Thư rác có lãng phí thời gian của nhân viên và chuyển hướng họ khỏi khách hàng của bạn không? Quản lý spam có thể giúp bạn dọn dẹp sự lộn xộn để bạn có thể tập trung vào khách hàng của mình. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu spam là gì, nó ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào và các chiến lược quản lý spam qua tin nhắn tức thời.

Spam là gì?

Spam đề cập đến các tin nhắn không mong muốn được gửi qua các kênh liên lạc khác nhau. Đó là một mối phiền toái phổ biến và có thể được tìm thấy dưới các hình thức khác nhau trên một số nền tảng, bao gồm cả các trình nhắn tin tức thời như WhatsApp, Viber và Telegram, email, phương tiện truyền thông xã hội, blog và diễn đàn.

Những tin nhắn này chứa tất cả các loại nội dung. Chúng có thể đến dưới hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc lừa đảo. Trong khi thư rác gây phiền nhiễu, nó cũng đặt ra một vấn đề nghiêm trọng cho các doanh nghiệp nhận được nó. Vì vậy, điều gì xảy ra khi các doanh nghiệp không thực hiện các chiến lược quản lý spam?

Tác động của spam đối với doanh nghiệp là gì?

Spam ảnh hưởng đến tất cả mọi người. Trên thực tế, khoảng một nửa lưu lượng email là spam. Chỉ riêng khối lượng tin nhắn lớn đã có liên quan, nhưng việc thiếu quản lý thư rác sẽ có những ảnh hưởng khác mà nó gây ra cho các doanh nghiệp.

Nó có thể cản trở năng suất, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội, làm gián đoạn hoạt động và gây nguy hiểm cho bảo mật dữ liệu. Hãy cùng khám phá những vấn đề này chi tiết hơn.

Spam qua tin nhắn tức thời: Mất năng suất

Một trong những vấn đề chính với thư rác là chúng lãng phí thời gian và nguồn lực quý báu. Các đại lý phải sàng lọc các tin nhắn không mong muốn để xác định và giải quyết các tin nhắn hợp pháp. Điều này tốn thời gian và nó chuyển hướng sự tập trung của họ ra khỏi nhu cầu của khách hàng.

Hơn nữa, các đại lý cũng có thể phải dành thêm thời gian để báo cáo tin nhắn rác cho nhóm CNTT hoặc bảo mật của họ. Mặc dù báo cáo spam là điều cần thiết để cải thiện hệ thống lọc, nhưng nó làm tăng thêm khối lượng công việc, làm giảm hơn nữa năng suất tổng thể.

Spam qua tin nhắn tức thời: tổn thất tài chính

Tin nhắn rác có thể khiến các tin nhắn hợp pháp từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan khác dễ dàng bị lạc hoặc bị bỏ qua. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ cao bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc thông tin quan trọng không được giải quyết kịp thời, có khả năng dẫn đến mất doanh số, dự án bị trì hoãn hoặc bỏ lỡ thời hạn.

Ví dụ: yêu cầu của khách hàng tiềm năng hoặc đề xuất nhạy cảm về thời gian từ đối tác có thể bị phân loại nhầm là spam, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các giao dịch tiềm năng.

Ngoài ra, spam có thể ảnh hưởng xấu đến sự tham gia và giữ chân khách hàng. Nếu tin nhắn hợp pháp từ khách hàng bị mất hoặc bị bỏ qua, có thể có phản hồi chậm trễ hoặc thậm chí không có phản hồi nào cả. Điều này có thể dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh tiềm năng.

Spam qua tin nhắn tức thời: tổn thất hoạt động

Các doanh nghiệp có nguy cơ hoạt động chậm lại nếu họ nhận được quá nhiều thư rác. Thư có tệp đính kèm hoặc hình ảnh lớn có thể tiêu tốn một lượng băng thông đáng kể. Khi khối lượng tin nhắn đến tăng lên, nó làm căng mạng, giảm băng thông có sẵn cho các thông tin liên lạc kinh doanh hợp pháp.

Hơn nữa, một khối lượng lớn thư rác chiếm dung lượng lưu trữ máy chủ có thể làm giảm dung lượng lưu trữ có sẵn cho tin nhắn của khách hàng, đòi hỏi phải đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng lưu trữ.

Spam qua tin nhắn tức thời: Vi phạm bảo mật

Thư rác chứa liên kết độc hại có thể gây ra rủi ro bảo mật đáng kể cho doanh nghiệp. Các liên kết này có thể dẫn đến các vi phạm bảo mật khác nhau. Hai ví dụ phổ biến là lừa đảo và phân phối phần mềm độc hại.

Lừa đảo là một kỹ thuật trong đó những kẻ gửi thư rác gửi thư lừa đảo có vẻ như từ các nguồn đáng tin cậy, chẳng hạn như các công ty nổi tiếng. Nếu nhân viên rơi vào những nỗ lực lừa đảo này và vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm, điều đó có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu và truy cập trái phép vào các hệ thống quan trọng.

Spam cũng có thể bao gồm các liên kết dẫn đến việc tải xuống các tệp độc hại, chẳng hạn như vi-rút, phần mềm gián điệp, mã độc tống tiền hoặc Trojan. Sau khi được cài đặt trên máy tính, chúng có thể tàn phá bằng cách đánh cắp dữ liệu nhạy cảm, làm gián đoạn hoạt động hoặc yêu cầu thanh toán tiền chuộc.

Rõ ràng, xử lý thư rác là rất quan trọng. Nó giúp nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách giảm nhu cầu tương tác với tin nhắn rác. Điều này cho phép họ cải thiện tỷ lệ phản hồi tổng thể vì họ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các yêu cầu chính đáng. Tìm hiểu cách bạn có thể triển khai các chiến lược quản lý spam trong phần tiếp theo.

Quản lý thư rác: 5 chiến lược để ngăn chặn thư không mong muốn

Các chiến lược quản lý thư rác tốt giúp các tác nhân xác định và xử lý thư rác, giảm tác động của nó đến quy trình làm việc của họ. Nhưng để thực hiện một, bạn cần các công cụ phù hợp để giúp bạn, như respond.io.

Respond.io là một phần mềm quản lý cuộc trò chuyện của khách hàng được thiết kế để xử lý một khối lượng lớn các cuộc trò chuyện của khách hàng. Nó kết hợp các kênh liên lạc như email, WhatsApp, Google Business Messages và hơn thế nữa vào một hộp thư đến đa kênh.

Điều này giúp nhân viên của bạn xử lý spam trên tất cả các kênh ở một nơi. Bây giờ, chúng ta hãy xem xét các chiến lược quản lý spam tốt nhất với respond.io.

Quản lý thư rác: Gắn cờ spam theo cách thủ công

Nếu người gửi spam nhắn tin cho bạn lần đầu tiên, bạn có thể gắn cờ họ theo cách thủ công chỉ trong vài cú nhấp chuột respond.io. Thiết lập điều này thật dễ dàng với mẫu Đánh dấu Liên hệ là Thư rác trong mô-đun tự động hóa Quy trình làm việc.

Dưới đây là hướng dẫn để tạo lối tắt gắn cờ spam này.

1. Chọn mô-đun Quy trình làm việc .

2. Nhấp vào + Thêm quy trình làm việc.

3. Chọn Đánh dấu liên hệ là mẫu spam .

4. Nhấp vào Sử dụng mẫu.

5. Chọn Xuất bản.

Bạn đã hoàn tất. Sau khi bạn gắn thẻ một liên hệ là spam, liên hệ đó sẽ đóng cuộc trò chuyện.

Quản lý thư rác: Tự động lọc thư rác

Không phải lúc nào bạn cũng phải gắn cờ trả lại các liên hệ spam theo cách thủ công. Khi một liên hệ đã được xác định là người gửi spam, bạn có thể bao gồm bộ lọc spam trong bất kỳ tự động hóa trò chuyện nào của Quy trình làm việc, thay vào đó giải phóng thời gian của nhân viên để tương tác với khách hàng thực.

Bạn có thể thiết lập bộ lọc thư rác tự động bằng cách thêm một bước nhánh vào Dòng công việc hội thoại đến hiện có hoặc mới.

Quản lý thư rác: Giáo dục đại lý về chiến thuật thư rác

Giúp nhân viên luôn được thông báo về các chiến thuật spam phổ biến để nhận ra và tránh các thư spam tiềm ẩn. Bằng cách cung cấp cho các đại lý kiến thức và nhận thức cần thiết, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu nguy cơ trở thành nạn nhân của các mối đe dọa bảo mật liên quan đến spam.

Một số ví dụ về thư spam hoặc đáng ngờ bao gồm chính tả và ngữ pháp xấu, hứa hẹn về các cơ hội không thực tế và tệp đính kèm không mong muốn.

Quản lý thư rác: Tránh nhấp vào các liên kết đáng ngờ

Cho dù trong email, tin nhắn tức thời hoặc các kênh liên lạc khác, các nhân viên cần thận trọng khi nhấp vào liên kết từ những người gửi không xác định hoặc đáng ngờ. Điều này là để bảo vệ thông tin nhạy cảm và duy trì tính toàn vẹn của thiết bị và mạng của bạn. Các liên kết này có thể dẫn đến các trang web hoặc nội dung tải xuống ảnh hưởng đến bảo mật.

Luôn cảnh giác và xác minh tính hợp pháp của các liên kết trước khi tương tác với chúng. Các đại lý nên thận trọng và chủ động trong việc thông báo cho trưởng nhóm hoặc các cơ quan có liên quan về các tin nhắn đáng ngờ.

Quản lý thư rác: Báo cáo spam để điều tra thêm

Báo cáo spam để điều tra thêm là rất quan trọng để phát hiện và giải quyết số lượng lớn các cuộc trò chuyện spam một cách hiệu quả. Nhân viên nên được khuyến khích báo cáo spam bằng cách gắn thẻ thư rác và cung cấp bản tóm tắt cuộc trò chuyện với Ghi chú đóng, để người quản lý có thể dễ dàng xác định và theo dõi các vấn đề liên quan đến spam.

Chúng cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về bản chất của thư rác và các mẫu có thể đã trốn tránh việc lọc ban đầu. Thông tin này có thể được sử dụng để tiến hành điều tra thêm nhằm hiểu các chiến thuật được sử dụng bởi những kẻ gửi thư rác.

Với bí quyết và công cụ để quản lý thư rác theo ý của bạn, bạn có thể giúp giải phóng thời gian của nhân viên để giúp khách hàng, tránh tổn thất và ngăn chặn các vi phạm bảo mật tiềm ẩn. Bạn đã sẵn sàng cải thiện cách xử lý các cuộc trò chuyện với khách hàng chưa? Đăng ký tự do respond.io phiên tòa hôm nay.

Đọc thêm

Nếu bạn thích đọc bài viết này, hãy xem blog của chúng tôi về quản lý các cuộc trò chuyện của khách hàng bên dưới:

• Định tuyến trò chuyện: Cách xây dựng tuyến trò chuyện đến đúng nhóm
• Quản lý leo thang: Hướng dẫn leo thang khách hàng
• Hỗ trợ đàm thoại: Cách cải thiện trải nghiệm khách hàng