WhatsApp Lead-Generierung: So kannst du WhatsApp nutzen, um mehr Leads zu gewinnen.

Möchtest du WhatsApp zur Leadgenerierung nutzen? Du bist hier genau richtig! In diesem Blogbeitrag erklären wir dir die Grundlagen der Leadgenerierung über WhatsApp und ihre Vorteile. Anschließend zeigen wir dir, wie du Leads generierst und verwaltest, indem du die WhatsApp Business App oder die WhatsApp API mit einer Software zur Verwaltung von Kundenkonversationen verbindest.

Was ist Leadgenerierung über WhatsApp?

Leadgenerierung über WhatsApp ist der Prozess, mit WhatsApp Business Leads zu gewinnen — potenzielle Kunden, die Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung gezeigt haben. Unternehmen können auf WhatsApp über die WhatsApp Business App oder die WhatsApp API Leads generieren.

Auch wenn WhatsApp für einige Unternehmen als Methode zur Leadgewinnung neu ist, können sie viele Vorteile daraus ziehen.

Vorteile der Leadgenerierung über WhatsApp

WhatsApp ist ein stark interaktiver Messaging‑Kanal, den Unternehmen nutzen, um ihre Zielgruppe zu erreichen und durch lockere Gespräche Beziehungen aufzubauen. Da täglich Milliarden Nachrichten über die Plattform ausgetauscht werden, ermöglicht WhatsApp Unternehmen, eine große Kundengrundlage zu erreichen, insbesondere in Regionen, in denen WhatsApp beliebt ist.

Im Vergleich zu klassischen Kanälen wie E‑Mail und Webchat ist WhatsApp eine bessere Plattform für die Leadgenerierung, da es häufige Probleme dieser Kanäle überwindet.

Beispielsweise können E‑Mails im Spamordner landen, in der Flut ungelesener Nachrichten untergehen und wegen ihres formellen Tons länger brauchen, um Beziehungen aufzubauen.

Traditionelle Webchats erhöhen das Risiko, Leads zu verlieren, weil Website‑Besucher anonym sein können und beide Parteien gleichzeitig online sein müssen, um zu kommunizieren.

Mit WhatsApp können Unternehmen Lead‑Informationen wie Name und Telefonnummer erfassen, wenn Leads über den WhatsApp Webchat oder die WhatsApp‑App schreiben, und erzielen höhere Sichtbarkeit, da Menschen eher WhatsApp als E‑Mail prüfen. Außerdem machen erweiterte Funktionen wie WhatsApp‑Massen‑Nachrichten und geplante WhatsApp‑Nachrichten es Unternehmen leichter, Leads effektiv und zur richtigen Zeit anzusprechen.

Es gibt sowohl Unternehmen als auch Kunden die Flexibilität, Gespräche zu für sie passenden Zeiten zu führen. Indem der Zeitaufwand und die Mühe formeller Sprache entfallen, können Unternehmen Leads schneller durch den Funnel bewegen und die Conversion‑Raten erhöhen.

Am besten: Da WhatsApp zur Meta‑Familie gehört, können Unternehmen ihre Facebook‑Seite und Instagram‑Konten mit WhatsApp verknüpfen und so Traffic von diesen Social‑Media‑Plattformen zu WhatsApp leiten.

Weitere WhatsApp‑Tools wie Chat‑Links, QR‑Codes und mehr können Unternehmen ebenfalls dabei helfen, eingehende Leads zu generieren und effizient mit ihnen zu kommunizieren. Bevor du diese Tools zur WhatsApp‑Leadgenerierung nutzt, schauen wir uns die Regeln der WhatsApp Business App und der WhatsApp API für die Leadgenerierung an.

WhatsApp‑Leadgenerierung: Was du wissen solltest

Unternehmen können Leads über die WhatsApp Business App, die für kleine Unternehmen gedacht ist, oder über die WhatsApp API, die für KMU und Großunternehmen entwickelt wurde, generieren.

Mit der WhatsApp Business App können Unternehmen Leads und Kunden jederzeit anschreiben; sie müssen lediglich die Business und Commerce Policies von WhatsApp einhalten. Die App ist zudem kostenlos; zur Vertrauenssteigerung können Unternehmen sogar den WhatsApp‑Green‑Tick beantragen.

Die WhatsApp API hingegen hat zusätzlich zu den Business‑ und Commerce Policies noch ein Regelwerk, das die Privatsphäre der Nutzer schützt, schnelle Antworten fördert und Unternehmen daran hindert, Kunden zu spammen.

Zum Beispiel sind Geschäfts‑Nachrichten ab dem 1. Juli 2025 kostenlos, wenn es sich um Antworten auf Kunden­nachrichten innerhalb eines 24‑Stunden‑Messaging‑Fensters handelt. Beachte, dass dies nur für Free‑Form‑Messaging und Utility‑WhatsApp‑Nachrichtenvorlagen gilt. Um ein Gespräch mit Leads oder Kunden auf WhatsApp zu beginnen, müssen Unternehmen vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen verwenden.

Vor allem hat die API keine Benutzeroberfläche und muss daher an Drittanbieter‑Software wie die Konversationsmanagement‑Software von respond.io angeschlossen werden.

Jetzt, wo du die WhatsApp‑Produkte kennst, mit denen du Leads generieren kannst, und deren Regeln verstanden hast, zeigen wir dir, wie du WhatsApp zur Leadgenerierung einsetzt.

WhatsApp Lead-Generierung: So generierst du WhatsApp Leads.

WhatsApp hat es Business‑Nutzern erleichtert, mit kostenlosen und kostenpflichtigen Tools wie Click‑to‑Chat‑Anzeigen, Chat‑Links, QR‑Codes und Webchat‑Widgets Leads zu generieren.

In diesem Abschnitt zeigen wir, wie du diese Tools zur Generierung von WhatsApp‑Leads nutzt.

Marketing‑Leads mit Click‑to‑Chat‑Anzeigen generieren

Soziale Medien sind sehr effektiv fürs Marketing. Da mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung sie nutzt, bieten sie Unternehmen ein großes Potenzial, die gewünschte Zielgruppe zu erreichen.

Wenn du ein Facebook‑Konto hast, verknüpfe es mit deinem WhatsApp Business‑Konto und erstelle WhatsApp Click‑to‑Chat‑Anzeigen auf Facebook und Instagram, um mehr Leads zu erreichen. Beachte, dass WhatsApp‑Ads nicht kostenlos sind.

Du kannst deinen WhatsApp‑Katalog oder ein bestimmtes Bild aus deiner Fotogalerie auf Facebook und Instagram an eine ausgewählte Zielgruppe entsprechend deinem Budget bewerben. Die Anzeige leitet Leads direkt in deinen WhatsApp‑Posteingang, wo sie ein Gespräch über ein Produkt oder eine Dienstleistung beginnen können, an der sie interessiert sind.

Nutzer der WhatsApp Business App können einfach Anzeigen einrichten direkt in der App. WhatsApp‑API‑Nutzer können hingegen WhatsApp‑Anzeigen in der Meta Business Suite einrichten und ihren Meta‑Account mit respond.io verbinden, um Ad‑Konversationen effizient zu verwalten.

Schauen wir uns nun an, wie man WhatsApp‑Chat‑Links und QR‑Codes zur Leadgenerierung nutzt.

Bringe Leads dazu, dich zuerst zu kontaktieren — mit Chat‑Links und QR‑Codes

Click‑to‑Chat‑Links und QR‑Codes sind die zwei nützlichsten Funktionen, um eingehende Leads zu kanalisieren. Du kannst deinen Chat‑Link überall einbetten — auf Websites, in sozialen Medien — und deinen WhatsApp‑QR‑Code in deinem Ladengeschäft, Flyern und mehr einfügen.

Um deinen Click‑to‑Chat‑Link und QR‑Code in der WhatsApp Business App zu erstellen, gehe zu deinen WhatsApp‑Einstellungen > Business Tools > Short Link. Auf dieser Seite kannst du deinen Chat‑Link und QR‑Code teilen und eine Nachricht verfassen, die die Begrüßungsnachricht des Leads vorausfüllt, wenn er in den Chat‑Posteingang geleitet wird.

Du kannst auch den respond.io WhatsApp‑Linkgenerator nutzen, um einen Link zu erstellen, egal ob du die WhatsApp Business App oder die WhatsApp API verwendest.

Wenn du die WhatsApp API über respond.io nutzt, erstellst du Links und QR‑Codes einfach auf respond.io. Gehe dazu zu Einstellungen, klicke auf Growth Widgets und drücke Add Widget. Wähle QR Code und klicke auf Create Widget.

Wähle dann im Dropdownmenü der Kanäle WhatsApp, wähle dein WhatsApp Business Account, verfasse deine vorausgefüllte Nachricht und klicke auf Generate Widget. Kopiere dann den Chat‑Link oder teile den QR‑Code.

Als Nächstes zeigen wir dir, wie du mit dem WhatsApp‑Widget Leads generierst.

Website‑Besucher via Webchat in WhatsApp‑Leads verwandeln

Die Installation eines Website‑Chats ist eine gute Möglichkeit, Website‑Besucher in WhatsApp‑Leads zu verwandeln. Allerdings können nur Unternehmen, die die WhatsApp API nutzen, einen WhatsApp‑Webchat auf ihrer Website installieren.

Um ein WhatsApp‑Widget einzurichten auf respond.io, gehe zu Settings > Growth Widgets > Add Widget > WhatsApp > Create Widget. Gib dann die Website‑Domain und den WhatsApp Business Account ein und klicke auf Generate Widget.

Ein Popup erscheint und fordert dich auf, ein Skript auf deiner Website zu installieren. Dieser Schritt unterscheidet sich je nach Anbieter deiner Website, z. B. WordPress,Shopify,Wix,Squarespace und Joomla. Nachdem du die Methoden zur Leadgenerierung über WhatsApp verstanden hast, gehen wir zum nächsten Schritt über: Leads effektiv verwalten.

WhatsApp‑Leads verwalten: Best Practices

Jetzt, da du Leads dazu gebracht hast, dir zu schreiben, musst du sie effektiv verwalten und sicherstellen, dass du die Ressourcen hast, um hohe Mengen eingehender Gespräche zu beantworten. Dieser Abschnitt zeigt dir Best Practices für das Management von Konversationen und die Kommunikation mit WhatsApp‑Leads.

Leads mit der WhatsApp Business App verwalten

Die WhatsApp Business App bietet alle wichtigen Tools für kleine Unternehmen, um Konversationen auf WhatsApp zu verwalten.

Beispielsweise können sie, wenn ein neuer Kontakt ihnen schreibt, Labels verwenden, um Leads nach Geografie, Priorität, Sprache und mehr in unterschiedliche Gruppen zu segmentieren. So können sie Kontakte mit ihren zielgerichteten Broadcast‑Nachrichten ansprechen, was zu effektiverer Leadgenerierung führt.

Wie bereits erwähnt, erwarten WhatsApp‑Nutzer normalerweise schnelle Antworten von Unternehmen. Um Erwartungen zu steuern, können Unternehmen eine automatische Willkommensnachricht schicken, um neue Kunden zu begrüßen, und eine Abwesenheitsnachricht, wenn Leads außerhalb der Geschäftszeiten schreiben.

Da es für Vertriebsmitarbeiter ermüdend und zeitaufwendig sein kann, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten, können Unternehmen vordefinierte Antworten auf häufig gestellte Fragen mit der Quick‑Reply-Funktion einrichten.

Die WhatsApp Business App ist eine gute Option für Mikro‑ und Kleinunternehmen, die Leads auf WhatsApp generieren und verwalten möchten.

Wenn dein Team jedoch wächst, wirst du feststellen, dass die App mittlere bis hohe Nachrichtenmengen nicht bewältigen kann, fortgeschrittene Automatisierungsfunktionen fehlen, sie nicht erkennen kann, welcher Agent für eine bestimmte Konversation zuständig ist, und mehr.

Dann ist es Zeit, auf die WhatsApp API umzusteigen und sie mit respond.io zu verbinden. Sehen wir uns nun an, wie respond.io dir helfen kann, Konversationen mit WhatsApp‑Leads zu verwalten.

Leads verwalten mit der über respond.io verbundenen WhatsApp API

Die Konversationsmanagement‑Software von respond.io ermöglicht dir, alle Kommunikationskanäle deines Unternehmens in einem einzigen Omnichannel‑Posteingang zu bündeln.

Sie ermöglicht dir, WhatsApp Business mit mehreren Nutzern zu verwenden und Tools zu nutzen, um WhatsApp‑Leads zu organisieren, Verkaufs­gespräche zu automatisieren und mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.

Wichtig ist, dass sie alle Funktionen der WhatsApp API unterstützt, wie das Senden von Produktnachrichten aus dem WhatsApp‑Katalog, Broadcasts, Push‑Benachrichtigungen, das Einrichten von interaktiven Nachrichten und mehr.

Respond.io bietet außerdem eine mobile App, mit der Teams unterwegs jederzeit und überall auf Nachrichten antworten können.

Darüber hinaus bieten zwar andere Plattformen wie SleekFlow allgemeine Messaging‑Funktionen, respond.io geht jedoch weiter und bietet integrierte Lead‑Management‑Tools. Funktionen wie das Lifecycle erlauben dir, zu visualisieren, wo sich jeder WhatsApp‑Lead in deiner Pipeline befindet, damit du Follow‑ups anpassen, Automatisierungen auslösen und Deals vorantreiben kannst.

Wenn du dein Konto von der WhatsApp Business App auf die WhatsApp API umstellst, kannst du deine WhatsApp‑Kontakte in einer CSV‑Datei speichern und sie in respond.io importieren. So verlierst du nicht deine bestehenden Kontakte, die potenzielle Leads darstellen.

Schauen wir uns nun an, wie du respond.io nutzen kannst, um WhatsApp‑Leads zu verwalten.

WhatsApp‑Leads mit Paid‑Ads‑Attribution effektiver verwalten und verfolgen

Click‑to‑Chat‑Anzeigen auf WhatsApp sind ein starkes Mittel, um Leads zu gewinnen, doch das Einfangen von Interesse ist nur der Anfang. Mit respond.io kannst du Leads aus WhatsApp‑Anzeigen nahtlos an einem Ort verwalten, verfolgen und qualifizieren.

Dank der Paid‑Ads‑Attribution in den Contacts‑ und Lifecycle‑Reports erhältst du volle Transparenz über:

• Welche Kampagnen, Anzeigengruppen oder einzelne WhatsApp‑Ads die qualifiziertesten Leads bringen

• Wie diese Leads sich durch deine Pipeline bewegen — vom New Lead zum zahlenden Kunden

• Worauf du Follow‑ups und Automatisierungen fokussieren solltest, um die Conversion‑Raten zu verbessern

In Kombination mit dem Lifecycle‑Modul von respond.io macht das das Lead‑Management einfacher und effizienter—kein Jonglieren mehr mit Tabellen oder Drittanbieter‑Tools. Nun kannst du sehen, woher jeder Lead stammt, wo er sich im Funnel befindet, und was als Nächstes zu tun ist—alles basierend auf deinem WhatsApp‑Ad‑Traffic.

WhatsApp‑Leads organisieren

Wenn dir ein Lead schreibt, erhebe grundlegende Informationen, um festzustellen, ob es sich um einen neuen Lead oder einen bestehenden Kontakt handelt, der dir bereits über einen anderen Kanal geschrieben hat.

Handelt es sich um einen bestehenden Kontakt, wirst du aufgefordert, ihre Kontaktdaten zu zusammenzuführen und die Gesprächshistorie kanalübergreifend in ein einheitliches Profil zu integrieren, um einen umfassenden Überblick über ihre Interaktionen mit deinem Unternehmen zu erhalten.

Ist ein Lead neu, werden seine Daten automatisch erfasst und als Kontakt in respond.io hinzugefügt.

Jedes Mal, wenn du neue Leads bekommst, sorge dafür, sie in verschiedene Zielgruppen zu segmentieren — nach Priorität, Interessen, Geografie und mehr. Das hilft beim Versenden zielgerichteter Broadcast‑Nachrichten über das Broadcast‑Modul von respond.io.

Nachdem du das Kontaktmanagement geregelt hast, ist es an der Zeit, Chats zu automatisieren, um das hohe Volumen eingehender Gespräche zu bewältigen.

Lead‑Konversationen mit KI und Automatisierung verwalten

Mit dem AI‑Agent und Workflows‑Automatisierungen von respond.io können Unternehmen

• Lead‑Qualifizierung automatisieren

• Nachfassen, wenn Leads nicht reagieren

• Kundendaten und Lifecycle‑Stufen in Echtzeit aktualisieren  

• Konversationen nach Abschluss mit einer automatischen Zusammenfassung schließen

Bei Bedarf kann der AI‑Agent Anrufe übernehmen oder Leads an den richtigen Verkäufer eskalieren — so geht keine Gelegenheit verloren. Vertriebsmitarbeiter können bei Bedarf jederzeit eine Konversation von der KI übernehmen, ohne dass sich etwas für den Kunden wiederholt oder die Kommunikation gestört wird.

Die stark anpassbare Natur der AI‑Agenten von respond.io gibt Managern die Freiheit, sie anhand ihrer Routing‑Logik zu schulen, etwa nach Priorität, Deal‑Größe, Region und mehr.

Außerdem können sie die gleiche Verteilung von Leads im Vertriebsteam sicherstellen oder bestehende Kunden automatisch ihrem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Sobald Konversationen Agenten zugewiesen sind, können diese sie effektiv verwalten, indem sie AI Prompts für klare Kommunikation und AI Assist für schnelle und präzise Antworten verwenden.

Lead‑Informationen mit bestehendem Software‑Stack austauschen

Wenn du ein CRM wie HubSpot oder eine Data‑Enrichment‑Plattform wie Clearbit hast, kannst du sie mit respond.io verbinden, um Informationen auszutauschen, Leads zu qualifizieren und automatisch Deals zu erstellen, während du Kunden auf respond.io anschreibst.

So kannst du mit einem Klick auf einen Button Informationen austauschen und sparst dir das Hin‑ und Herspringen zwischen deinem CRM und dem respond.io‑Posteingang, um auf WhatsApp‑Nachrichten zu antworten.

Unternehmen können zudem flexibel eigene Kanäle wie eigene Apps integrieren oder Zapier nutzen, um über 5,000 Anwendungen mit respond.io zu verbinden.

Leadgenerierung mit Kollaborationstools verbessern

Respond.io bietet verschiedene Kollaborationstools, damit Agenten intern kommunizieren können, wann immer sie Hilfe bei einem Lead brauchen.

Agenten können beispielsweise Teammitglieder zur Unterstützung taggen, interne Kommentare für Übergaben hinterlassen, Managern die Überwachung und Steuerung von Live‑Konversationen ermöglichen und beim Schließen einer Konversation Konversationszusammenfassungen für die Datenerfassung hinzufügen.

Außerdem hilft das Reports‑und‑Analytics‑Modul von respond.io Managern, die Effizienz ihres Lead‑Qualifizierungsprozesses zu bewerten, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und ihrem Team zu besseren Lead‑Conversions zu verhelfen. Sie können außerdem Arbeitsbelastung und Produktivität der Agenten, Lösungszeiten von Fällen und den Fortschritt von Konversationen in Echtzeit verfolgen.

Neu: WhatsApp Business App und API gleichzeitig nutzen

Bis vor Kurzem mussten Unternehmen zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp API wählen. Jetzt kannst du mit WhatsApp Coexistence beide auf derselben Nummer nutzen. Das bedeutet, du kannst deine bestehende WhatsApp Business‑App‑Nummer behalten und sie trotzdem über respond.io mit der WhatsApp Business Platform (Cloud API) verbinden — ohne den Zugriff auf deine App zu verlieren oder eine neue Nummer zu benötigen.

Warum das für Teams wichtig ist

Coexistence gibt deinem Team die Flexibilität:

• Erweiterte API‑Funktionen wie mehrere Nutzer, Automatisierung, KI‑Routing und CRM‑Integrationen über respond.io nutzen

• Die WhatsApp Business App weiterhin für einfache 1:1‑Gespräche oder Business‑Tools wie Kataloge und Quick‑Replies verwenden

• Deine bestehende Nummer, Chat‑Historie und App‑Zugänge behalten — auch nach der Verbindung mit der API

Diese Konfiguration ist ideal für wachsende Teams, die die Vorteile der WhatsApp API nutzen möchten, ohne auf die Bequemlichkeit der ihnen vertrauten App zu verzichten.

⚠️ Hinweis: Einige Funktionen der WhatsApp Business App wie Gruppen‑Chats, Broadcast‑Listen und verschwindende Nachrichten funktionieren auf der API‑Seite nicht. Außerdem verlierst du bei aktivierter Coexistence vorübergehend den grünen Haken (du kannst ihn nach der Einrichtung wieder beantragen).

Zusammengefasst: Wenn du ein kleines Unternehmen mit geringem Nachrichtenaufkommen bist, nutze die WhatsApp Business App für die Leadgenerierung. Wenn du jedoch viele Leads erhältst oder Wachstum erwartest, benötigst du die WhatsApp API  in Verbindung mit respond.io. Bereit loszulegen? Melde dich noch heute für unsere kostenlose Testversion an!

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