Nâng cấp hỗ trợ hiệu quả giúp giảm thời gian giải quyết và tăng sự hài lòng của khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến những điều cơ bản về báo cáo khách hàng, bao gồm leo thang trong dịch vụ khách hàng là gì và cách xử lý báo cáo khách hàng bằng các phương pháp khác nhau. Ngoài ra, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước thiết kế khung quản lý leo thang. Bạn cũng sẽ tìm thấy danh sách các phương pháp hay nhất về quản lý leo thang.

Quản lý báo cáo khách hàng: Khái niệm cơ bản

Sự leo thang hoặc leo thang hỗ trợ của khách hàng xảy ra khi yêu cầu hỗ trợ của khách hàng được đưa ra cho một người hoặc bộ phận khác. Nó thường xảy ra nhất khi các đại lý cấp một không giải quyết được vấn đề của khách hàng để hài lòng.

Sự leo thang của khách hàng cũng được đảm bảo khi vấn đề không thể được giải quyết trong khung thời gian được nêu trong thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). SLA là hợp đồng giữa người dùng cuối và công ty phác thảo các yêu cầu dịch vụ dự kiến tối thiểu. Hỗ trợ leo thang nên được quản lý cẩn thận bất kể lý do đằng sau nó.

Tại sao quản lý leo thang của khách hàng lại quan trọng

Có rất nhiều lợi ích khi quản lý báo cáo khách hàng hiệu quả. Đối với người mới bắt đầu, nó làm giảm thời gian giải quyết. Trong một sự leo thang được lên kế hoạch tốt, một truy vấn sẽ nhanh chóng được chuyển đến người được trang bị tốt nhất để trả lời nó.

Thêm vào đó, quản lý leo thang hỗ trợ hiệu quả giúp tăng điểm hài lòng của khách hàng (CSAT). Một quy trình báo cáo hiệu quả sẽ khôi phục niềm tin của khách hàng vào thương hiệu của bạn khi mọi thứ trở nên tồi tệ.

Không phải tất cả các công ty đều cần hỗ trợ quản lý leo thang, chẳng hạn như các doanh nghiệp coi hỗ trợ khách hàng như một trung tâm chi phí. Tuy nhiên, quản lý leo thang là điều cần thiết đối với bất kỳ công ty nào xem hỗ trợ khách hàng là lợi thế cạnh tranh. Trước khi đi sâu vào quản lý leo thang, chúng ta hãy tìm hiểu về các loại báo cáo khách hàng khác nhau.

Các loại báo cáo khách hàng

Có hai loại báo cáo khách hàng - chức năng và phân cấp. Leo thang chức năng liên quan đến việc chuyển một truy vấn sang một bộ phận khác có chuyên môn để xử lý vấn đề. Ví dụ: nhóm hỗ trợ thanh toán có vị trí tốt nhất để xử lý vấn đề liên quan đến hoàn lại tiền.

Ngược lại, leo thang phân cấp diễn ra khi một truy vấn được chuyển đến một đại lý khác trong bộ phận có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc xử lý vấn đề.

Sự leo thang phân cấp kéo dài từ Cấp 0 (L0) đến Cấp 3 (L3) - mức độ leo thang càng cao, vấn đề được giải quyết càng phức tạp.

Bây giờ bạn đã học được cách leo thang chức năng và phân cấp hoạt động, chúng ta hãy xem các cách tiếp cận khác nhau để xử lý leo thang.

Nâng cấp hộp thư đến dùng chung: Giải pháp thay thế tốt hơn cho leo thang truyền thống

Để báo cáo email hỗ trợ, nhân viên hỗ trợ thường chuyển tiếp email đó cho người khác. Tuy nhiên, không có khả năng hiển thị tình trạng của một trường hợp sau khi nó đã được bàn giao và các đại lý không thể kiểm tra tiến độ giải quyết.

Hơn nữa, phương pháp leo thang truyền thống thiếu các tính năng tiên tiến như tự động hóa. Ví dụ: không thể gửi cập nhật theo thời gian thực cho khách hàng của bạn thông qua tin nhắn tự động.

Một giải pháp hộp thư đến được chia sẻ như respond.io giúp bạn vượt qua những thử thách này. Tiến độ giải quyết có thể được theo dõi từ một nơi duy nhất trong suốt quá trình báo cáo và nhân viên có thể cộng tác liền mạch bằng cách gắn thẻ một thành viên khác trong nhóm bằng nhận xét nội bộ.

Để cập nhật thông tin cho khách hàng, bạn nên gửi thông tin cập nhật theo thời gian thực cho khách hàng khi nhóm của bạn làm việc hướng tới giải pháp. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng chức năng tự động hóa bên trong respond.iocủa hộp thư đến dùng chung.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình phát triển khung quản lý leo thang khách hàng trên respond.io.

Cách thiết kế khung quản lý leo thang khách hàng trên respond.io

Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình lập kế hoạch quản lý báo cáo khách hàng trên respond.io. Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch, hãy xác định các điều kiện trong đó các đại lý nên báo cáo một trường hợp. Ví dụ: vi phạm SLA phải luôn được báo cáo.

1. Thiết lập các nhóm xử lý các cấp độ hoặc bộ phận chức năng khác nhau của việc báo cáo khách hàng. Có nhiều nhóm với vai trò chuyên biệt sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn và tăng hiệu quả của quy trình leo thang dịch vụ khách hàng của bạn.

2. Tạo nút Phím tắt kích hoạt quá trình báo cáo.

Khi được nhấp vào, nhân viên có thể chọn bộ phận thích hợp để báo cáo trường hợp. Sau đó, họ sẽ được nhắc thêm một bản tóm tắt để giúp đồng đội của họ hiểu bối cảnh của vấn đề.

Nếu bạn hiện đang xử lý vé trên Zendesk hoặc Jira Service Desk, bạn có thể tích hợp CRM với respond.io và tạo nút Phím tắt để tạo yêu cầu mới trên các nền tảng đó. Tìm hiểu thêm về Phím tắt tại đây.

Cần trợ giúp thiết kế khung quản lý leo thang trên respond.io? Nhóm hỗ trợ của chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Đọc tiếp để biết các mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa quy trình báo cáo của bạn.

Quản lý báo cáo khách hàng: Các phương pháp hay nhất

Quản lý sự leo thang của khách hàng không phải là một kỳ công dễ dàng. Rất may, chúng tôi đã tập hợp một danh sách các phương pháp hay nhất để giúp bạn quản lý báo cáo khách hàng thành công.

Thu hút mọi người trong công ty của bạn trên cùng một trang

Để đảm bảo việc leo thang khách hàng diễn ra suôn sẻ, hãy khuyến khích mọi người trong công ty của bạn làm quen với kế hoạch quản lý leo thang. Nhóm của bạn nên biết vai trò của họ trong quá trình báo cáo và người cần báo cáo truy vấn.

Đào tạo các nhân viên hỗ trợ để đồng cảm hơn

Đó là thực hành tốt để trang bị cho nhân viên của bạn các kỹ năng mềm như sự đồng cảm. Bằng cách đặt mình vào vị trí của khách hàng, họ sẽ cảm thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến họ và hiểu mối quan tâm của họ.

Xem xét giá trị của khách hàng trước khi đưa ra bồi thường

Khách hàng có thể yêu cầu bồi thường sau khi leo thang. Trước khi mở rộng đề nghị bồi thường cho khách hàng, hãy xem lại lịch sử chi tiêu của họ để đánh giá giá trị của họ đối với công ty của bạn. Nói chung, khách hàng có giá trị cao có giá trị hơn để giữ chân và bồi thường nên được xem xét.

Áp dụng giải pháp đa kênh để quản lý leo thang dễ dàng

Quản lý leo thang trên nhiều nền tảng có thể là một rắc rối thực sự. Một giải pháp đa kênh như respond.io Cho phép xử lý báo cáo khách hàng từ các kênh khác nhau trên một nền tảng thống nhất.

Đóng mỗi báo cáo hỗ trợ trong vòng 30 ngày

Sự leo thang liên quan đến các vấn đề phức tạp thường mất nhiều thời gian hơn để giải quyết. Điều đó nói rằng, leo thang mất quá nhiều thời gian sẽ cảm thấy như một rắc rối thực sự cho khách hàng của bạn. Tốt nhất, bạn nên hoàn thành việc báo cáo trong vòng tối đa 30 ngày.

Giảm thiểu số lần chuyển tiền trong một lần leo thang

Quá nhiều lần chuyển tiền có thể dẫn đến trải nghiệm khách hàng rời rạc. Bạn nên đặt mục tiêu giải quyết mọi thứ ở giai đoạn đầu. Cung cấp đào tạo thêm cho các đại lý cấp thấp để trao quyền cho họ giải quyết các yêu cầu phổ biến mà không cần dựa vào sự leo thang.

Thu thập phản hồi của khách hàng sau khi quá trình leo thang hỗ trợ hoàn tất

Để đánh giá hiệu quả của quá trình báo cáo của bạn, hãy hỏi khách hàng của bạn mức độ hài lòng của họ với cách xử lý vấn đề của họ. Phản hồi có thể được sử dụng để cải thiện kế hoạch quản lý leo thang khách hàng của bạn.

Đọc thêm

Hỗ trợ leo thang là một phần không thể thiếu trong trải nghiệm dịch vụ khách hàng và cần được lên kế hoạch cẩn thận. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn một số thông tin chi tiết về quản lý leo thang hỗ trợ. Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin để hỗ trợ khách hàng, hãy xem các bài viết sau:

• Nhắn tin kinh doanh là gì
• Cách sử dụng WhatsApp để được hỗ trợ
• Ứng dụng nhắn tin tốt nhất cho doanh nghiệp