En el sector educativo, el éxito depende de ofrecer una educación de calidad y lograr un crecimiento empresarial sostenible. WhatsApp, con más de 2.000 millones de usuarios, ofrece un camino directo hacia estos objetivos, presentando a las empresas oportunidades para mejorar la participación de los estudiantes, agilizar los procesos y, lo que es más importante, generar más clientes potenciales para aumentar los ingresos. Este artículo desglosa qué es WhatsApp para educación, sus beneficios, cómo utilizarlo y casos de éxito.
¿Qué es WhatsApp para educación?
WhatsApp para educación se refiere al uso de WhatsApp en instituciones educativas. Les permite comunicarse con alumnos potenciales y actuales, así como con otras partes interesadas clave. Estas instituciones pueden ser desde escuelas en línea o presenciales hasta universidades y empresas de tecnología educativa.
Entre los usos más comunes de WhatsApp en la educación se incluyen el marketing y la generación de contactos, el servicio y el apoyo a los estudiantes y la participación en el aula. Tal vez se pregunte por qué debería utilizar WhatsApp en la educación. A continuación le explicamos las razones.
¿Por qué utilizar WhatsApp para educación?
WhatsApp, la aplicación de mensajería más popular del mundo, ofrece una oportunidad excepcional para que las instituciones educativas se conecten globalmente. Se adapta perfectamente a las preferencias de comunicación actuales, a medida que los canales tradicionales como las llamadas telefónicas y el correo electrónico pierden popularidad.
Esta adopción generalizada permite a las instituciones educativas interactuar eficazmente con una gran audiencia de estudiantes y clientes potenciales en tiempo real. Gracias a su naturaleza ágil, WhatsApp permite a las instituciones generar rápidamente resultados de negocio al responder con prontitud a los clientes potenciales cuando su interés está en su punto álgido y a los estudiantes que buscan ayuda.
La compatibilidad de WhatsApp para educación con la mensajería multimedia es también una ventaja significativa. Con fotos y vídeos, las instituciones pueden mostrar sus cursos, instalaciones y material didáctico. Este compromiso visual capta la atención de clientes potenciales y estudiantes, mejorando su comprensión e interés por la oferta de la institución.
Cuando WhatsApp se utiliza estratégicamente, las instituciones pueden aumentar las inscripciones, crear experiencias de aprendizaje más enriquecedoras, construir relaciones más sólidas, aumentar la satisfacción de los estudiantes y aumentar sus ingresos.
Ahora que hemos explorado los beneficios de WhatsApp para educación, vamos a sumergirnos en cómo las instituciones pueden utilizar WhatsApp estratégicamente.
Uso de WhatsApp para educación: Marketing y generación de contactos
Las instituciones educativas que deseen llegar a un público amplio deberían utilizar WhatsApp API, ya que ofrece la flexibilidad de elegir su software de mensajería preferido con funciones avanzadas adaptadas a sus objetivos y necesidades específicos.
Aunque lo que puede hacer con API depende en gran medida del software que elija, la plataforma adecuada puede desbloquear las posibilidades de marketing y generación de prospectos. A continuación le explicamos cómo captar clientes potenciales, cualificarlos y cultivarlos.
WhatsApp para educación: Capture clientes potenciales
Cuantos más clientes potenciales genere, mayores serán sus oportunidades de conversión. WhatsApp para educación ofrece una variedad de herramientas para que las instituciones adquieran leads de calidad a través de estrategias pagadas y no pagadas.
Por ejemplo, los códigos QR en las ferias educativas pueden animar a los asistentes a enviarle mensajes para realizar consultas, mientras que la integración de widgets de WhatsApp y enlaces de chat en su sitio web permite a los visitantes interesados ponerse en contacto con usted al instante.
Para un enfoque más proactivo y específico, utilice los anuncios de WhatsApp en Facebook y Instagram para atraer a los usuarios interesados de las redes sociales. Al estar disponible a través de múltiples puntos de contacto, puede ampliar su alcance y aumentar las tasas de conversión.
WhatsApp para educación: Obtenga información sobre clientes potenciales y cualifíquelos
Una vez que los clientes potenciales empiecen a enviar mensajes, recopile información importante para cualificarlos. Para conseguirlo con el mínimo esfuerzo y la máxima eficacia, aproveche la automatización avanzada y la IA. Por ejemplo, puede configurar la automatización para que haga preguntas predeterminadas con el fin de conocer los intereses y las necesidades de los clientes potenciales para clasificarlos y cualificarlos.
Aunque estas preguntas preestablecidas son útiles, también pueden ser rígidas. La incorporación de chatbots basados en IA paporta flexibilidad a la conversación. Estos sofisticados sistemas profundizan en la recopilación de información detallada, formulan preguntas de calificación más perspicaces y son capaces de segmentar a los clientes potenciales en función de respuestas matizadas.
Una vez cualificados, puede utilizar la automatización para hacerlos avanzar por el embudo de ventas o asignar los clientes potenciales de alta calidad a un agente humano. En cualquier caso, ahora dispone de su información para nutrirlos y volver a captarlos.
WhatsApp para educacóon: Fomente y recupere el interés de los clientes potenciales
El siguiente paso después de cualificar a los clientes potenciales es cultivar su relacion con los mismos, así como volver a captar clientes potenciales que puedan haberse enfriado. Mantener el interés y el compromiso de los clientes potenciales aumenta las posibilidades de convertirlos en alumnos matriculados. Para ello, la difusión por WhatsApp es una herramienta ideal.
Las instituciones educativas pueden aprovecharla para enviar mensajes específicos, actualizaciones y recordatorios a grandes grupos de contactos. Proporcionar periódicamente a los estudiantes potenciales información sobre cursos, historias de éxito y contenidos educativos relevantes puede ayudar a fortalecer su relación con ellos.
En el caso de los clientes potenciales que hayan mostrado un interés inicial pero aún no hayan actuado, comparta noticias sobre nuevos programas, plazos inminentes o eventos especiales para reavivar su interés y animarles suavemente a inscribirse.
Ahora que ya sabe cómo captar, cualificar, cultivar y retomar el contacto con posibles estudiantes, vamos a estudiar cómo gestionar las conversaciones.
Uso de WhatsApp para educación: Gestión de la educación
La gestión eficaz de los procesos operativos es vital para los centros educativos, ya que repercute directamente en su capacidad para ofrecer una educación de calidad y mantener un flujo de trabajo administrativo fluido.
En esta sección, demostraremos cómo WhatsApp API puede ayudar a las instituciones a lograr eficiencia en varios aspectos de la gestión educativa.
Agilize los procesos de solicitud y matriculación
Una vez que se dispone de clientes potenciales cualificados, es fundamental que el proceso de solicitud y matriculación sea ágil y eficaz. Los procedimientos engorrosos pueden hacer que los futuros estudiantes abandonen antes de llegar a la fase de pago.
Para garantizar que el proceso sea lo más fluido posible, las instituciones educativas pueden utilizar la automatización para guiar a los solicitantes a través de los pasos necesarios, desde el envío del formulario hasta la inscripción. Además, los chatbots basados en IA pueden responder a preguntas en tiempo real, ayudando a resolver cualquier duda inmediatamente durante el proceso.
Al agilizar estas fases iniciales, las instituciones ofrecen a los estudiantes una experiencia fluida y sin estrés, lo que aumenta su satisfacción y la probabilidad de que se matriculen.
Mejore los servicios y el apoyo a los estudiantes
Una vez que los estudiantes se matriculan, ofrecerles una asistencia eficaz es esencial para su retención y satisfacción. Los chatbots basados en IA pueden responder rápidamente a consultas comunes relacionadas con cursos, detalles administrativos o directrices académicas. También pueden ayudar en tareas más complejas, como concertar citas con asesores académicos o consejeros.
Aunque la IA es excelente en la gestión de una serie de consultas, ciertas cuestiones complejas como el asesoramiento o la orientación académica específica requieren un toque más personal. En estos casos, las instituciones deben ofrecer opciones para que los estudiantes conversen con representantes humanos en lugar de depender únicamente de la IA y los sistemas automatizados.
Difunda actualizaciones y anuncios oportunos
Al usar WhatsApp para educación, es esencial una comunicación eficaz para mantener informada a toda la comunidad educativa. Y la difusión por WhatsApp es una herramienta clave para las actualizaciones y anuncios oportunos. Esta función permite a las instituciones enviar información importante, como cambios de horario, alertas de emergencia o detalles de eventos, de forma rápida a un amplio público objetivo.
Ahora que hemos visto cómo WhatsApp puede atraer a más estudiantes y satisfacer sus necesidades, vamos a explorar algunas estrategias de aprendizaje específicas utilizando WhatsApp.
WhatsApp para escuelas: Enseñanza y aprendizaje
Aquí exploraremos cómo puede utilizarse WhatsApp de forma eficaz en las escuelas con fines de enseñanza y aprendizaje.
Tenga en cuenta que esta sección se centra en el uso de la aplicación WhatsApp como herramienta dinámica para la participación de alumnos y profesores. Veamos los detalles a continuación.
Facilite el acceso a material educativo
Una de las principales ventajas de utilizar WhatsApp para educación es la posibilidad de proporcionar a los alumnos un acceso fácil e inmediato a los materiales didácticos. Los profesores pueden crear una comunidad de WhatsApp para cada curso y utilizar la función Anuncios para distribuir documentos, artículos y otros recursos necesarios.
Además, dentro de cada comunidad de curso, se pueden crear grupos para fomentar el compromiso y la colaboración entre los estudiantes. Este enfoque favorece una distribución más organizada y eficiente de los contenidos educativos y grupos fácilmente identificables para interacciones contextualmente relevantes.
Mejore las interacciones educativas
Los grupos y comunidades de WhatsApp son esenciales para fomentar entornos de aprendizaje interactivos. En estos grupos, los alumnos pueden participar en debates, colaborar en proyectos de grupo y mantenerse al día de los anuncios de clase.
Profesores y alumnos pueden utilizar las encuestas para diversos fines, como votar decisiones relacionadas con la clase, recabar opiniones o iniciar debates que inciten a la reflexión. De este modo, los profesores pueden animar a los alumnos a compartir sus pensamientos y preferencias y aumentar su participación en el proceso educativo.
Ahora que ya conoce las diferentes formas de utilizar WhatsApp para educación, vamos a ver cómo las instituciones educativas están generando resultados de negocio a través de WhatsApp.
Cómo las empresas triunfan con WhatsApp para educación con Respond.io
A continuación, le mostramos cómo dos instituciones educativas utilizan WhatsApp con respond.io para alcanzar sus objetivos empresariales.
E4CC: Más inscripciones y eficacia operativa
El proveedor de cursos de inglés E4CC se enfrentaba al problema de la compartimentación de las operaciones y la lentitud de los tiempos de respuesta del servicio de asistencia. Además, utilizaba principalmente Facebook para comunicarse con los clientes en una región en la que predomina WhatsApp.
Al asociarse con respond.io, E4CC cambió estratégicamente su soporte a WhatsApp y aumentó su alcance mediante campañas publicitarias de anuncios de clic a WhatsApp. El cambio a WhatsApp para educación, junto con la centralización de las operaciones en una única plataforma, agilizó la gestión, mejoró la eficiencia operativa y permitió el seguimiento del rendimiento en tiempo real.
"Respond.io ha renovado nuestra forma de trabajar en E4CC y los resultados hablan por sí solos. Una de las cosas que realmente queremos destacar es el apoyo que recibimos de nuestro Gerente de Éxito del Cliente en respond.io. Nuestro viaje con el equipo hasta ahora no sólo ha sido productivo, sino también muy agradable." - Luis Castillo, E4CC
Estos cambios permitieron reducir los tiempos de respuesta de E4CC en un 80%, optimizar los canales de venta y asistencia y aumentar la matriculación de estudiantes, lo que impulsó considerablemente el éxito operativo de la empresa.
CUHK: Reducción de los tiempos de primera respuesta de horas a minutos
La Universidad China de Hong Kong (CUHK) se enfrentaba al reto de gestionar eficazmente las consultas sobre el programa de MBA (Maestría en Administración de Empresas). Anteriormente dependía del correo electrónico, pero necesitaba un canal de comunicación más rápido y directo. Además, se dirigía a solicitantes de regiones en las que la mensajería instantánea es muy popular.
Respond.io ayudó a CUHK trasladar las consultas a Facebook Messenger y WhatsApp y automatizar las respuestas con un chatbot basado en el procesamiento del lenguaje natural. Esta transición facilitó las interacciones en tiempo real y centralizó todas las conversaciones en una sola plataforma.
Como resultado, CUHK experimentó un aumento del 50% en las consultas, de las cuales el 98% se gestionaron automáticamente, y los tiempos de respuesta mejoraron de 36 horas a minutos. Este estudio de caso ilustra la eficacia de la mensajería instantánea y la IA para transformar las estrategias de comunicación educativa.
"Llevamos 5 años utilizando respond.io y la plataforma ha crecido enormemente con el tiempo. No hemos implementado herramientas más recientes, como la automatización de flujos de trabajo, pero nos interesa su potencial. En estos momentos, una de las funciones en las que más confiamos es el panel de control, que nos proporciona toda la información clave y las tendencias a corto y largo plazo que necesitamos para tomar decisiones." - Equipo de Marketing y Admisiones de MBA en CUHK
Como es evidente, WhatsApp ofrece a las empresas oportunidades para aumentar la conversión de ventas y la eficiencia operativa. Para maximizar estos resultados, es crucial integrar WhatsApp API con plataformas avanzadas como respond.io.
WhatsApp Educación: Cómo maximizar los resultados empresariales con Respond.io
Respond.io es un software de gestión de conversaciones con clientes impulsado por IA y creado para generar clientes potenciales y facilitar las ventas a través de conversaciones. Su bandeja de entrada omnicanal agiliza la gestión de las conversaciones para las instituciones educativas unificando los canales de mensajería tradicionales e instantáneos en una única plataforma.
De este modo, dispondrá de un centro unificado para supervisar y responder a las consultas a través de diversos canales, fomentando la coherencia y la eficacia en las interacciones.
La plataforma ofrece herramientas para captar conversaciones sin fisuras, como códigos QR, enlaces de chat y anuncios "click-to-chat", que se ajustan perfectamente a las necesidades del sector educativo para atraer a estudiantes potenciales de forma eficaz. Además, cuenta con un sólido módulo de difusión para enviar mensajes a grandes audiencias simultáneamente.
La IA avanzada y las capacidades de automatización son el núcleo de respond.io. Su creador de automatización de flujos de trabajo proporciona la flexibilidad necesaria para automatizar tareas de diversa complejidad. Además, su chatbot de IA basado en objetivos, llamado AI Agent, gestiona consultas rutinarias y recopila información sobre clientes potenciales de forma automática, liberando a los agentes humanos para tareas más complejas.
Funciones como las indicaciones de IA permiten mejorar y traducir los mensajes, garantizando que cada interacción sea personalizada, profesional y pulida. Además, AI Assist ayuda a los agentes a responder con prontitud analizando las consultas y ofreciendo respuestas basadas en el contexto, lo que eleva la calidad de la asistencia a los estudiantes.
Respond.io le permite seguir y analizar patrones de interacción, tiempos de respuesta y niveles de compromiso. Ofrece información a las instituciones educativas para mejorar su gestión de la educación y sus estrategias de conversación.
Además, sus análisis de difusión proporcionan datos detallados sobre el alcance y la eficacia de las campañas de difusión, lo que permite a las instituciones perfeccionar sus estrategias de difusión para obtener el máximo impacto.
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Lecturas complementarias
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- WhatsApp para la sanidad: Una guía completa
- WhatsApp para inmobiliarias: Una guía completa
- Mejore la experiencia del cliente con una plataforma de comunicación omnicanal
