Cách viết

Nhóm WhatsApp: Bắt đầu với Hộp thư đến nhóm WhatsApp [Tháng Mười Một 2023]

Stephanie Yap
13 Tháng Tư, 2023

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhắn tin cộng tác cho phép nhóm của bạn trả lời tin nhắn trên WhatsApp? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ hộp thư đến của nhóm WhatsApp là gì, lợi ích của việc có hộp thư đến của nhóm và cách sử dụng hộp thư đến của nhóm respond.io.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Một là gì WhatsApp Hộp thư đến của nhóm?

Vì WhatsApp là kênh nhắn tin tức thời phổ biến nhất trên thế giới, WhatsApp Business App đã trở thành một công cụ hữu ích để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng trong thời gian thực.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhóm của bạn cũng vậy. Trong khi sử dụng WhatsApp Business Ứng dụng đủ cho các doanh nghiệp nhỏ có ít thành viên trong nhóm, nó đi kèm với một số hạn chế, bao gồm:

  • Không thể kết nối với nhiều hơn 5 thiết bị
  • Không có tính năng cộng tác
  • Không có khả năng theo dõi khối lượng công việc của cá nhân hoặc nhóm
  • Không thể theo dõi thành viên nào trong nhóm đã gửi hoặc trả lời tin nhắn
  • Không có cách nào để đảm bảo tất cả các câu hỏi đã được trả lời
Đây là một hình ảnh cho thấy những hạn chế của whatsapp business Ứng dụng. Nó không thể được kết nối với hơn 5 thiết bị, không có tính năng cộng tác, không thể theo dõi khối lượng công việc của cá nhân hoặc nhóm, không thể theo dõi thành viên nào trong nhóm đã gửi hoặc trả lời tin nhắn và không có cách nào để đảm bảo bạn đã trả lời tất cả các câu hỏi.
Nhóm WhatsApp: Hạn chế của WhatsApp Business App

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp lớn, bạn sẽ cần các tính năng phức tạp hơn để giải quyết các vấn đề nêu trên. Đây là nơi WhatsApp Hộp thư đến của nhóm xuất hiện.

Hộp thư đến nhóm WhatsApp là một hộp thư đến nhắn tin cộng tác sắp xếp tất cả các cuộc trò chuyện WhatsApp của bạn ở một nơi để nhóm của bạn xử lý. Hãy cùng tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi như thế nào từ việc sử dụng hộp thư đến của nhóm tiếp theo.

Lợi ích của việc sử dụng Hộp thư đến dùng chung

Bạn có thể tạo một WhatsApp Hộp thư đến nhóm thông qua nền tảng nhắn tin như respond.io. Nó cho phép tất cả các thành viên trong nhóm trả lời khách hàng thông qua một bảng điều khiển được chia sẻ và cung cấp cho người quản lý khả năng hiển thị tất cả các cuộc trò chuyện của khách hàng.

Hộp thư đến dùng chung cũng cung cấp một đầu mối liên hệ duy nhất với từng khách hàng để ghi lại tất cả các tương tác. Vì tất cả các thư được tổng hợp trong một hộp thư đến duy nhất, điều này làm giảm nguy cơ bỏ qua các yêu cầu, do đó mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn.

Để xử lý khối lượng lớn các cuộc trò chuyện, các doanh nghiệp có thể thiết lập tự động hóa trò chuyện để định tuyến tin nhắn đến đúng nhóm chỉ định chúng cho đúng tổng đài viên. Các thành viên trong nhóm cũng dễ dàng cộng tác hơn trong hộp thư đến dùng chung. Nhân viên có thể để lại nhận xét nội bộ để theo dõi, gắn thẻ đồng nghiệp của họ hoặc báo cáo các trường hợp phức tạp.

Đây là hình ảnh cho thấy lợi ích của việc sử dụng hộp thư đến dùng chung. Nó cung cấp một đầu mối liên hệ duy nhất cho khách hàng, bạn có thể triển khai tự động hóa trò chuyện, cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, truy cập dữ liệu và báo cáo và tích hợp với các kênh khác.
WhatsApp Teams: Tại sao bạn nên bắt đầu sử dụng WhatsApp Hộp thư đến nhóm

Một lợi ích khác là truy cập dữ liệu chi tiết về hiệu suất của từng cá nhân và nhóm, chẳng hạn như thời gian phản hồi và giải quyết. Thông tin này có thể giúp xác định các nút thắt cổ chai hoặc điểm yếu trong việc xử lý cuộc trò chuyện để cải thiện dịch vụ khách hàng.

Các nền tảng đa kênh như respond.io kết nối nhiều kênh nhắn tin như WhatsApp, Facebook, Google Business MessagesInstagram vào một hộp thư đến. Hợp nhất thông tin và lịch sử trò chuyện của một liên hệ trên các kênh thành một hồ sơ duy nhất giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan đầy đủ về khách hàng.

Bây giờ bạn đã tìm hiểu lý do tại sao bạn nên nhận được một WhatsApp Hộp thư đến của nhóm, hãy cùng tìm hiểu cách thiết lập.

Cách thiết lập WhatsApp Hộp thư đến của nhóm

Vì hộp thư đến của nhóm WhatsApp nhằm tạo điều kiện làm việc nhóm, bạn cần một Cái gì API tài khoản cho chức năng nhiều người dùng của nó. Như các API Không có giao diện front-end để gửi và nhận tin nhắn, nó phải được kết nối với một phần mềm quản lý cuộc trò chuyện của khách hàng như respond.io.

Cách hiệu quả nhất để thiết lập hộp thư đến nhóm WhatsApp là tạo WhatsApp API Tài khoản trực tiếp qua respond.io vì đây là Nhà cung cấp giải pháp kinh doanh WhatsApp chính thức.

Sau đó, bạn có thể thêm thành viên nhóm vào hộp thư đến dùng chung của mình và sử dụng các tính năng như tự động hóa nâng cao và tích hợp linh hoạt để làm việc nhóm dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy xem xét làm thế nào respond.io hỗ trợ các nhóm làm được nhiều việc hơn với WhatsApp.

Cách sử dụng WhatsApp Hộp thư đến Chia sẻ dành cho Doanh nghiệp trên respond.io

Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng WhatsApp Hộp thư đến nhóm trên respond.io cho các trường hợp sử dụng khác nhau, đặc biệt là để bán hàng và hỗ trợ khách hàng.

WhatsApp Hộp thư đến của nhóm để bán hàng

Trước tiên, chúng tôi sẽ xem xét cách nhóm bán hàng của bạn có thể sử dụng hộp thư đến của nhóm. Bạn có thể dễ dàng thúc đẩy các cuộc trò chuyện bán hàng và tăng khối lượng khách hàng tiềm năng bằng cách đặt WhatsApp Liên kết nhấp để trò chuyện ở những vị trí nổi bật, nơi khách hàng có thể dễ dàng nhìn thấy chúng.

Một WhatsApp Hộp thư đến của nhóm cho phép các doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn các cuộc trò chuyện một cách hiệu quả, cải thiện cơ hội bán hàng. Nhanh chóng kết nối với khách hàng của bạn giúp họ không cảm thấy bị bỏ qua và kiểm tra đối thủ cạnh tranh của bạn.

Đây là hình ảnh cho thấy cách doanh nghiệp có thể sử dụng hộp thư đến của nhóm để bán hàng. Đầu tiên, họ có thể thúc đẩy doanh số bán hàng bằng các liên kết nhấp để trò chuyện. Bên cạnh đó, họ cũng có thể định tuyến và gán cuộc trò chuyện và tạo hộp thư đến tùy chỉnh. Cuối cùng, họ cũng có thể tích hợp với CRM bán hàng mà không cần rời khỏi nền tảng.
WhatsApp dành cho Teams: Cách sử dụng WhatsApp Đội ngũ bán hàng

Một cách dễ dàng để giữ chân khách hàng là thông qua trả lời tự động. Bằng cách thiết lập trả lời tự động WhatsApp, bạn có thể chào đón khách hàng khi họ gửi cho bạn tin nhắn đầu tiên hoặc thông báo cho họ rằng bạn không có mặt với tin nhắn vắng mặt.

Với respond.ioTự động hóa Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, bạn có thể áp dụng logic định tuyến trò chuyện để định tuyến các cuộc hội thoại đến đúng nhóm dựa trên ngôn ngữ, giai đoạn vòng đời của khách hàng, yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

Đây là hình ảnh cho thấy cách sử dụng logic định tuyến trò chuyện để bán hàng. Với respond.io'Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, bạn có thể áp dụng logic định tuyến trò chuyện để định tuyến các cuộc hội thoại dựa trên ngôn ngữ, giai đoạn vòng đời của khách hàng, yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.
Nhóm WhatsApp: Sử dụng WhatsApp Business Đội ngũ rút ngắn chu kỳ bán hàng

Sau đó, sử dụng logic phân công tự động ưa thích của bạn để chỉ định khách hàng cho đại lý bán hàng được trang bị tốt nhất cho nhiệm vụ hoặc cho nhân viên có cuộc trò chuyện ít cởi mở nhất để có dịch vụ nhanh hơn.

Nhân viên bán hàng có thể sử dụng hộp thư đến tùy chỉnh để ưu tiên khách hàng VIP. Nó cho phép các nhà quản lý lọc và xem các cuộc trò chuyện có giá trị cao, đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể. Điều này giúp xây dựng các mối quan hệ bền chặt và tăng lòng trung thành của khách hàng.

Đây là ảnh chụp màn hình cho thấy hộp thư đến tùy chỉnh trông như thế nào. Nhân viên bán hàng có thể sử dụng hộp thư đến tùy chỉnh để ưu tiên khách hàng VIP. Nó cho phép các nhà quản lý lọc và xem các cuộc trò chuyện với khách hàng có giá trị cao, đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể. Điều này giúp xây dựng các mối quan hệ bền chặt và tăng lòng trung thành của khách hàng.
Nhóm WhatsApp: Cách tạo hộp thư đến tùy chỉnh trên WhatsApp Business Hộp thư đến nhóm

Bằng cách kết nối CRM bán hàng của bạn với respond.io, bạn có thể dễ dàng chuyển dữ liệu giữa hai nền tảng để tạo giao dịch nhanh chóng. Điều này cho phép các đại lý thực hiện các tác vụ liên quan đến bán hàng trong khi trò chuyện với khách hàng mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng.

Như được hiển thị ở trên, bạn có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng của mình khi sử dụng WhatsApp để bán hàng. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cải thiện dịch vụ khách hàng với hộp thư đến của nhóm WhatsApp.

WhatsApp Hộp thư đến của nhóm cho Customer Service

Bây giờ, chúng ta hãy xem cách các doanh nghiệp có thể sử dụng hộp thư đến dùng chung để cải thiện dịch vụ khách hàng hơn WhatsApp.

Tính năng tự động hóa trò chuyện phù hợp trong hộp thư đến của nhóm WhatsApp giúp các doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách sử dụng phản hồi tự động để xử lý Câu hỏi thường gặp, giải phóng nhân viên để tập trung vào các vấn đề phức tạp.

Đây là hình ảnh cho thấy cách sử dụng hộp thư đến dùng chung cho dịch vụ khách hàng. Bạn có thể định tuyến và chỉ định các cuộc hội thoại, xử lý các câu hỏi thường gặp với tự động hóa trò chuyện, cộng tác với các thành viên trong nhóm, tích hợp với crm và cung cấp báo cáo chi tiết.
WhatsApp Business API Hộp thư đến nhóm cho dịch vụ khách hàng

Các yêu cầu không thể xử lý tự động có thể được chuyển đến đúng nhóm bằng menu trò chuyện. Sau đó, họ có thể được chỉ định vòng tròn để phân phối khối lượng công việc bằng nhau hoặc cho các đại lý có cuộc trò chuyện ít cởi mở nhất để có dịch vụ khách hàng hiệu quả.

Bạn cũng có thể tích hợp CRM hiện có của bạn với respond.io để cho phép nhân viên hỗ trợ tạo yêu cầu trong khi trò chuyện với khách hàng mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.

Đây là ảnh chụp màn hình để hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Nhận xét. Tính năng Nhận xét trong respond.io cho phép các đại lý cộng tác và giải quyết các thắc mắc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể triển khai quy trình làm việc leo thang để tự động báo cáo các yêu cầu phức tạp hoặc có mức độ ưu tiên cao cho đúng nhóm hoặc đại lý.
WhatsApp for Team: Sử dụng Nhận xét để cộng tác với các thành viên trong nhóm

Tính năng Nhận xét trong respond.io cho phép các đại lý cộng tác và giải quyết các thắc mắc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể triển khai Quy trình làm việc báo cáo để tự động báo cáo các yêu cầu phức tạp hoặc có mức độ ưu tiên cao cho đúng nhóm hoặc đại lý.

Đây là ảnh chụp màn hình cho bạn thấy trang Báo cáo trông như thế nào. Bạn muốn có báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động của nhân viên? Nhận dữ liệu hiệu suất từ Mô-đun Báo cáo của chúng tôi. Bây giờ bạn đã biết chính xác có bao nhiêu liên hệ mà một đại lý đang xử lý và mức độ hiệu quả của họ trong việc trả lời khách hàng và giải quyết các thắc mắc.
WhatsApp Teams: Truy cập dữ liệu và báo cáo từ Mô-đun báo cáo

Bạn muốn có báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động của nhân viên? Nhận dữ liệu hiệu suất từ Mô-đun Báo cáo của chúng tôi. Bây giờ bạn đã biết chính xác có bao nhiêu liên hệ mà một đại lý đang xử lý và mức độ hiệu quả của họ trong việc trả lời khách hàng và giải quyết các thắc mắc.

Chúng tôi hy vọng bài viết này cung cấp mọi thứ bạn cần biết về hộp thư đến của nhóm WhatsApp và cách sử dụng hộp thư đến với nhóm của bạn. Bạn quan tâm đến việc nhận hộp thư đến WhatsApp cho doanh nghiệp của mình? Đăng ký respond.io, một huy hiệu Meta Đối tác kinh doanh, và kết nối WhatsApp Business API tài khoản để bắt đầu.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Đọc thêm

Tìm kiếm thêm bài viết về cách thực hiện WhatsApp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là một số blog có thể giúp bạn.

Stephanie Yap
Người viết nội dung
Stephanie Yap, một người viết nội dung tại respond.io từ năm 2022, có bằng Cử nhân Nghiên cứu Truyền thông và Truyền thông. Cô cung cấp cho các doanh nghiệp muốn khám phá thông điệp với một chỗ đứng trong thực tiễn thông qua các bài viết sâu sắc.
Tags
Sao chép vào Clipboard!

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu? ✨

  • Khai phá sức mạnh của respond.io để tăng doanh số bán hàng và làm hài lòng khách hàng.
  • Dùng thử miễn phí 7 ngày
  • Không cần thẻ tín dụng
  • Hủy bất cứ lúc nào
Đăng ký miễn phí
  • Trải nghiệm bản demo được cá nhân hóa với chúng tôi
  • Khám phá lý do tại sao 10.000+ doanh nghiệp chọn chúng tôi
Đặt một bản demo