot

Khi WhatsApp đã được tích hợp vào respond.io, bước tiếp theo là liên kết nó với HubSpot. Vào Cài đặt, chọn Tích hợp và chọn HubSpot.

Nhấp vào "Kết nối HubSpot".

Sau đó, nhập thông tin đăng nhập khi được yêu cầu.

Sau khi kết nối, các cuộc trò chuyện trên WhatsApp sẽ đồng bộ hóa với HubSpot, cho phép bạn quản lý các tương tác với khách hàng trong respond.io.

Bước 5: Xác minh đồng bộ danh bạ giữa HubSpot và Respond.io

Sau khi tích hợp HubSpot với WhatsApp trong respond.io, thuộc tính liên hệ của HubSpot sẽ xuất hiện trong cả mô-đun Hộp thư đến và Danh bạ.

Kiểm tra một vài cuộc trò chuyện trên WhatsApp để xác nhận thông tin liên lạc được đồng bộ chính xác. Kiểm tra nhanh sẽ giúp ngăn ngừa các vấn đề phát sinh sau này.

Những tính năng respond.io bổ sung cho HubSpot

Bây giờ bạn đã kết nối WhatsApp với HubSpot bằng respond.io, đã đến lúc tận dụng tối đa nó. Sự tích hợp này không chỉ đưa WhatsApp vào HubSpot. Nó hoàn toàn thay đổi cách doanh nghiệp của bạn xử lý các cuộc trò chuyện với khách hàng.

Sau đây là những gì respond.io bổ sung vào thiết lập tích hợp HubSpot WhatsApp của bạn:

• Tự động hóa nâng cao với một trình tạo dễ sử dụng, không cần mã, đi xa hơn các quy trình làm việc cơ bản.

• Nhắn tin đa kênh giữ WhatsApp, email, Messenger, Telegram và các kênh nhắn tin phổ biến khác trong cùng một nền tảng.

• Báo cáo và phân tích toàn diện cung cấp thông tin chi tiết về thời gian phản hồi, tương tác với khách hàng và hiệu suất tổng thể của đội ngũ.

• Hỗ trợ cuộc gọi WhatsApp để đội ngũ có thể xử lý các cuộc trò chuyện thoại ngay trong nền tảng, với bản tóm tắt cuộc gọi được tạo bằng AI lưu vào cùng hồ sơ liên hệ trong HubSpot.

• Hợp tác nhiều nhân viên trên một số WhatsApp duy nhất, với phân công cuộc trò chuyện, bình luận nội bộ và lịch sử liên hệ đầy đủ để các nhóm giữa các phòng ban có thể chuyển cuộc trò chuyện mà không mất ngữ cảnh.

• Một tính năng vòng đời để theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng qua mọi giai đoạn, từ lần liên hệ đầu tiên đến chuyển đổi.

Đến đây, bạn đã thấy tất cả: lý do tại sao tích hợp WhatsApp của HubSpot lại quan trọng, HubSpot cung cấp những gì và respond.io đưa tích hợp này lên tầm cao mới như thế nào. Nếu bạn đã sẵn sàng cho tin nhắn thông minh hơn, thông tin chi tiết sâu sắc hơn và thiết lập hiệu quả, respond.io sẽ hỗ trợ bạn!

Đọc thêm

Nếu bạn thích bài viết tích hợp WhatsApp của HubSpot của chúng tôi, bạn nên xem những nội dung sau:

• Tích hợp WhatsApp CRM trong 3 bước: Hướng dẫn hoàn chỉnh của bạn

• Bán hàng trên WhatsApp: Hướng dẫn

• Cách nhận WhatsApp API: Hướng dẫn tích hợp WhatsApp API