WhatsApp API cho doanh nghiệp du lịch

Cách WhatsApp biến đổi giao tiếp trong ngành du lịch

Đối với giao tiếp nhạy cảm về thời gian, đặc biệt khi liên quan đến đặt chỗ hoặc thanh toán, khách du lịch không muốn chờ đợi. Mọi trì hoãn làm xói mòn niềm tin và gây thêm căng thẳng không cần thiết. Theo thời gian, các doanh nghiệp du lịch đã thích nghi với môi trường tốc độ cao này, ban đầu sử dụng các kênh như email và SMS để giữ khách được thông báo và giúp doanh nghiệp kết nối ở mọi giai đoạn hành trình. Nhưng khi những kênh đó trở nên đầy spam và giao hàng không đáng tin cậy, khách hàng ngừng chú ý đến chúng. Đó là lý do cả doanh nghiệp và khách du lịch đã chuyển sang WhatsApp: một cách giao tiếp theo thời gian thực nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.

WhatsApp là ứng dụng nhắn tin được sử dụng nhiều nhất trên thế giới và không ngạc nhiên khi khách du lịch dùng nó: nhanh, linh hoạt và quen thuộc. Tin nhắn WhatsApp có khả năng được nhìn thấy và phản hồi hơn so với email hay cuộc gọi, và doanh nghiệp có thể nhanh chóng tạo độ tin cậy với hồ sơ doanh nghiệp được xác minh — không ngạc nhiên khi doanh nghiệp cũng chuyển sang kênh này.

Mặc dù nhiều công ty bắt đầu với ứng dụng WhatsApp Business miễn phí, nhưng nó không được thiết kế để mở rộng. Các thương hiệu du lịch xử lý hàng trăm cuộc trò chuyện cùng lúc cần WhatsApp Business API (còn gọi là WhatsApp Business Platform), phiên bản nâng cao của kênh dành cho nhắn tin doanh nghiệp ở quy mô lớn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá cách các công ty du lịch sử dụng WhatsApp API để cải thiện vận hành và trải nghiệm khách hàng, và cách respond.io giúp hiện thực hóa điều đó.

7 lợi ích của WhatsApp API cho doanh nghiệp du lịch

Ngày nay khách du lịch kỳ vọng giao tiếp tức thì, cá nhân hóa — đặc biệt khi họ đặt tour, thanh toán hoặc điều chỉnh kế hoạch khi di chuyển. Dưới đây là cách WhatsApp API giúp các doanh nghiệp du lịch đáp ứng những kỳ vọng đó ở quy mô lớn:

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Gửi xác nhận đặt chỗ, cập nhật hành trình và nhắc nhở check-in cho các tour thành phố tự động. Tự động hóa các cập nhật thường xuyên giúp giảm thời gian phản hồi, cho phép đội ngũ tập trung vào các tương tác phức tạp hơn.

Mở rộng quy mô tương tác với khách hàng một cách hiệu quả

Dù bạn là đại lý du lịch, điều hành tour hay lễ tân khách sạn, WhatsApp API giúp bạn quản lý hàng trăm cuộc trò chuyện qua nhiều đại lý và địa điểm mà không mất ngữ cảnh hay tốc độ. Phân công tin nhắn dựa trên loại tour, ngôn ngữ, hoặc điểm đến và không bao giờ bỏ lỡ khách hàng tiềm năng hay yêu cầu của khách nữa.

Tinh giản hoạt động bằng các tích hợp

Kết nối WhatsApp với nền tảng đặt chỗ, CRM hoặc hệ thống thanh toán để tự động đồng bộ chi tiết khách, sở thích tour và xác nhận thanh toán. Điều này giảm công việc thủ công và cải thiện độ chính xác của dữ liệu

Tăng doanh thu bằng cá nhân hóa và bán thêm

Sử dụng chat để gợi ý các chuyến tham quan tùy chọn, nâng cấp tour riêng tư hoặc bổ sung hoạt động vào phút chót dựa trên sở thích của khách. Ví dụ, đề nghị lớp học nấu ăn sau một tour ẩm thực hoặc gợi ý thuê thuyền sau chuyến biển — tất cả trong một cuộc trò chuyện liên tục. Những tin nhắn được cá nhân hóa này tạo cảm giác hữu ích, không gây xâm phạm và có thể trực tiếp tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng trong suốt hành trình

Từ việc trả lời các câu hỏi trước đặt chỗ, như yêu cầu visa và điều kiện thời tiết, đến gửi cập nhật trực tiếp trong chuyến đi — như hoãn lịch do mưa — WhatsApp giữ cho khách hàng được thông báo và hỗ trợ ở mọi bước. Bạn thậm chí có thể theo dõi sau tour bằng tin nhắn cảm ơn, chương trình khuyến mãi quay lại độc quyền hoặc thu thập phản hồi khách hàng.

Xây dựng lòng trung thành thông qua tính nhất quán và niềm tin

Có hồ sơ doanh nghiệp WhatsApp được xác minh và giao tiếp đáng tin cậy đảm bảo khách biết họ đang nói chuyện với một công ty thực sự, đáng tin cậy. Phản hồi nhanh, dịch vụ chủ động và các theo dõi hữu ích để lại ấn tượng mạnh — tăng cơ hội đặt chỗ lặp lại và giới thiệu truyền miệng.

Tiếp cận khách du lịch trên toàn thế giới

Ngành du lịch mang tính toàn cầu, và WhatsApp cũng vậy. Hỗ trợ khách quốc tế bằng ngôn ngữ mẹ đẻ nhờ các đại lý đa ngôn ngữ (con người hoặc AI). Dù khách của bạn ở Madrid hay Manila, bạn có thể cung cấp trải nghiệm nhất quán, chất lượng cao xuyên múi giờ và biên giới trong khi giữ mọi thứ được tổ chức trên một nền tảng.

Những lợi ích này giúp doanh nghiệp du lịch luôn phản hồi nhanh, có tổ chức và hiệu quả, đồng thời cung cấp loại dịch vụ mà khách du lịch ngày nay mong đợi. Tiếp theo, hãy xem cách WhatsApp API được sử dụng trong toàn bộ hành trình du lịch, từ lần nhấp đầu tiên đến lời cảm ơn cuối cùng.

14 trường hợp sử dụng WhatsApp API trong ngành du lịch

Dù bạn là điều hành tour, đại lý du lịch, lễ tân khách sạn hay nhà cung cấp hoạt động, WhatsApp API giúp bạn mang đến trải nghiệm khách tốt hơn từ lần nhấp đầu tiên đến lời cảm ơn cuối cùng. Dưới đây là cách các doanh nghiệp du lịch sử dụng nó trong toàn bộ hành trình khách hàng.

Trước đặt chỗ: thu hút & chuyển đổi

• Thu hút khách hàng tiềm năng qua quảng cáo click-to-chat hoặc widget trang web, sau đó phản hồi ngay trước khi họ tìm nơi khác. Khách du lịch thường so sánh các lựa chọn trên nhiều trang — là người trả lời đầu tiên qua WhatsApp sẽ tăng cơ hội chốt đặt chỗ.

• Trả lời các câu hỏi về gói du lịch, hành trình hoặc tình trạng sẵn có. Cung cấp câu trả lời theo thời gian thực cho các câu hỏi thường gặp, như điểm đến, giá cả và lựa chọn chỗ ở.

• Chia sẻ brochure, hướng dẫn điểm đến và nội dung được tuyển chọn. Gửi hình ảnh, PDF hoặc video để giới thiệu các gói theo mùa và giúp khách đưa ra quyết định tự tin.

• Gửi báo giá và lịch trình được cá nhân hóa Cá nhân hóa ưu đãi dựa trên sở thích như kích thước nhóm, thời lượng chuyến đi hoặc loại hoạt động để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Đặt chỗ & xác nhận: nhanh chóng và liền mạch

• Xác nhận đặt chỗ ngay lập tức. Tránh trì hoãn và giảm tình trạng bỏ giữa chừng bằng cách gửi xác nhận theo thời gian thực khi khách hoàn tất đặt chỗ.

• Giao tài liệu du lịch, như e‑ticket và voucher khách sạn. Giúp tài liệu quan trọng dễ truy cập và khó bị mất — không còn phải tìm qua hộp thư đến hay thư mục spam.

• Đề xuất nâng cấp tùy chọn. Theo dõi với các ưu đãi phù hợp như đưa đón riêng, gia hạn lưu trú hoặc bảo hiểm du lịch để thúc đẩy bán thêm.

Trong chuyến đi: hỗ trợ theo thời gian thực

• Gửi nhắc nhở tự động cho thời gian check-in, khởi hành và đón. Giúp khách giữ lịch trình với các nhắc nhở kịp thời, kèm theo bản đồ hoặc chi tiết điểm hẹn.

• Giữ khách được thông báo về các trì hoãn hoặc thay đổi lịch. Thông báo khách ngay khi kế hoạch thay đổi để giảm nhầm lẫn và bực bội.

• Cho phép thay đổi phút chót. Hỗ trợ điều chỉnh nhanh như thay đổi địa điểm đón hoặc thêm khách. Nhắn tin hai chiều giúp dễ dàng đáp ứng nhu cầu thay đổi khi di chuyển.

• Cung cấp hỗ trợ khẩn cấp mà không phải chờ lâu. Sẵn sàng qua chat hoặc thoại để giải quyết các vấn đề như nhỡ kết nối, mất đặt chỗ hoặc các trường hợp khẩn cấp khác.

Sau chuyến đi: xây dựng lòng trung thành

• Cảm ơn khách và yêu cầu đánh giá. Một tin nhắn theo dõi đơn giản củng cố mối quan hệ và khuyến khích phản hồi hoặc bằng chứng xã hội.

• Chia sẻ phần thưởng khách trung thành, ưu đãi đặt lại hoặc mã giới thiệu. Giữ khách tương tác sau chuyến đi bằng các ưu đãi khuyến khích họ đặt lại hoặc giới thiệu bạn bè.

• Gửi đề xuất theo dõi được cá nhân hóa. Gợi ý điểm đến hoặc trải nghiệm tương lai dựa trên chuyến đi trước để luôn nằm trong tâm trí khách cho lần đặt tiếp theo.

Sử dụng WhatsApp API: những điều doanh nghiệp du lịch nên biết

Bạn đã thấy cách WhatsApp API có thể hỗ trợ mọi giai đoạn của hành trình du lịch — từ tạo khách hàng tiềm năng đến theo dõi sau chuyến đi. Nhưng trước khi bắt đầu, có một điểm quan trọng cần hiểu: Khác với ứng dụng WhatsApp Business miễn phí, phiên bản API không bao gồm giao diện tích hợp sẵn. Nó được thiết kế cho các doanh nghiệp cần nhắn tin ở quy mô lớn, và để sử dụng, bạn sẽ cần một nền tảng bên thứ ba để quản lý và trả lời các cuộc trò chuyện. Đó là lý do respond.io xuất hiện.

Điều gì khiến respond.io trở thành nền tảng phù hợp cho WhatsApp API

Việc sử dụng WhatsApp API là một quyết định thông minh cho bất kỳ doanh nghiệp du lịch nào — nhưng nếu không có nền tảng phù hợp để quản lý, bạn có nguy cơ tạo ra nhiều việc hơn chứ không phải ít đi. Đó là lý do các công ty du lịch chọn respond.io: nó được thiết kế riêng để xử lý khối lượng tin nhắn lớn, phối hợp giữa các đội và mang lại trải nghiệm tuyệt vời trước, trong và sau chuyến đi.

Dưới đây là lý do respond.io phù hợp hoàn hảo cho ngành du lịch:

Một hộp thư cho tất cả kênh, tất cả địa điểm

Khách du lịch không chỉ nhắn tin trên WhatsApp — họ có thể DM bạn trên Instagram, gửi tin nhắn Facebook hoặc theo dõi qua email. Respond.io hợp nhất tất cả những tin nhắn này vào một hộp thư chia sẻ duy nhất, cho phép đội ngũ phản hồi nhanh và nhất quán, bất kể cuộc trò chuyện bắt nguồn từ đâu.

Ví dụ: Khách đặt tour qua WhatsApp, hỏi thêm trên Instagram, rồi yêu cầu đưa đón sân bay qua email — đội ngũ của bạn có thể xem toàn bộ lịch sử trò chuyện ở một nơi.

Cuộc trò chuyện thông minh hơn với các đại lý AI

Sử dụng các đại lý AI để chào khách ngay lập tức, đánh giá khách hàng tiềm năng, trả lời các câu hỏi thường gặp hoặc gợi ý các chuyến phù hợp — không phải chờ. Điều này đảm bảo khách nhận được phản hồi nhanh và nhất quán, ngay cả trong mùa cao điểm đặt chỗ hoặc ngoài giờ làm việc.

Khi cần trợ giúp của con người, nhân viên có thể can thiệp mượt mà, tiếp tục từ nơi AI dừng lại với đầy đủ ngữ cảnh. Sự kết hợp này cho phép bạn phục vụ nhiều khách hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

Gọi thoại tích hợp cho các nhu cầu phức tạp

Một số câu hỏi quá quan trọng để giải quyết qua chat — như yêu cầu visa, thay đổi chuyến bay hoặc đặt lại khẩn cấp. Với WhatsApp Business Calling API tích hợp và hỗ trợ VoIP, các nhân viên của bạn có thể thực hiện cuộc gọi trực tiếp từ hộp thư đến mà không cần chuyển công cụ.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các thay đổi chuyến đi phút chót, rào cản ngôn ngữ, hoặc xử lý khách thích trao đổi bằng thoại.

Tích hợp dễ dàng với công cụ đặt chỗ & CRM

Kết nối respond.io với CRM, hệ thống đặt chỗ hoặc bộ xử lý thanh toán của bạn bằng tự động hóa không cần mã. Bạn có thể đồng bộ chi tiết khách, kích hoạt nhắc nhở hành trình và ghi lại cuộc trò chuyện — một cách tự động.

Điều này giữ mọi thứ được cập nhật mà không cần sao chép-dán thủ công hay chuyển đổi giữa các hệ thống.

Định tuyến tin nhắn đến đúng đội hoặc văn phòng

Bạn đang chạy tour ở nhiều thành phố? Quản lý cơ sở tại nhiều quốc gia? Các tính năng định tuyến nâng cao của Respond.io cho phép bạn phân công tin nhắn đến dựa trên vị trí, ngôn ngữ hoặc loại yêu cầu — để khách luôn nói chuyện với người có thể giúp được.

Ví dụ: Khách hỏi về tour lặn ở Bali sẽ được định tuyến đến đội Indonesia, trong khi câu hỏi về trượt tuyết ở dãy Alps Thụy Sĩ sẽ đến các nhân viên khu vực châu Âu của bạn — tất cả tự động.

Tùy chỉnh quy trình quanh hoạt động của bạn

Respond.io điều chỉnh theo cách doanh nghiệp bạn vận hành — chứ không phải ngược lại. Bạn có thể xây dựng các tự động hóa để kích hoạt tin nhắn dựa trên trạng thái đặt chỗ, gửi nhắc nhở đến dựa trên ngày check‑in, hoặc gắn cờ khách VIP để xử lý cá nhân.

Dù bạn chạy tour theo ngày cố định, hành trình tùy chỉnh hay ưu đãi phút chót, nền tảng mang đến cho bạn sự linh hoạt hoàn toàn.

Biết điều gì hiệu quả và nơi cần cải thiện

Với bảng điều khiển báo cáo, ghi chú nội bộ và theo dõi Lifecycle, bạn có thể giám sát mọi giai đoạn của hành trình khách hàng — từ lần liên hệ đầu tiên đến theo dõi sau chuyến đi.

Xem cuộc trò chuyện nào dẫn đến đặt chỗ, đội ngũ phản hồi hiệu quả ra sao, và nơi có thể cải thiện. Những insight này giúp bạn tối ưu nhân sự trong mùa cao điểm, tinh chỉnh thông điệp, và xác định cơ hội bán thêm hoặc tái tương tác khách hàng.

Tiếp theo, bạn sẽ thấy ví dụ về các doanh nghiệp du lịch sử dụng respond.io để khai mở toàn bộ sức mạnh của WhatsApp API.

Nghiên cứu trường hợp: cách doanh nghiệp du lịch sử dụng respond.io + WhatsApp API

Các doanh nghiệp du lịch trên toàn thế giới đã thấy tác động của việc sử dụng WhatsApp API — từ thời gian phản hồi nhanh hơn đến tỷ lệ đặt chỗ cao hơn và trải nghiệm khách tốt hơn. Với respond.io, họ quản lý tất cả chat, cuộc gọi và tự động hóa ở một nơi trong khi mở rộng hoạt động qua các đội và điểm đến.

Dưới đây là một vài ví dụ thực tế về cách các công ty du lịch sử dụng respond.io để biến WhatsApp thành công cụ mạnh mẽ cho giao tiếp, dịch vụ và tăng trưởng.

SchuVar Tours (Nicaragua, 8 branches) đã sử dụng respond.io để cải tổ quản lý khách hàng tiềm năng và quy trình bán hàng trên nhiều chi nhánh. Không có hệ thống tập trung, khách hàng tiềm năng thường bị bỏ lỡ hoặc để chờ, và nhân viên phải xử lý giao tiếp không có cấu trúc. Bằng cách kết nối các kênh của họ như WhatsApp API, Facebook Messenger, Instagram và email vào một hộp thư nhóm duy nhất, tự động trả lời thu thập thông tin khách hàng tiềm năng và tự động phân công chat theo vòng, họ đã tăng tốc theo dõi và chốt giao dịch nhanh hơn. Họ cũng triển khai theo dõi trạng thái khách hàng tiềm năng để ưu tiên các lead có ý định cao, và tối ưu tiếp thị bằng cách xác định quảng cáo nào đem lại lead chất lượng. Kết quả? Chu kỳ bán hàng ngắn hơn 60%, tỷ lệ theo dõi gần 100%, và khả năng mở rộng chiến dịch quảng cáo, tăng gấp ba khối lượng lead.

My Dream Travel & Tours (Canada & India) đã sử dụng respond.io để hợp nhất chat và gọi qua WhatsApp API, cho phép khách chuyển đổi mượt giữa tin nhắn và cuộc gọi thoại mà không rời nền tảng. Họ tích hợp WhatsApp Business Calling, cho phép nhân viên tiếp tục chat trong khi xử lý cuộc gọi trong một giao diện duy nhất. Kết quả là họ tăng gấp đôi khối lượng chat, thấy tăng 30% trong lead mới, và hiện khoảng 10% đặt chỗ bắt đầu bằng một cuộc gọi WhatsApp.

Những câu chuyện thành công đó cho thấy điều có thể đạt được — bây giờ hãy cùng xem cách bạn có thể bắt đầu sử dụng WhatsApp API với respond.io cho doanh nghiệp du lịch của mình!

Cách bắt đầu sử dụng WhatsApp API với respond.io

Bắt đầu với WhatsApp API có thể nghe có vẻ phức tạp, nhưng với đối tác phù hợp, đó là một quy trình suôn sẻ. Để biết hướng dẫn cài đặt chi tiết hơn, hãy truy cập trung tâm trợ giúp. Nhưng cơ bản, đây là tóm tắt những gì bạn cần làm:

Chuẩn bị điều kiện tiên quyết

• Tài khoản respond.io — Bạn cần một workspace respond.io đang hoạt động để bắt đầu.

• Số điện thoại — Sử dụng số hợp lệ có thể nhận SMS hoặc cuộc gọi để nhận OTP. Nếu nó đã liên kết với tài khoản ứng dụng WhatsApp, hãy đảm bảo bạn sử dụng coexistence.

• Meta Business Manager (MBM) — Bạn cần một tài khoản Meta Business Manager. Nếu bạn chưa có, bạn có thể tạo trong quá trình cài đặt.

• Thông tin doanh nghiệp & trang web — Đảm bảo trang web doanh nghiệp hợp lệ và tên miền khớp với thông tin doanh nghiệp.

Kết nối WhatsApp API qua respond.io

• Trong workspace respond.io của bạn, điều hướng đến Channels → Add Channel → WhatsApp Business Platform (API)

• Thực hiện quy trình “Connect with Facebook / Meta”, ủy quyền hồ sơ doanh nghiệp của bạn, chọn số điện thoại và thiết lập hồ sơ WhatsApp Business

• Khi kết nối, respond.io liên kết với Mobile App (nếu dùng coexistence) hoặc trở thành kênh API chính của bạn

Tạo & gửi mẫu tin nhắn (cho các trường hợp sử dụng du lịch)

• Mẫu tin nhắn được yêu cầu để khởi tạo cuộc trò chuyện với liên hệ của bạn.

• Đối với doanh nghiệp du lịch, bạn sẽ cần các mẫu như:

  • “Đặt chỗ của bạn đã được xác nhận: [Details]”

  • “Nhắc nhở: chuyến bay của bạn cất cánh sau [hours] — check-in mở lúc [time]”

  • “Hành trình của bạn: [link or file]”

  • “Chúng tôi đã nâng cấp phòng của bạn! Chi tiết: [info]”

• Gửi các mẫu này trong respond.io (hoặc qua Meta) và chờ phê duyệt trước khi sử dụng trong chiến dịch gửi hàng loạt hoặc thông báo.

Xây dựng các quy trình nhắn tin

• Sử dụng trình tạo quy trình của respond.io để tự động hóa các luồng nhắn tin du lịch phổ biến, ví dụ:

  • Kích hoạt tin nhắn chào/mừng khi có khách hàng tiềm năng mới

  • Sau khi đặt chỗ, gửi xác nhận, hành trình và nhắc nhở trước chuyến đi

  • Giữa chuyến: cảnh báo trì hoãn, thay đổi hành trình, nhắc nhở trả phòng

  • Sau chuyến: yêu cầu phản hồi, ưu đãi khách trung thành

• Cá nhân hóa các quy trình này bằng các biến như tên khách, ngày đặt chỗ, điểm đến và các thông tin liên quan khác.

Huấn luyện các đại lý AI

• Cấu hình cách AI của bạn phản hồi. Đặt tông, vai trò và hành vi của AI thông qua mục “hướng dẫn” hoặc cài đặt persona. Ví dụ: “Bạn là trợ lý du lịch trả lời các câu hỏi về lịch trình tour, dịch vụ hướng dẫn và chính sách địa phương.”

• Thêm nguồn tri thức/tài liệu. Tải lên các sổ tay nội bộ, câu hỏi thường gặp hoặc hướng dẫn hữu ích (PDF, URL, tệp văn bản) lên để làm tham chiếu cho AI. Điều này giúp nó trả lời các câu hỏi chuyên ngành (ví dụ: “Chính sách hủy phòng là gì?”).

• Định nghĩa điều kiện chuyển tiếp hoặc bàn giao. Chỉ định khi nào AI nên chuyển giao cho con người — ví dụ, nếu khách yêu cầu rõ ràng gặp người thật, hoặc nếu AI không chắc chắn (không tìm thấy câu trả lời phù hợp trong nguồn tri thức).

• Kiểm tra & tinh chỉnh. Thực hiện hội thoại mẫu và thử nghiệm các đại lý AI để xem cách chúng phản hồi. Tìm lỗi, câu trả lời không liên quan hoặc không đầy đủ. Sử dụng những điều đó làm phản hồi để cải thiện hoặc mở rộng nguồn tri thức hoặc điều chỉnh hướng dẫn.

• Hỗ trợ hợp tác với nhân viên con người. Nhân viên con người nên có khả năng xem AI đã trả lời gì, can thiệp mượt mà và tiếp tục cuộc trò chuyện với đầy đủ ngữ cảnh. Điều này đảm bảo rằng khi cuộc trò chuyện leo thang, khách không cảm thấy phải lặp lại thông tin.

• Giám sát hiệu suất và cập nhật liên tục. Sử dụng công cụ báo cáo hoặc gắn thẻ cuộc trò chuyện để xác định nơi AI đưa ra câu trả lời yếu hoặc sai, và cập nhật nguồn tri thức hoặc prompt tương ứng.

Triển khai, giám sát & cải thiện

• Triển khai trực tiếp và theo dõi bảng điều khiển của bạn: thời gian phản hồi, tỷ lệ chuyển đổi, khối lượng theo điểm đến hoặc gói

• Gắn thẻ cuộc trò chuyện để khám phá các mẫu (ví dụ: “trễ chuyến bay”, “yêu cầu nâng cấp phòng”)

• Sử dụng insight để tối ưu quy trình, nhân sự trong mùa cao điểm và mẫu tin nhắn

• Lặp lại — thêm mẫu mới, tinh chỉnh tự động hóa, cải thiện việc bàn giao

Thực tiễn tốt nhất cho doanh nghiệp du lịch sử dụng WhatsApp API

Khi bạn đã biết cách thiết lập và vận hành WhatsApp API với respond.io, đây là một vài thực hành thông minh để tận dụng tối đa.

Luôn đảm bảo khách hàng đồng ý nhận tin trước khi nhắn

• Đảm bảo khách du lịch chủ động đồng ý nhận tin WhatsApp — ví dụ qua ô checkbox trên mẫu đặt chỗ, mã QR hoặc biểu mẫu trên trang web.

• Điều này đảm bảo tuân thủ, tránh khiếu nại spam và giữ vững niềm tin của người dùng.

• Các doanh nghiệp du lịch thường làm điều này sau khi đặt chỗ: “Bạn có muốn nhận cập nhật qua WhatsApp không?”

Cá nhân hóa dựa trên dữ liệu hành khách

• Sử dụng chi tiết đặt chỗ (tên, ngày đi, điểm đến, loại phòng) để khiến tin nhắn cảm thấy phù hợp.

• Ví dụ. “Chào Alice, thời gian check-in tại Bali Beach Resort của bạn còn 2 ngày — đây là hành trình của bạn.”

• Nhưng tránh cá nhân hóa quá mức (quá nhiều biến) vì làm tăng rủi ro lỗi.

Chỉ sử dụng các mẫu được phê duyệt cho tin nhắn đi

• Chỉ các mẫu tin nhắn (được Meta phê duyệt trước) nên dùng cho giao tiếp do doanh nghiệp khởi tạo (ví dụ: xác nhận, nhắc nhở).

• Giữ văn bản mẫu ngắn gọn và dễ dự đoán: “Đặt chỗ của bạn đã được xác nhận: [BookingID]”

• Do not use templates to mass‑promote sales or offers without context or opt-in.

Quy tắc bàn giao rõ ràng giữa AI & con người

• Định nghĩa khi nào AI nên chuyển cho nhân viên con người — ví dụ, khi AI không trả lời được câu hỏi hoặc khách hàng yêu cầu trợ giúp trực tiếp.

• Đảm bảo nhân viên con người nhận đầy đủ ngữ cảnh (lịch sử chat, metadata) để khách không phải lặp lại thông tin.

• Duy trì sự liên tục về tông giọng và thông điệp khi bàn giao.

Phản hồi nhanh & tuân thủ quy tắc 24 giờ

• Theo chính sách của WhatsApp, khi người dùng nhắn tin cho bạn hoặc bạn khởi tạo cuộc trò chuyện bằng mẫu tin nhắn, bạn có cửa sổ 24 giờ để phản hồi miễn phí. Sau đó, chỉ được phép dùng các mẫu.

• Cố gắng trả lời trong khoảng đó — phản hồi nhanh tăng niềm tin và tỷ lệ chuyển đổi.

Giữ tin nhắn ngắn, rõ ràng & hữu ích

• Khách thường đọc tin nhắn khi di chuyển (tại sân bay, trên tàu, v.v.).

• Giữ nội dung trực tiếp và có thể hành động: ngày, giờ, liên kết. Tránh các đoạn văn dài.

• Sử dụng gạch đầu dòng hoặc ngắt dòng để rõ ràng.

Phân đoạn & định tuyến dựa trên ngôn ngữ, điểm đến, loại yêu cầu

• Định tuyến tin nhắn thông minh: ví dụ, các hỏi về châu Âu được gửi đến nhân viên khu vực châu Âu; tour Bali được định tuyến tới đội Indonesia.

• Phân đoạn khách theo ngôn ngữ hoặc khu vực để họ nhận được nhân viên hiểu họ.

• Điều này giảm hiểu lầm và chậm trễ dịch vụ.

Giám sát & tối ưu bằng thẻ & bảng điều khiển

• Sử dụng thẻ cuộc trò chuyện (ví dụ: “thay đổi chuyến bay”, “yêu cầu nâng cấp phòng”) để phân loại và theo dõi các câu hỏi phổ biến.

• Tận dụng bảng điều khiển báo cáo để theo dõi thời gian phản hồi, tỷ lệ chuyển đổi và khối lượng theo phân khúc du lịch hoặc địa điểm.

• Sử dụng insight để tối ưu quy trình, nhân sự và việc dùng mẫu trong mùa du lịch cao điểm.

Huấn luyện đại lý AI & duy trì cơ sở tri thức

• Cấu hình hướng dẫn hoặc persona của AI bạn — ví dụ: “Bạn là trợ lý du lịch cho đặt tour và lịch trình.”

• Cung cấp cho nó kiến thức chuyên môn (câu hỏi thường gặp, chính sách, thông tin địa phương) để câu trả lời chính xác.

• Định kỳ xem xét phản hồi của AI, sửa lỗi và tinh chỉnh nguồn tri thức của nó.

Hỗ trợ trải nghiệm du lịch đa ngôn ngữ & đa vùng

• Sử dụng mẫu đa ngôn ngữ hoặc tự động dịch khi khả thi cho khách quốc tế.

• Nhân viên nên được bố trí theo năng lực ngôn ngữ hoặc có hỗ trợ dự phòng sẵn có.

• Đảm bảo nội dung phù hợp văn hóa (định dạng thời gian, cách diễn đạt, v.v.).

Nắm quyền kiểm soát trải nghiệm du lịch với WhatsApp API + respond.io

Hành trình của khách không bắt đầu tại check‑in, và cũng không kết thúc ở check‑out — nó bắt đầu từ tin nhắn đầu tiên và kéo dài lâu sau khi họ về nhà. Với WhatsApp API được hỗ trợ bởi respond.io, bạn có các công cụ để quản lý toàn bộ trải nghiệm đó:

• Cung cấp giao tiếp kịp thời, cá nhân hóa ở mọi bước

• Tự động hóa nhiệm vụ thường xuyên và giải phóng đội ngũ để tương tác cao cấp

• Phản hồi nhanh hơn qua các múi giờ với nhắn tin hợp nhất và định tuyến thông minh

• Sử dụng insight và báo cáo để tinh chỉnh hoạt động và đạt kết quả tốt hơn

Sẵn sàng biến WhatsApp thành kênh giao tiếp mạnh nhất cho doanh nghiệp du lịch của bạn? Bắt đầu dùng thử miễn phí với respond.io hoặc Đặt lịch demo để xem nó hoạt động.

Câu hỏi thường gặp về WhatsApp API cho doanh nghiệp du lịch

Đọc thêm

Bạn thích hướng dẫn này chứ? Dưới đây là thêm tài nguyên về WhatsApp API mà bạn có thể thấy hữu ích:

• Hướng dẫn tổng quan WhatsApp API: Tính năng, Lợi ích & Giá

• WhatsApp Hotel: Hướng dẫn WhatsApp Business cho khách sạn

• WhatsApp vs WhatsApp Business cho Bán hàng và Tiếp thị