¿Buscas una solución de mensajería colaborativa que permita a tu equipo responder a los mensajes en WhatsApp? En este artículo, te explicamos qué es una bandeja de entrada de equipo en WhatsApp, las ventajas de tener una y cómo utilizarla en respond.io.
¿Qué es la bandeja de entrada de un equipo WhatsApp?
Dado que WhatsApp es el canal de mensajería instantánea más popular del mundo, WhatsApp Business App se ha convertido en una herramienta útil para que las empresas se comuniquen con sus clientes en tiempo real.
Sin embargo, a medida que su empresa crece, también lo hace su equipo. Aunque el uso de WhatsApp Business App es suficiente para las pequeñas empresas con pocos miembros en el equipo, tiene varias limitaciones, entre ellas:
- No se puede conectar a más de 5 dispositivos
- Sin funciones de colaboración
- Imposibilidad de realizar un seguimiento de la carga de trabajo individual o en equipo
- Imposibilidad de saber qué miembro del equipo ha enviado o respondido a un mensaje.
- No hay forma de asegurarse de que se ha respondido a todas las preguntas.
Si diriges una gran empresa, necesitarás funciones más sofisticadas para resolver los problemas antes mencionados. Aquí es donde entra en juego la bandeja de entrada del equipo WhatsApp.
WhatsApp team inbox es una bandeja de entrada de mensajería colaborativa que organiza todas tus conversaciones de WhatsApp en un solo lugar para que tu equipo pueda gestionarlas. Averigua cómo puede beneficiarse tu empresa del uso de una bandeja de entrada de equipo.
Ventajas de utilizar una bandeja de entrada compartida
Puede crear una bandeja de entrada de equipo WhatsApp a través de una plataforma de mensajería como respond.io. Permite a todos los miembros del equipo responder a los clientes a través de un panel de control compartido y ofrece a los gestores visibilidad de todas las conversaciones con los clientes.
Una bandeja de entrada compartida también proporciona un único punto de contacto con cada cliente para un registro de todas las interacciones. Dado que todos los mensajes se consolidan en una sola bandeja de entrada, se reduce el riesgo de pasar por alto consultas, lo que ofrece a los clientes una mejor experiencia.
Para gestionar el elevado volumen de conversaciones, las empresas pueden configurar la automatización del chat para dirigir los mensajes al equipo adecuado y asignarlos al agente adecuado. También es más fácil para los miembros del equipo colaborar en una bandeja de entrada compartida. Los agentes pueden dejar comentarios internos para el seguimiento, etiquetar a sus colegas o escalar casos complejos.
Otra ventaja es el acceso a datos detallados sobre el rendimiento individual de los agentes y los equipos, como los tiempos de respuesta y resolución. Esta información puede ayudar a identificar cuellos de botella o puntos débiles en la gestión de las conversaciones para mejorar el servicio al cliente.
Las plataformas omnicanal como respond.io conectan múltiples canales de mensajería como WhatsApp, Facebook y Instagram a una bandeja de entrada. Consolidar la información de contacto y el historial de chat de todos los canales en un único perfil ofrece a los agentes una visión completa del cliente.
Ahora que ya sabes por qué deberías tener una bandeja de entrada de equipo en WhatsApp, vamos a ver cómo configurarla.
Cómo configurar WhatsApp Team Inbox
Como la bandeja de entrada de WhatsApp para equipos está pensada para facilitar el trabajo en equipo, se necesita una cuenta de WhatsApp API para la funcionalidad multiusuario. Puede crear una cuenta de WhatsApp API a través de un proveedor de solucionesWhatsApp Business o de WhatsApp Cloud API .
Tenga en cuenta que WhatsApp API no dispone de una interfaz para enviar y recibir mensajes, por lo que deberá conectar su API a una bandeja de entrada WhatsApp como respond.io.
A continuación, puedes añadir miembros del equipo a tu bandeja de entrada compartida y utilizar funciones avanzadas para que el trabajo en equipo sea más fácil que nunca.
Cómo utilizar una bandeja de entrada compartida WhatsApp para empresas en respond.io
A continuación, le mostraremos cómo utilizar WhatsApp team inbox en respond.io para diferentes casos de uso, especialmente para ventas y atención al cliente.
WhatsApp Team Inbox para Ventas
En primer lugar, veremos cómo su equipo de ventas puede utilizar la bandeja de entrada del equipo. Puedes impulsar fácilmente las conversaciones de ventas y aumentar el volumen de clientes potenciales colocando los enlaces de clic para chatear deWhatsApp en lugares destacados donde los clientes puedan verlos fácilmente.
Una bandeja de entrada del equipo de WhatsApp permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de conversaciones de forma eficaz, lo que mejora las posibilidades de realizar una venta. Conectar rápidamente con tus clientes evita que se sientan ignorados y busquen a tus competidores.
Una forma sencilla de mantener el interés de los clientes es mediante respuestas automáticas. Si configuras una respuesta automática enWhatsApp , podrás saludar a los clientes cuando te envíen el primer mensaje o informarles de que no estás disponible con un mensaje de ausencia.
Con la automatización de flujos de trabajo personalizables de respond.io, puede aplicar la lógica de enrutamiento de chat para enrutar las conversaciones en función del idioma, la etapa del ciclo de vida del cliente, las consultas sobre productos o servicios, o cualquier otro criterio que sea relevante para su empresa.
A continuación, utilice la lógica de autoasignación para asignar los clientes al agente de ventas mejor equipado para la tarea o al agente con menos conversaciones abiertas para un servicio más rápido.
Los vendedores pueden utilizar una bandeja de entrada personalizada para dar prioridad a los clientes VIP. Permite a los gestores filtrar y ver las conversaciones de alto valor, garantizando la mejor experiencia posible para el cliente. Esto ayuda a construir relaciones sólidas y a aumentar la fidelidad de los clientes.
Al conectar sus ventas CRM con respond.io, puede transferir fácilmente datos entre las dos plataformas para crear acuerdos rápidamente. Esto permite a los agentes realizar tareas relacionadas con las ventas mientras chatean con los clientes sin tener que cambiar de plataforma.
Existen varios métodos para acortar su ciclo de ventas cuando utiliza WhatsApp para las ventas. En la siguiente sección, le mostraremos cómo mejorar el servicio al cliente con una bandeja de entrada del equipo de WhatsApp.
WhatsApp Bandeja de entrada del equipo de atención al cliente
Veamos ahora cómo las empresas pueden utilizar una bandeja de entrada compartida para mejorar el servicio al cliente a través de WhatsApp.
La automatización adecuada del chat en la bandeja de entrada de su equipo de WhatsApp ayuda a las empresas a mejorar el servicio de atención al cliente utilizando respuestas automáticas para gestionar las preguntas más frecuentes, liberando a los agentes para que se centren en cuestiones complejas.
Las consultas que no pueden gestionarse automáticamente pueden dirigirse al equipo adecuado mediante un menú de chat. A continuación, pueden asignarse por turnos para distribuir equitativamente la carga de trabajo o a los agentes con la conversación menos abierta para ofrecer un servicio al cliente eficiente.
También puede integrar su CRM existente en respond.io para permitir a los agentes de soporte crear tickets mientras chatean con los clientes sin abandonar la conversación.
La función Comentarios de respond.io permite a los agentes colaborar y resolver las consultas de forma más eficaz. Alternativamente, puede implementar un flujo de trabajo de escalado para escalar automáticamente las consultas complejas o de alta prioridad al equipo o agente adecuado.
¿Quiere un informe detallado sobre el rendimiento de sus agentes? Obtenga los datos de rendimiento de nuestro módulo de informes. Ahora sabrá exactamente cuántos contactos gestiona un agente y su eficacia a la hora de responder a los clientes y resolver las consultas.
Esperamos que este artículo te proporcione todo lo que necesitas saber sobre la bandeja de entrada de WhatsApp para equipos y cómo utilizarla con tu equipo. Conecta tu cuenta de WhatsApp Business API y crea tu bandeja de entrada compartida hoy mismo.
Lecturas complementarias
¿Busca más artículos sobre cómo WhatsApp beneficia a su empresa? Aquí tienes algunos blogs que pueden ayudarte.
- WhatsApp Marketing: Guía para una campaña de éxito
- Cómo utilizar WhatsApp para las ventas
- WhatsApp Atención al cliente: Utilice WhatsApp para obtener asistencia
