
TikTok Chatbot: Cách thiết lập trong 5 bước và các trường hợp sử dụng
Tìm hiểu cách kết nối chatbot với TikTok và những lợi ích của nó để đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới.
Ở những quốc gia mà WeChat phổ biến, các doanh nghiệp sử dụng nó như một kênh hỗ trợ khách hàng. Nếu khách hàng của bạn là người dùng WeChat, không cần tìm đâu xa nữa. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ cần biết để bắt đầu sử dụng dịch vụ khách hàng của WeChat và cho bạn thấy những lợi ích khi sử dụng respond.io làm hộp thư đến cho nhóm hỗ trợ của WeChat.
Theo truyền thống, các công ty hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, email và trò chuyện trên trang web. Nhưng những kênh này có những hạn chế lớn. Hãy cùng thảo luận về những hạn chế này và lý do tại sao WeChat có thể phù hợp với nhu cầu hỗ trợ khách hàng của bạn.
Đầu tiên, việc theo dõi các cuộc trò chuyện với khách hàng trên các kênh nhắn tin truyền thống rất khó khăn. Điều này không lý tưởng đối với các nhân viên hỗ trợ, những người cần xem xét các tương tác trước đây với khách hàng để hiểu rõ trường hợp của họ và đưa ra giải pháp tốt nhất.
Thêm vào đó, các công ty sử dụng email làm kênh chính để giao tiếp với khách hàng dễ có những cuộc trò chuyện rải rác cho cùng một liên hệ, khiến việc xây dựng một câu chuyện khách hàng duy nhất trở nên phức tạp. Nguyên nhân thường là do nhân viên quên gửi CC cho người khác hoặc khách hàng nhắn tin cho công ty bằng địa chỉ email khác.
Khi các cuộc trò chuyện bị phân tán và khó theo dõi, khách hàng cần phải lặp lại trường hợp của mình để hỗ trợ nhân viên mỗi khi họ cần trợ giúp. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng mà còn ảnh hưởng đến thời gian giải quyết vụ việc.
Cuối cùng, hỗ trợ khách hàng qua điện thoại hoặc trò chuyện trên trang web thường có chi phí cao hơn. Vì các nhân viên liên lạc và hỗ trợ phải kết nối đồng thời để trò chuyện nên các công ty cần phải thuê thêm nhân viên.
Có một số lý do tại sao việc hỗ trợ khách hàng qua kênh nhắn tin tức thời lại là lựa chọn tốt hơn. Hãy cùng xem kênh nhắn tin phổ biến như WeChat có gì nổi bật hơn so với những kênh được đề cập ở trên.
Với 1,29 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng vào năm 2022, WeChat rất phổ biến ở Trung Quốc đại lục, và cũng khá phổ biến ở nước ngoài tại các quốc gia như Hoa Kỳ, Indonesia, Đài Loan và Việt Nam, cùng nhiều quốc gia khác.
Nhưng WeChat không chỉ là một ứng dụng trò chuyện. Trên thực tế, nó có rất nhiều tính năng mà người dân Trung Quốc sử dụng trong cuộc sống hàng ngày. Ví dụ, WeChat Pay là một trong những phương thức thanh toán phổ biến nhất của Trung Quốc'.
Ngoài ra, hàng triệu người sử dụng WeChat Chương trình nhỏ mỗi ngày để mua sắm, chơi trò chơi, nhận phiếu giảm giá và nhiều chức năng khác. Tóm lại, nếu khách hàng của bạn ở Trung Quốc, hãy cân nhắc cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng trên WeChat.
WeChat cho phép các tác nhân theo dõi các cuộc trò chuyện trong chuỗi trò chuyện. Nhờ đó, họ có thể dễ dàng xác định các liên hệ, tương tác trước đây của họ với công ty và cách tốt nhất để giúp họ giải quyết vấn đề hiện tại mà không cần những câu hỏi không cần thiết.
Các kênh nhắn tin tức thời như WeChat cũng rất linh hoạt khi nói đến tốc độ giao tiếp. Khi WeChat được kết nối với giải pháp hộp thư đến phù hợp, nhân viên hỗ trợ có thể ưu tiên giải quyết những khách hàng có vấn đề cấp bách cần được trợ giúp ngay lập tức.
Mặt khác, khách hàng có thể lựa chọn phản hồi cho nhân viên kịp thời, mang lại trải nghiệm dễ chịu hơn cho họ.
Vì các tác nhân có quyền truy cập vào lịch sử trò chuyện và mỗi liên hệ chỉ có một luồng nên họ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn và rút ngắn thời gian giải quyết cuộc trò chuyện.
Trước khi bắt đầu sử dụng WeChat để hỗ trợ khách hàng, bạn cần lưu ý một số điểm sau.
Biến cuộc trò chuyện với khách hàng thành sự phát triển kinh doanh với respond.io. ✨
Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và email ở cùng một nơi!
Trừ khi bạn là một doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc nhỏ, bạn không nên sử dụng ứng dụng WeChat để chăm sóc khách hàng vì ứng dụng này không được thiết kế dành cho doanh nghiệp - ứng dụng không cho phép nhiều người dùng, không có trình xây dựng tự động hóa và thiếu các công cụ quản lý liên hệ như thẻ hoặc trường người dùng.
Ngoài ra, ứng dụng WeChat không có API, điều này là cần thiết để tích hợp WeChat với phần mềm kinh doanh hoặc CRM, vì vậy các doanh nghiệp vừa và lớn nên đăng ký Tài khoản doanh nghiệp WeChat. Thật không may, những điều này không dễ hiểu.
Đừng'lo lắng, chúng tôi ở đây để giải thích rõ hơn cho bạn. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích các loại tài khoản doanh nghiệp WeChat khác nhau, hộp thư nhắn tin nào nên chọn và các quy tắc nhắn tin mà nhóm hỗ trợ WeChat của bạn sẽ gặp phải.
Khi đăng ký tài khoản WeChat Business tại Nền tảng tài khoản chính thức WeChat , doanh nghiệp sẽ cần lựa chọn giữa các loại tài khoản sau:
Chương trình Mini
Công việc WeChat
Tài khoản đăng ký
Tài khoản dịch vụ
Đối với các doanh nghiệp thực hiện hỗ trợ khách hàng qua WeChat, Tài khoản dịch vụ là giải pháp phù hợp. Đúng như tên gọi, loại tài khoản này được thiết kế dành cho dịch vụ khách hàng và cung cấp nhiều khả năng hiển thị và tính năng hơn các loại tài khoản khác.
Tài khoản dịch vụ WeChat được hiển thị trên bảng tin trò chuyện của khách hàng giống như các liên hệ thông thường. Quan trọng nhất, người dùng Tài khoản dịch vụ WeChat có thể truy cập vào WeChat API, cho phép doanh nghiệp tích hợp nó với CRM hoặc hộp thư đến tin nhắn của họ.
Việc tạo tài khoản dịch vụ WeChat là miễn phí. Tuy nhiên, WeChat cho doanh nghiệp 30 ngày để nộp đơn xin xác minh tài khoản. Quy trình xác minh Tài khoản dịch vụ WeChat bao gồm việc nộp tài liệu và phí xác minh hàng năm là 99 đô la Mỹ.
Các doanh nghiệp không nộp đơn xin xác minh trong vòng 30 ngày kể từ ngày tạo tài khoản sẽ bị hủy Tài khoản dịch vụ.
WeChat đã triển khai một loạt quy tắc dành cho người dùng Tài khoản dịch vụ để ngăn chặn các doanh nghiệp gửi thư rác. Đầu tiên, danh sách liên lạc không thể được nhập. Khách hàng phải nhắn tin cho bạn trước khi bạn thêm họ vào danh sách liên lạc.
Khi nhận được yêu cầu, nhân viên hỗ trợ có thời hạn nhắn tin là 48 giờ để trao đổi tin nhắn với khách hàng. Sau khi phiên 48 giờ kết thúc, các nhân viên sẽ không thể tiếp tục nhắn tin, trừ khi khách hàng mở lại cửa sổ nhắn tin bằng một tin nhắn mới.
May mắn thay, bạn có tùy chọn mở lại cuộc trò chuyện thông qua các kênh nhắn tin khác bao gồm SMS và email bằng hộp thư đến đa kênh của respond.io. Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về vấn đề này ở phần sau.
Nhưng làm thế nào khách hàng có thể liên hệ với doanh nghiệp của bạn trên WeChat? Họ có thể tìm kiếm Tài khoản dịch vụ của bạn trong ứng dụng theo tên hiển thị (phải là duy nhất) và từ khóa trong phần mô tả.
Bạn cũng có thể sử dụng mã QR WeChat trên trang web hoặc tại cửa hàng thực tế để khuyến khích khách hàng trò chuyện với bạn.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy nhớ tuân thủ Chính sách sử dụng được chấp nhận của WeChat để tránh bị hủy tài khoản. Ví dụ, các doanh nghiệp không được phép sử dụng WeChat để quảng cáo rượu, thuốc lá và các sản phẩm y tế cần phải có giấy phép.
WeChat cũng có quyền thực hiện hành động đối với tài khoản của bạn nếu bạn sử dụng thông tin cá nhân giả mạo.
Nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn sẽ cần có quyền truy cập vào hộp thư đến cho nhiều người dùng để chỉ định danh bạ, chuyển tiếp các trường hợp và cập nhật thông tin cho người giám sát. Với tư cách là người dùng Tài khoản dịch vụ WeChat, đây là hai tùy chọn chính.
Sử dụng hộp thư đến được cung cấp bởi nền tảng Tài khoản chính thức WeChat
Kết nối WeChat API với hộp thư đến tin nhắn bạn chọn
Hộp thư đến của Tài khoản chính thức WeChat hỗ trợ tới 100 người dùng, đủ đáp ứng nhu cầu của nhiều công ty. Tuy nhiên, nó thiếu tính năng định tuyến liên lạc tự động và chỉ định tác nhân, do đó người giám sát phải chỉ định liên lạc thủ công hoặc để tác nhân chọn liên lạc thủ công.
Như bạn có thể tưởng tượng, điều này có thể rất rắc rối — các đặc vụ né tránh những vụ án khó giải quyết, phân bổ khối lượng công việc không đồng đều, v.v.
Hộp thư đến của Tài khoản chính thức WeChat cũng bao gồm bảng điều khiển phân tích với nhiều tiện ích mà người quản lý có thể sử dụng để theo dõi các số liệu khác nhau. Thật không may, không có cách nào để lọc số liệu theo tác nhân hoặc nhóm.
Hộp thư đến này cũng không có công cụ quản lý danh bạ tốt. Trên thực tế, thẻ là cách duy nhất để phân loại danh bạ. Và khi nói đến tự động hóa, bạn sẽ chỉ tìm thấy ba loại trả lời tự động.
Nếu khách hàng liên lạc với bạn thông qua các kênh nhắn tin khác ngoài WeChat, bạn nên cân nhắc đầu tư vào hộp thư đến đa kênh như respond.io. Điều này sẽ giúp bạn truy cập vào các tính năng tự động hóa tiên tiến, báo cáo và phân tích chi tiết, các công cụ quản lý liên hệ nâng cao, v.v.
Bây giờ bạn đã có mọi thông tin cần thiết để sử dụng WeChat làm kênh hỗ trợ khách hàng. Nhưng để đưa dịch vụ hỗ trợ khách hàng của bạn lên một tầm cao mới, hãy đăng ký tài khoản respond.io và kết nối WeChat dưới dạng kênh.
Bằng cách đó, bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều tính năng giúp cải thiện cách nhân viên hỗ trợ khách hàng. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá một số lợi ích khi sử dụng respond.io làm hộp thư đến để hỗ trợ WeChat.
Như đã đề cập, mã QR WeChat khuyến khích khách hàng trò chuyện với nhóm hỗ trợ của bạn và bạn có thể dễ dàng tạo chúng bằng respond.io. Ngoài ra, mã QR WeChat là một cách tốt để mở rộng danh sách liên hệ respond.io của bạn từ trang web hoặc cửa hàng thực tế.
Để trở thành Danh bạ respond.io, khách hàng chỉ cần gửi tin nhắn qua WeChat hoặc bất kỳ kênh nhắn tin nào khác. Có thể dễ dàng xác định danh bạ ngay cả khi trước đó họ đã nhắn tin cho nhóm dịch vụ khách hàng của bạn qua một kênh khác.
Kiến thức là sức mạnh. Như đã đề cập trước đó, việc hiểu rõ hồ sơ của khách hàng hiện tại sẽ giúp nhân viên hỗ trợ có bối cảnh và cung cấp cho Khách hàng giải pháp tốt hơn.
Mô-đun quy trình công việc là trình xây dựng tự động hóa trực quan của respond.io. Các công ty sử dụng chúng để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp giảm tải công việc cho nhân viên. Sau đây là cách bạn có thể sử dụng chúng để tự động hóa một số quy trình dịch vụ khách hàng phổ biến của WeChat.
Việc trả lời những câu hỏi thường gặp tốn quá nhiều thời gian của nhân viên hỗ trợ. Để khắc phục điều đó, hãy tạo Luồng câu hỏi trắc nghiệm để trả lời các câu hỏi thường gặp. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cung cấp cho khách hàng tùy chọn trao đổi với nhân viên hỗ trợ về những vấn đề phức tạp hơn.
Theo truyền thống, nhân viên hỗ trợ sẽ tự chọn cuộc trò chuyện bất cứ khi nào họ có thể xử lý khách hàng mới. Tuy nhiên, điều này lại gây ra những vấn đề như phân bổ cuộc trò chuyện không đồng đều hoặc tránh những trường hợp khó.
Thay vào đó, chúng tôi đề xuất bạn xây dựng một quy trình làm việc triển khai chiến lược định tuyến trò chuyện ưa thích của bạn để chuyển tin nhắn WeChat đến nhóm hỗ trợ phù hợp. Sau đó, tùy chỉnh chiến lược chỉ định tự động của bạn để chúng có thể tiếp cận được với một nhân viên có sẵn.
Respond.io cũng giúp việc nâng cấp hỗ trợ trở nên dễ dàng — chỉ bằng một cú nhấp chuột. Sử dụng phím tắt làm trình kích hoạt trong trường hợp của bạn, quy trình làm việc leo thang cho phép các đại lý chuyển cuộc trò chuyện đến nhóm bán hàng hoặc đại lý cấp cao hơn.
Và điều này có thể được kích hoạt từ chính Bảng điều khiển nhắn tin . Cuối cùng, nhân viên hỗ trợ có thể để lại bình luận giải thích lý do khiến trường hợp này được chuyển lên cấp cao hơn.
Khảo sát CSAT là một trong những cách phổ biến nhất để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với nhóm hỗ trợ của công ty. Khảo sát CSAT được xây dựng trong Mô-đun quy trình làm việc với Bước đánh giá , thuộc danh mục Đặt câu hỏi.
Một số người thích tự động kích hoạt khảo sát CSAT vào cuối mỗi cuộc trò chuyện bằng cách sử dụng Kích hoạt đóng cuộc trò chuyện. Để kiểm soát hoàn toàn thời điểm gửi tin nhắn, hãy sử dụng Shortcut Trigger.
Khi nói đến việc lưu xếp hạng của khách hàng, đây là những lựa chọn được chúng tôi đề xuất. Nếu nhóm hỗ trợ của bạn vận hành kho dữ liệu hoặc CRM, hãy sử dụng Bước yêu cầu HTTP để chuyển xếp hạng sang phần mềm bạn chọn.
Nếu cách này không hiệu quả với nhóm hỗ trợ của bạn, hãy thiết lập Bước Thêm vào Google Trang tính để tải dữ liệu lên Google Trang tính.
Nền tảng respond.io có Mô-đun Báo cáo nơi người giám sát có thể truy cập vào các báo cáo và phân tích chi tiết. Những dữ liệu này có thể được tinh chỉnh bằng bộ lọc để xác định xu hướng dài hạn hoặc xác định chính xác các vấn đề cụ thể.
Ví dụ, việc có quá nhiều cuộc trò chuyện diễn ra ngoài giờ làm việc cho thấy doanh nghiệp của bạn cần thêm một nhóm hỗ trợ để xử lý khách hàng vào thời điểm đó trong ngày.
Mô-đun Báo cáo cũng là một công cụ để đo lường hiệu suất của tác nhân. Bên trong tab Người dùng , người giám sát sẽ tìm thấy các số liệu quan trọng như thời gian phản hồi đầu tiên trung bình hoặc thời gian giải quyết trung bình của mọi tác nhân.
Đối với các nhân viên luôn bận rộn, ứng dụng respond.io chứa tất cả các tính năng bạn có thể tìm thấy trên phiên bản dành cho máy tính để bàn, nhưng có kích thước bỏ túi. Với tính năng này, nhân viên hỗ trợ có thể trò chuyện với khách hàng ngay cả khi họ không ngồi tại bàn làm việc.
Các tác nhân sẽ nhận được thông báo đẩy mỗi khi họ nhận được tin nhắn mới hoặc khi họ được chỉ định Danh bạ mới. Nhờ đó, họ có thể cập nhật thông tin và giảm thời gian phản hồi.
Để tải ứng dụng respond.io, hãy tải xuống từCửa hàng Google Play dành cho Android vàCửa hàng Apple Appdành cho iOS.
Biến cuộc trò chuyện với khách hàng thành sự phát triển kinh doanh với respond.io. ✨
Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và email ở cùng một nơi!
Nếu bạn thấy bài viết này thú vị, hãy xem các bài viết về dịch vụ khách hàng sau.
Román Filgueira, tốt nghiệp Đại học Vigo với bằng Cử nhân Ngoại ngữ, đã gia nhập nhóm respond.io với tư cách là Biên tập viên nội dung vào năm 2021. Román cung cấp những hiểu biết chuyên sâu về các phương pháp hay nhất để sử dụng ứng dụng nhắn tin nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Tìm hiểu cách kết nối chatbot với TikTok và những lợi ích của nó để đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới.