Gestion du Spam : Dégagez votre boîte de réception [Août 2023]

Les pourriels perdent-ils du temps à vos agents et les détournent-ils de vos clients ? La gestion du spam peut vous aider à éliminer l'encombrement afin que vous puissiez vous concentrer sur vos clients. Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est le spam, comment il affecte les entreprises et les stratégies de gestion du spam sur la messagerie instantanée.

Qu'est-ce que le spam ?

Le spam désigne les messages non désirés qui sont envoyés par divers canaux de communication. C'est une nuisance courante et peut être trouvée sous différentes formes sur plusieurs plates-formes, y compris des messagers instantanés comme WhatsApp, Viber et Telegram, email, médias sociaux, blogs et forums.

Ces messages contiennent toutes sortes de contenus. Ils peuvent prendre la forme de promotion de produits, de services ou d'escroqueries. Bien que le spam soit ennuyeux, il pose également un problème sérieux pour les entreprises qui le reçoivent. Alors, que se passe-t-il lorsque les entreprises ne mettent pas en œuvre des stratégies de gestion du spam ?

Quel est l'impact du spam sur les entreprises ?

Le spam touche tout le monde. En fait, environ la moitié du trafic de courrier électronique est du spam. Le volume élevé de messages seuls est préoccupant, mais le manque de gestion du spam aura d'autres effets sur les entreprises.

Elle peut entraver la productivité, entraîner des occasions manquées, perturber les opérations et compromettre la sécurité des données. Examinons ces questions plus en détail.

Spam sur la messagerie instantanée : perte de productivité

L'un des principaux problèmes des messages de spam est qu'ils perdent un temps et des ressources précieux. Les agents doivent passer à travers des messages non désirés pour identifier et traiter les messages légitimes. Cela prend du temps et détourne leur attention des besoins du client.

En outre, les agents peuvent également avoir à consacrer du temps supplémentaire à signaler des messages de spam à leurs équipes informatiques ou de sécurité. Tout en signalant le spam est essentiel pour améliorer les systèmes de filtrage, il ajoute à la charge de travail, réduisant encore davantage la productivité globale.

Spam par messagerie instantanée : pertes financières

Les pourriels peuvent entraîner des messages légitimes de la part de clients, de partenaires ou d'autres parties prenantes à se perdre ou à négliger. Cela peut entraîner un risque élevé de perte d'opportunités commerciales ou de non-réponse rapide aux informations cruciales, pouvant entraîner des pertes de ventes, des retards de projets ou des échéances manquées.

Par exemple, une enquête client's ou une proposition d'un partenaire dans le temps peut être catégorisée par erreur comme spam, obligeant les entreprises à ne pas conclure de contrats potentiels.

En outre, le spam peut avoir un impact négatif sur l'engagement et la rétention des clients. Si des messages légitimes de la part des clients sont perdus ou négligés, il pourrait y avoir des réponses retardées, voire aucune réponse. Cela peut entraîner une perte dans les entreprises potentielles.

Spam sur la messagerie instantanée : Pertes opérationnelles

Les entreprises risquent de ralentir leurs activités si elles reçoivent trop de spam. Les messages avec de grandes pièces jointes ou images peuvent consommer une grande quantité de bande passante. À mesure que le volume des messages entrants augmente, il met le réseau à rude épreuve, réduisant la bande passante disponible pour les communications commerciales légitimes.

En outre, un grand volume de stockage de courrier indésirable occupant un serveur peut réduire l'espace de stockage disponible pour les messages du client, ce qui nécessite des investissements supplémentaires dans l'infrastructure de stockage.

Spam sur la messagerie instantanée : atteinte à la sécurité

Les pourriels qui contiennent des liens malveillants peuvent présenter des risques importants pour la sécurité des entreprises. Ces liens peuvent conduire à diverses violations de la sécurité. Deux exemples communs sont l'hameçonnage et la distribution de logiciels préjudiciables.

L'hameçonnage est une technique où les spammeurs envoient des messages frauduleux qui semblent provenir de sources dignes de confiance, comme des entreprises bien connues. Si les employés tombent pour ces tentatives d'hameçonnage et partagent sans le savoir des informations sensibles, cela peut conduire à des violations de données et à un accès non autorisé à des systèmes critiques.

Le spam peut également inclure des liens menant au téléchargement de fichiers malveillants, tels que des virus, des logiciels espions, des logiciels de rançon ou des chevaux de Troie. Une fois installés sur un ordinateur, ils peuvent semer le chaos en volant des données sensibles, en perturbant les opérations ou en exigeant des paiements de rançon.

Il est clair que la lutte contre le spam est cruciale. Cela permet de gagner un temps précieux à vos agents en réduisant le besoin d'interagir avec les messages indésirables. Cela leur permet d'améliorer leur taux de réponse global, car ils ont plus de temps pour se concentrer sur les enquêtes légitimes. Découvrez comment mettre en œuvre des stratégies de gestion du spam dans la section suivante.

Gestion du spam : 5 stratégies pour prévenir les messages indésirables

De bonnes stratégies de gestion du spam aident les agents à identifier et à gérer le spam, en réduisant son impact sur leur flux de travail. Mais pour en implémenter un, vous avez besoin des bons outils pour vous aider, comme respond.io.

Respond.io est un logiciel de gestion de conversation client conçu pour gérer un grand nombre de conversations clients. Il combine des canaux de communication comme email, WhatsApp et plus encore dans une boîte de réception omnichannel.

Cela aide vos agents à gérer le spam sur tous les canaux en un seul endroit. Maintenant, regardons les meilleures stratégies de gestion du spam avec respond.io.

Gestion du spam : Signaler manuellement le spam

Si un spammeur vous envoie des messages pour la première fois, vous pouvez les marquer manuellement en juste en quelques clics sur respond.io. La mise en place est facile avec le modèle Mark Contact en tant que Spam dans le module d'automatisation des Workflows.

Voici un guide pour créer ce raccourci signalant les spams.

1. Sélectionnez le module Workflows.

2. Cliquez sur sur + Ajouter un flux de travail.

3. Sélectionnez Marquez le contact comme modèle de spam.

4. Cliquez sur Utilisez un modèle.

5. Sélectionnez Publiez.

Vous avez terminé. Une fois que vous avez marqué un contact comme spam, il fermera la conversation.

Gestion du Spam : Filtre automatiquement le spam

Il n’est pas toujours nécessaire de signaler manuellement le renvoi de courriers indésirables. Une fois qu'un contact a été identifié comme spammeur, vous pouvez inclure un filtre anti-spam dans n'importe quelle automatisation de chat Workflows, libérant ainsi du temps aux agents pour interagir avec de vrais clients à la place.

Vous pouvez configurer le filtre automatique de spam en ajoutant une branche étape à un flux de travail de conversation existant ou nouveau.

Gestion du Spam : Éduquer les agents sur les tactiques anti-spam

Les agents d'aide restent informés des tactiques courantes en matière de spam pour reconnaître et éviter les pourriels potentiels. En fournissant aux agents les connaissances et la sensibilisation nécessaires, les entreprises peuvent minimiser le risque de tomber victimes de menaces de sécurité liées au spam.

Quelques exemples de spams ou de messages suspects incluent la mauvaise orthographe et la grammaire, les promesses d'opportunités irréalistes et les pièces jointes non sollicitées.

Gestion des spams : Évitez de cliquer sur les liens suspects

Que ce soit dans les e-mails, les messages instantanés ou d'autres canaux de communication, les agents doivent être prudents lorsqu'ils cliquent sur des liens provenant d'expéditeurs inconnus ou suspects. Il s'agit de protéger les informations sensibles et de maintenir l'intégrité de votre appareil et de votre réseau. Ces liens peuvent conduire à des sites Web ou à des téléchargements qui compromettent la sécurité.

Faites toujours preuve de vigilance et vérifiez la légitimité des liens avant d'interagir avec eux. Les agents devraient être prudents et proactifs en informant le responsable de l'équipe ou les autorités compétentes des messages suspects.

Gestion du Spam : Signaler le spam pour toute enquête ultérieure

Il est essentiel de signaler les pourriels à des fins d'investigation plus approfondies afin de détecter et de traiter efficacement un grand nombre de conversations de pourriels. Les agents doivent être encouragés à signaler le spam en marquant les messages de spam et en fournissant un résumé de la conversation avec Notes de clôture, afin que les gestionnaires puissent facilement identifier et suivre les problèmes liés au spam.

Ils fournissent des informations précieuses sur la nature des pourriels et des schémas qui pourraient avoir évité le filtrage initial. Ces informations peuvent être utilisées pour mener des enquêtes supplémentaires afin de comprendre les tactiques employées par les spammeurs.

Avec le savoir-faire et les outils pour gérer le spam à votre disposition, vous pouvez aider à libérer le temps de vos agents pour aider vos clients, éviter les pertes et prévenir les éventuelles brèches de sécurité. Prêt à améliorer la façon dont vous gérez les conversations avec vos clients ? Inscrivez-vous pour un essai gratuit de de Respond.io dès aujourd'hui.

Lectures complémentaires

Si vous avez aimé lire cet article, consultez nos blogs pour gérer les conversations clients ci-dessous:

• Routage de Chat: Comment Construire une Route de Discussion vers la Bonne Equipe

• Gestion des escalades : Un guide pour gérer les escalades des clients.

• Support conversationnel : comment il améliore l'expérience client.