Автоматический ответ WhatsApp за 4 простых шага: Полное руководство (+18 примеров)

Хотите настроить автоответчик WhatsApp для вашего бизнеса или нужд в маркетинге WhatsApp? Вы пришли в нужное место. В этой статье мы расскажем, что такое автоответ WhatsApp, как его настроить в приложении WhatsApp Business и WhatsApp Business API, а также предоставим примеры сообщений автоответчиков WhatsApp.

Что такое автоответ WhatsApp?

Автоответ в WhatsApp — это функция, которая позволяет компаниям отправлять автоматические сообщения, когда они недоступны для ответов на входящие сообщения WhatsApp.

Существует 2 общих типа автоматических ответов для WhatsApp:

• Приветственные сообщения: Сообщения, которые компании отправляют, когда клиенты начинают разговор в первый раз или после 14 дней

• Сообщения об отсутствии: Сообщения, которые автоматически отвечают клиентам вне рабочего времени

Для владельца бизнеса сообщения автоответа являются полезной функцией. В следующем разделе мы расскажем, как это поможет вашему бизнесу.

5 преимуществ автоответа WhatsApp

Люди ожидают, что общение через мгновенные сообщения будет немедленным, независимо от времени суток. Однако это не всегда возможно из-за ограниченного времени работы, нехватки кадров, длительных очередей ожидания и многого другого.

WhatsApp внедрил решение в форме автоматических ответов. Компании могут повысить качество обслуживания клиентов, информируя их о своей доступности, а также улучшить время ответа для увеличения удовлетворенности клиентов.

Существует много преимуществ использования автоматических ответов для WhatsApp, но мы выделим 3 главные.

1. Управление ожиданиями клиентов

Задайте ожидания времени ответа, информируя клиентов о вашем наличии.

2. Создайте положительное первое впечатление.

Первое впечатление имеет значение. Качественный и быстрый ответ на запрос клиента задает тон для остальной части пути клиента с вашим бизнесом. Это снижает вероятность того, что ваш клиент уйдет, и уменьшает шансы потерять продажи.

3. Сбор информации о клиенте

Соберите информацию о клиенте с помощью предварительного опроса чата, чтобы операторы могли продолжить разговор.

Но это еще не все. У нас есть два бонусных преимущества, которые вы можете получить от использования автоответа WhatsApp.

4. Увеличение возможностей продаж

Автоматизируя регулярные ответы, такие как ответы на FAQ, компании могут убедиться, что никогда не упустят возможности для продажи, даже когда ваша команда недоступна. Автоответы могут помочь продвигать лидов по пути клиента с минимальными ресурсами.

5. Снижение стоимости труда

Автоматизируя общие ответы, компании могут уменьшить потребность в большой команде поддержки, сохраняя при этом эффективность обслуживания клиентов. Кроме того, автоответы могут бесшовно обрабатывать возросшие запросы во время акций или сезонных пиков без необходимости в дополнительных ресурсах, обеспечивая стабильное взаимодействие даже в период повышенного спроса.

Как настроить автоответ WhatsApp в приложении WhatsApp Business

Компании создают автоматические ответы, чтобы уверить клиентов, что они не игнорируют ожидания времени ответа и улучшают клиентский опыт. Однако это доступно только для решений WhatsApp Business.

Компании могут настроить автоответы для входящих сообщений в WhatsApp с помощью:

• WhatsApp Business App

• API WhatsApp Business

Давайте начнем с бизнес-приложения WhatsApp. В приложении WhatsApp Business есть 2 типа автоответов WhatsApp, которые вы можете создать: приветственные сообщения и сообщения об отсутствии. Откройте бизнес-приложение WhatsApp и следуйте инструкциям.

Настроить приветственное сообщение

Шаг 1: Перейдите к Бизнес-инструменты

Шаг 2: Включите приветственное сообщение

Шаг 3: Создайте ваше сообщение

Шаг 4: Выберите получателей

Настройка сообщения об отсутствии

Шаг 1: Перейдите к Бизнес-инструменты > Выберите Сообщение об отсутствии

Шаг 2: Персонализируйте ваше сообщение

Шаг 3: Установите свой график

Вы можете выбрать время, когда ваши сообщения отправляются, тремя способами.

1. Всегда отправляйте: Используйте это, если вы будете доступны в течение длительного времени.

2. В соответствии с пользовательским расписанием: Это для автоматических ответов, которые должны отправляться в определенное время дня.

3. Вне рабочего времени: Установите это, когда ваша компания не работает.

Шаг 4: Выбор получателей

Это будет достаточно, если у вас небольшой бизнес. Однако есть ограничения, если вы хотите масштабироваться или вам нужны более мощные функции автоматизации.

4 Ограничения автоответа WhatsApp с бизнес-приложением WhatsApp

Несмотря на то, что автоответы WhatsApp предлагают много для бизнеса, они также должны быть осведомлены о своих недостатках. Давайте посмотрим, что дальше.

Ограниченные возможности персонализации для сложных сценариев

Опции кастомизации ограничены. Пока вы можете персонализировать сообщения, они могут быть индивидуализированы лишь в определенной степени. Опции персонализации ограничиваются такими элементами, как имя клиента.

В конце концов, приложение WhatsApp Business может делать только ограниченное количество вещей. Его функция автоответа может только приветствовать нового клиента и сообщать, что ваш бизнес закрыт, а также когда можно ожидать ответ.

Нет последовательных сообщений или сложных функций.

Автоответы работают только как первоначальный ответ. Они не могут следить за запросами клиентов. Убедитесь, что ваши клиенты знают, что оператор свяжется с ними в сообщении автоответа.

Риск недопонимания

Хотя автоответы предназначены для обеспечения быстрой реакции, отправка общих ответов может не точно ответить на запрос клиента, что может привести к разочарованию или путанице. Автоответы в приложении WhatsApp Business не могут адаптироваться к изменяющимся условиям или разъяснять неоднозначные сообщения клиентов, часто требуя ручного вмешательства.

Ограниченная аналитика и прогнозы.

Не существует способа отслеживать эффективность автоответов в приложении WhatsApp Business. Метрики, такие как количество отправленных сообщений или уровень вовлеченности, недоступны в приложении.

Так как компании могут преодолеть эти ограничения в приложении WhatsApp Business?

Решение? Используйте WhatsApp API для автоматических ответов

Интеграция WhatsApp API с чат-ботом, таким как Агент ИИ respond.io, является лучшим вариантом для средних и крупных компаний. Вот некоторые причины, почему.

Расширенные возможности настройки.

WhatsApp API позволяет использовать продвинутые возможности настройки, что означает, что вы можете адаптировать ответы под конкретные потребности и предпочтения клиентов, улучшая пользовательский опыт. Более того, вы также можете настроить запланированные сообщения WhatsApp и массовые сообщения WhatsApp в зависимости от ваших потребностей.

Уменьшенное время ответа.

Чат-боты могут дать мгновенные ответы на запросы клиентов, улучшая общий опыт работы с клиентами и предотвращая разочарование в связи с длительным ожиданием.

Улучшенное взаимодействие с лидами и их развитие.

WhatsApp API поддерживает продвинутые функции автоматизации, которые позволяют бизнесу эффективно развивать лиды и взаимодействовать с клиентами на протяжении всего их пути. Отправляйте своевременные сообщения, чтобы направлять лидов через воронку продаж или предоставлять дополнительную информацию.

Интеграция с другими инструментами для создания бесшовных рабочих процессов.

WhatsApp API безупречно интегрируется с различными бизнес-инструментами, позволяя эффективно взаимодействовать и обеспечивать единый пользовательский опыт. Интегрируйте такие программы, как CRM и платформы электронной коммерции, а также другое программное обеспечение для автоматизации, такое как Zapier и Make, но не забудьте убедиться, что это WhatsApp CRM!

Расширенная автоматизация с Агентом ИИ от respond.io

Для еще более мощной автоматизации вы можете использовать Агента ИИ от respond.io. В отличие от простых чат-ботов или базовых автоответчиков, Агенты ИИ полностью автономны — они обрабатывают сложные разговоры, черпают информацию из источников знаний, собирают информацию и инициируют действия в рабочих процессах.

• Эскалация к людям: Агенты ИИ определяют, когда разговор требует человеческого вмешательства, и автоматически передают его нужному члену команды, обеспечивая плавные переходы.

• Сбор и обновление лидов: Они собирают информацию о лидах, такие как имена, электронные адреса, предпочтения и намерения, обновляя поля контактов и этапы жизненного цикла в реальном времени.

• Автоматизированные напоминания и последующие действия: Агенты ИИ могут отправлять контекстно-зависимые напоминания и последующие действия, поддерживая беседы без вмешательства человека.

• Закрытие бесед и резюме: Они могут автоматически закрывать беседы и генерировать краткие резюме для последующих действий, поддерживая порядок в вашем почтовом ящике и предоставляя вашей команде нужный контекст.

Это позволяет компаниям предоставлять персонализированную поддержку 24/7, эффективно обрабатывать лиды и поддерживать взаимодействие — гораздо больше, чем могут предложить обычные автоответчики.

Как настроить автоответ WhatsApp с помощью WhatsApp API в 4 шага

В этом разделе мы покажем вам, как настроить автоматические ответы на WhatsApp API в respond.io, платформе управления чатами с клиентами с использованием ИИ.

Шаг 1: Подключите вашу учетную запись WhatsApp к API

Вам нужно подключить учетную запись WhatsApp API к respond.io. У вас еще нет аккаунта WhatsApp API? Вот как получить его за несколько минут.

Шаг 2: Создание шаблонов автоответа

После завершения откройте respond.io и перейдите в Автоматизированный алгоритм > Все шаблоны.

Хотя вы можете создать автоматизированный алгоритм с нуля, этот шаблон поможет вам легко начать работу с чат-ботом для автоответа WhatsApp.

Шаг 3: Добавление автоответов в автоматизацию рабочих процессов

Здесь вы сможете прочитать описание шаблона и просмотреть черновик автоматизированного алгоритма. Как видите, этот шаблон включает приветственное сообщение и сообщение об отсутствии, которые будут активироваться в зависимости от ваших рабочих часов.

Вы можете настроить практически все в своем автоматизированном алгоритме. Начните с указания вашего рабочего времени в Шаге Дата & Время Шаге Затем отредактируйте приветственные и сообщения об отсутствии.

Шаг 4: Протестируйте и оптимизируйте ваши автоответы

Наконец, вам следует проверить эффективность ваших автоответов. Если клиенты плохо реагировали на автоответы, вам следует скорректировать текст. Повторяйте этот процесс, пока не получите желаемый результат.

Вы также можете использовать Агент ИИ от respond.io для автоматического ответа на запросы клиентов и их перенаправления к соответствующим командам.

Таким образом, вы создали простой алгоритм автоответа WhatsApp для обработки входящих сообщений.

А что если я не хочу терять приложение WhatsApp Business?

Чтобы использовать WhatsApp API, компаниям обычно нужен номер телефона, который не связан с существующей учетной записью WhatsApp, и Мета Бизнес Портфолио. Затем они выберут поставщика бизнес-решений WhatsApp (BSP), такого как respond.io, чтобы получить доступ к учетной записи WhatsApp API.

Однако мы понимаем, что переход с приложения WhatsApp Business на API может показаться большим шагом — особенно если вы привыкли к приложению и не хотите рисковать потерей истории чатов или списка контактов. Вот почему сосуществование WhatsApp является прорывом.

Он позволяет использовать один и тот же номер телефона как для приложения WhatsApp Business, так и для WhatsApp API. Вы можете сохранить знакомый интерфейс, продолжить доступ к истории чатов в приложении и при этом использовать преимущества WhatsApp API на respond.io — включая поддержку нескольких пользователей, автоматизацию, интеграцию с CRM, помощь на основе ИИ и многое другое.

Итак, если вы сомневаетесь в полном переходе на API, эта новая функция позволяет вам попробовать его без каких-либо обязательств. Если необходимо, вы всегда можете вернуться к использованию только приложения.

Хотите начать? Зарегистрируйтесь для бесплатной учетной записи respond.io и воспользуйтесь лучшим из обоих миров.

Теперь, когда вы знаете, как настроить автоответ в WhatsApp, вы готовы, не так ли? Не спешите, пока не ознакомитесь с лучшими практиками их создания.

5 лучших практик для автоответа WhatsApp

Важно, чтобы каждое сообщение было правильным, даже для автоматических ответов. Избегайте безличных или общих сообщений, так как клиенты ожидают человеческого взаимодействия. Вот 5 практик, которые вы можете использовать для создания простого, но эффективного сообщения автоответа:

1. Подтверждение получения сообщения от клиента

Используйте автоответные сообщения для подтверждения получения сообщения от клиента, чтобы успокоить их, что оно было получено и будет рассмотрено.

2. Дайте четкий временной промежуток для ответа

Сообщите пользователям, могут ли они ожидать ответа в рабочие часы или если есть задержка. Укажите эту задержку и избегайте фраз, таких как «Мы свяжемся с вами как можно скорее».

3. Держите сообщения четкими и лаконичными

Держите ответы краткими и по существу. Включайте только необходимую информацию, представленную в понятной и легко усваиваемой форме.

4. Персонализируйте каждое сообщение

Сделайте каждое сообщение личным. Используйте имя клиента и другие соответствующие детали для отправки персонализированных сообщений. В respond.io вы можете использовать заполнители, называемые динамическими переменными, чтобы включать имена клиентов, даты, номера заказов и многое другое.

5. Поддерживайте тон и голос бренда

Убедитесь, что ваши автоответные сообщения WhatsApp отражают уникальный голос вашего бренда. Настройте тон, язык и содержание, чтобы они соответствовали личности и ценностям вашего бренда, улучшая узнаваемость у клиентов.

Учитывая эти лучшие практики, мы предоставили образцы сообщений, которые вы можете использовать для разных ситуаций.

18 примеров сообщений для автоответа WhatsApp:

Автоответ WhatsApp должен быть адаптирован к различным ситуациям или желаемым результатам. Вот 18 примеров сообщений автоответчика WhatsApp, которые вы можете использовать.

Приветственные сообщения

1. "Привет 👋! Спасибо, что связались с [название компании]. Как мы можем помочь вам сегодня?"

2. "Привет! Добро пожаловать в [название компании]. У нас есть все ваши ИТ нужды под одной крышей. Давайте начнем. 😃"

3. "Приветствие от [название компании]! Мы здесь, чтобы помочь. Расскажите нам больше о том, что вы ищете."

Сообщения после рабочего времени

1. “Привет, [Имя]! Спасибо, что обратились к нам. В настоящее время мы не работаем в офисе. Мы свяжемся с вами, как только сможем.”

2. “Вы связались с нами, когда мы не на месте. 😟 Мы доступны каждый день с 9:00 утра. до 6:00 вечера. Мы будем рады помочь вам, когда вернемся.”

3. "Привет! Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время мы не находимся в офисе на выходные. По любым неотложным вопросам, пожалуйста, свяжитесь с [вставить контактные данные экстренной помощи]."

Праздничные приветствия

1. “Счастливого Рождества!🎅🎄Мы уезжаем на несколько дней и вернемся [дата]. Мы с нетерпением ждем встречи с вами, когда мы вернемся. 🙂”

2. “С наилучшими пожеланиями от всех нас в [Название вашей компании]! Желаем вам радости, здоровья и счастья в этом праздничном сезоне. Чем мы можем вам помочь сегодня?”

3. С праздником, [имя]! Введите [код] при оформлении заказа, чтобы получить [скидку] сегодня!”

Сообщения для захвата лидов.

1. “Хотите узнать больше о [Вашем продукте/услуге]? Оставьте свои контактные данные, и мы вышлем вам всю необходимую информацию!”

2. “Привет! 👋 Мы будем рады поделиться с вами эксклюзивными предложениями и обновлениями. 🛍️ Просто дайте нам знать, о каком продукте вы заинтересованы, чтобы оставаться на связи! 🔄”

3. “Нужны дополнительные сделки? Есть вопросы или нужна дополнительная информация? 🤓 Перетащите ваши данные здесь, и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки! ⏳”

Запросы на отзыв

1. “Мы ценим Ваше мнение! 🗣️ Как был ваш опыт работы с нами? Дайте нам знать, чтобы мы могли улучшить наше обслуживание. 👍”

2. “Как мы сегодня сделали это? Дайте нам знать — это занимает всего несколько минут и поможет нам улучшить ваши будущие впечатления!”

3. “Мы надеемся, что Вам понравился [конкретный продукт/услуга]! Скажите нам, что вы думаете — мы всегда ищем возможность улучшить!

Обновления продуктов или услуг

1. "Привет! Спасибо за ваше обращение к нам. Посмотрите наш новый продукт [вставить название продукта и ссылку]. Закажите сейчас и получите скидку в 10% на вашу первую покупку!"

2. “Захватывающие новости! 🎉 Мы только что запустили [Новый продукт/Сервис]. Посмотрите и дайте нам знать, что вы думаете!”

3. “Большие новости! 🗞️ У нас для вас что-то особенное: [Обновление продукта/услуги]. Готовы попробовать это? 🌟”

Этого недостаточно? Не переживай. У нас есть статья, которая включает даже больше примеров сообщений автоответчика WhatsApp, которые вы можете использовать для вдохновения.

Как вы можете видеть, настройка автоматических ответов в WhatsApp — это больше, чем просто удобство. Это стратегический шаг для повышения взаимодействия с клиентами. С нашими примерами и рекомендациями вы готовы создать автоответы, которые будут резонировать с вашими клиентами и отражать уникальный голос вашего бренда.

Так что, чего же вы ждете? Начните отправлять сообщения автоответов WhatsApp на ведущей платформе разговорного ИИ и сертифицированном партнере Meta Business. Зарегистрируйтесь для бесплатной учётной записи respond.io и подключите вашу учётную запись WhatsApp API, чтобы начать прямо сейчас.

Дополнительные чтения

Хотите узнать больше о том, как WhatsApp может помочь вашему бизнесу? Посмотрите эти статьи ниже:

• Как использовать интерактивные сообщения WhatsApp

• Руководство по настройке QR-кода WhatsApp для вашего бизнеса

• Как закрыть продажи в WhatsApp