返信に時間がかかりすぎて、お客様が離れていっていませんか？そんな悩みをお持ちの方に朗報です。WhatsAppやその他のメッセージングアプリでコミュニケーションを取る人が増えている今、彼らはビジネスパートナーからすぐに返信をもらえることを期待しています。しかし、メッセージの量が多かったり、営業時間外であったりと、すぐに返信できない場合もあります。そこで便利なのが、WhatsAppの自動返信機能です。このガイドでは、自動返信メッセージの概要、様々なユースケースに対応したWhatsApp自動返信メッセージのサンプル、WhatsApp Business AppとWhatsAppAPI で設定する手順について説明します 。
What is WhatsApp Auto Reply?
WhatsAppの自動返信は、企業が顧客からのメッセージを確認するための自動返信を送信したり、エージェントが受信したWhatsAppメッセージに応答できない場合に応答時間を設定することができる機能です。
これは挨拶であったり、ビジネスのためのアウェイメッセージであったりします。次のセクションでは、WhatsAppの自動返信メッセージのサンプルをご紹介します。
WhatsApp自動返信メッセージサンプル（ビジネス向け
エージェントはあらゆる場面で顧客を管理する必要があります。WhatsApp Businessでは、最適な自動返信メッセージを幅広く作成することができます。
一般的な返信からカスタマーサポートまで、様々なユースケースに応用できるWhatsAppの自動返信メッセージのサンプルをご紹介します。
一般的な返信
- "こんにちは、[名前]です！ご連絡いただきありがとうございます。すぐにお伺いします。"
- "現在、チャットの件数が多く、すぐに対応できない場合があります。できる限り早くお返事いたします。"
- "お待たせしました！メッセージを受け取りました！2時間以内にご連絡いたします。"
営業時間外・非営業時間
- "こんにちは、[名前]です！ご連絡をいただきありがとうございます。ただいま事務所を留守にしております。出来るだけ早くご連絡いたします。"
- "留守中にご連絡をいただきました。😟 毎日9:00から18:00まで対応しています。"私たちが戻りましたら、お手伝いさせていただきます。"
- "メリークリスマス！🎅🎄これから数日間留守にしますが、【日付】に戻ります。戻ってきたときに、お客様にサービスを提供できることを楽しみにしています。 🙂"
製品・サービスに関するお問い合わせ
- "当店にお問い合わせいただき、ありがとうございます！私たちのチームは、お客様のお問い合わせに喜んで対応させていただきます。近日中に詳細な情報をご連絡いたします。"
- "こんにちは[名前]です！ご興味を持っていただき、ありがとうございます。近日中に詳細情報をご連絡いたします。"
- "メッセージありがとうございます！私たちのチームは、1時間以内にあなたのもとに駆けつけます。お待ちになる間、こちらの製品カタログ[リンク]をご覧になってください。
カスタマーサポート
- "ご連絡ありがとうございます！1時間以内に対応させていただきますので、ご安心ください。"
- "こんにちは！サポートチームにご連絡いただき、ありがとうございます。私たちはそれに取り組んでおり、早急にお返事させていただきます。それまでの間、素敵な一日をお過ごしください🙌"
- "こんにちは、[名前]です！私たちのサポートチームが担当し、間もなくあなたのメッセージに返信します。ご理解いただき、ありがとうございました！"
これらのサンプルは、あなたのニーズに合うように、好きなだけ編集したり、手を加えたりしてください。WhatsAppの自動返信メッセージのサンプルがどのようなものか、おわかりいただけたでしょうか。
効果的な自動返信メッセージのためのヒント
もしこれらのサンプルがあなたのニーズに合わないのであれば、どんな状況でも使えるいくつかのヒントを紹介しましょう。ここでは、自動返信メッセージを作成する際に注意すべき3つのヒントを紹介します。
- 短くシンプルに - 自動返信メッセージは、短く、明確に、要点を絞って書く必要があります。
- 期待値を設定する - お客様がいつ返信を期待できるかを伝えることで、すぐに対応できない場合の不満を軽減します。
- 個人的なタッチを加える - 顧客や見込み客は、あなたが自分に話しかけているように感じると喜ぶものです。
自動返信メッセージの作り方はわかったが、どのように設定するのか？次にそれを見てみましょう。
WhatsAppで自動返信を設定する方法
自動返信メッセージの設定は簡単ですが、まずWhatsApp Businessの製品を正しく選択する必要があります。
個人事業主や5人以下の小規模なチームであれば、WhatsAppビジネスアプリをご利用ください。しかし、5人以上のユーザーがいる場合は、WhatsApp BusinessAPI を利用する必要があります。
まずはWhatsAppビジネスアプリの自動返信を簡単な手順で設定しましょう。
WhatsApp ビジネスアプリで自動返信を設定する
WhatsApp ビジネスアプリで自動返信メッセージを設定するのはとても簡単です。以下のステップを踏むだけです：
- WhatsApp Businessアプリを開き、右上の3つのドットをタップします。
- 設定」→「ビジネスツール」→「アウェイメッセージ」の順にタップします。
- アウェイメッセージを送る」の横にあるトグルスイッチをオンにします。
- 鉛筆のアイコンをタップして、カスタム自動返信メッセージを作成します。
自動返信メッセージが作成されると、留守中にメッセージをくれた人に送信されます。
次に、WhatsApp BusinessAPI で自動返信を設定しましょう。
WhatsApp Businessで自動返信を設定するAPI にあります。respond.io
WhatsApp BusinessAPI にはユーザーインターフェースがないため、メッセージの送受信にはrespond.io のような顧客会話管理ソフトウェアに接続する必要があります。respond.io で自動返信メッセージを設定する方法はこちらです。
1.サイドナビゲーションメニューの「ワークフロー」を 選択し、「ワークフローを追加」ボタンをクリックします。
2a.Welcome Message Workflow Template をクリックし、Use Template をクリックして、ウェルカムメッセージを送信します。
2b.Away MessageWorkflow Template」→「Use Template」の順にクリックし、アウェイメッセージを送信します。
ワークフローテンプレートには、トリガーとメッセージ送信のステップが設定されています。これにより、会話が開かれたときに、コンタクトに自動返信が送信されます。
3.Welcome MessageまたはAway MessageStep をクリックして、メッセージを編集します。WhatsAppにのみウェルカムメッセージまたはアウェイメッセージを設定する場合は、チャンネルとしてWhatsAppを選択します。また、接続されている全てのチャンネルでメッセージを送信したい場合は、チャンネル選択をデフォルトのLast Interacted Channelのままにしてください。
Message TypeがTextに設定されていることを確認します。最後に、［SaveandPublish］をクリックして、ワークフローを有効にします。
不在メッセージは、現在誰もいないことを顧客に知らせるため、エージェントが全員不在のときにこのワークフローをオンにし、オンラインに戻ったときにオフにします。
24時間365日営業でない場合は、営業時間に応じて自動アウェイメッセージを設定する必要があります。
営業時間に基づくアウェイメッセージを設定する
respond.io を使えば、営業時間に応じて自動で包括的なアウェイメッセージを設定することが簡単にできます。
1.サイドナビゲーションモジュールで「ワークフロー」を選択し、「ワークフローを追加」ボタンをクリックします。
2.Away Message with Business Hours」をクリックし、「Use Template」ボタンをクリックします。
ワークフローテンプレートには、トリガー、日時ステップ、メッセージ送信ステップが設定されています。これは、営業時間に基づいて会話が開かれたときに、連絡先に自動返信を送信するものです。
3.営業時間」をクリックし、「日付と時刻」を設定します。
4.Welcome MessageまたはAway Messageのステップをクリックして、メッセージの内容を編集します。
チャンネルにWhatsAppが選択されていることを確認してください。最後に、「テキスト」で挨拶メッセージと退席メッセージを作成します。営業時間内にお客様からメッセージがあった場合は、挨拶メッセージ（Success Branch）を、そうでない場合は退席メッセージ（Failure Branch）を受け取ることになります。
オプションです：質問する」ステップを追加して、お客様の情報を入手し、後日連絡したり、回答時間を設定したりすることができます。
そして、これで完了です！これでWhatsAppの自動返信メッセージの設定と作成は完了です。
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参考文献
WhatsAppを使用して、より多くの人にコミュニケーションを取る必要がありますか？以下の記事をご覧ください：
- WhatsApp マーケティングWhatsApp キャンペーンを成功させるためのガイド
- ウェブサイト用WhatsAppウィジェット：WhatsAppチャットウィジェットへのガイド
- WhatsApp 挨拶文の6つの活用法
