Trả lời tự động trên WeChat: Cách thiết lập Trả lời tự động trên WeChat [Tháng 7 năm 2023]

Bạn có muốn biết cách kích hoạt tính năng trả lời tự động của WeChat không? Chúng tôi có đầy đủ thông tin chi tiết ở đây. Chúng tôi sẽ giải thích tính năng trả lời tự động của WeChat là gì, tại sao bạn cần tính năng này và những cách khác nhau để thiết lập tính năng trả lời tự động trên WeChat.

Trả lời tự động của WeChat là gì?

Tính năng trả lời tự động của WeChat cho phép bạn gửi phản hồi tự động khi khách hàng nhắn tin cho bạn trên WeChat. Với tính năng này, bạn có thể luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng 24/7 ngay cả khi bạn không có mặt tại thời điểm đó.

Có hai loại tin nhắn trả lời tự động phổ biến:

• Tin nhắn chào mừng: Tin nhắn tự động được gửi đến khách hàng của bạn khi họ nhắn tin cho bạn lần đầu tiên

• Tin nhắn vắng mặt: Phản hồi tự động được gửi đến khách hàng khi bạn không thể'trả lời họ ngay lập tức

Tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ những lợi ích khi sử dụng tính năng trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn.

Tại sao nên sử dụng WeChat Auto Reply

Khi bạn sử dụng ứng dụng nhắn tin tức thời như WeChat để giao tiếp với khách hàng, họ mong đợi nhận được phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp không hoạt động 24/7 do thiếu nhân lực và giờ làm việc có hạn.

Để khắc phục điều đó, Tài khoản chính thức WeChat đã triển khai tính năng trả lời tự động để giúp các doanh nghiệp quản lý kỳ vọng của khách hàng. Giờ đây, các doanh nghiệp có thể thông báo cho khách hàng về thời gian rảnh của mình bằng cách cung cấp giờ hoạt động và thời gian phản hồi dự kiến.

Khách hàng liên hệ với bạn lần đầu tiên? Chào đón họ bằng tin nhắn chào mừng tự động để tạo ấn tượng ban đầu tích cực bằng cách trả lời kịp thời và thân thiện.

Tận dụng tối đa tin nhắn chào mừng của bạn bằng cách thêm khảo sát trước khi trò chuyện   ngay sau tin nhắn. Việc thu thập thông tin khách hàng và chi tiết yêu cầu sẽ giúp nhân viên có được bối cảnh về yêu cầu của khách hàng trước khi trả lời họ.

Bây giờ bạn đã hiểu trả lời tự động là gì, hãy cùng xem cách thiết lập trả lời tự động trên WeChat.

Cách thiết lập trả lời tự động trên WeChat

Có một số phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng để thiết lập tin nhắn trả lời tự động cho khách hàng gửi tin nhắn cho họ trên WeChat.

WeChat cho phép bạn gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, video và tin nhắn thoại thông qua tính năng trả lời tự động trên Tài khoản chính thức của WeChat. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng các định dạng tin nhắn khác như hình ảnh hoặc video để chào đón khách hàng đến với doanh nghiệp của mình.

Có ba loại trả lời tự động bạn có thể sử dụng trên Tài khoản chính thức WeChat và bạn có thể sử dụng chúng để gửi bốn loại định dạng tin nhắn:

• Trả lời tự động theo từ khóa: Cho phép bạn thêm từ khóa liên quan đến tin nhắn trả lời tự động của mình. Bất cứ khi nào khách hàng gửi tin nhắn có chứa từ khóa, tin nhắn trả lời tự động sẽ được kích hoạt và gửi đến khách hàng.

• Trả lời tự động khi nhận được tin nhắn: Tin nhắn tự động mà khách hàng nhận được khi họ liên hệ với bạn. Tuy nhiên, nếu họ gửi tin nhắn có chứa từ khóa cụ thể mà bạn đã đặt trong Trả lời tự động từ khóa, họ sẽ nhận được tin nhắn Trả lời tự động từ khóa.

• Tin nhắn được theo dõi: Tin nhắn tự động mà khách hàng sẽ nhận được sau khi đăng ký tài khoản của bạn.

Hãy cùng xem xét các phương pháp khác nhau để thiết lập tính năng trả lời tự động trên WeChat.

Cách thiết lập trả lời tự động từ khóa trên tài khoản chính thức của WeChat

Trên trang chủ Tài khoản chính thức WeChat của bạn, nhấp vào Trả lời tự động trên bảng bên trái. Sau đó, nhấp vào Trả lời tự động từ khóa. Bật nút chuyển đổi để bật tính năng Trả lời tự động. Sau đó, nhấp vào Thêm trả lời để tạo tin nhắn trả lời tự động.

Nhấp vào Thêm quy tắc và thêm các chi tiết cần thiết như Tên quy tắc, Từ khóa, Tin nhắn trả lời tự động và Nội dung trả lời. Quy tắc là một trình kích hoạt gửi cho khách hàng câu trả lời tự động dựa trên từ khóa. Bạn có thể tạo tối đa 200 quy tắc; mỗi quy tắc có tối đa 10 từ khóa, trong khi mỗi từ khóa phải có 30 ký tự hoặc ít hơn.

Trong menu thả xuống từ khóa, bạn có thể chọn Phù hợp một phần hoặc Phù hợp hoàn toàn. Đối với Full Match, khách hàng phải trả lời bằng từ khóa chính xác để kích hoạt tin nhắn. Ví dụ, nếu từ khóa là Menu, khách hàng phải trả lời Menu để kích hoạt tin nhắn trả lời tự động.

Nếu bạn chọn Partial Match và từ khóa bạn đặt là 123, thì trả lời tự động sẽ được kích hoạt miễn là 123 có trong câu trả lời. Tuy nhiên, nếu khách hàng chỉ trả lời bằng 12, tính năng trả lời tự động sẽ không được kích hoạt và tin nhắn sẽ không được gửi.

Bạn có thể thiết lập tối đa năm tin nhắn trả lời tự động trong một quy tắc duy nhất và có năm loại tin nhắn bạn có thể thiết lập: bài viết, văn bản, âm thanh, hình ảnh và video. Trong Phương pháp trả lời, có hai tùy chọn để chọn: Gửi tất cả nội dung và Chọn ngẫu nhiên 1.

Nếu bạn chọn Gửi tất cả nội dung, tất cả tin nhắn trả lời tự động sẽ được gửi. Nếu bạn chọn Chọn ngẫu nhiên 1, WeChat sẽ chọn ngẫu nhiên một tin nhắn và gửi đến khách hàng của bạn. Cách này chỉ hiệu quả khi bạn có nhiều phiên bản khác nhau của cùng một nội dung tin nhắn.

Cuối cùng, nhấp vào Lưu. Bây giờ, bất cứ khi nào khách hàng gửi tin nhắn có chứa từ khóa, họ sẽ nhận được tin nhắn Trả lời tự động theo từ khóa ngay lập tức.

Cách thiết lập tin nhắn đã nhận, trả lời tự động và tin nhắn đã theo dõi trên tài khoản chính thức của WeChat

Các bước thiết lập Trả lời tự động khi nhận được tin nhắn và Tin nhắn đã theo dõi hơi khác so với bước trước. Tham khảo các bước dưới đây để thiết lập.

Trên trang chủ Tài khoản chính thức WeChat của bạn, nhấp vào Trả lời tự động trên bảng bên trái trong Chức năng. Sau đó, chọn Tin nhắn đã nhận Trả lời tự động hoặc Tin nhắn đã theo dõi.

Tiếp theo, hãy soạn tin nhắn trả lời tự động. Bạn có thể chọn gửi tin nhắn văn bản, tệp hình ảnh, tin nhắn âm thanh hoặc video. Cuối cùng, nhấp vào lưu. Đối với Tin nhắn đã theo dõi, tin nhắn sẽ được gửi ngay khi khách hàng theo dõi bạn trên WeChat.

Đối với Tin nhắn đã nhận Trả lời tự động, bất cứ khi nào khách hàng gửi tin nhắn, tin nhắn trả lời tự động mà bạn đã thiết lập sẽ được tự động gửi trừ khi tin nhắn có chứa từ khóa cụ thể mà bạn đã thiết lập trong Trả lời tự động bằng từ khóa. Nếu đúng như vậy, thì tin nhắn Trả lời tự động theo từ khóa sẽ được ưu tiên.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập phương thức trả lời tự động khác của WeChat bằng respond.io.

Cách thiết lập trả lời tự động WeChat trên Respond.io

Mặc dù tính năng trả lời tự động trên Tài khoản chính thức WeChat cho phép bạn tự động hóa các câu trả lời cụ thể, nhưng chúng chỉ giới hạn ở việc gửi tin nhắn chào mừng và trả lời tự động được kích hoạt theo từ khóa.

Nếu bạn muốn tự động hóa nâng cao hơn, bạn cần một nền tảng nhắn tin như respond.io. Ngoài việc tự động hóa tin nhắn, bạn có thể tùy chỉnh phản hồi dựa trên danh bạ là ai hoặc vị trí của họ trong vòng đời khách hàng, sử dụng yêu cầu HTTP để trao đổi thông tin liên hệ với CRM của bạn và định tuyến khách hàng đến đúng nhóm với quy trình công việc.

Sau khi bạn đã kết nối Tài khoản WeChat chính thức của mình với respond.io, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để thiết lập tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn.

1. Nhấp vào Quy trình công việc trên menu điều hướng bên và nhấp vào Thêm quy trình công việc.

2. Đặt Kích hoạt quy trình làm việc thành Cuộc trò chuyện đã mở.

3. Thêm vào Ngày & Giờ Bước để thiết lập giờ làm việc của bạn.

Tin nhắn được gửi trong giờ làm việc sẽ được chuyển vào Nhánh thành công, trong khi tin nhắn được gửi sau giờ làm việc sẽ được chuyển vào Nhánh thất bại.

4. Nhấp vào nút + bên dưới Nhánh Thành công và Thất bại để thêm Bước Gửi Tin nhắn . Hãy đảm bảo bạn chọn WeChat làm kênh của mình.

5. Soạn thảo lời chào và tin nhắn đi vắng của bạn trong trường văn bản.

6. Thêm vào Đặt câu hỏi Bước để lấy thông tin của khách hàng để bạn có thể liên hệ với họ khi trực tuyến trở lại.

Phản hồi có thể được lưu dưới dạng Biến , Trường liên hệ hoặc Thẻ để sử dụng trong các phần khác của Quy trình làm việc. Khi hoàn tất, hãy lưu và xuất bản.

Và đó là cách bạn thiết lập tính năng trả lời tự động của WeChat cho doanh nghiệp của mình. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét danh sách các ví dụ về tin nhắn trả lời tự động mà doanh nghiệp có thể sử dụng cho các tình huống khác nhau.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động của WeChat

Có một số trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng trả lời tự động của WeChat:

• Tin nhắn chào mừng chung

• Tin nhắn vắng mặt

• Tin nhắn chúc mừng ngày lễ

• Tin nhắn cập nhật kinh doanh

• Tin nhắn thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

Những câu trả lời tự động này đảm bảo với khách hàng rằng tin nhắn của họ đã được nhận và bạn sẽ phản hồi sớm nhất có thể. Chúng tôi đã biên soạn danh sách các mẫu tin nhắn trả lời tự động của WeChat sẵn sàng sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Chào mừng chung

Các doanh nghiệp phải tạo ấn tượng ban đầu thật tốt vì điều này giúp phát triển mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng tiềm năng. Một cách dễ dàng để thực hiện điều này là thông qua tin nhắn chào mừng. Sau đây là một số mẫu tin nhắn chào mừng giúp bạn tạo tin nhắn trả lời tự động trên WeChat một cách hiệu quả.

1. “Chào mừng đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi rất vui khi được lắng nghe bạn! Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào hôm nay?

2. “Xin chào! Cảm ơn tin nhắn của bạn! Hãy ngồi yên và một đại diện sẽ liên hệ với bạn trong vòng 24 giờ.”

3. CHÀO! Cảm ơn bạn đã chọn [tên doanh nghiệp]. Hãy xem các dịch vụ của chúng tôi tại đây: [liên kết].”

Tin nhắn vắng mặt

Tin nhắn vắng mặt rất hữu ích vì đây là cách thuận tiện để trả lời tin nhắn của khách hàng sau giờ làm việc. Kiểm tra danh sách tin nhắn vắng mặt mà doanh nghiệp có thể sử dụng để thông báo cho khách hàng về tình trạng rảnh/bận của bạn.

1. “Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Thật không may, giờ làm việc của chúng tôi là từ [giờ] đến [giờ]. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn sớm nhất có thể!”

2. "CHÀO! Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn, nhưng hiện tại ngoài giờ làm việc của chúng tôi. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ.”

3. “Xin chào, hiện tại chúng tôi đang đóng cửa trong kỳ nghỉ cuối tuần dài, nhưng chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn khi hoạt động trở lại vào [ngày].”

Lời chúc mừng ngày lễ

Bạn có đóng cửa doanh nghiệp của mình vào mùa lễ không? Sau đó, điều quan trọng là phải thiết lập tin nhắn trả lời tự động để thông báo cho khách hàng rằng bạn sẽ đi vắng. Sau đây là danh sách tin nhắn trả lời tự động chúc mừng ngày lễ của WeChat để bạn tham khảo.

1. "CHÚC MỪNG NĂM MỚI! Cảm ơn tin nhắn của bạn, nhưng chúng ta đã đi xa từ [ngày] đến [ngày]. Nhóm của chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn khi chúng tôi quay lại vào [ngày].”

2. "Giáng sinh vui vẻ! Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn nhưng hiện tại chúng tôi đang bận. Xin hãy yên tâm rằng chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng [giờ].”

3. “Chúc mừng Ngày của Mẹ! Để chào mừng dịp đặc biệt này, chúng tôi giảm giá 10% cho một số mặt hàng được chọn [liên kết].”

Cập nhật kinh doanh

Tính năng trả lời tự động của WeChat cũng có thể được sử dụng để thông báo cho khách hàng về sự gián đoạn dịch vụ hoặc phản hồi chậm trễ trong các thời điểm cao điểm. Tham khảo bên dưới để biết một số ví dụ mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng.

1. “Lời chào từ [tên doanh nghiệp]. Xin lỗi vì sự gián đoạn dịch vụ, nhóm của chúng tôi đang nỗ lực để giải quyết vấn đề sớm nhất có thể. Trong thời gian chờ đợi, vui lòng cho chúng tôi biết chúng tôi có thể giúp gì cho bạn.”

2. “Xin chào! Hiện tại chúng tôi đang nhận được lượng tin nhắn rất lớn, xin lưu ý rằng thời gian phản hồi của chúng tôi sẽ chậm hơn bình thường. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn.”

3. "Chào bạn. Chúng tôi xin lỗi vì sự cố mất dịch vụ và đang nỗ lực khắc phục sự cố. Hãy kiểm tra trang trạng thái của chúng tôi để biết thông tin cập nhật mới nhất về vấn đề này [liên kết]. Trân trọng, [tên doanh nghiệp].”

Thu thập khách hàng tiềm năng

Bạn muốn biến khách hàng tiềm năng thành Danh bạ? Nâng cấp tính năng trả lời tin nhắn tự động bằng cách yêu cầu thông tin liên lạc của người nhận. Sau đây là một số ví dụ bạn có thể sử dụng.

1. “Xin lỗi, chúng tôi không có mặt tại văn phòng từ [ngày] đến [ngày]. Vui lòng để lại tên và địa chỉ email của bạn, nhóm của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn khi chúng tôi quay lại.”

2. “Xin chào, cảm ơn bạn đã viết thư. Chúng tôi có thể biết tên bạn trước khi bắt đầu không?”

3. “Xin chào từ [tên doanh nghiệp]. Vui lòng chia sẻ tên và địa chỉ email của bạn, một đại diện sẽ sớm liên hệ với bạn.”

Đó là tất cả mọi thứ bạn cần biết về cách sử dụng tính năng trả lời tự động của WeChat cho hoạt động giao tiếp kinh doanh của bạn. Bạn có muốn bắt đầu không? Kết nối tài khoản WeChat của bạn với respond.io  ngay hôm nay.

Tài liệu đọc thêm

Bạn có thấy bài viết này hữu ích không? Nếu vậy, đây là một số bài viết khác trên WeChat có thể bạn quan tâm.

• Cách tích hợp WeChat với CRM

• Đây là hướng dẫn thêm WeChat WebChat vào trang web của bạn

• 6 cách công ty sử dụng WeChat cho doanh nghiệp