A sua empresa agenda regularmente marcações? Saiba como o pode tornar mais fácil através de uma marcação de consultas no WhatsApp. Neste blogue, saiba o que são as marcações de reuniões no WhatsApp, para quem são adequadas e quais as suas vantagens. Além disso, descubra como configurar marcações no WhatsApp, as melhores práticas e como pode ganhar muito com respond.io.

O que é a Marcação de Consulta pelo WhatsApp?

A marcação de consultas pelo WhatsApp, ou o sistema de reservas do WhatsApp, permite que os clientes marquem consultas através de conversas pelo WhatsApp. Também permite que os clientes remarquem ou cancelem uma marcação através do WhatsApp.

Quem deve utilizar a Marcação de Consultas do WhatsApp?

Qualquer empresa que comunique com os clientes através do WhatsApp pode agendar marcações. Na nossa opinião, as empresas que mais beneficiarão com as marcações através do WhatsApp são as dos seguintes sectores:

• Educação
• Cuidados de saúde
• Beleza
• Imóveis
• Alimentação e bebidas

Agora que já sabe o que é e a quem se destina a marcação de consultas pelo WhatsApp, vamos ver o que pode ganhar com isso.

Vantagens da marcação de consultas através do WhatsApp

No mundo atual de ritmo acelerado, as empresas procuram constantemente formas de aumentar a eficiência e melhorar o envolvimento dos clientes. A Marcação de Compromissos do WhatsApp é mais uma ferramenta no seu arsenal para alcançar estes ganhos.

Traz uma multiplicidade de benefícios para várias empresas. Com isto em mente, podemos aprofundar os benefícios que esta abordagem oferece.

WhatsApp Business Appointment Booking: Facilidade de acesso do cliente

A grande popularidade do WhatsApp como aplicação de mensagens proporciona um alcance e uma conveniência globais sem paralelo. Este vasto alcance torna-o uma plataforma ideal para a marcação de consultas em vários sectores.

Além disso, a interface familiar do WhatsApp significa que a maioria dos clientes não necessita de formação adicional ou de um período de adaptação, tornando simples a marcação, o reagendamento ou a consulta de marcações.

WhatsApp Business Appointment Booking: Oferecer uma melhor experiência ao cliente

Permitir que os clientes efectuem reservas através do WhatsApp oferece uma experiência mais personalizada. Ao contrário dos e-mails ou dos sistemas telefónicos automatizados, o WhatsApp oferece um canal de comunicação direto e informal. Isto promove uma ligação mais pessoal, fazendo com que os clientes se sintam valorizados e ouvidos.

Além disso, se um cliente pretender alterar ou cancelar a sua reserva, pode fazê-lo facilmente. Os clientes só precisam de enviar uma mensagem à empresa a comunicar as alterações.

WhatsApp Business Appointment Booking: Melhorar a eficiência

Para a sua equipa, a introdução da Marcação de Compromissos do WhatsApp é um fator de mudança. A automatização do processo de marcação de consultas reduz significativamente o volume de trabalho manual. Esta automatização liberta o seu pessoal para se concentrar em aspectos mais críticos do seu negócio.

Isto melhora a eficiência operacional geral. Além disso, a natureza em tempo real do WhatsApp garante uma atualização e um agendamento imediatos, minimizando as hipóteses de erros e atrasos no processo de reserva.

Embora o WhatsApp não suporte nativamente as marcações de compromissos, pode utilizar o construtor de automatização de Fluxos de Trabalho para configurar marcações automáticas de compromissos do WhatsApp. Se gostaria de ver esta funcionalidade, vote a favor deste pedido de funcionalidade para suporte nativo.

Entretanto, vamos explorar como configurar marcações de compromissos utilizando respond.io e o seu criador de automação avançado.

Como pedir a marcação de uma reunião no WhatsApp

Concebemos esta solução simples e fácil de utilizar para configurar marcações de consultas no WhatsApp. Basta enviar um link do Calendly, uma plataforma especializada em agendamento de compromissos, ou do Google Calendar para os clientes. Pode enviar estas hiperligações manualmente.

<call-out>Before you automate this process, you’ll need a WhatsApp API account connected to a respond.io account. <call-out>

Aqui está um exemplo básico de um fluxo de trabalho para marcar uma reunião no WhatsApp.

1. Clique no ícone Fluxos de trabalho no painel esquerdo.

2. Seleccione + Adicionar fluxo de trabalho.

3. Clique em Resposta automática à esquerda e, em seguida, clique em Menu de bate-papo simples > Usar modelo.

3a. Configure o canal do canal Última Interação para o canal WhatsApp API . Se só utiliza o WhatsApp API, pode passar ao passo seguinte.

Escolha um dos balcões para automatizar as suas marcações.

4. Edite o texto em Conteúdo da mensagem e inclua a sua hiperligação aqui.

Pode configurar o resto dos ramos conforme necessário. Quando tiver terminado, prima Publicar para iniciar o fluxo de trabalho.

Em alternativa, também pode selecionar a opção Anúncios clique para conversar: Atribuição se pretender simplificar o processo de marcação de reuniões para os contactos gerados a partir dosanúncios click-to-chat de Meta .

Agora que já está familiarizado com o processo de configuração para agendar compromissos no WhatsApp, vamos analisar as melhores práticas.

Marcação de consultas no WhatsApp Business: Melhores práticas

Automatizar o seu processo de marcação de consultas é ótimo, mas não é o essencial. Também é necessário ter em conta

Enviar lembretes e confirmações de marcações

Utilizar o WhatsApp para enviar lembretes e confirmações de marcações é uma estratégia eficaz para minimizar as taxas de não comparência. Ao contactar diretamente os clientes através de uma plataforma que utilizam frequentemente, as empresas garantem que os detalhes das marcações estão convenientemente acessíveis.

Esta abordagem pode ser melhorada através da inclusão de ligações para gerir ou modificar as marcações, simplificando assim o processo para o cliente. Os lembretes regulares, como um dia antes e uma hora antes da marcação, podem reduzir significativamente a probabilidade de não comparência.

Oferecer um agendamento rápido e fácil

O objetivo é tornar o processo de marcação o mais simples possível para o cliente. Isto pode ser conseguido através da implementação de interfaces de fácil utilização para a marcação de consultas, fornecendo opções de disponibilidade claras e minimizando os passos necessários para confirmar uma consulta.

A otimização da programação não só melhora a experiência do cliente como também reduz a carga administrativa da empresa.

Dar respostas rápidas

Os tempos de resposta rápidos às perguntas dos clientes e aos pedidos de alteração de marcações são cruciais para manter a satisfação e a eficiência dos clientes. Ao responder prontamente a estas necessidades, as empresas demonstram o seu empenhamento no serviço ao cliente e na adaptabilidade.

Isto pode ser facilitado através da utilização de respostas automáticas para questões comuns e de uma equipa de apoio dedicada para questões mais complexas.

Configurar mensagens de ausência para assistência

Para os casos em que é necessária assistência em direto para marcar ou reagendar marcações, é vital a criação de mensagens informativas. Estas mensagens podem informar os clientes sobre o horário de funcionamento e fornecer orientações sobre quando podem esperar uma resposta.

Esta abordagem ajuda a gerir as expectativas dos clientes e mantém a transparência da comunicação.

Integrar o WhatsApp com o CRM

A automatização dos processos de consulta inicial e de reserva através de chatbots pode aumentar significativamente a eficiência. Quando o WhatsApp é integrado num sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), cria um fluxo de trabalho contínuo para gerir marcações e dados de clientes.

Esta integração permite às empresas acompanhar as interacções, preferências e histórico dos clientes, conduzindo a um serviço personalizado e a uma melhor gestão de compromissos.

Você pode implementar todas essas práticas recomendadas usando respond.io, um software de gerenciamento de conversas com clientes alimentado por IA. Vamos ver isso a seguir.

Ganhos rápidos com respond.io

Já falámos sobre como pode utilizar as funcionalidades avançadas do respond.iopara ativar uma marcação de consultas do WhatsApp Business. Agora, vamos dar uma vista de olhos às outras funcionalidades do respond.io que as empresas utilizam nas suas operações diárias.

Reduzir o tempo da primeira resposta e manter os anúncios de elevado tráfego

E4CCA empresa de formação em língua inglesa para latino-americanos enfrentava desafios na gestão de operações em diferentes locais e precisava de melhorar os seus métodos de apoio à conversação devido aos tempos de alta resolução.

Após a implementação de respond.io, E4CC consolidou as suas operações regionais numa única plataforma, o que levou a uma redução de 80% no tempo de primeira resposta e melhorou a eficiência do envolvimento e da resolução através do suporte do WhatsApp.

Reconheceram também a eficácia das campanhas publicitárias "click-to-chat" como o principal fator de inscrição de novos alunos e mantiveram o WhatsApp como canal de vendas.

Monitorizar o desempenho

A Contable.app, uma empresa de contabilidade chilena, enfrentou desafios na gestão das comunicações com os clientes. Inicialmente, os contabilistas utilizavam contas pessoais do WhatsApp para interagir com os clientes, o que causava problemas como a falta de supervisão por parte dos gestores.

Desde a adoção do respond.io, os gestores podem supervisionar e orientar as interacções dos contabilistas com os clientes, assegurando uma comunicação clara. Este sistema também ajuda a gerir e a acompanhar eficazmente todas as conversas com os clientes, resolvendo problemas anteriormente comuns de conversas negligenciadas.

Claro que há muito mais para respond.io oferecer, como Respond AI, uma IA de conversação que melhora as suas respostas, dá respostas rápidas e responde automaticamente às perguntas dos clientes. Se pretender utilizar esta funcionalidade e agendar compromissos através do WhatsApp, inscreva-se numa conta respond.io gratuita.

Ler mais

Se gostou desta leitura e quer saber mais sobre o WhatsApp, aqui estão mais artigos para si:

• WhatsApp API: O melhor guia para o WhatsApp Business API
• Um guia de instruções sobre as mensagens de modelo do WhatsApp
• WhatsApp para a Educação: Um guia completo para o WhatsApp Education