Vous voulez savoir comment activer la réponse automatique sur WeChat ? Nous avons tous les détails ici. Nous vous expliquons ce qu'est une réponse automatique sur WeChat , pourquoi vous en avez besoin et les différentes façons de configurer la réponse automatique sur WeChat.

Qu'est-ce que WeChat Auto Reply ?

WeChat La réponse automatique vous permet d'envoyer des réponses automatisées lorsque des clients vous envoient des messages sur WeChat. Grâce à cette fonction, vous pouvez être présent pour vos clients 24 heures sur 24, même si vous n'êtes pas disponible à ce moment-là.

Il existe deux types de messages de réponse automatique :

• Messages d'accueil: Messages automatisés envoyés à vos clients lorsqu'ils vous contactent pour la première fois.
• Messages d'absence: Réponses automatisées envoyées aux clients lorsque vous ne pouvez pas vous occuper d'eux immédiatement.

Nous vous présenterons ensuite les avantages de l'utilisation des réponses automatiques pour votre entreprise.

Pourquoi utiliser WeChat Auto Reply

Lorsque vous utilisez une application de messagerie instantanée telle que WeChat pour communiquer avec vos clients, ceux-ci s 'attendent à recevoir une réponse immédiate. Cependant, la plupart des entreprises ne fonctionnent pas 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en raison d'un manque de main-d'œuvre et d'horaires d'ouverture limités.

Pour remédier à cette situation, WeChat Official Accounts a déployé la fonction de réponse automatique pour aider les entreprises à gérer les attentes de leurs clients. Les entreprises peuvent désormais informer leurs clients de leur disponibilité en indiquant les heures d'ouverture et le temps de réponse prévu.

Un client vous contacte pour la première fois ? Accueillez-les avec un message de bienvenue automatisé pour faire une première impression positive en fournissant une réponse rapide et amicale.

Tirez le meilleur parti de votre message de bienvenue en incluant une enquête pré-chat juste après le message. Elle permet de recueillir des informations sur les clients et les détails de leur demande afin de donner aux agents un contexte sur les demandes des clients avant de leur répondre.

Maintenant que vous savez ce qu'est une réponse automatique, voyons comment configurer la réponse automatique sur WeChat .

Comment activer la fonction Réponse automatique WeChat

Les entreprises peuvent utiliser plusieurs méthodes pour configurer des messages de réponse automatique aux clients qui leur envoient un message sur WeChat.

WeChat vous permet d'envoyer des messages texte, des images, des vidéos et des messages vocaux via sa fonction de réponse automatique sur les comptes officiels WeChat . Cela signifie que vous pouvez utiliser d'autres formats de messages, comme des images ou des vidéos, pour accueillir les clients dans votre entreprise.

Il existe trois types de réponses automatiques que vous pouvez utiliser sur les comptes officiels WeChat , et vous pouvez les utiliser pour envoyer quatre types de formats de message :

• Réponse automatique par mot-clé : Vous permet d'ajouter des mots-clés liés à vos messages de réponse automatique. Lorsqu'un client envoie un message contenant le mot-clé, le message de réponse automatique est déclenché et envoyé au client.
• Réponse automatique aux messages reçus : Messages automatisés que les clients reçoivent lorsqu'ils vous contactent. Toutefois, s'ils envoient un message contenant un mot-clé spécifique que vous avez défini dans votre réponse automatique par mot-clé, ils recevront le message de réponse automatique par mot-clé à la place.
• Message suivi : Messages automatisés que les clients recevront après s'être abonnés à votre compte.

Examinons les différentes méthodes pour configurer la réponse automatique sur WeChat.

Comment configurer la réponse automatique par mot-clé sur les comptes officiels WeChat

Sur la page d'accueil de votre compte officielWeChat , cliquez sur Réponse automatique dans le panneau de gauche. Cliquez ensuite sur Réponse automatique par mot-clé. Activez la bascule pour activer votre réponse automatique. Cliquez ensuite sur Ajouter une réponse pour créer des messages de réponse automatique.

Cliquez sur Ajouter des règles et ajoutez les détails nécessaires tels que le nom de la règle, les mots-clés, le message de réponse automatique et le contenu de la réponse. Une règle est un déclencheur qui envoie aux clients la réponse automatique en fonction du mot-clé. Vous pouvez créer jusqu'à 200 règles ; chaque règle a un maximum de 10 mots-clés, et chaque mot-clé doit être composé de 30 caractères ou moins.

Dans le menu déroulant des mots-clés, vous pouvez choisir entre la correspondance partielle et la correspondance totale. Dans le cas d'une correspondance totale, les clients doivent répondre avec le mot-clé exact pour déclencher le message. Par exemple, si le mot-clé est Menu, les clients doivent répondre Menu pour déclencher le message de réponse automatique.

Si vous sélectionnez Correspondance partielle et que le mot-clé que vous avez défini est 123, la réponse automatique sera déclenchée tant que 123 figurera dans la réponse. Toutefois, si les clients ne répondent que par 12, la réponse automatique ne sera pas déclenchée et le message ne sera pas envoyé.

Vous pouvez définir jusqu'à cinq messages de réponse automatique dans une seule règle, et cinq types de messages sont disponibles : article, texte, audio, image et vidéo. Dans la rubrique Méthode de réponse, vous avez le choix entre deux options : Envoyer tout le contenu et Sélectionner 1 au hasard.

Si vous choisissez Envoyer tout le contenu, tous les messages de réponse automatique seront envoyés. Si vous choisissez Choisir 1 au hasard, WeChat sélectionnera au hasard un message et l'enverra à vos clients. Cela ne fonctionne que si vous avez plusieurs variantes du même message.

Enfin, cliquez sur Enregistrer. Désormais, chaque fois qu'un client enverra un message contenant le mot-clé, il recevra immédiatement le message de réponse automatique au mot-clé.

Comment configurer la réponse automatique aux messages reçus et le suivi des messages sur les comptes officiels WeChat

Les étapes de configuration de la réponse automatique aux messages reçus et du message suivi sont légèrement différentes. Reportez-vous aux étapes ci-dessous pour les configurer.

Sur la page d'accueil de votre compte officiel WeChat , cliquez sur Réponse automatique dans le panneau de gauche sous Fonction. Sélectionnez ensuite Message reçu en réponse automatique ou Message suivi.

Ensuite, rédigez votre message de réponse automatique. Vous pouvez choisir d'envoyer un message texte, un fichier image, un message audio ou une vidéo. Enfin, cliquez sur Enregistrer. Dans le cas d'un message suivi, le message sera envoyé dès que les clients vous suivront sur WeChat.

En ce qui concerne la réponse automatique à un message reçu, chaque fois qu'un client envoie un message, la réponse automatique que vous avez définie est automatiquement envoyée, sauf si le message contient le mot-clé spécifique que vous avez défini dans votre réponse automatique par mot-clé. Si c'est le cas, c'est le message de réponse automatique par mot-clé qui sera envoyé en priorité.

Ensuite, nous allons vous montrer comment mettre en place une autre méthode de réponse automatique sur WeChat , en utilisant respond.io.

Comment configurer WeChat Auto Reply sur respond.io

Bien que la fonction de réponse automatique sur les comptes officiels WeChat vous permette d'automatiser des réponses spécifiques, elle se limite à l'envoi de messages d'accueil et de réponses automatiques déclenchées par des mots clés.

Si vous souhaitez une automatisation plus poussée, vous avez besoin d'une plateforme de messagerie telle que respond.io. Outre l'automatisation des messages, vous pouvez personnaliser les réponses en fonction de l'identité des contacts ou de leur stade dans le cycle de vie du client, utiliser des requêtes HTTP pour échanger des informations de contact avec votre CRM et acheminer les clients vers l'équipe appropriée grâce à des flux de travail.

Une fois que vous avez connecté votre compte officiel WeChat à respond.io, suivez les instructions ci-dessous pour configurer les messages de réponse automatique pour votre entreprise.

1. Cliquez sur Workflows dans le menu de navigation latéral et cliquez sur Add Workflow.

2. Définissez le déclencheur du flux de travail sur Conversation ouverte.

3. Ajoutez l'étapeDate et heure pour définir vos heures d'ouverture.

Les messages envoyés pendant les heures de bureau relèvent de la branche "Succès", tandis que les messages envoyés en dehors des heures de bureau relèvent de la branche "Échec".

4. Cliquez sur le bouton + sous les branches Succès et Échec pour ajouter un message. Envoyer un message Étape. Veillez à sélectionner WeChat comme canal.

5. Rédigez vos messages d'accueil et d'absence dans le champ de texte.

6. Ajoutez l' étapePoser une question pour obtenir des informations sur les clients afin de pouvoir les contacter lorsque vous serez de nouveau en ligne.

Les réponses peuvent être enregistrées en tant que variables, champs de contact ou étiquettes à utiliser dans d'autres parties du flux de travail. Une fois que vous avez terminé, enregistrez et publiez.

Voilà comment configurer la réponse automatique WeChat pour votre entreprise. Dans la section suivante, nous passerons en revue une liste d'exemples de messages de réponse automatique que les entreprises peuvent utiliser dans différents scénarios.

WeChat Exemples de messages de réponse automatique

Les entreprises peuvent utiliser la réponse automatique WeChat dans plusieurs cas de figure :

• Messages de bienvenue généraux
• Messages d'absence
• Messages de vœux pour les fêtes de fin d'année
• Messages de mise à jour de l'entreprise
• Messages de capture de prospects

Ces réponses automatiques assurent aux clients que leurs messages ont été reçus et que vous y répondrez dès que possible. Nous avons compilé une liste d'exemples de messages de réponse automatique WeChat prêts à l'emploi pour votre entreprise.

Accueil général

Les entreprises doivent faire une première impression forte, car cela permet de développer des relations significatives avec les clients potentiels. Les messages de bienvenue constituent un moyen facile d'y parvenir. Voici quelques modèles de messages de bienvenue qui vous aideront à rédiger efficacement vos messages de réponse automatique sur WeChat .

1. "Bienvenue chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes heureux de vous entendre ! Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"

2. "Bonjour ! Merci pour votre message ! Ne bougez pas et un représentant vous contactera dans les 24 heures."

3. Bonjour ! Merci d'avoir choisi [nom de l'entreprise]. Consultez nos services ici : [lien]."

Messages d'absence

Les messages d'absence sont très utiles car ils constituent un moyen pratique de répondre aux messages des clients en dehors des heures de bureau. Consultez la liste des messages d'absence que les entreprises peuvent utiliser pour informer les clients de votre disponibilité.

1. "Merci de nous avoir contactés. Malheureusement, nos heures d'ouverture sont du [heure] au [heure]. Nous vous recontacterons dès que possible !"

2. "Nous avons reçu votre message, mais il est en dehors de nos heures d'ouverture. Nous vous répondrons dans les 24 heures."

3. "Bonjour, nous sommes actuellement fermés pour le long week-end, mais nous vous recontacterons lorsque nous serons de retour le [date]".

Vœux de vacances

Vous fermez votre entreprise pour les fêtes de fin d'année ? Dans ce cas, il est important de définir un message de réponse automatique pour informer les clients de votre absence. Voici une liste de WeChat messages de réponse automatique pour les fêtes de fin d'année.

1. "Bonne année ! Nous vous remercions pour votre message, mais nous sommes absents du [date] au [date]. Notre équipe vous recontactera à notre retour le [date]."

2. "Joyeux Noël ! Nous avons reçu votre message, mais nous sommes très occupés en ce moment. Soyez assuré que nous vous répondrons dans les [heures]."

3. "Joyeuse fête des mères ! Pour célébrer cette occasion spéciale, nous offrons 10 % de réduction sur une sélection d'articles [lien]."

Mises à jour des entreprises

WeChat Les réponses automatiques peuvent également être utilisées pour informer les clients des interruptions de service ou des réponses retardées pendant les périodes de pointe. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples que votre entreprise peut utiliser.

1. "Bonjour de la part de [nom de l'entreprise]. Nous sommes désolés pour l'interruption de service. Notre équipe travaille d'arrache-pied pour résoudre le problème dès que possible. Dans l'intervalle, veuillez nous indiquer comment nous pouvons vous aider."

2. "Bonjour ! Nous recevons actuellement un grand nombre de messages. Veuillez noter que nos réponses seront plus lentes que d'habitude. Nous vous remercions de votre patience."

3. "Bonjour à tous. Nous nous excusons pour cette interruption de service et nous travaillons rapidement à la résolution du problème. Consultez notre page d'état pour obtenir les dernières mises à jour sur le problème [lien]. Cordialement, [nom de l'entreprise]."

Capture de prospects

Vous voulez transformer des clients potentiels en contacts ? Améliorez les messages de réponse automatique en demandant leurs coordonnées. Voici quelques exemples que vous pouvez utiliser.

1. "Désolé, nous sommes absents du bureau du [date] au [date]. Veuillez laisser votre nom et votre adresse électronique et notre équipe vous contactera dès notre retour."

2. "Bonjour, merci de nous avoir écrit. Pouvons-nous connaître votre nom avant de commencer ?"

3. "Bonjour de la part de [nom de l'entreprise]. Veuillez nous communiquer votre nom et votre adresse électronique et un représentant vous contactera sous peu."

Voilà tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de WeChat auto reply pour vos communications professionnelles. Vous souhaitez commencer ? Connectez votre compte WeChat à respond.io dès aujourd'hui.

Pour en savoir plus

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