Automazione WhatsApp: 2 modi per farlo, utilizzare casi e 6 esempi

Uno dei maggiori vantaggi di utilizzare WhatsApp come canale di comunicazione per i clienti è la possibilità di automatizzare le attività ripetitive o che richiedono tempo attraverso l'automazione di WhatsApp. Ma per i principianti, l'idea potrebbe sembrare un po 'scoraggiante. In questa guida, spiegheremo i vantaggi dell'automazione WhatsApp Business, le opzioni di automazione per diverse dimensioni aziendali e come costruire il tuo bot di automazione WhatsApp.

Cos'è l'automazione WhatsApp?

In termini semplici, l'automazione di WhatsApp è l'automazione delle conversazioni su WhatsApp Business App o WhatsApp Business API. Grazie a esso, le aziende possono risparmiare tempo e risorse, migliorare i tempi di risposta e aumentare la soddisfazione dei clienti.

Micro e piccole imprese possono impostare l'automazione di base su WhatsApp Business App dal proprio telefono o desktop. Ciò include ad esempio messaggi di benvenuto e via via.

Questo diventa più complicato per le medie e grandi aziende che cercano di automatizzare attività aziendali ripetitive o complesse come chat routing e agente assegnazione. In passato, questo non era possibile a causa dei limiti dell'applicazione. Ma nel 2018, WhatsApp API è stato lanciato, mettendo fine a questo problema.

Vantaggi dell'automazione WhatsApp

A causa della crescente popolarità delle vendite conversazionaliesupporto, sempre più aziende utilizzano l'automazione per facilitare la comunicazione dei clienti su WhatsApp. L'automazione WhatsApp è in aumento. Ma perché? Qui ci sono solo alcuni dei benefici.

• Diminuisci i tempi di risposta - Le risposte automatiche di WhatsApp come i messaggi automatici di benvenuto e via migliorano i tempi di risposta e assicurano ai clienti che il loro messaggio è stato ricevuto.

• Riduce il carico dell'agente - L'automazione riduce il carico di lavoro gestendo alcune richieste dei clienti, come fornire risposte automatiche alle domande comuni attraverso un menu interattivo FAQ.

• Incrementa le conversioni di vendita - L'automazione di WhatsApp garantisce che solo gli agenti di portata dei lead qualificati, risparmiare tempo e consentire agli agenti di concentrarsi su reali opportunità di vendita.

• Increase Customer Satisfaction - Automation aiuta a indirizzare le conversazioni verso il team giusto più velocemente utilizzando moduli di sondaggio pre-chat per raccogliere i dati dei clienti e determinare gli scopi della conversazione. Questa tempestiva attenzione migliora la soddisfazione generale del cliente.

4 Casi di utilizzo per l'automazione WhatsApp

L'automazione WhatsApp offre vari metodi per le aziende per razionalizzare le loro operazioni. Come ci occuperemo più tardi, la maggior parte di questi metodi richiedono l'uso di API WhatsApp.

In primo luogo, è importante capire il ruolo delle API (Application Programming Interfaces) nell'automazione di WhatsApp. Le API consentono alle aziende di integrare i loro software o sistemi con la piattaforma WhatsApp, consentendo agli sviluppatori di creare soluzioni personalizzate per automatizzare le interazioni WhatsApp in diversi modi.

Esaminiamo alcuni dei modi in cui le aziende possono utilizzare l'automazione WhatsApp.

1. Chatbots

Questi agenti conversazionali automatizzati possono comprendere i comandi e le interrogazioni degli utenti. Sfruttando algoritmi di apprendimento automatico e elaborazione del linguaggio naturale (NLP), chatbots può fornire istantaneamente risposte predefinite o generate dall'IA ai clienti su WhatsApp.

2. Personalizzazione

Utilizzando i dati dei clienti e gli strumenti di coinvolgimento delle vendite, le aziende possono inviare trasmissioni WhatsApp su misura, offrire un'esperienza più coinvolgente e personalizzata per i loro clienti.

3. Workflow Automatizzati

Le aziende possono impostare flussi di lavoro su WhatsApp per automatizzare attività e processi specifici. Ciò comporta la definizione di regole e inneschi che avviano azioni automatiche basate su interazioni utente o altre condizioni predeterminate. Ad esempio, un flusso di lavoro automatizzato può essere creato per inviare automaticamente conferme dell'ordine o promemoria di appuntamenti ai clienti.

4. Aggiornamenti e notifiche

Le aziende possono pianificare automaticamente i messaggi WhatsApp per inviare aggiornamenti e notifiche ai clienti. Ciò include avvisi critici, promemoria di eventi e aggiornamenti dello stato degli ordini, garantendo la comunicazione in tempo reale con i clienti su informazioni importanti.

Ora che conosci i vantaggi e i casi di utilizzo, ci immergeremo in come fare WhatsApp automazione.

2 Metodi per fare WhatsApp Automation

L'automazione dei messaggi WhatsApp dipende dalla soluzione che stai utilizzando, in quanto il processo non è lo stesso per l'app WhatsApp Business e l'API WhatsApp Business.

Quando si decide tra l'applicazione WhatsApp Business e l'API WhatsApp per l'automazione, è fondamentale per comprendere le differenze di caratteristiche e capacità di ogni piattaforma. Successivamente, forniremo un confronto dettagliato per aiutarti a prendere una decisione informata.

Metodo 1: Automatizzare WhatsApp attraverso WhatsApp Business App

Il metodo più semplice per automatizzare WhatsApp è con l'app WhatsApp Business. Questa app è gratuita ed è la migliore per le piccole imprese con pochi utenti che richiedono solo automazione di base.

Metodo 2: Automatizzare WhatsApp attraverso WhatsApp Business API

WhatsApp Business API offre le opzioni di automazione avanzate di medie e grandi esigenze aziendali. Per utilizzarlo, dovrai scegliere una WhatsApp BSP e iscriverti a una piattaforma di gestione delle conversazioni.

WhatsApp Business App vs WhatsApp Business API - 5 Differenze

WhatsApp Business App	WhatsApp API
Automazione Risposta Di Base	Automazione Di Risposta Avanzata
Nessun Monitoraggio Delle Prestazioni Di Conversazione	Monitoraggio Delle Prestazioni Della Conversazione
Nessuna integrazione con Chatbots	Integrazione Chatbot
Nessun Menu Interattivo	Menu Interattivi Personalizzabili
Nessun Workflow Automatico	Supporta Flussi Di Lavoro Automatici

#1 Automazione Risposta

L'app WhatsApp Business fornisce un'automazione di base della risposta, adatta per risposte automatiche semplici. Al contrario, WhatsApp API offre un'automazione avanzata della risposta, consentendo interazioni automatizzate più complesse e sofisticate.

#2 Monitoraggio Delle Prestazioni Della Conversazione

L'app WhatsApp Business non offre funzionalità per monitorare le prestazioni delle conversazioni, rendendo difficile misurare e analizzare l'efficacia dell'interazione. WhatsApp API, tuttavia, include il monitoraggio delle prestazioni della conversazione, consentendo alle aziende di monitorare e ottimizzare le loro interazioni con i clienti.

#3 Integrazione Chatbot

L'app WhatsApp Business non è integrata con i chatbot, limitandone la capacità di gestire l'assistenza clienti automatizzata. Al contrario, WhatsApp API supporta l'integrazione di chatbot, fornendo una soluzione più solida per il servizio clienti automatizzato.

#4 Interactive Menus

L'app WhatsApp Business non supporta i menu interattivi, riducendo il potenziale di interazione con i clienti. D'altra parte, WhatsApp API consente di personalizzare menu interattivi, migliorando l'esperienza utente con una comunicazione più interattiva e guidata.

#5 Flussi Di Lavoro Automatici

Anche se l'applicazione WhatsApp Business non supporta i flussi di lavoro automatizzati, WhatsApp API fa, consentendo alle aziende di automatizzare attività e processi specifici per migliorare l'efficienza.

Con questa comprensione, lascia che's esplori come creare l'automazione WhatsApp utilizzando l'app WhatsApp Business.

Come impostare WhatsApp Automazione con WhatsApp Business App

L'app WhatsApp Business ha alcune funzionalità di automazione di base che sono gratuite da usare: messaggi di saluto e messaggi di distanza. Vediamo come assomigliano.

1. Messaggi Di Saluto

I messaggi di saluto sono una delle caratteristiche più basilari che le aziende utilizzano. I clienti apprezzano un caloroso messaggio di benvenuto, e ci sono diversi vantaggi commerciali per l'utilizzo dei messaggi di saluto WhatsApp.

Se abilitato, questi messaggi di saluto vengono inviati ai clienti che ti inviano un messaggio per la prima volta o dopo 14 giorni di inattività. I messaggi di saluto sono personalizzabili e puoi selezionare chi li riceve dalla tua rubrica.

Impostare i messaggi di auguri nell'app WhatsApp Business è abbastanza facile. È possibile personalizzare il tuo messaggio di saluto WhatsApp per soddisfare scopi specifici e applicare le migliori pratiche raccomandate per sfruttare al meglio il messaggio.

2. Messaggi Assenti

A meno che il vostro business possa garantire risposte immediate a tutti i messaggi in entrata, si dovrebbe avere un modo per gestire le aspettative di tempo di attesa.

Se abilitato, i messaggi di distanza WhatsApp vengono inviati ai clienti che contattano il tuo business al di fuori dell'orario di lavoro o quando non sei disponibile. Nell'app WhatsApp Business puoi definire la tua disponibilità impostando il tuo programma.

Limitazioni dell'automazione WhatsApp con WhatsApp Business App

Con solo 2 tipi di risposte automatiche, l'app WhatsApp Business è adatta solo per le piccole imprese. Ricordiamo alcuni dei suoi altri limiti.

• Automazione Risposta Di Base

• Nessun Monitoraggio Delle Prestazioni Di Conversazione

• Nessuna integrazione con Chatbots

• Nessun Menu Interattivo

• Nessun Workflow Automatico

Le imprese di medie e grandi dimensioni beneficeranno di uno strumento di automazione WhatsApp più potente come WhatsApp Business API.

La Soluzione? Impostare WhatsApp Business Automation con WhatsApp API

Le aziende che cercano di implementare l'automazione avanzata API WhatsApp con respond.io bisogno di soddisfare 2 requisiti:

1. Registrati per un account respond.io

2. Connect WhatsApp API to respond.io

Per gli utenti respond.io, il modulo dei flussi di lavoro è il luogo in cui costruire un bot di automazione WhatsApp. Questo modulo è disponibile in tutti i piani respond.io.

In primo luogo, dovrai prima acquisire alcune conoscenze di base di in entrata Workflow di conversazione. Se hai già familiarità con questo, ecco alcune dell'automazione WhatsApp che puoi costruire dal modulo dei flussi di lavoro.

1. Messaggi Di Saluto

I messaggi di saluto per WhatsApp possono essere creati da zero o da un modello di flusso di lavoro come l' Messaggio di benvenuto o Messaggio di benvenuto & Chiedi email modelli.

Scegliendo questi ultimi, gli indirizzi email ustomer cvengono salvati come Campi di contatto per riferimenti futuri. Le richieste via e-mail verranno inviate solo ai clienti i cui indirizzi e-mail non sono stati'registrati in precedenza, per evitare di porre domande ripetitive e di infastidirli.

Per implementare messaggi di saluto esclusivamente per WhatsApp, sostituire il canale Last Interacted nella Invia un messaggio Step con il tuo canale API WhatsApp.

Inoltre, è possibile personalizzare i messaggi di benvenuto WhatsApp utilizzando le variabili dinamiche . Per esempio, utilizzare la variabile dinamica $contact.firstname per salutare personalmente i clienti e creare una prima impressione amichevole.

Salutare i clienti è importante, ma così è gestire le loro aspettative. Successivamente, spiegheremo come utilizzare i flussi di lavoro per creare un messaggio di distanza WhatsApp.

2. Messaggi Assenti

Per creare un messaggio WhatsApp via con respond.io, creane uno da zero o scegli un modello Workflow.

Scegli il modello Away Message per inviare automaticamente una notifica ogni volta che un cliente inizia una conversazione. Il flusso di lavoro deve essere acceso e spento manualmente, quindi è adatto per le aziende che offrono supporto 24/7 e raramente non sono disponibili.

Al contrario, utilizzare il modello Away Message with Business Hours per inviare automaticamente un messaggio WhatsApp al di fuori delle ore operative. Devi solo inserire il tuo orario di lavoro nel Data & Ora Fase per definire quando i messaggi saranno inviati.

Finora, abbiamo spiegato come salutare i clienti WhatsApp che aprono una conversazione con voi. Facciamo un passo avanti creando un bot di domande per porre automaticamente le domande dei clienti.

3. Fai una domanda

Il modo più semplice per costruire un bot di domande con respond.io Workflow è attraverso la Fai una domanda Passo. Questo passo ha diverse sottocategorie per formulare diversi tipi di domande, come quelli con risposte a scelta multipla, testo o valutazioni da 1-5 come risposte.

Ci sono molteplici motivi per cui un business potrebbe porre domande ai clienti quando si rivolgono su WhatsApp. Alcune aziende piace avere un metodo di contatto di ripiego per raggiungere i clienti dopo che la conversazione è chiusa, quindi potrebbero chiedere un indirizzo email.

Anche se le domande aperte sono difficili da categorizzare e tabulare, le aziende possono utilizzarli per raccogliere dati qualitativi e approfondimenti sul comportamento dei clienti. Ad esempio, un'azienda può chiedere ai clienti Quali sono stati i motivi principali per cui hai scelto il nostro servizio?

Per risolvere le richieste ricorrenti dei clienti sul posto, le aziende possono creare FAQ automatiche utilizzando il tipo di domanda a scelta multipla. Questo può fornire risposte immediate a richieste comuni su prezzi, termini e condizioni o costi di spedizione.

I sondaggi CSAT sono utilizzati per misurare il livello di soddisfazione delle esperienze dei clienti dopo una specifica interazione con un'azienda. È possibile costruire un semplice flusso di lavoro per creare sondaggi CSAT e salvare le risposte su fogli Google o un magazzino dati .

Infine, un Fai una Domanda Passo può essere utilizzato per indirizzare i clienti verso il team giusto e auto-assegnarli agli agenti disponibili in base alle risposte fornite. Vediamo come è fatto.

4. Assegna chat agli agenti

Le aziende con numerose conversazioni quotidiane che utilizzano WhatsApp Business con più utenti non possono semplicemente affidarsi agli agenti che selezionano manualmente e risolvono le conversazioni. Hanno bisogno di una soluzione commerciale per instradare le conversazioni e assegnarle agli agenti automaticamente.

Con risposta. o, è possibile costruire il proprio routing Workflow da zero o scegliere un modello di Workflow come Multi-team Routing: Shifts, che è ideale per le aziende con diversi team che lavorano 24 ore su 24 che vogliono assegnare conversazioni per turno.

Multi-Team Routing: Multiple Choice by Contact è un modello di Workflow creato per le aziende che preferiscono indirizzare i clienti in base alle funzioni del team come richieste di vendita o di supporto.

Quando si tratta di assegnazione automatica dell'agente, I modelli di workflow ti aiuteranno a iniziare con 2 logiche tra cui scegliere: Round-robin per assegnare le conversazioni in modo uguale tra gli agenti o almeno aprendo i contatti per un servizio più veloce da parte degli agenti.

5. Integrare con il software 3rd-Party

Con respond.io’s HTTP Request Step in Workflows, le aziende possono eseguire callback a applicazioni di terze parti per trasferire i dati tra di loro e respond.io. Questi sono alcuni casi di uso comune:

• Connect a WhatsApp CRM to respond.io

• Invia le notifiche automatiche Slack

• Qualifica i lead sugli strumenti di arricchimento dati

• Creare offerte in vendita CRM o biglietti in supporto CRM

• Salva i risultati CSAT in un magazzino dati o in Google Sheets

Ma c’è di più: Connecting respond.io to Zapier vi darà accesso a più di 5.000 app integrazioni. Strumenti di analisi, applicazioni di calendario, database… tu lo nomi. E proprio come respond.io's Workflows, l'automazione Zapier non richiede codice.

6 Esempi di automazione WhatsApp in diversi settori

1. Assistenza sanitaria.

Healthcare business può migliorare significativamente le loro operazioni con l'automazione WhatsApp. Le sale d'attesa virtuali tengono i pazienti informati e riducono il sovraffollamento fisico.

L'automatizzazione della raccolta dei dati di pre-consultazione garantisce che i fornitori di assistenza sanitaria siano ben preparati, migliorando l'efficienza. I casi semplici possono essere risolti rapidamente, liberando tempo per questioni più complesse. I casi complessi possono essere escalated senza soluzione di continuità a specialisti, garantendo ai pazienti di ricevere le cure migliori.

Inoltre, automatizzare l'instradamento del paziente e l'assegnazione dell'agente consente un monitoraggio e un follow-up efficaci, garantendo il rispetto dei piani di trattamento e degli appuntamenti.

2. Educazione

L'automazione di WhatsApp può migliorare notevolmente l'efficienza delle istituzioni educative. Rispondere rapidamente ai lead impazienti durante la stagione delle ammissioni assicura che non si perda piombo a causa di ritardi.

Utilizzando Respond AI, il principale chatbot per l'istruzione, le istituzioni possono fornire risposte istantanee a richieste di informazioni e raccogliere dati 24/7 prima che un agente umano passi in. L'automazione può anche filtrare lo spam, consentendo agli agenti di concentrarsi su interazioni significative.

Semplificare i processi dalle iscrizioni agli eventi per iscriversi è senza soluzione di continuità con l'integrazione nei sistemi di gestione degli studenti, CRM e ERP. Inoltre, l'invio di dettagli sugli eventi, promemoria e sondaggi automatizzati sulla soddisfazione degli studenti garantisce una comunicazione efficace e un miglioramento continuo.

3. Vendita al dettaglio.

Ecco come l'automazione WhatsApp può migliorare significativamente le operazioni di vendita al dettaglio. Per iniziare, l'integrazione del vostro ERP o le vendite CRM consente il recupero dei dati in tempo reale e la generazione di offerte durante le conversazioni.

Automatizzare il gasdotto di vendita, da condurre la qualificazione a recupero del carrello abbandonato, aumenta l'efficienza. Ad esempio, la creazione di percorsi VIP fornisce un servizio dedicato per clienti di alto valore e migliora la soddisfazione del cliente. Inoltre, offrendo supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite le FAQ automatiche e l'accesso all'agente umano garantisce un'assistenza continua.

Integrare il tuo supporto CRM facilita la creazione di ticket durante le conversazioni. Inoltre, automatizzare i processi come l'escalation del supporto e l'invio di sondaggi NPS o CSAT semplifica le operazioni e migliora l'esperienza complessiva del cliente.

4. Settore automobilistico.

Le aziende del settore automobilistico possono utilizzare l'automazione WhatsApp per rispondere immediatamente alle richieste di vendita. Quando i clienti stanno acquistando una macchina, spesso stanno facendo molte domande. Una risposta rapida e dettagliata può fare tutta la differenza nella loro decisione di entrare e prendere un test drive.

Se un potenziale cliente non ha bisogno di parlare con un venditore e vuole semplicemente recarsi nello showroom, puoi anche automatizzare le prenotazioni degli appuntamenti. I potenziali clienti possono prenotare un intervallo di tempo senza dover aspettare, e questo libera anche il tempo degli agenti di vendita in modo che possano concentrarsi sui clienti che sono pronti ad acquistare.

Le trasmissioni mirate per i clienti passati aiutano anche a mantenere la vostra attività al top della mente. Ad esempio, uno dei nostri clienti nel settore automobilistico ritarda coloro che hanno fatto un acquisto 5 anni fa. Questa è una strategia efficace a lungo termine come la maggior parte delle persone non sarà sul mercato per un'auto ogni anno, ma un promemoria personalizzato può rendere il vostro business la loro prima scelta.

5. Servizi professionali.

Una varietà di fornitori di servizi professionali sfruttano WhatsApp per automatizzare le prenotazioni. Che si tratti di un lavoro di pulizia o di un photoshoot,  che consente ai clienti di prenotare su WhatsApp semplifica il processo di pianificazione.

Invia promemoria automatici e clienti di segmento in base ai servizi passati che hanno usato per reimpostare con le ultime promozioni e guadagnare attività di ripetizione.

E 'anche utile inviare sondaggi CSAT dopo ogni servizio completato per identificare le aree di miglioramento per mantenere i clienti tornare indietro.

6. Agenzia Di Viaggi

Le agenzie di viaggio possono utilizzare l'automazione WhatsApp per rispondere alle FAQ sulle politiche e sui pacchetti in modo da ottenere le risposte immediate di cui hanno bisogno.

Quando i lead sono pronti a prenotare un pacchetto o hanno domande più specifiche che le FAQ non possono rispondere, impostare l'automazione per assegnarli ad un agente. Ad esempio, alcune aziende possono inviare i clienti al prossimo agente disponibile mentre altre possono assegnare ad un agente specializzato in determinate destinazioni.

Una volta che un lead è diventato un cliente, puoi pianificare i messaggi di WhatsApp per tenerli aggiornati con promemoria e notifiche sui loro piani di viaggio.

Migliora la tua produttività attraverso WhatsApp Automation con Respond.io

Sei pronto a configurare l'automazione WhatsApp? Se sei una micro o piccola impresa che utilizza l'app WhatsApp Business per la comunicazione con il cliente, le funzionalità di automazione in-app gratuite possono bastare.

Tuttavia, per la maggior parte dei casi di utilizzo che abbiamo mostrato, medie o grandi aziende hanno bisogno di collegare WhatsApp API a una piattaforma di messaggisticaomnichannelcon un potente costruttore di workflow per sistematizzare le attività che richiedono tempo e gestire un gran numero di messaggi in modo efficiente.

Per iniziare a sfruttare i vantaggi dell'automazione WhatsApp,prova a rispondere. o gratis or contattaci per una demo personalizzata.

Domande Frequenti Di Automazione WhatsApp

Come inviare messaggi automatizzati WhatsApp?

1. Apri l'app WhatsApp Business.

2. Tocca altre opzioni. > Business tools > Messaggio assente.

3. Attiva Invia via messaggio.

4. Sotto il messaggio Assente, tocca il messaggio per modificarlo, quindi tocca OK.

5. Tocca Pianifica per pianificare il tuo messaggio assente. ...

6. Tocca Destinatari per determinare chi dovrebbe ricevere il tuo messaggio di distanza. ...

7. Tocca Salva.

È possibile inviare masse di messaggi attraverso l'automazione WhatsApp?

Sì. Anche se questo non è possibile con l'applicazione WhatsApp Business, è possibile automatizzare i messaggi di massa WhatsApp con WhatsApp Business API — noto anche come WhatsApp Business Platform.

Come posso integrare WhatsApp con il mio CRM?

1. Scegli la piattaforma CRM giusta. Assicurati che la tua piattaforma CRM supporti l'integrazione di WhatsApp.

2. Configura l'API WhatsApp Business.

3. Definire flussi di lavoro di comunicazione.

4. Addestra la tua squadra.

5. Monitorare e analizzare le prestazioni.

L'automazione WhatsApp può gestire complesse richieste dei clienti?

I chatbot di WhatsApp possono certamente risolvere molte richieste dei clienti più rapidamente e in modo più efficace degli agenti umani. Tuttavia, alcune domande complesse dei clienti richiedono sensibilità e pensiero critico. Ecco perché dovresti sempre offrire ai clienti un percorso di escalation verso un agente umano.

Quali strumenti sono disponibili per l'automazione WhatsApp?

Negli ultimi anni, chatbot e soluzioni di automazione per WhatsApp si sono moltiplicate. Dalla vasta gamma di scelte, si consiglia di utilizzare respond.io. Progettato e al prezzo per aziende di tutte le dimensioni, offre funzionalità avanzate di automazione WhatsApp e molto di più!

Come posso iniziare con WhatsApp Business API?

Per iniziare con WhatsApp Business API, dai un'occhiata alla nostra guida one-stop: Come ottenere WhatsApp API.

Ulteriori letture.

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• WhatsApp Green Tick: Una Guida alla Verifica della tua Azienda WhatsApp.

• 6 WhatsApp alternative per le imprese

• WhatsApp Marketing in 5 Passi: Una guida dettagliata (+Esempi)