วิธีการเขียนบทความ

ทีม WhatsApp: เริ่มต้นใช้งานกล่องจดหมายของทีม WhatsApp [พฤศจิกายน 2023]

Stephanie Yap
เมษายน 13, 2023

กําลังมองหาโซลูชันการส่งข้อความร่วมกันที่จะช่วยให้ทีมของคุณตอบกลับข้อความบน WhatsApp อยู่ใช่ไหม ในบทความนี้เราจะแบ่งปันว่ากล่องจดหมายของทีม WhatsApp คืออะไรประโยชน์ของการมีกล่องจดหมายและวิธีใช้กล่องจดหมายของทีม respond.io.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

กล่องจดหมายของทีม WhatsApp คืออะไร?

เนื่องจาก WhatsApp เป็น ช่องทางการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ได้รับความนิยม มากที่สุดในโลก WhatsApp Business App จึงกลายเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สําหรับธุรกิจในการสื่อสารกับลูกค้าแบบเรียลไทม์

อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ทีมของคุณก็เช่นกัน แม้ว่าการใช้แอป WhatsApp Business จะเพียงพอสําหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีสมาชิกในทีมไม่กี่คน แต่ก็มีข้อจํากัดหลายประการ ได้แก่:

  • ไม่สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์มากกว่า 5 เครื่อง
  • ไม่มีคุณสมบัติการทํางานร่วมกัน
  • ไม่สามารถติดตามปริมาณงานส่วนบุคคลหรือทีมได้
  • ไม่สามารถติดตามได้ว่าสมาชิกในทีมคนใดส่งหรือตอบกลับข้อความ
  • ไม่มีทางที่จะมั่นใจได้ว่าคําถามทั้งหมดได้รับคําตอบแล้ว
นี่คือรูปภาพที่แสดงข้อจํากัดของแอปธุรกิจ whatsapp ไม่สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์มากกว่า 5 เครื่องไม่มีคุณสมบัติการทํางานร่วมกันไม่สามารถติดตามปริมาณงานส่วนบุคคลหรือทีมไม่สามารถติดตามว่าสมาชิกในทีมคนใดส่งหรือตอบกลับข้อความและไม่มีวิธีใดที่จะมั่นใจได้ว่าคุณได้ตอบคําถามทั้งหมดแล้ว
ทีม WhatsApp: ข้อ จํากัด ของแอป WhatsApp Business

หากคุณดําเนินธุรกิจขนาดใหญ่ คุณจะต้องมีคุณสมบัติที่ซับซ้อนมากขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่ระบุไว้ข้างต้น นี่คือที่มาของกล่องจดหมายของทีม WhatsApp

กล่องจดหมายของทีม WhatsApp คือกล่องจดหมายส่งข้อความสําหรับการทํางานร่วมกันที่จัดระเบียบการสนทนา WhatsApp ทั้งหมดของคุณในที่เดียวเพื่อให้ทีมของคุณจัดการ มาดูกันว่าธุรกิจของคุณจะได้ประโยชน์จากการใช้กล่องจดหมายของทีมต่อไปอย่างไร

ประโยชน์ของการใช้กล่องจดหมายที่แชร์

คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายของทีม WhatsApp ผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความเช่น respond.io. ช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถตอบกลับลูกค้าผ่านแดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกันและให้ผู้จัดการมองเห็นการสนทนากับลูกค้าทั้งหมด

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันยังมีจุดติดต่อเดียวกับลูกค้าแต่ละรายเพื่อบันทึกการโต้ตอบทั้งหมด เนื่องจากข้อความทั้งหมดรวมอยู่ในกล่องจดหมายเดียว จึงช่วยลดความเสี่ยงในการมองข้ามคําถาม ซึ่งจะทําให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น

ธุรกิจสามารถตั้งค่าการแชทอัตโนมัติเพื่อกําหนดเส้นทางข้อความไปยังทีมที่เหมาะสมและมอบหมายให้กับตัวแทนที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังง่ายขึ้นสําหรับสมาชิกในทีมที่จะทํางานร่วมกันในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ตัวแทนสามารถแสดงความคิดเห็นภายในเพื่อติดตามผลแท็กเพื่อนร่วมงานหรือส่งต่อกรณีที่ซับซ้อน

นี่คือรูปภาพที่แสดงประโยชน์ของการใช้กล่องจดหมายที่แชร์ มีจุดติดต่อเดียวสําหรับลูกค้าคุณสามารถใช้การแชทอัตโนมัติทํางานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเข้าถึงข้อมูลและรายงานและรวมเข้ากับช่องทางอื่น ๆ
ทีม WhatsApp: ทําไมคุณควรเริ่มใช้กล่องจดหมายของทีม WhatsApp

ประโยชน์อีกประการหนึ่งคือการเข้าถึงข้อมูล ประสิทธิภาพของตัวแทนและทีมโดยละเอียด เช่น เวลาตอบสนองและการแก้ปัญหา ข้อมูลนี้สามารถช่วยระบุปัญหาคอขวดหรือจุดอ่อนในการจัดการการสนทนาเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้า

แพลตฟอร์ม Omnichannel เช่น respond.io เชื่อมต่อช่องทางการส่งข้อความหลายช่องทางเช่น WhatsApp, Facebook, กูเกิล Business Messages และ Instagram ไปยังกล่องจดหมายเดียว การรวมข้อมูลของผู้ติดต่อและประวัติการแชทในช่องทางต่างๆ ไว้ในโปรไฟล์เดียวช่วยให้ตัวแทนเห็นภาพรวมทั้งหมดของลูกค้า

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้แล้วว่าทําไมคุณควรได้รับกล่องจดหมายของทีม WhatsApp มาดูวิธีตั้งค่ากัน

วิธีตั้งค่ากล่องจดหมายของทีม WhatsApp

เนื่องจากกล่องจดหมายของทีม WhatsApp มีไว้เพื่ออํานวยความสะดวกในการทํางานเป็นทีม คุณจึงต้องมี วอทส์แอพพ์ API บัญชีสําหรับ ฟังก์ชันผู้ใช้หลายคน ขณะที่ API ไม่มีอินเทอร์เฟซส่วนหน้าในการส่งและรับข้อความจะต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนาของลูกค้าเช่น respond.io.

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการตั้งค่ากล่องจดหมายของทีม WhatsApp คือการ สร้าง WhatsApp API บัญชี โดยตรงผ่าน respond.io เนื่องจากเป็นผู้ให้บริการโซลูชัน WhatsApp Business อย่างเป็นทางการ

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีมลงในกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ และใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น ระบบอัตโนมัติขั้นสูงและการผสานรวมที่ยืดหยุ่นเพื่อให้การทํางานเป็นทีมง่ายขึ้นกว่าที่เคย มาดูกันว่า respond.io ช่วยให้ทีมทําสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วย WhatsApp

วิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ของ WhatsApp สําหรับธุรกิจบน respond.io

ที่นี่ เราจะแสดงวิธีใช้กล่องจดหมายของทีม WhatsApp บน respond.io สําหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับการขายและการสนับสนุนลูกค้า

กล่องจดหมายของทีม WhatsApp สําหรับการขาย

อันดับแรก เราจะมาดูกันว่าทีมขายของคุณสามารถใช้กล่องจดหมายของทีมได้อย่างไร คุณสามารถกระตุ้นการสนทนาการขายและเพิ่มปริมาณโอกาสในการขายได้อย่างง่ายดายโดยการวาง ลิงก์คลิกเพื่อแชทของ WhatsApp ในตําแหน่งที่โดดเด่นซึ่งลูกค้าสามารถดูได้ง่าย

กล่องจดหมายของทีม WhatsApp ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการการสนทนาจํานวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มโอกาสในการขาย การเชื่อมต่อกับลูกค้าของคุณอย่างรวดเร็วช่วยป้องกันไม่ให้พวกเขารู้สึกว่าถูกเพิกเฉยและตรวจสอบคู่แข่งของคุณ

นี่คือรูปภาพที่แสดงให้เห็นว่าธุรกิจสามารถใช้กล่องจดหมายของทีมเพื่อการขายได้อย่างไร ขั้นแรกพวกเขาสามารถกระตุ้นยอดขายด้วยการคลิกเพื่อแชทลิงก์ นอกจากนั้น พวกเขายังสามารถกําหนดเส้นทางและกําหนดเส้นทางการสนทนาและสร้างกล่องจดหมายที่กําหนดเอง สุดท้ายนี้ พวกเขายังสามารถรวมเข้ากับ CRM การขายโดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม
WhatsApp สําหรับทีม: วิธีใช้ทีม WhatsApp เพื่อการขาย

วิธีง่ายๆ วิธีหนึ่งในการทําให้ลูกค้ามีส่วนร่วมคือการตอบกลับอัตโนมัติ ด้วยการตั้งค่า การตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp คุณสามารถ ทักทายลูกค้า เมื่อพวกเขาส่งข้อความแรกถึงคุณหรือแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณไม่พร้อมใช้งานด้วย ข้อความระบุว่าไม่อยู่

กับ respond.io ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ของ คุณสามารถใช้ตรรกะการกําหนดเส้นทางการแชทเพื่อกําหนดเส้นทางการสนทนาไปยังทีมที่เหมาะสมตามภาษาขั้นตอนวงจรชีวิตของลูกค้าการสอบถามข้อมูลผลิตภัณฑ์หรือบริการหรือเกณฑ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ

นี่คือรูปภาพที่แสดงวิธีใช้ตรรกะการกําหนดเส้นทางการแชทสําหรับการขาย กับ respond.ioเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ของ คุณสามารถใช้ตรรกะการกําหนดเส้นทางการแชทเพื่อกําหนดเส้นทางการสนทนาตามภาษา ระยะวงจรชีวิตของลูกค้า การสอบถามผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือเกณฑ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ
ทีม WhatsApp: ใช้ทีม WhatsApp Business เพื่อลดรอบการขาย

จากนั้นใช้ ตรรกะการมอบหมายอัตโนมัติ ที่คุณต้องการเพื่อกําหนดลูกค้าให้กับตัวแทนขายที่พร้อมที่สุดสําหรับงานหรือให้กับตัวแทนที่มีการสนทนาที่เปิดกว้างน้อยที่สุดเพื่อการบริการที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

พนักงานขายสามารถใช้ กล่องจดหมายที่กําหนดเอง เพื่อจัดลําดับความสําคัญของลูกค้าวีไอพี ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกรองและดูการสนทนาที่มีมูลค่าสูง เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด สิ่งนี้ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและเพิ่มความภักดีของลูกค้า

นี่คือภาพหน้าจอที่แสดงให้เห็นว่ากล่องจดหมายที่กําหนดเองมีลักษณะอย่างไร พนักงานขายสามารถใช้กล่องจดหมายที่กําหนดเองเพื่อจัดลําดับความสําคัญของลูกค้าวีไอพี ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกรองและดูการสนทนากับลูกค้าที่มีมูลค่าสูง เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด สิ่งนี้ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและเพิ่มความภักดีของลูกค้า
ทีม WhatsApp: วิธีสร้างกล่องจดหมายที่กําหนดเองในกล่องจดหมายของทีม WhatsApp Business

โดย เชื่อมต่อ CRM การขายของคุณด้วย respond.ioคุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสองแพลตฟอร์มเพื่อสร้างข้อตกลงได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ทําให้ตัวแทนสามารถทํางานที่เกี่ยวข้องกับการขายในขณะที่แชทกับลูกค้าโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม

ดังที่แสดงไว้ด้านบน คุณสามารถลดรอบการขายของคุณเมื่อคุณใช้ WhatsApp สําหรับการขาย ในส่วนถัดไป เราจะแสดงวิธีปรับปรุงการบริการลูกค้าด้วยกล่องจดหมายของทีม WhatsApp

กล่องจดหมายของทีม WhatsApp สําหรับการบริการลูกค้า

ตอนนี้ มาดูกันว่าธุรกิจต่างๆ สามารถใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเพื่อปรับปรุง การบริการลูกค้าผ่าน WhatsApp ได้อย่างไร

ระบบแชทอัตโนมัติที่เหมาะสมในกล่องจดหมายของทีม WhatsApp ช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการบริการลูกค้าโดยใช้การตอบกลับอัตโนมัติเพื่อจัดการคําถามที่พบบ่อย

นี่คือรูปภาพที่แสดงวิธีใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสําหรับการบริการลูกค้า คุณสามารถกําหนดเส้นทางและกําหนดเส้นทางการสนทนาจัดการคําถามที่พบบ่อยด้วยการแชทอัตโนมัติทํางานร่วมกับสมาชิกในทีมรวมเข้ากับ CRM และจัดทํารายงานโดยละเอียด
WhatsApp ธุรกิจ API กล่องจดหมายของทีมสําหรับการบริการลูกค้า

คําถามที่ไม่สามารถจัดการได้โดยอัตโนมัติสามารถกําหนด เส้นทางไปยังทีมที่เหมาะสม ได้โดยใช้เมนูแชท จากนั้น พวกเขาสามารถมอบหมาย round robin เพื่อการกระจายปริมาณงานที่เท่าเทียมกันหรือให้กับตัวแทนที่มีการสนทนาที่เปิดกว้างน้อยที่สุดเพื่อการบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้คุณยังสามารถ ผสานรวม CRM ที่มีอยู่ของคุณเพื่อ respond.io เพื่อให้ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนสามารถสร้างตั๋วในขณะที่แชทกับลูกค้าโดยไม่ต้องออกจากการสนทนา

นี่คือภาพหน้าจอเพื่อแสดงวิธีใช้คุณสมบัติความคิดเห็น คุณลักษณะข้อคิดเห็นใน respond.io ช่วยให้ตัวแทนสามารถทํางานร่วมกันและแก้ไขข้อซักถามได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การยกระดับเพื่อส่งต่อคําถามที่ซับซ้อนหรือมีลําดับความสําคัญสูงไปยังทีมหรือตัวแทนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
WhatsApp สําหรับทีม: ใช้ความคิดเห็นเพื่อทํางานร่วมกับสมาชิกในทีม

คุณลักษณะ ข้อคิดเห็น ใน respond.io ช่วยให้ตัวแทนสามารถทํางานร่วมกันและแก้ไขข้อซักถามได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือคุณสามารถใช้ เวิร์กโฟลว์การยกระดับ เพื่อส่งต่อคําถามที่ซับซ้อนหรือลําดับความสําคัญสูงไปยังทีมหรือตัวแทนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ

นี่คือภาพหน้าจอที่แสดงให้คุณเห็นว่าหน้ารายงานมีลักษณะอย่างไร ต้องการรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของตัวแทนของคุณหรือไม่? รับข้อมูลประสิทธิภาพจากโมดูลรายงานของเรา ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าตัวแทนกําลังจัดการผู้ติดต่อกี่ราย และมีประสิทธิภาพเพียงใดในการตอบลูกค้าและแก้ไขข้อซักถาม
WhatsApp Teams: เข้าถึงข้อมูลและรายงานจากโมดูลรายงาน

ต้องการรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของตัวแทนของคุณหรือไม่? รับข้อมูลประสิทธิภาพจาก โมดูลรายงานของเรา ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าตัวแทนกําลังจัดการผู้ติดต่อกี่ราย และมีประสิทธิภาพเพียงใดในการตอบลูกค้าและแก้ไขข้อซักถาม

เราหวังว่าบทความนี้จะให้ทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เกี่ยวกับกล่องจดหมายของทีม WhatsApp และวิธีใช้กับทีมของคุณ สนใจรับกล่องจดหมาย WhatsApp สําหรับธุรกิจของคุณหรือไม่? ลงทะเบียนสําหรับ respond.io, ป้าย Meta พันธมิตรทางธุรกิจ และ เชื่อมต่อ WhatsApp Business ของคุณ API บัญชี เพื่อเริ่มต้น

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

อ่านเพิ่มเติม

กําลังมองหาบทความเพิ่มเติมว่า WhatsApp มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร? นี่คือบล็อกบางส่วนที่อาจช่วยคุณได้

Stephanie Yap
นักเขียนเนื้อหา
Stephanie Yap, a Content Writer ที่ respond.io ตั้งแต่ปี 2022 สําเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาการสื่อสารและสื่อศึกษา เธอให้บริการธุรกิจที่ต้องการสํารวจการส่งข้อความโดยตั้งหลักในการปฏิบัติผ่านบทความเชิงลึก
แท็ก
คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด!

พร้อมที่จะเริ่มต้นหรือยัง ✨

  • ปลดล็อกพลังของ respond.io เพื่อเพิ่มยอดขายและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
  • ทดลองใช้ฟรี 7 วัน
  • ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
  • ยกเลิกได้ตลอดเวลา
ลงทะเบียนฟรี
  • สัมผัสประสบการณ์การสาธิตส่วนบุคคลกับเรา
  • ค้นพบว่าทําไม 10,000+ ธุรกิจถึงเลือกเรา
จองการสาธิต