WeChat Balas Otomatis: Cara Mengatur Balasan Otomatis di WeChat [Juli 2023]

Ingin tahu cara mengaktifkan WeChat balasan otomatis? Kami memiliki semua detailnya di sini. Kami akan menjelaskan apa itu balasan otomatis WeChat , mengapa Anda memerlukannya, dan berbagai cara untuk mengatur balasan otomatis di WeChat.

Apa yang dimaksud dengan WeChat Balasan Otomatis?

WeChat balasan otomatis memungkinkan Anda untuk mengirim tanggapan otomatis ketika pelanggan mengirim pesan kepada Anda di WeChat. Dengan fitur ini, Anda dapat melayani pelanggan Anda sepanjang waktu meskipun Anda sedang tidak berada di tempat.

Ini adalah gambar yang menjelaskan dua jenis balasan otomatis wechat . Keduanya adalah pesan salam dan pesan keluar. — Jenis-jenis balasan otomatis WeChat

Ada dua jenis pesan balasan otomatis yang umum:

Pesan salam: Pesan otomatis yang dikirim ke pelanggan Anda ketika mereka pertama kali mengirim pesan kepada Anda
Pesan jauh: Tanggapan otomatis yang dikirim ke pelanggan ketika Anda tidak dapat langsung melayani mereka

Kami akan berbagi keuntungan menggunakan balasan otomatis untuk bisnis Anda selanjutnya.

Mengapa Menggunakan WeChat Balasan Otomatis

Ketika Anda menggunakan aplikasi pesan instan seperti WeChat untuk berkomunikasi dengan pelanggan, mereka mengharapkan balasan segera. Namun, sebagian besar bisnis tidak beroperasi 24/7 karena kurangnya tenaga kerja dan jam kerja yang terbatas.

Untuk memperbaiki hal tersebut, WeChat Official Accounts telah meluncurkan fitur respon otomatis untuk membantu bisnis mengelola ekspektasi pelanggan mereka. Bisnis sekarang dapat memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan mereka dengan menyertakan jam operasional dan waktu respons yang diharapkan.

Ini adalah gambar yang menjelaskan manfaat menggunakan balasan otomatis di wechat. Tidak hanya membantu mengelola ekspektasi pelanggan, memiliki pesan selamat datang juga membantu membangun kesan pertama yang positif dan kuat. Terakhir, Anda juga dapat mengumpulkan informasi pelanggan dengan survei pra-obrolan. — Manfaat menggunakan WeChat Balasan otomatis Akun Resmi

Pelanggan menghubungi Anda untuk pertama kalinya? Sapa mereka dengan pesan selamat datang otomatis untuk memberikan kesan pertama yang positif dengan memberikan balasan yang tepat waktu dan ramah.

Manfaatkan pesan selamat datang Anda sebaik-baiknya dengan menyertakan survei pra-obrolan setelah pesan. Hal ini membantu untuk mengumpulkan informasi dan detail pertanyaan pelanggan untuk memberikan agen beberapa konteks tentang pertanyaan pelanggan sebelum menjawabnya.

Setelah Anda memahami apa itu balasan otomatis, mari kita lihat cara mengatur WeChat balasan otomatis.

Cara Mengatur Balasan Otomatis pada WeChat

Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh bisnis untuk mengatur pesan balasan otomatis kepada pelanggan yang mengirimkan pesan kepada mereka di WeChat.

WeChat memungkinkan Anda untuk mengirim pesan teks, gambar, video, dan pesan suara melalui fitur balasan otomatis di WeChat Akun Resmi. Artinya, Anda bisa menggunakan format pesan lain seperti gambar atau video untuk menyambut pelanggan di bisnis Anda.

Ini adalah gambar yang menjelaskan berbagai jenis balasan otomatis yang dapat Anda temukan di WeChat Official Account. Jenis-jenis tersebut adalah balasan otomatis kata kunci, balasan otomatis pesan yang diterima, dan balasan otomatis pesan yang diikuti. — Tiga jenis balasan otomatis Akun Resmi WeChat

Ada tiga jenis balasan otomatis yang dapat Anda gunakan di WeChat Akun Resmi, dan Anda dapat menggunakannya untuk mengirim empat jenis format pesan:

Balas Otomatis Kata Kunci: Memungkinkan Anda untuk menambahkan kata kunci yang terkait dengan pesan balasan otomatis. Setiap kali pelanggan mengirimkan pesan yang berisi kata kunci, pesan balasan otomatis akan dipicu dan dikirimkan ke pelanggan.
Pesan yang Diterima Balasan Otomatis: Pesan otomatis yang diterima pelanggan saat mereka menghubungi Anda. Namun, jika mereka mengirim pesan yang berisi kata kunci tertentu yang telah Anda tetapkan di Balas Otomatis Kata Kunci, mereka akan menerima pesan Balas Otomatis Kata Kunci.
Pesan yang Diikuti: Pesan otomatis yang akan diterima pelanggan setelah berlangganan akun Anda.

Mari kita lihat berbagai metode untuk mengatur balasan otomatis di WeChat.

Cara Mengatur Balasan Otomatis Kata Kunci di WeChat Akun Resmi

Pada halaman berandaWeChat Akun Resmi Anda, klik Balas Otomatis di panel kiri. Kemudian, klik Kata Kunci Balas Otomatis. Nyalakan sakelar untuk mengaktifkan Balasan Otomatis. Kemudian, klik Tambah Balasan untuk membuat pesan balasan otomatis.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan cara mengatur balasan otomatis di WeChat. Untuk memulai, Anda perlu mengklik kata kunci balasan otomatis dan klik tambahkan balasan. — Pilih Kata Kunci Balas Otomatis dan nyalakan sakelarnya | Kredit: developers.weixin.qq.com

Klik Tambah Aturan dan tambahkan detail yang diperlukan seperti Nama Aturan, Kata Kunci, Pesan Balasan Otomatis dan Konten Balasan. Aturan adalah pemicu yang mengirimkan balasan otomatis kepada pelanggan berdasarkan kata kunci. Anda dapat membuat hingga 200 aturan; setiap aturan memiliki maksimal 10 kata kunci, sementara setiap kata kunci harus terdiri dari 30 karakter atau kurang.

Pada menu dropdown kata kunci, Anda dapat memilih Partial Match atau Full Match. Untuk Full Match, pelanggan harus membalas dengan kata kunci yang tepat untuk memicu pesan. Misalnya, jika kata kuncinya adalah Menu, pelanggan harus membalas Menu untuk memicu pesan balasan otomatis.

Jika Anda memilih Partial Match dan kata kunci yang Anda tetapkan adalah 123, maka balasan otomatis akan terpicu selama 123 ada dalam balasan. Namun, jika pelanggan hanya membalas dengan angka 12, balasan otomatis tidak akan terpicu dan pesan tidak akan terkirim.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan cara mengatur balasan otomatis di WeChat. Pada langkah ini, Anda perlu menambahkan aturan ke balasan otomatis kata kunci Anda. Pastikan untuk mengisi nama aturan, kata kunci, konten pesan, dan klik simpan. — Cara menambahkan aturan di Balasan Otomatis Kata Kunci | Kredit: developers.weixin.qq.com

Anda dapat mengatur hingga lima pesan balasan otomatis dalam satu aturan, dan ada lima jenis pesan yang dapat Anda atur: artikel, teks, audio, gambar, dan video. Di bawah Metode Balas, terdapat dua opsi yang dapat dipilih: Kirim Semua Konten dan Pilih Secara Acak 1.

Jika Anda memilih Kirim Semua Konten, semua pesan balasan otomatis akan dikirim. Jika Anda memilih Pilih Secara Acak 1, WeChat akan memilih pesan secara acak dan mengirimkannya ke pelanggan Anda. Ini hanya berfungsi jika Anda memiliki variasi yang berbeda dari konten pesan yang sama.

Terakhir, klik Simpan. Sekarang, setiap kali pelanggan mengirim pesan yang berisi kata kunci, mereka akan segera menerima pesan Balasan Otomatis Kata Kunci.

Cara Mengatur Pesan yang Diterima Otomatis dan Pesan yang Diikuti di WeChat Akun Resmi

Langkah-langkah untuk mengatur Pesan Dibalas Otomatis dan Pesan Diikuti sedikit berbeda dari yang sebelumnya. Lihat langkah-langkah di bawah ini untuk mengaturnya.

Pada beranda WeChat Akun Resmi Anda, klik Balas Otomatis pada panel kiri di bawah Fungsi. Kemudian, pilih Pesan Dibalas Otomatis atau Pesan Diikuti.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan cara mengatur balasan otomatis di WeChat. Untuk mengatur Pesan yang Diterima Balasan Otomatis, Anda perlu mengeklik balasan otomatis di panel kiri, buat pesan balasan otomatis Anda dan klik simpan. — Contoh cara mengirim Pesan yang Diterima Balasan Otomatis | Kredit: wayaglobal.com

Selanjutnya, buatlah pesan balasan otomatis Anda. Anda dapat memilih untuk mengirim pesan teks, file gambar, pesan audio, atau video. Terakhir, klik simpan. Untuk Pesan Diikuti, pesan akan dikirim saat pelanggan mengikuti Anda di WeChat.

Sedangkan untuk Pesan Diterima Balasan Otomatis, setiap kali pelanggan mengirim pesan, balasan otomatis yang telah Anda tetapkan akan otomatis terkirim kecuali jika pesan tersebut mengandung kata kunci tertentu yang telah Anda tetapkan di Balasan Otomatis Kata Kunci. Jika demikian, maka pesan Balasan Otomatis Kata Kunci akan diutamakan.

Selanjutnya, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur metode balasan otomatis WeChat lainnya, menggunakan respond.io.

Cara Mengatur WeChat Balasan Otomatis pada respond.io

Meskipun fitur balasan otomatis di WeChat Akun Resmi memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan balasan tertentu, fitur ini terbatas pada pengiriman pesan ucapan dan balasan otomatis yang dipicu oleh kata kunci.

Ini adalah gambar yang menunjukkan manfaat dari pengaturan balasan otomatis di respond.io. Pertama-tama, Anda dapat menyesuaikan dan mengotomatiskan tanggapan berdasarkan pertanyaan pelanggan. Anda juga dapat bertukar informasi dengan CRM Anda dan akhirnya, Anda juga dapat mengarahkan kontak ke tim yang tepat. — Keuntungan menggunakan balasan otomatis pada respond.io

Jika Anda menginginkan otomatisasi yang lebih canggih, Anda memerlukan platform pesan seperti respond.io. Selain mengotomatisasi pesan, Anda dapat menyesuaikan tanggapan berdasarkan siapa Kontak atau di mana mereka berada dalam siklus hidup pelanggan, menggunakan permintaan HTTP untuk bertukar informasi kontak dengan CRM Anda dan mengarahkan pelanggan ke tim yang tepat dengan Alur Kerja.

Setelah Anda menghubungkan Akun Resmi WeChat ke respond.io, ikuti petunjuk di bawah ini untuk mengatur pesan balasan otomatis untuk bisnis Anda.

1. Klik Alur Kerja pada menu navigasi samping dan klik Tambah Alur Kerja.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan cara mengatur balasan otomatis di respond.io. Pertama, klik alur kerja lalu tambahkan alur kerja. — Klik *Tambah Alur Kerja* untuk memulai

2. Atur Pemicu Alur Kerja ke Percakapan Dibuka.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan proses pengaturan balasan otomatis. Atur Pemicu Alur Kerja ke Percakapan Dibuka. — Ingatlah untuk mengatur Pemicu Alur Kerja ke Percakapan Dibuka

3. Tambahkan LangkahTanggal & Waktu untuk mengatur jam kerja Anda.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan langkah ketiga untuk mengatur balasan otomatis di respond.io. Tambahkan Langkah Tanggal & Waktu untuk mengatur jam kerja Anda. — Tetapkan jam kerja Anda

Pesan yang dikirim pada jam kerja akan masuk ke dalam Success Branch, sedangkan pesan yang dikirim setelah jam kerja akan masuk ke dalam Failure Branch.

4. Klik tombol + di bawah Cabang Sukses dan Gagal untuk menambahkan Kirim Pesan Langkah. Pastikan Anda memilih WeChat sebagai saluran Anda.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan langkah keempat dalam mengatur balasan otomatis. Klik tombol + di bawah Cabang Sukses dan Gagal untuk menambahkan Langkah Kirim Pesan. Pastikan Anda memilih WeChat sebagai saluran Anda. — Tambahkan Langkah *Kirim Pesan* di bawah Cabang Keberhasilan dan Kegagalan

5. Buat draf pesan salam dan pesan tandang Anda di bidang teks.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan langkah untuk menyusun pesan salam dan pesan tandang Anda untuk balasan otomatis di respond.io. — Tulis pesan selamat datang dan pesan tandang Anda

6. Tambahkan LangkahAjukan Pertanyaan untuk mendapatkan informasi pelanggan sehingga Anda dapat menghubungi mereka saat Anda kembali online.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan langkah terakhir untuk menyiapkan pesan tanggapan otomatis di respond.io. Tambahkan Langkah Ajukan Pertanyaan untuk mendapatkan informasi pelanggan sehingga Anda dapat menghubungi mereka saat Anda kembali online. — Tambahkan langkah Ajukan Pertanyaan untuk mengumpulkan informasi pelanggan

Tanggapan dapat disimpan sebagai Variabel, Bidang Kontak, atau Tag untuk digunakan di bagian lain dari Alur Kerja. Setelah selesai, simpan dan publikasikan.

Dan begitulah cara Anda mengatur WeChat balasan otomatis untuk bisnis Anda. Pada bagian selanjutnya, kita akan membahas daftar contoh pesan balasan otomatis yang dapat digunakan oleh bisnis untuk berbagai skenario.

WeChat Sampel Pesan Balasan Otomatis

Ada beberapa skenario di mana bisnis dapat menggunakan WeChat balasan otomatis:

Pesan sambutan umum
Pesan tandang
Pesan ucapan selamat liburan
Pesan pembaruan bisnis
Pesan penangkapan prospek

Balasan otomatis ini meyakinkan pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima dan Anda akan menanggapinya sesegera mungkin. Kami telah menyusun daftar contoh pesan balasan otomatis WeChat yang siap digunakan untuk bisnis Anda.

Sambutan Umum

Bisnis harus memberikan kesan pertama yang kuat karena hal ini membantu mengembangkan hubungan yang berarti dengan calon pelanggan. Salah satu cara mudah untuk melakukannya adalah melalui pesan selamat datang. Berikut ini beberapa templat pesan selamat datang untuk membantu Anda membuat pesan balasan otomatis WeChat secara efektif.

Ini adalah contoh pesan selamat datang umum untuk wechat. — Contoh pesan sambutan umum

1. "Selamat datang di [nama bisnis]. Kami senang mendengar kabar dari Anda! Ada yang bisa kami bantu hari ini?"

2. "Halo! Terima kasih atas pesan Anda! Tunggu sebentar dan perwakilan kami akan menghubungi Anda dalam waktu 24 jam."

3. Hai! Terima kasih telah memilih [nama bisnis]. Lihat layanan kami di sini: [link]."

Pesan Jauh

Pesan tandang sangat bagus karena merupakan cara yang nyaman untuk membalas pesan pelanggan setelah jam kerja. Lihat daftar pesan luar kantor yang dapat digunakan oleh bisnis untuk memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan Anda.

Ini adalah gambar yang menunjukkan contoh pesan tandang untuk wechat. — Contoh pesan tandang

1. "Terima kasih telah menghubungi kami. Sayangnya, jam kerja kami adalah dari [waktu] hingga [waktu]. Kami akan menghubungi Anda kembali secepatnya!"

2. "Hai, kami telah menerima pesan Anda, tetapi ini di luar jam kerja kami. Kami akan menghubungi Anda dalam waktu 24 jam."

3. "Halo, saat ini kami sedang tutup untuk akhir pekan yang panjang, tetapi kami akan menghubungi Anda kembali ketika kami kembali pada [tanggal]."

Salam Liburan

Apakah Anda menutup bisnis Anda untuk musim liburan? Maka penting untuk mengatur pesan balasan otomatis untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda akan pergi. Berikut adalah daftar WeChat pesan balasan otomatis ucapan selamat hari raya untuk referensi Anda.

Ini adalah contoh pesan ucapan selamat hari raya untuk WeChat. — Contoh pesan ucapan selamat hari raya

1. "Selamat Tahun Baru! Terima kasih atas pesan Anda, tetapi kami sedang pergi dari [tanggal] hingga [tanggal]. Tim kami akan menghubungi Anda ketika kami kembali pada [tanggal]."

2. "Selamat Natal! Kami telah menerima pesan Anda, tetapi kami sedang sibuk saat ini. Yakinlah bahwa kami akan menghubungi Anda kembali dalam waktu [jam]."

3. "Selamat Hari Ibu! Untuk merayakan acara spesial ini, kami menawarkan diskon 10% untuk item tertentu [link]."

Pembaruan Bisnis

WeChat balasan otomatis juga dapat digunakan untuk menginformasikan pelanggan tentang gangguan layanan atau penundaan respons selama periode puncak. Lihat di bawah ini untuk beberapa contoh yang dapat digunakan oleh bisnis Anda.

1. "Salam dari [nama bisnis]. Mohon maaf atas gangguan layanan yang terjadi, tim kami sedang bekerja keras untuk menyelesaikannya sesegera mungkin. Sementara itu, beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu Anda."

2. "Halo! Saat ini kami sedang mengalami volume pesan yang tinggi, harap maklum bahwa respons kami akan lebih lambat dari biasanya. Terima kasih atas kesabaran Anda."

3. "Halo. Kami mohon maaf atas gangguan layanan ini dan kami sedang bekerja dengan cepat untuk memperbaiki masalah ini. Silakan periksa halaman status kami untuk mengetahui informasi terbaru mengenai masalah ini [tautan]. Salam, [nama bisnis]."

Pengambilan Gambar Utama

Ingin mengubah calon pelanggan menjadi Kontak? Tingkatkan pesan balasan otomatis dengan meminta detail kontak mereka. Berikut ini beberapa contoh yang dapat Anda gunakan.

Ini adalah gambar yang menunjukkan contoh pesan tangkapan prospek untuk wechat — Contoh pesan penangkapan prospek

1. "Maaf, kami sedang tidak berada di kantor dari [tanggal] hingga [tanggal]. Mohon tinggalkan nama dan alamat email Anda dan tim kami akan menghubungi Anda saat kami kembali."

2. "Halo, terima kasih telah menulis surat. Bisakah kami mengetahui nama Anda sebelum kita mulai?"

3. "Halo dari [nama bisnis]. Mohon sebutkan nama dan alamat email Anda dan perwakilan kami akan segera menghubungi Anda."

Itulah semua yang perlu Anda ketahui tentang penggunaan WeChat balasan otomatis untuk komunikasi bisnis Anda. Tertarik untuk memulai? Hubungkan akun WeChat Anda ke respond.io hari ini.