Die Unternehmen von heute müssen schnell auf ihre Kunden reagieren, sonst bleiben sie auf der Strecke. Sofortige Kommunikation ist aufgrund des raschen Fortschritts in der Technologie zur Norm geworden. Unternehmen müssen daher in der Lage sein, auf Anfragen und Anliegen in Echtzeit zu reagieren. Dies ist der Einstieg in die automatische Beantwortung von Nachrichten für Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine automatische Antwortnachricht oder eine automatisierte Antwort ist, warum sie verwendet wird, ein Beispiel für eine automatische Antwortnachricht für Unternehmen und wo Sie automatische Antworten verwenden können.
Was ist eine Auto-Reply-Nachricht für Unternehmen?
Eine automatische Antwortnachricht oder eine automatische Antwort bezieht sich auf eine automatische Antwort, die durch ein bestimmtes Ereignis oder eine bestimmte Aktion ausgelöst wird, wie z. B. den Empfang einer Nachricht in einer Instant-Messaging-App. Sie wird verwendet, um den Absender darüber zu informieren, dass seine Nachricht empfangen wurde.
Automatische Antworten können nicht nur auf Kanälen wie WhatsApp oder Messenger eingerichtet werden, Instagram, LINE, WeChat und Vibersondern auch für Facebook-Kommentare. Aber warum sollten Unternehmen eine automatische Antwort verwenden, um auf Kunden zu reagieren?
5 Gründe, warum Sie eine automatisierte Antwort benötigen
Unternehmen mit einem großen Kundenstamm erhalten eine große Anzahl von Nachrichten. Diese können die Mitarbeiter überfordern, vor allem, wenn sie diese Nachrichten schnell beantworten sollen.
Eine automatische Antwortnachricht ist praktisch, weil sie die Zeitspanne zwischen der Anfrage eines Kunden und der Antwort eines Agenten überbrückt. Doch das ist noch nicht alles, was eine automatische Antwort für Ihr Unternehmen leisten kann. Hier sind 5 Gründe, warum Sie automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen nutzen sollten.
Automatisierte Antwort: Prompt auf Kundenanfragen antworten
Der erste Eindruck zählt. Eine sofortige Bestätigung der Nachricht eines Kunden über eine automatische Antwort kann den Unterschied ausmachen. Die Gewissheit, dass die Anfrage erhalten wurde, kann das Gesamterlebnis des Kunden verbessern.
Sie gibt auch den Ton des weiteren Gesprächs vor. Eine prompte Antwort vermittelt ein Gefühl von Professionalität und Aufmerksamkeit.
Automatisierte Antwort: Zeitersparnis für Agenten
Bei der schieren Menge an Anfragen, die Unternehmen täglich erhalten, ist es unmöglich, jede einzelne sofort zu beantworten. Automatische Antworten nehmen den Agenten Zeit ab, da sie das manuelle Verfassen von Begrüßungs- oder Einführungsnachrichten überflüssig machen.
Im Grunde genommen dienen die automatischen Antworten als Puffer für eingehende Nachrichten. Dieser zeitsparende Aspekt ermöglicht es Ihrem Team, mit mehr Kunden effektiv und effizient zu kommunizieren.
Automatisierte Antwort: Konsistenz in der Kommunikation sicherstellen
Automatische Antworten garantieren, dass jeder Kunde eine standardisierte, ausgefeilte Antwort erhält, selbst wenn die Agenten ein hohes Arbeitsaufkommen bewältigen.
Wenn Sie dieselbe Nachricht senden, kann Ihr Team konsistente Informationen über Ihr Unternehmen liefern. Diese Konsistenz schafft Vertrauen und Zuverlässigkeit und verbessert das Kundenerlebnis insgesamt
Automatisierte Antwort: Den Ruf der Marke aufrechterhalten
Jeder Punkt der Kommunikation ist eine Gelegenheit, das Image Ihrer Marke zu stärken. Gut ausgearbeitete automatische Antworten können die Persönlichkeit Ihrer Marke widerspiegeln, ob professionell, spielerisch oder einfühlsam, und sicherstellen, dass Sie jedes Mal einen positiven Eindruck hinterlassen.
Außerdem kann eine prompte Antwort einem Kunden zeigen, dass seine Zeit und seine Anliegen geschätzt werden. Dadurch erhalten die Kunden einen besseren Eindruck von Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke.
Automatisierte Antwort: Auto-Antworten für verschiedene Situationen einrichten
Das Schöne an automatischen Antwortnachrichten ist ihre Vielseitigkeit. Ob es sich um eine Abwesenheitsnotiz, einen festlichen Gruß oder ein FAQ-Menü handelt, diese Nachrichten können für verschiedene Situationen und Kanäle zugeschnitten werden.
Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Arten von automatischen Antworten ein, die Sie senden können, und geben Beispiele, die Sie verwenden können.
Muster für automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen
Nun, da Sie die Vorteile einer automatischen Antwort für Ihr Unternehmen kennen, ist es an der Zeit, sie zu verfassen. Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, kein Problem. Hier sind 12 Muster für automatische Antworten, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.
Muster für automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen: Away-Nachrichten
Sie können Abwesenheitsnachrichten für alle möglichen Situationen versenden, sei es wegen allgemeiner Abwesenheit, z. B. an Wochenenden oder zu bestimmten Anlässen wie Feiertagen.
- "Hallo zusammen! Wir sind gerade nicht im Büro, aber wir sind am [Datum] wieder da. Bleiben Sie dran, und wir melden uns dann bei Ihnen."
- "Hallo [Name des Kunden]. Wir feiern gerade [Feiertag/Ereignis], aber keine Sorge. Wir melden uns am [Datum] wieder bei Ihnen. Cheers! 🥳"
Und vergessen Sie nicht, Ihren Kunden mitzuteilen, wann Sie wieder da sind.
Muster für automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen: Grußbotschaften
Die Begrüßung von Kunden, insbesondere von Neukunden, ist entscheidend für einen guten ersten Eindruck. So wie ein warmer Händedruck oder ein einladendes Lächeln bei persönlichen Kontakten einen positiven Eindruck vermittelt, spielen Begrüßungsnachrichten in Instant-Messaging-Apps die gleiche Rolle.
- "Hallo zusammen! Danke, dass du vorbeigekommen bist. Wie kann ich dir den Tag verschönern? 😊"
- "Hallo [Name des Kunden], danke, dass Sie sich an uns wenden. Was können wir heute für Sie tun? "
Auf diese Weise können Sie eine Beziehung aufbauen, sobald der Kunde Ihnen eine Nachricht sendet.
Muster für automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen: Meldungen über vorübergehende Nichtverfügbarkeit
Manchmal übersteigt die Zahl der Anfragen vorübergehend die Verfügbarkeit von Agenten, und die Agenten sind nicht in der Lage, schnell zu antworten.
- Wow! Wir werden im Moment mit Nachrichten überschwemmt, aber bleiben Sie dran. Sie sind wichtig für uns!"
- "Wir haben derzeit ein hohes Aufkommen an eingehenden Nachrichten. Wir werden uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen."
Diese Kategorie von automatischen Antworten ist eine beruhigende Hand auf der Schulter des Kunden, die ihm das Engagement des Unternehmens und seine Aufmerksamkeit versichert.
Auto-Reply-Nachrichtenmuster für Ihr Unternehmen: Notfall- und Aktualisierungsnachrichten
Jedes System hat seine schlechten Tage oder Fehler. Aber die Art und Weise, wie Unternehmen mit diesen Problemen umgehen, kann über ihren Ruf entscheiden.
- "Oh-oh! Wir haben im Moment ein paar technische Probleme. Bleiben Sie dran, während wir alles in Ordnung bringen. 🛠️"
- "Wir entschuldigen uns, wenn Sie Probleme haben. Unser System wird gerade gewartet. In der Zwischenzeit sind wir für Sie da und helfen Ihnen bei allem, was Sie brauchen."
Automatische Antworten für Notfälle und Aktualisierungen setzen Erwartungen bei Ihren Kunden fest und halten sie auf dem Laufenden, wenn etwas nicht wie geplant läuft.
Muster für automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen: FAQ-Link
Eine proaktive Problemlösung kann das Nutzererlebnis drastisch verbessern. Automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen dienen als Leitfaden und verweisen die Kunden auf Ressourcen, die ihre Fragen direkt beantworten können, was die Effizienz steigert.
- "Hallo [Name des Kunden]. Wenn Sie eine Frage haben, sehen Sie sich bitte unsere FAQs [FAQ-Link] an. Wenn Sie noch Hilfe benötigen, geben Sie "Ja" ein, und jemand wird sich bald bei Ihnen melden.
- "Haben Sie Fragen?🤔 Unser Team ist auf dem Weg zu Ihnen. Du kannst auch hier [FAQ-Link] tippen, um unseren FAQ-Bereich aufzurufen. Deine Antwort könnte nur einen Klick entfernt sein!"
In dieser Situation kann also ein FAQ-Link oder ein Menü häufig gestellte Fragen lösen, mit denen der Kunde konfrontiert ist.
Muster für automatische Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen: Feedback-Sammlung
Wenn Sie aktiv die Meinung Ihrer Kunden zu ihren Erfahrungen mit der Marke einholen, können Sie Schwachstellen bei Ihren Mitarbeitern, Prozessen oder Systemen aufdecken. Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse von Ihren Kunden, damit Sie die Kundengespräche verbessern können.
- "Hallo, [Name des Kunden]. Wie gut haben wir Sie heute bedient? Teilen Sie uns dies auf einer Skala von 1 bis 10 mit, von sehr schlecht bis ausgezeichnet. Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort."
- "Wir haben uns gerne mit Ihnen unterhalten! Hat es dir gefallen, mit uns zu reden? Lass es uns wissen, indem du uns ein 👍 oder 👎 gibst"
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie diese Muster so anpassen, dass sie zu Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden passen. Wenn Sie jedoch eine automatisierte Antwort von Grund auf erstellen möchten, sollten Sie diese bewährten Verfahren beachten.
Bewährte Praktiken für die Einrichtung von automatischen Antwortnachrichten
Eine sorgfältig ausgearbeitete automatische Antwort erhöht nicht nur die betriebliche Effizienz. Sie verbessert auch das Nutzererlebnis, da die Kunden sofort bedient werden, auch wenn gerade kein Mitarbeiter verfügbar ist.
Im Folgenden finden Sie 5 bewährte Verfahren, die Sie beim Verfassen einer automatischen Antwortnachricht für Ihr Unternehmen beachten sollten.
Klar und prägnant formulieren
Ihre Auto-Antwort sollte Informationen effizient vermitteln. Vermeiden Sie nach Möglichkeit lange Sätze. Verwenden Sie direkte, prägnante Botschaften, um Ihre Kunden nicht zu überfordern. Denken Sie daran, dass Sie vielleicht nicht wissen, wer Ihre Kunden sind.
Möglicherweise sind sie mit Branchen- oder Fachbegriffen nicht vertraut. Entscheiden Sie sich daher für eine einfache, jargonfreie Sprache. So wird sichergestellt, dass jeder Ihre Botschaft auf Anhieb versteht, was Ihren Mitarbeitern langfristig Zeit spart.
Erwartungen im Voraus festlegen
Wenn Sie eine automatische Antwort senden, stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde die relevanten Informationen erhält. Dies kann Ihre Geschäftszeiten, Systemabstürze, das Sammeln von Kundenfeedback und andere Dinge betreffen. Auf diese Weise werden die Erwartungen Ihrer Kunden gesteuert und die Geduld gefördert.
Eine persönliche Note hinzufügen
Auch wenn eine Nachricht automatisiert ist, sollte sie nicht roboterhaft wirken. Stimmen Sie Ihre Antworten auf die Erwartungen Ihrer Zielgruppe ab. Für ein jüngeres, informelles Publikum ist ein lockerer Ton vielleicht besser geeignet. Firmenkunden hingegen erwarten vielleicht eine formelle Antwort.
Eine persönliche Ansprache, z. B. durch die Verwendung des Vornamens eines Kunden, kann die Nachricht echter klingen lassen. Es kann sich so anfühlen, als würden Sie mit den Kunden sprechen, anstatt sie anzusprechen.
Beantworten Sie Ihre Fragen zum richtigen Zeitpunkt
Denken Sie daran, dass die Relevanz von automatischen Antworten oft an bestimmte Zeiträume gebunden ist. Es ist wichtig, bestimmte Arten von Nachrichten, wie z. B. Abwesenheits- oder Urlaubsnachrichten, zu deaktivieren, sobald sie nicht mehr relevant sind. Dadurch wird Verwirrung vermieden und sichergestellt, dass Ihre Kommunikation aktuell bleibt.
Die Berücksichtigung dieser bewährten Verfahren stellt sicher, dass Ihre automatischen Antworten nicht nur ihre primäre Funktion erfüllen, sondern auch als Erweiterung der Stimme und Werte Ihrer Marke dienen. Sie sind ein subtiles, aber wirkungsvolles Instrument, um Vertrauen zu schaffen, Professionalität zu zeigen und Kundenbeziehungen zu festigen.
Nun, da Sie die Werkzeuge haben, um ansprechende Auto-Antwort-Nachrichten zu verfassen, lassen Sie uns einen Blick auf die Medien werfen, in denen Sie sie einsetzen können.
Wo können Sie eine automatisierte Antwort implementieren?
Sie können automatische Antwortnachrichten in verschiedenen Messaging-Apps wie WhatsApp Business App verwenden, WeChat und LINE. Die Verwendung von automatischen Antworten in diesen Apps hat jedoch Grenzen. In der WhatsApp Business App können Sie beispielsweise nur jeweils eine automatische Antwort für eine Abwesenheitsnachricht und eine Begrüßungsnachricht einrichten.
Für ein kleines Unternehmen mag dies ausreichend sein. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, benötigen Sie mehr Flexibilität bei den automatischen Antwortnachrichten, die Sie verwenden können. Indem Sie diese Messaging-Kanäle mit einer Software für die Verwaltung von Kundengesprächen wie respond.io verbinden, automatisieren Sie Antwortnachrichten, die Weiterleitung von Kontakten, die Zuweisung von Agenten und vieles mehr.
Auto-Reply für Geschäftsgewinne auf respond.io
Unternehmen in verschiedenen Branchen wie Immobilien, Gastgewerbe, E-Commerce und mehr können die leistungsstarken Funktionen von respond.ionutzen, um automatische Antworten zu erstellen und zu versenden.
Ein Immobilienmakler könnte beispielsweise eine automatische Antwortnachricht einrichten, in der der Kunde nach Uhrzeit, Datum und Objekt gefragt wird, das er besichtigen möchte, während eine E-Commerce-Website eine Nachricht nach dem Kauf senden könnte, in der ein Kunde aufgefordert wird, einem Treueprogramm beizutreten.
All dies können Sie mit dem Automatisierungsmodul des Workflows-Moduls tun, Unternehmen können Antworten auf Kundenanfragen automatisieren.
Sie können auch Kontaktinformationen erfassen, indem Sie nach der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden fragen, um festzustellen, ob es sich um einen bestehenden Kunden handelt. Dieser Kontext hilft den Agenten, den Kunden besser zu unterstützen und die Kundenbindung und -zufriedenheit zu erhöhen.
Sie können Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten senden und FAQ-Menüs, Nachrichten zur Sammlung von Feedback und mehr einrichten. Sie können auch personalisierte automatische Antworten mit Hilfe dynamischer Variablen erstellen.
Und das war's. Das ist alles, was Sie über automatische Antwortnachrichten für Unternehmen wissen müssen. Verwenden Sie die bereitgestellten Beispiele für den Anfang und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.
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