WhatsApp có an toàn không? 4 cách dễ dàng để bảo vệ dữ liệu khách hàng

Nếu bạn đang kinh doanh qua WhatsApp, bạn có thể tự hỏi, "WhatsApp có an toàn không?" Việc rò rỉ thông tin cá nhân từ khách hàng tiềm năng và khách hàng có thể gây ra thiệt hại không thể khắc phục đối với danh tiếng của doanh nghiệp bạn, vì vậy, điều quan trọng là phải giữ an toàn cho dữ liệu khách hàng WhatsApp. Mặc dù bản thân WhatsApp tương đối an toàn khi gửi thông tin riêng tư nhờ mã hóa đầu cuối, các doanh nghiệp phải cảnh giác trong việc giáo dục các đại lý và hạn chế dữ liệu mà họ có quyền truy cập. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn bốn cách để thực hiện việc này.

Giữ an toàn cho dữ liệu khách hàng tiềm năng WhatsApp của bạn: 4 bước cần thực hiện

Ai có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng tiềm năng của bạn? Khi bạn thực hiện bán hàng qua trò chuyện, việc giữ an toàn cho dữ liệu này trên WhatsApp có thể là một thách thức.

Ngay cả khi các cuộc trò chuyện được mã hóa với bên ngoài, các đại lý bán hàng thường có toàn quyền truy cập vào tên và số điện thoại của khách hàng tiềm năng. Có nguy cơ họ có thể sử dụng thông tin đó một cách không phù hợp.

Luật bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân (PII) khác nhau ở mỗi quốc gia, vì vậy bạn không muốn gặp bất kỳ rủi ro nào. Khách hàng tiềm năng và khách hàng cần sự tin tưởng rằng bất kỳ thông tin chi tiết nào được chia sẻ với doanh nghiệp của bạn sẽ không được chuyển cho các bên khác.

Nếu bạn đang sử dụng WhatsApp, doanh nghiệp chỉ có thể gửi tin nhắn cho những khách hàng đồng ý nhận tin nhắn từ họ . Khi khách hàng đồng ý, họ tin tưởng rằng thông tin liên lạc của họ sẽ được giữ lại với công ty bạn.

Làm thế nào để đảm bảo dữ liệu WhatsApp của họ vẫn an toàn? Hãy làm theo bốn biện pháp tốt nhất sau.

1. Không cho phép nhân viên bán hàng sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân

WhatsApp có an toàn không? Có, các cuộc trò chuyện trên WhatsApp được mã hóa từ đầu đến cuối , do đó bạn không cần phải lo lắng về việc ai đó xâm nhập vào các cuộc trò chuyện với khách hàng. Tuy nhiên, thông tin có thể bị rò rỉ theo những cách khác. Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên bán hàng sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân để kinh doanh.

Nhân viên bán hàng đưa thông tin khách hàng tiềm năng vào điện thoại cá nhân của họ, vì vậy công ty không thể kiểm soát những gì họ làm với dữ liệu khách hàng tiềm năng đó. Họ có thể đang gửi thư rác cho mọi người hoặc theo đuổi lợi ích cạnh tranh của riêng họ và nếu họ rời khỏi công ty, họ sẽ mang theo dữ liệu khách hàng tiềm năng.

Giám đốc thành công của khách hàng Asher Phillips lưu ý những rủi ro của việc này: “Những lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cũng sẽ phát sinh từ đây, vì hầu như không có cách nào kiểm soát được việc lan truyền dữ liệu khách hàng - điều này sẽ khiến khách hàng tiềm năng mất lòng tin vào doanh nghiệp và chuyển sang đối thủ cạnh tranh”.

2. Lưu trữ dữ liệu trong nền tảng WhatsApp an toàn

Vậy làm thế nào để bạn giữ WhatsApp an toàn trong một tài khoản duy nhất thay vì sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân? Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng WhatsApp API với nền tảng quản lý cuộc trò chuyện cũng là WhatsApp BSP . Điều này đảm bảo dữ liệu khách hàng tiềm năng được lưu giữ trong công ty vì tất cả các liên hệ đều thông qua một nền tảng duy nhất.

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng nền tảng của bên thứ ba, bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng nền tảng đó an toàn trước tin tặc. Khi bạn chọn một nền tảng , hãy kiểm tra xem nền tảng đó sử dụng nhà cung cấp lưu trữ đám mây nào và nền tảng đó có chứng nhận bảo mật nào, nếu có.

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu đáng kể. Lưu ý rằng mức độ bảo mật hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp. Ví dụ: Microsoft Azure, Google Cloud Nền tảng (GCP) và Amazon Web Services (AWS) là một số nhà cung cấp có uy tín và an toàn nhất.

gif chứng nhận ISO cho thấy cách trả lời câu hỏi WhatsApp có an toàn không — Respond.io có chứng nhận ISO 27001:2022 để giữ an toàn cho dữ liệu WhatsApp của bạn

Chứng nhận ISO chứng minh cam kết của nền tảng đối với vấn đề bảo mật. Chứng nhận ISO 27001:2022 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) cấp là tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu, tập trung vào việc thiết lập, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý rủi ro bảo mật dữ liệu có hệ thống.

3. Sử dụng Xác thực 2 yếu tố hoặc Đăng nhập một lần

Mặc dù hộp thư đến được chia sẻ an toàn hơn so với việc sử dụng nhiều tài khoản WhatsApp, nhưng lỗi của con người cũng khiến dữ liệu khách hàng tiềm năng WhatsApp của bạn gặp rủi ro.

Vi phạm dữ liệu thường xảy ra do mật khẩu dễ đoán hoặc chia sẻ mật khẩu. Với xác thực 2 yếu tố, các đại lý xác minh danh tính của họ bằng số điện thoại hoặc email để bạn có thể chắc chắn rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng tiềm năng của bạn.

Thêm đăng nhập một lần là cách xác thực đại lý của bạn thuận tiện và an toàn hơn nữa. Với phương pháp này, họ có thể đăng nhập một lần bằng thông tin cá nhân như mật khẩu một lần, sau đó thiết bị của họ sẽ được nhận dạng để họ có thể đăng nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột sau đó.

Theo cách đó, nhân viên bán hàng sẽ không cần lo lắng về việc quên mật khẩu. Khi họ muốn trò chuyện với khách hàng, tất cả những gì họ cần làm để đăng nhập là nhấp chuột, do đó bạn có thể chắc chắn rằng WhatsApp của doanh nghiệp bạn an toàn.

4. Bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân bằng cách che giấu

Tuy nhiên, bất kể nền tảng WhatsApp của bạn an toàn đến đâu và xác thực đăng nhập của bạn mạnh đến đâu, nếu nhiều nhân viên bán hàng có quyền truy cập vào thông tin khách hàng, vẫn có nguy cơ rò rỉ. Với nền tảng quản lý cuộc trò chuyện, tất cả các đại lý đều có quyền truy cập vào các cuộc trò chuyện.

Mặc dù đây là lợi ích cho khả năng hiển thị của người quản lý và để một nhân viên có thể phản hồi nhanh chóng cho bất kỳ khách hàng tiềm năng nào đến, nhưng nó cũng làm nảy sinh mối lo ngại về quyền riêng tư. Khi tất cả các nhân viên có thể xem email và số điện thoại của người liên hệ, họ có khả năng vi phạm quyền riêng tư và sự đồng ý.

biểu tượng cho thấy rủi ro cho whatsapp có an toàn không. Có chi phí tài chính và hậu quả pháp lý nếu những người không phù hợp truy cập dữ liệu — Hạn chế quyền truy cập của đại lý vào thông tin khách hàng để tránh mất mát tài chính hoặc gây tổn hại đến danh tiếng của bạn

Có thể phát sinh tình trạng sử dụng sai dữ liệu và các vấn đề pháp lý, đặc biệt là khi các đại lý làm việc từ xa, do đó bạn sẽ nghi ngờ liệu WhatsApp có an toàn hay không. Có thể có những vấn đề tương tự khi sử dụng WhatsApp cá nhân vì các đại lý bán hàng có thể đánh cắp dữ liệu khách hàng tiềm năng khi họ rời công ty hoặc sử dụng dữ liệu đó để trục lợi cá nhân.

Giải pháp cho vấn đề này là gì? Sử dụng chức năng che email và số điện thoại để chỉ một số cá nhân nhất định mới có thể xem email và số điện thoại của khách hàng tiềm năng. Tất cả các đại lý đều có thể xem tin nhắn trong hộp thư đến và trả lời chúng, nhưng họ sẽ không có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm này.

Với respond.io , các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng này và nó lý tưởng cho các doanh nghiệp có quy định nghiêm ngặt về quyền riêng tư.

Đảm bảo sự tin tưởng của khách hàng bằng cách bảo mật dữ liệu bán hàng WhatsApp của bạn

Vậy, WhatsApp của bạn có an toàn không? Hãy nghĩ xem có bao nhiêu người trong công ty bạn có quyền truy cập vào thông tin khách hàng tiềm năng của WhatsApp. Bạn có hứa với khách hàng rằng dữ liệu của họ sẽ được bảo mật không? Bạn đảm bảo điều này như thế nào?

Bảo vệ dữ liệu bán hàng bằng cách sử dụng nền tảng an toàn như respond.io để quản lý các cuộc trò chuyện và dữ liệu từ khách hàng tiềm năng và hạn chế thông tin mà nhân viên bán hàng có thể truy cập. Mặc dù bạn có thể tin tưởng các đại lý của mình, nhưng càng ít người có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm thì thông tin sẽ càng an toàn.