WhatsApp è sicuro? 4 modi semplici per proteggere i dati dei clienti

Se fate affari su WhatsApp, potreste chiedervi: "WhatsApp è sicuro?". La fuga di informazioni personali da parte di clienti e clienti può causare danni irreparabili alla reputazione della vostra azienda, quindi è fondamentale mantenere al sicuro i dati dei clienti WhatsApp. Sebbene WhatsApp sia relativamente sicuro per l'invio di informazioni private grazie alla sua crittografia end-to-end, le aziende devono vigilare per istruire gli agenti e limitare i dati a cui hanno accesso. Vi mostriamo quattro modi per farlo.

Proteggete i dati dei vostri lead su WhatsApp: 4 passi da fare

Chi ha accesso ai dati dei vostri lead? Quando si effettuano vendite via chat, può essere una sfida mantenere i dati al sicuro su WhatsApp.

Anche se le chat sono criptate per gli esterni, gli agenti di vendita hanno spesso pieno accesso ai nomi e ai numeri di telefono dei lead. C'è il rischio che usino queste informazioni in modo inappropriato.

Le leggi sulla protezione delle informazioni di identificazione personale (PII) variano da un Paese all'altro, per cui è meglio non correre rischi. I lead e i clienti devono avere la certezza che i dati condivisi con la vostra azienda non saranno trasmessi ad altre parti.

Se si utilizza WhatsApp, le aziende possono inviare messaggi solo ai clienti che acconsentono a riceverli. Quando un cliente acconsente, confida che i suoi dati di contatto rimangano alla vostra azienda.

Come potete assicurarvi che i loro dati WhatsApp rimangano al sicuro? Seguite queste quattro buone pratiche.

1. Non permettete agli agenti di vendita di usare account WhatsApp personali

WhatsApp è sicuro? Sì, le conversazioni su WhatsApp sono crittografate end-to-end, quindi non dovete preoccuparvi che qualcuno si introduca nelle chat con i clienti. Tuttavia, le informazioni possono trapelare in altri modi. Molte aziende permettono ai venditori di usare account WhatsApp personali per fare affari.

I venditori ricevono i lead nei loro telefoni personali, quindi l'azienda non può controllare ciò che fanno con i dati dei lead. Potrebbero fare spamming o perseguire i propri interessi concorrenti e, se lasciano l'azienda, porterebbero con sé i dati dei lead.

Il Customer Success Manager Asher Phillips rileva i rischi di questa situazione: "Da ciò deriverebbero anche problemi di privacy e sicurezza dei dati, in quanto non c'è praticamente alcun controllo sulla diffusione dei dati dei clienti, con il risultato che i potenziali clienti perderebbero la fiducia nell'azienda e passerebbero alla concorrenza".

2. Archiviare i dati in una piattaforma WhatsApp sicura

Quindi, come si fa a mantenere la sicurezza di WhatsApp in un unico account piuttosto che utilizzare account WhatsApp personali? Consigliamo di utilizzare WhatsApp API con una piattaforma di gestione delle conversazioni che sia anche un BSP WhatsApp. In questo modo si garantisce che i dati dei lead rimangano all'interno dell'azienda, poiché tutti i contatti arrivano attraverso un'unica piattaforma.

Tuttavia, quando si utilizza una piattaforma di terze parti, è necessario assicurarsi che sia al sicuro dagli hacker. Quando scegliete una piattaforma, verificate quale provider di cloud storage utilizza e quali certificazioni di sicurezza possiede, se ne ha.

L'archiviazione dei dati nel cloud offre una notevole protezione dei dati. Si noti che il livello di sicurezza dipende interamente dal provider. Ad esempio, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) e Amazon Web Services (AWS) sono alcuni dei provider più affidabili e sicuri.

gif della certificazione ISO che mostra un modo per rispondere alla domanda: WhatsApp è sicuro? — Respond.io ha ottenuto la certificazione ISO 27001:2022 per garantire la sicurezza dei vostri dati WhatsApp.

La certificazione ISO dimostra l'impegno di una piattaforma nei confronti della sicurezza. La certificazione ISO 27001:2022, rilasciata dall'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO), è uno standard riconosciuto a livello mondiale che si concentra sulla creazione, il mantenimento e il miglioramento continuo di un sistema sistematico di gestione del rischio di sicurezza dei dati.

3. Usare l'autenticazione a due fattori o il Single Sign-On

Se da un lato avere una casella di posta condivisa è più sicuro che usare più account WhatsApp, dall'altro l'errore umano espone a rischi i dati dei vostri contatti WhatsApp.

È frequente che si verifichino violazioni dei dati a causa di password facilmente individuabili o di password condivise. Con l'autenticazione a due fattori, gli agenti verificano la loro identità con un numero di telefono o un'e-mail, in modo che possiate essere certi che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati dei vostri clienti.

L'aggiunta del single sign-on è un modo ancora più comodo e sicuro per autenticare gli agenti. Con questo metodo, gli agenti possono effettuare il login una volta sola con informazioni personali come una password unica, e poi il loro dispositivo verrà riconosciuto in modo da poter accedere con un semplice clic.

In questo modo, i venditori non dovranno preoccuparsi di dimenticare le password. Quando vogliono chattare con un cliente, tutto ciò che devono fare per accedere è un clic, in modo che possiate essere certi che WhatsApp della vostra azienda sia sicuro.

4. Proteggere le informazioni di identificazione personale con il mascheramento

Tuttavia, indipendentemente dalla sicurezza della piattaforma WhatsApp e dalla forza dell'autenticazione del login, se molti venditori hanno accesso alle informazioni sui clienti, c'è sempre il rischio di fughe di notizie. Con una piattaforma di gestione delle conversazioni, tutti gli agenti hanno accesso alle conversazioni.

Se da un lato questo è un vantaggio per la visibilità dei manager e per far sì che un agente disponibile possa rispondere rapidamente a qualsiasi lead che arriva, dall'altro apre anche problemi di privacy. Quando tutti gli agenti possono vedere le e-mail e i numeri di telefono dei contatti, possono potenzialmente violare la privacy e il consenso.

icone che mostrano i rischi per la sicurezza di whatsapp. Ci sono costi finanziari e ripercussioni legali se le persone sbagliate accedono ai dati. — Limitare l'accesso degli agenti alle informazioni sui clienti per evitare perdite finanziarie o danni alla reputazione.

Possono sorgere problemi di abuso dei dati e di natura legale, soprattutto quando gli agenti lavorano da remoto, per cui è lecito dubitare della sicurezza di WhatsApp. Possono esserci problemi analoghi all'uso di WhatsApp personale, in quanto gli agenti di vendita possono rubare i dati dei clienti quando lasciano l'azienda o usarli per scopi personali.

La soluzione a questo problema? Utilizzare il mascheramento delle e-mail e dei numeri di telefono, in modo che solo alcuni individui possano vedere le e-mail e i numeri di telefono dei lead. Tutti gli agenti possono vedere i messaggi nella casella di posta e rispondere, ma non hanno accesso a queste informazioni sensibili.

Con respond.io, le aziende hanno accesso a questa funzione, ideale per le aziende con normative sulla privacy molto severe.

Garantire la fiducia dei clienti proteggendo i dati di vendita di WhatsApp

Quindi, il vostro WhatsApp è sicuro? Pensate a quante persone nella vostra azienda hanno accesso alle informazioni dei lead su WhatsApp. Promettete ai clienti che i loro dati saranno al sicuro? Come lo garantite?

Proteggete i dati di vendita utilizzando una piattaforma sicura come respond.io per gestire le conversazioni e i dati dei lead e limitare le informazioni a cui i venditori hanno accesso. Anche se potete fidarvi dei vostri agenti, meno persone hanno accesso a informazioni sensibili, più sicure saranno le informazioni.