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如今，企業需要快速回應客戶，否則就會被拋在腦後。 由於科技的快速進步，即時通訊已成為常態。 因此，企業需要做好準備即時回應疑問和疑慮。 輸入企業的自動回覆訊息。 在本文中，我們將了解什麼是自動回覆訊息或自動回复，為什麼要使用它，商業自動回覆訊息範例以及在哪裡可以使用自動回复。
自動回覆訊息或自動回覆是指由特定事件或操作觸發的自動回應，例如在即時通訊應用程式上收到訊息。 它用於通知發送者他們的訊息已被收到。
自動回覆不僅可以在WhatsApp、Messenger、Instagram、LINE、WeChat 以及Viber上設置，還可以用於Facebook 評論。 但是為什麼企業應該使用自動回覆來回覆客戶呢？
擁有龐大客戶群的企業會收到大量的訊息。 這些可能會讓代理商不知所措，特別是當他們需要快速回覆這些訊息時。
自動回覆訊息非常方便，因為它彌補了顧客詢問與代理人回覆之間的時間差。 然而，自動回覆能為您的業務做的還不只這些。 以下是您應該在業務中使用自動回覆訊息的 5 個理由。
第一印象至關重要。 透過自動回覆立即確認客戶的訊息可以起到很大的作用。 知道他們的查詢已被收到可以增強他們的整體體驗。
這也為接下來的談話定下了基調。 迅速的回應傳達出專業和細心的感覺。
考慮到企業每天收到的大量查詢，瞬時回覆每一條幾乎是不可能的。 自動回覆可以釋放代理的時間，因為它們消除了手動撰寫問候或介紹訊息的需要。
基本上，自動回覆可以作為接收訊息的緩衝。 這種節省時間的方式可以讓您的團隊有效且有效率地與更多客戶互動。
自動回覆可確保即使代理商正在處理繁重的工作量，每位客戶都能收到標準化、完善的回覆。
發送相同的訊息有助於您的團隊傳遞有關您的業務的一致訊息。 這種一致性可以建立信任和可靠性，並提升整體客戶體驗
每一個溝通點都是加強您品牌形象的機會。 精心設計的自動回覆可以反映您品牌的個性，無論是專業的、俏皮的或具同理心的，確保您每次都能留下正面的印象。
此外，及時回覆可以讓客戶知道他們的時間和關注受到重視。 這可以讓客戶更了解您的業務和品牌。
自動回覆訊息的優點在於其多功能性。 無論是外出辦公的提示、節日問候還是常見問題列表，這些訊息都可以根據不同情況和渠道進行調整。
在下一部分中，我們將介紹您可以發送的自動回覆類型並提供您可以使用的範例。
既然您知道了使用自動回覆對您的企業的好處，那麼現在是時候起草它們了。 如果您不知道如何操作，不用擔心。 這裡有 12 個自動回覆訊息範例，您可以將其用於您的業務。
您可以在各種情況下發送 離開訊息 ，無論是由於一般不可用（例如週末）還是在特定事件（例如假期）期間。
"嘿！ 我們目前不在辦公室，但將於 [日期] 回來。 請稍等，我們將避免回覆您。
"HI [顧客姓名]。 我們目前正在慶祝[節日/活動]，但別擔心。 我們'將於 [日期] 回覆您。 乾杯! 🥳"
請記住，務必讓您的客戶知道您何時回來。
歡迎顧客，特別是新顧客，對於留下良好的第一印象至關重要。 就像熱情的握手或歡迎的微笑在面對面的交流中營造出積極的氛圍一樣，問候訊息在即時通訊應用程式中也發揮著同樣的作用。
"嘿！ 謝謝您的光臨。 我怎樣才能讓你度過美好的一天？ 😊"
"您好 [客戶姓名]，感謝您的聯絡。 今天我們能為您做些什麼？ "
這有助於您在客戶向您發送訊息時立即建立融洽的關係。
有時，諮詢數量會暫時超出代理商的可用能力，導致代理商無法立即回覆。
哇哦！ 我們現在收到大量訊息，但請耐心等候。 你對我們很重要！
「我們目前正在接收大量訊息。 我們將盡快聯繫您。"
這類自動回覆就像是放在客戶'肩上的一隻安慰之手，向他們保證企業'的承諾和他們的關注。
每個系統都會故障或缺陷。 但企業處理這些問題的方式可能會成就或毀掉他們的聲譽。
"哎呀！ 我們'現在遇到了一些技術問題。 我們正在整理事情，請稍等。 🛠️"
如果您遇到任何問題，我們深感抱歉。 我們的系統正在維護。 同時，我們隨時為您提供所需的一切協助。"
緊急情況和更新自動回覆會為您的客戶設定期望，並在事情未按計劃進行時讓他們了解情況。
主動解決問題可以大大增強使用者體驗。 常見問題解答自動回覆可作為指南，為客戶指出可以直接解決其疑問的資源並提高效率。
"嘿，[顧客姓名]。 如果您有任何疑問，請查看我們的常見問題[FAQ 連結]。 如果您仍需要幫助，請輸入“是”，很快就會有人來幫助您"
「有問題嗎？🤔 我們的團隊正在前往您那裡的路上。 您也可以點擊此處 [常見問題連結] 進入我們的常見問題解答部分。 您的答案可能只需單擊一下即可獲得！
因此，在這種情況下，常見問題連結或選單可以解決客戶面臨的常見問題。
積極徵求客戶對品牌體驗的意見可以凸顯您的代理商、流程或系統中的弱點。 從您的客戶那裡獲得有價值的見解，以便您可以改善客戶對話。
"嘿，[顧客姓名]。 我們今天為您提供的服務怎麼樣？ 請以 1 到 10 的等級（從非常差到優秀）告訴我們。 提前感謝您的回覆。
"我們很高興與您聊天！ 您喜歡跟我們談話嗎？ 給我們👍或👎告訴我們。
為了獲得最佳效果，您應該調整這些樣本，以使其適合您的業務和客戶。 但是，如果您想從頭開始建立自動回复，請在起草時查看這些最佳做法。
經過精心設計的自動回覆不僅提升運營效率。 它還可以改善用戶體驗，因為即使當時沒有任何代理商可用，也可以立即為客戶提供服務。
以下是為您的企業起草自動回覆訊息時需要牢記的 5 個最佳做法。
您的自動回覆應該有效地傳達訊息。 如果可能的話，避免寫長句。 使用直接、簡潔的訊息以避免讓客戶感到不知所措。 請記住，您可能不知道您的客戶是誰。
他們可能不熟悉行業或技術術語。 因此，請選擇簡單、不含術語的語言。 這可確保每個人都能立即理解您的訊息，從長遠來看，節省您的代理商的時間。
發送自動回覆時，請確保您的客戶擁有相關資訊。 這可能包括您的下班時間、系統崩潰、收集客戶回饋等。 這可以管理您的客戶的期望並培養耐心。
雖然這條訊息可能是自動生成的，但應該不會感覺像是機器人回覆。 根據目標受眾'的期望來客製化您的回應。 對於較年輕、非正式的觀眾來說，隨意的語氣可能會更好。 同時，企業客戶可能會期待正式回覆。
個人化，例如使用客戶'的名字，可以讓資訊聽起來更真實。 您會感覺自己是在與顧客交談，而不是在對他們講話。
請記住，自動回覆的相關性通常與特定的時間範圍相關。 一旦某些類型的自動回覆不再適用，就必須將其關閉，例如外出辦公或假期訊息。 這可以避免混淆並確保您的通訊保持最新。
結合這些最佳實踐可確保您的自動回覆不僅能發揮其主要功能，而且還能作為您品牌'的聲音和價值觀的延伸。 它們'是培養信任、展現專業精神和鞏固客戶關係的微妙而強大的工具。
現在您已經掌握了製作引人入勝的自動回覆訊息的工具，讓我們來看看可以實現它們的媒介。
您可以在各種訊息應用程式上使用自動回覆訊息，例如 WhatsApp Business App、 WeChat 和 LINE。 但是，在這些應用程式上使用自動回覆有限制。 例如，在 WhatsApp Business 應用程式上，您只能為離開訊息和問候訊息分別設定一個自動回覆。
如果您經營小型企業，這可能就足夠了。 但隨著業務的成長，您需要在使用自動回覆訊息時具有更大的靈活性。 透過將這些訊息傳遞管道連接到客戶對話管理軟體（如 respond.io），您可以自動回覆訊息、 聯絡路由、 代理分配 等等。
各行業的企業，如 房地產、 酒店業、 電子商務 等，都可以利用 respond.io 的強大功能來創建和自動回复。
例如，房地產經紀人可以設定自動回覆訊息，詢問客戶他們想要查看的時間、日期和房產，而電子商務網站可以發送購買後訊息，要求客戶加入忠誠度計畫。
您可以透過 工作流程模組中的自動化建構器完成所有這些操作，企業可以根據客戶的詢問自動做出回應。
您也可以透過詢問他們的 電子郵件或電話號碼 來獲取聯絡資訊，以確定他們是否是現有客戶。 這種背景有助於代理商為客戶提供更好的支持，提高客戶參與度和滿意度。
您可以發送 問候和離開訊息 並設定 常見問題選單、 回饋收集訊息等。 您也可以使用 動態變數建立個人化的自動回覆。
就是這樣。 這就是您需要了解的有關商業自動回覆訊息的知識。 使用提供的範例開始並修改它們以最適合您的需求。
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本傑明·史蒂夫·理查德於 2023 年加入 respond.io，擔任內容撰稿人。 本傑明持有倫敦大學法學士學位，為企業提供關於消息應用的寶貴資源，以幫助他們有效地利用客戶對話。
