Nhóm WhatsApp: Bắt đầu với Hộp thư đến của Nhóm WhatsApp [Tháng 11 năm 2023]

Bạn đang tìm kiếm giải pháp nhắn tin cộng tác cho phép nhóm của mình trả lời tin nhắn trên WhatsApp? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ hộp thư đến nhóm WhatsApp là gì, lợi ích của việc sở hữu hộp thư đến nhóm và cách sử dụng hộp thư đến nhóm trên respond.io.

Hộp thư đến của nhóm WhatsApp là gì?

Vì WhatsApp là kênh nhắn tin tức thời phổ biến nhất trên thế giới , nên Ứng dụng WhatsApp Business đã trở thành một công cụ hữu ích để các doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng theo thời gian thực.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhóm của bạn cũng phát triển theo. Mặc dù việc sử dụng WhatsApp Business App là đủ cho các doanh nghiệp nhỏ có ít thành viên trong nhóm, nhưng nó cũng có một số hạn chế, bao gồm:

• Không thể kết nối với hơn 5 thiết bị

• Không có tính năng cộng tác

• Không có khả năng theo dõi khối lượng công việc của cá nhân hoặc nhóm

• Không thể theo dõi thành viên nhóm nào đã gửi hoặc trả lời tin nhắn

• Không có cách nào để đảm bảo tất cả các câu hỏi đã được trả lời

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp lớn, bạn sẽ cần những tính năng phức tạp hơn để giải quyết những vấn đề nêu trên. Đây chính là lúc hộp thư đến của nhóm WhatsApp phát huy tác dụng.

Hộp thư đến của nhóm WhatsApp là hộp thư đến nhắn tin cộng tác giúp sắp xếp tất cả các cuộc trò chuyện WhatsApp của bạn vào một nơi để nhóm của bạn xử lý. Hãy cùng tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn có thể được hưởng lợi như thế nào khi sử dụng hộp thư đến của nhóm.

Lợi ích của việc sử dụng hộp thư đến được chia sẻ

Bạn có thể tạo hộp thư đến của nhóm WhatsApp thông qua nền tảng nhắn tin như respond.io. Tính năng này cho phép tất cả thành viên trong nhóm phản hồi khách hàng thông qua bảng điều khiển chung và cấp cho người quản lý khả năng hiển thị mọi cuộc trò chuyện với khách hàng.

Hộp thư đến dùng chung cũng cung cấp một điểm liên hệ duy nhất với mỗi khách hàng để ghi lại tất cả các tương tác. Vì tất cả tin nhắn đều được hợp nhất trong một hộp thư đến nên sẽ giảm nguy cơ bỏ sót các câu hỏi, do đó mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn.

Để xử lý khối lượng lớn các cuộc trò chuyện, doanh nghiệp có thể thiết lập tính năng tự động trò chuyện để định tuyến tin nhắn đến đúng nhóm và chỉ định chúng cho đúng tác nhân. Các thành viên trong nhóm cũng có thể dễ dàng cộng tác hơn trong hộp thư đến chung. Các tác nhân có thể để lại bình luận nội bộ để theo dõi, gắn thẻ đồng nghiệp hoặc chuyển các trường hợp phức tạp.

Một lợi ích khác là truy cập dữ liệu hiệu suất chi tiết của từng tác nhân và nhóm , chẳng hạn như thời gian phản hồi và giải quyết. Thông tin này có thể giúp xác định những điểm yếu hoặc nút thắt trong việc xử lý cuộc trò chuyện để cải thiện dịch vụ khách hàng.

Nền tảng đa kênh như respond.io kết nối nhiều kênh nhắn tin như WhatsApp, Facebook và Instagram vào một hộp thư đến. Việc hợp nhất thông tin liên hệ và lịch sử trò chuyện trên nhiều kênh thành một hồ sơ duy nhất giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan đầy đủ về khách hàng.

Bây giờ bạn đã biết lý do tại sao nên có hộp thư đến nhóm WhatsApp, hãy cùng tìm hiểu cách thiết lập nó.

Cách thiết lập hộp thư đến của nhóm WhatsApp

Vì hộp thư đến của nhóm WhatsApp được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc nhóm, bạn cần một tài khoản WhatsApp API để sử dụng chức năng nhiều người dùng . Vì API không có giao diện người dùng để gửi và nhận tin nhắn nên nó phải được kết nối với phần mềm quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng như respond.io.

Cách hiệu quả nhất để thiết lập hộp thư đến của nhóm WhatsApp là tạo tài khoản WhatsApp API trực tiếp thông qua respond.io vì'đây là Nhà cung cấp giải pháp kinh doanh WhatsApp chính thức.

Sau đó, bạn có thể thêm thành viên nhóm vào hộp thư đến chung và sử dụng các tính năng như tự động hóa nâng cao và tích hợp linh hoạt để làm việc nhóm dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy cùng xem respond.io hỗ trợ các nhóm làm được nhiều việc hơn với WhatsApp như thế nào.

Cách sử dụng hộp thư đến được chia sẻ của WhatsApp cho doanh nghiệp trên Respond.io

Tại đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng hộp thư đến nhóm WhatsApp trên respond.io cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau, đặc biệt là cho bộ phận bán hàng và hỗ trợ khách hàng.

Hộp thư đến của nhóm WhatsApp dành cho bán hàng

Đầu tiên, chúng ta sẽ xem nhóm bán hàng của bạn có thể sử dụng hộp thư đến của nhóm như thế nào. Bạn có thể dễ dàng thúc đẩy các cuộc trò chuyện bán hàng và tăng lượng khách hàng tiềm năng bằng cách đặt liên kết nhấp để trò chuyện trên WhatsApp ở những vị trí nổi bật mà khách hàng có thể dễ dàng nhìn thấy.

Hộp thư đến của nhóm WhatsApp cho phép các doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn cuộc trò chuyện một cách hiệu quả, cải thiện cơ hội bán hàng. Kết nối nhanh chóng với khách hàng giúp họ tránh cảm giác bị bỏ qua và xem xét đối thủ cạnh tranh của bạn.

Một cách dễ dàng để giữ chân khách hàng là thông qua tính năng trả lời tự động. Bằng cách thiết lập tính năng trả lời tự động WhatsApp, bạn có thể chào đón khách hàng khi họ gửi cho bạn tin nhắn đầu tiên hoặc thông báo cho họ rằng bạn không sẵn sàng bằng tin nhắn vắng mặt.

Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc có thể tùy chỉnh của respond.io, bạn có thể áp dụng logic định tuyến trò chuyện để định tuyến các cuộc trò chuyện đến đúng nhóm dựa trên ngôn ngữ, giai đoạn vòng đời khách hàng, yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

Sau đó, sử dụng logic tự động chỉ định ưa thích của bạn để chỉ định khách hàng cho nhân viên bán hàng có đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ hoặc cho nhân viên có ít cuộc trò chuyện cởi mở nhất để phục vụ nhanh hơn.

Nhân viên bán hàng có thể sử dụng hộp thư đến tùy chỉnh để ưu tiên khách hàng VIP. Tính năng này cho phép người quản lý lọc và xem các cuộc trò chuyện có giá trị cao, đảm bảo trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt và tăng lòng trung thành của khách hàng.

Bằng cách kết nối CRM bán hàng WhatsApp của bạn với respond.io, bạn có thể dễ dàng chuyển dữ liệu giữa hai nền tảng để tạo giao dịch nhanh chóng. Tính năng này cho phép các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng trong khi trò chuyện với khách hàng mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng.

Bạn cũng có thể gửi cho khách hàng danh mục sản phẩm WhatsApp để cải thiện mức độ tương tác của khách hàng với sản phẩm của bạn nhằm cải thiện tỷ lệ chuyển đổi. Bạn có thể quản lý danh mục của mình bằng cách tải sản phẩm lên Trình quản lý thương mại và kết nối chúng với respond.io. Các sản phẩm được tải lên Trình quản lý thương mại sẽ đồng bộ hóa trên nền tảng respond.io.

Gần đây, WhatsApp đã công bố API gọi điện doanh nghiệp WhatsApp cho phép các doanh nghiệp gọi điện cho khách hàng qua WhatsApp. Điều này cho phép các doanh nghiệp chốt được nhiều giao dịch hơn khi cần có sự can thiệp nhiều hơn của con người.

Như đã trình bày ở trên, bạn có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng của mình khi sử dụng WhatsApp để bán hàng. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách cải thiện dịch vụ khách hàng bằng hộp thư đến của nhóm WhatsApp.

Hộp thư đến của nhóm WhatsApp dành cho dịch vụ khách hàng

Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem cách các doanh nghiệp có thể sử dụng hộp thư đến chung để cải thiện dịch vụ khách hàng qua WhatsApp.

Tính năng tự động trò chuyện phù hợp trong hộp thư đến của nhóm WhatsApp giúp các doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách sử dụng phản hồi tự động để xử lý Câu hỏi thường gặp, giúp nhân viên có thể tập trung vào các vấn đề phức tạp.

Các yêu cầu không thể xử lý tự động có thể được chuyển đến đội ngũ phù hợp thông qua một menu trò chuyện. Sau đó, họ có thể được phân công theo phương thức vòng tròn để phân bổ khối lượng công việc đồng đều hoặc cho các tác nhân có cuộc trò chuyện ít cởi mở nhất để có dịch vụ khách hàng hiệu quả.

Bạn cũng có thể tích hợp CRM hiện tại của mình vào respond.io để cho phép các nhân viên hỗ trợ tạo phiếu trong khi trò chuyện với khách hàng mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.

Tính năng Bình luận trong respond.io cho phép các tác nhân cộng tác và giải quyết các yêu cầu hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể triển khai quy trình làm việc tăng cấp để tự động tăng cấp các yêu cầu phức tạp hoặc có mức độ ưu tiên cao đến đúng nhóm hoặc tác nhân.

Bạn muốn có báo cáo chi tiết về hiệu suất hoạt động của đại lý? Nhận dữ liệu hiệu suất từ Mô-đun Báo cáo của chúng tôi. Bây giờ bạn biết chính xác có bao nhiêu liên hệ mà một nhân viên đang xử lý và hiệu quả của họ trong việc phản hồi khách hàng và giải quyết các thắc mắc.

Chúng tôi hy vọng bài viết này cung cấp mọi thông tin bạn cần biết về hộp thư đến của nhóm WhatsApp và cách sử dụng hộp thư đến này với nhóm của bạn. Bạn có muốn có hộp thư đến WhatsApp cho doanh nghiệp của mình không? Đăng ký respond.io, một Đối tác kinh doanh Meta được cấp huy hiệu và kết nối tài khoản WhatsApp Business API của bạn để bắt đầu.

Đọc Thêm

Bạn đang tìm kiếm thêm bài viết về lợi ích của WhatsApp đối với doanh nghiệp của mình? Dưới đây là một số blog có thể giúp bạn.

• Marketing WhatsApp: Hướng dẫn cho một chiến dịch thành công

• Cách sử dụng WhatsApp để bán hàng

• Dịch vụ khách hàng WhatsApp: Sử dụng WhatsApp để hỗ trợ