SchuVar Tours es una agencia de viajes mayorista con ocho ramas en Nicaragua, que ofrece servicios de viajes locales e internacionales. Su equipo de agentes calificados guía a los clientes en cada paso para reservar sus vacaciones perfectas. Su misión: diseñar viajes de ensueño y convertirse en la agencia de viajes líder en Nicaragua y más allá, a través de la confianza, la innovación y un servicio de alta calidad.

El problema

SchuVar Tours contaba con todos los ingredientes para el éxito: un gran seguimiento en Facebook de más de 100,000, anuncios atractivos de Meta y un claro llamado a la acción: Envíanos un mensaje por WhatsApp para reservar tu viaje. Los clientes potenciales fluían continuamente, viajeros curiosos ansiosos por descubrir su próxima escapada. Pero sin un sistema de gestión de clientes potenciales, el negocio luchaba por involucrar a los leads mientras el interés era alto.

Con los agentes dispersos entre las ramas y manejando múltiples canales, los leads a menudo pasaban desapercibidos o quedaban sin respuesta durante horas o días. No había un proceso claro de asignación, así que los agentes simplemente tenían que elegir los leads que veían. Esto significaba oportunidades perdidas, ya que los prospectos que recibían respuestas lentas o ninguna en absoluto buscaban otras opciones.

El negocio quería cerrar más ventas, más rápido, mientras mantenía a los agentes alineados en las prioridades y distribuyendo la carga de trabajo de manera equitativa.

La solución de respond.io

SchuVar Tours decidió probar respond.io como una forma de reunir conversaciones de múltiples canales en un solo buzón, mejorar el seguimiento de leads y convertir clientes potenciales en reservas pagadas.

Conectó todos sus canales, incluyendo la API de WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, correo electrónico y webchat a respond.io para tener todos los contactos y conversaciones en un solo lugar. Al aprovechar la automatización, optimizó todo el viaje del cliente y aumentó las conversiones. Así es como lo hicieron.

Colabora de manera más efectiva con un buzón del equipo

En primer lugar, unir a los agentes de las distintas ramas y canales en un buzón del equipo único con respond.io facilitó organizar la comunicación con los clientes. No hubo necesidad de que los agentes utilizaran múltiples aplicaciones o se preguntaran quién estaba manejando qué conversación.

Los comentarios internos también ayudaron a los agentes a mantenerse alineados en el contexto al traspasar una conversación o si necesitaban pedir consejo a un supervisor.

Optimiza el proceso de reservas con respuestas automatizadas

Para asegurarse de que los leads no se queden esperando y acelerar el proceso de reservas, SchuVar Tours configuró respuestas automatizadas con los flujos de trabajo de respond.io. Las respuestas automáticas recogen información básica sobre los intereses del cliente potencial e informan sobre la disponibilidad de los agentes, ahorrando tiempo a los agentes y gestionando las expectativas del cliente.

Autoasigna conversaciones a los agentes para un servicio más rápido

Después de recopilar información, el lead se asigna automáticamente al siguiente agente disponible. El negocio utiliza un formato de distribución round-robin para asignar clientes a los agentes disponibles por turnos, de modo que la carga de trabajo se distribuya de manera equitativa.

Con este sistema en funcionamiento, los agentes pueden responder puntualmente y centrarse en cerrar ventas.

Escala anuncios de meta click para aumentar nuevos clientes potenciales

Con procesos más eficientes en su lugar, SchuVar Tours tuvo la capacidad de manejar más clientes potenciales, así que aumentaron su publicidad, triplicando el número de leads que reciben a través de anuncios pagados.

Respond.io se integra con los anuncios Meta click para chatear para que todas las respuestas de anuncios indiquen de qué canal y anuncio provino la conversación, mostrando cuáles anuncios están atrayendo leads de calidad. Con informes y análisis, el negocio puede medir el rendimiento de los anuncios para asegurar que todas las inversiones en marketing se traduzcan en impacto en los ingresos.

Implementa el seguimiento del estado de leads a través del embudo

Adicionalmente, la función de Ciclo de Vida de respond.io permite a SchuVar Tours gestionar cada lead a lo largo de todo el trayecto del cliente, para que los agentes tengan contexto instantáneo sobre cada cliente y puedan priorizar aquellos con alta intención.

Por ejemplo, reconocen que un cliente potencial que ha recibido una cotización está más cerca de comprar que un lead que envía una primera consulta, así que atienden primero al primero. Como resultado, han acortado sus ciclos de ventas para realizar reservas más rápidas.

Una vez que el cliente realiza un pago, el agente actualiza su estado en consecuencia. Esto facilita al negocio hacer seguimiento del número y la velocidad de los tratos cerrados. También ayuda a identificar a los clientes existentes, que posteriormente son reorientados con difusiones promocionales por WhatsApp.

"Gracias a respond.io, en SchuVar Tours, optimizamos nuestra organización interna, redujimos los tiempos de respuesta y mejoramos la experiencia del cliente con una gestión más eficiente basada en métricas precisas." - Esmeralda Sevilla, Subgerente de SchuVar Tours

Los resultados

Al optimizar su proceso de ventas y tener visibilidad completa del trayecto del cliente—desde la iniciación del chat hasta el pago—SchuVar Tours ha reducido retrasos y aumentado conversiones para un 60% más rápido ciclo de ventas.

Desde que implementó respond.io, SchuVar Tours ha mejorado los tiempos de respuesta automatizando la recogida de detalles del cliente y priorizando los leads con alta intención. Los agentes están colaborando de manera eficiente en el buzón del equipo de respond.io, así que ningún lead queda sin ser atendido y todos tienen contexto completo. Esto ha dado como resultado una tasa de seguimiento de casi el 100%.

Como el negocio ahora tiene la capacidad de gestionar volúmenes más altos de anuncios, ha podido escalar sus anuncios de click para chatear y generar 40% de sus clientes potenciales a partir de anuncios pagados, un incremento de 3 veces en tres meses. Estas mejoras han transformado las operaciones de ventas de SchuVar Tours—convertir lo que antes era un proceso fragmentado y manual en un motor de crecimiento escalable y de alto rendimiento.

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