WhatsApp Team : Démarrer avec la boîte de réception de l'équipe WhatsApp [Nov 2023]

Vous recherchez une solution de messagerie collaborative qui permette à votre équipe de répondre aux messages sur WhatsApp ? Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu'est une boîte de réception d'équipe WhatsApp, les avantages d'en avoir une et comment utiliser une boîte de réception d'équipe sur respond.io.

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Qu'est-ce qu'une boîte de réception d'équipe WhatsApp ?

WhatsApp étant le canal de messagerie instantanée le plus populaire au monde, l'application WhatsApp Business est devenue un outil utile aux entreprises pour communiquer avec leurs clients en temps réel.

Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, votre équipe se développe également. Si l'utilisation de l'application WhatsApp Business est suffisante pour les petites entreprises comptant peu de membres d'équipe, elle s'accompagne de plusieurs limitations, notamment :

Ne peut être connecté à plus de 5 appareils
Pas de fonctions collaboratives
Impossibilité de suivre la charge de travail d'un individu ou d'une équipe
Impossibilité de savoir quel membre de l'équipe a envoyé un message ou y a répondu
Aucun moyen de s'assurer que toutes les demandes ont reçu une réponse

Cette image montre les limites de l'application whatsapp business. Il n'est pas possible de se connecter à plus de 5 appareils, il n'y a pas de fonctions de collaboration, il n'est pas possible de suivre la charge de travail d'un individu ou d'une équipe, il n'est pas possible de savoir quel membre de l'équipe a envoyé un message ou y a répondu et il n'y a aucun moyen de s'assurer que vous avez répondu à toutes les demandes de renseignements. — Équipes WhatsApp : Limites de l'application WhatsApp Business

Si vous dirigez une grande entreprise, vous aurez besoin de fonctionnalités plus sophistiquées pour résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus. C'est là que la boîte de réception de l'équipe WhatsApp entre en jeu.

Une boîte de réception d'équipe WhatsApp est une boîte de réception de messagerie collaborative qui organise toutes vos conversations WhatsApp en un seul endroit pour que votre équipe puisse les gérer. Voyons maintenant comment votre entreprise peut tirer profit de l'utilisation d'une boîte de réception d'équipe.

Avantages de l'utilisation d'une boîte de réception partagée

Vous pouvez créer une boîte de réception d'équipe WhatsApp par le biais d'une plateforme de messagerie telle que respond.io. Cela permet à tous les membres de l'équipe de répondre aux clients par le biais d'un tableau de bord partagé et donne aux responsables une visibilité sur toutes les conversations avec les clients.

Une boîte de réception partagée permet également de disposer d'un point de contact unique avec chaque client pour enregistrer toutes les interactions. Comme tous les messages sont regroupés dans une seule boîte de réception, le risque d'oublier des demandes est réduit, ce qui permet aux clients de bénéficier d'une meilleure expérience.

Pour gérer le volume élevé de conversations, les entreprises peuvent mettre en place une automatisation des chats afin d'acheminer les messages vers la bonne équipe et de les assigner à l'agent adéquat. Il est également plus facile pour les membres de l'équipe de collaborer dans une boîte de réception partagée. Les agents peuvent laisser des commentaires internes pour les suivis, étiqueter leurs collègues ou escalader les cas complexes.

Cette image illustre les avantages de l'utilisation d'une boîte de réception partagée. Elle offre un point de contact unique aux clients, vous pouvez mettre en œuvre l'automatisation du chat, collaborer entre les membres de l'équipe, accéder aux données et aux rapports et s'intégrer à d'autres canaux. — Équipes WhatsApp : Pourquoi devriez-vous commencer à utiliser la boîte de réception des équipes WhatsApp ?

Un autre avantage est l'accès à des données détaillées sur les performances des agents et des équipes, telles que les temps de réponse et de résolution. Ces informations peuvent aider à identifier les goulets d'étranglement ou les points faibles dans le traitement des conversations afin d'améliorer le service à la clientèle.

Les plateformes omnicanales telles que respond.io connectent plusieurs canaux de messagerie tels que WhatsApp, Facebook, Google Business Messages et Instagram à une seule boîte de réception. En regroupant les informations d'un contact et l'historique des discussions sur les différents canaux en un seul profil, les agents ont une vue d'ensemble du client.

Maintenant que vous savez pourquoi vous devriez avoir une boîte de réception d'équipe WhatsApp, voyons comment la configurer.

Comment configurer la boîte de réception de l'équipe WhatsApp

La boîte de réception d'équipe de WhatsApp étant destinée à faciliter le travail en équipe, vous devez disposer d'un compte WhatsApp API pour bénéficier de sa fonctionnalité multi-utilisateurs. Comme le site API n'a pas d'interface frontale pour envoyer et recevoir des messages, il doit être connecté à un logiciel de gestion des conversations clients tel que respond.io.

La manière la plus efficace de mettre en place une boîte de réception pour une équipe WhatsApp est de créer un compte WhatsApp API directement via respond.io , car il s'agit d'un fournisseur officiel de WhatsApp Business Solutions.

Vous pouvez ensuite ajouter des membres de votre équipe à votre boîte de réception partagée et utiliser des fonctionnalités telles que l'automatisation avancée et les intégrations flexibles pour rendre le travail d'équipe plus facile que jamais. Voyons comment respond.io permet aux équipes d'en faire plus avec WhatsApp.

Comment utiliser une boîte de réception partagée WhatsApp pour les entreprises sur respond.io

Ici, nous allons vous montrer comment utiliser la boîte de réception de l'équipe WhatsApp sur respond.io pour différents cas d'utilisation, en particulier pour les ventes et l'assistance à la clientèle.

Boîte de réception de l'équipe WhatsApp pour les ventes

Tout d'abord, nous verrons comment votre équipe de vente peut utiliser la boîte de réception de l'équipe. Vous pouvez facilement favoriser les conversations commerciales et augmenter le volume de prospects en plaçant les liens WhatsApp à des endroits bien en vue, où les clients peuvent facilement les voir.

Une boîte de réception WhatsApp permet aux entreprises de gérer efficacement un grand nombre de conversations, ce qui augmente les chances de conclure une vente. En vous connectant rapidement avec vos clients, vous évitez qu'ils se sentent ignorés et qu'ils aillent voir du côté de vos concurrents.

Cette image montre comment les entreprises peuvent utiliser une boîte de réception d'équipe pour les ventes. Tout d'abord, elles peuvent stimuler les ventes grâce à des liens "click to chat". en outre, elles peuvent également acheminer et attribuer des conversations et créer des boîtes de réception personnalisées. enfin, elles peuvent également s'intégrer au crm des ventes sans quitter la plateforme. — WhatsApp pour les équipes : Comment utiliser l'équipe WhatsApp pour les ventes

Les réponses automatiques constituent un moyen facile de maintenir l'intérêt des clients. En configurant une réponse automatique WhatsApp, vous pouvez accueillir les clients lorsqu'ils vous envoient le premier message ou les informer que vous n'êtes pas disponible en leur envoyant un message d'absence.

Grâce à l' automatisation des flux de travail personnalisables de respond.io, vous pouvez appliquer une logique d'acheminement des conversations vers l'équipe appropriée en fonction de la langue, de l'étape du cycle de vie du client, des demandes de produits ou de services, ou de tout autre critère pertinent pour votre entreprise.

Cette image montre comment utiliser la logique d'acheminement des conversations pour les ventes. Grâce aux flux de travail personnalisables de respond.io, vous pouvez appliquer une logique d'acheminement des conversations en fonction de la langue, de l'étape du cycle de vie du client, des demandes de produits ou de services, ou de tout autre critère pertinent pour votre entreprise. — Équipes WhatsApp : Utiliser l'équipe WhatsApp Business pour raccourcir le cycle de vente

Ensuite, utilisez votre logique d'attribution automatique préférée pour assigner les clients à l'agent commercial le mieux équipé pour la tâche ou à l'agent ayant le moins de conversations ouvertes pour un service plus rapide.

Les commerciaux peuvent utiliser une boîte de réception personnalisée pour donner la priorité aux clients VIP. Cela permet aux responsables de filtrer et de visualiser les conversations à forte valeur ajoutée, garantissant ainsi la meilleure expérience client possible. Cela permet d'établir des relations solides et de fidéliser les clients.

Voici une capture d'écran qui montre à quoi ressemble une boîte de réception personnalisée. Les commerciaux peuvent utiliser une boîte de réception personnalisée pour donner la priorité aux clients VIP. Elle permet aux responsables de filtrer et de visualiser les conversations avec les clients les plus importants, afin de garantir la meilleure expérience client possible. Cela permet d'établir des relations solides et de fidéliser les clients. — Équipes WhatsApp : Comment créer des boîtes de réception personnalisées sur WhatsApp Business team inbox

En connectant votre système de gestion de la relation client à respond.io, vous pouvez facilement transférer des données entre les deux plateformes afin de créer rapidement des offres. Les agents peuvent ainsi effectuer des tâches liées à la vente tout en discutant avec les clients, sans avoir à passer d'une plateforme à l'autre.

Comme nous l'avons vu plus haut, vous pouvez raccourcir votre cycle de vente en utilisant WhatsApp pour les ventes. Dans la section suivante, nous vous montrerons comment améliorer le service à la clientèle grâce à une boîte de réception WhatsApp pour l'équipe.

Boîte de réception de l'équipe WhatsApp pour le service clientèle

Voyons maintenant comment les entreprises peuvent utiliser une boîte de réception partagée pour améliorer le service à la clientèle sur WhatsApp.

L'automatisation des chats dans une boîte de réception WhatsApp permet aux entreprises d'améliorer leur service client en utilisant des réponses automatisées pour traiter les questions fréquemment posées, ce qui permet aux agents de se concentrer sur les problèmes plus complexes.

Cette image montre comment utiliser une boîte de réception partagée pour le service clientèle. Vous pouvez acheminer et assigner des conversations, gérer des FAQ avec l'automatisation du chat, collaborer avec les membres de l'équipe, intégrer le CRM et fournir des rapports détaillés. — WhatsApp Business API boîte de réception de l'équipe pour le service à la clientèle

Les demandes qui ne peuvent pas être traitées automatiquement peuvent être acheminées vers l'équipe appropriée à l'aide d'un menu de chat. Elles peuvent ensuite être assignées à la ronde pour une répartition égale de la charge de travail ou aux agents dont la conversation est la moins ouverte pour un service client efficace.

Vous pouvez également intégrer votre CRM existant à respond.io pour permettre aux agents d'assistance de créer des tickets tout en discutant avec les clients sans quitter la conversation.

Voici une capture d'écran qui vous montre comment utiliser la fonction Commentaires. La fonction Commentaires de respond.io permet aux agents de collaborer et de résoudre les demandes plus efficacement. Vous pouvez également mettre en place un processus d'escalade pour transmettre automatiquement les demandes complexes ou hautement prioritaires à l'équipe ou à l'agent compétent. — WhatsApp pour l'équipe : Utiliser les commentaires pour collaborer avec les membres de l'équipe

La fonction Commentaires de respond.io permet aux agents de collaborer et de résoudre les demandes plus efficacement. Vous pouvez également mettre en place un workflow d'escalade pour transmettre automatiquement les demandes complexes ou prioritaires à l'équipe ou à l'agent approprié.

Voici une capture d'écran qui vous montre à quoi ressemble la page Rapports. Vous souhaitez obtenir un rapport détaillé sur les performances de vos agents ? Obtenez les données de performance à partir de notre module Rapports. Vous savez désormais exactement combien de contacts un agent traite et quelle est son efficacité à répondre aux clients et à résoudre les demandes. — WhatsApp Teams : Accéder aux données et aux rapports à partir du module Rapports

Vous souhaitez obtenir un rapport détaillé sur les performances de vos agents ? Obtenez les données de performance à partir de notre module Rapports. Vous savez désormais exactement combien de contacts un agent traite et quelle est son efficacité à répondre aux clients et à résoudre les demandes.

Nous espérons que cet article vous fournira tout ce que vous devez savoir sur la boîte de réception de WhatsApp et sur la manière de l'utiliser avec votre équipe. Vous souhaitez obtenir une boîte de réception WhatsApp pour votre entreprise ? Inscrivez-vous à respond.io, devenez un partenaire commercial badgé Meta et connectez votre compte WhatsApp Business API pour commencer.