6 Beste WhatsApp CRMs im Jahr 2025: Vergleiche Vor- und Nachteile & Preise

WhatsApp mag der Ort sein, an dem deine Kunden sind, aber halten deine WhatsApp CRM-Tools Schritt? Die meisten Unternehmen nutzen WhatsApp, um mit Kunden zu sprechen, aber für viele ist es ein Chaos. Unterhaltungen gehen in persönlichen Postfächern verloren, Nachverfolgungen entgehen uns, und es gibt keine Möglichkeit, das große Ganze zu sehen.

Ein WhatsApp CRM löst das. Es gibt dir einen Ort, um Chats zu verfolgen, Kunden zu verwalten und dein Team auf dem gleichen Stand zu halten. Ob du verkaufst, unterstützt oder marketing betreibst, das richtige WhatsApp CRM wird dir helfen, Nachrichten in Einnahmen zu verwandeln.

Unten schauen wir uns an, was ein gutes WhatsApp CRM ausmacht, wie man eines auswählt, beliebte Anwendungsfälle und welche Lösungen es wert sind, deine Zeit im Jahr 2025 in Anspruch zu nehmen.

Warum benötigt dein Unternehmen ein WhatsApp CRM?

Kunden sind bereits auf WhatsApp. Dort buchen sie Friseurbesuche, bestätigen Lieferungen, fragen nach Produkten und teilen Bilder von dem, was sie wollen. Das Problem? Die meisten Unternehmen behandeln es immer noch wie eine persönliche Chat-App, wobei die Kundenmeldungen über mehrere Telefone verstreut sind und es keine einfache Möglichkeit gibt, nachzuvollziehen, was gesagt wurde.

Das ist in Ordnung, wenn du fünf Kunden pro Woche hast. Es ist chaotisch, wenn du fünfhundert hast.

Ein gutes WhatsApp CRM bringt Ordnung in das Chaos, indem es:

• Die Gesprächshistorie und den Kontext sichtbar hält— sodass jedes Mitglied deines Teams in ein Kundengespräch einsteigen kann, ohne zu fragen „Was läuft hier?“

• Dir Kontrolle gibt— indem es Kunden automatisch zuweist und Prozesse festlegt, sodass nichts durch die Lappen geht

• Gespräche verfolgt— indem es dir anzeigt, welche Gespräche zu Verkäufen führen und welche ins Nichts führen

• Die Kundenhistorie zentralisiert— sodass jede Nachricht, jeder Anruf oder jede Datei in einem zentralisierten Posteingang gespeichert wird, egal wer es bearbeitet hat oder wann

• Follow-ups konsistent gestaltet— mit Erinnerungen und Automatisierung, die sicherstellt, dass Kunden sich nie ignoriert oder vergessen fühlen

Mit anderen Worten, ohne ein WhatsApp CRM-Tool verlässt du dich auf das Gedächtnis und das Wohlwollen.

Wie wähle ich das richtige WhatsApp CRM aus?

Die Auswahl eines WhatsApp CRMs hängt weniger davon ab, eine Liste von Funktionen abzuhaken, sondern vielmehr davon, das zu finden, das wirklich zu der Arbeitsweise deines Teams passt. Wählst du das falsche Tool, wirst du am Ende für Funktionen bezahlen, die niemand nutzt, oder mit einem System kämpfen, das dich ausbremst.

Bevor du also anfängst, jede Lösung auszuprobieren, die du gehört hast, frage dich diese wichtigen Fragen:

Brauche ich gemeinsamen Zugriff?

Wenn Kunden dir zu jeder Tages- und Nachtzeit Nachrichten senden, muss jemand das Gespräch übernehmen, ohne zu fragen, „Wer kümmert sich darum?“ Gemeinsamer Zugriff bedeutet, dass jeder Agent denselben Posteingang und dieselbe Historie sieht und auch dann einsteigen kann, wenn er gebraucht wird.

Möchtest du nur einen sauberen Posteingang oder viel mehr?

Ein ordentlicher gemeinsamer Posteingang ist schön. Aber wenn du auch Kunden automatisch zuweisen, Erinnerungen senden oder außerhalb der Bürozeiten antworten willst, benötigst du Automatisierung, die funktioniert.

Unterstützt es AI-Agenten?

Ein modernes WhatsApp-CRM sollte mehr tun als nur Chats zu speichern oder grundlegende Automatisierungen anzubieten. Mit AI-Agenten kannst du Leads qualifizieren, Kundendaten aktualisieren und sogar Gespräche automatisch schließen – dadurch kann sich dein Team auf wertvolle Interaktionen konzentrieren.

Wie wichtig ist dir Reporting?

Wenn dir Kampagnenleistung, Reaktionszeiten der Agenten oder Kundentrends wichtig sind, stelle sicher, dass Reporting nicht unter drei Menüs vergraben oder hinter einer Premium-Stufe gesperrt ist.

Hält es dich in WhatsApps guten Büchern?

WhatsApps Regeln zu brechen, ist nicht nur ein Klacks. Es kann dazu führen, dass deine Geschäftsnummer gesperrt wird! Wähle ein CRM, das das 24-Stunden-Nachrichtenfenster durchsetzt, die Genehmigungen für Vorlagen verwaltet und das Opt-in-Tracking mühelos gestaltet.

Wird es mit deinem Unternehmen skalieren?

Was für zehn Kunden pro Tag funktioniert, könnte unter hundert zusammenbrechen. Stelle sicher, dass dein CRM mehr Kunden, mehr Kanäle und mehr Teammitglieder unterstützen kann, ohne später eine vollständige Migration erzwingen zu müssen.

Was sind beliebte Anwendungsfälle für WhatsApp CRMs?

Ein WhatsApp CRM gibt jedem Team einen einzigen Ort, um Kundenunterhaltungen von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Nachverfolgung zu verwalten. Egal, wer antwortet, die Historie, der Kontext und die nächsten Schritte sind immer klar.

So nutzen verschiedene Teams es:

• Vertriebsteams— Verwandle neue Chats mit AI-Agenten, die Leads qualifizieren, Kundendaten erfassen und Lebenszyklusphasen automatisch aktualisieren, in zahlende Kunden. Die gesamte Gesprächshistorie bleibt an einem Ort für reibungslose Übergaben, wenn ein menschlicher Vertreter benötigt wird.

• Support-Agenten— Nutze AI-Agenten, um FAQs zu beantworten, Routinefragen zu klären und Gespräche mit Zusammenfassungen abzuschließen – während komplexe Probleme nahtlos an den richtigen Kollegen eskaliert werden, wenn menschliches Urteil erforderlich ist.

• Marketing-Teams – Führe Click-to-WhatsApp-Anzeigen durch und platziere Kunden direkt in segmentierten Kampagnen, sende personalisierte Angebote und verfolge, was tatsächlich zu Konversionen führt.

• Betriebsteams – Sende Termin-Erinnerungen, Dokumentenanforderungen oder Lieferupdates über WhatsApp, während jede Interaktion für eine einfache Nachverfolgung protokolliert wird.

Was sind die besten WhatsApp CRM-Tools im Jahr 2025?

Es mangelt nicht an WhatsApp CRM-Tools, die versprechen, WhatsApp für dein Unternehmen besser zu machen, aber sie bieten nicht alle im gleichen Maße. Einige sind für kleine Teams gebaut, die nur einen gemeinsamen Posteingang benötigen, andere für große Operationen, die mehrkanalige Kampagnen mit Automatisierung und Analytik durchführen.

Um dir zu helfen, zu entscheiden, welches am besten zu deinen Bedürfnissen passt, haben wir hier einen Seitenvergleich der beliebtesten WhatsApp CRM-Tools im Jahr 2025:

1. Respond.io

Am besten für: Unternehmen, die ihre gesamten Omnichannel-Nachrichten, nicht nur WhatsApp, an einem Ort mit fortschrittlichen AI-Funktionen, umfangreicher Automatisierung und integriertem Reporting wünschen.

Respond.io ist für Teams konzipiert, die stark auf Messaging angewiesen sind. Es vereint WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram und mehr in einem Posteingang. Darüber hinaus fügt es CRM-Tools, KI-Agenten, Broadcasts, Sprachanrufe und Analytik hinzu. Du kannst dich direkt mit der WhatsApp API ohne einen externen BSP verbinden und sogar WhatsApp-Sprachanrufe über die Plattform tätigen.

Vorteile

• Umfangreicher Omnichannel-Posteingang

• Direkter WhatsApp API-Zugriff als offizieller BSP

• WhatsApp-Sprachanrufe sind enthalten

• Autonome AI-Agenten, die Routinegespräche von Anfang bis Ende verwalten und bei Bedarf an Menschen eskalieren

• Starke Analytik und Berichterstattung

• Extrem zuverlässig mit 99,999 % Betriebszeit

• Native CRM-Integration mit HubSpot, Salesforce und mehr

• Ausgezeichnete Kundenbewertungen auf Seiten wie G2

Nachteile

• Einige Funktionen könnten für kleine WhatsApp-only Teams übertrieben sein

• Benötigt etwas Einrichtungszeit für komplexe Workflows

Preisgestaltung

Der mittlere Plan, bekannt als der Growth-Plan, kostet $159. Er erlaubt bis zu 10 Benutzer und umfasst Zugriff auf alle Messaging-Kanäle, erweiterte Automatisierungs-Workflows, Reporting und Analytik und mehr.

2. Zoko

Am besten für: Kleine Teams, die hauptsächlich WhatsApp benötigen, mit geringer Nutzung von Instagram und Facebook Messenger.

Zoko ist eine WhatsApp-orientierte Plattform für Shopify-orientierte Unternehmen. Es unterstützt WhatsApp, mit Add-Ons für Instagram und Facebook Messenger, plus grundlegende Automatisierung, Tagging und Zuweisung. Es ist schnell einzurichten und leicht zu erlernen. Analysen sind vorhanden (z.B. Agentenberichte), aber der Umfang ist enger als bei vollständigen Omnichannel-Suiten.

Vorteile

• Stark auf WhatsApp fokussiert

• Einfach zu bedienen und einzurichten

• Budgetfreundlich

• Umfasst grundlegende Automatisierung und Tagging

Nachteile

• Kanäle beschränkt auf WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger (keine E-Mail/SMS/Telegram)

• Eingeschränkte Automatisierung und Berichterstattung

• Nicht für größere Teams oder erweiterte Bedürfnisse ausgelegt

Preisgestaltung

Der Plus-Plan kostet 64,99 $/Monat und beinhaltet WhatsApp-Nachrichten, Automatisierungsregeln und grundlegende Teamzuweisungswerkzeuge.

3. Freshchat

Am besten geeignet für: Teams, die bereits die Freshworks-Suite nutzen.

Freshchat bringt WhatsApp-Nachrichten in die Freshworks-Suite, kombiniert es mit CRM, Chat und Ticketing. Es funktioniert gut für Teams, die alles in einer Plattform ohne Werkzeugwechsel wollen, aber WhatsApp bleibt mehr ein Add-on als eine Kernfunktion. Die Einrichtung ist unkompliziert, wenn du bereits Freshworks verwendest, und die Benutzeroberfläche ist insgesamt benutzerfreundlich.

Vorteile

• Kombiniert CRM, Chat und Ticketing

• Passt gut zu anderen Freshworks-Tools

• Angemessene Automatisierungsfunktionen wie automatische Zuweisung und einfache Workflows

• Benutzerfreundliche Oberfläche für Teams mit verschiedenen Rollen

Nachteile

• WhatsApp funktioniert innerhalb eines breiteren Pakets (kein WhatsApp-Spezialwerkzeug)

• Weniger Tiefe für messaging-spezifische Workflows

• Erfordert das Freshworks-Ökosystem, um den vollen Wert zu erfahren

Preisgestaltung

$23 pro Agent und Monat (Growth-Plan), mit WhatsApp-Integration inklusive.

4. Wati

Am besten geeignet für: Kleine bis mittelständische Unternehmen, die offiziellen Zugang zur WhatsApp API wünschen mit unkomplizierten Kampagnen, Chatbots und Team-Posteingang.

Wati bietet WhatsApp- und Instagram-Nachrichten über eine saubere, benutzerfreundliche Oberfläche. Basierend auf der Twilio-API unterstützt es Tags, Broadcast-Vorlagen und einfache Automatisierung. Es ist eine gute Wahl für Teams, die ein unkompliziertes WhatsApp-CRM benötigen, ohne umfangreiche Einrichtung, aber es fehlen fortgeschrittene Analysen und umfassendere Automatisierungsfähigkeiten zur Skalierung von Operationen.

Vorteile

• Offizielle WhatsApp-API-Setup mit Unterstützung bei der Verifizierung

• Einfach zu bedienen für Team-Posteingang, Broadcasts und Vorlagen

• Unterstützt WhatsApp, Instagram und Facebook

• Grundlegende Chatbots und Workflow-Automatisierung inklusive

Nachteile

• Eingeschränkte Analysen und Berichterstattung

• Übermäßig grundlegende CRM-Funktionalität mit minimalen Anpassungs- und Trackingoptionen

• Zusatz- und Kosten pro Nachricht können sich bei großem Umfang summieren

• Nicht für komplexe Workflows oder große Teams konzipiert

Preisgestaltung

Der Pro-Plan von Wati kostet 79 $/Monat für 5 Benutzer mit Zugang zu WhatsApp- und Instagram-Nachrichten, Vorlagen und Automatisierung.

5. Trengo

Am besten geeignet für: Teams, die nach omnichannel Unterstützung mit starken Kollaborationstools suchen

Trengo bietet einen gemeinsamen Posteingang für WhatsApp, Messenger, Instagram, E-Mail und mehr, mit grundlegender Automatisierung und Integrationen für CRMs wie HubSpot. Es ist besonders nützlich für Teams, die große Nachrichtenvolumina bearbeiten, aber die Automatisierungstiefe ist im Vergleich zu Alternativen wie respond.io begrenzt.

Vorteile

• Solider multi-channel Posteingang

• Integriert sich mit CRMs wie HubSpot

• Einfache Automatisierung

• Saubere, unkomplizierte Benutzeroberfläche

• Die Preise können relativ hoch sein für das, was man bekommt

Nachteile

• Automatisierung ist im Vergleich zu den besten Plattformen begrenzt

• Die Berichterstattungstiefe ist begrenzt

• Der Preis kann hoch sein für kleinere Teams

• Kritische Funktionen wie WhatsApp-Broadcasts sind Zusatzangebote

Preisgestaltung

Der Boost-Plan von Trengo beginnt bei 579 $/Monat und bietet 20 Benutzerplätze und 18.000 Gespräche pro Jahr.

6. Interakt

Am besten geeignet für: Preisbewusste Teams in WhatsApp-first Märkten, die Kampagnen, ein einfaches CRM und einen gemeinsamen Posteingang wünschen.

Interakt konzentriert sich auf WhatsApp- und Instagram-Nachrichten und bietet einsatzbereite Vorlagen, Broadcasts und grundlegende Automatisierung. Es ist in WhatsApp-first Regionen aufgrund seiner wettbewerbsfähigen Preisgestaltung beliebt, aber es ist nicht für komplexe Workflows oder erweiterte Berichterstattung gedacht.

Vorteile

• Relativ niedrige Kosten im Vergleich zu teureren Alternativen wie Trengo

• Einsatzbereite Vorlagen und Broadcasts

• Gemeinsamer Posteingang für WhatsApp, mit automatischen Antworten und grundlegenden FAQs

• Einfache Einarbeitung und unkomplizierte Einrichtung

• Unbegrenzt kostenlose Gespräche

Nachteile

• Die Einarbeitung erfolgt vollständig im Selbstbedienungsmodus.

• Begrenzte Berichterstattung im Vergleich zu höherwertigen Tools

• Der Chatbot-Builder ist hinsichtlich der angebotenen Funktionen grundlegend

• Nur 5 Agenten werden unterstützt, und 10 $/Agent, um mehr hinzuzufügen

Preisgestaltung

Der Starter-Plan kostet 49 $/Monat. Beinhaltet Broadcasts und vorlagenbasierte Nachrichten.

Was ist das beste WhatsApp CRM für Unternehmen?

Die meisten WhatsApp CRMs lassen dich zwischen starken Messaging-Tools und ordentlichen CRM-Funktionen wählen.

Respond.io schließt diese Lücke. Es bietet deinem Team eine einheitliche Plattform, auf der Gespräche über Kanäle, Kundendaten und Automatisierungen zusammenarbeiten. Das bedeutet weniger Wechsel zwischen Werkzeugen, weniger verpasste Chancen und mehr Zeit für Gespräche mit den Menschen, die zählen:

• Ein gemeinsamer Posteingang , der alle Gespräche an einem Ort hält.

• Echtes Omnichannel-Messaging, das WhatsApp, TikTok, Messenger, Telegram, E-Mail und mehr auf einer Plattform vereint.

• Eine Lebenszyklus-Ansicht, die Kunden durch jede Phase von der ersten Nachricht bis zum ersten Verkauf verfolgt.

• Autonome AI-Agenten, die Leads qualifizieren, Kundendetails aktualisieren, Gespräche mit Zusammenfassungen schließen und bei Bedarf an Menschen eskalieren.

• Erweiterte Automatisierung mit einem benutzerfreundlichen, no-code Builder, der weit über grundlegende Workflows hinausgeht.

• Detaillierte Berichterstattung und Analysen, die Reaktionszeiten, Kundeninteraktionen, Teamleistungen und mehr aufschlüsseln.

• Sprachanrufe mit Kontext, damit du WhatsApp- und VoIP-Anrufe problemlos verwalten kannst.

Häufig gestellte Fragen zu WhatsApp CRM

Weiterführende Literatur

Wenn du unseren Artikel hilfreich fandest, könnte dir auch folgendes gefallen:

• 7 Beste WhatsApp-Marketingsoftware im Jahr 2025 für Unternehmen

• WhatsApp Business Alternative: 6 Beste WhatsApp Alternativen für Unternehmen

• 10 Beste WhatsApp-Marketingkampagnen für Unternehmen