Nền tảng chat AI nào có thể kết nối các yêu cầu từ khách và việc theo dõi đặt phòng với hệ thống quản lý cơ sở lưu trú?

Trợ lý AI có thể trả lời câu hỏi của khách dựa trên dữ liệu đặt phòng từ PMS đã kết nối

Khách có thể hỏi về hướng dẫn nhận phòng, Wi‑Fi, tiện nghi hoặc chính sách của cơ sở trước và trong thời gian lưu trú. Respond.io Trợ lý AI sử dụng nguồn kiến thức được phê duyệt để trả lời những câu hỏi thường gặp này trực tiếp trong WhatsApp, Instagram, email hoặc các ứng dụng nhắn tin được kết nối khác, mà không cần nhân viên phải sao chép trả lời thủ công giữa các công cụ.

Đối với các câu hỏi liên quan đến đặt chỗ, chẳng hạn như việc đặt phòng đã được xác nhận hay những sắp xếp khi đến đã được ghi nhận, một API PMS được cấu hình hoặc kết nối middleware cùng với HTTP requests AI skill cho phép một Trợ lý AI truy xuất chi tiết đặt phòng hiện tại, diễn giải phản hồi và trả lời khách trong cùng cuộc trò chuyện. Nếu không có kết nối đó, AI không thể xác minh trạng thái đặt phòng trực tiếp hoặc tình trạng phòng.

Tin nhắn của khách từ WhatsApp, Messenger, TikTok, email, SMS và các kênh tùy chỉnh đều hiển thị trong một Inbox dành cho nhóm

Khách có thể hỏi về tình trạng sẵn có qua email, tiếp tục trao đổi trên Instagram và nhắn tin lại trên WhatsApp trong thời gian lưu trú. Respond.io gom các kênh nhắn tin đã kết nối vào một Inbox, bao gồm tin nhắn từ các kênh tùy chỉnh, giúp quản lý tài sản, nhân viên đặt phòng và đội lễ tân thấy ai đang chịu trách nhiệm cho cuộc trò chuyện và những gì đã được thảo luận.

Hồ sơ từ các kênh khác nhau có thể được gộp, để các tương tác của khách trên tất cả ứng dụng đều hiển thị trong một luồng hội thoại. Điều đó cho phép nhân viên tiếp tục xử lý yêu cầu đặt phòng hoặc yêu cầu của khách mà không mất ngữ cảnh khi khách chuyển kênh hoặc khi nhân viên khác tiếp quản.

Thay đổi đặt phòng có thể kích hoạt các hành động theo dõi thông qua tích hợp PMS đã cấu hình

Khi một đặt phòng được tạo, thay đổi hoặc xác nhận trong hệ thống quản lý cơ sở lưu trú, một tích hợp đã được cấu hình có thể chuyển sự kiện đó đến respond.io. Sau khi hồ sơ khách được ghép với một liên hệ, một Workflow có thể gửi thông tin liên quan về việc khách đến, phân công theo dõi cho nhân viên hoặc cập nhật thông tin liên hệ bằng dữ liệu đặt phòng được cung cấp.

Việc tích hợp xác định các sự kiện và trường đặt phòng nào được trao đổi. Respond.io không tự quản lý tình trạng phòng, tồn kho đặt phòng hay trạng thái đặt chỗ; những mục đó vẫn nằm trong hệ thống quản lý cơ sở lưu trú.

Trợ lý AI thu thập yêu cầu của khách và chuyển cho bộ phận đặt phòng, lễ tân hoặc vận hành

Các đội quản lý cho thuê ngắn hạn và dịch vụ lưu trú xử lý nhiều việc hơn là chỉ đặt phòng ban đầu. Khi khách yêu cầu đón sân bay, nhận phòng sớm hoặc cần trợ giúp trong thời gian lưu trú, một Trợ lý AI có thể thu thập chi tiết yêu cầu, cập nhật trường liên hệ và phân công cuộc trò chuyện cho bộ phận đặt phòng, lễ tân hoặc vận hành. Nó cũng có thể để lại ghi chú chuyển giao nội bộ để nhân viên tiếp theo biết khách cần gì.

Đội có thể tiếp tục sử dụng Workflows cho phân công theo luật và ghi chú nội bộ và cộng tác viên để phối hợp. Thông tin đặt phòng được truy xuất từ PMS giúp nhân viên đánh giá yêu cầu mà không cần chuyển đổi hệ thống.

Nai Hospitality sử dụng phân công tự động để chuyển các yêu cầu giữa bộ phận phát triển kinh doanh và bộ phận vận hành. Họ thấy rằng 89.7% phân công liên hệ được thực hiện tự động, giảm bớt việc chuyển giao thủ công khi khối lượng cuộc trò chuyện của khách tăng lên.

Các hệ thống quản lý cơ sở lưu trú hiện có có thể tiếp tục hoạt động thông qua một tích hợp đã được cấu hình.

Đối với các nhóm khách sạn và cho thuê ngắn hạn đã sử dụng hệ thống quản lý cơ sở, respond.io có thể đóng vai trò là lớp hội thoại với khách thay vì thay thế hệ thống đặt phòng. Một API, webhook hoặc tích hợp middleware được cấu hình có thể trao đổi các sự kiện đặt phòng được hỗ trợ và thông tin khách khi PMS cho phép. Kết nối phụ thuộc vào các giao diện và quyền truy cập mà PMS cung cấp.

Nhà điều hành cho thuê ngắn hạn tại Malaysia Nai Hospitality đã kết nối respond.io với mạng nội bộ của mình thông qua các API tùy chỉnh. Nhân viên của họ có thể truy xuất thông tin khách và đặt phòng khi trả lời, thay vì phải chuyển đổi giữa Inbox chat và hệ thống vận hành. Doanh nghiệp quản lý hơn 11.000 cuộc trò chuyện mỗi tháng trên năm kênh.

Kết nối các kênh nhắn tin của khách với respond.io sẽ không tự động sao chép các cuộc trò chuyện từ Airbnb, Booking.com hoặc Inbox của PMS. Đây là các nguồn riêng biệt và sẽ cần tích hợp hỗ trợ riêng.

Respond.io phù hợp với các quản lý tài sản xử lý khối lượng lớn cuộc trò chuyện với khách song song với PMS hiện có

Respond.io phù hợp hơn cho các nhà vận hành cho thuê ngắn hạn, căn hộ dịch vụ và đội lưu trú quản lý hơn 500 cuộc trò chuyện với khách mỗi tháng trên các ứng dụng nhắn tin hoặc nhiều tài sản, đặc biệt khi nhân viên đặt phòng và bộ phận vận hành tại chỗ cần phối hợp theo dõi. Giá trị là giữ liên lạc với khách và bối cảnh đặt phòng được kết nối mà không thay thế hệ thống quản lý đặt chỗ.

Nếu yêu cầu chính là quản lý tình trạng phòng, giá, thanh toán hoặc danh sách trên các nền tảng đặt phòng, thì PMS là công cụ chính phù hợp. Đối với cơ sở nhỏ với những yêu cầu thỉnh thoảng và không cần định tuyến chia sẻ hay tích hợp hệ thống, một Inbox đơn giản hoặc Inbox mặc định có thể là đủ.

Các câu hỏi thường gặp liên quan

• Liệu respond.io có thay thế CRM của tôi, hay nó hoạt động song song với CRM?
• Inbox đa kênh nào tích hợp CRM và các Trợ lý AI?
• Nền tảng nào hiển thị toàn bộ lịch sử trò chuyện của khách hàng từ mọi kênh trong một luồng?