當今的企業需要快速回應客戶，否則他們將被拋在後面。由於技術的快速發展，即時通信已成為常態。因此，企業需要準備好即時回應查詢和疑慮。為商家輸入自動回復消息。在本文中，我們將了解什麼是自動回復消息或自動回復、為什麼要使用它、企業自動回復消息示例以及在哪裡可以使用自動回復。
什麼是企業版自動回復郵件？
自動回復消息或自動回復是指由特定事件或操作觸發的自動回應，例如在即時訊息應用程式上接收消息。它用於通知寄件者他們的消息已收到。
不僅可以在 WhatsApp， Messenger等管道上設置自動回復， Instagram, LINE, WeChat 和 Viber，但也在 臉書評論上。但是，為什麼企業應該使用自動回復來回復客戶呢？
需要自動回復的5個原因
擁有大量客戶群的企業會收到大量消息。這些可能會使代理不堪重負，尤其是當他們需要快速回復這些消息時。
自動回復消息派上用場，因為它彌合了客戶查詢和代理回應之間的時間間隔。但是，這並不是自動回復可以為您的業務做的全部工作。以下是您應該為商家使用自動回復消息的 5 個原因。
自動回復：及時回復客戶諮詢
第一印象很重要。通過自動回復即時確認客戶的消息可以改變一切。知道他們的查詢已被收到可以增強他們的整體體驗。
它還為未來的對話定下了基調。迅速的回應傳達了一種專業精神和專注感。
自動回復：節省座席的時間
由於企業每天收到的查詢量龐大，因此不可能立即解決每個查詢。自動回復可節省座席的時間，因為它們消除了手動撰寫問候語或介紹消息的需要。
基本上，自動回復充當傳入消息的緩衝區。這種節省時間的方面使您的團隊能夠有效和高效地與更多客戶互動。
自動回復：確保溝通的一致性
自動回復可確保每位客戶都能收到標準化、完善的回復，即使座席正在處理繁重的工作量。
發送相同的消息可説明您的團隊提供有關您業務的一致資訊。這種一致性建立了信任和可靠性，並增強了整體客戶體驗
自動回復：維護品牌聲譽
每個溝通點都是加強品牌形象的機會。精心設計的自動回復可以反映您品牌的個性，無論是專業、俏皮還是善解人意，確保您每次都能留下積極的印象。
此外，及時的回復可以向客戶表明他們的時間和關注點是有價值的。這讓客戶更好地瞭解您的業務和品牌。
自動回復：針對各種情況設置自動回復
自動回復消息的美妙之處在於它們的多功能性。無論是外出便條、節日問候還是常見問題解答功能表，這些消息都可以針對不同的情況和渠道進行定製。
在下一節中，我們將介紹您可以發送的自動回復類型，並提供您可以使用的範例。
適用於您商家的自動回覆郵件範例
既然您已經瞭解了使用自動回復對您的業務的好處，那麼是時候起草它們了。如果你不知道怎麼做，不用擔心。以下是可用於業務的12個自動回復消息示例。
適用於您商家的自動回復消息示例：離開消息
您可以針對各種情況發送 消息 ，無論是由於一般不可用（如週末）還是在公休日等特定事件期間。
- “嘿！我們目前不在辦公室，但會在[日期]回來。抓緊時間，到時候我們會回復你的。
- “嗨 [客戶名稱]。我們目前正在慶祝[假日/活動]，但不要擔心。我們會在 [日期] 回復您。乾杯！🥳"
請記住，始終確保讓客戶知道您何時回來。
適用於您商家的自動回復消息示例：問候消息
歡迎客戶，尤其是新客戶，對於良好的第一印象至關重要。正如熱情的握手或歡迎的微笑在面對面的互動中設定了積極的基調一樣，問候消息在即時消息應用程式中也起著同樣的作用。
- “嘿！感謝您的光臨。我怎樣才能讓你的一天變得美好？😊"
- “您好 [客戶名稱]，感謝您伸出援手。我們今天能為您做些什麼？"
這有助於您在客戶向您發送消息后立即建立融洽的關係。
適用於您商家的自動回復消息示例：暫時不可用消息
有時，查詢數量會暫時超過代理的可用性，並且代理無法輕鬆回復。
- 哇！我們現在被資訊淹沒了，但請緊緊抓住。你對我們很重要！
- “我們目前正在經歷大量傳入消息。我們會儘快找到你。
這類自動回復是客戶肩上的一手，向他們保證業務的承諾和他們的關注。
適用於您業務的自動回復消息示例：緊急通知和更新通知
每個系統都有其休息日或錯誤。但是，企業處理這些問題的方式可以成就或破壞他們的聲譽。
- “哦！我們現在遇到了一些技術問題。在我們整理東西的時候，請抓緊時間。🛠️"
- “如果您遇到任何問題，我們深表歉意。我們的系統正在維護中。與此同時，我們在這裡為您提供任何您需要的説明。
緊急和更新自動回復可設定客戶的期望，並在事情未按計劃進行時讓他們了解情況。
適用於您商家的自動回復郵件示例：常見問題連結
主動解決問題可以大大增強用戶體驗。常見問題解答自動回復充當指南，將客戶指向可以直接解決其查詢的資源並提高效率。
- “嘿，[客戶姓名]。如果您有任何疑問，請查看我們的常見問題解答 [常見問題連結]。如果您仍然需要説明，請輸入“是”，很快就會有人與您聯繫”
- “有問題嗎？ 🤔 我們的工作人員正在去找你的路上。您也可以點擊此處 [常見問題連結] 查看我們的常見問題解答部分。您的答案可能只需點擊一下即可！
因此，在這種情況下，常見問題解答連結或功能表可以解決客戶面臨的常見問題。
適用於您商家的自動回復郵件示例：反饋收集
積極尋求客戶對其品牌體驗的意見可以突出您的代理商、流程或系統中的弱點。從客戶那裡獲得有價值的見解，以便改善客戶對話。
- “嘿，[客戶姓名]。我們今天為您服務得如何？讓我們知道 1 - 10 的等級，從非常糟糕到優秀。提前感謝您的回復。
- “我們喜歡和你聊天！你喜歡和我們交談嗎？通過給我們一個👍或👎”
為了獲得最佳結果，您應該調整這些範例，使其適合您的業務和客戶。但是，如果您想從頭開始創建自動回復，請在起草回復時查看這些最佳實踐。
設置自動回復郵件的最佳做法
如果精心設計，自動回復不僅可以提高運營效率。它還改善了用戶體驗，因為即使當時沒有任何代理可用，也會立即處理客戶。
以下是在為您的商家起草自動回復消息時需要牢記的 5 個最佳做法。
保持清晰簡潔
您的自動回復應該有效地傳達資訊。如果可能的話，避免寫冗長的句子。使用直接、簡潔的消息傳遞，避免讓客戶不知所措。請記住，您可能不知道您的客戶是誰。
他們可能不熟悉行業或技術術語。因此，請選擇簡單、無行話的語言。這可確保每個人都立即理解您的資訊，從長遠來看可以節省您的座席時間。
預先設定期望
發送自動回復時，請確保您的客戶擁有相關信息。這可能包括您的非辦公時間、系統崩潰、收集客戶反饋等。這可以管理客戶的期望並培養耐心。
添加個人風格
雖然消息可能是自動化的，但它不應該讓人感覺像機器人。根據目標受眾的期望定製回復。對於較年輕的非正式觀眾，隨意的語氣可能會更好。同時，企業客戶可能會期待得到正式的回應。
個人化，例如使用客戶的名字，可以使消息聽起來更真實。感覺就像你在與客戶交談，而不是在與他們交談。
適當安排回復時間
請記住，自動回復的相關性通常與特定的時間範圍有關。一旦某些類型（例如外出或假日消息）不再適用，就必須關閉它們。這可以防止混淆並確保您的通信保持最新狀態。
結合這些最佳實踐，可確保您的自動回復不僅實現其主要功能，還可以作為品牌聲音和價值觀的延伸。它們是培養信任、展示專業精神和鞏固客戶關係的微妙而強大的工具。
現在您已經掌握了製作引人入勝的自動回復消息的工具，讓我們看看可以實現它們的媒介。
在哪裡可以實施自動回復？
您可以在各種消息傳遞應用程式（如 WhatsApp業務應用程式）上使用自動回復消息， WeChat 和 LINE.但是，在這些應用上使用自動回復是有限制的。例如，在 WhatsApp Business App 上，您只能為一條離開消息和一條問候消息分別設置一個自動回復。
如果您經營的是小型企業，這可能就足夠了。但隨著業務的增長，您需要更靈活地使用自動回復消息。通過將這些消息傳遞管道連接到客戶對話管理軟體，例如 respond.io，您可以自動回復消息、 聯繫人路由、 代理分配 等。
企業自動回復勝出 respond.io
房地產、酒店、電子商務等各個行業的企業可以利用respond.io的強大功能來創建和發送自動回復。
例如，房地產經紀人可以設置自動回復消息，詢問客戶他們想要查看的時間、日期和財產，而電子商務網站可以發送購買後消息，要求客戶加入忠誠度計劃。
您可以通過 工作流模組中的自動化構建器完成所有這些操作，企業可以根據客戶的查詢自動回應。
您還可以通過詢問他們的 電子郵件或電話號碼 來捕獲聯繫資訊，以確定他們是否是現有客戶。此上下文可説明代理為客戶提供更好的支援，從而提高客戶參與度和滿意度。
您可以發送 問候和離開 消息，並設置 常見問題功能表、 反饋收集消息等。您還可以使用 動態變數創建個人化的自動答覆。
僅此而已。這就是您需要瞭解的有關企業自動回復消息的資訊。使用提供的示例開始並對其進行修改以最好地滿足您的需求。
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