Se está a fazer negócios através do WhatsApp, pode perguntar-se: "O WhatsApp é seguro?" A fuga de informações pessoais de contactos e clientes pode causar danos irreparáveis na reputação da sua empresa, por isso é vital manter os dados dos clientes do WhatsApp seguros. Embora o WhatsApp em si seja relativamente seguro para o envio de informações privadas graças à sua encriptação de ponta a ponta, as empresas devem estar atentas para educar os agentes e limitar os dados a que têm acesso. Vamos mostrar-lhe quatro formas de o fazer.

Mantenha os dados dos seus leads do WhatsApp seguros: 4 passos a seguir

Quem tem acesso aos dados dos seus leads? Quando se faz vendas por chat, pode ser um desafio manter estes dados seguros no WhatsApp.

Mesmo que as conversas sejam encriptadas para pessoas externas, os agentes de vendas têm frequentemente acesso total aos nomes e números de telefone dos clientes potenciais. Existe o risco de poderem utilizar essas informações de forma incorrecta.

As leis de proteção de informações pessoais identificáveis (PII) variam de país para país, pelo que não deve correr riscos. Os clientes potenciais e os clientes precisam de ter a certeza de que os dados partilhados com a sua empresa não serão transmitidos a terceiros.

Se estiver a utilizar o WhatsApp, as empresas só podem enviar mensagens a clientes que autorizem a receção de mensagens. Quando um cliente consente, confia que os seus dados de contacto permanecem na sua empresa.

Como pode garantir que os dados do WhatsApp permanecem seguros? Siga estas quatro práticas recomendadas.

1. Não permita que os agentes de vendas utilizem contas pessoais do WhatsApp

O WhatsApp é seguro? Sim, as conversas do WhatsApp são encriptadas de ponta a ponta, por isso não precisa de se preocupar com a possibilidade de alguém invadir as conversas com os clientes. No entanto, as informações podem ser divulgadas de outras formas. Muitas empresas permitem que os vendedores utilizem contas pessoais do WhatsApp para efetuar negócios.

Os vendedores recebem os contactos nos seus telemóveis pessoais, pelo que a empresa não pode controlar o que fazem com esses dados. Podem estar a enviar spam para as pessoas ou a perseguir os seus próprios interesses concorrentes e, se saírem da empresa, levam os dados dos contactos com eles.

O Gestor de Sucesso do Cliente, Asher Phillips, refere os riscos desta situação: "As preocupações com a privacidade e a segurança dos dados também surgiriam, uma vez que não há praticamente nenhum controlo sobre a disseminação dos dados dos clientes, o que faria com que os potenciais clientes perdessem a confiança na empresa e passassem para a concorrência."

2. Armazenar dados numa plataforma WhatsApp segura

Então, como manter o WhatsApp seguro numa única conta em vez de utilizar contas pessoais do WhatsApp? Recomendamos a utilização do WhatsApp API com uma plataforma de gestão de conversações que seja também uma BSP do WhatsApp. Isto garante que os dados dos contactos permanecem dentro da empresa, uma vez que todos os contactos são recebidos através de uma única plataforma.

No entanto, se estiver a utilizar uma plataforma de terceiros, também deve certificar-se de que está protegida contra piratas informáticos. Ao escolher uma plataforma, verifique qual o fornecedor de armazenamento na nuvem que utiliza e qual a certificação de segurança que possui, caso exista.

O armazenamento de dados na nuvem oferece uma proteção de dados considerável. Note-se que o nível de segurança depende inteiramente do fornecedor. Por exemplo, o Microsoft Azure, o Google Cloud Platform (GCP) e o Amazon Web Services (AWS) são alguns dos fornecedores mais reputados e mais seguros.

A certificação ISO demonstra o compromisso de uma plataforma com a segurança. A certificação ISO 27001:2022, atribuída pela Organização Internacional de Normalização (ISO), é uma norma mundialmente reconhecida que se centra no estabelecimento, manutenção e melhoria contínua de um sistema sistemático de gestão de riscos de segurança de dados.

3. Utilizar a autenticação de 2 factores ou o início de sessão único

Embora ter uma caixa de entrada partilhada seja mais seguro do que utilizar várias contas WhatsApp, o erro humano também expõe a riscos os seus dados de leads do WhatsApp.

É comum ocorrerem violações de dados devido a palavras-passe facilmente adivinhadas ou à partilha de palavras-passe. Com a autenticação de dois factores, os agentes verificam a sua identidade através de um número de telefone ou e-mail, para que possa ter a certeza de que apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos seus dados de clientes potenciais.

A adição de um início de sessão único é uma forma ainda mais conveniente e segura de autenticar os seus agentes. Com este método, os agentes podem iniciar sessão uma vez com informações pessoais, como uma palavra-passe de uso único, e depois o seu dispositivo será reconhecido para que possam iniciar sessão com apenas um clique.

Desta forma, os vendedores não precisam de se preocupar com o esquecimento de palavras-passe. Quando quiserem conversar com um cliente, tudo o que precisam de fazer para iniciar sessão é clicar, para que possa ter a certeza de que o WhatsApp da sua empresa está seguro.

4. Proteger as informações de identificação pessoal com mascaramento

No entanto, por muito segura que seja a sua plataforma WhatsApp e por muito forte que seja a sua autenticação de início de sessão, se muitos vendedores tiverem acesso às informações dos clientes, continua a existir o risco de fugas. Com uma plataforma de gestão de conversações, todos os agentes têm acesso às conversações.

Embora isto seja uma vantagem para a visibilidade do gestor e para que um agente disponível possa responder rapidamente a qualquer contacto que chegue, também levanta problemas de privacidade. Quando todos os agentes podem ver os emails e números de telefone dos contactos, podem violar a privacidade e o consentimento.

Podem surgir problemas de utilização indevida de dados e preocupações legais, especialmente quando os agentes estão a trabalhar remotamente, pelo que terá dúvidas quanto à segurança do WhatsApp. Podem surgir problemas semelhantes aos da utilização do WhatsApp pessoal, uma vez que os agentes de vendas podem roubar os dados dos contactos quando saem da empresa ou utilizá-los para fins pessoais.

A solução para isso? Utilizar a máscara de email e número de telefone para que apenas determinados indivíduos possam ver os emails e números de telefone dos contactos. Todos os agentes podem ver as mensagens na caixa de entrada e responder a elas, mas não terão acesso a essas informações confidenciais.

Com respond.io, as empresas têm acesso a esta funcionalidade, que é ideal para empresas com regulamentos de privacidade rigorosos.

Garanta a confiança do cliente protegendo os seus dados de vendas do WhatsApp

Então, o seu WhatsApp é seguro? Pense em quantas pessoas na sua empresa têm acesso às informações dos contactos do WhatsApp. Promete aos clientes que os seus dados estão seguros? Como é que garante isso?

Proteja os dados de vendas utilizando uma plataforma segura como a respond.io para gerir as conversas e os dados dos contactos e limitar as informações a que os vendedores têm acesso. Embora possa confiar nos seus agentes, quanto menos pessoas tiverem acesso a informações sensíveis, mais seguras serão as informações.

Ler mais

Se estiver interessado em saber mais sobre como manter as suas conversas do WhatsApp seguras e em conformidade, consulte os seguintes artigos:

• Como reverter e evitar uma conta banida do WhatsApp Business
• Tudo o que precisa de saber sobre mensagens seguras
• WhatsApp Opt In: Como fazer com que os clientes aceitem o WhatsApp