วิธีรวมรายชื่อติดต่อ: คู่มือฉบับสมบูรณ์ [กรกฎาคม 2023]

เห็นการติดต่อแบบคู่ซึ่งควรจะมีอยู่เพียงอันเดียวใช่ไหม? ปัญหาไม่ได้อยู่ที่วิสัยทัศน์ของคุณ คุณแค่มีรายชื่อติดต่อซ้ำกัน หลีกเลี่ยงการไปพบแพทย์สายตาที่ไม่จำเป็นด้วย Contact Merge เราจะแสดงวิธีผสานข้อมูลติดต่อและบทสนทนาของพวกเขาเพื่อให้มองเห็นลูกค้าในพื้นที่ทำงานของคุณได้อย่างครอบคลุม เราจะอธิบายด้วยว่ารายชื่อติดต่อซ้ำเกิดขึ้นได้อย่างไรและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ต้องนำมาใช้เมื่อรวมรายชื่อติดต่อเหล่านั้นเข้าด้วยกัน

การรวมข้อมูลติดต่อ: การจัดการข้อมูลติดต่อซ้ำ

ก่อนอื่นมาพูดถึงการทำสำเนาการติดต่อกันก่อน หากต้องการเข้าใจถึงคุณค่าของเครื่องมือผสานการติดต่อ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าโปรไฟล์ที่ซ้ำกันถูกสร้างขึ้นและสังเกตเห็นบน respond.io ได้อย่างไร รวมทั้งเหตุใดบริษัทจึงควรผสานการติดต่อ

สาเหตุทั่วไปของการติดต่อซ้ำซ้อน

ข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่สำคัญประการหนึ่งของ respond.io คือเชื่อมต่อธุรกิจกับลูกค้าบนช่องทางใดก็ได้ ข้อความขาเข้าแต่ละข้อความแรกจากช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นอีเมล แชทบนเว็บ หรือแอปส่งข้อความ จะสร้างผู้ติดต่อใหม่ซึ่งเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ

มีสาเหตุสองสามประการที่ทำให้ผู้ติดต่อเข้าถึงผ่านช่องทางที่แตกต่างกัน ประการหนึ่ง ผู้ติดต่อที่ใจร้อนจะส่งข้อความถึงธุรกิจผ่านช่องทางหลาย ๆ ช่องทางในเวลาเดียวกัน โดยหวังว่าจะได้รับการตอบกลับที่รวดเร็วกว่า

พวกเขายังสามารถเริ่มบทสนทนาบนช่องทางต่างๆ ได้ตามความสะดวก บางทีพวกเขาอาจชอบใช้ WhatsApp เมื่ออยู่บนมือถือและแชทบนเว็บเมื่ออยู่บนเดสก์ท็อป ซึ่งจะส่งผลให้มีโปรไฟล์การติดต่อแยกจากกัน

ตรวจพบการติดต่อซ้ำโดยใช้ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ซ้ำ

แล้ว respond.io จะตรวจจับการติดต่อซ้ำซ้อนได้อย่างไร แพลตฟอร์มนี้ถือว่าหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลไม่ซ้ำกัน การใช้ซ้ำของการแจ้งเตือนแพลตฟอร์มเกี่ยวกับคุณสมบัติหลักที่ทับซ้อนกันระหว่างสองโปรไฟล์

สมมติว่ามีผู้ติดต่อติดต่อธุรกิจบน WhatsApp และ Telegram หากทั้งสองช่องลงทะเบียนด้วยหมายเลขโทรศัพท์เดียวกัน response.io จะตรวจจับคุณสมบัติการติดต่อที่เกิดขึ้นพร้อมกัน

ปัญหาการติดต่อซ้ำซ้อน

ซึ่งนำเราไปสู่คำถามถัดไป: เหตุใดคุณจึงควรรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน? มีสาเหตุสองสามประการที่คุณอาจไม่ต้องการให้การทำซ้ำการติดต่อไม่ถูกเลือก

ประการแรก การโต้ตอบกับผู้ติดต่อซ้ำถือเป็นการใช้ทรัพยากรอย่างไม่มีประสิทธิภาพ สมมติว่าลูกค้าสอบถามเกี่ยวกับโปรโมชันการขายทั้งใน WhatsApp และ Telegram การติดต่อกับลูกค้ารายเดิมซ้ำอีกครั้งในแต่ละช่องทางจะทำให้คุณต้องเสียเวลาและกำลังคน

หากโปรไฟล์ทั้งสองรวมกัน คุณจะสังเกตเห็นทันทีว่ามีโปรไฟล์หนึ่งถามคำถามเดียวกันสองครั้ง การแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณได้รับทั้งสองข้อความและตอบกลับเพียงครั้งเดียวแสดงให้เห็นถึงระดับความเอาใจใส่สูงในการจัดการกับลูกค้า

ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นอีกประการหนึ่งจากการติดต่อซ้ำคือมีความเสี่ยงที่เพิ่มมากขึ้นจากการสแปมโดยไม่ได้ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น การส่งข้อความออกอากาศแบบเดียวกันไปยังผู้ติดต่อหลายครั้งอาจทำให้คุณถูกรายงานว่าเป็นสแปม ซึ่งจะทำให้คะแนนคุณภาพ บนช่องทางอย่าง WhatsApp ลดลง

โซลูชันการรวมการติดต่อที่หรูหราด้วย Repond.io

การจัดการข้อมูลติดต่อถือเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ แม้ว่าแพลตฟอร์มหลายแห่งจะอนุญาตให้ผู้ใช้รวมข้อมูลติดต่อได้ แต่แนวทางอันเป็นเอกลักษณ์ของ respond.io ในการผสานข้อมูลติดต่อก็มีข้อดีหลายประการ

มาสำรวจข้อดีบางประการเหล่านี้กันอย่างสั้น ๆ

การรวมข้อมูลติดต่อ: ข้อเสนอแนะในการรวมข้อมูลติดต่อ

แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ใช้ค้นหาหรือค้นพบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันด้วยตนเอง ในทางตรงกันข้าม respond.io จะทำงานหนักด้วยการแจ้งเตือนผู้ใช้แพลตฟอร์มเกี่ยวกับรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันและแจ้งเตือนให้ทำการผสานข้อมูล

การรวมการติดต่อ: การรวมการสนทนาข้ามช่องทาง

การรวมข้อมูลติดต่อไม่เพียงแต่จะรวมข้อมูลติดต่อที่ซ้ำกันและคุณสมบัติของข้อมูลเหล่านั้นเท่านั้น แต่ยังรวมช่อง ข้อความ เหตุการณ์ และความคิดเห็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องไว้เป็นโปรไฟล์เดียวอีกด้วย

การสนทนาข้ามช่องต่างๆ จะถูกแสดงตามลำดับเวลาบนอินเทอร์เฟซที่เลื่อนได้อย่างราบรื่นในคอนโซลการส่งข้อความ สิ่งนี้จะสร้างภาพรวมที่ครอบคลุมของผู้ติดต่อและการโต้ตอบทั้งหมดของพวกเขากับธุรกิจ

การรวมข้อมูลติดต่อ: เก็บรักษาข้อมูลติดต่อหลังจากการรวมข้อมูล

แทนที่จะบันทึกเพียงคุณสมบัติเดียวต่อฟิลด์และลบข้อมูลอื่นโดยอัตโนมัติ respond.io จะคงคุณสมบัติและการเชื่อมต่อช่องทางไว้สำหรับโปรไฟล์ผู้ติดต่อทั้งสองโปรไฟล์เมื่อทำการผสานกัน

คุณสามารถเลือกช่องทางที่จะส่งข้อความถึงผู้ติดต่อได้จากตัวเลือกช่องในเครื่องมือแต่งข้อความ

ตอนนี้คุณคงทราบแล้วว่าเหตุใดคุณจึงควรผสานรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน ต่อไปนี้คือรายการสรุปเกี่ยวกับวิธีการต่างๆ ในการผสานรายชื่อติดต่อบนแพลตฟอร์ม

วิธีการรวมรายชื่อติดต่อบน Respond.io

การรวมข้อมูลติดต่อสามารถทำได้ในโมดูลบางโมดูลโดยผู้ใช้ที่มีระดับการเข้าถึง ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถรวมรายชื่อติดต่อหลายรายการเข้าด้วยกันได้ แต่สามารถรวมโปรไฟล์ได้ครั้งละ 2 โปรไฟล์เท่านั้น

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีรวมรายชื่อติดต่อในโมดูลต่างๆ

ตัวแทน: รวมรายชื่อติดต่อในโมดูลข้อความ

โดยทั่วไปแล้วตัวแทนจะเป็นคนแรกที่จะติดต่อผู้ติดต่อที่ติดต่อมา หากตรวจพบคุณสมบัติการติดต่อที่ซ้ำกันระหว่างการสนทนาขาเข้า แพลตฟอร์มจะแจ้งตัวแทนเกี่ยวกับโอกาสในการผสานรวม

ข้อเสนอแนะการผสานจะถูกระบุไว้ในแท็บช่องของโปรไฟล์ผู้ติดต่อในโมดูลข้อความ ตัวแทนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของคำแนะนำในการผสาน และดำเนินการผสานต่อไปได้ หากรายชื่อติดต่อซ้ำกันจริง

1. ไปที่คำแนะนำในการรวม

ในแท็บช่อง ให้เลื่อนลงไปด้านล่างสุดของรายการช่องที่เชื่อมต่อจนกว่าคุณจะมาถึงส่วนคำแนะนำในการผสาน

2. ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ซ้ำกัน

คลิกที่โปรไฟล์ที่แนะนำและตรวจสอบว่านี่คือรายชื่อติดต่อซ้ำ หากทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อรายเดียวกัน ให้เริ่มการผสานโดยคลิกบนไอคอนผสานถัดจากโปรไฟล์ที่ซ้ำกัน

3. เลือกคีย์คุณสมบัติการติดต่อ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติคีย์ที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากคุณสมบัติดังกล่าวแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสำหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกรวมการติดต่อ

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่มรวมข้อมูลติดต่อ

เจ้าของหรือผู้จัดการ: รวมรายชื่อติดต่อที่แดชบอร์ด

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการให้ตัวแทนรับผิดชอบในการรวมผู้ติดต่อเข้าด้วยกัน เจ้าของหรือผู้จัดการพื้นที่ทำงานที่ต้องการจัดการการผสานด้วยตนเองสามารถทำได้ตลอดเวลาที่แดชบอร์ด

1. ไปที่คำแนะนำในการรวม

เลื่อนลงมาที่แดชบอร์ดจนถึงส่วนคำแนะนำในการผสานเพื่อดูว่ามีการแจ้งการผสานใดๆ หรือไม่

2. ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ซ้ำกัน

คลิกที่โปรไฟล์ที่แนะนำและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน หากทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อรายเดียวกัน ให้เริ่มการผสานโดยคลิกที่ไอคอนผสานถัดจากโปรไฟล์ที่ซ้ำกัน

3. เลือกคีย์คุณสมบัติการติดต่อ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติคีย์ที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากคุณสมบัติดังกล่าวแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสำหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกรวมการติดต่อ

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่มรวมข้อมูลติดต่อ

เจ้าของหรือผู้จัดการ: รวมรายชื่อติดต่อผ่านโมดูลรายชื่อติดต่อ

ในบางสถานการณ์ เจ้าของหรือผู้จัดการอาจทราบถึงโปรไฟล์ที่ซ้ำกันซึ่งไม่แบ่งปันตัวระบุคีย์ใดๆ สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้หากผู้ติดต่อสลับไปมาระหว่างหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการทำงานและเบอร์ส่วนตัวหรือที่อยู่อีเมลในขณะที่สนทนากับธุรกิจในบางครั้ง เช่น

เนื่องจากจะไม่มีการแจ้งให้ทำการรวมข้อมูลติดต่อในกรณีนี้ คุณจึงต้องค้นหาข้อมูลติดต่อที่ซ้ำกันเหล่านี้ด้วยตัวเอง พิสูจน์ให้แน่ชัดว่าเขาคือบุคคลคนเดียวกันจริงๆ จากนั้นคุณจึงควรดำเนินการผสานต่อ

1. เลือกโปรไฟล์ที่คุณต้องการรวม

คลิกที่ช่องกาเครื่องหมายข้างโปรไฟล์ทั้งสองในแถวรายชื่อติดต่อ หากผู้ติดต่อมีโปรไฟล์ซ้ำกันเป็นครั้งที่สาม สามารถดำเนินการได้หลังจากดำเนินการผสานครั้งแรกแล้ว

2. คลิกรวม

ปุ่มผสานจะปรากฏที่ด้านบนของส่วนหัวคอลัมน์ คลิกเพื่อเริ่มการผสาน

3. เลือกคีย์คุณสมบัติการติดต่อ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติคีย์ที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากคุณสมบัติดังกล่าวแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสำหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกรวมการติดต่อ

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่มรวมข้อมูลติดต่อ

อย่างที่คุณเห็น นี่คือกระบวนการตรงไปตรงมาในการรวมรายชื่อติดต่อ กล่าวได้ว่ามีนิสัยดีๆ บางอย่างที่ผู้ใช้สามารถฝึกฝนได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรวมรายชื่อติดต่ออย่างมีประสิทธิภาพ

ชุดแนวทางปฏิบัติที่ดีนี้ประกอบด้วยส่วนประกอบหลักสองประการ ขั้นตอนแรกจะพูดถึงวิธีการสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่ครอบคลุมเพื่อขอคำแนะนำในการรวมข้อมูลหากตรวจพบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน และขั้นตอนที่สองคือการรับประกันความแม่นยำในการรวมผู้ติดต่อ

มาดูการรวบรวมข้อมูลการติดต่อเชิงรุกและวิธีที่ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้จัดการการติดต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

รวบรวมคุณสมบัติการติดต่อล่วงหน้า

ช่องทางการส่งข้อความไม่ใช่ทุกช่องทางจะเชื่อมโยงกับหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล เพราะว่า ช่องทางต่างๆ จำเป็นต้องมีรูปแบบการระบุตัวตนที่แตกต่างกัน หากไม่มีตัวระบุคีย์เหล่านี้ แพลตฟอร์มไม่สามารถตรวจจับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันได้

การได้รับรายละเอียดเหล่านี้ล่วงหน้าทำให้ธุรกิจสามารถสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่สมบูรณ์ และสนทนากับผู้ติดต่อได้หลังจากหน้าต่างการส่งข้อความปิดลง ตัวอย่างเช่น เฉพาะผู้ติดต่อเท่านั้นที่สามารถเปิดการสนทนาบน WeChat อีกครั้งได้ ในขณะที่ WhatsApp จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการสนทนาใหม่ สำหรับข้อความที่ส่งนอกช่วงเวลา 24 ชั่วโมง

หากต้องการดำเนินการสนทนาต่อไปโดยไม่มีข้อจำกัดเหล่านี้ คุณต้องมีช่องทางอื่น เช่น อีเมล

วิธีแรกในการรวบรวมคุณสมบัติเหล่านี้คือใช้แบบฟอร์มก่อนแชทบนวิดเจ็ตแชทบนเว็บของคุณ ก่อนที่ผู้ติดต่อจะเริ่มแชทกับคุณผ่านการแชททางเว็บ ให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มก่อนแชทโดยมีช่องข้อมูลติดต่อที่จำเป็น

ตัดสินใจว่าฟิลด์ใด เช่น หมายเลขโทรศัพท์ หรืออีเมล เหมาะสมที่สุดสำหรับการรวบรวมข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานของคุณหรือแอปส่งข้อความที่ ที่ต้องการในประเทศของคุณ

อีกวิธีในการรับคุณสมบัติการติดต่อที่สำคัญคือผ่านขั้นตอนการถามคำถาม ในเวิร์กโฟลว์ กำหนดขั้นตอนการถามคำถามที่ต้องป้อนหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลเป็นส่วนหนึ่งของแบบฝึกหัดเสริมข้อมูล ระหว่างการสนทนาขาเข้า

ตรวจสอบข้อมูลประจำตัวผู้ติดต่อ

ก่อนที่จะรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน ควรตรวจสอบรายละเอียดของผู้ติดต่อเหล่านี้อย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นโปรไฟล์สองโปรไฟล์ของบุคคลเดียวกันจริงๆ หากต้องการตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องรวมรายชื่อติดต่อหรือไม่ ให้ทำดังต่อไปนี้:

• ตรวจสอบชื่อผู้ติดต่ออีกครั้ง

• ตรวจสอบตัวระบุอื่น ๆ เช่น ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลประจำตัวในช่องทางที่เชื่อมต่อ

• ตรวจสอบประวัติการสนทนาในโมดูลข้อความ รวมถึงการโต้ตอบบนช่องที่เชื่อมต่ออื่น ๆ เพื่อตรวจสอบจากปัญหาหรือโทนเสียงว่าเป็นคนคนเดียวกันหรือไม่

หากมีความไม่สอดคล้องกันในโปรไฟล์ของผู้ติดต่อซ้ำ ให้เพิ่มความคิดเห็นเพื่อตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของพวกเขาในครั้งต่อไปที่ติดต่อมา จากนั้นตรวจสอบรายละเอียดและรับอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการใช้โดยเป็นค่าเริ่มต้นของแพลตฟอร์ม

หากมีหลักฐานเพียงพอว่าทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อรายเดียวกัน ให้ดำเนินการรวม อย่ารวมผู้ติดต่อหากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับตัวตนของพวกเขา

ในกรณีที่มีการรวมข้อมูลติดต่อสองรายการที่แตกต่างกันโดยไม่ถูกต้อง เราช่วยคุณได้

การรวมข้อมูลติดต่อ: การยกเลิกการรวมข้อมูลติดต่อ

ความผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้กับเราทุกคน และเราก็ได้เตรียมตัวสำหรับสถานการณ์เช่นนี้ ไม่ต้องกังวลหากคุณรวมโปรไฟล์ผู้ติดต่อสองรายการที่แตกต่างกันโดยไม่ได้ตั้งใจ

วิธีการยกเลิกการรวมรายชื่อติดต่อ

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเหตุผลที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการยกเลิกการรวม เช่น โปรไฟล์ที่รวมประกอบด้วยผู้ติดต่อสองรายที่แตกต่างกัน

1. ระบุผู้ติดต่อ

ค้นหาโปรไฟล์ที่คุณต้องการยกเลิกการผสานในโมดูลรายชื่อติดต่อ

2. เริ่มต้นการยกเลิกการรวมการติดต่อ

ที่ปลายสุดของแถวผู้ติดต่อ ให้คลิกที่จุดสามจุดเพื่อเปิดเมนูการดำเนินการ และเลือกยกเลิกการรวมผู้ติดต่อ

3. ยกเลิกการรวมรายชื่อติดต่อ

กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อแสดงโปรไฟล์ผู้ติดต่อสองรายที่รวมกันพร้อมด้วยชื่อ ID และช่องทางที่เชื่อมต่อ เลือกโปรไฟล์ที่ต้องการยกเลิกการรวมและคลิกปุ่มยกเลิกการรวมที่ด้านล่าง โปรไฟล์จะถูกแยกออกจากกันทันที

เจ้าของหรือผู้จัดการจะต้องทำการยกเลิกการผสานรวม เนื่องจากเฉพาะพวกเขาเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงโมดูลรายชื่อติดต่อ นอกจากนี้ โปรดทราบด้วยว่าการสนทนาใดๆ ที่เกิดขึ้นขณะทำการรวมโปรไฟล์นั้นจะถูกเก็บไว้ในประวัติการสนทนาของโปรไฟล์เดียวเท่านั้น

การจัดการการติดต่อที่มีประสิทธิภาพเป็นจุดสำคัญของ respond.io ซึ่งสะท้อนให้เห็นได้จากวิธีการแจ้งเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับการติดต่อที่ซ้ำกัน แจ้งเตือนการผสานรวม และให้ความยืดหยุ่นในการตัดสินใจว่าใครสามารถผสานรายชื่อติดต่อได้ โปรดติดตามการปรับปรุงเพิ่มเติมของเครื่องมือผสานการติดต่อ

อ่านเพิ่มเติม

สนใจที่จะเรียนรู้วิธีอื่นๆ ที่ respond.io จะช่วยแก้ไขปัญหาทางธุรกิจของคุณได้หรือไม่ ลองดูบทความเหล่านี้:

• แอปส่งข้อความยอดนิยม: แอปส่งข้อความยอดนิยม 2021

• การแจ้งเตือน Slack: การสร้างเว็บฮุกขาเข้าของ Slack

• ถามคำถาม: คำแนะนำการใช้งาน