วิธีการเขียนบทความ

วิธีผสานผู้ติดต่อ: คู่มือฉบับสมบูรณ์ [กรกฎาคม 2023]

Petrina Jo
20 กรกฎาคม 2566
วิธีผสานผู้ติดต่อที่ซ้ํากันบน respond.io

เห็นผู้ติดต่อสองครั้งที่ควรมีเพียงคนเดียว? ไม่ใช่วิสัยทัศน์ของคุณที่เป็นปัญหา - คุณเพียงแค่มีกรณีของผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน หลีกเลี่ยงการเดินทางไปพบนักตรวจวัดสายตาโดยไม่จําเป็นด้วย Contact Merge เราจะแสดงวิธีผสานผู้ติดต่อและการสนทนาของพวกเขาสําหรับมุมมองแบบองค์รวมของลูกค้าในพื้นที่ทํางานของคุณ นอกจากนี้ เราจะอธิบายว่าผู้ติดต่อที่ซ้ํากันเกิดขึ้นได้อย่างไร และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรนํามาใช้เมื่อรวมเข้าด้วยกัน

การผสานผู้ติดต่อ: การจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน

ก่อนอื่นเรามาพูดถึงการทําสําเนาผู้ติดต่อ เพื่อให้เข้าใจถึงคุณค่าของเครื่องมือ Contact Merge คุณจําเป็นต้องทราบวิธีการสร้างและสังเกตโปรไฟล์ที่ซ้ํากันบน respond.ioรวมถึงเหตุผลที่บริษัทต่างๆ ควรรวมผู้ติดต่อเข้าด้วยกัน

สาเหตุทั่วไปของการทําซ้ําการติดต่อ

ความได้เปรียบในการแข่งขันที่สําคัญของ respond.io คือเชื่อมโยงธุรกิจกับลูกค้าในทุกช่องทาง ข้อความขาเข้าแรกแต่ละข้อความจากแชนเนล ไม่ว่าจะเป็นอีเมล เว็บแชท หรือแอปส่งข้อความ จะสร้างผู้ติดต่อใหม่เพื่อใช้เป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงในการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ

รูปภาพนี้แสดงให้เห็นว่าข้อความขาเข้าแรกแต่ละข้อความจากแชนเนล ไม่ว่าจะเป็นอีเมล เว็บแชท หรือแอปส่งข้อความ สร้างรายชื่อติดต่อใหม่ได้อย่างไร นี่เป็นวิธีที่ง่ายและใช้งานได้จริงในการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อสําหรับการใช้งานทางธุรกิจ.
แต่ละข้อความแรกจากแชนเนลใหม่จะสร้างผู้ติดต่อใหม่

มีเหตุผลบางประการที่ผู้ติดต่อจะติดต่อผ่านช่องทางต่างๆ ประการหนึ่งผู้ติดต่อที่ใจร้อนจะส่งข้อความถึงธุรกิจในสองสามช่องทางในเวลาเดียวกันโดยหวังว่าจะมีการตอบกลับที่รวดเร็วขึ้น

พวกเขายังสามารถเริ่มการสนทนาในช่องทางต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไปตามความสะดวก บางทีพวกเขาอาจชอบใช้ WhatsApp เมื่ออยู่บนมือถือและเว็บแชทเมื่ออยู่บนเดสก์ท็อป ซึ่งจะส่งผลให้โปรไฟล์ผู้ติดต่อแยกจากกัน

ผู้ติดต่อที่ซ้ํากันตรวจพบโดยการใช้ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ซ้ํา

ดังนั้นอย่างไร respond.io รู้จักการทําซ้ําการติดต่อ? แพลตฟอร์มนี้ถือว่าหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลไม่ซ้ํากัน การใช้อย่างใดอย่างหนึ่งซ้ําจะแจ้งเตือนแพลตฟอร์มของคุณสมบัติหลักที่ทับซ้อนกันระหว่างสองโปรไฟล์

นี่คือภาพของวิธีการตรวจพบการทําซ้ําผู้ติดต่อโดย respond.io. แพลตฟอร์มนี้ถือว่าหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลไม่ซ้ํากัน การใช้อย่างใดอย่างหนึ่งซ้ําจะแจ้งเตือนแพลตฟอร์มของคุณสมบัติหลักที่ทับซ้อนกันระหว่างสองโปรไฟล์
ข้อความใหม่จากผู้ติดต่อเดียวกันในแชนเนลต่างๆ จะสร้างรายชื่อที่ซ้ํากัน

สมมติว่าผู้ติดต่อติดต่อธุรกิจบน WhatsApp และ Telegram. หากทั้งสองช่องลงทะเบียนด้วยหมายเลขโทรศัพท์เดียวกัน respond.io จะตรวจจับคุณสมบัติการติดต่อที่ตรงกัน

ปัญหาเกี่ยวกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน

สิ่งนี้นําเราไปสู่คําถามต่อไป: เหตุใดคุณจึงควรรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน มีเหตุผลสองสามประการที่คุณอาจไม่ต้องการให้การทําซ้ําผู้ติดต่อไม่ถูกเลือก

นี่คือภาพที่แสดงถึงปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อไม่ได้รับการจัดการผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน พวกเขารวมถึงการใช้ทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพและความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของการส่งสแปมโดยการส่งข้อความเดียวกันหรือออกอากาศหลายครั้ง ธุรกิจควรรวมโปรไฟล์เหล่านี้เข้าด้วยกันหากเป็นบุคคลเดียวกันเพื่ออํานวยความสะดวกให้ผู้ใช้และประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้น
การปล่อยให้ผู้ติดต่อที่ซ้ํากันไม่ถูกเลือกทําให้เกิดปัญหาสองสามประการ

ประการแรกการโต้ตอบกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพ สมมติว่าลูกค้าสอบถามเกี่ยวกับการส่งเสริมการขายทั้งบน WhatsApp และ Telegram. การจัดการกับลูกค้ารายเดียวกันใหม่ในแต่ละช่องทางจะทําให้คุณเสียเวลาและกําลังคน

หากรวมโปรไฟล์คุณจะสังเกตเห็นได้ทันทีว่าพวกเขาถามคําถามเดียวกันสองครั้ง การแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณได้รับข้อความทั้งสองและตอบกลับเพียงครั้งเดียวบ่งบอกถึงความสนใจในระดับสูงในการจัดการลูกค้า

ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นอีกประการหนึ่งของผู้ติดต่อที่ซ้ํากันคือความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของการส่งสแปมโดยไม่ได้ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น การส่งการออกอากาศเดียวกันไปยังผู้ติดต่อหลายครั้งอาจทําให้คุณถูกรายงานว่าเป็นสแปม ซึ่งจะลด ระดับคุณภาพ ของคุณในช่องต่างๆ เช่น WhatsApp

โซลูชันผสานการติดต่อที่หรูหราด้วย respond.io

การจัดการผู้ติดต่อเป็นจิ๊กซอว์การดําเนินงานที่มีค่าสําหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ในขณะที่หลายแพลตฟอร์มอนุญาตให้ผู้ใช้รวมผู้ติดต่อ แต่วิธีที่ไม่เหมือนใคร respond.io แนวทาง การรวมผู้ติดต่อมีข้อดีหลายประการ

นี่คือภาพที่อ้างถึงประโยชน์สามประการของวิธีที่ไม่เหมือนใคร respond.io อนุญาตให้ผู้ใช้จัดการการรวมผู้ติดต่อ การรวมการสนทนาในแชนเนลสําหรับทั้งโปรไฟล์ และการเก็บรักษาข้อมูลผู้ติดต่อ เช่น พร็อพเพอร์ตี้และการเชื่อมต่อแชนเนลทั้งหมดสําหรับผู้ติดต่อทั้งสองหลังจากการรวมเข้าด้วยกัน
ข้อดีของการรวมผู้ติดต่อบน respond.io

ลองสํารวจข้อดีเหล่านี้โดยสังเขป

การผสานผู้ติดต่อ: พร้อมท์คําแนะนําเพื่อรวมผู้ติดต่อ

แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ใช้ค้นหาหรือค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ํากันด้วยตนเอง ในทางตรงกันข้าม respond.io ทําการยกของหนักโดยการแจ้งเตือนผู้ใช้แพลตฟอร์มเกี่ยวกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันและแจ้งให้ผสาน

Contact Merge: ผสานการสนทนาข้ามช่องทาง

การผสานผู้ติดต่อไม่เพียงแต่รวมรายชื่อที่ซ้ํากันและคุณสมบัติของพวกเขา แต่ยังรวมช่องทาง ข้อความ กิจกรรม และความคิดเห็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับทั้งสองไว้ในโปรไฟล์เดียว

นี่คือรูปภาพของการรวมการสนทนาทั้งหมดในแชนเนลใดๆ ที่เชื่อมโยงกับรายชื่อติดต่อในระหว่างการผสานผู้ติดต่อด้วย การสนทนาเหล่านี้จะแสดงตามลําดับเวลาบนอินเทอร์เฟซที่เลื่อนได้ในคอนโซลการส่งข้อความ
ข้อความที่แลกเปลี่ยนในทุกช่องทางที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันจะถูกรวมเข้าด้วยกันด้วย

การสนทนาข้ามแชนเนลจะแสดงตามลําดับเวลาบนอินเทอร์เฟซที่ราบรื่นและเลื่อนได้ในคอนโซลการส่งข้อความ สิ่งนี้จะสร้างภาพรวมที่ครอบคลุมของผู้ติดต่อและการโต้ตอบทั้งหมดของพวกเขากับธุรกิจ

การรวมผู้ติดต่อ: เก็บข้อมูลผู้ติดต่อหลังจากการรวม

แทนที่จะบันทึกเพียงคุณสมบัติเดียวต่อฟิลด์และลบข้อมูลอื่นๆ โดยอัตโนมัติ respond.io รักษาคุณสมบัติและการเชื่อมต่อแชนเนลสําหรับโปรไฟล์ผู้ติดต่อทั้งสองเมื่อผสาน

นี่คือภาพที่แสดงให้เห็นว่า respond.io เก็บแชนเนลทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับโปรไฟล์ผู้ติดต่อทั้งสองไว้หลังจากรวมเข้าด้วยกัน ช่องสามารถเข้าถึงได้ในตัวเลือกช่องของคอนโซลการส่งข้อความในโมดูลข้อความ
ช่องทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันสามารถเข้าถึงได้ในตัวเลือกช่องหลังจากการรวม

คุณสามารถเลือกช่องที่จะส่งข้อความถึงผู้ติดต่อได้จากตัวเลือกช่องในเครื่องมือเขียนข้อความ

ตอนนี้คุณเข้าใจได้อย่างรวดเร็วแล้วว่าทําไมคุณควรรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากันนี่คือบทสรุปเกี่ยวกับวิธีการต่างๆในการรวมผู้ติดต่อบนแพลตฟอร์ม

วิธีผสานผู้ติดต่อบน respond.io

การรวมผู้ติดต่อสามารถทําได้ในบางโมดูลโดยผู้ใช้ที่มี ระดับการเข้าถึงที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถรวมรายชื่อติดต่อหลายรายการเข้าด้วยกันได้ แต่สามารถรวมโปรไฟล์ได้ครั้งละสองโปรไฟล์เท่านั้น

นี่คือรูปภาพของโมดูลแพลตฟอร์มและผู้ใช้ที่สามารถรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากันได้ ผู้ใช้สามารถยืนยันตัวตนของโปรไฟล์ที่ซ้ํากันและรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากันได้เมื่อแน่ใจว่าทั้งสองโปรไฟล์เป็นของบุคคลเดียวกัน แม้ว่าในที่สุดผู้ติดต่อหลายรายสามารถรวมเป็นโปรไฟล์เดียวได้ แต่การรวมช่องทางและการสนทนาทั้งหมดเข้าด้วยกัน แต่สามารถรวมโปรไฟล์ได้ครั้งละสองโปรไฟล์เท่านั้น
โมดูลแพลตฟอร์มที่รองรับการผสานผู้ติดต่อและผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึงได้

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีผสานรายชื่อในโมดูลต่างๆ

ตัวแทน: ผสานผู้ติดต่อในโมดูลข้อความ

โดยทั่วไปแล้วตัวแทนจะเป็นคนแรกที่เข้าแถวเพื่อติดต่อกับผู้ติดต่อที่ติดต่อ หากตรวจพบคุณสมบัติผู้ติดต่อที่ซ้ํากันระหว่าง การสนทนาขาเข้า แพลตฟอร์มจะแจ้งให้ตัวแทนทราบเกี่ยวกับโอกาสในการผสาน

นี่คือรูปภาพที่แสดงวิธีการแจ้งคําแนะนําการผสานเมื่อตรวจพบคุณสมบัติที่ซ้ํากัน เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลระหว่างการสนทนาขาเข้า ตัวบ่งชี้จะปรากฏในแท็บช่องทางของโปรไฟล์ของผู้ติดต่อ เพื่อแจ้งเตือนตัวแทนเกี่ยวกับคําแนะนําการผสาน ตัวแทนสามารถตรวจสอบได้ว่าโปรไฟล์ที่ซ้ํากันเป็นของบุคคลเดียวกันหรือไม่แล้วรวมเข้าด้วยกัน
ตัวบ่งชี้ในแท็บช่องของโมดูลข้อความจะแจ้งให้ตัวแทนทราบเกี่ยวกับการผสานที่อาจเกิดขึ้น

คําแนะนําการผสานจะแสดงในแท็บช่องของโปรไฟล์ผู้ติดต่อในโมดูลข้อความ ตัวแทนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของคําแนะนําการผสานและดําเนินการผสานต่อไปได้หากผู้ติดต่อซ้ํากันจริง

GIF นี้แสดงให้เห็นว่าตัวแทนสามารถรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากันในโมดูลข้อความระหว่างการสนทนาขาเข้าได้อย่างไร คําแนะนําการผสานจะแสดงในแท็บช่องของโปรไฟล์ผู้ติดต่อในโมดูลข้อความ ตัวแทนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของคําแนะนําการผสานและดําเนินการผสานต่อไปได้หากผู้ติดต่อซ้ํากันจริง
วิธีที่เอเจนต์สามารถรวมรายชื่อในโมดูลข้อความ

1. ไปที่ผสานคําแนะนํา

ในแท็บช่อง ให้เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของรายการช่องที่เชื่อมต่อจนกว่าคุณจะมาถึงส่วนคําแนะนําการผสาน

2. ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

คลิกที่โปรไฟล์ที่แนะนําและตรวจสอบให้แน่ใจว่านี่เป็นผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน หากทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อเดียวกัน ให้เริ่มการผสานโดยคลิกที่ไอคอนผสานถัดจากโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

3. เลือกคุณสมบัติการติดต่อที่สําคัญ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่นหากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันให้เลือกว่าจะเป็นอีเมลหลักสําหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกที่ Merge Contact

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่ม ผสานผู้ติดต่อ

เจ้าของหรือผู้จัดการ: ผสานผู้ติดต่อที่แดชบอร์ด

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการให้ตัวแทนรับผิดชอบในการรวมรายชื่อติดต่อ เจ้าของพื้นที่ทํางานหรือผู้จัดการที่ต้องการจัดการการผสานด้วยตนเองสามารถทําได้ทุกเวลาที่แดชบอร์ด

นี่คือ GIF ที่แสดงให้เห็นว่าเจ้าของและผู้จัดการสามารถรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากันบนแดชบอร์ดได้อย่างไร ธุรกิจบางแห่งอาจไม่ต้องการให้ตัวแทนรับผิดชอบในการรวมรายชื่อติดต่อ เจ้าของพื้นที่ทํางานหรือผู้จัดการที่ต้องการจัดการการผสานด้วยตนเองสามารถทําได้ทุกเวลาที่แดชบอร์ด
วิธีที่เจ้าของและผู้จัดการสามารถรวมผู้ติดต่อบนแดชบอร์ด

1. ไปที่ผสานคําแนะนํา

เลื่อนแดชบอร์ดลงไปยังส่วนคําแนะนําการผสานเพื่อดูว่ามีการผสานที่ได้รับแจ้งหรือไม่

2. ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

คลิกที่โปรไฟล์ที่แนะนําและตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรไฟล์เหล่านี้เป็นผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน หากทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อเดียวกัน ให้เริ่มการผสานโดยคลิกที่ไอคอนผสานถัดจากโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

3. เลือกคุณสมบัติการติดต่อที่สําคัญ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสําหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกที่ Merge Contact

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่ม ผสานผู้ติดต่อ

เจ้าของหรือผู้จัดการ: ผสานผู้ติดต่อผ่านโมดูลรายชื่อ

ในบางสถานการณ์ เจ้าของหรือผู้จัดการอาจทราบโปรไฟล์ที่ซ้ํากันซึ่งไม่แชร์ตัวระบุคีย์ใดๆ กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากผู้ติดต่อสลับไปมาระหว่างหมายเลขที่ทํางานกับหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวหรือที่อยู่อีเมลขณะสนทนากับธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไป เป็นต้น

นี่คือรูปภาพของโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่ซ้ํากันซึ่งไม่แชร์หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลที่อาจมีอยู่ในรายการที่ติดต่อของธุรกิจ เจ้าของและผู้จัดการพื้นที่ทํางานควรรวมโปรไฟล์เหล่านี้ก็ต่อเมื่อพวกเขาแน่ใจอย่างยิ่งว่าพวกเขาอยู่ในที่ติดต่อเดียวกัน หากมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับตัวตนของพวกเขาพวกเขาควรเก็บไว้เป็นโปรไฟล์แยกต่างหาก
การผสานจะไม่ได้รับพร้อมท์สําหรับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันซึ่งไม่แชร์หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล

เนื่องจากจะไม่มีข้อความแจ้งใด ๆ สําหรับการผสานผู้ติดต่อในกรณีนี้คุณจะต้องค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ํากันเหล่านี้ด้วยตนเอง ตรวจสอบอย่างไม่ต้องสงสัยว่าพวกเขาเป็นคนเดียวกันจริงๆ จากนั้นคุณควรดําเนินการผสานต่อไป

นี่คือรูปภาพของวิธีที่เจ้าของและผู้จัดการสามารถรวมรายชื่อที่ซ้ํากันโดยไม่ต้องมีคําแนะนําการผสานพร้อมท์ในโมดูลรายชื่อ ในบางสถานการณ์ เจ้าของหรือผู้จัดการอาจทราบโปรไฟล์ที่ซ้ํากันซึ่งไม่แชร์ตัวระบุคีย์ใดๆ กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากผู้ติดต่อสลับไปมาระหว่างหมายเลขที่ทํางานกับหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวหรือที่อยู่อีเมลขณะสนทนากับธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไป เป็นต้น การรวมผู้ติดต่อควรทําหลังจากยืนยันตัวตนแล้วเท่านั้น
วิธีที่เจ้าของและผู้จัดการสามารถรวมรายชื่อในโมดูลรายชื่อ

1. เลือกโปรไฟล์ที่คุณต้องการรวม

คลิกที่ช่องทําเครื่องหมายถัดจากสองโปรไฟล์ในแถวผู้ติดต่อ ถ้าที่ติดต่อมีโปรไฟล์ที่ซ้ํากันที่สาม จะสามารถเข้าร่วมได้หลังจากทําการผสานครั้งแรก

2. คลิกที่ผสาน

ปุ่มผสานจะปรากฏที่ด้านบนของส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเพื่อเริ่มต้นการผสาน

3. เลือกคุณสมบัติการติดต่อที่สําคัญ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสําหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกที่ Merge Contact

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่ม ผสานผู้ติดต่อ

อย่างที่คุณเห็นสิ่งเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมาในการรวมผู้ติดต่อ ที่กล่าวว่ามีนิสัยที่ดีบางอย่างที่ผู้ใช้สามารถฝึกฝนได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรวมผู้ติดต่ออย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดชุดนี้ประกอบด้วยสององค์ประกอบหลัก วิธีแรกจะจัดการกับวิธีสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่ครอบคลุมเพื่อแจ้งคําแนะนําในการผสานหากตรวจพบผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน และวิธีที่สองช่วยให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องเมื่อรวมผู้ติดต่อ

รูปภาพนี้แสดงหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด 2 ข้อที่ควรคํานึงถึงเมื่อรวมรายชื่อ ซึ่งรวมถึงการทําให้การรวบรวมคุณสมบัติผู้ติดต่อเป็นส่วนสําคัญของกระบวนการเพิ่มข้อมูลของคุณด้วยผู้ติดต่อใหม่ และการตรวจสอบข้อมูลประจําตัวผู้ติดต่อที่ซ้ํากันอย่างละเอียดก่อนดําเนินการรวมเข้าด้วยกัน
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรนํามาใช้เมื่อรวมรายชื่อ

มาดูการรวบรวมรายละเอียดการติดต่อเชิงรุกและวิธีที่มันมีส่วนช่วยในการจัดการผู้ติดต่อที่มีประสิทธิภาพ

รวบรวมคุณสมบัติการติดต่อล่วงหน้า

ช่องทางการส่งข้อความบางช่องไม่ได้เชื่อมโยงกับหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล เนื่องจาก ช่องทางต่างๆ ต้องการการระบุตัวตนในรูปแบบที่แตกต่างกัน หากไม่มีตัวระบุคีย์เหล่านี้แพลตฟอร์มจะไม่สามารถตรวจจับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันได้

การรับรายละเอียดเหล่านี้ล่วงหน้าช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่สมบูรณ์และแชทกับผู้ติดต่อได้หลังจากปิดหน้าต่างการส่งข้อความ ตัวอย่างเช่น เฉพาะผู้ติดต่อเท่านั้นที่สามารถเปิดการสนทนาอีกครั้งได้ WeChat ในขณะที่ WhatsApp เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการสนทนาใหม่สําหรับข้อความที่ส่งนอกกรอบเวลา 24 ชั่วโมง

หากต้องการสนทนาต่อโดยไม่มีข้อจํากัดเหล่านี้ คุณต้องมีช่องทางอื่น เช่น อีเมล

นี่คือรูปภาพที่แสดงวิธีที่ธุรกิจสามารถรวบรวมรายละเอียดการติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลล่วงหน้าผ่านแบบฟอร์มก่อนการแชทพร้อมช่องติดต่อที่จําเป็นบนวิดเจ็ตแชทบนเว็บ วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่สมบูรณ์และหลีกเลี่ยงโปรไฟล์ที่ซ้ํากันโดยไม่มีใครสังเกตเห็น เช่นเดียวกับการแชทกับผู้ติดต่อหลังจากปิดหน้าต่างการส่งข้อความ
รวบรวมรายละเอียดการติดต่อล่วงหน้าโดยสร้างแบบฟอร์มก่อนการแชทสําหรับวิดเจ็ตแชทบนเว็บ

วิธีแรกในการรวบรวมคุณสมบัติเหล่านี้คือการใช้แบบฟอร์มก่อนการแชทบนวิดเจ็ตแชทบนเว็บของคุณ ก่อนที่ผู้ติดต่อจะเริ่มแชทกับคุณทางเว็บแชท ให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มก่อนการแชทพร้อมช่องติดต่อที่จําเป็น

ตัดสินใจว่าฟิลด์ใด เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล เหมาะสมที่สุดสําหรับการเก็บข้อมูล ขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานของคุณหรือแอพส่งข้อความที่ต้องการในประเทศของคุณ

นี่คือรูปภาพของวิธีการใช้ขั้นตอนถามคําถามในเวิร์กโฟลว์เพื่อรวบรวมตัวระบุหลักของผู้ติดต่อ เช่น ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ ขั้นตอนนี้สามารถนําไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเป็นส่วนหนึ่งของแบบฝึกหัดการเพิ่มข้อมูลของธุรกิจในระหว่างการสนทนาขาเข้า
อีกวิธีหนึ่งในการรวบรวมคุณสมบัติที่ติดต่อคือขั้นตอน ถามคําถาม ใน เวิร์กโฟลว์

อีกวิธีหนึ่งในการรับคุณสมบัติที่ติดต่อที่สําคัญคือผ่าน ขั้นตอนการถามคําถามในเวิร์กโฟลว์ ตั้งค่าขั้นตอนการถามคําถามที่ต้องใช้หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลเป็นส่วนหนึ่งของแบบฝึกหัด การเพิ่มข้อมูลของคุณ ในระหว่างการสนทนาขาเข้า

ตรวจสอบข้อมูลประจําตัวผู้ติดต่อ

ก่อนที่จะรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน ให้ตรวจสอบรายละเอียดอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสองโปรไฟล์ของบุคคลเดียวกันจริงๆ หากต้องการตัดสินใจว่าคุณจําเป็นต้องรวมรายชื่อติดต่อหรือไม่ ให้ทําด้านล่าง:

  • ตรวจสอบชื่อผู้ติดต่ออีกครั้ง
  • ตรวจสอบตัวระบุอื่นๆ เช่น ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลประจําตัวในแชนเนลที่เชื่อมต่อ
  • ตรวจสอบประวัติการสนทนาในโมดูลข้อความ รวมถึงการโต้ตอบบนแชนเนลอื่นๆ ที่เชื่อมต่อ เพื่อพิจารณาจากปัญหาหรือน้ําเสียงของพวกเขาว่าเป็นบุคคลเดียวกันหรือไม่
นี่คือภาพที่แสดงให้เห็นว่าคุณสามารถมีมุมมองแบบองค์รวมของการโต้ตอบกับลูกค้าในช่องทางต่างๆ ได้อย่างไรหากมีการรวมโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน ในตัวอย่างที่แสดงในภาพนี้ธุรกิจสามารถเข้าถึงบริบทการสนทนาก่อนหน้าและคุ้นเคยกับลูกค้าด้วยประวัติการสนทนาแบบรวม
การรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ํากันสามารถให้มุมมองแบบองค์รวมของการโต้ตอบของพวกเขาในแชนเนลต่างๆ

หากมีความไม่สอดคล้องกันในโปรไฟล์ของผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน ให้เพิ่มความคิดเห็นเพื่อตรวจสอบตัวตนของพวกเขาในครั้งต่อไปที่พวกเขาติดต่อ จากนั้นตรวจสอบรายละเอียดและรับอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการเพื่อใช้เป็นค่าเริ่มต้นของแพลตฟอร์ม

หากมีหลักฐานเพียงพอว่าโปรไฟล์ทั้งสองเป็นของผู้ติดต่อเดียวกัน ให้ดําเนินการผสานต่อไป อย่ารวมรายชื่อหากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับข้อมูลประจําตัวของพวกเขา

ในกรณีที่ผู้ติดต่อสองรายถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างไม่ถูกต้องเรามีให้คุณ

การผสานผู้ติดต่อ: การยกเลิกการรวมผู้ติดต่อ

ความผิดพลาดเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา และเราเตรียมพร้อมสําหรับสถานการณ์ดังกล่าว ไม่ต้องกังวลหากคุณรวมโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่แตกต่างกันสองโปรไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ

วิธียกเลิกการผสานผู้ติดต่อ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเหตุผลที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการยกเลิกการผสาน เช่น โปรไฟล์ที่ผสานประกอบด้วยผู้ติดต่อสองรายที่แตกต่างกัน

นี่คือ GIF ที่แสดงวิธียกเลิกการผสานผู้ติดต่อบน respond.io โดยใช้โมดูลผู้ติดต่อ การยกเลิกการรวมต้องทําโดยเจ้าของหรือผู้จัดการเนื่องจากมีเพียงพวกเขาเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงโมดูลผู้ติดต่อได้ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าการสนทนาใดๆ ที่เกิดขึ้นในขณะที่รวมโปรไฟล์จะถูกเก็บไว้ในประวัติการสนทนาของโปรไฟล์เดียวเท่านั้น
วิธียกเลิกการผสานผู้ติดต่อในโมดูลผู้ติดต่อ

1. ระบุผู้ติดต่อ

ค้นหาโปรไฟล์ที่คุณต้องการยกเลิกการผสานในโมดูลรายชื่อ

2. เริ่มต้นการติดต่อยกเลิกการผสาน

ที่ปลายสุดของแถวผู้ติดต่อ ให้คลิกที่จุดสามจุดเพื่อเปิดเมนูการดําเนินการและเลือกยกเลิกการผสานผู้ติดต่อ

3. ยกเลิกการรวมผู้ติดต่อ

กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อแสดงโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่ผสานทั้งสองรายการพร้อมชื่อ ID และช่องทางที่เชื่อมต่อ เลือกโปรไฟล์ที่จะยกเลิกการผสานแล้วคลิกปุ่มยกเลิกการผสานที่ด้านล่าง โปรไฟล์จะถูกยกเลิกการผสานทันที

การยกเลิกการรวมต้องทําโดยเจ้าของหรือผู้จัดการเนื่องจากมีเพียงพวกเขาเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงโมดูลผู้ติดต่อได้ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าการสนทนาใดๆ ที่เกิดขึ้นในขณะที่รวมโปรไฟล์จะถูกเก็บไว้ในประวัติการสนทนาของโปรไฟล์เดียวเท่านั้น

การจัดการผู้ติดต่อที่มีประสิทธิภาพเป็นจุดแห่งความภาคภูมิใจ respond.ioสะท้อนให้เห็นในวิธีแจ้งเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันแจ้งการผสานและให้ความยืดหยุ่นในการตัดสินใจว่าใครสามารถรวมผู้ติดต่อได้ จับตาดูการปรับปรุงเพิ่มเติมในเครื่องมือผสานผู้ติดต่อ

อ่านเพิ่มเติม

สนใจเรียนรู้วิธีการอื่น respond.io สามารถแก้ปัญหาธุรกิจของคุณได้หรือไม่? ตรวจสอบบทความเหล่านี้:

Petrina Jo
หัวหน้าทีมเนื้อหา
Petrina Jo เป็น Content Team Lead ที่ respond.io. เธอสําเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทสาขาผู้ประกอบการเชิงสร้างสรรค์และปริญญาตรีสาขาวารสารศาสตร์ บทบาทก่อนหน้านี้ของ Petrina ในฐานะนักเขียนอาวุโสในสิ่งพิมพ์สุดหรูให้ข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เหมือนใครของเธอเกี่ยวกับพลวัตที่เปลี่ยนแปลงไปของการสื่อสารกับลูกค้าที่มีมูลค่าสูง
แท็ก
โบฟู
คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด!