Cómo hacerlo

WhatsApp Team: Primeros pasos con la bandeja de entrada de WhatsApp Team [Nov 2023]

Stephanie Yap
13 de abril de 2023

¿Buscas una solución de mensajería colaborativa que permita a tu equipo responder a los mensajes de WhatsApp? En este artículo, vamos a compartir lo que es una bandeja de entrada de equipo WhatsApp, los beneficios de tener uno y cómo utilizar una bandeja de entrada de equipo en respond.io.

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¿Qué es una bandeja de entrada de WhatsApp Team?

Dado que WhatsApp es el canal de mensajería instantánea más popular del mundo, WhatsApp Business App se ha convertido en una herramienta útil para que las empresas se comuniquen con sus clientes en tiempo real.

Sin embargo, a medida que su empresa crece, también lo hace su equipo. Aunque el uso de WhatsApp Business App es suficiente para las pequeñas empresas con pocos miembros en el equipo, tiene varias limitaciones, entre ellas:

  • No se puede conectar a más de 5 dispositivos
  • Sin funciones de colaboración
  • Imposibilidad de realizar un seguimiento de la carga de trabajo individual o en equipo
  • Imposibilidad de saber qué miembro del equipo ha enviado o respondido a un mensaje.
  • No hay forma de garantizar que se ha respondido a todas las preguntas.
Esta es una imagen que muestra las limitaciones de las aplicaciones de whatsapp business . No se puede conectar a más de 5 dispositivos, no hay funciones de colaboración, no se puede hacer un seguimiento de la carga de trabajo individual o en equipo, no se puede saber qué miembro del equipo ha enviado o respondido a un mensaje y no hay forma de asegurarse de haber respondido a todas las consultas.
Equipos de WhatsApp: Limitaciones de la aplicación WhatsApp Business

Si diriges una gran empresa, necesitarás funciones más sofisticadas para resolver los problemas mencionados anteriormente. Aquí es donde entra en juego la bandeja de entrada del equipo de WhatsApp.

Una bandeja de entrada de equipo de WhatsApp es una bandeja de entrada de mensajería colaborativa que organiza todas tus conversaciones de WhatsApp en un solo lugar para que tu equipo las maneje. Averigüemos a continuación cómo puede beneficiarse tu empresa del uso de una bandeja de entrada de equipo.

Ventajas de utilizar una bandeja de entrada compartida

Puedes crear una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos a través de una plataforma de mensajería como respond.io. Permite a todos los miembros del equipo responder a los clientes a través de un panel compartido y otorga a los gestores visibilidad de todas las conversaciones con los clientes.

Una bandeja de entrada compartida también proporciona un único punto de contacto con cada cliente para un registro de todas las interacciones. Dado que todos los mensajes se consolidan en una sola bandeja de entrada, se reduce el riesgo de pasar por alto consultas, lo que ofrece a los clientes una mejor experiencia.

Para gestionar el elevado volumen de conversaciones, las empresas pueden configurar la automatización del chat para dirigir los mensajes al equipo adecuado y asignarlos al agente adecuado. También es más fácil para los miembros del equipo colaborar en una bandeja de entrada compartida. Los agentes pueden dejar comentarios internos para el seguimiento, etiquetar a sus colegas o escalar casos complejos.

Esta es una imagen que muestra las ventajas de utilizar una bandeja de entrada compartida. Proporciona un único punto de contacto para los clientes, se puede implementar la automatización del chat, colaborar entre los miembros del equipo, acceder a datos e informes e integrarse con otros canales.
Equipos de WhatsApp: Por qué deberías empezar a usar la bandeja de entrada de equipos de WhatsApp

Otra ventaja es el acceso a datos detallados sobre el rendimiento individual de los agentes y los equipos, como los tiempos de respuesta y resolución. Esta información puede ayudar a identificar cuellos de botella o puntos débiles en la gestión de las conversaciones para mejorar el servicio al cliente.

Las plataformas omnicanal como respond.io conectan múltiples canales de mensajería como WhatsApp, Facebook, Google Business Messages y Instagram a una bandeja de entrada. La consolidación de la información y el historial de chat de un contacto en todos los canales en un único perfil ofrece a los agentes una visión completa del cliente.

Ahora que ya sabes por qué deberías tener una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos, vamos a ver cómo configurarla.

Cómo configurar WhatsApp Team Inbox

Como la bandeja de entrada de WhatsApp para equipos está pensada para facilitar el trabajo en equipo, se necesita una cuenta de WhatsApp API para su funcionalidad multiusuario. Como API no tiene una interfaz frontal para enviar y recibir mensajes, tiene que estar conectado a un software de gestión de conversaciones de clientes como respond.io.

La forma más eficaz de configurar una bandeja de entrada de equipo de WhatsApp es crear una cuenta de WhatsApp API directamente a través de respond.io , ya que es un proveedor oficial de soluciones empresariales de WhatsApp.

A continuación, puedes añadir miembros del equipo a tu bandeja de entrada compartida y utilizar funciones como la automatización avanzada y las integraciones flexibles para que el trabajo en equipo sea más fácil que nunca. Veamos cómo respond.io permite a los equipos hacer más con WhatsApp.

Cómo utilizar una bandeja de entrada compartida de WhatsApp para empresas en respond.io

A continuación, le mostraremos cómo utilizar la bandeja de entrada de equipo de WhatsApp en respond.io para diferentes casos de uso, especialmente para ventas y atención al cliente.

WhatsApp Team Inbox para ventas

En primer lugar, veremos cómo su equipo de ventas puede utilizar la bandeja de entrada del equipo. Puedes impulsar fácilmente las conversaciones de ventas y aumentar el volumen de clientes potenciales colocando los enlaces de WhatsApp para hacer clic y chatear en lugares destacados donde los clientes puedan verlos fácilmente.

Una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de conversaciones de forma eficiente, lo que mejora las posibilidades de realizar una venta. Conectar rápidamente con tus clientes evita que se sientan ignorados y busquen a tus competidores.

Esta imagen muestra cómo las empresas pueden utilizar una bandeja de entrada de equipo para ventas. En primer lugar, pueden impulsar las ventas con enlaces de clic para chatear. aparte de eso, también pueden enrutar y asignar conversaciones y crear bandejas de entrada personalizadas. por último, también pueden integrarse con sales crm sin salir de la plataforma.
WhatsApp para equipos: Cómo utilizar WhatsApp para equipos de ventas

Una forma sencilla de mantener el interés de los clientes es mediante respuestas automáticas. Al configurar una respuesta automática de WhatsApp, puedes saludar a los clientes cuando te envíen el primer mensaje o informarles de que no estás disponible con un mensaje de ausencia.

Con la automatización de flujos de trabajo personalizables de respond.io, puede aplicar una lógica de enrutamiento de chat para dirigir las conversaciones al equipo adecuado en función del idioma, la fase del ciclo de vida del cliente, las consultas sobre productos o servicios, o cualquier otro criterio que sea relevante para su empresa.

Esta es una imagen que muestra cómo utilizar la lógica de enrutamiento de chat para ventas. Con los flujos de trabajo personalizables de respond.io, puede aplicar la lógica de enrutamiento de chat para enrutar las conversaciones en función del idioma, la etapa del ciclo de vida del cliente, las consultas sobre productos o servicios, o cualquier otro criterio que sea relevante para su negocio.
Equipos de WhatsApp: Utiliza el equipo de WhatsApp Business para acortar el ciclo de ventas

A continuación, utilice la lógica de autoasignación que prefiera para asignar los clientes al agente de ventas mejor equipado para la tarea o al agente con menos conversaciones abiertas para un servicio más rápido.

Los vendedores pueden utilizar una bandeja de entrada personalizada para dar prioridad a los clientes VIP. Permite a los gestores filtrar y ver las conversaciones de alto valor, garantizando la mejor experiencia posible para el cliente. Esto ayuda a construir relaciones sólidas y a aumentar la fidelidad de los clientes.

Esta es una captura de pantalla que muestra el aspecto de una bandeja de entrada personalizada. Los vendedores pueden utilizar una bandeja de entrada personalizada para dar prioridad a los clientes VIP. Permite a los gestores filtrar y ver las conversaciones con clientes de alto valor, garantizando la mejor experiencia posible para el cliente. Esto ayuda a construir relaciones sólidas y a aumentar la fidelidad de los clientes.
WhatsApp Teams: Cómo crear bandejas de entrada personalizadas en WhatsApp Business team inbox

Conectando sus ventas CRM con respond.io, puede transferir fácilmente datos entre las dos plataformas para crear acuerdos rápidamente. Esto permite a los agentes realizar tareas relacionadas con las ventas mientras chatean con los clientes sin tener que cambiar de plataforma.

Como se muestra arriba, puedes acortar tu ciclo de ventas cuando usas WhatsApp para ventas. En la siguiente sección, te mostraremos cómo mejorar la atención al cliente con una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos.

Bandeja de entrada de WhatsApp para el servicio de atención al cliente

Ahora, echemos un vistazo a cómo las empresas pueden utilizar una bandeja de entrada compartida para mejorar la atención al cliente a través de WhatsApp.

La automatización correcta del chat en la bandeja de entrada de un equipo de WhatsApp ayuda a las empresas a mejorar la atención al cliente mediante el uso de respuestas automáticas para gestionar las preguntas frecuentes, liberando a los agentes para que se centren en cuestiones complejas.

Esta es una imagen que muestra cómo utilizar una bandeja de entrada compartida para la atención al cliente. Puedes enrutar y asignar conversaciones, gestionar faqs con la automatización del chat, colaborar con miembros del equipo, integrar con crm y proporcionar informes detallados.
WhatsApp Business API bandeja de entrada del equipo de atención al cliente

Las consultas que no pueden gestionarse automáticamente pueden dirigirse al equipo adecuado mediante un menú de chat. A continuación, pueden asignarse por turnos para distribuir equitativamente la carga de trabajo o a los agentes con la conversación menos abierta para ofrecer un servicio al cliente eficiente.

También puede integrar su CRM existente en respond.io para permitir a los agentes de soporte crear tickets mientras chatean con los clientes sin abandonar la conversación.

Esta es una captura de pantalla para mostrarle cómo utilizar la función Comentarios. La función Comentarios de respond.io permite a los agentes colaborar y resolver consultas de forma más eficaz. Alternativamente, puede implementar un flujo de trabajo de escalado para escalar automáticamente las consultas complejas o de alta prioridad al equipo o agente adecuado.
WhatsApp para equipos: Utiliza los comentarios para colaborar con los miembros de tu equipo

La función Comentarios de respond.io permite a los agentes colaborar y resolver las consultas de forma más eficaz. Alternativamente, puede implementar un flujo de trabajo de escalado para escalar automáticamente las consultas complejas o de alta prioridad al equipo o agente adecuado.

Esta es una captura de pantalla que muestra el aspecto de la página de Informes. ¿Desea un informe detallado sobre el rendimiento de sus agentes? Obtenga los datos de rendimiento de nuestro Módulo de Informes. Ahora sabrá exactamente cuántos contactos gestiona un agente y con qué eficacia responde a los clientes y resuelve las consultas.
WhatsApp Teams: Accede a datos e informes desde el módulo de informes

¿Quiere un informe detallado sobre el rendimiento de sus agentes? Obtenga los datos de rendimiento de nuestro módulo de informes. Ahora sabrá exactamente cuántos contactos gestiona un agente y su eficacia a la hora de responder a los clientes y resolver las consultas.

Esperamos que este artículo le proporcione todo lo que necesita saber sobre una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos y cómo utilizarla con su equipo. ¿Está interesado en obtener una bandeja de entrada de WhatsApp para su empresa? Regístrese en respond.io, un socio de negocios con insignia Meta , y conecte su cuenta de WhatsApp Business API para empezar.

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Stephanie Yap
Redactor de contenidos
Stephanie Yapescritora de contenidos en respond.io desde 2022, es licenciada en Comunicación y Estudios de Medios. Proporciona a las empresas que desean explorar la mensajería un punto de apoyo en la práctica a través de artículos perspicaces.
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