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WhatsAppグリーティングメッセージの6つの使い方【2023年7月号

Petrina Jo
2022年3月11日

ラーメン屋に入って、店員が「いらっしゃいませ!」と叫んだのを聞いたことがあるだろうか?いらっしゃいませ、どうぞお入りください」という意味の日本語で、この熱烈な挨拶は日本の食事体験の特徴的な部分です。では、そんなブランド体験をWhatsAppの挨拶メッセージでバーチャルに再現できたらどうでしょう?WhatsAppビジネス挨拶メッセージの例文で、よくあるシチュエーションをご紹介します。

来店されたお客様をお迎えするのと同じように、WhatsAppでも心に残るおもてなしをしましょう。WhatsApp挨拶メッセージが重要な理由とその使い方についてご説明します。また、WhatsAppビジネス挨拶メッセージの様々な場面での例文や、ご自身で作成する際のベストプラクティスもご紹介します。

WhatsApp ビジネス向け挨拶メッセージ:基本

まず、Skypeの挨拶とは何かを確認しましょう。その名の通り、顧客が会話を始めたときに企業が送る歓迎のメッセージです。

WhatsAppグリーティングメッセージの例です。WhatsAppの挨拶メッセージはその名の通り、企業が顧客との会話を始める際に送るウェルカムメッセージです。
WhatsApp ビジネス挨拶メッセージ例

WhatsApp ビジネスアプリの挨拶メッセージはアプリの機能です。初回メッセージ送信時や14日間無操作状態が続くと、あらかじめ作成された返信メッセージが自動的に送信されます。

WhatsAppAPI ユーザーはWhatsApp CRMとの統合により、これらの挨拶を設定することができます。例えばrespond.io では、新規会話開始時に WhatsApp 挨拶メッセージが送信されます。詳しくは後ほど説明します。

WhatsApp ビジネス向け挨拶メッセージの一般的な特徴です。このメッセージは顧客からの最初のメッセージに対する自動返信で、カスタマイズが可能です。
WhatsAppグリーティングメッセージの共通点

WhatsAppグリーティングメッセージの主な特徴は自動化されていることです。企業は日常的なシチュエーションや特定の用途に合わせて挨拶をカスタマイズすることができ、一般的に歓迎の意味を持ちます。

WhatsAppグリーティングメッセージの種類を詳しく説明する前に、企業がグリーティングメッセージを送るべき理由を考えてみましょう。

WhatsAppビジネスでグリーティングメッセージを使用する理由

WhatsAppは世界でもトップクラスのメッセージングアプリであり、企業とのコミュニケーションにおいて顧客の支持を集めている。そのカジュアルさとレスポンスの速さは、長期的な顧客ロイヤリティの確立に不可欠な親しみやすさと信頼感を醸成します。

WhatsAppのウェルカムメッセージを顧客に送信する理由。良い第一印象を与える、困っている顧客に安心感を与える、レスポンスタイムに期待させる、顧客をコンタクトに変えるリードを集める、など。
WhatsApp Businessで顧客へウェルカムメッセージを送るべき理由

企業がWhatsAppグリーティングメッセージで顧客を歓迎すべき6つの理由をご紹介します:

  • 第一印象を良くするために
  • 不満のある顧客にフォローアップを保証するために
  • 対応時間に関する期待値を設定する
  • コンテキストとリードのために顧客の詳細を収集する
  • 予期せぬ展開についてお客様にお知らせするため
  • 祝日や特別な日を祝う

WhatsAppビジネス挨拶メッセージの一般的なタイプは以下の通りです。また、WhatsAppビジネス挨拶メッセージの例も合わせてご紹介します。

WhatsAppグリーティングメッセージの6つの使い方

WhatsApp Businessでお客様を歓迎するメッセージは、シチュエーションや目的に応じて様々な書き方があります。WhatsAppグリーティングメッセージは3つのカテゴリーに分類されます。

 この画像はWhatsAppビジネスで最も一般的な挨拶メッセージです。一般的なWhatsAppウェルカムメッセージ、カスタマーサポートの挨拶メッセージ、WhatsAppアウェイメッセージなどが含まれます。これらはビジネスや業種を問わず、企業が日常的に準備すべき場面です。
企業がWhatsAppの挨拶で対応できる最も一般的な3つのシナリオ

コアグリーティングカテゴリーとは、ビジネスや業種を問わず、企業が備えるべき日常的なシナリオを指す。これらは以下のように構成されている:

  • 一般的なWhatsAppウェルカムメッセージ
  • WhatsAppカスタマーサポートの挨拶
  • WhatsAppアウェイメッセージ

WhatsAppビジネス挨拶メッセージの例文を参考に、それぞれのWhatsApp挨拶文の書き方を見てみましょう。

一般的な歓迎メッセージ

一般的なWhatsAppのウェルカムメッセージはブランドの第一印象を与えます。貴社の価値観を反映し、プロフェッショナリズムの典型であれ、リラックスしたフレンドリーなものであれ、対話のトーンを設定するものです。通常、営業時間内に送信します。

以下は一般的なWhatsAppビジネス挨拶メッセージの例です:

  1. 「こんにちは!お会いできて嬉しいです。ご用件をお聞かせください。折り返しご連絡いたします。ご連絡いたします。
  2. "【ビジネス名】へようこそ。本日はどのようなご用件でしょうか?
  3. 「こんにちは 👋 私たち[企業名]は、あなたからのご連絡をとても楽しみにしています!本日はどのようなご用件でしょうか?"

カスタマーサポート挨拶メッセージ

カスタマーサポートの専用窓口を設けていたり、顧客から頻繁に問い合わせがある場合もあるでしょう。WhatsAppのグリーティングメッセージでサポートに重点を置くことで、顧客は適切な場所にいることを認識し、必要であれば追加リソースを提供し、問題のフォローアップを保証することができます。

WhatsApp Businessの挨拶メッセージでサポートを強調する方法をご紹介します:

  1. 「メッセージありがとうございます。カスタマーケアチームがすぐに対応いたします。"
  2. "【企業名】に到着しました。サポートチームより2時間以内にご連絡いたします。⚠️ お急ぎの場合は、[電話番号]にお電話ください。
    その間に、[URL]のFAQセクションをご覧いただき、お問い合わせに対する回答がすでに存在するかどうかをご確認ください。ありがとうございました。
  3. "【企業名】へようこそ!私たちのサポート・スーパーヒーロー・チーム 🦸‍♂️🦹🏼 がお客様をサポートする準備ができています。すぐに適切なエージェントを配置できるよう、問題の詳細をご説明ください。

アウェイ・メッセージ

WhatsAppのアウェイメッセージにはいくつかの種類があります。最も一般的なのは営業時間外や営業時間外のメッセージです。その他、休日や予期せぬ休業などにもご利用いただけます。

各アウェイメッセージの使用例をご紹介します:

  1. 「メッセージをありがとう。ただいま留守にしております。営業時間は[営業時間]です。翌営業日にご連絡いたします。ありがとうございました。
  2. 「ハイ! 👋 事業所名]に到着しました。ただいま対応できません。この祝祭シーズンの営業時間🕦は[営業時間]です。24時間以内に返信させていただきます。良い一日を
  3. "お客様各位、不測の事態により、[事業所名]は一時的に休業しております。営業再開は[日付]を予定しております。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。🙏🏼"

WhatsAppグリーティングメッセージの3つのタイプをご紹介します。以下の3種類です:

  • WhatsApp リードキャプチャ
  • ビジネスアップデートのWhatsApp挨拶
  • WhatsAppの季節のご挨拶
WhatsAppグリーティングメッセージの3つのタイプを、特定のユースケースやシーンに合わせてご紹介します。リード獲得、緊急のビジネスイベントやアップデートを顧客に知らせる、多様な顧客ベースを認識するための季節の挨拶など、WhatsAppの挨拶メッセージをカスタマイズすることができます。
WhatsAppのウェルカムメッセージを特定の用途や場面でご利用いただけます。

リード獲得メッセージ

既にWhatsAppウェルカムメッセージでお客様をお迎えする予定がある場合、この機会をリード獲得に活用することができます。見込み客の連絡先をリクエストし、顧客リストに追加することで、見込み客をコンタクトに変えることができます。

リード獲得に使えるWhatsAppグリーティングの例を3つご紹介します:

  1. 「こんにちは 👋 ビジネスネーム]に到着しました。その前に、お名前とEメールアドレスをお聞かせください。"
  2. 「こんにちは!メッセージを受け取りました。お名前とEメールアドレスを以下にご記入ください。
  3. 「事業所名]にご連絡いただきありがとうございます。すぐにお返事することができません。24時間以内にご連絡させていただきます。"

ビジネス最新情報

ビジネスの最新情報を含むWhatsAppグリーティングメッセージは、通常とは異なる出来事や進展についてお客様に積極的にお知らせします。これには、緊急時や繁忙期におけるサービスの中断や対応の遅れに関する警告も含まれます。

これらのWhatsAppのウェルカムメッセージの例では、通常とは異なるビジネスイベントを前もって取り上げています:

  1. 「ご連絡ありがとうございます。ビジネスサービス名] でサービスの中断が発生していることをお詫び申し上げます 🚨 弊社チームは可能な限り迅速に解決するよう努めております 🚧
    中断とは関係のない問題については、下記にメッセージを残してください。" 24時間以内に対応いたします。
  2. 「ビジネス名]からこんにちは。どのようなご用件でしょうか?この未曾有の時代、私どもの対応が通常より若干遅くなる可能性があることをご了承ください。"
  3. "こんにちは!メッセージを受け取りました。現在、大量のメッセージが寄せられており、迅速な対応を心がけております。最大2時間の返信遅延が予想されます。お手数をおかけいたしますが、🙏🏼 チーム[企業名]までご連絡ください。"

季節の挨拶

クリスマスやワールドチョコレートデーなど、WhatsAppの季節の挨拶は多様な顧客層が祝うお祭りを認識させたり、特定の祝日と御社の関連性を確認させたりします。また、繁忙期による遅延をお客様にお知らせすることもできます。

以下のWhatsAppの年末年始の挨拶文例からインスピレーションを得てください:

  1. 「新年明けましておめでとうございます!2023年を明るく楽しくお迎えください。
  2. "ホーホーホー!🎄今サンタと一緒に「いたずらリスト」と「いい子リスト」を調べているんだ。🧑‍🎄 どうしたらいいか教えてくれたら、すぐに返信するよ。もちろん、「いい子リスト」にも追加ね。"
  3. "ハッピーバレンタインデー💕[企業名]にメッセージをありがとう。今、花束のために最高の花💐を選んでいますが、1時間以内にお返事します。"

WhatsAppの挨拶には様々な種類があります。

WhatsAppグリーティングメッセージの送信

WhatsApp挨拶メッセージを作成する前に、基本的なガイドラインをご確認ください。

WhatsApp 挨拶のベストプラクティス

まずはご挨拶の目的を決め、それを明確かつダイレクトに伝える文章を作成しましょう。その後、以下のヒントを参考にメッセージを微調整してください。

これは、文章を作成する際に留意すべきベストプラクティスのイメージです。顧客の期待を事前に管理すること、敬語をブランドボイスと一致させること、問い合わせに適切な場所にたどり着いたことを顧客に知らせるなど文脈を提供すること、特定の状況に対応するために文章をカスタマイズすることなどが含まれます。
WhatsAppビジネス向け挨拶メッセージのベストプラクティス

WhatsAppグリーティングメッセージを書く際のベストプラクティス

  • 特に緊急または重要なコミュニケーションにおいて、ビジネス名などのコンテキストを提供することにより、顧客が正しい場所にいることを保証する。
  • 回答までの待ち時間を示すことで、期待値を管理する。
  • WhatsAppの挨拶は、他のプラットフォームやコミュニケーション資料で使用されているトーンや言語を反映させることで、貴社のブランドボイスに合わせることができます。
  • ほとんどの場合、WhatsAppの挨拶は一般的なもので十分ですが、リアルタイムの状況に合わせてカスタマイズすることで、高度な顧客対応が可能になります。
  • WhatsAppのウェルカムメッセージは簡潔に。親しみやすい印象を与えながら、素早く要点を伝えましょう。

以上を踏まえて、WhatsApp挨拶パズルの最後の部分に取り組んでみましょう。

WhatsApp ビジネスアプリでグリーティングメッセージを送信する方法

WhatsApp ビジネスアプリをご利用の場合、WhatsAppグリーティングやアウェイメッセージをアプリ上で設定できます。設定方法はこちらをご覧下さい。

WhatsApp ビジネスアプリで挨拶メッセージを設定するイメージです。WhatsAppでは挨拶メッセージと退席メッセージを別機能として扱い、ビジネスアプリで簡単に切り替えられるようにしています。しかし、WhatsApprespond.io のようなWhatsApp CRMとアカウントを統合しているWhatsAppAPI ユーザーの場合、より柔軟な設定が可能です。
WhatsApp ビジネスアプリの挨拶メッセージ設定

WhatsAppでは挨拶メッセージと退席メッセージを別機能として扱い、ビジネスアプリで簡単に切り替えられるようにしています。しかし、WhatsApp respond.io のようなWhatsApp CRMとアカウントを統合しているWhatsAppAPIユーザーはより柔軟な対応が可能です。

WhatsAppグリーティングメッセージの送り方respond.io

WhatsAppAPI アカウントと respond.io アカウントが必要です。WhatsApp Businessの挨拶メッセージ作成は、ワークフローによる強力な自動化機能により、respond.io 。

ワークフロートリガーを "Conversation Opened "に設定し、"Send a Message Step"を使用します。設定ドロワーでチャンネルをWhatsAppに設定し、WhatsAppの挨拶文を入力。

これはrespond.io でお客様に挨拶するイメージです。ビジネスにはWhatsAppAPI アカウントとrespond.io アカウントが必要です。次に、ワークフローで希望の挨拶文を作成し、トリガーを「会話開始」に設定します。メッセージ送信ステップを作成し、テキストを入力する前にWhatsAppをチャンネルとして選択する。
メッセージ送信ステップでは、デフォルトの "Last Interacted Channel "をWhatsAppに変更して下さい。

さらにカスタマイズすることで、より洗練されたワークフローを実現できます。例えば、日時ステップで営業時間を設定し、それに合わせてWhatsAppウェルカムメッセージやアウェイメッセージを送信することができます。

より高度なワークフローを実現するためのカスタマイズのイメージです。例えば、日時ステップで営業時間を設定し、それに合わせてWhatsAppのウェルカムメッセージやアウェイメッセージを送信することも可能です。
日時ステップで営業時間を定義し、WhatsAppのウェルカムメッセージやアウェイメッセージを自動化できます。

また、顧客の詳細を取得し、リードをキャプチャするために質問ステップを追加することもできます。これらは変数として保存したり、HTTPリクエストを使用して任意のソフトウェアに渡すことができます。別の方法として、Ask a Questionを使用して会話の目的を決定し、適切なチームにルーティングします。

ワークフローと同様に、WhatsApp Businessのお客様向けウェルカムメッセージも貴社独自のニーズに合わせてカスタマイズ可能です。ブランドボイスや価値観に忠実なWhatsApp挨拶で、お客様を本物のブランド体験に引き込みましょう。

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Petrina Jo
コンテンツ・チーム・リーダー
Petrina Jo respond.io のコンテンツ・チーム・リーダー。クリエイティブ・アントレプレナーシップの修士号とジャーナリズムの学士号を取得。ペトリーナは以前、ラグジュアリー出版社でシニア・ライターとして活躍し、価値の高い顧客コミュニケーションの進化する力学についてユニークな洞察を得た。
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