SchuVar Tours acorta el ciclo de ventas en un 60% en 8 sucursales

SchuVar Tours es una agencia de viajes mayorista con ocho sucursales en Nicaragua, que ofrece servicios de viajes locales e internacionales. Su experto equipo de agentes guía a los clientes en cada paso para reservar sus vacaciones perfectas. Su misión: Diseñar viajes de ensueño y convertirse en la agencia de viajes líder en Nicaragua y más allá a través de la confianza, la innovación y un servicio de primer nivel.

El problema

SchuVar Tours tenía todos los ingredientes para el éxito: una enorme cantidad de seguidores en Facebook de más de 100,000, atractivos anuncios Meta y un claro llamado a la acción: Envíanos un mensaje por WhatsApp para reservar tu viaje. Las pistas llegaban de forma constante: viajeros curiosos y ansiosos por descubrir su próxima escapada. Pero sin un sistema de gestión de clientes potenciales, la empresa tuvo dificultades para captar clientes potenciales mientras el interés era alto.

Con agentes distribuidos en sucursales y manejando múltiples canales, los clientes potenciales a menudo pasaban desapercibidos o quedaban pendientes durante horas o días. No había un proceso de asignación claro, por lo que los agentes simplemente tenían que recoger las pistas que veían. Esto significó oportunidades perdidas, ya que los clientes potenciales que recibieron respuestas lentas o ninguna se fueron a otro lado.

La empresa quería cerrar más acuerdos, más rápido, manteniendo a los agentes alineados en cuanto a las prioridades y distribuyendo uniformemente la carga de trabajo.

La solución respond.io

SchuVar Tours decidió probar respond.io como una forma de reunir conversaciones de múltiples canales en una sola bandeja de entrada, mejorar el seguimiento de clientes potenciales y convertirlos en reservas pagas.

Conectó todos sus canales, incluidos WhatsApp API, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, correo electrónico y webchat a respond.io para obtener todos los contactos y conversaciones en un solo lugar. Al aprovechar la automatización, agilizó todo el recorrido del cliente y aumentó las conversiones. Así es como lo hicieron.

Colabora de forma más eficaz con una bandeja de entrada de equipo

Primero que nada, uniendo a los agentes a través de ramas y canales en un buzón del equipo único con respond.io facilitó la organización de la comunicación con los clientes. Los agentes no tuvieron que hacer malabarismos con varias aplicaciones ni preguntarse quién estaba manejando qué conversación.

Los comentarios internos también ayudaron a los agentes a mantenerse alineados con el contexto al transferir una conversación o si necesitaban pedir consejo a un supervisor.

Agilice el proceso de reserva con respuestas automatizadas

Para garantizar que los clientes potenciales no tengan que esperar y para acelerar el proceso de reserva, SchuVar Tours configuró respuestas automáticas con los flujos de trabajo de respond.io. Las respuestas automáticas recopilan información básica sobre los intereses del cliente potencial y le informan sobre la disponibilidad del agente, ahorrándole tiempo a los agentes y gestionando las expectativas de los clientes.

Asignar automáticamente conversaciones a los agentes para un servicio más rápido

Después de recopilar la información, el cliente potencial se asigna automáticamente al siguiente agente disponible. La empresa utiliza un formato round-robin para asignar clientes a los agentes disponibles por turnos, de modo que la carga de trabajo se distribuya de manera uniforme.

Con este sistema implementado, los agentes pueden responder rápidamente y concentrarse en cerrar acuerdos.

Escala los anuncios meta de clic para chatear y así aumentar los nuevos clientes potenciales

Con procesos más eficientes implementados, SchuVar Tours tuvo la capacidad de manejar más clientes potenciales, por lo que incrementó su publicidad, triplicando la cantidad de clientes potenciales que recibe a través de anuncios pagos.

Respond.io se integra con los anuncios de clic para chatear de Meta , de modo que todas las respuestas a los anuncios indican de qué canal y anuncio provino la conversación, mostrando qué anuncios están atrayendo clientes potenciales de calidad. Con informes y análisis, la empresa puede medir el rendimiento de los anuncios para garantizar que todas las inversiones en marketing se traduzcan en un impacto en los ingresos.

Implementar el seguimiento del estado de los clientes potenciales a través del embudo

Además, la función de ciclo de vida de respond.io permite a SchuVar Tours gestionar cada cliente potencial durante todo el recorrido del cliente, de modo que los agentes obtienen contexto instantáneo sobre cada cliente y pueden priorizar a aquellos con alta intención.

Por ejemplo, reconocen que un cliente potencial que ha recibido una cotización está más cerca de comprar que un cliente potencial que envía una primera consulta, por lo que atienden primero al primero. Como resultado, han acortado sus ciclos de ventas para conseguir reservas más rápidas.

Una vez que el cliente realiza un pago, el agente actualiza su estado en consecuencia. Esto hace que sea fácil para la empresa rastrear la cantidad y la velocidad de las transacciones cerradas. También ayuda a identificar a los clientes existentes, a quienes luego se les vuelve a dirigir con transmisiones promocionales de WhatsApp.

“Gracias a respond.io, en SchuVar Tours optimizamos nuestra organización interna, redujimos los tiempos de respuesta y mejoramos la experiencia del cliente con una gestión más eficiente basada en métricas precisas”. - Esmeralda Sevilla, Subgerente de SchuVar Tours

Los resultados

Al optimizar su proceso de ventas y obtener una visibilidad completa del recorrido del cliente—desde el inicio del chat hasta el pago—SchuVar Tours ha reducido retrasos y aumentado conversiones para un ciclo de ventas <60% más rápido.

Desde que implementó respond.io, SchuVar Tours ha mejorado los tiempos de respuesta al automatizar la recopilación de detalles de los clientes y priorizar los clientes potenciales con alta intención. Los agentes colaboran de manera eficiente en la bandeja de entrada del equipo de respond.io, de modo que ningún cliente potencial queda sin respuesta y todos tienen el contexto completo. Esto ha resultado en un casi 100% de tasa de seguimiento.

Como la empresa ahora tiene la capacidad de gestionar mayores volúmenes de anuncios, ha podido escalar sus anuncios de clic para chatear y generar 40% de sus clientes potenciales a partir de anuncios pagos, un aumento de 3x en tres meses. Estas mejoras han transformado las operaciones de ventas de SchuVar Tours, convirtiendo lo que antes era un proceso manual fragmentado en un motor escalable y de alto rendimiento para el crecimiento.

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