WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่? 4 วิธีง่ายๆ ในการปกป้องข้อมูลลูกค้า

หากคุณทำธุรกิจผ่าน WhatsApp คุณอาจสงสัยว่า "WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่" การรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลจากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้ารายใหม่สามารถสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของธุรกิจของคุณอย่างไม่สามารถแก้ไขได้ ดังนั้นการรักษาข้อมูลลูกค้าของ WhatsApp ให้ปลอดภัยจึงเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่า WhatsApp เองจะค่อนข้างปลอดภัยในการส่งข้อมูลส่วนบุคคลด้วยการเข้ารหัสแบบครบวงจร แต่ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องระมัดระวังในการให้ความรู้แก่ตัวแทนและจำกัดข้อมูลที่ตนเข้าถึงได้ เราจะแสดงวิธีดำเนินการนี้ให้คุณดู 4 วิธี

รักษาข้อมูล WhatsApp Lead ของคุณให้ปลอดภัย: 4 ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ

ใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมายของคุณได้บ้าง เมื่อคุณทำการขายผ่านแชท การรักษาความปลอดภัยข้อมูลบน WhatsApp อาจเป็นเรื่องท้าทาย

แม้ว่าข้อความแชทจะถูกเข้ารหัสจากบุคคลภายนอก แต่ตัวแทนฝ่ายขายมักจะสามารถเข้าถึงชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าเป้าหมายได้อย่างเต็มที่ จึงมีความเสี่ยงที่พวกเขาอาจใช้ข้อมูลดังกล่าวอย่างไม่เหมาะสม

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PII) แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ดังนั้นคุณจึงไม่ควรเสี่ยง ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้าต้องการความมั่นใจว่ารายละเอียดใดๆ ที่แบ่งปันกับธุรกิจของคุณจะไม่ถูกส่งต่อไปยังบุคคลอื่น

หากคุณใช้ WhatsApp ธุรกิจต่างๆ จะสามารถส่งข้อความถึง ลูกค้าที่ยินยอมรับข้อความจากพวกเขา เท่านั้น เมื่อลูกค้ายินยอม พวกเขาก็ไว้วางใจว่าข้อมูลติดต่อของพวกเขาจะยังคงอยู่กับบริษัทของคุณ

คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าข้อมูล WhatsApp ของพวกเขาจะปลอดภัย? ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสี่ประการต่อไปนี้

1. ไม่อนุญาตให้ตัวแทนขายใช้บัญชี WhatsApp ส่วนตัว

WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่? ใช่ การสนทนาผ่าน WhatsApp ได้ รับการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องกังวลว่าจะมีใครแฮ็กแชทกับลูกค้าได้ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลอาจรั่วไหลได้ด้วยวิธีอื่น ธุรกิจหลายแห่งอนุญาตให้พนักงานขายใช้บัญชี WhatsApp ส่วนตัวเพื่อทำธุรกิจ

พนักงานขายจะเก็บข้อมูลลูกค้าไว้ในโทรศัพท์ส่วนตัว ดังนั้นบริษัทจึงไม่สามารถควบคุมได้ว่าลูกค้าจะทำอะไรกับข้อมูลลูกค้าเหล่านี้ พนักงานขายอาจสแปมลูกค้าหรือแสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัว และหากพวกเขาออกจากบริษัทไป พวกเขาก็จะนำข้อมูลลูกค้าติดตัวไปด้วย

แอชเชอร์ ฟิลลิปส์ ผู้จัดการฝ่ายความสำเร็จของลูกค้า กล่าวถึงความเสี่ยงในเรื่องนี้ว่า “ปัญหาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน เนื่องจากแทบจะไม่มีการควบคุมการแพร่กระจายข้อมูลของลูกค้าเลย ซึ่งจะส่งผลให้ลูกค้าที่มีศักยภาพสูญเสียความไว้วางใจในธุรกิจและหันไปหาคู่แข่งแทน”

2. จัดเก็บข้อมูลในแพลตฟอร์ม WhatsApp ที่ปลอดภัย

แล้วคุณจะรักษาความปลอดภัยของ WhatsApp ในบัญชีเดียวได้อย่างไร แทนที่จะใช้บัญชี WhatsApp ส่วนตัว เราขอแนะนำให้ใช้ WhatsApp API ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการการสนทนาที่เป็น WhatsApp BSP ด้วย ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของลูกค้าเป้าหมายจะยังคงอยู่ในบริษัท เนื่องจากข้อมูลติดต่อทั้งหมดจะเข้ามาผ่านแพลตฟอร์มเดียว

อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้แพลตฟอร์มของบุคคลที่สาม คุณจะต้องแน่ใจด้วยว่าแพลตฟอร์มนั้นปลอดภัยจากแฮกเกอร์ เมื่อคุณ เลือกแพลตฟอร์ม ให้ตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มนั้นใช้ผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์รายใด และมีใบรับรองความปลอดภัยใดบ้าง (หากมี)

การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยปกป้องข้อมูลได้อย่างมาก โปรดทราบว่าระดับความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) และ Amazon Web Services (AWS) ถือเป็นผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและปลอดภัยที่สุด

gif ของการรับรอง ISO ที่แสดงวิธีตอบคำถามว่า WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่ — Respond.io ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001:2022 เพื่อรักษาข้อมูล WhatsApp ของคุณให้ปลอดภัย

การรับรองมาตรฐาน ISO แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของแพลตฟอร์มต่อความปลอดภัย การรับรองมาตรฐาน ISO 27001:2022 ซึ่งมอบให้โดยองค์กรมาตรฐานสากล (ISO) เป็นมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับทั่วโลกซึ่งเน้นที่การจัดตั้ง บำรุงรักษา และปรับปรุงระบบการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเป็นระบบอย่างต่อเนื่อง

3. ใช้การตรวจสอบสิทธิ์ 2 ขั้นตอนหรือการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว

แม้ว่าการมีกล่องจดหมายร่วมกันจะปลอดภัยมากกว่าการใช้บัญชี WhatsApp หลายบัญชี แต่ข้อผิดพลาดของมนุษย์ยังทำให้ข้อมูลผู้ติดต่อ WhatsApp ของคุณมีความเสี่ยงอีกด้วย

การละเมิดข้อมูลมักเกิดขึ้นเนื่องจากรหัสผ่านที่เดาง่ายหรือมีการแชร์รหัสผ่าน ด้วยระบบยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน เจ้าหน้าที่จะยืนยันตัวตนด้วยหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมายของคุณได้

การเพิ่ม การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว เป็นวิธีที่สะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้นในการรับรองความถูกต้องของตัวแทนของคุณ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถลงชื่อเข้าใช้ได้เพียงครั้งเดียวโดยใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น รหัสผ่านครั้งเดียว จากนั้นอุปกรณ์ของพวกเขาจะถูกจดจำเพื่อให้พวกเขาสามารถลงชื่อเข้าใช้ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

วิธีนี้จะทำให้พนักงานขายไม่ต้องกังวลเรื่องการลืมรหัสผ่าน เมื่อต้องการสนทนากับลูกค้า สิ่งที่ต้องทำเพื่อเข้าสู่ระบบคือคลิกเท่านั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่า WhatsApp ของธุรกิจของคุณจะปลอดภัย

4. ปกป้องข้อมูลประจำตัวส่วนบุคคลด้วยการปิดบังข้อมูล

ไม่ว่าแพลตฟอร์ม WhatsApp ของคุณจะปลอดภัยแค่ไหนและการยืนยันตัวตนในการเข้าสู่ระบบของคุณแข็งแกร่งแค่ไหน หากพนักงานขายจำนวนมากสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้ ก็ยังมีความเสี่ยงที่จะเกิดการรั่วไหลได้ ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการการสนทนา พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงการสนทนาได้

แม้ว่านี่จะถือเป็นประโยชน์สำหรับการมองเห็นของผู้จัดการและเพื่อให้ตัวแทนที่พร้อมให้บริการสามารถตอบสนองต่อข้อมูลใดๆ ที่เข้ามาได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็อาจทำให้เกิดข้อกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวได้เช่นกัน เมื่อตัวแทนทั้งหมดสามารถเห็นอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อได้ พวกเขาอาจละเมิดความเป็นส่วนตัวและความยินยอมได้

ไอคอนแสดงความเสี่ยงสำหรับ WhatsApp ที่ปลอดภัย หากเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลที่ไม่ถูกต้อง จะมีค่าใช้จ่ายและผลทางกฎหมายตามมา — จำกัดการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าของตัวแทนเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียทางการเงินหรือความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณ

การใช้ข้อมูลในทางที่ผิดและข้อกังวลทางกฎหมายอาจเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะเมื่อตัวแทนทำงานจากระยะไกล ดังนั้นคุณจึงอาจมีข้อสงสัยว่า WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่ อาจมีปัญหาที่คล้ายคลึงกันกับการใช้ WhatsApp ส่วนตัว เนื่องจากตัวแทนขายอาจขโมยข้อมูลลูกค้าเป้าหมายเมื่อพวกเขาออกจากบริษัทหรือใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัว

วิธีแก้ปัญหาคือ ใช้ การปกปิดอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อให้เฉพาะบุคคลบางคนเท่านั้นที่สามารถดูอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าเป้าหมายได้ ตัวแทนทุกคนสามารถดูข้อความในกล่องจดหมายและตอบกลับได้ แต่จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้ได้

กับ respond.io องค์กรต่างๆ สามารถเข้าถึงฟีเจอร์นี้ได้ และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวด

สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าด้วยการรักษาความปลอดภัยข้อมูลการขาย WhatsApp ของคุณ

แล้ว WhatsApp ของคุณปลอดภัยหรือไม่ ลองนึกดูว่ามีพนักงานกี่คนในบริษัทของคุณที่สามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าของ WhatsApp ได้ คุณสัญญากับลูกค้าหรือไม่ว่าข้อมูลของพวกเขาจะปลอดภัย คุณรับประกันเรื่องนี้ได้อย่างไร

ปกป้องข้อมูลการขายโดยใช้แพลตฟอร์มที่ปลอดภัย เช่น respond.io เพื่อจัดการการสนทนาและข้อมูลจากลูกค้าเป้าหมายและจำกัดข้อมูลที่พนักงานขายสามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าคุณอาจไว้วางใจตัวแทนของคุณ แต่ยิ่งมีคนเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้น้อยเท่าไร ข้อมูลก็จะปลอดภัยมากขึ้นเท่านั้น