Управление спамом: очистите ваши Входящие клеттеры [Aug 2023]

Разве спам сообщения, тратящие время ваших агентов и отвлекающие их от ваших клиентов? Управление спамом может помочь вам очистить загромождение, чтобы вы могли сосредоточиться на ваших клиентах. В этой статье вы узнаете, что такое спам, как он влияет на бизнес и стратегии управления спамом через мгновенные сообщения.

Что такое спам?

Спам относится к нежелательным сообщениям, которые отправляются через различные каналы связи. Это обычный нюанс, и его можно найти в различных формах на нескольких платформах, включая такие программы обмена мгновенными сообщениями, как WhatsApp, Viber и Telegram, электронная почта, социальные сети, блоги и форумы.

Эти сообщения содержат все виды контента. Они могут поступать в виде продвижения продуктов, услуг или мошенничества. Хотя спам раздражает, он также создает серьезную проблему для получающих его предприятий. Что произойдет, когда предприятия не реализуют стратегии управления спамом?

Что такое влияние спама на бизнес?

Спам затрагивает всех. Фактически, около половины трафика электронной почты — это спам. Один лишь большой объем сообщений вызывает озабоченность, но отсутствие системы управления спамом будет иметь и другие последствия, которые она оказывает на бизнес.

Это может помешать производительности, привести к упущенным возможностям, нарушить операции и поставить под угрозу безопасность данных. Давайте рассмотрим эти вопросы более подробно.

Спам над мгновенными сообщениями: потеря производительности

Одной из главных проблем со спамом является то, что они тратят ценное время и ресурсы. Агенты должны просеивать нежелательные сообщения, чтобы определить и адресовать законные сообщения. Это требует много времени, и он отвлекает внимание от потребностей клиента.

Кроме того, агентам может потребоваться дополнительное время, чтобы сообщать о спаме своим ИТ-группам или командам безопасности. Отчетность о спаме крайне важна для улучшения систем фильтрации, но это добавляет рабочую нагрузку, что снижает общую производительность.

Спам над мгновенными сообщениями: Финансовые потери

Спамные сообщения могут привести к тому, что законные сообщения от клиентов, партнеров или других заинтересованных сторон будут легко утеряны или упущены. Это может привести к большому риску упущенных деловых возможностей или критической информации, не подлежащей оперативному рассмотрению, потенциально приводят к потере продаж, задержке с реализацией проектов или к упущенным срокам.

Например, потенциальный клиент'S запрос или предложение партнера, учитывающее сроки могут быть ошибочно классифицированы как спам, вызывать бизнес пропустить потенциальные сделки.

Кроме того, спам может негативно повлиять на вовлеченность и удержание клиентов. Если законные сообщения от клиентов будут утеряны или упущены, могут быть отложены ответы или даже не отвечают вообще. Это может привести к потере в потенциальном бизнесе.

Спам на мгновенное сообщение: операционные потери

Бизнес рискует замедлить работу системы, если они получают слишком много спама. Сообщения с большими вложениями или изображениями могут потреблять значительное количество пропускной способности. По мере увеличения объема входящих сообщений она ограничивает сеть и уменьшает доступную пропускную способность для законного делового общения.

Кроме того, большой объем хранилища спама, занимающего сервер, может уменьшить место для хранения клиентских сообщений, что требует дополнительных инвестиций в инфраструктуру хранения.

Спам над мгновенными сообщениями: Нарушения безопасности

Спамные сообщения, содержащие вредоносные ссылки, могут создавать значительные риски для безопасности бизнеса. Эти ссылки могут привести к различным нарушениям безопасности. Двумя распространенными примерами являются фишинг и дистрибуция вредного программного обеспечения.

Фишинг – это техника, в которой спамеры отправляют мошеннические сообщения, которые, по всей видимости, являются надежными источниками, такими как известные компании. Если сотрудники подпадают под эти попытки фишинга и неосознанно обмениваются конфиденциальной информацией, это может привести к нарушениям данных и несанкционированному доступу к критическим системам.

Спам может также включать ссылки, которые приводят к загрузке вредоносных файлов, таких как вирусы, шпионские программы, ransomware, или трояны. После установки на компьютере они могут обмануть хаос за счет кражи чувствительных данных, нарушения операций или требующих выплаты выкупа.

Ясно, что борьба со спамом имеет решающее значение. Это экономит ваше время агентам, уменьшая необходимость взаимодействия со спамовыми сообщениями. Это позволяет им повысить общую частотность ответов по мере того, как у них есть больше времени, чтобы сосредоточиться на законных расследованиях. Узнайте, как можно реализовать стратегии управления спамом в следующем разделе.

Управление спамом: 5 стратегий для предотвращения нежелательных сообщений

Хорошие стратегии управления спамом помогают агентам выявлять спам и обрабатывать его, уменьшая его влияние на процесс работы. Но для его реализации вам нужны правильные инструменты, как respond.io.

Respond.io это программное обеспечение для ведения разговоров клиентов, которое разработано для обработки большого объема разговоров с клиентами. Он сочетает в себе каналы коммуникации, такие как email, WhatsApp и более в одну omnich inbox.

Это поможет вашим агентам обрабатывать спам по всем каналам в одном месте. Теперь давайте рассмотрим лучшие стратегии управления спамом с помощью respond.io.

Управление спамом: Ручной Флаг Спам

Если сообщения о спамерах вы впервые можете пометить их вручную в всего несколько кликов на respond.io. Эта настройка проста при помощи шаблона Отметить Контакт как Спам в модуле автоматизации рабочих процессов.

Вот руководство по созданию ярлыка для спама.

1. Выберите модуль Рабочие процессы .

2. Нажмите + Добавить рабочий процесс.

3. Выберите Отметить контакт как спам шаблон.

4. Нажмите Использовать шаблон.

5. Выберите Publish.

Вы закончили. Как только вы отметили контакт как спам, он закроет разговор.

Управление спамом: Автоматически фильтровать спам

Вам не всегда нужно помечать флаг для восстановления спама контактов вручную. Как только контакт был определен как спам, вы можете включить фильтр спама в любую автоматизацию чата Workflows, освобождение от времени агентов для взаимодействия с реальными клиентами.

Вы можете настроить автоматический фильтр спама, добавив шаг к существующему или новому автоматизированному алгоритму входящей беседы.

Управление спамом: Обучение агентов по тактике спама

Помогите агентам оставаться в курсе общей тактики спама, чтобы выявить и избежать возможных сообщений о спаме. Предоставляя агентам необходимые знания и знания, предприятия могут минимизировать риск того, что они станут жертвами угроз безопасности, связанных со спамом.

Некоторые примеры спама или подозрительных сообщений включают плохое написание и грамматику, обещания нереалистичных возможностей и незатребованные прикрепленные файлы.

Управление спамом: Не нажимайте на подозрительные ссылки

Будь то электронная почта, мгновенные сообщения или другие каналы связи, агенты должны проявлять осторожность при нажатии на ссылки от неизвестных или подозрительных отправителей. Это защищает конфиденциальную информацию и обеспечивает целостность вашего устройства и сети. Эти ссылки могут привести к веб-сайтам или загрузкам, которые подрывают безопасность.

Всегда проявлять бдительность и проверять легитимность ссылок, прежде чем взаимодействовать с ними. Сотрудники должны проявлять осторожность и активность в уведомлении руководителя группы или соответствующих органов о подозрительных сообщениях.

Управление спамом: Отчет о спаме для дальнейшего расследования

Сообщение о спаме для дальнейшего исследования имеет решающее значение для эффективного выявления и решения большого количества спама. Сотрудникам следует поощрять сообщать о спаме с тегом сообщений и содержать резюме разговора с Закрывающими заметками, чтобы менеджеры могли легко выявлять и отслеживать проблемы со спамом.

Они дают ценное представление о характере сообщений и закономерностей, которые могли уклоняться от первоначальной фильтрации. Эта информация может использоваться для проведения дальнейших расследований для понимания тактики, применяемой спамерами.

Используя ноу-хау и инструменты для управления спамом в вашем распоряжении, Вы можете помочь избавиться от времени ваших агентов, чтобы помочь клиентам, избежать потерь и предотвратить потенциальные нарушения безопасности. Готовы улучшить способ ведения переговоров со своими клиентами? Зарегистрируйтесь сегодня для бесплатной пробной версии response.io .

Дополнительное чтение

Если вам понравилось читать эту статью, посмотрите наши блоги об управлении разговорами клиентов ниже:

• Маршрутизация чата: как создать маршрут для правой команды

• Управление эскалацией: Руководство по эскалации клиентов

• Разговорная поддержка: как она улучшает клиентский опыт.