Müşteriler için hiçbir şey mesajlarının göz ardı edilmesinden daha sinir bozucu olamaz. Onları yüzüstü bırakırsanız müşteri bile kaybedebilirsiniz. Müşterilere hızlı bir yanıt vermek her zaman mümkün olmasa da, onlara her zaman bir Dışarıda Mesaj gönderebilirsiniz. Burada, işletmeler için Uzakta Mesajının temellerini ve respond.io adresini kullanarak Uzakta Mesajlarını nasıl ayarlayacağınızı öğreneceksiniz.
İş Dünyası için Dışarıda Mesajı: Temel Bilgiler
İşletmenize mesaj gönderen müşteriler sizden hızlı bir şekilde geri dönüş bekler. Ancak müşterilerinize ne kadar bağlı olursanız olun, mesajlara cevap vermek için günün 24 saati müsait olamayacaksınız. İşte bu noktada Dışarıda Mesajları devreye girer.
İş için Dışarıda Mesajı Nedir
İşletmeler için Dışarıda Mesajı, müşterilerle hemen ilgilenemediğinizde onlara gönderilen otomatik, önceden tanımlanmış yanıttır. Müşterinizin mesajını aldığınıza dair bir onay görevi görür.
İşletmeler için bir Dışarıda Mesajının içeriği duruma göre değişir, ancak genellikle iki bilgi içerir - soruyla neden şimdi ilgilenemeyeceğiniz ve müşterilerin ne zaman yanıt bekleyebileceği.
İş İçin Neden Dışarıda Mesajları Kullanmalısınız?
İş için bir Dışarıda Mesajı oluşturmanızın birçok nedeni vardır. Yeni başlayanlar için, Dışarıda Mesajları eninde sonunda yanıt vereceğinize dair güvence sağlar. Dışarıya Mesaj olmadan, müşteriler onları kasıtlı olarak görmezden gelip gelmediğinizi merak edeceklerdir.
Ayrıca, Uzakta Mesajı, hızlı yanıt verememenin bir nedenini sunarak şeffaflık sağlar. Müşterilere karşı şeffaf olmak güven oluşturmak için önemlidir.
Otomatik Uzakta Mesajı, müşterilere tahmini bir yanıt süresi vererek doğru beklentileri de belirler. Müşterilerin sorunlarının bir gün içinde çözülmesini beklediği, ancak bunun yerine yanıt almak için bir hafta beklediği durumlardan kaçınmaya yardımcı olur.
Son olarak, Uzakta Mesajları olumlu bir marka deneyimi oluşturur. Uzakta Mesajı göndermek önemsediğinizi gösterir ve bu da markanızla ilgili olumlu bir imaj geliştirmenize yardımcı olur. Artık Uzakta Mesajlarının önemini bildiğinize göre, bir Uzakta Mesajı yazmak için en iyi uygulamaları öğrenelim.
İş İçin Dışarıya Mesaj Yazmak İçin En İyi Uygulamalar
İş için bir Dışarıya Mesaj yazarken, mesajın otomatik olarak oluşturulduğuna dair bazı işaretler vermek iyi bir uygulamadır. "Bu bir otomatik yanıttır" gibi basit bir cümle yeterli olacaktır. Ya da mesajın başına 🤖 gibi bir robot emojisi ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, hemen yanıt veremediğiniz için özür dilemelisiniz. Özür dilemek uzun bir yol kat eder - doğru yapıldığında müşterinin hayal kırıklığını ve öfkesini hafifletebilir. En iyi özürler empatik ve spesifiktir. "Rahatsızlık için özür dilerim" gibi aşırı kullanılan ifadelerden kaçının.
Son olarak, müşteriyi Dışarıda Mesajlarına yanıt olarak ilgili ayrıntıları bırakmaya teşvik etmelisiniz. Bu bir hesap numarası, sipariş numarası veya daha hızlı çözüme götürecek başka herhangi bir bilgi olabilir.
Kurallar, ister WhatsApp Uzakta Mesajı ister Facebook Uzakta Mesajı olsun, tüm Uzakta Mesajı türleri için geçerlidir. Artık etkili bir iş Uzakta Mesajı yazmayı öğrendiğinize göre, respond.io adresinde nasıl Uzakta Mesajı göndereceğiniz konusunda size yol göstereceğiz.
İş İçin Dışarıda Mesaj Oluşturmanın 4 Yolu
Kullandığınız herhangi bir mesajlaşma uygulamasında her zaman yerel olarak bir Uzakta Mesajı oluşturabilirsiniz. Örneğin, WhatsApp Business'ta bir Uzakta Mesajı oluşturabilirsiniz. Ancak, yoğun mesajlaşma uygulaması kullanıcıları kanallarını ve mesajlarını respond.io adresinden yönetmekten faydalanabilir.
Respond.io'in İş Akışları, Dışarıya Mesaj göndermek için çok sayıda olanak sunar. İş Akışları, bir Kişi sizinle yeni bir Görüşme başlattığında tetiklenen gelişmiş otomasyonlardır. Aşağıda, farklı İş Akışları aracılığıyla Uzakta Mesajlarını nasıl göndereceğiniz konusunda size yol göstereceğiz.
İş İçin Basit Bir Açık/Kapalı Dışarıda Mesajı Gönderin
Tek girişimciler tarafından yönetilen mikro şirketler, Açık/Kapalı İş Akışı aracılığıyla Dışarıda Mesajı gönderebilir. Mesajları yanıtlamak için sabit bir zamanları olmayan tek girişimciler, günün nasıl geçtiğine bağlı olarak Dışarıda Mesajını açma veya kapatma esnekliğine ihtiyaç duyarlar.
Bu İş Akışı açıldığında, bir Görüşme başlatan herhangi bir Kişi Uzakta Mesajını alacaktır. Yanıt vermeye hazır olduğunuzda, Uzakta Mesajları göndermeyi durdurmak için İş Akışını kapatmanız yeterlidir.
Bir Açık/Kapalı İş Akışı oluşturmak hızlı ve kolaydır - tek yapmanız gereken Konuşma Açma tetikleyicisini seçmek ve bir Uzakta Mesajı oluşturmaktır. Uzakta Mesajını isteğe bağlı olarak etkinleştirebilir ve devre dışı bırakabilirsiniz. Bir programınız yoksa en esnek seçenek budur.
İş Akışını günde birkaç kez manuel olarak açıp kapatmanız gerektiğini ve bunun oldukça zahmetli olabileceğini unutmayın. Her zaman açık Dışarıda Mesaj İş Akışının nasıl kurulacağını öğrenmek için okumaya devam edin.
Temsilciler Çevrimdışı Olduğunda Uzakta Mesajları Gönderin
respond.io adresinde, hiçbir temsilci çevrimiçi olmadığında Dışarıda Mesajları göndermek için bir İş Akışı oluşturabilirsiniz. Bu yaklaşım, birden fazla müşteri temsilcisi olan şirketler veya müşteri temsilcilerinin esnek çalışma saatlerine sahip olduğu işletmeler için idealdir.
Bu İş Akışı ile, bir İrtibata yalnızca çevrimiçi müşteri temsilcileri atanacaktır. Bu, oturumu kapatan veya kendilerini Meşgul olarak ayarlayan görev dışı müşteri temsilcilerini hariç tutar. Belirli bir süre sonra çevrimiçi müşteri temsilcisi yoksa, bir Dışarıda Mesajı gönderilecektir.
İş Akışı sizi Dışarıda Mesajını manuel olarak açıp kapatma zahmetinden kurtarır. İş Akışı ile ilgili bir başka harika şey de, temsilcilerin çevrimiçi olmak için sabit zamanları olmadığında bile güvenilir bir şekilde çalışacak olmasıdır.
Ancak sabit bir program olmadan, yanıt süresini doğru bir şekilde tahmin etmek zordur. Planlanmış zamanlarda Uzakta Mesajları göndermek istiyorsanız, aşağıdaki İş Akışını göz önünde bulundurun.
Mesai Saatleri Dışında Dışarıya Mesaj Gönderin
Respond.io mesai saatleri dışında Dışarıda Mesajları gönderen bir İş Akışı oluşturmanıza olanak tanır. Bu yaklaşım, şirketinizin sabit çalışma saatleri olan bir temsilci ekibi varsa veya müşteriler çalışma saatleri dışında işletmenize mesaj gönderdiğinde harika çalışır.
Kişiler mesai saatleri dışında size mesaj gönderdiklerinde Dışarıda Mesajını alacaklardır. Çalışma saatlerini değiştirmeye karar verirseniz veya yaklaşan bir resmi tatil olduğunda güncellemeniz gerekir.
Herkes çalışma saatlerinize aşina olmayabilir. Mesai saatleri dışında bir Dışarıda Mesajı göndermek, Kişilere çalışma saatlerinizi hatırlatmaya yardımcı olur. Aynı zamanda, müşteriler için net bir yanıt süresi beklentisi oluşturur.
Ancak bu yaklaşımın iki dezavantajı vardır. Birincisi, flextime temsilcileri mesai saatleri dışında çalışmaya devam etse bile Kişiler Dışarıda Mesajları alacaktır.
İkinci olarak, bir müşteri temsilcisi beklenmedik bir şekilde izne ayrılırsa, bir Dışarıda Mesajı gönderilmez ve kişiler bir yanıt bekler. Yöneticiler, temsilciyi geçici olarak kaldırabilir, böylece kendisine yeni Görüşmeler atanmaz.
Özel Temsilci Müsait Olmadığında Uzakta Mesajları Gönderin
Özel müşteri temsilcisi müsait olmadığında Kişilere Dışarıda Mesajı gönderebilirsiniz. Bu yöntem, Sohbet Yönlendirme aracılığıyla en üst düzey abonelik planındaki yüksek değerli müşteriler gibi belirli müşterilere özel destek sunan şirketler için tasarlanmıştır.
Müşteriler mesai saatleri dışında özel temsilcilerine mesaj gönderdiklerinde bir Dışarıda Mesajı alacaklar. Ardından, müşteriler vardiyada olan bir destek temsilcisiyle konuşmak veya özel temsilcilerine mesaj bırakmak arasında seçim yapabilecekler.
Bu İş Akışı, özel temsilciler müsait olmadığında bile yüksek değerli müşterilere anında yanıt vermenizi sağlar. Ayrıca, temsilcinin tekrar ne zaman müsait olacağını söyleyerek müşteriler için doğru beklentileri belirler.
Ancak, her müşteri temsilcisi için farklı Şubeler oluşturmanız gerektiğinden İş Akışını oluşturmak zaman alıcıdır.
Respond.io iş için bir Dışarıda Mesajı oluşturmak için çok sayıda olanak sunar. Yukarıdaki örneklerin yanı sıra, iş ihtiyaçlarınıza en uygun özelleştirilmiş bir İş Akışı da oluşturabilirsiniz.
Daha Fazla Okuma
İşletmeler için Dışarıda Mesaj hakkında bilmeniz gereken her şey bu kadar. Bu makaleyi beğendiyseniz ve İş Akışları hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, şu makalelerimize göz atın:
