ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ: ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ธุรกิจในปัจจุบันจำเป็นต้องตอบสนองลูกค้าอย่างรวดเร็ว มิฉะนั้นจะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง. การสื่อสารแบบทันทีกลายเป็นเรื่องปกติเนื่องจากความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี ดังนั้น ธุรกิจจำเป็นต้องพร้อมที่จะตอบสนองต่อคำถามและข้อกังวลแบบเรียลไทม์ ป้อนข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้ว่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือข้อความตอบกลับอัตโนมัติคืออะไร เหตุใดจึงต้องใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ และคุณสามารถใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้ที่ใด

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจคืออะไร?

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือข้อความตอบกลับอัตโนมัติ หมายถึงข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ถูกกระตุ้นจากเหตุการณ์หรือการดำเนินการเฉพาะ เช่น การรับข้อความบนแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ใช้เพื่อช่วยแจ้งผู้ส่งข้อความว่าได้รับข้อความของพวกเขาแล้ว

ไม่เพียงแต่สามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบนช่องทางต่างๆ เช่น WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat และ Viberแต่ยังสามารถตั้งค่าคอมเมนต์บน Facebook ได้ด้วย แต่ทำไมธุรกิจจึงควรใช้การตอบกลับอัตโนมัติเพื่อตอบกลับลูกค้า?

5 เหตุผลว่าทำไมคุณจึงต้องการการตอบกลับอัตโนมัติ

ธุรกิจที่มีฐานลูกค้าจำนวนมากจะได้รับข้อความจำนวนมาก สิ่งเหล่านี้อาจทำให้ตัวแทนรู้สึกหนักใจ โดยเฉพาะเมื่อพวกเขาคาดหวังว่าจะต้องตอบกลับข้อความเหล่านี้อย่างรวดเร็ว

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติมีประโยชน์เพราะช่วยเชื่อมช่องว่างเวลาระหว่างคำถามของลูกค้า'และคำตอบของตัวแทน อย่างไรก็ตาม การตอบกลับอัตโนมัติไม่สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้ทั้งหมด นี่คือ 5 เหตุผลว่าทำไมคุณควรใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ

การตอบกลับอัตโนมัติ: ตอบคำถามลูกค้าอย่างรวดเร็ว

ความประทับใจแรกนั้นสำคัญ การตอบรับข้อความของลูกค้าแบบทันทีผ่านการตอบกลับอัตโนมัติสามารถสร้างความแตกต่างได้ การทราบว่าได้รับข้อสงสัยของพวกเขาแล้วสามารถปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของพวกเขาได้

นอกจากนี้ยังกำหนดโทนของการสนทนาไปข้างหน้าอีกด้วย การตอบกลับรวดเร็วแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจ

การตอบกลับอัตโนมัติ: ประหยัดเวลาของตัวแทน

ด้วยปริมาณคำถามที่ธุรกิจได้รับทุกวัน ทำให้ไม่สามารถตอบแต่ละคำถามได้ทันที การตอบกลับอัตโนมัติช่วยให้ตัวแทนมีเวลามากขึ้น เพราะไม่จำเป็นต้องเขียนข้อความทักทายหรือแนะนำตัวเองอีกต่อไป

โดยพื้นฐานแล้วการตอบกลับอัตโนมัติจะทำหน้าที่เป็นบัฟเฟอร์สำหรับป้องกันข้อความที่เข้ามา การประหยัดเวลาช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น

การตอบกลับอัตโนมัติ: รับรองความสม่ำเสมอในการสื่อสาร

การตอบกลับอัตโนมัติรับประกันว่าลูกค้าทุกคนจะได้รับการตอบกลับที่เป็นมาตรฐานและสมบูรณ์แบบแม้ว่าเจ้าหน้าที่จะทำงานหนักก็ตาม

การส่งข้อความเดียวกันจะช่วยให้ทีมของคุณส่งมอบข้อมูลที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ความสม่ำเสมอนี้สร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ และปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า

การตอบกลับอัตโนมัติ: รักษาชื่อเสียงของแบรนด์

ทุกจุดที่สื่อสารคือโอกาสในการเสริมภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ การตอบอัตโนมัติที่สร้างสรรค์อย่างดีสามารถสะท้อนบุคลิกภาพของแบรนด์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นมืออาชีพ สนุกสนาน หรือมีน้ำใจ ซึ่งทำให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีทุกครั้ง

นอกจากนี้ การตอบกลับรวดเร็วสามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเวลาและข้อกังวลของพวกเขาได้รับการให้ความสำคัญ สิ่งนี้ทำให้ลูกค้ามีการรับรู้ที่ดีขึ้นเกี่ยวกับธุรกิจและแบรนด์ของคุณ

การตอบกลับอัตโนมัติ: ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับสถานการณ์ต่างๆ

ข้อดีของข้อความตอบกลับอัตโนมัติอยู่ที่ความหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งออกจากสำนักงาน การทักทายเทศกาล หรือเมนูคำถามที่พบบ่อย ข้อความเหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับสถานการณ์และช่องทางต่าง ๆ

ในหัวข้อถัดไป เราจะดูประเภทของการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถส่งได้ และให้ตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ

ตอนนี้คุณทราบถึงประโยชน์ของการใช้การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะร่างข้อความตอบกลับแล้ว หากคุณไม่รู้วิธีการก็ไม่ต้องกังวล นี่คือตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ 12 รายการที่คุณสามารถใช้สำหรับธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความไม่อยู่

คุณสามารถส่งข้อความไม่อยู่ ได้ในสถานการณ์ทุกประเภท ไม่ว่าจะเกิดจากการไม่สามารถติดต่อได้โดยทั่วไป เช่น ในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ หรือในช่วงเหตุการณ์พิเศษเช่นวันหยุด

1. "สวัสดี! ขณะนี้เราไม่อยู่ที่ออฟฟิศ แต่จะกลับมาอีกครั้งในวันที่ [วันที่] รอสักครู่ เราจะติดต่อกลับมาในเวลานั้น

2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขณะนี้เรากำลังเฉลิมฉลอง [Holiday/Event] แต่ไม่ต้องกังวล เราจะติดต่อกลับไปในวันที่ [Date] เชียร์ๆ! 🥳"

และจำไว้เสมอว่าคุณต้องแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเสมอว่าคุณจะกลับมาเมื่อใด

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความทักทาย

การต้อนรับลูกค้า โดยเฉพาะลูกค้าใหม่ ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความประทับใจแรกที่ดี การจับมือที่อบอุ่นหรือรอยยิ้มต้อนรับช่วยสร้างบรรยากาศเชิงบวกในการโต้ตอบแบบพบหน้ากัน ข้อความทักทายก็มีบทบาทเดียวกันในแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเช่นกัน

1. "สวัสดี! ขอบคุณที่แวะมา ฉันจะทำให้วันของคุณยอดเยี่ยมได้อย่างไร 😊"

2. "สวัสดีคุณ [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณที่ติดต่อมา วันนี้เราสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง? "

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ได้ทันทีที่ลูกค้าส่งข้อความถึงคุณ

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความแจ้งไม่สามารถใช้งานได้ชั่วคราว

บางครั้ง จำนวนการสอบถามอาจเกินจำนวนตัวแทนที่มีอยู่ชั่วคราว และตัวแทนอาจไม่สามารถตอบกลับได้อย่างง่ายดาย

1. โอ้โห! ตอนนี้เรามีข้อความจำนวนมาก แต่ขอให้รอสักครู่ คุณมีความสำคัญต่อเรา!"

2. “ขณะนี้เราพบข้อความเข้าจำนวนมาก เราจะติดต่อคุณโดยเร็วที่สุด"

ประเภทของการตอบอัตโนมัตินี้คือการสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า โดยยืนยันความมุ่งมั่นของธุรกิจและความใส่ใจของพวกเขา

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ: การแจ้งเตือนฉุกเฉินและการอัปเดต

ระบบทุกระบบย่อมมีวันที่ไม่ดีหรือจุดบกพร่อง แต่การที่ธุรกิจจัดการกับปัญหาเหล่านี้สามารถสร้างหรือทำลายชื่อเสียงของพวกเขาได้

1. "โอ้โห! เราเจอปัญหาทางเทคนิคเล็กน้อยในขณะนี้. รอสักครู่ระหว่างที่เรากำลังจัดการเรื่องต่างๆ ให้เรียบร้อย 🛠️"

2. "เราขออภัยหากคุณประสบปัญหาใดๆ ระบบของเราอยู่ระหว่างการบำรุงรักษา ในระหว่างนี้เราพร้อมช่วยเหลือคุณในทุกสิ่งที่คุณต้องการ"

การตอบกลับฉุกเฉินและการอัปเดตอัตโนมัติจะช่วยกำหนดความคาดหวังกับลูกค้าของคุณและทำให้พวกเขาได้รับแจ้งเมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผน

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ: ลิงค์คำถามที่พบบ่อย

การแก้ไขปัญหาเชิงรุกสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ได้อย่างมาก การตอบกลับคำถามที่พบบ่อยโดยอัตโนมัติทำหน้าที่เป็นแนวทางโดยชี้ให้ลูกค้าไปยังแหล่งข้อมูลที่สามารถตอบคำถามของพวกเขาได้โดยตรงและเพิ่มประสิทธิภาพ

1. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] หากคุณมีคำถาม โปรดดูคำถามที่พบบ่อยของเรา [ลิงก์คำถามที่พบบ่อย] หากคุณยังต้องการความช่วยเหลือ พิมพ์ “ใช่” และจะมีคนมาช่วยคุณเร็วๆ นี้"

2. มีคำถามไหม?🤔 ทีมงานของเรากำลังเดินทางไปหาคุณ. คุณสามารถแตะที่นี่ [ลิงก์คำถามที่พบบ่อย] สำหรับส่วนคำถามที่พบบ่อยของเรา คำตอบของคุณอาจอยู่แค่เพียงคลิก!”

ดังนั้น ในสถานการณ์นี้ ลิงก์หรือเมนูคำถามที่พบบ่อยสามารถแก้ไขปัญหาที่ลูกค้าพบได้ทั่วไป

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ: การรวบรวมคำติชม

การค้นหาความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับประสบการณ์แบรนด์ของพวกเขาอย่างจริงจังสามารถเน้นย้ำจุดอ่อนในตัวแทน กระบวนการ หรือระบบของคุณได้ รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากลูกค้าของคุณเพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงบทสนทนากับลูกค้าได้

1. "เฮ้ [ชื่อลูกค้า] วันนี้เราให้บริการคุณดีเพียงใด? แจ้งให้เราทราบในระดับ 1-10 จากแย่มากถึงยอดเยี่ยม ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการตอบกลับของคุณ"

2. "เรายินดีที่ได้พูดคุยกับคุณ! คุณชอบคุยกับเรามั้ย? แจ้งให้เราทราบโดยให้ 👍 หรือ 👎"

สำหรับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณควรปรับเปลี่ยนตัวอย่างเหล่านี้เพื่อให้เหมาะกับธุรกิจและลูกค้าของคุณ แต่หากคุณต้องการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติตั้งแต่ต้น โปรดดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เมื่อร่างข้อความตอบกลับ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อสร้างขึ้นด้วยความใส่ใจ การตอบอัตโนมัติไม่เพียงแค่เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ด้วย เนื่องจากลูกค้าได้รับการดูแลทันที แม้ว่าจะไม่มีตัวแทนอยู่ในขณะนั้นก็ตาม

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อร่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ

ให้ชัดเจนและกระชับ

การตอบกลับอัตโนมัติของคุณควรถ่ายทอดข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการเขียนประโยคยาวๆ ถ้าเป็นไปได้ ใช้ข้อความที่ตรงประเด็นและชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกสับสน จำไว้ว่าคุณอาจไม่ทราบว่าลูกค้าของคุณคือใคร

พวกเขาอาจจะไม่คุ้นเคยกับอุตสาหกรรมหรือคำศัพท์ทางเทคนิค ดังนั้น เลือกใช้ภาษาที่เรียบง่ายและไม่มีศัพท์เฉพาะ วิธีนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจข้อความของคุณได้ทันที จึงช่วยประหยัดเวลาของตัวแทนของคุณในระยะยาว

กำหนดความคาดหวังล่วงหน้า

เมื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจรวมถึงเวลาทำการนอกสำนักงาน ระบบขัดข้อง การรวบรวมคำติชมจากลูกค้า และอื่นๆ สิ่งนี้ช่วยจัดการกับความคาดหวังของลูกค้าและส่งเสริมความอดทน

เพิ่มสัมผัสส่วนตัว

แม้ว่าข้อความจะเป็นแบบอัตโนมัติ แต่ไม่ควร'ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นหุ่นยนต์ ปรับการตอบกลับของคุณตามความคาดหวังของกลุ่มเป้าหมาย สำหรับผู้ฟังที่อายุน้อยและไม่เป็นทางการ การใช้โทนเสียงสบาย ๆ อาจจะเหมาะสมกว่า ในขณะเดียวกัน ลูกค้าองค์กรอาจคาดหวังคำตอบอย่างเป็นทางการ

การสร้างเอกลักษณ์เฉพาะตัว เช่น การใช้ชื่อของลูกค้า'สามารถทำให้ข้อความฟังดูจริงใจมากขึ้น คุณอาจรู้สึกเหมือนกำลังคุยกับลูกค้ามากกว่ากำลังพูดคุยโต้ตอบกับพวกเขา

กำหนดเวลาตอบกลับของคุณให้เหมาะสม

จำไว้ว่าความเกี่ยวข้องของการตอบกลับอัตโนมัติมักจะผูกติดกับกรอบเวลาที่เจาะจง สิ่งสำคัญคือต้องปิดการใช้งานประเภทบางอย่าง เช่น ข้อความออกจากสำนักงานหรือข้อความวันหยุด เมื่อไม่ใช้งานอีกต่อไป วิธีนี้จะช่วยป้องกันความสับสนและทำให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณเป็นปัจจุบัน

การนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้มาใช้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณไม่เพียงแค่ทำหน้าที่หลักเท่านั้น แต่ยังทำหน้าที่เป็นส่วนขยายของเสียงและค่านิยมของแบรนด์'ของคุณอีกด้วย พวกเขา'เป็นเครื่องมือที่ละเอียดอ่อนแต่ทรงพลังในการสร้างความไว้วางใจ แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ และทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าแน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

ตอนนี้คุณมีเครื่องมือในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่น่าสนใจแล้ว มาดูสื่อที่คุณสามารถนำไปใช้งานได้กัน

คุณสามารถนำการตอบกลับอัตโนมัติไปใช้งานที่ไหนได้บ้าง?

คุณสามารถใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้บนแอปส่งข้อความต่างๆ เช่น WhatsApp Business App, WeChat และ LINE อย่างไรก็ตาม การใช้การตอบกลับอัตโนมัติบนแอปเหล่านี้มีข้อจำกัด ตัวอย่างเช่น ในแอป WhatsApp Business คุณจะถูกจำกัดให้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติได้ครั้งละ 1 ครั้งสำหรับข้อความไม่อยู่ และข้อความทักทายได้ครั้งละ 1 ครั้ง

นี่อาจเพียงพอหากคุณกำลังดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณจะต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถใช้ได้ โดยการเชื่อมโยงช่องทางการส่งข้อความเหล่านี้กับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนาของลูกค้า เช่น respond.io คุณจะทำให้การตอบข้อความเป็นอัตโนมัติ, การจัดการการติดต่อ, การมอบหมายตัวแทน และอื่นๆ

การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจชนะบน Respond.io

ธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น อสังหาริมทรัพย์, การต้อนรับ, อีคอมเมิร์ซ และอื่นๆ อีกมากมายสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติอันทรงพลังของ respond.io เพื่อสร้างและส่งการตอบกลับอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์สามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ถามลูกค้าเกี่ยวกับเวลา วันที่ และทรัพย์สินที่ต้องการดู ในขณะที่ไซต์อีคอมเมิร์ซสามารถส่งข้อความหลังการซื้อเพื่อขอให้ลูกค้าเข้าร่วมโปรแกรมความภักดี

คุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดได้ผ่านตัวสร้างอัตโนมัติใน โมดูลเวิร์กโฟลว์ ที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างระบบตอบกลับอัตโนมัติตามคำถามของลูกค้าได้.

คุณยังสามารถบันทึกข้อมูลการติดต่อได้โดยการถามอีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อระบุว่าพวกเขาเป็นลูกค้าปัจจุบันหรือไม่ บริบทนี้ช่วยให้ตัวแทนให้การสนับสนุนลูกค้าได้ดีขึ้น เพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของลูกค้า

คุณสามารถส่ง ข้อความทักทายและข้อความไม่อยู่ และตั้งค่า เมนูคำถามที่พบบ่อย, ข้อความรวบรวมข้อเสนอแนะ และอื่นๆ. คุณสามารถสร้างการตอบกลับอัตโนมัติแบบเฉพาะบุคคลได้โดยใช้ตัวแปรไดนามิก

และนั่นก็เสร็จสิ้น. นั่นคือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ ใช้ตัวอย่างที่ให้มาเพื่อเริ่มต้นใช้งานและปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด

การอ่านเพิ่มเติม.

คุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์หรือไม่? ลองดูบล็อกอื่นๆ เหล่านี้ที่จะช่วยคุณจัดการบทสนทนากับลูกค้า:

• การจัดการสแปม: ล้างข้อมูลที่ไม่จำเป็นในกล่องจดหมายของคุณ

• การกำหนดเส้นทางการแชท: วิธีสร้างเส้นทางการแชทไปยังทีมที่เหมาะสม

• เร่งการจัดการการสนทนาของคุณด้วยการกำหนดอัตโนมัติ