ธุรกิจในปัจจุบันจําเป็นต้องตอบสนองต่อลูกค้าอย่างรวดเร็วมิฉะนั้นพวกเขาจะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง การสื่อสารทันทีได้กลายเป็นบรรทัดฐานเนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงต้องพร้อมที่จะตอบคําถามและข้อกังวลแบบเรียลไทม์ ป้อนข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจ ในบทความนี้เราจะเรียนรู้ว่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือการตอบกลับอัตโนมัติคืออะไรเหตุใดจึงต้องใช้ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจและตําแหน่งที่คุณสามารถใช้การตอบกลับอัตโนมัติได้

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจคืออะไร

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือการตอบกลับอัตโนมัติหมายถึงการตอบกลับอัตโนมัติที่ทริกเกอร์โดยเหตุการณ์หรือการดําเนินการเฉพาะ เช่น การรับข้อความในแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ใช้เพื่อแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับข้อความแล้ว

ไม่เพียงแต่สามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในช่องต่างๆ เช่น WhatsApp, Messenger เท่านั้น Instagram, LINE, WeChat และ Viberแต่ยังแสดงความคิดเห็นใน เฟซบุ๊ก แต่เหตุใดธุรกิจจึงควรใช้การตอบกลับอัตโนมัติเพื่อตอบกลับลูกค้า

5 เหตุผลที่คุณต้องการการตอบกลับอัตโนมัติ

ธุรกิจที่มีฐานลูกค้าจํานวนมากจะได้รับข้อความจํานวนมาก สิ่งเหล่านี้สามารถครอบงําตัวแทนโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาคาดว่าจะตอบกลับข้อความเหล่านี้อย่างรวดเร็ว

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติมีประโยชน์เนื่องจากเป็นสะพานเชื่อมช่องว่างเวลาระหว่างคําถามของลูกค้าและการตอบกลับของตัวแทน อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่การตอบกลับอัตโนมัติสามารถทําได้สําหรับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือเหตุผล 5 ประการที่คุณควรใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

ตอบกลับอัตโนมัติ: ตอบคําถามของลูกค้าทันที

ความประทับใจแรกมีความสําคัญ การรับทราบข้อความของลูกค้าทันทีผ่านการตอบกลับอัตโนมัติสามารถสร้างความแตกต่างได้ การรู้ว่าได้รับคําถามของพวกเขาสามารถปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของพวกเขาได้

นอกจากนี้ยังกําหนดโทนของการสนทนาที่ก้าวไปข้างหน้า การตอบสนองที่รวดเร็วสื่อถึงความเป็นมืออาชีพและความเอาใจใส่

การตอบกลับอัตโนมัติ: ประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่

ด้วยจํานวนคําถามที่ธุรกิจได้รับในแต่ละวัน จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะตอบคําถามแต่ละข้อในทันที การตอบกลับอัตโนมัติช่วยเพิ่มเวลาให้กับเจ้าหน้าที่ เนื่องจากไม่จําเป็นต้องเขียนคําทักทายหรือข้อความแนะนําตัวด้วยตนเอง

โดยทั่วไปการตอบกลับอัตโนมัติทําหน้าที่เป็นบัฟเฟอร์กับข้อความขาเข้า แง่มุมที่ช่วยประหยัดเวลานี้ช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมกับลูกค้ามากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การตอบกลับอัตโนมัติ: รับรองความสอดคล้องในการสื่อสาร

การตอบกลับอัตโนมัติรับประกันว่าลูกค้าทุกรายจะได้รับการตอบสนองที่เป็นมาตรฐานและสวยงามแม้ว่าเจ้าหน้าที่จะจัดการกับภาระงานหนักก็ตาม

การส่งข้อความเดียวกันช่วยให้ทีมของคุณนําเสนอข้อมูลที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ความสม่ําเสมอนี้สร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม

ตอบกลับอัตโนมัติ: รักษาชื่อเสียงของแบรนด์

ทุกจุดของการสื่อสารคือโอกาสในการเสริมสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ การตอบกลับอัตโนมัติที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถสะท้อนถึงบุคลิกของแบรนด์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นมืออาชีพ ขี้เล่น หรือเห็นอกเห็นใจ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะสร้างความประทับใจในเชิงบวกทุกครั้ง

นอกจากนี้ การตอบกลับที่รวดเร็วสามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเวลาและข้อกังวลของพวกเขามีค่า สิ่งนี้ทําให้ลูกค้ารับรู้ธุรกิจและแบรนด์ของคุณได้ดีขึ้น

การตอบกลับอัตโนมัติ: ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสําหรับสถานการณ์ต่างๆ

ความสวยงามของข้อความตอบกลับอัตโนมัติอยู่ที่ความเก่งกาจ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกนอกสํานักงานคําทักทายตามเทศกาลหรือเมนูคําถามที่พบบ่อยข้อความเหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสถานการณ์และช่องทางต่างๆ

ในส่วนถัดไป เราจะดูประเภทของการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถส่งและแสดงตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณทราบประโยชน์ของการใช้การตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาร่างการตอบกลับ หากคุณไม่ทราบวิธีการไม่ต้องกังวล ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ 12 ตัวอย่างที่คุณสามารถใช้สําหรับธุรกิจของคุณได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความระบุว่าไม่อยู่

คุณสามารถ ส่งข้อความออกไป ได้สําหรับทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะเกิดจากความไม่พร้อมทั่วไป เช่น ในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์หรือในช่วงกิจกรรมเฉพาะ เช่น วันหยุด

1. "สวัสดี! ขณะนี้เราไม่อยู่ที่สํานักงาน แต่จะกลับมาใน [วันที่] เดี๋ยวเราจะติดต่อกลับ"
2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขณะนี้เรากําลังเฉลิมฉลอง [วันหยุด/กิจกรรม] แต่ไม่ต้องกังวล เราจะติดต่อกลับหาคุณใน [วันที่] ไชโย! 🥳"

ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณได้แจ้งให้ลูกค้าทราบเสมอว่าคุณจะกลับมาเมื่อใด

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความทักทาย

การต้อนรับลูกค้าโดยเฉพาะลูกค้าใหม่เป็นสิ่งสําคัญสําหรับความประทับใจแรกพบที่ดี เช่นเดียวกับการจับมือที่อบอุ่นหรือรอยยิ้มที่อบอุ่นทําให้เกิดน้ําเสียงเชิงบวกในการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันข้อความทักทายก็มีบทบาทเช่นเดียวกันในแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

1. "สวัสดี! ขอบคุณที่แวะมา ฉันจะทําให้วันของคุณยอดเยี่ยมได้อย่างไร 😊"
2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณที่เอื้อมมือออกไป วันนี้เราสามารถทําอะไรให้คุณได้บ้าง? "

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างสายสัมพันธ์ทันทีที่ลูกค้าส่งข้อความถึงคุณ

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความที่ไม่พร้อมใช้งานชั่วคราว

บางครั้งจํานวนการสอบถามจะแซงหน้าความพร้อมของตัวแทนชั่วคราวและตัวแทนไม่สามารถตอบกลับได้ทันที

1. หยุดก่อน! ตอนนี้เราเต็มไปด้วยข้อความ แต่เดี๋ยวก่อน คุณสําคัญสําหรับเรา!"
2. "ขณะนี้เรากําลังประสบกับข้อความขาเข้าจํานวนมาก เราจะไปหาคุณโดยเร็วที่สุด"

การตอบกลับอัตโนมัติประเภทนี้เป็นมือที่สร้างความมั่นใจบนไหล่ของลูกค้า ทําให้พวกเขามั่นใจในความมุ่งมั่นของธุรกิจและความสนใจของพวกเขา

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: การแจ้งเตือนกรณีฉุกเฉินและการอัปเดต

ทุกระบบมีวันหยุดหรือข้อบกพร่อง แต่วิธีที่ธุรกิจจัดการกับอาการสะอึกเหล่านี้สามารถสร้างหรือทําลายชื่อเสียงของพวกเขาได้

1. "เอ่อ! เรากําลังมีอาการสะอึกทางเทคโนโลยีอยู่ในขณะนี้ แขวนแน่นในขณะที่เราจัดเรียงสิ่งต่างๆ 🛠️"
2. "เราขออภัยหากคุณประสบปัญหาใด ๆ ระบบของเราอยู่ระหว่างการบํารุงรักษา ในระหว่างนี้ เราพร้อมช่วยเหลือคุณในทุกสิ่งที่คุณต้องการ"

การตอบกลับอัตโนมัติในกรณีฉุกเฉินและการอัปเดตจะกําหนดความคาดหวังกับลูกค้าของคุณและทําให้พวกเขาไม่พลาดเมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ลิงก์คําถามที่พบบ่อย

การแก้ปัญหาเชิงรุกสามารถปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ได้อย่างมาก คําถามที่พบบ่อย การตอบกลับอัตโนมัติทําหน้าที่เป็นแนวทาง โดยชี้ให้ลูกค้าเห็นแหล่งข้อมูลที่สามารถตอบคําถามได้โดยตรงและเพิ่มประสิทธิภาพ

1. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] หากคุณมีคําถาม โปรดดูคําถามที่พบบ่อยของเรา [ลิงก์คําถามที่พบบ่อย] หากคุณยังต้องการความช่วยเหลือ ให้พิมพ์ "ใช่" แล้วจะมีคนอยู่กับคุณในไม่ช้า"
2. "มีคําถาม? 🤔 ลูกเรือของเรากําลังเดินทางไปหาคุณ คุณยังสามารถแตะที่นี่ [ลิงก์คําถามที่พบบ่อย] สําหรับส่วนคําถามที่พบบ่อยของเรา คําตอบของคุณอาจอยู่ห่างออกไปเพียงคลิกเดียว!"

ดังนั้นในสถานการณ์นี้ ลิงก์หรือเมนูคําถามที่พบบ่อยสามารถแก้ไขปัญหาที่ถามบ่อยที่ลูกค้ากําลังเผชิญอยู่

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: การรวบรวมคําติชม

การค้นหาความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับประสบการณ์แบรนด์ของพวกเขาอย่างแข็งขันสามารถเน้นจุดอ่อนในตัวแทนกระบวนการหรือระบบของคุณ รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากลูกค้าของคุณ เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงการสนทนากับลูกค้าได้

1. "เฮ้ [ชื่อลูกค้า] วันนี้เราให้บริการคุณได้ดีแค่ไหน? แจ้งให้เราทราบในระดับ 1 - 10 จากแย่มากถึงยอดเยี่ยม ขอบคุณล่วงหน้าสําหรับคําตอบของคุณ"
2. "เราชอบคุยกับคุณ! คุณชอบคุยกับเราไหม? แจ้งให้เราทราบโดยให้เรา👍หรือ 👎 "

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณควรปรับแต่งตัวอย่างเหล่านี้เพื่อให้เหมาะกับธุรกิจและลูกค้าของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้น ให้ดูที่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เมื่อร่าง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อสร้างขึ้นด้วยความเอาใจใส่การตอบกลับอัตโนมัติไม่เพียง แต่เพิ่มประสิทธิภาพการดําเนินงานเท่านั้น นอกจากนี้ยังปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้เนื่องจากลูกค้าได้รับการดูแลทันทีแม้ว่าจะไม่มีตัวแทนในขณะนั้นก็ตาม

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อที่ควรคํานึงถึงเมื่อร่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

ทําให้ชัดเจนและรัดกุม

การตอบกลับอัตโนมัติของคุณควรถ่ายทอดข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการเขียนประโยคยาวถ้าเป็นไปได้ ใช้การส่งข้อความที่ตรงไปตรงมาและรัดกุมเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ลูกค้าของคุณล้นหลาม จําไว้ว่าคุณอาจไม่รู้ว่าลูกค้าของคุณคือใคร

พวกเขาอาจไม่คุ้นเคยกับคําศัพท์ทางอุตสาหกรรมหรือทางเทคนิค ดังนั้นเลือกใช้ภาษาที่เรียบง่ายและปราศจากศัพท์แสง สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะเข้าใจข้อความของคุณทันที ซึ่งช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ในระยะยาว

ตั้งความคาดหวังล่วงหน้า

เมื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ตรวจสอบว่าลูกค้าของคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจรวมถึงเวลาทําการนอกเวลาทําการระบบล่มการรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าและอื่น ๆ สิ่งนี้จัดการความคาดหวังของลูกค้าและส่งเสริมความอดทน

เพิ่มความเป็นส่วนตัว:

แม้ว่าข้อความอาจเป็นแบบอัตโนมัติ แต่ก็ไม่ควรรู้สึกว่าเป็นหุ่นยนต์ ปรับแต่งการตอบกลับของคุณตามความคาดหวังของกลุ่มเป้าหมาย สําหรับผู้ชมที่อายุน้อยกว่าและไม่เป็นทางการน้ําเสียงที่ไม่เป็นทางการอาจทํางานได้ดีกว่า ในขณะเดียวกันลูกค้าองค์กรอาจคาดหวังการตอบสนองอย่างเป็นทางการ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ เช่น การใช้ชื่อของลูกค้า สามารถทําให้ข้อความฟังดูจริงใจมากขึ้น อาจรู้สึกเหมือนกําลังพูดคุยกับลูกค้ามากกว่าที่จะพูดคุยกับพวกเขา

กําหนดเวลาการตอบกลับของคุณอย่างเหมาะสม

โปรดจําไว้ว่าความเกี่ยวข้องของการตอบกลับอัตโนมัติมักจะเชื่อมโยงกับกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง จําเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปิดข้อความบางประเภท เช่น ข้อความลางานหรือข้อความวันหยุดเมื่อไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป วิธีนี้จะช่วยป้องกันความสับสนและทําให้การสื่อสารของคุณเป็นปัจจุบัน

การรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณไม่เพียงแต่ทําหน้าที่หลักเท่านั้น เป็นเครื่องมือที่ละเอียดอ่อนแต่ทรงพลังในการรักษาความไว้วางใจแสดงความเป็นมืออาชีพและเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า

ตอนนี้คุณมีเครื่องมือในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่น่าสนใจแล้วมาดูสื่อที่คุณสามารถนําไปใช้ได้

คุณสามารถใช้การตอบกลับอัตโนมัติได้ที่ไหน

คุณสามารถใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติบนแอพส่งข้อความต่างๆ เช่น WhatsApp Business AppWeChat และ LINE. อย่างไรก็ตาม การใช้การตอบกลับอัตโนมัติในแอปเหล่านี้มีขีดจํากัด ตัวอย่างเช่น ในแอป WhatsApp Business คุณถูกจํากัดให้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติหนึ่งรายการสําหรับข้อความระบุว่าไม่อยู่และข้อความทักทายแต่ละข้อความ

นี่อาจเพียงพอหากคุณดําเนินธุรกิจขนาดเล็ก แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นคุณจะต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถใช้ได้ โดยการเชื่อมต่อช่องทางการส่งข้อความเหล่านี้กับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้า เช่น respond.ioคุณทําให้ข้อความตอบกลับการกําหนดเส้นทางผู้ติดต่อการมอบหมายตัวแทนและอื่น ๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ

การตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจชนะใน respond.io

ธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น อสังหาริมทรัพย์ การบริการ อีคอมเมิร์ซ และอื่นๆ สามารถใช้ประโยชน์จาก respond.ioคุณสมบัติอันทรงพลังในการสร้างและส่งการตอบกลับอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์สามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ถามลูกค้าเวลาวันที่และทรัพย์สินที่พวกเขาต้องการดูในขณะที่ไซต์อีคอมเมิร์ซสามารถส่งข้อความหลังการซื้อที่ขอให้ลูกค้าเข้าร่วมโปรแกรมความภักดี

คุณสามารถทําได้ทั้งหมดนี้ผ่านตัวสร้างระบบอัตโนมัติใน โมดูลเวิร์กโฟลว์ธุรกิจสามารถตอบกลับโดยอัตโนมัติตามคําถามของลูกค้า

คุณยังสามารถบันทึกข้อมูลติดต่อได้โดยขอ อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อระบุว่าพวกเขาเป็นลูกค้าปัจจุบันหรือไม่ บริบทนี้ช่วยให้ตัวแทนให้การสนับสนุนลูกค้าได้ดีขึ้นเพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของลูกค้า

คุณสามารถส่งข้อความทักทายและข้อความระบุว่าไม่อยู่ และตั้งค่าเมนูคําถามที่พบบ่อย ข้อความคอลเลกชันคําติชม และอื่นๆ คุณยังสามารถสร้างการตอบกลับอัตโนมัติส่วนบุคคลได้โดยใช้ตัวแปรแบบไดนามิก

และนั่นแหละ นั่นคือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจ ใช้ตัวอย่างที่มีให้เพื่อเริ่มต้นและแก้ไขให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

อ่านเพิ่มเติม

คุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์หรือไม่? ตรวจสอบบล็อกอื่นๆ เหล่านี้ที่จะช่วยคุณจัดการการสนทนากับลูกค้า:

• การจัดการสแปม: ล้างความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายของคุณ
• การกําหนดเส้นทางการแชท: วิธีสร้างเส้นทางการแชทไปยังทีมที่เหมาะสม
• เพิ่มพลังให้กับการจัดการการสนทนาของคุณด้วยการกําหนดอัตโนมัติ