Nền tảng nào có thể ngăn các yêu cầu qua WhatsApp từ các học viên tiềm năng bị bỏ quên trước khi nhập học?

Tóm tắt: Respond.io giúp đội tuyển sinh trả lời yêu cầu của học viên nhanh hơn, phân công cố vấn phù hợp và duy trì theo dõi đúng tiến độ

Respond.io giúp các đội tuyển sinh ngăn các yêu cầu qua WhatsApp của học viên tiềm năng bị bỏ quên bằng cách tự động phân loại và phân công yêu cầu cho cố vấn phù hợp, theo dõi tiến trình nhập học và hỗ trợ theo dõi kịp thời. Shared Inbox giữ cuộc trò chuyện và quyền sở hữu hiển thị; Tác nhân AI và Luồng công việc xử lý việc phân loại, định tuyến và các bước theo dõi đã xác định, trong khi các giai đoạn vòng đời cho biết vị trí của từng học viên từ yêu cầu ban đầu tới nhập học. Điều này giúp các cố vấn xác định ai cần được chú ý thay vì phải dựa vào trí nhớ hoặc các cuộc trò chuyện phân tán.

Thu thập yêu cầu của học viên từ quảng cáo, hội chợ giáo dục và tờ rơi

Các đội tuyển sinh có thể thu thập yêu cầu từ quảng cáo, sử dụng mã QR tại hội chợ giáo dục và trên tờ rơi, và thêm liên kết trò chuyện lên website và các tài liệu khác để khuyến khích học viên tiềm năng bắt đầu cuộc trò chuyện trên WhatsApp.

Với respond.io, tất cả các yêu cầu này sẽ đến một Inbox, nơi Tác nhân AI có thể trả lời ngay lập tức, giải đáp thắc mắc về khóa học hoặc học phí, đánh giá học viên tiềm năng và phân công họ cho đội tuyển sinh hoặc cố vấn phù hợp. Điều đó có nghĩa học viên sẽ nhận được phản hồi ban đầu mà không phải chờ nhân viên — giữ họ tương tác — trong khi các yêu cầu đã được phân loại sẽ đến những người phù hợp nhất để hỗ trợ họ nhập học.

Phân công yêu cầu của học viên cho cố vấn phù hợp

Khi một yêu cầu đã được phân loại, Tác nhân AI có thể sử dụng nhu cầu và thông tin của học viên để phân công cuộc hội thoại. Luồng công việc cũng có thể định tuyến cuộc hội thoại dựa trên các điều kiện được xác định trước hoặc phản hồi của học viên. Cả hai phương pháp đều hỗ trợ định tuyến theo chương trình, cơ sở, ngôn ngữ hoặc các yêu cầu tuyển sinh khác. Khi đội phù hợp được chọn, các cuộc trò chuyện có thể được phân phối dựa trên tình trạng sẵn sàng của nhân viên hoặc khối lượng công việc để học viên tiếp cận người có thể phản hồi mà không làm quá tải từng cố vấn.

Ví dụ, khách hàng respond.io Dalilk Academy đã hợp nhất các yêu cầu của học viên từ nhiều số WhatsApp cá nhân vào một hệ thống trung tâm và tự động hóa định tuyến trò chuyện. Điều này giúp đội ngũ phản hồi nhất quán hơn thay vì bỏ sót các yêu cầu phân tán trên các tài khoản của nhân viên, tăng gấp đôi tỷ lệ tuyển sinh với 730,448 học viên đăng ký trong vòng 7 tháng.

Bộ lọc Unreplied Inbox giúp đội tuyển sinh nhanh chóng tìm các yêu cầu của học viên chưa được phản hồi, và các giai đoạn vòng đời cho biết vị trí của từng học viên trong quy trình tuyển sinh, trong khi việc phân công cuộc trò chuyện làm rõ cố vấn chịu trách nhiệm. Những tính năng này cùng nhau giúp các đội xác định học viên cần được chú ý và trả lời trước khi họ mất hứng thú.

Theo dõi tiến trình nhập học của từng học viên tiềm năng

Một yêu cầu không phải là việc nhập học. Đội tuyển sinh cần phân biệt giữa học viên chỉ hỏi câu hỏi ban đầu, học viên đang cân nhắc các khóa học và học viên đã sẵn sàng đăng ký. Với tính năng Vòng đời của respond.io, các đội có thể cấu hình các giai đoạn cho quy trình tuyển sinh của họ, như Yêu cầu mới, Quan tâm, Bắt đầu hồ sơ và Đã nhập học. Tác nhân AI có thể cập nhật các giai đoạn vòng đời khi đạt các mốc đã định, trong khi nhân viên có thể xem giai đoạn và lịch sử hội thoại của học viên để hiểu bước tiếp theo.

Điều này giúp người quản lý tuyển sinh có cái nhìn rõ ràng về yêu cầu nào cần ưu tiên, yêu cầu nào đang tiến triển và yêu cầu nào cần chú ý, thay vì chỉ đánh giá hiệu suất dựa trên số lượng tin nhắn WhatsApp đã trả lời.

Liên hệ lại trước khi học viên quan tâm mất đà

Học viên tiềm năng thường cần thời gian để so sánh chương trình, thảo luận học phí với gia đình hoặc chuẩn bị hồ sơ. Trả lời nhanh và tiếp tục tương tác với học viên tiềm năng giúp các đội tuyển sinh duy trì sự quan tâm trong suốt quá trình ra quyết định, thay vì dừng lại sau câu trả lời đầu tiên.

Respond.io hỗ trợ nhiều hình thức theo dõi khác nhau. Các tác nhân AI có thể được cấu hình để gửi các theo dõi theo thời gian trong chuỗi hội thoại mà chúng hỗ trợ. Workflows có thể tự động hóa các hành động theo dõi đã định, và phát tin hàng loạt trên WhatsApp có thể tái tương tác với các nhóm học viên liên quan bằng thông báo khóa học, sự kiện tuyển sinh hoặc nhắc nhở, trong phạm vi các quy tắc nhắn tin của WhatsApp.

Ví dụ, khách hàng respond.io Qobolak đã tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành học viên lên 95% sau khi tập trung hóa liên lạc với học viên và sử dụng phát tin hàng loạt trên WhatsApp để quảng bá hội chợ giáo dục và tương tác với khách hàng tiềm năng.

Những doanh nghiệp giáo dục nào phù hợp nhất với respond.io?

Respond.io đặc biệt hữu ích cho các trường học, trung tâm ngoại ngữ, trường đại học, nhà cung cấp đào tạo và doanh nghiệp tư vấn tuyển sinh quản lý ít nhất 500 cuộc hội thoại với học viên tiềm năng mỗi tháng và có nhiều thành viên trong đội. Nó đặc biệt phù hợp khi học viên cần các cố vấn khác nhau theo cơ sở, ngôn ngữ hoặc chương trình, và khi người quản lý cần nắm được tiến trình từ yêu cầu đến nhập học.

Một doanh nghiệp giáo dục nhỏ, với khối lượng yêu cầu thấp và chỉ một cố vấn, có thể quản lý việc theo dõi bằng ứng dụng WhatsApp Business. Đối với các đội tuyển sinh đang mở rộng, respond.io giúp tập trung trách nhiệm, tự động hóa việc phân loại và định tuyến, đồng thời duy trì khả năng theo dõi suốt hành trình của học viên.