ธุรกิจในปัจจุบันจําเป็นต้องตอบสนองต่อลูกค้าอย่างรวดเร็วไม่เช่นนั้นพวกเขาจะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง การสื่อสารทันทีได้กลายเป็นบรรทัดฐานเนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้ธุรกิจจึงต้องพร้อมที่จะตอบคําถามและข้อกังวลแบบเรียลไทม์ ป้อนข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจ ในบทความนี้เราจะเรียนรู้ว่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือการตอบกลับอัตโนมัติคืออะไรเหตุใดจึงต้องใช้ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจและที่ที่คุณสามารถใช้การตอบกลับอัตโนมัติได้

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจคืออะไร

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือการตอบกลับอัตโนมัติหมายถึงการตอบกลับอัตโนมัติที่ทริกเกอร์โดยเหตุการณ์หรือการกระทําที่เฉพาะเจาะจง เช่น การรับข้อความในแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ใช้เพื่อแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับข้อความแล้ว

ไม่เพียง แต่สามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในช่องต่างๆเช่น WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat และ Viberแต่ยังแสดงความคิดเห็น ในเฟซบุ๊กด้วย แต่เหตุใดธุรกิจจึงควรใช้การตอบกลับอัตโนมัติเพื่อตอบกลับลูกค้า

5 เหตุผลที่คุณต้องตอบกลับอัตโนมัติ

ธุรกิจที่มีฐานลูกค้าขนาดใหญ่จะได้รับข้อความจํานวนมาก สิ่งเหล่านี้สามารถครอบงําตัวแทนโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาคาดว่าจะตอบกลับข้อความเหล่านี้อย่างรวดเร็ว

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติมีประโยชน์เนื่องจากเป็นสะพานเชื่อมช่องว่างเวลาระหว่างแบบสอบถามของลูกค้าและการตอบกลับของเจ้าหน้าที่ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่การตอบกลับอัตโนมัติสามารถทําได้สําหรับธุรกิจของคุณ นี่คือเหตุผล 5 ประการที่คุณควรใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

การตอบกลับอัตโนมัติ: ตอบคําถามของลูกค้าทันที

ความประทับใจครั้งแรกมีความสําคัญ การยอมรับข้อความของลูกค้าทันทีผ่านการตอบกลับอัตโนมัติสามารถสร้างความแตกต่างได้ การรู้ว่าได้รับแบบสอบถามของพวกเขาสามารถเพิ่มประสบการณ์โดยรวมของพวกเขาได้

นอกจากนี้ยังกําหนดโทนของการสนทนาที่ก้าวไปข้างหน้า การตอบสนองที่รวดเร็วสื่อสารความรู้สึกของความเป็นมืออาชีพและความเอาใจใส่

การตอบกลับอัตโนมัติ: ประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่

ด้วยปริมาณการสืบค้นที่ธุรกิจได้รับทุกวันจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะจัดการกับแต่ละคําถามในทันที การตอบกลับอัตโนมัติช่วยเพิ่มเวลาให้กับเจ้าหน้าที่เนื่องจากไม่จําเป็นต้องเขียนคําทักทายหรือข้อความแนะนําด้วยตนเอง

โดยทั่วไปการตอบกลับอัตโนมัติจะทําหน้าที่เป็นบัฟเฟอร์กับข้อความขาเข้า ด้านที่ช่วยประหยัดเวลานี้ช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

การตอบกลับอัตโนมัติ: รับรองความสอดคล้องในการสื่อสาร

การตอบกลับอัตโนมัติรับประกันว่าลูกค้าทุกคนจะได้รับการตอบสนองที่ได้มาตรฐานและสวยงามแม้ว่าเจ้าหน้าที่จะจัดการกับภาระงานหนักก็ตาม

การส่งข้อความเดียวกันจะช่วยให้ทีมของคุณส่งข้อมูลที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ความสม่ําเสมอนี้สร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม

การตอบกลับอัตโนมัติ: รักษาชื่อเสียงของแบรนด์

ทุกจุดของการสื่อสารเป็นโอกาสในการเสริมสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ การตอบกลับอัตโนมัติที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถสะท้อนถึงบุคลิกของแบรนด์ของคุณไม่ว่าจะเป็นมืออาชีพขี้เล่นหรือเห็นอกเห็นใจทําให้คุณสร้างความประทับใจในเชิงบวกทุกครั้ง

นอกจากนี้การตอบกลับที่รวดเร็วสามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเวลาและข้อกังวลของพวกเขามีค่า สิ่งนี้ทําให้ลูกค้ารับรู้ถึงธุรกิจและแบรนด์ของคุณได้ดีขึ้น

การตอบกลับอัตโนมัติ: ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสําหรับสถานการณ์ต่างๆ

ความงามของข้อความตอบกลับอัตโนมัติอยู่ที่ความเก่งกาจ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกนอกสํานักงานคําทักทายเทศกาลหรือเมนูคําถามที่พบบ่อยข้อความเหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสถานการณ์และช่องทางที่แตกต่างกัน

ในส่วนถัดไป เราจะดูประเภทของการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถส่งและยกตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณทราบประโยชน์ของการใช้การตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณแล้วก็ถึงเวลาร่าง หากคุณไม่ทราบวิธีการไม่ต้องกังวล ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ 12 รายการที่คุณสามารถใช้สําหรับธุรกิจของคุณได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความระบุว่าไม่อยู่

คุณสามารถ ส่งข้อความออกไป ได้สําหรับทุกสถานการณ์ไม่ว่าจะเป็นเพราะความไม่พร้อมทั่วไปเช่นในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์หรือในช่วงกิจกรรมเฉพาะเช่นวันหยุด

1. "เฮ้ย! ขณะนี้เราออกจากสํานักงาน แต่จะกลับมาในวันที่ [วันที่] เดี๋ยวเราจะกลับไปหาคุณ"
2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขณะนี้เรากําลังเฉลิมฉลอง [วันหยุด/กิจกรรม] แต่ไม่ต้องกังวล เราจะติดต่อกลับหาคุณในวันที่ [วันที่] ไชโย! 🥳"

และอย่าลืมอย่าลืมแจ้งให้ลูกค้าทราบเสมอว่าคุณจะกลับมาเมื่อใด

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความทักทาย

การต้อนรับลูกค้าโดยเฉพาะลูกค้าใหม่เป็นสิ่งสําคัญสําหรับความประทับใจแรกพบที่ดี เช่นเดียวกับการจับมือที่อบอุ่นหรือรอยยิ้มที่อบอุ่นทําให้เกิดน้ําเสียงเชิงบวกในการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวข้อความทักทายก็มีบทบาทเช่นเดียวกันในแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

1. "เฮ้ย! ขอบคุณสําหรับการหยุดโดย. ฉันจะทําให้วันของคุณยอดเยี่ยมได้อย่างไร? 😊"
2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณสําหรับการติดต่อ วันนี้เราสามารถทําอะไรให้คุณได้บ้าง? "

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างสายสัมพันธ์ทันทีที่ลูกค้าส่งข้อความถึงคุณ

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ข้อความที่ไม่พร้อมใช้งานชั่วคราว

บางครั้งจํานวนการสอบถามจะแซงหน้าความพร้อมของตัวแทนชั่วคราวและตัวแทนไม่สามารถตอบกลับได้อย่างง่ายดาย

1. หยุดก่อน! ตอนนี้เราเต็มไปด้วยข้อความ แต่แขวนแน่น คุณสําคัญกับเรา!"
2. "ขณะนี้เรากําลังประสบกับข้อความขาเข้าจํานวนมาก เราจะไปหาคุณโดยเร็วที่สุด"

การตอบกลับอัตโนมัติประเภทนี้เป็นมือที่มั่นใจบนไหล่ของลูกค้าทําให้พวกเขามั่นใจในความมุ่งมั่นของธุรกิจและความสนใจของพวกเขา

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: การแจ้งเตือนฉุกเฉินและการอัปเดต

ทุกระบบมีวันหยุดหรือข้อบกพร่อง แต่วิธีที่ธุรกิจจัดการกับอาการสะอึกเหล่านี้สามารถสร้างหรือทําลายชื่อเสียงของพวกเขาได้

1. "อ้าว! เรากําลังมีอาการสะอึกทางเทคโนโลยีในขณะนี้ แขวนแน่นในขณะที่เราได้รับสิ่งที่เรียงลําดับ 🛠️"
2. "เราขออภัยหากคุณประสบปัญหาใด ๆ ระบบของเราอยู่ระหว่างการบํารุงรักษา ในระหว่างนี้เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยเหลือคุณในสิ่งที่คุณต้องการ"

การตอบกลับอัตโนมัติฉุกเฉินและอัปเดตจะกําหนดความคาดหวังกับลูกค้าของคุณและทําให้พวกเขาไม่ทันเมื่อสิ่งต่างๆไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: ลิงก์คําถามที่พบบ่อย

การแก้ปัญหาเชิงรุกสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ได้อย่างมาก คําถามที่พบบ่อยการตอบกลับอัตโนมัติทําหน้าที่เป็นแนวทางโดยชี้ให้ลูกค้าไปยังทรัพยากรที่สามารถตอบคําถามได้โดยตรงและเพิ่มประสิทธิภาพ

1. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] หากคุณมีคําถาม โปรดดูคําถามที่พบบ่อยของเรา [ลิงก์คําถามที่พบบ่อย] หากคุณยังต้องการความช่วยเหลือให้พิมพ์" ใช่" และใครบางคนจะอยู่กับคุณเร็ว ๆ นี้"
2. "มีคําถาม? 🤔 ลูกเรือของเรากําลังเดินทางไปหาคุณ คุณยังสามารถแตะที่นี่ [ลิงก์คําถามที่พบบ่อย] สําหรับส่วนคําถามที่พบบ่อยของเรา คําตอบของคุณอาจจะแค่คลิกเดียว!"

ดังนั้นในสถานการณ์เช่นนี้ลิงก์คําถามที่พบบ่อยหรือเมนูสามารถแก้ไขปัญหาที่ถามกันทั่วไปที่ลูกค้ากําลังเผชิญอยู่

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ: การรวบรวมคําติชม

การค้นหาความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับประสบการณ์แบรนด์ของพวกเขาอย่างแข็งขันสามารถเน้นจุดอ่อนในตัวแทนกระบวนการหรือระบบของคุณ รับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าจากลูกค้าของคุณเพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงการสนทนากับลูกค้าได้

1. "เฮ้ [ชื่อลูกค้า] วันนี้เราให้บริการคุณได้ดีแค่ไหน? แจ้งให้เราทราบในระดับ 1 - 10 จากแย่มากถึงยอดเยี่ยม ขอบคุณล่วงหน้าสําหรับการตอบสนองของคุณ"
2. "เราชอบคุยกับคุณ! คุณชอบคุยกับเราไหม? แจ้งให้เราทราบโดยให้เราหรือ 👍 👎 "

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดคุณควรปรับแต่งตัวอย่างเหล่านี้เพื่อให้เหมาะสมกับธุรกิจและลูกค้าของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้น ให้ดูที่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เมื่อร่าง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อสร้างขึ้นด้วยความระมัดระวังการตอบกลับอัตโนมัติไม่เพียง แต่เพิ่มประสิทธิภาพการดําเนินงานเท่านั้น นอกจากนี้ยังปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้เนื่องจากลูกค้าได้รับการเข้าร่วมทันทีแม้ว่าจะไม่มีตัวแทนใด ๆ ในขณะนั้นก็ตาม

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อที่ควรทราบเมื่อร่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

ทําให้ชัดเจนและรัดกุม

การตอบกลับอัตโนมัติของคุณควรถ่ายทอดข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการเขียนประโยคยาว ๆ ถ้าเป็นไปได้ ใช้การส่งข้อความโดยตรงและรัดกุมเพื่อหลีกเลี่ยงการครอบงําลูกค้าของคุณ โปรดจําไว้ว่าคุณอาจไม่รู้ว่าลูกค้าของคุณเป็นใคร

พวกเขาอาจไม่คุ้นเคยกับคําศัพท์ในอุตสาหกรรมหรือทางเทคนิค ดังนั้นเลือกใช้ภาษาที่เรียบง่ายและปราศจากศัพท์แสง สิ่งนี้ทําให้ทุกคนเข้าใจข้อความของคุณทันทีช่วยประหยัดเวลาของตัวแทนของคุณในระยะยาว

กําหนดความคาดหวังล่วงหน้า

เมื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจรวมถึงเวลานอกสํานักงานระบบล่มการรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าและอื่น ๆ สิ่งนี้จัดการความคาดหวังของลูกค้าและส่งเสริมความอดทน

เพิ่มสัมผัสส่วนตัว

แม้ว่าข้อความอาจเป็นแบบอัตโนมัติ แต่ก็ไม่ควรรู้สึกว่าเป็นหุ่นยนต์ ปรับแต่งการตอบกลับของคุณตามความคาดหวังของกลุ่มเป้าหมายของคุณ สําหรับผู้ชมที่อายุน้อยกว่าและไม่เป็นทางการน้ําเสียงสบาย ๆ อาจทํางานได้ดีขึ้น ในขณะเดียวกันลูกค้าองค์กรอาจคาดหวังการตอบสนองอย่างเป็นทางการ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ เช่น การใช้ชื่อของลูกค้า สามารถทําให้ข้อความฟังดูสมจริงยิ่งขึ้น อาจรู้สึกเหมือนคุณกําลังพูดคุยกับลูกค้าแทนที่จะคุยกับพวกเขา

กําหนดเวลาการตอบกลับของคุณอย่างเหมาะสม

โปรดจําไว้ว่าความเกี่ยวข้องของการตอบกลับอัตโนมัติมักเชื่อมโยงกับกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง จําเป็นต้องปิดบางประเภท เช่น ข้อความลางานหรือข้อความวันหยุดเมื่อไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไป สิ่งนี้จะป้องกันความสับสนและทําให้การสื่อสารของคุณยังคงเป็นปัจจุบัน

การรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณไม่เพียง แต่ตอบสนองหน้าที่หลักแต่ยังทําหน้าที่เป็นส่วนขยายของเสียงและค่านิยมของแบรนด์ของคุณ พวกเขาเป็นเครื่องมือที่ละเอียดอ่อน แต่ทรงพลังในการรักษาความไว้วางใจแสดงความเป็นมืออาชีพและเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า

ตอนนี้คุณมีเครื่องมือในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่น่าสนใจแล้วมาดูสื่อที่คุณสามารถนําไปใช้ได้

คุณสามารถใช้การตอบกลับอัตโนมัติได้ที่ไหน

คุณสามารถใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติในแอพส่งข้อความต่างๆเช่น แอพ WhatsApp Business, WeChat และ LINE. อย่างไรก็ตาม การใช้การตอบกลับอัตโนมัติในแอปเหล่านี้มีข้อจํากัด ตัวอย่างเช่น ในแอป WhatsApp Business คุณจะถูกจํากัดให้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติหนึ่งข้อความสําหรับข้อความระบุว่าไม่อยู่และข้อความทักทายแต่ละรายการ

นี่อาจเพียงพอแล้วหากคุณดําเนินธุรกิจขนาดเล็ก แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นคุณจะต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถใช้ได้ ด้วยการเชื่อมต่อช่องทางการส่งข้อความเหล่านี้กับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้า เช่น respond.ioคุณส่งข้อความตอบกลับการกําหนด เส้นทางการติดต่อการ มอบหมายตัวแทน และอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ

ตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจชนะบน respond.io

ธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆเช่นอสังหาริมทรัพย์การบริการอีคอมเมิร์ซและอื่น ๆ สามารถใช้ประโยชน์จากrespond.ioคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพในการสร้างและส่งการตอบกลับอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์สามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ถามลูกค้าถึงเวลาวันที่และทรัพย์สินที่พวกเขาต้องการดูในขณะที่ไซต์อีคอมเมิร์ซสามารถส่งข้อความหลังการซื้อที่ขอให้ลูกค้าเข้าร่วมโปรแกรมความภักดี

คุณสามารถทําได้ทั้งหมดนี้ผ่านตัวสร้างระบบอัตโนมัติใน โมดูลเวิร์กโฟลว์ธุรกิจสามารถตอบกลับอัตโนมัติตามคําถามของลูกค้า

คุณยังสามารถบันทึกข้อมูลติดต่อได้โดยขอ อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ ของพวกเขาเพื่อระบุว่าพวกเขาเป็นลูกค้าปัจจุบันหรือไม่ บริบทนี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่ให้การสนับสนุนลูกค้าได้ดีขึ้นเพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของลูกค้า

คุณสามารถส่งข้อความทักทายและไม่อยู่ และตั้งค่าเมนูคําถามที่พบบ่อย ข้อความรวบรวมความคิดเห็น และอื่นๆ ได้ คุณยังสามารถสร้างการตอบกลับอัตโนมัติในแบบของคุณโดยใช้ตัวแปรแบบไดนามิก

เท่านี้ก็เรียบร้อย นั่นคือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับข้อความตอบกลับอัตโนมัติสําหรับธุรกิจ ใช้ตัวอย่างที่ให้ไว้เพื่อเริ่มต้นและปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

อ่านเพิ่มเติม

คุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์หรือไม่? ลองดูบล็อกอื่นๆ เหล่านี้ที่จะช่วยคุณจัดการการสนทนากับลูกค้า:

• การจัดการสแปม: ล้างความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายของคุณ
• การกําหนดเส้นทางแชท: วิธีสร้างเส้นทางแชทไปยังทีมที่เหมาะสม
• เพิ่มพลังการจัดการการสนทนาของคุณด้วยการกําหนดอัตโนมัติ