Tài khoản chính thức WeChat: Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp trên WeChat

Nếu bạn muốn hiện diện kinh doanh tại Trung Quốc, có lẽ bạn đang tự hỏi cách sử dụng WeChat cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ trình bày sự khác biệt giữa Tài khoản đăng ký WeChat và Tài khoản dịch vụ WeChat, cách tạo Tài khoản chính thức WeChat và quy trình xác minh Tài khoản chính thức WeChat.

WeChat là gì?

Nhìn sơ qua, WeChat trông khá giống WhatsApp. Nhưng WeChat không chỉ là một ứng dụng nhắn tin. Đây là một ứng dụng đa năng cho phép bạn chuyển tiền, đọc bài viết và thậm chí đăng ký vay! Đây là phần giới thiệu ngắn gọn trước khi đi vào các tính năng.

Được phát triển bởi tập đoàn Trung Quốc Tencent, Weixin (微信) được ra mắt tại Trung Quốc vào tháng 1 năm 2011. Đến năm 2012, số người dùng của nó đạt 100 triệu. Cùng năm đó, Weixin được đổi tên thành WeChat cho thị trường quốc tế. Ngày nay, nền tảng này có sẵn bằng 17 ngôn ngữ.

WeChat có bốn tab chính. Trò chuyện và Danh bạ là những mục bạn mong đợi, chứa các cuộc trò chuyện và bạn bè của bạn trên WeChat. Thú vị là tab Contacts có các tính năng tổ chức khá nâng cao, gồm thư mục và nhãn.

Tab Discover chứa các tùy chọn giải trí và hoạt động như trò chơi hoặc Mini Programs. Cuối cùng, tab Me là nơi người dùng truy cập các mục cá nhân như cài đặt, nhãn dán và hồ sơ. Tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu mức độ phổ biến của WeChat trên toàn cầu.

WeChat phổ biến ở đâu?

WeChat là ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất ở Trung Quốc. Trong vài năm qua, ứng dụng đã chứng kiến sự tăng trưởng lớn về số người dùng toàn cầu. Năm 2012, WeChat có 50 triệu người dùng hoạt động hàng tháng; con số này đã tăng vọt lên 1,31 tỷ vào năm 2022.

Khoảng 79% dân số Trung Quốc sử dụng WeChat và trước đây nó không có đối thủ cho đến gần đây. Tuy nhiên, WeChat khó mất vị trí dẫn đầu vì các tính năng của nó hỗ trợ tương tác trong đời sống hàng ngày.

Trước đó, chúng tôi đã đề cập WeChat là một ứng dụng siêu đa năng với nhiều chức năng. Hãy đi sâu vào một số tính năng phổ biến nhất của WeChat, bắt đầu với ví điện tử của WeChat.

WeChat Pay

WeChat Pay là ví điện tử trong ứng dụng của WeChat. Khi tính năng này ra mắt năm 2016, WeChat đã có 430 triệu người dùng, nhiều người trong số họ nhanh chóng chấp nhận nó như một phương thức thanh toán. Năm năm sau, WeChat Pay đã tăng gấp đôi con số này với 900 triệu người dùng.

Sự tiện lợi là một lý do khác đằng sau thành công của WeChat Pay. Khi đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng, người dùng có thể dễ dàng chuyển tiền cá nhân, thanh toán hóa đơn và mua hàng trong ứng dụng hoặc tại các cửa hàng hỗ trợ WeChat Pay.

Để thanh toán tại cửa hàng, khách hàng quét hoặc hiển thị mã QR của họ. Sự đơn giản và tiết kiệm chi phí khi doanh nghiệp dùng mã QR thay vì các máy POS đắt tiền đã khiến WeChat Pay rất phổ biến ở cửa hàng vật lý và trực tuyến.

WeChat Pay là một trong những phương thức thanh toán phổ biến nhất ở Trung Quốc, nhưng nó cũng được sử dụng ở nước ngoài. Thực tế, nó hỗ trợ 13 loại tiền tệ khác nhau ở 25 quốc gia và vùng lãnh thổ như Mỹ, Vương quốc Anh, Úc và Hồng Kông.

WeChat Mini-Programs

Mini Programs là “ứng dụng nhỏ” được xây dựng trên nền tảng WeChat với rất nhiều tính năng: thương mại điện tử, thẻ thành viên, trò chơi, cho thuê xe đạp, v.v. Các doanh nghiệp chạy chiến dịch qua Mini Programs cũng có thể phát phiếu giảm giá mà người dùng đổi để nhận giảm giá khi mua hàng trong ứng dụng.

Các doanh nghiệp như bạn sử dụng WeChat như một kênh nhắn tin cho khách hàng. Nhưng trước tiên, bạn cần biết loại tài khoản WeChat cho doanh nghiệp nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Tài khoản WeChat cho doanh nghiệp

Nếu bạn tìm tài khoản WeChat cho doanh nghiệp, bạn có ba WeChat Official Accounts để chọn: WeChat Subscription Account, WeChat Service Account và WeChat Work.

Tương tự Slack hay Google Chat, WeChat Work được dùng cho nhắn tin nội bộ công ty. Trong khi đó, WeChat Subscription Accounts và WeChat Service Accounts được dùng để giao tiếp với khách hàng.

WeChat cho doanh nghiệp: Subscription và Service Accounts

Người dùng WeChat theo dõi Subscription và Service Accounts có thể nhận thông báo đẩy từ họ và trò chuyện một‑một.

Nhưng điểm giống nhau chỉ dừng ở đó vì hai loại tài khoản này dành cho các trường hợp sử dụng khác nhau. Hãy khám phá chi tiết.

WeChat cho doanh nghiệp: WeChat Subscription Account

Subscription Accounts chỉ dành cho công ty đăng ký ở Trung Quốc và thiết kế cho ngành truyền thông, những người có ảnh hưởng và các tổ chức. Vì tập trung vào thông tin và truyền thông thương hiệu, subscription accounts được phép gửi một tin nhắn đẩy WeChat mỗi ngày tới người theo dõi.

Tuy nhiên, Subscription Accounts không hỗ trợ API, điều này hạn chế các doanh nghiệp xử lý khối lượng tin nhắn lớn hoặc muốn kết nối kênh giao tiếp với CRM hay ứng dụng bên thứ ba khác.

Tóm lại, họ không phải lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ trên WeChat.

WeChat cho doanh nghiệp: WeChat Service Account

WeChat Service Accounts được thiết kế với mục tiêu dịch vụ khách hàng. Vì hỗ trợ API, doanh nghiệp có thể kết nối chúng với CRM. Nhưng chúng cũng phù hợp cho bán hàng — chủ tài khoản dịch vụ đã được xác minh có thể mở một cửa hàng WeChat và kích hoạt WeChat Pay.

Nhược điểm duy nhất là chủ WeChat Service Account chỉ được phép gửi bốn tin nhắn đẩy mỗi tháng tới người theo dõi.

Cuối cùng, doanh nghiệp có thể tạo WeChat Official Account ở nước ngoài và nó sẽ hiển thị với người dùng tại Trung Quốc đại lục. Giờ khi bạn đã biết loại tài khoản phù hợp, chúng tôi sẽ giúp bạn chọn một Inbox nhắn tin phù hợp nhu cầu doanh nghiệp.

Các loại Inbox nhắn tin WeChat cho doanh nghiệp

Có hai cách để bạn nhắn tin khách hàng trên kênh này: Qua WeChat Official Account inbox hoặc một nền tảng nhắn tin doanh nghiệp kết nối với tài khoản WeChat qua Messaging API.

WeChat Official Account inbox miễn phí và hỗ trợ tới 100 nhân viên với hồ sơ tùy chỉnh. Tuy nhiên, không có công cụ để phân bổ cuộc trò chuyện đến nhân viên; họ phải chọn thủ công khi cuộc trò chuyện đến.

Về công cụ quản lý liên hệ, nhãn là tất cả những gì Inbox này cung cấp. Và mặc dù bạn có thể thiết lập ba loại phản hồi tự động WeChat, nó không có trình tạo tự động hóa nâng cao. WeChat Official Account Inbox còn có bảng điều khiển phân tích, nhưng không có cách lọc phân tích theo nhân viên hoặc đội.

Nếu là doanh nghiệp vừa hoặc lớn xử lý khối lượng cuộc trò chuyện lớn hàng tháng, bạn nên kết nối WeChat Service Account với một Inbox nhắn tin nhiều tính năng như respond.io.

Bạn sẽ nhận được hỗ trợ đa người dùng được cải thiện, tự động hóa mạnh mẽ, tích hợp với CRM và phần mềm khác, cùng cả phân tích hiệu suất chi tiết và dài hạn để giám sát và nâng cao hiệu quả của từng nhân viên hoặc đội ngũ của bạn.

Điều này không có nghĩa là bạn phải tạm biệt WeChat Official Account inbox; bạn có thể tự do chuyển đổi giữa cả hai inbox. Bạn chưa có WeChat Service Account? Không sao. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nộp đơn xin một tài khoản.

Cách tạo Tài khoản chính thức WeChat

Để tạo WeChat Service Account, hãy truy cập Nền tảng Tài khoản chính thức WeChat trên máy tính và nhấp Register now ở trên cùng. Chúng tôi khuyên thực hiện trên máy tính vì trang web không tối ưu cho di động.

1. Chọn Service Account. Loại tài khoản không thể thay đổi sau khi tạo.

2. Tạo một tài khoản người dùng. Cung cấp địa chỉ email an toàn vì nó sẽ dùng để truy cập bảng quản trị. Email không được liên kết với bất kỳ WeChat Business Account hiện có. Nhập mã xác minh gửi đến email của bạn.

3. Chọn quốc gia của bạn. Giấy tờ pháp lý yêu cầu khác nhau tùy theo quốc gia nơi công ty đăng ký.

4. Nộp thông tin nhận dạng của công ty và quản trị viên tài khoản. Bao gồm:

• Tên công ty đã đăng ký chính thức và số đăng ký

• Tên người vận hành tài khoản, số điện thoại di động và số hộ chiếu

5. Chọn tên tài khoản và cung cấp mô tả. Tạo tên tài khoản. Thêm mô tả ngắn cho tài khoản, rồi bạn đã sẵn sàng.

Xong! Bạn đã tạo xong WeChat Official Account. Khi bạn đăng nhập vào WeChat Official Accounts Platform, bạn sẽ nhận được thông báo sau.

Tài khoản chưa xác thực không có quyền truy cập các tính năng nâng cao như gửi thông báo đẩy, tạo Mini-Programs hoặc sử dụng WeChat Pay. Quan trọng hơn, các tài khoản chưa được xác minh sẽ bị hủy sau 30 ngày.

Để sử dụng tài khoản đầy đủ, bạn phải xác thực nó. Ngoài ra, bạn nên hiểu cách nhắn tin hoạt động trên các tài khoản WeChat doanh nghiệp để giao tiếp hiệu quả với khách hàng và tránh bị cấm.

Tài khoản WeChat chính thức: Thực tiễn tốt nhất

Bây giờ bạn đã có Tài khoản WeChat chính thức, sau đây là một số thực tiễn tốt nhất để tận dụng tối đa tài khoản của bạn. Để bắt đầu, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để xác minh Tài khoản WeChat chính thức.

Bạn cũng sẽ tìm thấy thông tin hữu ích về cách khách hàng có thể tìm Tài khoản chính thức WeChat của bạn và cách bạn có thể nhắn tin cho khách hàng bằng WeChat.

Xác minh Tài khoản chính thức WeChat

Việc thiết lập Tài khoản chính thức WeChat là miễn phí, nhưng việc xác minh tài khoản chính thức có phí. Doanh nghiệp cũng cần cung cấp giấy tờ. Quy trình khá rườm rà. May mắn là chúng tôi ở đây để hướng dẫn bạn từng bước.

1. Nhập thông tin công ty bổ sung. Bao gồm các mục sau:

• Số đăng ký công ty, địa chỉ văn phòng và số điện thoại văn phòng

• Phạm vi hoạt động (mô tả hoạt động kinh doanh)

• Tên ngân hàng của tài khoản công ty

• Số tài khoản ngân hàng

• Tên đại diện pháp lý của công ty (tên giám đốc công ty)

2. Xác thực thông tin cá nhân của bạn. Nhân viên xác minh sẽ liên hệ trực tiếp với bạn khi kiểm tra tài liệu. Các doanh nghiệp sẽ cần cung cấp:

• Họ và tên người liên hệ

• Số điện thoại di động

• Xác thực bằng SMS

• Địa chỉ email

• Số điện thoại cố định

• Số hộ chiếu

3. Tải lên tài liệu chứng minh. Cung cấp tài liệu chứng minh cho tất cả thông tin bạn đã nộp. Hãy quét tài liệu bằng màu trước khi tải lên. Các tài liệu cần thiết bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh

• Một lá thư đăng ký chính thức có thể tải xuống từ hệ thống, nhưng cần được điền đầy đủ, ký tên và đóng dấu

• Sao kê điện thoại di động của người liên hệ, ghi rõ tên, số điện thoại và lịch sử thanh toán trong 3 tháng gần nhất

• Bản sao CMND/hộ chiếu/giấy phép lái xe của người liên hệ. Cung cấp cả bản trước và sau nếu bạn nộp CMND hoặc giấy phép lái xe của người liên hệ. Nếu nộp hộ chiếu, cung cấp hai bản sao trang thông tin của hộ chiếu.

4. Đặt trước tên tài khoản chính thức của bạn. Ở bước này, doanh nghiệp cần quyết định tên hiển thị tài khoản. Tên hiển thị chỉ có thể thay đổi bằng cách nộp tên khác trong quy trình xác thực hàng năm.

Nếu tên thương hiệu đã được đăng ký nhãn hiệu, chọn tùy chọn nhãn hiệu và tải lên tài liệu liên quan. Các cơ quan báo chí nên chọn tùy chọn tên truyền thông và tải lên giấy phép phát sóng.

Đối với các doanh nghiệp khác, chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn từ vựng, vì không cần tài liệu bổ sung.

5. Thanh toán phí. Thanh toán phí xác thực WeChat Official Account là USD99 hoặc RMB300 tùy theo vị trí doanh nghiệp. Bạn sẽ phải chịu khoản chi này cho mỗi lần xác thực hàng năm. Phí không được hoàn trả ngay cả khi đơn bị từ chối.

Khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được cuộc gọi từ một đơn vị bên thứ ba trong vòng 5 đến 10 ngày làm việc. Cơ quan của chúng tôi đặt tại Thành Đô. Tiếng Anh của họ khá tốt và họ đã giúp chúng tôi chỉnh sửa đơn đăng ký. Bây giờ bạn đã hoàn tất việc thiết lập WeChat Official Account, đã đến lúc tìm hiểu cách sử dụng nó.

WeChat Business: Cách khách hàng tìm Tài khoản Chính thức của bạn trên WeChat

Hầu hết ứng dụng nhắn tin yêu cầu người dùng nhắn tin cho doanh nghiệp trước để mở cuộc trò chuyện. Tài khoản WeChat không thể nhập danh bạ và chỉ có thể nhắn tin cho những liên hệ đã gửi tin nhắn trước. Tuy nhiên, bạn có thể gửi thông báo đẩy hàng loạt tới người dùng theo dõi WeChat Official Account của bạn.

WeChat có hai tính năng hữu ích để khách hàng theo dõi Service Account của bạn và bắt đầu trò chuyện: mã QR WeChat và tìm kiếm trong ứng dụng.

WeChat cho doanh nghiệp: Mã QR

Ngoài việc hỗ trợ thanh toán qua WeChat Pay, mã QR có thể chuyển đổi lưu lượng offline như lượt ghé cửa hàng thành người theo dõi WeChat Official Account. Mã QR cũng có thể dùng trên website hoặc trong email gửi tới khách hàng để cung cấp cho họ cách trò chuyện với bạn.

Vì mã QR chỉ hoạt động khi người dùng đã cài WeChat trên điện thoại, nên đặt logo WeChat ở đâu đó bên cạnh mã. Điều này cho biết đây là mã QR dành riêng cho ứng dụng.

Trên inbox của WeChat Official Account, người dùng có thể tạo và tải xuống mã QR. Nếu bạn có tài khoản respond.io, bạn có thể thêm mã QR WeChat vào tiện ích trò chuyện trên website của bạn.

Mặc dù WeChat không hỗ trợ liên kết click-to-chat như các kênh nhắn tin như Telegram hoặc Facebook Messenger, người dùng vẫn có thể tìm WeChat Official Account của bạn qua tính năng tìm kiếm trong ứng dụng.

WeChat cho doanh nghiệp: Tìm kiếm trong ứng dụng

Hầu hết ứng dụng nhắn tin như LINE yêu cầu người dùng nhập tên tài khoản doanh nghiệp để tìm trong ứng dụng. Tuy nhiên, người dùng WeChat cũng có thể tìm tài khoản chính thức bằng từ khóa trong mô tả doanh nghiệp ngoài tên hiển thị.

Doanh nghiệp có tên hiển thị bằng tiếng Trung có thể thêm tên tiếng Anh vào phần mô tả ngắn, tăng khả năng được phát hiện ngoài Trung Quốc. Khi bạn đã biết cách tìm khách hàng trên WeChat, đã đến lúc bắt đầu nhắn tin cho họ.

Cách nhắn tin cho khách hàng bằng WeChat Official Account

Các kênh nhắn tin như WeChat thường có quy tắc nhắn tin khác giữa tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân. Do đó, ngay cả khi bạn quen trò chuyện với gia đình và bạn bè trên WeChat, bạn sẽ phải tuân theo bộ quy tắc mới khi nhắn tin cho khách hàng bằng WeChat Official Account.

WeChat cho doanh nghiệp: Nhắn tin 1:1

Khi nhắn tin 1:1, doanh nghiệp cần chú ý đến cửa sổ nhắn tin và báo đã đọc. WeChat Official Accounts có cửa sổ nhắn tin và không cung cấp báo đã đọc.

Cửa sổ nhắn tin phổ biến trong nhắn tin doanh nghiệp. Chúng giới hạn thời gian doanh nghiệp có để trò chuyện với khách hàng nhằm ngăn spam. WeChat Official Accounts có cửa sổ nhắn tin 48 giờ.

WeChat cho doanh nghiệp: Gửi bản tin

Khi bạn đã hiểu nhắn tin 1:1, bạn có thể bắt đầu khám phá gửi bản tin. Các broadcast trên WeChat không theo kiểu thông thường. Thực tế, WeChat gọi chúng là push messages, nhưng chúng giống hơn bản tin.

Từ WeChat Official Account Inbox, người dùng có thể tùy chỉnh bản tin bao gồm thêm nội dung phong phú, tạo bản tin bằng trình chỉnh sửa HTML hoặc thậm chí phát Mini Programs. Người dùng WeChat có thể thích, bình luận và chia sẻ bản tin trên WeChat và các nền tảng khác.

WeChat cho phép doanh nghiệp phát mọi loại nội dung, miễn là tuân thủ Chính sách Sử dụng được chấp nhận của WeChat. Điều này bao gồm tin nhắn khuyến mãi như thông báo bán hàng, coupon và giảm giá. Lưu ý rằng liên hệ có thể bỏ theo dõi hoặc chặn bạn nếu họ thấy tin nhắn của bạn không liên quan hoặc khó chịu.

Bản tin WeChat chỉ có thể gửi qua WeChat Official Account Inbox. WeChat không giới hạn số người nhận cho mỗi bản tin, nhưng bạn cần khiến khách hàng theo dõi bạn trước khi có thể phát bản tin tới họ.

Với nền tảng WeChat Official Account, bạn có thể nhắm mục tiêu người dùng theo nhãn, giới tính hoặc quốc gia. Do bạn chỉ có thể gửi bốn bản tin mỗi tháng, hãy cân nhắc liệu bản tin nhắm mục tiêu có phải là chiến lược phù hợp vì nó tiếp cận ít khách hàng hơn.  Ngoài ra, lưu ý rằng các bản tin không sử dụng sẽ không được chuyển sang tháng sau.

WeChat cho doanh nghiệp: Group Messaging

Nhiều công ty dùng ứng dụng nhắn tin cho bán hàng bằng cách tạo nhóm gồm nhân viên bán hàng và khách hàng liên quan. Mặc dù hiệu quả, những cuộc trò chuyện này gây vấn đề cho công ty vì không có ghi chép trong CRM của công ty.

Một cách giải quyết là kết nối CRM và chat nhóm của bạn với một nền tảng nhắn tin doanh nghiệp. Chúng tôi đã thử, nhưng tiếc là WeChat Official Accounts không thể được thêm vào chat nhóm.

Bạn có nên dùng WeChat cho doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ thị trường chính của WeChat nào nên cân nhắc sử dụng WeChat cho bán hàng và hỗ trợ.

Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ không nhận nhiều yêu cầu hàng ngày hoặc không cần tính năng nâng cao, WeChat Official Account Inbox có thể là đủ. Nếu phần lớn khách hàng của bạn chỉ dùng WeChat, không cần Inbox đa kênh.

Nhưng nếu bạn là một doanh nghiệp hoặc SME hoặc đang quản lý các cuộc trò chuyện trên nhiều kênh, kết nối tài khoản WeChat Official của bạn với respond.io để có một Inbox đa kênh, giàu tính năng và công cụ nâng cao cho mọi giai đoạn hành trình khách hàng.

Bạn thậm chí có thể tích hợp WeChat với các CRM trên respond.io để phân loại khách hàng tiềm năng, tạo giao dịch hoặc ticket và hơn thế nữa khi trò chuyện với khách hàng. Nếu bạn không chắc chắn về những việc cần làm, hoặc nếu bài viết này nêu ra những câu hỏi mới, hãy trao đổi với nhóm hỗ trợ của chúng tôi.

Đọc thêm

Bạn có thích bài viết này không? Nếu vậy, bạn có thể thấy những bài đọc sau đây thú vị:

• LINE Business: Hướng dẫn toàn diện về Tài khoản chính thức của LINE

• Instagram Business Chat: Hướng dẫn toàn diện về nhắn tin doanh nghiệp trên Instagram

• Hướng dẫn toàn diện về Viber cho doanh nghiệp