Yanıt vermeniz çok uzun sürdüğü için müşterileriniz sizi terk mi ediyor? Neyse ki doğru yerdesiniz. İnsanlar iletişim kurmak için WhatsApp ve diğer mesajlaşma uygulamalarına giderek daha fazla güveniyor ve etkileşimde bulundukları işletmelerden anında yanıt bekliyorlar. Ancak, temsilciler yüksek mesaj hacmi nedeniyle veya mesai saatlerinden sonra hemen yanıt veremeyebilir. İşte bu noktada WhatsApp otomatik yanıtları kullanışlı hale geliyor. Bu kılavuz, farklı kullanım durumları için bir WhatsApp otomatik yanıt mesajı örneği ve WhatsApp Business Uygulaması ve WhatsApp API üzerinde ayarlama talimatları dahil olmak üzere otomatik yanıt mesajlarına genel bir bakış sağlar.

WhatsApp Otomatik Yanıt nedir?

WhatsApp'ta otomatik yanıt, işletmelerin müşterilerin mesajlarını onaylamak için otomatik yanıtlar göndermesine veya temsilcilerin gelen WhatsApp mesajlarına yanıt vermek için müsait olmaması durumunda yanıt süresi beklentilerini belirlemesine olanak tanıyan bir özelliktir.

Bu, işletmeniz için bir selamlama veya uzaklaşma mesajı olabilir. Bir sonraki bölümde, size kullanabileceğiniz bazı WhatsApp otomatik yanıt mesajı örneklerini göstereceğiz.

İşletmeler için WhatsApp Otomatik Yanıt Mesajı Örneği

Temsilciler her türlü durumda müşterileri yönetmek zorundadır. WhatsApp Business ile, sizin için en uygun olan çok çeşitli otomatik yanıt mesajları oluşturabilirsiniz.

İşte WhatsApp için genel yanıtlardan müşteri desteğine kadar çeşitli kullanım durumlarına uygulanabilecek en iyi otomatik yanıt mesajı örneklerinden bazıları.

Genel Yanıtlar

• "Merhaba [isim]! Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz. Kısa süre içinde sizinle olacağız."
• "Şu anda yoğun bir sohbet trafiği yaşıyoruz ve hemen yanıt veremeyebiliriz. Mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğiz."
• "Hey! Mesajınızı aldık ve 2 saat içinde sizinle iletişime geçeceğiz."
• "Merhabalar! Mesajınızı aldığımızı ve [saat] kapanmadan önce sizinle iletişime geçeceğimizi bildirmek istedik."

Ofis Dışı veya Mesai Dışı Saatler

• "Merhaba [isim]! Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz. Şu anda ofis dışındayız. Mümkün olan en kısa sürede size ulaşacağız."
• "Biz yokken bize ulaştınız. Her gün sabah 9:00'dan akşam 6:00'ya kadar hizmetinizdeyiz. Geri döndüğümüzde size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız."
• "Mutlu Noeller!🎅🎄Önümüzdeki birkaç gün için uzaktayız ve [tarih] tarihinde geri döneceğiz. Döndüğümüzde size hizmet etmek için sabırsızlanıyoruz. 🙂"
• "Merhaba! Mesajınız için teşekkürler. Şu anda hafta sonu için uzaktayız. Herhangi bir acil durum için lütfen [acil durum iletişim bilgilerini girin] ile iletişime geçin."
• "Merhaba! Mesajınız için teşekkürler. Bir kaçamak yapıyorum, ancak tamamen şarj olduktan sonra yakında size geri döneceğim. Sabrınız için teşekkürler!"

Ürün veya Hizmet Talepleri

• "Mağazamızla iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz! Ekibimiz sorunuzla ilgili size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır. Kısa süre içinde daha fazla bilgi ile size geri döneceğiz."
• "Merhaba [isim]! İlginiz için teşekkür ederiz. Daha fazla bilgi için kısa süre içinde size geri döneceğiz."
• "Bize mesaj attığınız için teşekkürler! Ekibimiz bir saat içinde sizinle iletişime geçecektir. Beklerken, lütfen ürün kataloğumuza buradan göz atın [link].
• "Merhaba! Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Yeni ürünümüze göz atın [ürün adını ve bağlantısını girin]. Şimdi sipariş verin ve ilk alışverişinizde %10 indirim kazanın!"

Müşteri Desteği

• "Bize ulaştığınız için teşekkürler! Talebinizi bir saat içinde yerine getireceğimizden emin olabilirsiniz."
• "Merhabalar! Destek ekibimizle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Konuyla ilgileniyoruz ve en kısa sürede size geri döneceğiz. Bu arada, iyi günler 🙌!"
• "Hey [isim]! Destek ekibimiz konuyla ilgileniyor ve kısa süre içinde mesajınıza yanıt verecek. Anlayışınız için teşekkür ederiz!"

Bu örnekleri ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde istediğiniz kadar düzenleyin veya değiştirin. Artık bir WhatsApp otomatik yanıt mesajı örneğinin neye benzediğine dair bir fikriniz olduğuna göre sırada ne var?

Etkili Otomatik Yanıt Mesajları için İpuçları

Bu örnekler ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa, işte her durumda kullanabileceğiniz birkaç ipucu. İşte otomatik yanıt mesajları oluştururken aklınızda bulundurmanız gereken 3 ipucu.

1. Kısa ve basit tutun - Otomatik yanıt mesajınız kısa, net ve öz olmalıdır.
2. Beklentileri belirleyin - hemen yanıt verememeniz durumunda hayal kırıklığını azaltmak için müşterilerinize ne zaman yanıt bekleyebileceklerini bildirin.
3. Kişisel bir dokunuş katın - müşteriler veya müşteri adayları, kendileriyle konuşuyormuşsunuz gibi yaptığınızda bunu takdir ederler.

Artık otomatik yanıt mesajları oluşturmak için iyi bir fikriniz var, ancak bunları nasıl ayarlayacaksınız? Şimdi buna bir göz atalım.

WhatsApp'ta Otomatik Yanıt Nasıl Ayarlanır

Otomatik yanıt mesajlarını ayarlamak basittir, ancak önce doğru WhatsApp Business ürününü seçmeniz gerekir.

Tek başınıza çalışıyorsanız veya 5 ya da daha az kişiden oluşan küçük bir ekibiniz varsa WhatsApp Business Uygulamasını kullanmalısınız. Ancak 5'ten fazla kullanıcı varsa, WhatsApp Business API kullanmanız gerekir.

WhatsApp Business Uygulamasında otomatik yanıtlamayı sadece birkaç kolay adımda ayarlayarak başlayalım.

WhatsApp Business Uygulamasında Otomatik Yanıtlamayı Ayarlama

WhatsApp Business Uygulamasında bir otomatik yanıt mesajı oluşturmak çok basit bir işlemdir. Sadece aşağıdaki adımları izleyin:

1. WhatsApp Business Uygulamasını açın ve sağ üst köşedeki üç noktaya dokunun.
2. Ayarlar'a, ardından İş Araçları'na ve ardından Dışarıdaki Mesajlar'a dokunun.
3. Uzaklara Mesaj Gönder öğesinin yanındaki geçiş düğmesini açın.
4. Özel otomatik yanıt mesajınızı oluşturmak için kalem simgesine dokunun.

Otomatik yanıt mesajı oluşturulduktan sonra, siz uzaktayken size mesaj gönderen herkese gönderilecektir.

Ardından, WhatsApp Business API adresinde otomatik yanıtlamayı ayarlayalım.

WhatsApp Business'ta Otomatik Yanıtlamayı Ayarlama API açık respond.io

WhatsApp Business API bir kullanıcı arayüzüne sahip olmadığından, mesaj göndermek ve almak için respond.io gibi bir müşteri görüşmesi yönetim yazılımına bağlam anız gerekir. respond.io adresinde otomatik yanıt mesajlarını nasıl ayarlayabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

1. Yan gezinti menüsünden İş Akışları' nı seçin ve İş Akışı Ekle düğmesine tıklayın.

2a. Karşılama Mesajı İş Akışı Şablonuna ve ardından Şablonu Kullan seçeneğine tıklayarak bir karşılama mesajı gönderin.

2b. Uzakta Mesajı İş Akışı Şablonu'na ve ardından Şablonu Kullan'a tıklayarak bir uzakta mesajı gönderin.

İş Akışı şablonu bir Tetikleyici ve Mesaj Gönder adımı ile ayarlanır. Bu, bir görüşme açıldığında Kişilere otomatik bir yanıt gönderir.

3. Mesajı düzenlemek için Hoş G eldiniz Mesajı veya Uzakta Mesajı Adımına tıklayın. Karşılama veya uzaklaşma mesajlarını yalnızca WhatsApp'ta ayarlamak için kanal olarak WhatsApp'ı seçin. Alternatif olarak, bu mesajların bağlı tüm kanallarda gönderilmesini istiyorsanız kanal seçimini varsayılan Son Etkileşim Kurulan Kanal olarak bırakın.

Mesaj Türünün Metin olarak ayarlandığından emin olun. Son olarak, İş Akışını etkinleştirmek için Kaydet ve Yayınla 'ya tıklayın.

Dışarıda mesajları müşterilere o anda kimsenin müsait olmadığını bildirdiğinden, temsilcilerin hepsi dışarıdayken bu İş Akışını açın ve tekrar çevrimiçi olduklarında kapatın.

İşletmeniz 7/24 çalışmıyorsa, çalışma saatlerinize göre otomatik bir dış arama mesajı ayarlamalısınız.

İş Saatlerine Göre Dışarıda Mesajını Ayarlayın

respond.io ile, çalışma saatlerinize göre otomatik, kapsamlı bir uzaklaşma mesajı ayarlamak kolaydır.

1. Yan gezinti modülünde İş Akışları' nı seçin ve ardından İş Akışı Ekle düğmesine tıklayın.

2. Çalışma Saatleri ile Dışarıda Mesajına tıklayın, ardından Şablonu Kullan düğmesine tıklayın.

İş Akışı şablonu bir Tetikleyici, Tarih ve Saat Adımı ve Mesaj Gönder Adımı ile ayarlanır. Bu, çalışma saatlerine bağlı olarak bir görüşme açıldığında Kişilere otomatik bir yanıt gönderir.

3. Çalışma Saatleri 'ne tıklayın ve Tarih ve Saati ayarlayın.

4. Mesaj içeriğini düzenlemek için Hoş Geldiniz Mesajı veya Uzakta Mesajı adımına tıklayın.

Kanalınız olarak WhatsApp'ı seçtiğinizden emin olun. Son olarak, karşılama ve uzaklaşma mesajlarınızı Metin altında taslak haline getirin. Bir müşteri size mesai saatleri içinde mesaj gönderirse, karşılama mesajınızı (Başarı Şubesi) alır, aksi takdirde uzakta mesajınızı (Başarısızlık Şubesi) alır.

İsteğe bağlı: Müşterilerin bilgilerini almak için bir Soru Sor adımı ekleyin, böylece onlarla daha sonra iletişime geçebilir veya yanıt süresi beklentilerini belirleyebilirsiniz.

Ve işte bu kadar! WhatsApp'ta kendi otomatik yanıt mesajlarınızı kurmaya ve oluşturmaya hazırsınız.

Resmi WhatsApp API erişimi sunan ve birden fazla kullanıcı için tasarlanmış bir müşteri görüşmesi yönetim platformu mu arıyorsunuz? Resmi WhatsApp API erişimine sahip olmak için hemen respond.io adresine kaydolun.

Daha Fazla Okuma

Daha büyük bir kitleyle iletişim kurmak için WhatsApp kullanmanız mı gerekiyor? Aşağıdaki makalelere bir göz atın:

• WhatsApp Pazarlama: Başarılı bir WhatsApp Kampanyası için Rehber
• Web Sitesi için WhatsApp Widget'ı: WhatsApp Sohbet Widget'ı Kılavuzu
• WhatsApp Tebrik Mesajını Kullanmanın 6 Yolu