Quản lý thư rác: Xóa hộp thư đến lộn xộn của bạn [tháng 8 năm 2023]

Tin nhắn rác có làm mất thời gian của nhân viên và khiến họ không tập trung vào khách hàng của bạn không? Quản lý thư rác có thể giúp bạn xóa bỏ thư rác để bạn có thể tập trung vào khách hàng của mình. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu thư rác là gì, nó ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào và các chiến lược quản lý thư rác qua tin nhắn tức thời.

Thư rác là gì?

Thư rác là những tin nhắn không mong muốn được gửi qua nhiều kênh truyền thông khác nhau. Đây là một sự phiền toái phổ biến và có thể được tìm thấy ở nhiều dạng khác nhau trên nhiều nền tảng, bao gồm các ứng dụng nhắn tin tức thời như WhatsApp, Viber và Telegram, email, phương tiện truyền thông xã hội, blog và diễn đàn.

Những tin nhắn này chứa đủ loại nội dung. Chúng có thể xuất hiện dưới hình thức quảng cáo sản phẩm, dịch vụ hoặc lừa đảo. Mặc dù thư rác gây khó chịu nhưng nó cũng gây ra vấn đề nghiêm trọng cho các doanh nghiệp nhận được nó. Vậy, điều gì sẽ xảy ra khi các doanh nghiệp không triển khai chiến lược quản lý thư rác?

Tác động của thư rác đến doanh nghiệp là gì?

Thư rác ảnh hưởng đến tất cả mọi người. Trên thực tế, khoảng một nửa lưu lượng email là thư rác. Chỉ riêng khối lượng tin nhắn lớn đã đáng lo ngại, nhưng việc thiếu quản lý thư rác sẽ còn gây ra những tác động khác đến doanh nghiệp.

Nó có thể cản trở năng suất, bỏ lỡ cơ hội, gián đoạn hoạt động và gây nguy hiểm cho bảo mật dữ liệu. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu những vấn đề này chi tiết hơn.

Thư rác qua tin nhắn tức thời: Mất năng suất

Một trong những vấn đề chính với tin nhắn rác là chúng lãng phí thời gian và tài nguyên quý giá. Các tác nhân phải sàng lọc các tin nhắn không mong muốn để xác định và xử lý các tin nhắn hợp lệ. Việc này tốn thời gian và làm họ mất tập trung vào nhu cầu của khách hàng.

Hơn nữa, các nhân viên cũng có thể phải dành thêm thời gian để báo cáo tin nhắn rác cho nhóm CNTT hoặc nhóm bảo mật của mình. Mặc dù việc báo cáo thư rác rất cần thiết để cải thiện hệ thống lọc, nhưng nó lại làm tăng khối lượng công việc, làm giảm năng suất chung.

Thư rác qua tin nhắn tức thời: Tổn thất tài chính

Tin nhắn rác có thể khiến các tin nhắn hợp lệ từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan khác dễ bị mất hoặc bỏ qua. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ cao bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh hoặc không xử lý kịp thời các thông tin quan trọng, có khả năng dẫn đến mất doanh số, chậm trễ dự án hoặc trễ hạn.

Ví dụ, yêu cầu của khách hàng tiềm năng'hoặc đề xuất có giới hạn thời gian từ đối tác có thể bị phân loại nhầm là thư rác, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các giao dịch tiềm năng.

Ngoài ra, thư rác có thể ảnh hưởng xấu đến sự tương tác và giữ chân khách hàng. Nếu tin nhắn hợp lệ từ khách hàng bị mất hoặc bị bỏ qua, có thể sẽ có phản hồi chậm hoặc thậm chí không có phản hồi nào cả. Điều này có thể dẫn đến mất đi cơ hội kinh doanh tiềm năng.

Thư rác qua tin nhắn tức thời: Tổn thất hoạt động

Các doanh nghiệp có nguy cơ hoạt động chậm lại nếu nhận được quá nhiều thư rác. Tin nhắn có tệp đính kèm hoặc hình ảnh lớn có thể tiêu tốn một lượng băng thông đáng kể. Khi lượng tin nhắn đến tăng lên, mạng sẽ bị quá tải, làm giảm băng thông khả dụng cho các hoạt động liên lạc kinh doanh hợp pháp.

Hơn nữa, khối lượng lớn thư rác chiếm dụng dung lượng lưu trữ của máy chủ có thể làm giảm không gian lưu trữ khả dụng cho tin nhắn của khách hàng, đòi hỏi phải đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng lưu trữ.

Thư rác qua tin nhắn tức thời: Vi phạm bảo mật

Tin nhắn rác có chứa liên kết độc hại có thể gây ra rủi ro bảo mật đáng kể cho doanh nghiệp. Những liên kết này có thể dẫn đến nhiều lỗ hổng bảo mật khác nhau. Hai ví dụ phổ biến là lừa đảo và phát tán phần mềm độc hại.

Lừa đảo là một kỹ thuật mà những kẻ gửi thư rác gửi những tin nhắn lừa đảo có vẻ như đến từ những nguồn đáng tin cậy, chẳng hạn như các công ty nổi tiếng. Nếu nhân viên mắc bẫy lừa đảo này và vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm, dữ liệu có thể bị vi phạm và truy cập trái phép vào các hệ thống quan trọng.

Thư rác cũng có thể bao gồm các liên kết dẫn đến việc tải xuống các tệp độc hại, chẳng hạn như vi-rút, phần mềm gián điệp, phần mềm tống tiền hoặc Trojan. Sau khi cài đặt vào máy tính, chúng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng bằng cách đánh cắp dữ liệu nhạy cảm, phá vỡ hoạt động hoặc yêu cầu trả tiền chuộc.

Rõ ràng, việc xử lý thư rác là rất quan trọng. Nó giúp nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách giảm nhu cầu tương tác với tin nhắn rác. Điều này cho phép họ cải thiện tỷ lệ phản hồi chung vì họ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các yêu cầu hợp lệ. Tìm hiểu cách bạn có thể triển khai các chiến lược quản lý thư rác trong phần tiếp theo.

Quản lý thư rác: 5 chiến lược ngăn chặn tin nhắn không mong muốn

Các chiến lược quản lý thư rác hiệu quả giúp các nhân viên xác định và xử lý thư rác, giảm tác động của thư rác đến quy trình làm việc của họ. Nhưng để thực hiện được điều đó, bạn cần có những công cụ phù hợp để hỗ trợ, như respond.io.

Respond.io là phần mềm quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng được thiết kế để xử lý khối lượng lớn các cuộc trò chuyện với khách hàng. Nó kết hợp các kênh truyền thông như email, WhatsApp và nhiều kênh khác thành một hộp thư đến đa kênh.

Điều này giúp các đại lý của bạn xử lý thư rác trên mọi kênh tại một nơi. Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem xét các chiến lược quản lý thư rác tốt nhất với respond.io.

Quản lý thư rác: Đánh dấu thư rác thủ công

Nếu người gửi thư rác nhắn tin cho bạn lần đầu tiên, bạn có thể đánh dấu thủ công họ bằng chỉ bằng vài cú nhấp chuột trên respond.io. Việc thiết lập này rất dễ dàng với mẫu Đánh dấu liên hệ là thư rác trong mô-đun tự động hóa quy trình làm việc.

Sau đây là hướng dẫn tạo lối tắt đánh dấu thư rác.

1. Chọn mô-đun Quy trình làm việc .

2. Nhấp vào trên + Thêm quy trình làm việc.

3. Chọn Đánh dấu liên hệ là thư rác Mẫu.

4. Nhấp vào Sử dụng Mẫu.

5. Chọn Xuất bản.

Bạn đã hoàn tất. Khi bạn gắn thẻ một liên hệ là thư rác, cuộc trò chuyện sẽ đóng lại.

Quản lý thư rác: Tự động lọc thư rác

Bạn không phải lúc nào cũng phải đánh dấu thủ công các địa chỉ liên hệ spam. Khi một liên hệ được xác định là người gửi thư rác, bạn có thể đưa bộ lọc thư rác vào bất kỳ tính năng trò chuyện tự động nào của Workflows, giúp nhân viên có thêm thời gian để tương tác với khách hàng thực tế.

Bạn có thể thiết lập bộ lọc thư rác tự động bằng cách thêm bước nhánh vào quy trình công việc trò chuyện đến hiện tại hoặc mới.

Quản lý thư rác: Giáo dục các đại lý về các chiến thuật thư rác

Giúp các nhân viên nắm được thông tin về các chiến thuật thư rác phổ biến để nhận biết và tránh các tin nhắn rác tiềm ẩn. Bằng cách cung cấp cho các đại lý kiến thức và nhận thức cần thiết, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro trở thành nạn nhân của các mối đe dọa bảo mật liên quan đến thư rác.

Một số ví dụ về tin nhắn rác hoặc đáng ngờ bao gồm lỗi chính tả và ngữ pháp, lời hứa về những cơ hội không thực tế và tệp đính kèm không được yêu cầu.

Quản lý thư rác: Tránh nhấp vào các liên kết đáng ngờ

Cho dù trong email, tin nhắn tức thời hay các kênh truyền thông khác, các tác nhân cần phải thận trọng khi nhấp vào các liên kết từ người gửi không xác định hoặc đáng ngờ. Điều này nhằm bảo vệ thông tin nhạy cảm và duy trì tính toàn vẹn của thiết bị và mạng của bạn. Những liên kết này có thể dẫn đến các trang web hoặc nội dung tải xuống có nguy cơ gây mất an ninh.

Luôn cảnh giác và xác minh tính hợp pháp của các liên kết trước khi tương tác với chúng. Các tác nhân phải thận trọng và chủ động thông báo cho trưởng nhóm hoặc các cơ quan có thẩm quyền về các tin nhắn đáng ngờ.

Quản lý thư rác: Báo cáo thư rác để điều tra thêm

Việc báo cáo thư rác để điều tra thêm là rất quan trọng để phát hiện và xử lý hiệu quả số lượng lớn các cuộc trò chuyện thư rác. Các tác nhân nên được khuyến khích báo cáo thư rác bằng cách gắn thẻ tin nhắn rác và cung cấp một Ghi chú Kết thúc để người quản lý có thể dễ dàng xác định và theo dõi các vấn đề liên quan đến thư rác.

Chúng cung cấp những hiểu biết có giá trị về bản chất của tin nhắn rác và các mẫu tin nhắn có thể đã thoát khỏi quá trình lọc ban đầu. Thông tin này có thể được sử dụng để tiến hành điều tra sâu hơn nhằm hiểu rõ các chiến thuật mà những kẻ gửi thư rác sử dụng.

Với kiến thức chuyên môn và các công cụ quản lý thư rác, bạn có thể giúp nhân viên tiết kiệm thời gian để hỗ trợ khách hàng, tránh mất mát và ngăn ngừa các vi phạm bảo mật tiềm ẩn. Bạn đã sẵn sàng cải thiện cách trò chuyện với khách hàng chưa? Đăng ký dùng thử respond.io miễn phí ngay hôm nay.

Đọc Thêm

Nếu bạn thích đọc bài viết này, hãy xem blog của chúng tôi về cách quản lý các cuộc trò chuyện với khách hàng bên dưới:

• Định tuyến trò chuyện: Cách xây dựng tuyến trò chuyện đến đúng nhóm

• Quản lý leo thang: Hướng dẫn leo thang khách hàng

• Hỗ trợ đàm thoại: Cách cải thiện trải nghiệm của khách hàng