ラーメン屋に入ったら「いらっしゃいませ」と店員に声をかけられたことはないだろうか。いらっしゃいませ、どうぞお入りください」という日本語で、この熱烈な挨拶は日本のダイニング体験の特徴です。では、そんなブランド体験をWhatsAppの挨拶メッセージでバーチャルに再現できたらどうでしょう？よくあるシチュエーションを想定して、WhatsApp Business の挨拶メッセージの例でその方法をご紹介します。
来店したお客様を歓迎するのと同じように、WhatsAppでも印象的な歓迎をしましょう。WhatsApp 挨拶メッセージの重要性とその使用方法についてご説明します。また、様々な場面での挨拶メッセージ例(WhatsApp Business )や、挨拶メッセージを作成する際のベストプラクティスもご紹介します。
WhatsApp グリーティングメッセージWhatsApp Business:基礎編
まず、WhatsApp の挨拶が何であるかを確認しましょう。その名の通り、顧客が会話を始めたときに企業が送る歓迎のメッセージです。
WhatsApp Business アプリでは、グリーティングメッセージはアプリの機能です。お客様が初めてメッセージを送ったときや、14日間使用しなかったときに、あらかじめ作成された返信を自動的に送信します。
WhatsApp API のユーザーは、WhatsApp CRMインテグレーションでこれらの挨拶を設定することができます。respond.io では、例えば、新しい会話の開始時にWhatsApp の挨拶メッセージが送信されます。これについては、後で詳しく説明します。
WhatsApp グリーティングメッセージの主な特徴は、自動化されていることです。企業は、日常的な場面や特定の用途に合わせて挨拶をカスタマイズすることができ、一般的に歓迎の意を表すものです。
WhatsApp 挨拶メッセージの種類について詳しく説明する前に、企業が挨拶メッセージを送るべき理由を探ってみましょう。
グリーティングメッセージを使用する理由WhatsApp Business
WhatsApp は、世界でもトップクラスのメッセージングアプリであり、企業とのコミュニケーションにおいて、お客様からますます支持されるようになってきています。そのカジュアルさとレスポンスの速さは、親しみやすさと信頼感を醸成し、長期的な顧客ロイヤリティの構築に欠かせないものとなっています。
ここでは、企業がWhatsApp のグリーティングメッセージでお客様をお迎えすべき6つの理由をご紹介します。
- 第一印象を良くするために
- 不満のあるお客様にフォローを確約するために
- レスポンスタイムに関する期待値を設定すること
- コンテキストとリードのための顧客情報の収集のため
- 予期せぬ事態が発生した場合、お客様にお知らせするため
- 祝祭日や特別な日を祝うため
このページでは、WhatsApp の挨拶メッセージの種類を一覧でご紹介します。また、それぞれWhatsApp Business 挨拶メッセージの例もご紹介します。
WhatsApp グリーティングメッセージの6つの活用法
状況や希望するアクションに応じて、お客様を歓迎するメッセージの書き方は数多くあります。WhatsApp Business.WhatsApp のグリーティングメッセージは、3 つのコアカテゴリーと 3 つの特定用途向けカテゴリーに分類されています。
コアグリーティングとは、事業や業種を問わず、企業が備えるべき日常的なシナリオを指します。その内容は以下の通りです。
- 一般的なWhatsApp ウェルカムメッセージ
- WhatsApp カスタマーサポートのご挨拶
- WhatsApp アウェイメッセージ
それぞれのWhatsAppの歓迎メッセージの書き方を、参考までにWhatsApp Business の挨拶メッセージの例で見てみましょう。
一般歓迎
一般的なWhatsApp の歓迎メッセージは、あなたのブランドの第一印象を作り出します。プロフェッショナリズムの典型であれ、リラックスしてフレンドリーであれ、あなたの価値観を反映し、対話のトーンを設定するものであるべきです。これは通常、営業時間中に送信されます。
一般的なWhatsApp business のグリーティングメッセージの例をご紹介します。
- "こんにちは！"です。お会いできて嬉しいです。私たちがどのようにお手伝いできるか教えてください。乾杯、[ビジネス名]。"
- "ようこそ【事業所名】へ。本日はどのようなご用件でしょうか？"
- "こんにちは
👋私たち[企業名]は、あなたからの連絡をとても楽しみにしています。本日はどのようなご用件でしょうか？"
カスタマーサポート
カスタマーサポートの専用窓口を設けている場合や、顧客から頻繁に問い合わせがある場合などです。サポートに特化したWhatsApp の挨拶メッセージは、顧客が助けを求めるのにふさわしい場所にいることを知らせ、必要に応じて追加のリソースを提供し、問題に対するフォローアップを保証します。
WhatsApp Business のグリーティングメッセージで、サポートを強調する方法をご紹介します。
- "メッセージありがとうございました。当社のカスタマーケアチームがすぐに対応いたします。"
- "こちらは[事業者名]になります。サポートチームより2時間以内にご連絡いたします。⚠️お急ぎの場合は、[電話番号]にお電話ください。
その間に、[URL]のFAQセクションをご覧いただき、お問い合わせに対する回答がすでに存在するかどうかをご確認ください。ありがとうございました。" - "ようこそ【企業名】へ!私たちのサポートスーパーヒーローチーム🦸♂️🦹🏼があなたをサポートする準備ができています。すぐに適切なエージェントを配置できるよう、お客様の問題を詳しくご説明ください💪"
アウェイメッセージ
WhatsApp 留守中のメッセージにはいくつかの種類があり、応答時間に関する期待値を設定するために送信することができます。最も一般的なのは、営業時間外や営業時間終了後のメッセージです。その他の使用例としては、休日営業や突然の休業などがあります。
ここでは、アウェイメッセージのユースケースごとに、WhatsApp Business のグリーティングメッセージの例を紹介します。
- "メッセージありがとうございました。ただいま留守にしております。営業時間は[営業時間]です。翌営業日にご返信いたします。乾杯、[ビジネス名]".
- "ハイ!
👋事業所名]に到達しました。ただ今、対応できません。この祝祭シーズン、私たちの営業時間🕦は[営業時間]です。24時間以内にご返信いたします。素晴らしい一日をお過ごしください！" - 「お客様へ：予期せぬ事態により、[事業所名]は一時的に閉鎖されています。営業再開は[日付]を予定しております。ご不便をおかけして申し訳ございませんでした🙏🏼"
ここで、WhatsApp のグリーティングメッセージについて、具体的な使用例やシーンに応じた3つのタイプを紹介します。構成は以下の通りです。
- WhatsApp リードキャプチャ
- WhatsApp 業務連絡
- WhatsApp 時候の挨拶
リードキャプチャ
すでにWhatsApp のウェルカムメッセージでお客様をお迎えする予定がある場合は、この機会を利用してリードを獲得することができます。見込み客の連絡先を聞いて、顧客リストに追加することで、見込み客を連絡先にすることができます。
リード獲得に使えるWhatsApp の挨拶文例を3つ紹介します。
- "こんにちは
👋ビジネスネーム]に到着しました。始める前に、あなたのフルネームとメールアドレスを教えていただけますか？" - "こんにちは！"です。あなたのメッセージを受け取りました。あなたのフルネームとメールアドレスを以下に教えてください。"
- "この度は[企業名]にご連絡いただきありがとうございます。すぐに対応することができません。下記にお名前とメールアドレスを残していただければ、24時間以内にご連絡させていただきます。"
ビジネスアップデート
WhatsApp 業務の最新情報を含むグリーティングメッセージは、異常事態や進展についてお客様に積極的にお知らせします。これには、緊急時やピーク時のサービス中断や対応の遅れを警告することも含まれます。
WhatsApp ウェルカムメッセージの例では、いつもと違うビジネスイベントを前面に打ち出しています。
- "ご連絡をいただきありがとうございます。ビジネスサービス名] でサービス中断が発生している場合は、申し訳ありません 🚨 当社のチームはできるだけ早く解決するために取り組んでいます 🚧
中断と関係のない問題については、以下にメッセージを残してください、24時間以内に対応します。" - "こんにちは、[ビジネス名]からです。どのようなご用件でしょうか？この未曾有の時代に、通常より若干対応が遅くなる可能性があることをご了承ください。"
- "ハロー!あなたのメッセージは届いています。現在、メッセージが多数寄せられており、迅速に対応できるよう最善を尽くしています。最大で2時間の応答遅延が発生することが予想されます。お待たせいたしました🙏🏼 チーム [企業名]".
季節のご挨拶
クリスマスでもワールドチョコレートデーでも、WhatsApp の季節の挨拶は、多様な顧客層が祝う祭りを認識し、特定の祝日とあなたのビジネスの関連性を確認するものです。また、繁忙期による遅延を顧客に知らせることもできます。
以下のWhatsApp のホリデーグリーティングの例からインスピレーションを得てください。
- "新年あけましておめでとうございます。2023年を喜びと元気で迎えてください🥳 本日はどのようなご用件でしょうか？"
- "ほっほっほっ今、サンタさんと一緒に「いたずらリスト」と「いい子リスト」を見ています🧑🎄 どうしたらいいか教えてください！すぐに返信します！もちろん、「いい子リスト」にも追加しますよ！"
- "ハッピーバレンタインデー💕 [企業名]にメッセージをいただきありがとうございます。今、あなたの花束に最適な花💐を選んでいるところですが、1時間以内にお返事します。"
WhatsApp 挨拶の種類を見たところで、次は送り方を学びましょう。
WhatsApp グリーティングメッセージを送信する
WhatsApp の挨拶文を作成する前に、基本的なガイドラインをご確認ください。WhatsApp Business に最適な挨拶文が作成できます。
WhatsApp ご挨拶のベストプラクティス
まず、挨拶の目的を決め、それを明確かつ直接的に伝える文章を作成しましょう。そして、以下のヒントを参考にメッセージを微調整し、WhatsApp Business のお客様へのウェルカムメッセージのインパクトを高めてください。
WhatsApp グリーティングメッセージを作成する際に適用するベストプラクティスです。
- 特に緊急または重要な連絡の際に、ビジネス名などのコンテキストを提供することで、お客様が正しい場所にいることを保証します。
- 回答までの待ち時間を表示することで、お客様の期待を管理する。
- WhatsApp 、他のプラットフォームやコミュニケーション資料で使用されているトーンや言語を反映させることで、ブランドボイスと一致させることができます。
- 一般的な挨拶文（WhatsApp ）で十分な場合もありますが、リアルタイムな状況に合わせてカスタマイズすることで、高い顧客対応力を発揮します。
- WhatsApp ウェルカムメッセージは短く、甘くしましょう。親しみやすい印象を与えつつ、要点を素早く伝える。
これらを踏まえて、WhatsApp の挨拶文のパズルの最後の部分に取り組んでみましょう。
WhatsApp Business アプリでWhatsAppグリーティングメッセージを送信する方法
WhatsApp Business アプリを使っている場合、アプリ自体でWhatsAppの挨拶やアウェイメッセージを設定することができます。その方法はこちらでご確認下さい。
WhatsApp は、ビジネスアプリで簡単に切り替えられるように、挨拶文と留守番電話を別の機能として扱います。しかし WhatsApp APIWhatsApp respond.io のようなCRMとアカウントを統合しているユーザーは、はるかに柔軟性があります。
WhatsApp 、グリーティングメッセージを送信する方法respond.io
開始するには、 WhatsAppAPI アカウントと respond.io アカウントが必要です。WhatsApp Business のグリーティングメッセージの作成は、ワークフローによって実現される強力な自動化により、respond.io で簡単に行うことができます。
ワークフローのトリガーを「Conversation Opened」に設定し、「Send a Message Step」を使用します。設定ドロワーで「Channel」を「WhatsApp 」に設定し、「WhatsApp 」の挨拶文となるテキストを記入します。
さらにカスタマイズすることで、より洗練されたワークフローを実現することができます。例えば、Date & Time Stepを使って営業時間を定義し、それに合わせてWhatsApp welcome or away message を送信することができます。
また、「質問ステップ」を追加することで、顧客の詳細を取得し、リードを獲得することができます。これらは変数として保存したり、HTTPリクエストを使用して任意のソフトウェアに渡すことができます。また、Ask a Questionを使用して、顧客の会話の目的を判断し、適切なチームにルーティングすることもできます。
ワークフローと同様に、WhatsApp Business のお客様向けウェルカムメッセージも、お客様独自のビジネスニーズに合わせてカスタマイズできます。WhatsApp の挨拶文はブランドの声や価値観に忠実であり、お客様を本物のブランド体験に引き込みます。
参考文献
WhatsApp のグリーティングメッセージについてお読みになった方は、以下の記事で、WhatsApp をビジネスに活用するさまざまな方法を見つけてください。
