Las filtraciones de datos son demasiado frecuentes en el panorama actual de la mensajería. Desde Telegram y Facebook Messenger a Slackninguna empresa está a salvo de incidentes. Solo en 2023, hemos visto la asombrosa cifra de 8.000 millones de filtraciones de datos y ciberataques.
Pero estas estadísticas no tienen que ver con las cifras, sino que son una llamada de atención para que las empresas como la suya se tomen en serio la seguridad de los datos y la mensajería segura.
Aunque es imposible garantizar una protección completa contra las infracciones, puede minimizar el riesgo adoptando un enfoque de seguridad proactivo para proteger mejor a su organización y, lo que es más importante, a sus clientes.
¿Qué es la seguridad de los datos?
En esencia, la seguridad de los datos consiste en proteger su información digital.
Al igual que cuando guarda sus objetos de valor en un banco, la seguridad de los datos los mantiene a salvo de incidentes tanto malintencionados (por ejemplo, phishing) como no malintencionados (por ejemplo, errores humanos) a través de una serie de métodos como el control de acceso, el cifrado, la autenticación de dos factores y las auditorías de seguridad.
El nivel de diligencia que su organización debe poner en la seguridad de los datos variará mucho de un sector a otro. Por ejemplo, considere una institución financiera o un hospital que maneje datos personales sensibles. Las consecuencias potenciales de una brecha de seguridad son significativamente mayores para ellos, dada la necesidad de cumplir con regulaciones específicas, como la HIPAA y el GDPR, en comparación con una empresa familiar que vende electrónica usada a través de Facebook Marketplace.
Dicho esto, independientemente de su tamaño o sector, la seguridad de los datos debe ser una prioridad, ya que de ella depende la credibilidad de toda su empresa.
De la mensajería instantánea segura al correo electrónico: Por qué es importante la seguridad de los datos
Garantizar la seguridad de los datos no es negociable. El coste medio mundial de una violación de seguridad en 2023 fue de 4,45 millones de dólares. Además, un estudio de McKinsey reveló que el 87 % de los clientes afirma que no haría negocios con una empresa si tuviera dudas sobre sus prácticas de seguridad.
Estas dos estadísticas significan una cosa: no hay margen para el error, ya que es mucho lo que está en juego. La seguridad no es sólo un "nice to have", es una necesidad, ya que las consecuencias de equivocarse incluyen:
Costes financieros
Las infracciones no son baratas, y los costes financieros asociados pueden hacer estremecerse incluso a los conglomerados. Más allá de las sanciones legales y reglamentarias, hay que prever un gasto considerable en respuesta a incidentes, compensación a los clientes, gestión de crisis y desarrollo de una infraestructura de seguridad más actualizada.
Peor aún, si su organización cotiza en bolsa, una brecha casi siempre afectará al precio de sus acciones, haciendo caer su valor de mercado.
Repercusiones jurídicas
Las empresas tienen la obligación legal de tomar medidas claras para proteger los datos de sus clientes, e independientemente de que la violación haya sido intencionada o accidental, soportarán todo el peso de las sanciones.
Aunque las sanciones varían mucho en función de la jurisdicción y el sector específicos, las empresas pueden esperar una combinación de multas, sanciones reglamentarias, requisitos de notificación pública e incluso demandas individuales de los propios clientes.
Daños a la reputación
El alma de cualquier organización reside en sus clientes, ya que sin ellos no habría nadie a quien vender productos y servicios. Una brecha en la seguridad es también una brecha en la confianza de sus clientes. Nadie quiere que su información personal, ya sean direcciones o datos de tarjetas de crédito, caiga en malas manos.
Los clientes también hablan. Así que, además de llevarse su negocio a otra parte, no se sorprenda si empiezan a compartir sus experiencias con amigos y familiares, así como a través de reseñas negativas en línea y publicaciones en las redes sociales.
Mejores prácticas de seguridad de datos para la mensajería empresarial
Cada día se envían 23.000 millones de mensajes instantáneos y 361.600 millones de correos electrónicos, lo que debería convencerle de la monumental tarea que supone garantizar la seguridad de la mensajería de su empresa. Esto puede parecer desalentador, ya que su organización y su solución son tan buenas como la seguridad que las respalda, por lo que es aconsejable ir paso a paso.
Es imposible garantizar que todo lo que se envía y recibe sea hermético, pero siempre que mantenga estas prácticas clave, podrá agilizar considerablemente sus procesos de seguridad:
#1 Eduque a sus empleados y usuarios
El elemento humano suele ser el eslabón más débil en las violaciones de seguridad, ya que tanto los empleados como los clientes son igual de vulnerables. Para mitigarlo, plantéate impartir sesiones de formación exhaustivas y frecuentes sobre las mejores prácticas de seguridad de datos y mensajería segura.
Estas sesiones pueden incluir talleres sobre políticas de seguridad, concienciación sobre la suplantación de identidad e incluso medidas preventivas. Utilizar una combinación de seminarios web, boletines y plataformas interactivas de aprendizaje electrónico también ayuda a garantizar que su contenido sea accesible y atractivo para un público lo más amplio posible.
#2 Crear un plan de respuesta a incidentes
En caso de violación de la seguridad, cada minuto cuenta para controlar los daños y evitar que la situación empeore.
Los planes de respuesta a incidentes valen su peso en oro en este caso, ya que proporcionan una hoja de ruta clara que describe las acciones que deben llevarse a cabo y las partes interesadas con las que hay que ponerse en contacto durante una infracción. Desde la identificación del incidente hasta la recuperación y el tratamiento de los problemas de relaciones públicas, estos planes mantienen sistemático un asunto que, de otro modo, sería caótico.
#3 Realizar auditorías periódicas
Las empresas deben esforzarse siempre por alcanzar dos objetivos: mejorar continuamente sus prácticas de seguridad y minimizar la complacencia. Un método de eficacia probada para lograrlo son las auditorías internas de seguridad, que ayudan a los equipos a mantenerse alerta.
Las auditorías de seguridad evalúan si se cumplen las normas de seguridad establecidas e identifican posibles vulnerabilidades y lagunas que deben subsanarse antes de que puedan ser explotadas, lo que en última instancia le ayudará a evitar elevados costes en el futuro.
#4 Tener una política clara de seguridad de datos
Contar con una política de seguridad de datos clara y bien definida no sólo indica cómo cumplir las leyes y normativas, gestionar el uso y la recopilación de datos y definir quién tiene acceso a ellos. Indica a los clientes que está plenamente comprometido con la seguridad de sus datos y que es transparente al respecto, lo que en última instancia refuerza su reputación como organización responsable.
Dicho esto, una política sólo es eficaz si realmente se lee. Recuerde a su público: lo más probable es que no todos sean abogados, así que evite la jerga técnica y asegúrese de que su política está redactada en un lenguaje sencillo.
Qué buscar en una plataforma segura de mensajería y CRM
Podrías seguir al pie de la letra las prácticas recomendadas anteriormente, pero si la plataforma que utilizas es intrínsecamente vulnerable, no serviría de nada. La plataforma que elijas para interactuar con tus clientes es tan importante como las prácticas que implementes.
Para ayudarle a seleccionar la plataforma de mensajería más segura, hágase las siguientes preguntas sobre su elección:
¿Tiene cifrado de extremo a extremo?
Disponer de cifrado de extremo a extremo es imprescindible para proteger tus datos no sólo de entidades malintencionadas, sino de gobiernos e incluso grandes empresas. Este cifrado garantiza que los mensajes estén totalmente protegidos desde el momento en que se envían hasta que se entregan con éxito al destinatario, una característica especialmente importante para la comunicación.
¿Utiliza almacenamiento seguro en la nube?
Almacenar datos en la nube es cómodo y está muy extendido, y aunque puede ofrecer una protección de datos considerable hay que tener en cuenta que el nivel de seguridad depende totalmente del proveedor. Por ejemplo, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) y Amazon Web Services (AWS) son conocidos por ser algunos de los proveedores más reputados y seguros.
¿Es transparente sobre sus prácticas de seguridad de datos?
Una plataforma de mensajería verdaderamente segura será transparente en cuanto a sus prácticas de seguridad. Esto significa ir más allá de la mera declaración de sus procedimientos; también deberían discutir abiertamente cómo gestionan las violaciones, los protocolos de seguridad que utilizan y sus planes futuros para mejorar la seguridad.
¿Cuántos metadatos almacena?
Los metadatos, que incluyen ubicaciones, nombres, números de teléfono, historiales de Internet y mucho más, pueden revelar una cantidad asombrosamente grande de información cuando se juntan. Es fundamental saber exactamente cuántos datos almacena la plataforma y de qué tipo. Considera hasta qué punto te sientes cómodo con los datos que se recopilan antes de elegir una plataforma o CRM segura.
¿Tiene un historial probado?
Una buena plataforma de mensajería es más que las características anunciadas en una página. Debe tener un historial de pruebas, uso activo y aprobación por parte de clientes reales. Cuando investigues una plataforma potencial, asegúrate de visitar sitios de reseñas como G2 y Capterra para entender hasta qué punto es segura y fiable.
Exploración de las medidas de seguridad de Respond.io
Respond.io siempre ha dado prioridad a la seguridad con un enfoque meticuloso y proactivo, garantizando constantemente que todas las medidas adoptadas satisfagan las exigencias de la mensajería instantánea segura, tanto ahora como en el futuro.
Veamos ahora más de cerca algunas de las principales medidas de seguridad aplicadas el año pasado:
Certificación ISO 27001:2022
La certificación ISO 27001:2022, concedida por la Organización Internacional de Normalización (ISO), es una norma mundialmente reconocida que se centra en establecer, mantener y mejorar continuamente un sistema sistemático de gestión de riesgos para la seguridad de los datos.
Conseguir la certificación ISO 27001:2022 no es poca cosa. Pone de relieve un enfoque sofisticado y sistemático para proteger la información confidencial.
En agosto de 2023, respond.io logró un hito clave al obtener la certificación ISO 27001:2022, solidificando su inquebrantable compromiso de salvaguardar los datos de sus clientes frente a todo tipo de amenazas.
Para los usuarios actuales de respond.io , esta certificación supone algo más que tranquilidad. Significa una mayor confianza en las capacidades de la plataforma para proteger datos sensibles con los protocolos de seguridad y marcos de gestión de riesgos más estrictos, reduciendo significativamente el potencial de acceso no autorizado a los datos y las violaciones de datos.
Inicio de sesión único
Con el fin de mejorar las medidas de seguridad existentes y la experiencia del usuario, respond.io ha introducido la función de inicio de sesión único (SSO) SAML (Security Assertion Markup Language).
Esto agiliza enormemente la experiencia de inicio de sesión en los distintos servicios en línea y departamentos de una misma organización, ya que exige el uso de un único conjunto de credenciales. Pero más allá de la comodidad, el SSO elimina la necesidad de depender de múltiples contraseñas, reduciendo el riesgo de infracciones relacionadas con las contraseñas y ofreciendo una experiencia más fluida y segura para todos los usuarios.
Autenticación de dos factores
Añadiendo a su lista de sólidas medidas de seguridad, respond.io incorporó la autenticación de dos factores (2FA), reforzando aún más la seguridad al abordar las vulnerabilidades de la protección mediante contraseña únicamente.
La idea en la que se basa la 2FA es sencilla pero eficaz. Requiere que los usuarios, al introducir su contraseña, introduzcan un código proporcionado por una aplicación autenticadora externa en sus dispositivos móviles. Aunque esto pueda parecer una molestia, proporciona otra capa de defensa cuando las contraseñas caen en manos equivocadas.
En esencia, este proceso de verificación en dos pasos reduce la probabilidad de acceso no autorizado, reforzando la confianza del usuario en la seguridad de sus datos.
Enmascaramiento del número de teléfono y el correo electrónico
Ocultar el número de teléfono y la dirección de correo electrónico es una forma segura de protegerse de posibles amenazas, desde intentos de suplantación de identidad a ataques de ingeniería social o simple spam.
Esto se conoce como enmascaramiento y es una función introducida recientemente por respond.io.
Pero más allá del usuario medio, el enmascaramiento es especialmente valioso para quienes gestionan datos personales sensibles. En el mundo digital actual, en el que las filtraciones de datos son cada vez más frecuentes, la posibilidad de enmascarar los datos de contacto no es solo una comodidad; es una necesidad que dificulta que entidades no autorizadas se aprovechen de tus usuarios.
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Lecturas complementarias
Si le han parecido interesantes nuestras reflexiones sobre la seguridad de los datos, le invitamos a consultar las siguientes:
- Reconocimiento a la excelencia: Respond.io Certificación ISO
- Actualizaciones de diciembre de 2023: Autenticación de dos factores, incorporación mejorada a la plataforma y modo oscuro para respond.io - Inbox
- Actualizaciones de noviembre de 2023: Respond AI Agente, SAML Single Sign-on (SSO), mejora de la experiencia de mensajería de aplicaciones móviles y mucho más
