WhatsApp Team : commencez à utiliser la boîte de réception WhatsApp Team

Vous recherchez une solution de messagerie collaborative qui permettra à votre équipe de répondre aux messages sur WhatsApp ? Dans cet article, nous partagerons ce qu'est une boîte de réception de l'équipe WhatsApp, les avantages d'en avoir une et comment utiliser une boîte de réception d'équipe sur respond.io.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception de l'équipe WhatsApp ?

Comme WhatsApp est le canal de messagerie instantanée le plus populaire au monde, l'application WhatsApp Business est devenue un outil précieux pour les entreprises afin de communiquer avec les clients en temps réel.

Cependant, au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, votre équipe aussi. Tandis que l'utilisation de l'application WhatsApp Business est suffisante pour les petites entreprises avec peu de membres de l'équipe, elle est fournie avec plusieurs limitations, y compris :

• Ne peut pas être connecté à plus de 5 appareils

• Aucune fonctionnalité collaborative

• Incapacité de suivre la charge de travail individuelle ou en équipe

• Incapacité de suivre quel membre de l'équipe a envoyé ou a répondu à un message

• Aucune façon de s'assurer que toutes les demandes ont reçu une réponse

Si vous gérez une grande entreprise, vous aurez besoin de fonctionnalités plus sophistiquées pour résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus. C'est là qu'intervient la boîte de réception d'équipe WhatsApp via l'API WhatsApp Business.

Une boîte de réception de l'équipe WhatsApp est une boîte de réception de messagerie collaborative qui organise toutes vos conversations WhatsApp en un seul endroit pour que votre équipe puisse les gérer. Voyons comment votre entreprise peut profiter de l'utilisation d'une boîte de réception d'équipe.

Avantages de l'utilisation d'une boîte de réception partagée

Tu peux créer une boîte de réception de l'équipe WhatsApp via une plateforme de messagerie comme respond.io. Il permet à tous les membres de l'équipe de répondre aux clients à travers un tableau de bord partagé et donne aux gestionnaires une visibilité dans toutes les conversations de clients.

Centralise toutes les conversations en un point de contact unique

Une boîte de réception partagée fournit un point de contact unique pour chaque client, offrant un enregistrement de toutes les interactions. N'importe quel agent peut voir le contexte et répondre à la conversation. Étant donné que tous les messages sont consolidés en une seule boîte de réception, cela réduit le risque d'ignorer les demandes de renseignements, ce qui donne aux clients une meilleure expérience.

Gérer de grands volumes de conversations

Pour gérer de forts volumes de conversations, les entreprises peuvent mettre en place une automatisation des conversations ou des Agents IA pour répondre instantanément aux clients, répondre aux FAQ, qualifier les leads et plus encore. Ensuite, l'Agent IA peut acheminer le client vers la bonne équipe ou le bon agent.

Améliorer la collaboration d'équipe

Lorsque les conversations sont gérées via plusieurs numéros WhatsApp, les membres de l'équipe manquent de contexte client. Avec une boîte de réception partagée, n'importe qui peut reprendre la conversation si nécessaire, ce qui facilite la collaboration. Les agents peuvent laisser des commentaires internes pour les suivis, identifier leurs collègues ou faire remonter des cas complexes. Avec respond.io, l'IA peut aussi générer un résumé automatique d'une conversation, évitant ainsi aux agents de faire défiler l'historique pour chercher les informations importantes.

Collecter des données et des rapports sur le cycle de vie client

Un autre avantage est la possibilité de suivre l'ensemble du cycle de vie client, depuis le premier contact d'un lead jusqu'à la rétention. Dans la boîte de réception d'équipe de respond.io, tu peux définir et mettre à jour le statut du cycle de vie pour un contexte complet et une personnalisation accrue. Par exemple, les membres de l'équipe voudront prioriser un « lead chaud » ou quelqu'un en « attente de paiement ».

Connecter plusieurs canaux dans une seule boîte de réception

Les plateformes omnicanales comme respond.io connectent plusieurs canaux de messagerie comme WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok et même VoIP dans une seule boîte de réception. Consolider les informations d’un contact et son historique de discussion à travers les canaux en un seul profil donne aux agents un aperçu complet du client.

Maintenant que tu as appris pourquoi tu devrais obtenir une boîte de réception de l'équipe WhatsApp, découvrons comment le configurer.

Comment configurer la boîte de réception de l'équipe WhatsApp

Le moyen le plus efficace de configurer une boîte de réception d'équipe WhatsApp est de créer un compte API WhatsApp directement via un WhatsApp Business Solutions Provider (BSP) officiel. Cependant, tous les BSP WhatsApp ne sont pas créés égaux.

Certains, comme Sleekflow, par exemple, facturent des frais de connexion WhatsApp supplémentaires et proposent de mauvaises expériences d'intégration. Considère respond.io pour son excellent rapport qualité-prix, sa stabilité et son support de premier ordre.

Comme une boîte de réception d'équipe WhatsApp vise à faciliter le travail en équipe, tu as besoin d'un compte API WhatsApp pour sa fonctionnalité multi-utilisateur. Comme l’API n’a pas d’interface frontale pour envoyer et recevoir des messages, elle doit être connectée à un logiciel de gestion de conversation client comme respond.io.

Ensuite, tu peux ajouter des membres d'équipe à ta boîte de réception partagée et utiliser des fonctionnalités comme des Agents IA, des outils d'automatisation avancés et des intégrations flexibles pour rendre le travail d'équipe plus simple que jamais. Examinons comment respond.io habilite les équipes à faire plus avec WhatsApp.

Comment utiliser une boîte de réception WhatsApp partagée pour les entreprises sur Respond.io

Ici, nous vous montrerons comment utiliser la boîte de réception de l'équipe WhatsApp sur respond.io pour différents cas d'utilisation, en particulier pour les ventes et le service client.

Boîte de réception WhatsApp pour les ventes

Tout d’abord, nous étudierons comment votre équipe commerciale peut utiliser la boîte de réception de l’équipe.

Augmente les leads avec des annonces click-to-chat

Tu peux facilement générer des conversations commerciales et augmenter le nombre de leads en plaçant des liens click-to-chat WhatsApp à des emplacements visibles par les clients. Tu devras également intégrer l'API de conversion de Meta (CAPI) pour optimiser tes annonces click-to-chat en vue de la conversion.

Réponds instantanément avec des Agents IA

Une boîte de réception de l'équipe WhatsApp permet aux entreprises de gérer efficacement des volumes élevés de conversations, améliorant ainsi les chances de faire une vente. La connexion rapide avec vos clients les empêche de se sentir ignorés et de vérifier vos concurrents. La meilleure façon de le faire est d'utiliser les Agents IA de respond.io.

Crée un Agent IA à partir de modèles pour des rôles spécifiques comme réceptionniste ou commercial. Entraîne-le avec les sources de connaissance de l'entreprise afin qu'il puisse recueillir instantanément les données des leads, poser et répondre aux questions basiques et t'indiquer si un lead est qualifié. Ainsi, les membres de l'équipe ne perdront pas de temps précieux à répondre à des leads de faible qualité ou au spam.

De plus, les Agents IA ne se limitent pas au chat. Ils peuvent même prendre des appels pour accueillir les clients, recueillir des informations préliminaires et répondre aux questions.

Achemine automatiquement les conversations vers la bonne équipe ou le bon agent

Une fois que l'Agent IA a qualifié un lead, il peut transférer le lead vers la bonne équipe ou le bon agent. Par exemple, il peut acheminer en fonction de la langue, du stade du cycle de vie client ou simplement vers le prochain agent disponible.

Crée des boîtes de réception personnalisées pour les VIP

Les commerciaux peuvent utiliser une boîte de réception personnalisée pour prioriser les clients VIP. Il permet aux gestionnaires de filtrer et de visualiser des conversations de grande valeur, assurant ainsi une expérience client optimale. Cela contribue à bâtir des relations solides et à accroître la fidélité de la clientèle.

Intègre ton CRM avec respond.io

En connectant ton CRM de vente WhatsApp avec respond.io, tu peux transférer facilement des données entre les deux plateformes pour créer des deals rapidement. Cela permet aux agents d'effectuer des tâches liées aux ventes tout en discutant avec les clients sans avoir à basculer entre les plates-formes.

Utilise la même plateforme pour le chat et les appels afin de simplifier l'expérience client

Alors que le chat et les appels étaient séparés, désormais, WhatsApp Business Calling API permet aux entreprises de passer et recevoir des appels via WhatsApp et de conserver tous les chats et appels dans la boîte de réception d'équipe. Cela permet aux entreprises de conclure davantage de deals lorsque l'intervention humaine est nécessaire et supprime les frictions puisqu'il n'est pas nécessaire de passer de WhatsApp à une ligne téléphonique. Au-delà de WhatsApp, tu peux joindre des numéros personnels via l'intégration VoIP de respond.io.

Comme montré ci-dessus, tu peux raccourcir ton cycle de vente lorsque tu utilises WhatsApp pour les ventes. Dans la section suivante, nous te montrerons comment améliorer le service à la clientèle avec une boîte de réception de l'équipe WhatsApp.

Boîte de réception de l'équipe WhatsApp pour le service client

Regardons maintenant comment les entreprises peuvent utiliser une boîte de réception partagée pour améliorer le service client sur WhatsApp.

Utilise des Agents IA pour répondre aux FAQ

Dans respond.io, configure un modèle d'Agent IA Support pour répondre à toutes les FAQ sur ton produit ou aux dépannages courants. Cela signifie que les demandes des clients peuvent être traitées à tout moment, et que, sauf pour les cas les plus complexes, elles peuvent être résolues sans impliquer un membre humain de l'équipe.

Les demandes qui ne peuvent pas être traitées par l'Agent IA peuvent être acheminées vers un membre d'équipe approprié et disponible. Avec les demandes routinières prises en charge par l'IA, les agents de support humains disposeront de plus de temps pour résoudre les demandes sérieuses, ce qui augmente la satisfaction client.

Intègre ton CRM avec respond.io

Tu peux aussi intégrer ton CRM existant à respond.io pour permettre aux agents de support de créer des tickets tout en discutant avec les clients sans quitter la conversation.

Collabore sur les problèmes complexes en équipe

La fonctionnalité Commentaires de respond.io permet aux agents de collaborer et de résoudre les demandes plus efficacement. Sinon, tu peux mettre en place un workflow d'escalade pour transmettre automatiquement les demandes complexes ou à haute priorité à la bonne équipe ou au bon agent.

Obtiens des rapports détaillés sur les temps de réponse du support

Vous voulez un rapport détaillé sur les performances de vos agents? Obtiens les données de performance de notre Module de rapports. Désormais, tu sais exactement combien de contacts un

agent gère et à quel point il est efficace pour répondre aux clients et résoudre les demandes.

Nous espérons que cet article fournira tout ce que tu dois savoir sur une boîte de réception de l'équipe WhatsApp et comment en utiliser une avec ton équipe. Vous souhaitez obtenir une boîte de réception WhatsApp pour votre entreprise ? Inscris-toi sur respond.io, un partenaire Meta Business labellisé, et connecte ton compte WhatsApp Business API pour commencer.

Lecture ultérieure

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• Comment utiliser WhatsApp pour les ventes

• Service à la clientèle WhatsApp : Utiliser WhatsApp pour l'assistance