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Cómo mejorar la atención al cliente: 5 estrategias prácticas para mejorar la atención al cliente

Kevin Wong
23 de noviembre de 2023

En un mundo en el que las expectativas de los clientes están por las nubes, ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional es una necesidad absoluta. Las empresas que buscan y priorizan continuamente cómo mejorar la atención al cliente no sólo sobreviven, sino que prosperan construyendo relaciones duraderas con su clientela. En este artículo, exploraremos la importancia de mejorar el servicio al cliente y las estrategias prácticas sobre cómo mejorar el servicio al cliente para su empresa.

Ventajas de mejorar la atención al cliente

En un panorama empresarial en constante evolución, los clientes son cada vez más exigentes y esperan un servicio inigualable. Esperan respuestas rápidas, atención personalizada y una resolución eficaz de sus problemas.

De hecho, el 73% de los clientes están dispuestos a gastar más con empresas que ofrecen un servicio de atención al cliente excelente. Además, el 58% romperá lazos después de un mal servicio.

Coseche los beneficios cuando mejore el servicio de atención al cliente de su empresa.
Beneficios para las empresas que mejoran el servicio al cliente

Conscientes de ello, las empresas se ven obligadas a priorizar y estudiar cómo mejorar el servicio al cliente para obtener una ventaja competitiva. He aquí cinco razones importantes por las que mejorar el servicio al cliente es primordial para su empresa.

Aumentar la satisfacción del cliente

Un mejor servicio al cliente repercute directamente en su satisfacción. Cuando los clientes reciben una asistencia rápida, personalizada y eficaz, aumenta su satisfacción general con su empresa. Una mayor satisfacción del cliente se traduce a menudo en excelentes críticas y un aumento de la repetición de negocios, lo que demuestra el vínculo directo entre un servicio excepcional y una base de clientes satisfechos.

Mejorar la retención de clientes

Un servicio al cliente excelente es la base para retener a los clientes. Retener a los clientes existentes es más rentable que adquirir constantemente otros nuevos. Si mejora el servicio al cliente ofreciéndole una experiencia positiva y valorada, es más probable que permanezca fiel a su marca. Esta fidelidad fomenta relaciones estables y duraderas y crea un flujo de ingresos constante que es fundamental para la sostenibilidad a largo plazo de su empresa.

Fidelizar a los clientes

Un servicio de atención al cliente excepcional va más allá de satisfacer a sus clientes; se trata de crear defensores de la marca. Cuando mejora constantemente el servicio de atención al cliente aplicando estrategias sobre cómo mejorar el servicio de atención al cliente, sus clientes no sólo siguen volviendo a por más, sino que también recomiendan con entusiasmo su empresa a otras personas. Esto convierte la fidelización de clientes en uno de los activos de marketing más potentes a su disposición, que impulsa el crecimiento orgánico al tiempo que reduce los costes de adquisición de clientes.

Reforzar la reputación de la marca

La reputación de su marca es su activo más valioso. Una sólida reputación de marca no solo fomenta la confianza y la fidelidad de los clientes, sino que también le distingue de sus competidores, lo que influye directamente en sus resultados financieros y empresariales generales.

Esto significa que cuando las empresas mejoran el servicio de atención al cliente, mejoran la imagen general de la marca y su reputación. Cuando sus clientes tienen constantemente interacciones y experiencias de asistencia positivas, su empresa adquiere confianza y credibilidad. Una reputación sólida atrae a nuevos clientes, retiene a los existentes y fortalece su posición en el mercado.

Gane ventaja competitiva

En un mercado saturado, ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional diferencia a su empresa de la competencia. Cuando aplique estrategias sobre cómo mejorar la atención al cliente, ofrecerá una propuesta de valor única capaz de atraer y retener a los clientes, incluso frente a ofertas similares.

Es un elemento diferenciador clave que puede darle una ventaja sustancial, ayudándole a ganar cuota de mercado y a prosperar en un entorno competitivo.

Ahora que ya sabe cómo puede afectar a su negocio un servicio de atención al cliente excelente, veamos cómo mejorar el servicio de atención al cliente con un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io.

Cómo mejorar la atención al cliente

Para satisfacer las exigencias del vertiginoso panorama digital actual, se espera que las empresas estén donde están sus clientes, lo que a menudo requiere una presencia en diversos canales de mensajería instantánea.

Aunque esto es fácil de crear, ofrecer un servicio de atención al cliente de calidad constante en todos los canales no es tarea fácil. La demanda de un compromiso sin fisuras, respuestas rápidas e interacciones personalizadas puede ser abrumadora.

Descubra cómo mejorar el servicio de atención al cliente de su empresa con respond.io, un innovador software de gestión de conversaciones.
Estrategias para mejorar la atención al cliente

Aquí es donde respond.io, un innovador software de gestión de conversaciones con clientes, interviene para mejorar la atención al cliente a través de varios canales de mensajería instantánea.

Exploremos cómo mejorar el servicio de atención al cliente de su empresa.

Cómo mejorar la atención al cliente: Mejorar la accesibilidad de la comunicación con el cliente

Las empresas suelen tener dificultades para llegar a sus clientes de forma eficaz, ya que existen muchos canales de mensajería instantánea. El reto consiste en hacer malabarismos con numerosas plataformas al mismo tiempo, por lo que existe una alta probabilidad de que las empresas pierdan o no respondan a los mensajes de los clientes.

Respond.io aborda eficazmente estos retos al ser compatible con todos los canales de mensajería instantánea populares, incluido WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram y otros.

Al racionalizar todos los canales populares en una bandeja de entrada omnicanal unificada, las empresas pueden responder a los clientes sin tener que gestionar y hacer malabarismos con múltiples plataformas, lo que a su vez se traduce en un mejor servicio al cliente.
La racionalización de los canales de mensajería en una bandeja de entrada omnicanal unificada simplifica la comunicación con el cliente

También consolida las conversaciones en una bandeja de entrada omnicanal unificada, agilizando la comunicación para las empresas. Esto permite a las empresas responder sin problemas a sus clientes sin tener que gestionar y hacer malabarismos con varias plataformas.

Ahora que ya está presente en los canales de mensajería adecuados, debe asegurarse de que los clientes puedan ponerse en contacto con usted fácilmente. Para ello, cree cómodos puntos de entrada al chat.

Estos puntos de entrada al chat incluyen códigos QR que las empresas pueden colocar en las tiendas o en sus sitios web. Y si el sitio web es muy frecuentado, las empresas pueden colocar widgets de chat en el sitio web, como el widget de WhatsApp y el widget deFacebook Messenger .

Además, las empresas pueden colocar estratégicamente botones clicables con enlaces de chat en su sitio web y perfiles de redes sociales para que los clientes puedan ponerse en contacto fácilmente con su equipo de asistencia.

Mejore el servicio al cliente creando cómodos puntos de entrada al chat; widgets de chat, enlaces de chat y código QR, para conectar con sus clientes.
Mejore el servicio al cliente con cómodos puntos de entrada al chat para una comunicación fluida con el cliente.

Dado que WhatsApp es el canal de mensajería más utilizado en todo el mundo, es probable que los clientes lo utilicen y prefieran chatear con las empresas a través de él.

Si su empresa tiene muchos seguidores en plataformas de redes sociales como Facebook y Instagram, puede incluir puntos de entrada al chat de WhatsApp mediante un botón de WhatsApp en su página de Facebook y en su perfil deInstagram o incluyendo un enlace al chat de WhatsApp en estas plataformas.

Con respond.io, puede crear un widget de chat omnicanal que muestre todos sus canales conectados y cree enlaces de chat y códigos QR que sirvan como cómodos puntos de entrada para agilizar la forma en que los clientes se relacionan con su empresa.

Unificar la experiencia del cliente en todos los canales

Con su empresa accesible a través de múltiples canales, es habitual que los mismos clientes se pongan en contacto a través de diferentes plataformas de mensajería, lo que da lugar a conversaciones aisladas a través de los canales.

Esto, a su vez, lleva a los agentes a pedir a los clientes que repitan su información y sus problemas para contextualizarlos, lo que provoca frustración y reduce la satisfacción.

Al unificar la experiencia del cliente en todos los canales, las empresas garantizan una experiencia de comunicación con el cliente cohesiva y coherente, mejorando en última instancia el servicio al cliente.
Fusione las conversaciones entre canales en un único hilo para mejorar la comunicación con el cliente.

Con la función Combinación de contactos de respond.io, puede combinar conversaciones de distintos canales en un único hilo para obtener un perfil de cliente unificado.

Esto le permite identificar a los clientes recurrentes, reconocer los problemas recurrentes y tomar decisiones informadas sobre la atención al cliente. El resultado es una experiencia de cliente cohesionada que garantiza la coherencia en todos los canales de contacto que utiliza el cliente.

Agilice el servicio de atención al cliente con la automatización

El aumento de las expectativas de los clientes en cuanto a respuestas rápidas plantea un reto, especialmente cuando las empresas llegan a sus límites a la hora de gestionar una afluencia repentina de conversaciones entrantes debido a la escasez de recursos.

Aquí es donde las empresas pueden aprovechar la automatización para mejorar los tiempos de respuesta y agilizar la eficiencia operativa. Con el creador de automatización de flujos de trabajo de respond.io, las empresas tienen la flexibilidad de crear automatizaciones de cualquier complejidad.

Por ejemplo, puede enviar mensajes de bienvenida automatizados para saludar a los clientes o enviar mensajes de ausencia cuando le envíen mensajes fuera del horario comercial. De este modo, puedes establecer expectativas claras y evitar dejar a los clientes esperando sin rumbo.

La utilización del constructor de automatización de flujos de trabajo de respond.io permite a las empresas agilizar las operaciones mediante la implementación de mensajes de bienvenida automatizados para saludar a los clientes, el envío de mensajes de despedida, la creación de menús de preguntas frecuentes automatizados y el enrutamiento y la asignación eficaces de los clientes a los agentes adecuados en función de sus necesidades específicas.
Mejore el servicio al cliente con la automatización para aumentar los tiempos de respuesta y agilizar la eficacia operativa.

Otro método eficaz es establecer un menú automatizado de preguntas frecuentes. De este modo, los clientes obtienen respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes sin necesidad de intervención humana.

Cuando las respuestas automatizadas no puedan proporcionar las respuestas que los clientes necesitan, conecta a los clientes con el agente adecuado sin retrasos ni múltiples transferencias. Para ello, construye la automatización para dirigir a los clientes al equipo adecuado y asignarlos a los agentes adecuados en función de sus necesidades.

Responder eficazmente a las consultas de los clientes

Ahora que ha agilizado el servicio de atención al cliente mediante la automatización, el siguiente paso consiste en capacitar a sus agentes de atención al cliente para que respondan a las consultas con eficacia.

Con AI Assist powered by Respond AI, las empresas garantizan respuestas precisas aprovechando los contenidos existentes, como bases de conocimientos o materiales de autoayuda. Esta herramienta actúa como copiloto de los agentes, creando respuestas precisas a las consultas de los clientes.

AI Assist utiliza su documentación y materiales de autoayuda para formular respuestas pertinentes. También personaliza el tono de voz para adaptar las respuestas a la identidad de su marca.

Utilice el contenido existente, como bases de conocimientos o materiales de autoayuda, con AI Assist para formular respuestas pertinentes y responder así con mayor eficacia a las consultas de los clientes.
Responda rápidamente a los clientes con respuestas precisas en un solo clic con Respond AI Assist

Antes de enviar tus respuestas a los clientes, aprovecha las AI Prompts para mejorar tu mensaje. Con la ayuda de AI Prompts, puedes ajustar fácilmente el tono de voz, traducir, corregir la ortografía y la gramática y simplificar el lenguaje. Esto garantiza que sus mensajes a los clientes no sólo sean claros y coherentes.

Utilice las indicaciones de la IA para corregir errores ortográficos y gramaticales, así como para facilitar la traducción de mensajes con el fin de ajustar el tono de voz, traducir, corregir la ortografía y la gramática y simplificar los idiomas.
Cómo mejorar la atención al cliente: Mejora la comunicación con tus clientes con AI Prompts

Además, puede utilizar estas indicaciones para corregir errores ortográficos y gramaticales y facilitar la traducción de los mensajes, haciendo que la comunicación sea más eficaz y completa.

Supervisar y analizar el rendimiento de los agentes de atención al cliente

Realizar un seguimiento eficaz de la productividad de un agente de atención al cliente, comprobar la calidad de las conversaciones y medir los tiempos de respuesta y resolución son aspectos fundamentales para las empresas que desean ofrecer un servicio de atención al cliente óptimo.

Sin una solución integral, puede resultar difícil identificar tendencias y abordar los problemas de los clientes, lo que afecta a la calidad de la atención al cliente.

Respond.iopermite a los gestores obtener información sobre el rendimiento y profundizar en las conversaciones individuales con los clientes para intervenir en tiempo real.

Esta herramienta también permite el seguimiento de métricas clave, como los tiempos de primera respuesta y resolución, mediante componentes analíticos, lo que resulta útil tanto para apoyar a los agentes como para el desarrollo de directrices de interacción con el cliente.

Medir la mejora del servicio al cliente

Para asegurarse de que su servicio de atención al cliente va por buen camino y mejora continuamente, es esencial disponer de un sistema para medir la eficacia de sus estrategias de atención al cliente.

Para saber si va por buen camino en la mejora del servicio al cliente, necesita un sistema que le permita medir la eficacia de sus estrategias.
Medir la mejora del servicio al cliente para evaluar la eficacia de la estrategia y garantizar mejoras continuas.

A continuación le explicamos cómo medir eficazmente sus progresos y mejorar continuamente su servicio al cliente.

Tiempo de respuesta y resolución del monitor

Medir el tiempo de respuesta y el tiempo de resolución es fundamental para comprender y mejorar el servicio al cliente. El tiempo de respuesta, es decir, el tiempo que transcurre entre que un cliente se pone en contacto y recibe la primera respuesta, es un indicador importante de la eficiencia del servicio de atención al cliente.

Los tiempos de respuesta rápidos demuestran que una empresa se preocupa por las preocupaciones de sus clientes, lo que puede aumentar significativamente su satisfacción y fidelidad.

En el vertiginoso mundo actual, los clientes esperan interacciones rápidas, y una respuesta tardía puede generar frustración y una percepción negativa de la marca.

Igual de importante es el tiempo de resolución, que indica cuánto se tarda en resolver por completo el problema de un cliente. Esta métrica refleja la eficacia de un equipo de atención al cliente a la hora de resolver problemas.

Moj for Creators aumenta el tiempo de resolución en un 94% automatizando sus tareas

Un tiempo de resolución más corto indica un proceso más eficiente y un personal de asistencia competente, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Es una medida directa de la capacidad de un equipo de asistencia para comprender y resolver los problemas del cliente y garantiza que este no sufra molestias durante mucho tiempo.

Con el módulo de informes de respond.io, las empresas pueden identificar y realizar un seguimiento del tiempo medio de respuesta y resolución, así como identificar posibles anomalías en las conversaciones resueltas o salientes.

El servicio indio de intercambio de vídeos Moj necesitaba una solución eficaz para gestionar la comunicación con 200.000 creadores multilingües como parte de su programa de formación. Moj for Creators programa de formación.

Con respond.io, fue capaz de reducir los tiempos de resolución en un 94%, manteniendo la interacción humana en los casos complejos.

Seguimiento de la satisfacción del cliente

Las puntuaciones CSAT, abreviatura de Customer Satisfaction scores (puntuaciones de satisfacción del cliente), son una poderosa herramienta para conocer la felicidad de sus clientes. Le proporcionan una instantánea del grado de satisfacción de sus clientes con su servicio.

Con respond.io, puede crear una encuesta CSAT y exportar los datos a Excel o a un almacén de datos como Clearbit. Con estos datos, puede tomar medidas proactivas para abordar los problemas o las áreas en las que los clientes han expresado su insatisfacción.

Ya se trate de perfeccionar sus tiempos de respuesta, mejorar su oferta de productos o servicios o mejorar la experiencia general del cliente, las puntuaciones CSAT proporcionan una brújula para sus esfuerzos de mejora.

Las encuestas CSAT se utilizan para medir la satisfacción con un punto de contacto específico.

Jagoan Hosting proveedor indonesio de alojamiento web, ha automatizado algunos de sus procesos y ha tomado decisiones estratégicas basadas en datos y perspectivas. Como resultado, los tiempos de espera del servicio se redujeron en un 20%. También utilizó los flujos de trabajo de respond.io para enviar encuestas CSAT a sus clientes.

Evaluar la puntuación del promotor neto

Net Promoter Score (NPS) es una métrica diseñada específicamente para medir la fidelidad de los clientes. Va más allá de la mera satisfacción y profundiza en si sus clientes no solo están contentos, sino que son fieles defensores de su marca.

De forma similar a las encuestas CSAT, respond.io permite a las empresas crear una encuesta NSP utilizando su función Workflow.

Mejorar el servicio al cliente: Utilizar encuestas NPS para calibrar la probabilidad de recomendación

Una vez que tenga una imagen clara de su NPS, podrá ajustar estratégicamente sus prácticas empresariales. Si el NPS indica una necesidad de mejora, puede adaptar sus estrategias para abordar las áreas que potencialmente obstaculizan la fidelidad del cliente.

Con la información obtenida de estas encuestas, las empresas pueden tomar decisiones más informadas que aumenten tanto la satisfacción como la fidelidad de los clientes a largo plazo.

Seguimiento de la fidelidad de los clientes

La fidelidad del cliente es crucial para las empresas. Refleja la preferencia constante por una marca frente a la competencia. Proviene de las experiencias positivas, la satisfacción y el valor percibido de la marca, lo que reduce los costes de adquisición y fomenta el boca a boca.

Métricas clave como la satisfacción del cliente (CSAT) y la puntuación neta del promotor (NPS) miden esta fidelidad. La evaluación de las mejoras en el servicio al cliente depende de la comprensión de la fidelidad, ya que los clientes satisfechos que tienden a repetir sus compras y a hacer recomendaciones son un indicador de la eficacia del servicio.

El seguimiento de los niveles de fidelidad ayuda a medir el éxito de las estrategias de servicio al cliente y a identificar áreas de mejora.

El conocido minorista H&H Skincare solucionó los problemas de atención al cliente con los canales unificados y la automatización de respond.io, lo que se tradujo en un aumento del 300% de las interacciones diarias y un incremento de los ingresos del 160% en seis meses.

Con un 60% de mensajes procedentes de clientes habituales, la estrategia subraya la fuerte retención y fidelidad de los clientes, que está impulsando significativamente el crecimiento de la empresa.

Como puede ver, mejorar el servicio de atención al cliente es un viaje que requiere dedicación y las herramientas adecuadas. Si reconoce la importancia de mejorar su servicio de atención al cliente con respond.io, podrá fidelizar a sus clientes, aumentar su satisfacción y promover una excelente reputación de su marca.

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Lecturas complementarias

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Kevin Wong
Redactor de contenidos
Kevin Wong, redactor jefe de contenidos en respond.io desde 2023, es diplomado en Comunicación de Masas. Su amplia experiencia se canaliza hacia artículos en profundidad sobre las conversaciones con los clientes y el panorama de la mensajería empresarial.
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