ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ WhatsApp เป็นช่องทางการสื่อสารกับลูกค้าคือความเป็นไปได้ในการทํางานซ้ํา ๆ หรือใช้เวลานานโดยอัตโนมัติผ่านระบบอัตโนมัติของ WhatsApp แต่สําหรับผู้เริ่มต้นความคิดอาจฟังดูน่ากลัวเล็กน้อย ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของ WhatsApp Business ตัวเลือกระบบอัตโนมัติสําหรับธุรกิจขนาดต่างๆ และวิธีสร้างบอทระบบอัตโนมัติ WhatsApp ของคุณเอง

คืออะไร WhatsApp อัตโนมัติ

พูดง่ายๆ ก็คือ ระบบอัตโนมัติของ WhatsApp คือระบบอัตโนมัติของการสนทนากับลูกค้าบน แอป WhatsApp Business หรือ ธุรกิจ WhatsApp API. ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดเล็กสามารถตั้งค่าการทํางานอัตโนมัติพื้นฐานบนแอป WhatsApp Business ได้จากโทรศัพท์หรือเดสก์ท็อป

สิ่งนี้ยุ่งยากขึ้นสําหรับ บริษัท ขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องการทํางานทางธุรกิจซ้ํา ๆ หรือซับซ้อนโดยอัตโนมัติเช่น การกําหนดเส้นทางการแชท และการ มอบหมายตัวแทน ในอดีตสิ่งนี้ไม่สามารถทําได้เนื่องจากข้อ จํากัด ของแอป แต่ในปี 2018 WhatsApp API เปิดตัว

การ API ไม่มีส่วนหน้าและต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าเช่น respond.io เพื่อส่งและรับข้อความ ธุรกิจสามารถสร้างระบบอัตโนมัติขั้นสูงของ WhatsApp ที่เหมาะสมกับความต้องการของแพลตฟอร์มได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสามารถของแพลตฟอร์ม

เนื่องจากความนิยมที่เพิ่มขึ้นของการขายและการสนับสนุนการสนทนา บริษัท จํานวนมากขึ้นจึงใช้ระบบอัตโนมัติเพื่ออํานวยความสะดวกในการสื่อสารกับลูกค้าผ่าน WhatsApp ระบบอัตโนมัติของ WhatsApp กําลังเพิ่มขึ้น แต่ทําไม?

ทําไมต้องใช้ WhatsApp ระบบอัตโนมัติสําหรับธุรกิจ?

ทุก ๆ ครั้งเราได้ยินใครบางคนบ่นเพราะเมื่อติดต่อ บริษัท พวกเขาสามารถ "พูดคุยกับหุ่นยนต์" ได้เท่านั้น เมื่อดําเนินการไม่ดีระบบอัตโนมัติสามารถนําไปสู่ประสบการณ์ของลูกค้าที่ขาด

อย่างไรก็ตามการใช้ระบบอัตโนมัติของ WhatsApp อย่างชาญฉลาดนํามาซึ่งประโยชน์มากมายสําหรับทั้งลูกค้าและตัวแทนบริษัท สําหรับการเริ่มต้น ข้อความต้อนรับ และ ข้อความระบุว่าไม่อยู่ อัตโนมัติจะช่วยปรับปรุงเวลาในการตอบกลับ

โดยทั่วไป เป็นไปไม่ได้ที่จะตอบข้อความขาเข้าทุกข้อความด้วยตนเองเมื่อข้อความมาถึง การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสําหรับข้อความขาเข้าใหม่จะทําให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับข้อความและทําให้พวกเขารู้สึกได้รับการยอมรับ

การสอบถามข้อมูลของลูกค้าบางอย่างสามารถจัดการได้บางส่วนหรือทั้งหมดโดยระบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมนูคําถามที่พบบ่อย แบบโต้ตอบสามารถให้คําตอบอัตโนมัติสําหรับคําถามทั่วไปทําให้ตัวแทนว่างสําหรับเรื่องเร่งด่วนมากขึ้นและลดภาระของพวกเขา

อีกตัวอย่างหนึ่งคือการสร้างแบบฟอร์ม แบบสํารวจก่อนการแชท เพื่อรวบรวมข้อมูลลูกค้าและกําหนดวัตถุประสงค์ในการสนทนา ด้วยข้อมูลนี้ธุรกิจสามารถกําหนดเส้นทางการสนทนาไปยังทีมที่เหมาะสมได้เร็วขึ้นเพื่อให้สามารถเข้าร่วมลูกค้าได้ทันที

WhatsApp ระบบอัตโนมัติยังใช้เพื่อแนะนําลูกค้าตามช่องทางการขายด้วยการป้อนข้อมูลของตัวแทนที่ลดลงเพื่อให้เฉพาะลูกค้าเป้าหมายที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเท่านั้นที่เข้าถึงตัวแทน สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้ตัวแทนสามารถมุ่งเน้นไปที่โอกาสในการขายที่แท้จริง

บางทีคุณอาจสงสัยว่าอะไรคือตัวเลือกที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจของคุณเมื่อพูดถึงการสร้างระบบอัตโนมัติสําหรับ WhatsApp ในส่วนถัดไป เราจะกล่าวถึงระบบอัตโนมัติของ WhatsApp บน WhatsApp Business แอป

วิธีสร้าง WhatsApp Automation: WhatsApp Business แอป

การ WhatsApp Business แอพมีคุณสมบัติการทํางานอัตโนมัติพื้นฐานบางอย่างซึ่งใช้งานได้ฟรี: ข้อความทักทายและข้อความระบุว่าไม่อยู่ เรามาดูกันว่าพวกเขามีลักษณะอย่างไร

ข้อความทักทาย

ข้อความทักทายเป็นหนึ่งในข้อความพื้นฐานที่สุด WhatsApp ธุรกิจระบบอัตโนมัติใช้ ลูกค้าชื่นชอบข้อความต้อนรับที่อบอุ่นและมีหลายอย่าง ประโยชน์ทางธุรกิจต่อการใช้ WhatsApp ข้อความทักทาย

เมื่อเปิดใช้งาน ข้อความทักทายเหล่านี้จะถูกส่งไปยังลูกค้าที่ส่งข้อความถึงคุณเป็นครั้งแรกหรือหลังจากไม่มีการใช้งานเป็นเวลา 14 วัน ข้อความทักทายสามารถปรับแต่งได้ และคุณสามารถเลือกได้ว่าใครจะได้รับข้อความเหล่านั้นจากสมุดรายชื่อของคุณ

การตั้งค่าข้อความทักทาย ใน WhatsApp Business แอพค่อนข้างง่าย คุณสามารถ ปรับแต่งข้อความทักทาย WhatsApp ให้ เหมาะกับวัตถุประสงค์เฉพาะและใช้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่แนะนํา เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อความ

ข้อความไม่อยู่

เว้นแต่ธุรกิจของคุณจะรับประกันการตอบกลับข้อความขาเข้าทั้งหมดได้ทันที คุณควรมีวิธีจัดการความคาดหวังของเวลารอ

เมื่อเปิดใช้งาน ระบบจะ ส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ WhatsApp ไปยังลูกค้าที่ติดต่อธุรกิจของคุณนอกเวลาทําการหรือเมื่อคุณไม่ว่าง ใน WhatsApp Business แอป คุณสามารถกําหนดความพร้อมของคุณได้โดยการตั้งค่ากําหนดการของคุณ

ด้วยการตอบกลับอัตโนมัติเพียงสองประเภทแอป WhatsApp Business จึงเหมาะสําหรับธุรกิจขนาดเล็กเท่านั้น ธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่จะได้รับประโยชน์จากเครื่องมืออัตโนมัติของ WhatsApp ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีสร้าง WhatsApp Automation: WhatsApp API อัตโนมัติ

ธุรกิจที่ต้องการใช้ WhatsApp ขั้นสูง API ระบบอัตโนมัติด้วย respond.io จําเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดสองประการ:

1. ลงทะเบียน สําหรับ respond.io บัญชี
2. เชื่อมต่อ WhatsApp API ถึง respond.io

เพื่อ respond.io ผู้ใช้ โมดูลเวิร์กโฟลว์ เป็นสถานที่ในการสร้าง WhatsApp บอทอัตโนมัติ โมดูลนี้มีอยู่ในทุก respond.io แผน

ก่อนอื่นคุณจะต้องได้รับความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ เวิร์กโฟลว์การสนทนาขาเข้า หากคุณคุ้นเคยกับสิ่งนี้แล้วนี่คือระบบอัตโนมัติของ WhatsApp บางส่วนที่คุณสามารถสร้างได้จากโมดูลเวิร์กโฟลว์

WhatsApp Business ระบบอัตโนมัติ: ข้อความทักทาย

ข้อความทักทายสําหรับ WhatsApp สามารถสร้างตั้งแต่เริ่มต้นหรือจากเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ เช่น ข้อความต้อนรับ หรือ ข้อความต้อนรับ & ขอเทมเพลตอีเมล

โดยการเลือกอย่างหลังที่อยู่อีเมล customer จะถูกบันทึกเป็น ฟิลด์ติดต่อ เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต คําขออีเมลจะถูกส่งไปยังลูกค้าที่ไม่เคยบันทึกที่อยู่อีเมลมาก่อนเท่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการถามคําถามซ้ํา ๆ และสร้างความรําคาญให้กับพวกเขา

หากต้องการใช้ข้อความทักทายเฉพาะสําหรับ WhatsApp ให้แทนที่ ช่องทางโต้ตอบล่าสุด ในขั้นตอน ส่งข้อความ ด้วย WhatsApp ของคุณ API ช่อง

นอกจากนี้คุณสามารถปรับแต่ง WhatsApp ข้อความต้อนรับโดยใช้ ตัวแปรแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวแปรแบบไดนามิก $contact.first name เพื่อทักทายลูกค้าเป็นการส่วนตัวและสร้างความประทับใจแรกพบที่เป็นมิตร

การทักทายลูกค้าเป็นสิ่งสําคัญ แต่การจัดการความคาดหวังของพวกเขาก็เช่นกัน ต่อไปเราจะอธิบายวิธีใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อสร้าง WhatsApp ข้อความระบุว่าไม่อยู่

WhatsApp Business การทํางานอัตโนมัติ: ข้อความระบุว่าไม่อยู่

เมื่อต้องการสร้าง WhatsApp ข้อความระบุว่าไม่อยู่ด้วย respond.ioให้สร้างใหม่ตั้งแต่ต้นหรือเลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์

เลือกเทมเพลตข้อความระบุว่าไม่อยู่เพื่อส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ลูกค้าเริ่มการสนทนา เวิร์กโฟลว์จําเป็นต้องเปิดและปิดด้วยตนเองดังนั้นจึงเหมาะสําหรับธุรกิจที่ให้การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและไม่ค่อยพร้อมใช้งาน

ในทางกลับกัน ให้ใช้เทมเพลต ข้อความระบุว่าไม่อยู่พร้อมเวลาทําการเพื่อส่งไฟล์WhatsApp ข้อความไม่อยู่นอกเวลาทําการ คุณเพียงแค่ต้องป้อนเวลาทําการของคุณใน ขั้นตอนวันที่และเวลา เพื่อกําหนดว่าจะส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่เมื่อใด

จนถึงตอนนี้เราได้อธิบายวิธีการทักทาย WhatsApp ลูกค้าที่เปิดการสนทนากับคุณ ก้าวไปอีกขั้นด้วยการสร้างบอทคําถามเพื่อถามคําถามลูกค้าโดยอัตโนมัติ

WhatsApp Business การทํางานอัตโนมัติ: ถามคําถาม

วิธีที่ง่ายที่สุดในการ สร้างบอทคําถามด้วย respond.io เวิร์กโฟลว์ คือผ่าน ขั้นตอนถามคําถาม ขั้นตอนนี้มีหมวดหมู่ย่อยหลายหมวดหมู่เพื่อกําหนดประเภทคําถามที่แตกต่างกัน เช่น คําถามที่มีคําตอบแบบปรนัย ข้อความ หรือการให้คะแนนตั้งแต่ 1-5 เป็นคําตอบ

มีเหตุผลหลายประการที่ธุรกิจอาจถามคําถามลูกค้าเมื่อติดต่อ WhatsApp. ธุรกิจบางแห่งต้องการใช้วิธีการติดต่อสํารองเพื่อเข้าถึงลูกค้าหลังจากปิดการสนทนาดังนั้นพวกเขาอาจขอที่อยู่อีเมล

แม้ว่าคําถามปลายเปิดจะจัดหมวดหมู่และจัดทําตารางได้ยาก แต่ธุรกิจอาจใช้คําถามเหล่านี้เพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงคุณภาพและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้า ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจถามลูกค้าว่า อะไรคือเหตุผลหลักที่คุณเลือกบริการของเรา

ธุรกิจสามารถสร้างคําถามที่พบบ่อยอัตโนมัติโดยใช้ประเภทคําถามแบบปรนัย สิ่งนี้สามารถให้คําตอบทันทีสําหรับคําถามทั่วไปเกี่ยวกับการกําหนดราคาข้อกําหนดและเงื่อนไขหรือค่าจัดส่ง

แบบสํารวจ CSAT ใช้เพื่อวัดระดับความพึงพอใจของประสบการณ์ของลูกค้าหลังจากการโต้ตอบเฉพาะกับบริษัท คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์อย่างง่ายเพื่อสร้าง แบบสํารวจ CSAT และบันทึกคําตอบ Google Sheetsหรือคลังข้อมูล

สุดท้ายสามารถใช้ขั้นตอนถามคําถามเพื่อกําหนดเส้นทางลูกค้าไปยังทีมที่เหมาะสมและมอบหมายให้ตัวแทนที่มีอยู่โดยอัตโนมัติตามคําตอบที่ให้ไว้ เรามาดูกันว่ามันทําอย่างไร

WhatsApp Business ระบบอัตโนมัติ: การกําหนดเส้นทางแชทและการมอบหมายตัวแทน

องค์กรที่มีการสนทนารายวันจํานวนมากไม่สามารถพึ่งพาตัวแทนในการเลือกและแก้ไข ด้วยตนเอง ได้ พวกเขาต้องการโซลูชันทางธุรกิจเพื่อกําหนดเส้นทางการสนทนาและมอบหมายให้กับเจ้าหน้าที่โดยอัตโนมัติ

กับ respond.ioคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ การกําหนดเส้นทาง ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น หรือ เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ เช่น การกําหนดเส้นทางแบบหลายทีม: กะ ซึ่งเหมาะสําหรับบริษัทที่มี ทีมต่างๆ ที่ทํางานตลอดเวลา ที่ต้องการมอบหมายการสนทนาตามกะ

การกําหนดเส้นทางแบบหลายทีม: Multiple Choice by Contact เป็นเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่สร้างขึ้นสําหรับธุรกิจที่ต้องการ กําหนดเส้นทางลูกค้าตามฟังก์ชันของทีม เช่น การสอบถามเกี่ยวกับการขายหรือคําขอการสนับสนุน

เมื่อพูดถึงการมอบหมายตัวแทนอัตโนมัติ เทมเพลตเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานด้วย ตรรกะสองอย่าง ให้เลือก: Round-robin เพื่อกําหนดการสนทนาอย่างเท่าเทียมกันระหว่างเจ้าหน้าที่หรือโดยผู้ติดต่อที่เปิดน้อยที่สุดเพื่อการบริการที่รวดเร็วยิ่งขึ้นโดยตัวแทน

ทุก บริษัท มีตรรกะการกําหนดเส้นทางและการกําหนดอัตโนมัติของตนเอง แม้ว่าเทมเพลตเวิร์กโฟลว์จะเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้น แต่ก็เป็นเพียงรอยขีดข่วนบนพื้นผิวของสิ่งที่เป็นไปได้ด้วย respond.io's เวิร์กโฟลว์

ในฐานะธุรกิจขนาดกลางหรือขนาดใหญ่คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์อื่นเพื่อการตลาดการขายและการสนับสนุน เราจะครอบคลุมประเภทของ WhatsApp ระบบอัตโนมัติคุณสามารถนําไปใช้กับพวกเขาได้ในส่วนต่อไปนี้

WhatsApp Business การทํางานอัตโนมัติ: คําขอ HTTP

ขั้นตอนการร้องขอ HTTP เป็นขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานสําหรับแผนธุรกิจและองค์กรเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ธุรกิจสามารถดําเนินการโทรกลับไปยังแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเพื่อถ่ายโอนข้อมูลระหว่างพวกเขาและrespond.io. นี่คือกรณีการใช้งานทั่วไปบางส่วน:

• เชื่อมต่อ WhatsApp CRM ไปยัง respond.io
• ส่ง อัตโนมัติ Slack แจ้ง เตือน
• คัดเลือกลีด ในเครื่องมือการเพิ่มข้อมูล
• สร้างดีล ใน CRM การขายหรือตั๋วใน CRM การสนับสนุน
• บันทึกผลลัพธ์ CSAT ในคลังข้อมูลหรือ Google Sheets

แต่มีมากกว่านั้น: เชื่อม ต่อ respond.io ถึง Zapier จะให้คุณเข้าถึงการผสานรวมแอพมากกว่า 5,000 รายการ เครื่องมือวิเคราะห์, แอปปฏิทิน, ฐานข้อมูล... คุณชื่อมัน. และเช่นเดียวกับ respond.ioเวิร์กโฟลว์ของ Zapier ระบบอัตโนมัติไม่ต้องใช้รหัส

เราได้อธิบายความแตกต่างระหว่างการทํางานของแอป WhatsApp Business และ WhatsApp API อัตโนมัติ สรุปแล้วเรามาพูดคุยกันว่าอันไหนเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสําหรับธุรกิจของคุณ

หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดเล็กโดยใช้ WhatsApp Business แอพสําหรับการสื่อสารกับลูกค้าคุณสมบัติอัตโนมัติในแอปฟรีอาจเพียงพอ

อย่างไรก็ตามในฐานะธุรกิจขนาดกลางหรือขนาดใหญ่คุณอาจต้องเชื่อมต่อ WhatsApp API ไปยัง แพลตฟอร์มการส่งข้อความแบบ Omnichannel ด้วยเครื่องมือสร้างระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพเพื่อจัดระบบงานที่ใช้เวลานานและจัดการข้อความจํานวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติของ WhatsApp พยายาม respond.io ฟรี หรือ เชื่อมต่อ WhatsApp ของคุณ API บัญชี ไปยัง respond.io.

อ่านเพิ่มเติม

คุณพบว่าการอ่านนี้น่าสนใจหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นเราขอแนะนําให้คุณดูบทความต่อไปนี้

• WhatsApp Business เมตริก: วิธีติดตามการวิเคราะห์ WhatsApp
• 6 WhatsApp ทางเลือกสําหรับธุรกิจ
• WhatsApp ชุมชน: คู่มือการสร้างชุมชนบน WhatsApp