Artigo sobre como fazer

WhatsApp Team: Começar a utilizar a caixa de entrada do WhatsApp Team [Nov 2023]

Stephanie Yap
13 de abril de 2023

Procura uma solução de mensagens colaborativas que permita à sua equipa responder a mensagens no WhatsApp? Neste artigo, vamos partilhar o que é uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp, as vantagens de ter uma e como utilizar uma caixa de entrada de equipa em respond.io.

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O que é uma Caixa de Entrada de Equipa do WhatsApp?

Como o WhatsApp é o canal de mensagens instantâneas mais popular do mundo, a aplicação WhatsApp Business tornou-se uma ferramenta útil para as empresas comunicarem com os clientes em tempo real.

No entanto, à medida que o seu negócio cresce, o mesmo acontece com a sua equipa. Embora a utilização da aplicação WhatsApp Business seja suficiente para pequenas empresas com poucos membros da equipa, tem várias limitações, incluindo:

  • Não pode ser ligado a mais de 5 dispositivos
  • Sem funcionalidades de colaboração
  • Incapacidade de controlar a carga de trabalho individual ou da equipa
  • Incapacidade de localizar o membro da equipa que enviou ou respondeu a uma mensagem
  • Não há forma de garantir que todos os pedidos de informação foram respondidos
Esta é uma imagem que mostra as limitações das aplicações empresariais do Whatsapp. Não pode ser ligado a mais de 5 dispositivos, não tem funcionalidades de colaboração, não pode controlar o volume de trabalho individual ou da equipa, não pode controlar o membro da equipa que enviou ou respondeu a uma mensagem e não há forma de garantir que respondeu a todos os pedidos de informação.
Equipas do WhatsApp: Limitações da aplicação WhatsApp Business

Se estiver a gerir uma grande empresa, precisará de funcionalidades mais sofisticadas para resolver os problemas acima referidos. É aqui que entra a caixa de entrada da equipa do WhatsApp.

Uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp é uma caixa de entrada de mensagens colaborativa que organiza todas as suas conversas do WhatsApp num único local para a sua equipa gerir. Vamos descobrir como o seu negócio pode beneficiar da utilização de uma caixa de entrada de equipa.

Vantagens da utilização de uma caixa de entrada partilhada

É possível criar uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp através de uma plataforma de mensagens como respond.io. Esta permite que todos os membros da equipa respondam aos clientes através de um painel partilhado e dá aos gestores visibilidade de todas as conversas com os clientes.

Uma caixa de entrada partilhada também proporciona um ponto de contacto único com cada cliente para um registo de todas as interacções. Uma vez que todas as mensagens são consolidadas numa única caixa de entrada, reduz-se o risco de esquecimento de pedidos de informação, proporcionando assim aos clientes uma melhor experiência.

Para lidar com o elevado volume de conversas, as empresas podem configurar a automatização do chat para encaminhar as mensagens para a equipa certa e atribuí-las ao agente certo. Também é mais fácil para os membros da equipa colaborarem numa caixa de entrada partilhada. Os agentes podem deixar comentários internos para acompanhamento, marcar os seus colegas ou escalar casos complexos.

Esta é uma imagem que mostra as vantagens de utilizar uma caixa de entrada partilhada. Proporciona um ponto de contacto único para os clientes, pode implementar a automatização do chat, colaborar entre os membros da equipa, aceder a dados e relatórios e integrar-se com outros canais.
WhatsApp Teams: Porque deve começar a utilizar a caixa de entrada de equipas do WhatsApp

Outra vantagem é o acesso a dados detalhados sobre o desempenho de agentes individuais e equipas, tais como tempos de resposta e resolução. Esta informação pode ajudar a identificar estrangulamentos ou pontos fracos no tratamento de conversas para melhorar o serviço ao cliente.

Plataformas omnicanal como respond.io ligam vários canais de mensagens como o WhatsApp, Facebook, Google Business Messages e Instagram a uma caixa de entrada. A consolidação das informações de um contacto e do histórico de conversação entre canais num único perfil dá aos agentes uma visão geral completa do cliente.

Agora que já sabe porque deve ter uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp, vamos descobrir como configurá-la.

Como configurar a caixa de entrada da equipa do WhatsApp

Uma vez que uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp se destina a facilitar o trabalho em equipa, é necessária uma conta WhatsApp API para a sua funcionalidade multiutilizador. Como o API não tem uma interface frontal para enviar e receber mensagens, tem de estar ligado a um software de gestão de conversações com clientes, como o respond.io.

A forma mais eficiente de configurar uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp é criar uma conta WhatsApp API diretamente através de respond.io , uma vez que se trata de um fornecedor oficial de soluções empresariais do WhatsApp.

Depois, pode adicionar membros da equipa à sua caixa de entrada partilhada e utilizar funcionalidades como a automatização avançada e as integrações flexíveis para tornar o trabalho em equipa mais fácil do que nunca. Vamos ver como o respond.io permite que as equipas façam mais com o WhatsApp.

Como utilizar uma caixa de entrada partilhada do WhatsApp para negócios em respond.io

Aqui, vamos mostrar-lhe como utilizar a caixa de entrada da equipa do WhatsApp em respond.io para diferentes casos de utilização, especialmente para vendas e apoio ao cliente.

Caixa de entrada da equipa do WhatsApp para vendas

Primeiro, vamos ver como a sua equipa de vendas pode utilizar a caixa de entrada da equipa. Pode facilmente conduzir conversas de vendas e aumentar o volume de contactos colocando as hiperligações do WhatsApp click-to-chat em locais de destaque onde os clientes as possam ver facilmente.

Uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp permite que as empresas lidem com grandes volumes de conversas de forma eficiente, aumentando as hipóteses de efetuar uma venda. Uma ligação rápida com os seus clientes evita que estes se sintam ignorados e procurem os seus concorrentes.

Esta é uma imagem que mostra como as empresas podem utilizar uma caixa de entrada de equipa para vendas. Além disso, podem também encaminhar e atribuir conversas e criar caixas de entrada personalizadas. Por último, podem também integrar-se com o sistema de gestão de crises de vendas sem sair da plataforma.
WhatsApp para equipas: Como utilizar o WhatsApp para equipas de vendas

Uma forma fácil de manter os clientes envolvidos é através de respostas automáticas. Ao configurar uma resposta automática do WhatsApp, pode cumprimentar os clientes quando estes lhe enviam a primeira mensagem ou informá-los de que não está disponível com uma mensagem de ausência.

Com a automatização dos fluxos de trabalho personalizáveis do respond.io, pode aplicar a lógica de encaminhamento do chat para encaminhar as conversas para a equipa certa com base no idioma, na fase do ciclo de vida do cliente, nas consultas sobre produtos ou serviços ou em quaisquer outros critérios relevantes para a sua empresa.

Esta é uma imagem que mostra como usar a lógica de encaminhamento de chat para vendas. Com os fluxos de trabalho personalizáveis do respond.io, pode aplicar a lógica de encaminhamento do chat para encaminhar as conversas com base no idioma, na fase do ciclo de vida do cliente, nas consultas sobre produtos ou serviços ou em qualquer outro critério relevante para a sua empresa.
Equipas do WhatsApp: Utilizar a equipa do WhatsApp Business para encurtar o ciclo de vendas

Em seguida, utilize a sua lógica de atribuição automática preferida para atribuir os clientes ao agente de vendas mais bem equipado para a tarefa ou ao agente com menos conversas abertas para um serviço mais rápido.

Os vendedores podem utilizar uma caixa de entrada personalizada para dar prioridade aos clientes VIP. Permite aos gestores filtrar e visualizar conversas de elevado valor, garantindo a melhor experiência possível para o cliente. Isto ajuda a criar relações fortes e a aumentar a fidelidade do cliente.

Esta é uma captura de ecrã que mostra o aspeto de uma caixa de entrada personalizada. Os vendedores podem utilizar uma caixa de entrada personalizada para dar prioridade aos clientes VIP. Permite aos gestores filtrar e visualizar conversas de clientes de elevado valor, garantindo a melhor experiência possível para o cliente. Isto ajuda a criar relações fortes e a aumentar a fidelidade do cliente.
WhatsApp Teams: Como criar caixas de entrada personalizadas na caixa de entrada da equipa do WhatsApp Business

Ao ligar o seu CRM de vendas a respond.io, pode transferir facilmente dados entre as duas plataformas para criar negócios rapidamente. Isto permite que os agentes executem tarefas relacionadas com as vendas enquanto conversam com os clientes sem terem de alternar entre plataformas.

Como demonstrado acima, é possível encurtar o ciclo de vendas quando se utiliza o WhatsApp para as vendas. Na próxima secção, vamos mostrar como melhorar o serviço ao cliente com uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp.

WhatsApp Team Inbox para o Serviço de Apoio ao Cliente

Agora, vamos ver como as empresas podem utilizar uma caixa de entrada partilhada para melhorar o serviço ao cliente através do WhatsApp.

A automação de chat correcta numa caixa de entrada de equipa do WhatsApp ajuda as empresas a melhorar o serviço de apoio ao cliente, utilizando respostas automatizadas para lidar com as perguntas frequentes, libertando os agentes para se concentrarem em questões complexas.

Esta é uma imagem que mostra como utilizar uma caixa de entrada partilhada para o serviço de apoio ao cliente. Pode encaminhar e atribuir conversas, tratar perguntas frequentes com a automatização do chat, colaborar com os membros da equipa, integrar com o CRM e fornecer relatórios detalhados.
WhatsApp Business API caixa de entrada da equipa para o serviço de apoio ao cliente

Os pedidos de informação que não podem ser tratados automaticamente podem ser encaminhados para a equipa certa através de um menu de chat. Em seguida, podem ser atribuídas de forma rotativa para uma distribuição equitativa da carga de trabalho ou aos agentes com a conversa menos aberta para um serviço ao cliente eficiente.

Também pode integrar o seu CRM existente em respond.io para permitir que os agentes de apoio criem bilhetes enquanto conversam com os clientes sem sair da conversa.

Esta é uma captura de ecrã que mostra como utilizar a funcionalidade Comentários. O recurso Comentários em respond.io permite que os agentes colaborem e resolvam as consultas com mais eficiência. Em alternativa, pode implementar um fluxo de trabalho de escalonamento para escalonar automaticamente inquéritos complexos ou de alta prioridade para a equipa ou o agente certo.
WhatsApp para Equipas: Utilize os Comentários para colaborar com os membros da equipa

A funcionalidade Comentários em respond.io permite que os agentes colaborem e resolvam os inquéritos de forma mais eficiente. Em alternativa, pode implementar um fluxo de trabalho de escalonamento para escalonar automaticamente inquéritos complexos ou de alta prioridade para a equipa ou o agente certo.

Esta é uma captura de ecrã que mostra o aspeto da página Relatórios. Pretende um relatório detalhado sobre o desempenho dos seus agentes? Obtenha os dados de desempenho do nosso Módulo de relatórios. Agora sabe exatamente quantos contactos um agente está a tratar e qual a sua eficiência na resposta aos clientes e na resolução de questões.
WhatsApp Teams: Aceder a dados e relatórios a partir do Módulo de Relatórios

Pretende um relatório detalhado sobre o desempenho dos seus agentes? Obtenha os dados de desempenho do nosso módulo de relatórios. Agora sabe exatamente quantos contactos um agente está a tratar e qual a sua eficiência na resposta aos clientes e na resolução de questões.

Esperamos que este artigo forneça tudo o que precisa de saber sobre uma caixa de entrada de equipa do WhatsApp e como utilizá-la com a sua equipa. Interessado em obter uma caixa de entrada do WhatsApp para o seu negócio? Inscreva-se em respond.io, um parceiro de negócios Meta e ligue a sua conta WhatsApp Business API para começar.

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Stephanie Yap
Redator de conteúdos
Stephanie Yap, redatora de conteúdos em respond.io desde 2022, tem uma licenciatura em Comunicação e Estudos dos Media. Ela fornece às empresas que procuram explorar as mensagens uma base para a prática por meio de artigos perspicazes.
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