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WhatsApp 自動化:WhatsApp 業務自動化指南 [2023 年 7 月]

使用 WhatsApp 作為客戶溝通管道的最大優勢之一是可以通過 WhatsApp 自動化自動執行重複或耗時的任務。但對於初學者來說,這個想法聽起來可能有點令人生畏。在本指南中,我們將解釋WhatsApp業務自動化的好處,不同業務規模的自動化選項以及如何構建自己的WhatsApp自動化機器人。

什麼 WhatsApp 自動化?

簡單來說,WhatsApp自動化是在 WhatsApp商業應用程式WhatsApp Business API.微型和小型企業可以通過手機或桌面在WhatsApp Business應用程式上設置基本的自動化。

對於希望自動執行重複或複雜的業務任務(如 聊天路由代理分配)的大中型公司來說,這變得更加棘手。過去,由於應用程式的限制,這是不可能的。但在2018年,WhatsApp API 已啟動。

此圖顯示了 WhatsApp 用於業務自動化。閱讀本文以找出最好的 WhatsApp 自動化工具。
概述 WhatsApp 聊天自動化

這 API 沒有前端,必須連接到客戶對話管理軟體,例如 respond.io 以發送和接收消息。根據平臺的功能,企業可以構建適合其需求的高級WhatsApp自動化。

由於對話式銷售和支援的日益普及,越來越多的公司正在使用自動化來促進通過WhatsApp進行客戶溝通。WhatsApp自動化正在上升。但是為什麼?

為什麼使用 WhatsApp 企業自動化?

我們時不時地聽到有人抱怨,因為在聯繫公司時,他們只能“與機器人交談”。如果執行不力,自動化確實會導致客戶體驗不足。

但是,巧妙地使用WhatsApp自動化為客戶和公司代理商帶來了許多好處。首先,自動 歡迎離開消息 可以縮短響應時間。

通常,不可能在每封入站郵件到達時手動回答它。為新的入站消息設置自動回應可立即向客戶保證他們的消息已收到,並讓他們感到被認可。

一些客戶查詢可以部分或全部由自動化處理。例如,互動式常見問題 解答功能表 可以提供對常見問題的自動回應,從而釋放座席處理更緊急的事務並減輕他們的負擔

這張圖片顯示了通過WhatsApp自動化WhatsApp的好處。WhatsApp Business應用程式提供免費的WhatsApp自動化工具,而WhatsApp Business則提供。 API 自動化需要花錢,並帶有大量額外的功能。
的好處 WhatsApp Business 自動化

另一個例子是構建 聊天前調查 表單來收集客戶數據並確定對話目的。有了這些資訊,企業能夠更快地將對話路由到正確的團隊,以便及時處理客戶。

WhatsApp 自動化還用於引導客戶通過減少座席輸入來引導客戶進入銷售漏鬥,以便只有合格的潛在客戶才能到達座席。這樣可以節省時間,並使代理商能夠專注於真正的銷售機會。

也許您想知道在WhatsApp的構建自動化方面,最適合您的業務的最佳選擇是什麼。在下一節中,我們將介紹WhatsApp自動化 WhatsApp Business 應用程式。

如何建立WhatsApp自動化: WhatsApp Business 應用程式

這 WhatsApp Business 應用程式具有一些基本的自動化功能,這些功能可以免費使用:問候消息和離開消息。讓我們看看它們是什麼樣子的。

問候語

問候資訊是最基本的資訊之一 WhatsApp 自動化企業使用。客戶喜歡熱情的歡迎資訊,有幾個 使用的商業優勢 WhatsApp 問候消息

啟用後,這些問候消息將發送給首次向您發送消息或在14天不活動後向您發送消息的客戶。問候消息是可自定義的,您可以從通訊錄中選擇接收者。

此圖顯示了自動化的範例 WhatsApp 用來迎接顧客。
WhatsApp 自動化機器人在 WhatsApp Business 應用:問候消息

WhatsApp Business 應用程式非常簡單。您可以 定製 WhatsApp 問候 消息以滿足特定目的,並應用 推薦的最佳做法 來充分利用消息。

離開消息

除非您的企業可以保證立即回應所有入站郵件,否則您應該有辦法管理等待時間預期。

啟用后, WhatsApp 離開消息 會發送給在辦公時間以外或您不在時聯繫您商家的客戶。在 WhatsApp Business 應用程式中,您可以通過 設置時程表來定義可用性。

此圖顯示了 WhatsAp 自動化免費與 WhatsApp Business 。.app。您可以做的一件事是構建一條WhatsApp離開消息,如圖所示。
WhatsApp 自動化機器人在 WhatsApp Business 應用:離開消息

只有兩種類型的自動回復,WhatsApp商業應用程式僅適用於小型企業。大中型企業將受益於更強大的WhatsApp自動化工具。

如何創建WhatsApp自動化:WhatsApp API 自動化

希望實施高級WhatsApp的企業 API 自動化與 respond.io 需要滿足兩個要求:

  1. 註冊一個 respond.io 帳戶
  2. 連接微信 API 自 respond.io

為 respond.io 使用者, 工作流模組 是構建 WhatsApp 自動化機器人。該模組在所有 respond.io 計劃。

首先,您首先需要掌握入站 對話工作流的一些基本知識。如果您已經熟悉這一點,以下是您可以從工作流模塊構建的一些 WhatsApp 自動化。

WhatsApp Business 自動化:問候消息

問候語 WhatsApp 可以從頭開始建立,也可以從工作流範本(如歡迎消息或歡迎消息和請求電子郵件範本)創建

通過選擇後者, customer電子郵件位址將保存為 聯繫人字段 以供將來參考。電子郵件請求只會發送給之前未記錄電子郵件地址的客戶,以避免提出重複的問題並惹惱他們。

此圖顯示 WhatsApp 內置的自動化 respond.io 工作流。通過此設置,您可以通過以下方式自動迎接聯繫您商家的客戶 WhatsApp
WhatsApp 自動化機器人:問候消息

要實現專為 WhatsApp 發送的問候消息,請將「發送消息」步驟中的「上次互動頻道」替換為您的 WhatsAppAPI 管道。

此外,您可以自定義 WhatsApp 使用 動態變數的歡迎消息。例如,使用動態變數 $contact.firstname 親自問候客戶並創造友好的第一印象。

問候客戶很重要,但管理他們的期望也很重要。接下來,我們將說明如何使用工作流構建 WhatsApp 離開消息。

WhatsApp Business 自動化:離開消息

要創建一個 WhatsApp 離開消息 respond.io, 從頭開始構建一個 範本或選擇一個 工作流範本

選擇 離開消息 範本可在客戶每次開始對話時自動發送通知。工作流需要手動打開和關閉,因此它適用於提供 24/7 全天候支援且很少不可用的企業。

此圖顯示 WhatsApp 機器人自動化構建於 respond.io的工作流。通過此設置,您可以在以下情況下發送和離開消息 WhatsApp 客戶在工作時間以外與您聯繫。
WhatsApp 自動化機器人:離開消息

相反,使用「帶上班時間的離開消息」範本自動發送WhatsApp 上班時間外的離開消息您只需要在 日期和時間步驟 中輸入上班時間,即可定義何時發送離開消息。

到目前為止,我們已經解釋了如何打招呼 WhatsApp 與您展開對話的客戶。讓我們更進一步,創建一個問題機器人來自動向客戶提問。

WhatsApp Business 自動化:提出問題

最簡單的方法 構建問題機器人 respond.io 工作流 通過 「提問」步驟進行。此步驟有幾個子類別來制定不同的問題類型,例如具有多項選擇答案、文本或 1-5 的評分作為回應的問題類型。

企業在聯繫客戶時可能會向客戶提問的原因有多種 WhatsApp.一些商家喜歡在對話結束后使用備用聯繫方式來聯繫客戶,因此他們可能會要求提供電子郵件位址。

此圖顯示企業使用 WhatsApp Business 的原因 API 自動化,向客戶發送自動問題。
WhatsApp 自動化軟體:何時提出自動問題

儘管開放式問題很難分類和製表,但企業可以使用它們來收集定性數據和對客戶行為的見解。例如,企業可能會問客戶 您選擇我們服務的主要原因是什麼?

為了當場解決客戶反覆出現的查詢,企業可以使用多項選擇題類型構建自動常見問題解答。這可以為有關定價,條款和條件或運輸成本的常見查詢提供即時答案。

此圖顯示了如何向通過 WhatsApp 與您聯繫的客戶發送自動問題。這可以通過WhatsApp自動化來實現 API 和 respond.io的工作流。
WhatsApp 自動化機器人:提出問題

CSAT 調查 用於衡量客戶在與公司進行特定互動后的體驗滿意度。您可以構建一個簡單的工作流來創建 CSAT 調查 並將答案保存到 Google Sheets數據倉庫

最後,「提問」步驟可用於將客戶路由到正確的團隊,並根據提供的回應自動將他們分配給可用的座席。讓我們看看它是如何完成的。

WhatsApp Business 自動化:聊天路由和代理分配

具有許多日常對話的企業不能簡單地依靠座席 手動挑選 和解決它們。他們需要一個業務解決方案來路由對話並將其自動分配給座席。

跟 respond.io,您可以從頭開始構建自己的路由 工作流 ,也可以 選擇工作流範本 ,例如 多團隊路由:班次 ,非常適合具有 不同團隊全天候工作的 公司,這些公司希望按班次分配對話。

多團隊路由:按聯繫人選擇是一個 工作流範本,適用於喜歡 根據團隊功能 (如銷售查詢或支援請求)路由客戶的企業。

此圖顯示了聊天路由和代理分配 respond.io的工作流
WhatsApp 自動化機器人:聊天路由和代理分配

在自動代理分配方面,工作流範本將説明您開始使用 兩種邏輯 供您選擇:輪詢以在代理之間平均分配對話,或者通過最少打開的聯繫人分配對話,以便代理更快地提供服務。

每個公司都有自己的路由和自動分配邏輯。雖然工作流範本是一個很好的開始方式,但它們只是觸及了可能的表面 respond.io的工作流。

作為中型或大型企業,您可能會使用其他軟體進行行銷,銷售和支援。我們將介紹以下類型 WhatsApp 自動化可以在下一節中應用於它們。

WhatsApp Business 自動化:HTTP 請求

HTTP 請求步驟是僅適用於商業版和企業版計劃的工作流步驟。有了它,企業可以執行對第三方應用程式的回調,以在它們和respond.io.以下是一些常見的用例:

但還有更多: 連接 respond.io 自 Zapier 將使您能夠存取 5,000 多個應用程式整合。剖析工具、行事曆應用程式、資料庫...你的名字。就像 respond.io的工作流程, Zapier 自動化不需要代碼。

WhatsApp 自動化機器人:HTTP 請求

我們已經解釋了WhatsApp Business App自動化和WhatsApp之間的區別。 API 自動化。總結一下,讓我們討論哪一個是適合您業務的正確選擇。

如果您是微型或小型企業,請使用 WhatsApp Business 用於客戶溝通的應用程式,免費的應用程式內自動化功能可能就足夠了。

但是,作為中型或大型企業,您可能需要連接WhatsApp API 到具有強大自動化構建器的 全管道消息傳遞平臺 ,以系統化耗時的任務並有效地處理大量消息。

要開始使用 WhatsApp 自動化, 嘗試 respond.io 免費連接你的WhatsApp API 帳戶 到 respond.io.

進一步閱讀

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羅曼·菲爾蓋拉
內容作家
羅曼·菲爾蓋拉(Román Filgueira)畢業於維戈大學(University of Vigo),擁有外語學士學位,他加入了 respond.io 2021 年擔任內容作家的團隊。Román 就使用消息傳遞應用程式推動業務增長的最佳實踐提供專家見解。
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